Art. 4. Sposób podziału środków Art. 5. Rozstrzyganie wniosków

Transkrypt

1 Uchwała Rady Samorządu Doktorantów Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie z dnia 12 marca 2014 roku w sprawie zasad przyznawania dofinansowania udziału doktorantów w konferencjach naukowych Art. 1. Organizacja 1. Procedura dofinansowania udziału doktorantów w konferencjach jest organizowana i rozstrzygana przez Zarząd Samorządu Doktorantów (dalej Zarząd ). 2. W każdym roku kalendarzowym w budżecie doktorantów tworzony jest fundusz celowy, przeznaczony na dofinansowanie udziału doktorantów w konferencjach i kosztów z tym związanych. 3. Zarząd może zawiesić dofinansowanie ze względu na wyczerpanie środków. Art. 2. Składanie wniosków o dofinansowanie 1. Przyjmowanie wniosków trwa przez cały rok kalendarzowy, poza lipcem i sierpniem. 2. Wniosek o dofinansowanie może złożyć doktorant Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. 3. Formę i tryb przyjmowania wniosku określa Rada. 4. Dofinansowanie dotyczy udziału w konferencji ogólnopolskiej lub międzynarodowej. 5. Dofinansowanie przyznawane jest przed udziałem w konferencji w formie przelewu na konto wskazanego podmiotu. Art. 3. Przedmiot dofinansowania 1. Przedmiotem wniosku o dofinansowanie może być aktywny udział w konferencji naukowej (wygłoszenie referatu, prezentacja posteru lub wyników badań) lub sama publikacja artykułu w ramach konferencji bez udziału. 2. Wniosek nie może dotyczyć wyjazdu realizowanego w ramach wymiany doktoranckiej, studenckiej, stażu lub programu stypendialnego. 3. Wniosek o dofinansowanie wyjazdu należy złożyć na formularzu będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu wraz z: 1) aktualnym komunikatem o wydarzeniu (np. zaproszenie lub wydruk ze strony internetowej) zawierającym terminy, rodzaje i wysokość opłat,

2 2) potwierdzeniem udziału we wspomnianym wydarzeniu (dokument sporządzony przez organizatorów, np. list, wydruk , lista prelegentów itp.) lub wstępne potwierdzenie udziału, jeżeli decyzja uzależniona jest od przyznania dofinansowania. 4. W uzasadnionych przypadkach potwierdzenie może być dostarczone w terminie późniejszym. 5. Przedmiotem dofinansowania jest opłata konferencyjna. 6. Możliwe jest również wnioskowanie o pokrycie kosztów dojazdu i zamieszkania zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz.U. z 2013 r., poz. 167), o ile nie przekracza ono maksymalnej kwoty dofinansowania. 7. Maksymalna kwota wnioskowanego dofinansowania i sposób wyliczenia kwoty jest określony w załączniku nr 2 do Regulaminu. Art. 4. Sposób podziału środków 1. Suma środków przeznaczonych na dofinansowanie jest dzielona na dwie części. W pierwszym semestrze mogą zostać wykorzystane wyłącznie środki z pierwszej części. 2. Środki, które nie zostaną przyznane w pierwszym półroczu, przechodzą na drugie półrocze. Art. 5. Rozstrzyganie wniosków 1. Do rozstrzygania dopuszczane są wnioski, które spełniają łącznie następujące warunki: 1) spełniają wymagania formalne określone w niniejszym Regulaminie 2) są złożone na prawidłowych formularzach wraz z kompletnymi załącznikami, 3) zawierają prawdziwe informacje. 2. Jeżeli co najmniej jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, wniosek jest odrzucany z przyczyn formalnych. 3. Zarząd rozstrzyga każdy wniosek w trakcie głosowania. 4. Wnioski rozstrzygane są do 30 dni od daty wpłynięcia. 5. W wyjątkowych sytuacjach termin rozpatrzenia może ulec przedłużeniu o 30 dni. 6. Członek Zarządu nie bierze udziału w rozpatrywaniu złożonego przez siebie wniosku. Na jego miejsce delegowany jest członek Rady Samorządu Doktorantów.

3 Art. 6. Kryteria Zarząd, oceniając wniosek bierze pod uwagę: 1) wymagania formalne, 2) uzasadnienie merytoryczne. Art. 7. Akceptacja i ogłoszenie wyników 1. Informacja o rozpatrzonych wnioskach jest przesyłana na adews podany przez wnioskodawcę. 2. Decyzję dotyczące indywidualnych wniosków należy odebrać w Dziale Rozliczania i Organizacji Dydaktyki SGH. 3. W przypadku decyzji odmownej wnioskodawca może złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Rady Samorządu Doktorantów. Wówczas Rada wydaje decyzję ostateczną. 4. W przypadku decyzji pozytywnej, wskazane jest zamieszczenie loga Samorządu Doktorantów na prezentacji multimedialnej, posterze, itp., o ile nie narusza to wymogów konferencyjnych. Art. 8. Rozliczenie dofinansowania 1. Otrzymane dofinansowanie należy rozliczyć zgodnie z procedurą obowiązującą w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. 2. Wnioskodawca, który otrzymał dofinansowanie odpowiada za dostarczenie odpowiednich dokumentów koniecznych do dokonania rozliczenia, w szczególności złożenia wniosku o zamówienie publiczne. 3. Dokumenty niedostarczone w terminie lub w przedłużonym terminie nie będą rozliczane. Art. 9. Sankcje 1. Brak rozliczenia dofinansowania w terminie skutkuje sankcją w postaci utraty prawa do złożenia wniosku przez następny rok kalendarzowy. 2. Nie dotyczy to doktorantów, którzy wykażą, iż brak rozliczenia jest spowodowany niezależnymi od nich przyczynami.

4 Art. 10. Postanowienia przejściowe i końcowe Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

5 Załącznik 1 Formularz wniosku w wersji elektronicznej Wniosek o dofinansowanie udziału doktoranta w konferencji naukowej Wypełnia Samorząd Doktorantów Numer ewidencyjny wniosku Data wpłynięcia wniosku Wypełnia Wnioskodawca 1. Dane osobowe Imię i nazwisko Numer telefonu Adres do korespondencji Kolegium Katedra/Instytut/Zakład 2. Opis konferencji Nazwa Miejsce i czas trwania Typ konferencji: Opis Koszt udziału w konferencji ogółem (szacunek) Ogólnopolska/międzynarodowa Szczegółowa struktura kosztów (wydatki w przewidywanej wysokości, np. przejazd, przelot, nocleg, dieta, opłata, poster druk) Wysokość oczekiwanego

6 dofinansowania z Funduszu Samorządu Doktorantów Pozostałe źródła finansowania (wskazać np. własne, BMN, grant promotorski, środki dziekańskie na wyjazdy krajowe, rezerwa dziekana) 3. Uzasadnienie (max 500 słów) 4. Oświadczenie Oświadczam, że przesłałem załącznik zawierający umotywowaną opinię opiekuna naukowego, promotora lub kierownika studiów na adres dofinansowanie.doktoranci.sgh@gmail.com. Oświadczam, że wszystkie podane przeze mnie dane i informacje są zgodne z prawdą. Oświadczam także, że jestem świadomy wynikającej z regulacji wewnętrznych Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz z przepisów prawa polskiego odpowiedzialności, ciążącej na mnie w przypadku poświadczenia nieprawdy. Zgadzam się również na cofnięcie dotacji w przypadku podania przeze mnie nieprawdziwych danych. Oświadczam, że zapoznałem/am się z Uchwałą Rady Samorządu Doktorantów Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie z dnia 14 maja 2013 roku w sprawie zasad przyznawania dofinansowania udziału doktorantów w konferencjach dostępnej na stronie Samorządu Doktorantów SGH.

7 Załącznik 2 Maksymalna kwota wnioskowanego dofinansowania Konferencja ogólnopolska 500 zł Konferencja międzynarodowa 750 zł Przyznana kwota ma na celu pokrycie przede wszystkim opłaty konferencyjnej lub innego kosztu wskazanego przez doktoranta poświadczonego fakturą, a w szczególności kosztów zakwaterowania lub przejazdu Sposób wyliczania kwoty dofinansowania Punkty przyznawane za: 1) Wymagania formalne kryterium dopuszczające 2) Uzasadnienie merytoryczne Zasady: 1. Zarząd sprawdza czy spełnione zostały wymagania formalne. Jeśli nie, wzywa do uzupełnienia dokumentów w przeciągu 7 dni. 2. Zarząd ocenia merytoryczne uzasadnienie wniosku. 3. Członkowie Zarządu głosują za przyznaniem lub nie przyznaniem dofinansowania. 4. Każdy doktorant może otrzymać dofinansowanie maksymalnie dwa razy w przeciągu 12 miesięcy. 5. W przypadku, gdy doktorant składa wniosek po raz drugi, a kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie jest ograniczona, pierwszeństwo ma doktorant, który jeszcze dofinansowania nie otrzymał.