INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA PRZY REALIZACJI PRZEDSIĘWZIĘĆ KÓŁ NAUKOWYCH, UCZELNIANYCH SEKCJI ZAINTERESOWAŃ WSOWL ORAZ SAMORZĄDU STUDENCKIEGO

Transkrypt

1 WYŻSZA SZKOŁA OFICERSKA WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki ZATWIERDZAM PROREKTOR DS. STUDENCKICH dr Magdalena HOPEJ-KAMIŃSKA dnia.. INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA PRZY REALIZACJI PRZEDSIĘWZIĘĆ KÓŁ NAUKOWYCH, UCZELNIANYCH SEKCJI ZAINTERESOWAŃ WSOWL ORAZ SAMORZĄDU STUDENCKIEGO WROCŁAW 2016

2 1. Uwagi ogólne 1.1. Poniższa instrukcja dotyczy sposobu realizacji przedsięwzięć przeprowadzanych przez NKP, Sekcje Uczelniane i Samorząd Studencki Pieczę nad realizacją przedsięwzięć sprawują bezpośrednio Opiekunowie Kół Naukowych i Sekcji Uczelnianych oraz Przewodniczący Samorządu Studenckiego, którzy odpowiadają za prawidłowe wypełnienie dokumentacji i obieg dokumentów Opiekunowie Kół Naukowych i Sekcji Uczelnianych oraz Przewodniczący Samorządu Studenckiego zobowiązani są do końca sierpnia każdego roku kalendarzowego stworzyć plan zamierzeń na rok następny z uwzględnieniem następujących elementów: opisać treść przedsięwzięcia (czego ono dotyczy), wskazać osobę odpowiedzialną za realizację przedsięwzięcia oraz wykonawcę, wskazać liczbę osób uczestniczących w przedsięwzięciu oraz miejsce uczestnictwa, termin realizacji przedsięwzięcia, wskazać środek transportu, planowany koszt realizacji przedsięwzięcia w tys. zł. obejmujący koszty biletów wstępu, opłat konferencyjnych, opłat startowych, noclegów (zakwaterowania), transportu, cateringu, szkoleń (dotyczy wyłącznie podchorążych). Plan zamierzeń podpisany przez opiekuna Koła Naukowego, Sekcji Uczelnianej, Przewodniczącego Samorządu Studenckiego oraz Prorektora ds. studenckich. W wersji papierowej i elektronicznej należy złożyć go do końca sierpnia każdego roku kalendarzowego p. Monice Krystek do Biuro Obsługi Studentów (zał. nr 1 - wzór) Do 10 września każdego roku kalendarzowego należy złożyć w wersji papierowej i elektronicznej do p. Moniki Krystek do Biura Obsługi Studentów szczegółowe dane z rozbiciem na poszczególnych realizatorów odpowiedzialnych za realizację wskazanych przez siebie w planie zamierzeń, wykaz towarów i usług w celu umieszczenia danych w systemie EGERIA Przedsięwzięcia ujęte w PLANIE ZASADNICZYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ i zamówienia składane do systemu EGERIA muszą się pokrywać. Niedopuszczalne jest składanie zamówień, które nie zostały ujęte w PLANIE ZASADNICZYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ. Jeżeli zostanie złożone zapotrzebowanie do PLANU ZASADNICZYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ, a nie zostanie ujęte ono w systemie EGERIA przedsięwzięcie to, nie zostanie zrealizowane, 2

3 gdyż nie zostaną przydzielone na nie środki finansowe. Mimo, że PLAN ZASADNICZYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ zostanie podpisany przez Rektora-Komendanta WSOWL z powodu braku środków finansowych koszty przedsięwzięcia nie zostaną zwrócone. 1.6.Po zatwierdzeniu PLANU ZASADNICZYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ może okazać się, że środki finansowe, które otrzyma do podziału Prorektor ds. studenckich nie pokryją wszystkich zamierzeń na rok następny. W tej sytuacji opiekunowie Kół Naukowych i Sekcji Uczelnianych oraz Przewodniczący Samorządu Studenckiego zobowiązani będą dokonać korekty zaplanowanych przez siebie przedsięwzięć i zaplanować przedsięwzięcia w kwocie, którą wskaże Prorektor ds. studenckich. 2. Zasady postepowania opiekunów Kół Naukowych i Sekcji Sportowych oraz Przewodniczącego Samorządu Studenckiego w odniesieniu do realizacji zaplanowanych przedsięwzięć Każde przedsięwzięcie realizowane w danym miesiącu musi znaleźć się w miesięcznym planie przedsięwzięć. Obowiązek dostarczenia i umieszczenia przedsięwzięcia w planie miesięcznym spoczywa na Opiekunach kół, sekcji i Przewodniczącym RSS. 2.2 Opiekunowie kół i sekcji oraz Przewodniczący Samorządu Studenckiego zobowiązani są wystąpić najpóźniej na tydzień przed zaplanowanym przedsięwzięciem z wnioskiem (zał. nr 2) do Prorektora ds. studenckich o wyrażanie zgody na realizację przedsięwzięcia. Jeżeli zamierzenie będzie realizowane przed końcowym przydzieleniem środków finansowych, należy wystąpić do Prorektora ds. studenckich z wnioskiem (zał. nr 3) o uruchomienie środków. Wnioski te powinny być podpisane przez Opiekuna koła czy sekcji lub Przewodniczącego RSS i obligatoryjnie uprzednio zweryfikowane przez p. Monikę Krystek w Biurze Obsługi Studenta Do wniosków o których mowa w pkt należy dostarczyć dane wystawcy faktury wraz z nr. NIP, podać kwotę opłaty za przedsięwzięcie oraz dołączyć ksero potwierdzenia chęci uczestnictwa w nim np.: kartę zgłoszeniową. Po uzyskaniu zgody Prorektora ds. studenckich należy stworzyć punkt do rozkazu, który musi być podpisany przez osobę funkcyjną oraz p. Prorektor ds. studenckich. W celu podpisania punktu do rozkazu przez p. Prorektor ds. studenckich należy do punktu dołączyć ksero wniosku ze zgodą na realizację przedsięwzięcia. Wyciąg z rozkazu należy dostarczyć do BOS. W związku z tym, że podchorążowie i studenci cywilni są rozliczani osobno, jeżeli w przedsięwzięciu 3

4 biorą udział studenci cywilni i wojskowi należy pisać dwa osobne wnioski dla podchorążych i dla cywili W celu rozliczenia przedsięwzięcia Opiekunowie Kół Naukowych i Sekcji Uczelnianych oraz Przewodniczący Samorządu Studenckiego występują do Prorektora ds. studenckich z wnioskiem (zał. nr 4) o zwrot kosztów podróży służbowej. Do wniosku należy dołączyć rachunek wyjazdu służbowego (zał. nr 6), zaświadczenie potwierdzające udział w przedsięwzięciu (certyfikat bądź zaświadczenie z przedsięwzięcia), fakturę za przedsięwzięcie, a w przypadku noclegu fakturę za nocleg. Jeżeli podróż odbywała się środkiem transportu bilety. Powyższe dokumenty należy dostarczyć do BOS. Na fakturze (dotyczy wyłącznie udziału podchorążych w przedsięwzięciu) - opiekun, przewodniczący opisuje Potwierdzam wykonanie usługi i składa swój podpis, jednocześnie biorąc na siebie pełną odpowiedzialność za udział studentów w przedsięwzięciu Za udział podchorążych członków KN i US oraz członków SS w szkoleniach, konferencjach, sympozjach, zawodach sportowych - rozliczenia dokonuje Dział zaopatrzenia w materiały szkoleniowe (p. kpt. Cezary LEWKO). W związku z tym, nie ma możliwości pobierania zaliczki na udział podchorążych w przedsięwzięciach, studenci sami opłacają swój udział a następnie dostarczają faktury rozliczeniowe do BOS wraz z wnioskiem o zwrot poniesionych kosztów (zał. nr 5) Za noclegi i przejazd środkami komunikacji zbiorowej rozliczenia dokonuje kwestura Za udział studentów cywilnych - członków kół i sekcji oraz członków SS w konferencjach, sympozjach, za noclegi i przejazd środkami komunikacji zbiorowej rozliczenia dokonuje kwestura, na wniosek Opiekuna koła, sekcji oraz Przewodniczącego SS Studenci sami opłacają swój udział w przedsięwzięciu i ponoszą koszty z nim związane (nocleg, przejazd, opłata). Na udział w przedsięwzięciu studentów cywilnych Opiekun koła lub sekcji może pobrać zaliczkę, z której ma obowiązek się rozliczyć zgodnie z Regulaminem wyjazdów służbowych realizowanych przez studentów cywilnych WSOWL oraz zasad rozliczania tych wyjazdów, dołączyć wniosek o zwrot poniesionych kosztów (zał. nr 5) oraz dokumentację potwierdzającą udział studentów w przedsięwzięciu o której mowa w pkt Jeżeli student sam dokona opłaty za dane przedsięwzięcie (opłaci nocleg, opłatę konferencyjną itp ), faktura ma być wystawiona na nazwisko tego studenta. Jeżeli faktura dopiero ma być opłacona przez szkołę, wówczas wystawiana jest na WSOWL. 4

5 Załącznik nr 1 (WZÓR) 5

6 Załącznik nr 2 wniosek o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej (WZÓR) Nazwa NKP/sekcji sportowej Opiekun NKP/sekcji sportowej Stopień/tytuł imię i nazwisko PROREKTOR DO SPRAW STUDENCKICH WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki... WNIOSEK w sprawie: wyrażenia zgody na realizację przedsięwzięcia TREŚĆ (przykład) Jako opiekun koła/sekcji... zwracam się z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację przedsięwzięcia..., ujętego w planie zasadniczych przedsięwzięć na rok.., pozycja, które odbędzie się w dniu. w W (należy wpisać rodzaj przedsięwzięcia) wezmą udział następujący studenci: (treści należy podać nazwiska osób biorących udział w przedsięwzięciu). Koszty przedsięwzięcia.. Podstawa... Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku. podpis opiekuna NKP/Sekcji... 6

7 Załącznik nr 3 wniosek o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej (WZÓR) Nazwa NKP/sekcji sportowej Opiekun NKP/sekcji sportowej Stopień/tytuł imię i nazwisko PROREKTOR DO SPRAW STUDENCKICH WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki... WNIOSEK w sprawie: wyrażenia zgody na uruchomienie środków finansowych na realizację przedsięwzięcia TREŚĆ (przykład) Jako opiekun koła/sekcji... zwracam się z wnioskiem o wyrażenie zgody na wydzielenie środków finansowych na realizację przedsięwzięcia..., ujętego w planie zasadniczych przedsięwzięć na rok.., pozycja, które odbędzie się w dniu. w W (należy wpisać rodzaj przedsięwzięcia) wezmą udział następujący studenci: (treści należy podać nazwiska osób biorących udział w przedsięwzięciu). Koszty przedsięwzięcia.. Podstawa... Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku. podpis opiekuna NKP/Sekcji... 7

8 Załącznik nr 4 wniosek o zwrot kosztów podróży służbowej (WZÓR) PROREKTOR DO SPRAW STUDENCKICH WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki... w sprawie: zwrotu kosztów podróży służbowej. WNIOSEK TREŚĆ (przykład) Jako opiekun koła/sekcji...zwracam się z wnioskiem o zwrot kosztów wyjazdu służbowego, ujętego w planie zasadniczych przedsięwzięć na rok.., pozycja, który odbył się w dn..., do miejscowości W (należy wpisać rodzaj przedsięwzięcia) wzięli udział następujący studenci: (treści należy podać nazwiska osób biorących udział w przedsięwzięciu). Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku. Załączniki: 1. Rachunek wyjazdu służbowego 2...(inne rachunki, paragony, faktury) podpis opiekuna NKP/Sekcji... 8

9 Załącznik nr 5 wniosek o zwrot poniesionych kosztów (WZÓR) PROREKTOR DO SPRAW STUDENCKICH WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki... w sprawie: zwrotu poniesionych kosztów. WNIOSEK TREŚĆ (przykład) Jako opiekun koła/sekcji... zwracam się z wnioskiem o zwrot kosztów poniesionych przez (dane studenta) na, ujętych w planie zasadniczych przedsięwzięć na rok.., pozycja, który odbył się w dn..., do miejscowości Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku. Załączniki: 1. Rachunek wyjazdu służbowego 2...(inne rachunki, paragony, faktury) podpis opiekuna NKP/Sekcji... 9

10 Załącznik nr 6 - rachunek kosztów wyjazdu służbowego (WZÓR)- dotyczy tylko podchorążych. Dla studentów rachunek wyjazdu znajduje się w Regulaminie wyjazdów służbowych realizowanych przez studentów cywilnych WSOWL oraz zasad rozliczania tych wyjazdów RACHUNEK WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Cel wyjazdu służbowego:... Imię i nazwisko studenta... Kierunek/rok studiów... Potwierdzenie pobytu: (pieczęć organizatora) PONIESIONE KOSZTY: opłata startowa... opłata konferencyjna... inne (podpis studenta) nr konta bankowego studenta: (podpis studenta) 10