Regulamin podziału środków finansowych Rady Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego. Dział I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Regulamin podziału środków finansowych Rady Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego Dział I. Postanowienia ogólne Art. 1. [Regulamin] 1. Niniejszy Regulamin określa zasady podziału środków finansowych przez Radę. Art. 2. [Stosunek do Statutu] 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Rady Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego (dalej jako: Statut). Jednakże, w razie sprzeczności niniejszego Regulaminu i Statutu, decydujące znaczenie mają postanowienia Statutu. Dział II. Komisja Konkursowa Art. 3. [Komisja Konkursowa] 1. W celu przeprowadzenia procedury oceny projektów, o których dofinansowanie wnioskują Koła Zrzeszone, powołuje się Komisję Konkursową. 2. W skład Komisji Konkursowej wchodzi 5 osób: Przewodniczący Rady oraz 4 studentów będących członkami Kół Zrzeszonych. 3. Członkiem Komisji Konkursowej może zostać Prezes Koła Zrzeszonego, członkowie zarządu Koła Zrzeszonego a także inni członkowie Koła Zrzeszonego. 4. Członkowie Komisji Konkursowej są wybierani na cztery kwartały. 5. Ponowny wybór do Komisji Konkursowej może nastąpić nie szybciej, niż po upływie 2 kwartałów od zakończenia pełnienia obowiązków. 6. Ten sam wydział lub jednostka międzywydziałowa, a także to samo Koło Zrzeszone może być reprezentowane w Komisji Konkursowej tylko przez jedną osobę. 7. W obradach Komisji Konkursowej mogą uczestniczyć z głosem doradczym członkowie Komisji Rewizyjnej. Art. 4. [Komisja Konkursowa wybór] 1. Komisja Konkursowa wybierana jest w głosowaniu tajnym przez Walne Zgromadzenie. 2. Wybory członków Komisji Konkursowej przeprowadza się na zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w kwartale poprzedzającym pierwszy kwartał sprawowania przez nich funkcji. 3. Kandydatów na członków Komisji Konkursowej zgłaszają Koła Zrzeszone. Kandydatury należy zgłaszać Zarządowi Rady nie później niż do dnia poprzedzającego Walne Zgromadzenie, na którym mają odbyć się wybory. Art. 5. [Komisja Konkursowa odwołanie] 1. Członkostwo w Komisji Konkursowej ustaje w przypadku: a. złożenia pisemnej rezygnacji, b. odwołania przez Walne Zgromadzenie, c. stwierdzenia przez Komisję Rewizyjną trwałej niezdolności do sprawowania funkcji, d. utraty statusu studenta Uniwersytetu Jagiellońskiego. 2. Członka Komisji Konkursowej może odwołać Walne Zgromadzenie w drodze uchwały. Dział III. Procedura udzielania dofinansowania Art. 6. [Przyjmowanie preliminarzy] 1. Aby ubiegać się o dofinansowanie projektu, Koło Zrzeszone ma obowiązek złożyć Wniosek

2 o Dofinansowanie Projektu (dalej jako: Preliminarz) na obowiązującym formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, za pośrednictwem Zarządu, Komisji Rewizyjnej lub innych upoważnionych przez Przewodniczącego Rady osób. 2. Wzór formularza ustala Przewodniczący Rady w porozumieniu z Prorektorem UJ ds. dydaktyki, nie później niż przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 3. Wzór podaje się do wiadomości publicznej. 3. Przewodniczący Rady co kwartał ustala i podaje do wiadomości publicznej termin składania Preliminarzy. Podanie terminu do wiadomości publicznej nie może nastąpić później niż na 21 dni przed jego upływem. Art. 7. [Komisja Konkursowa kompetencje] 1. Komisja Konkursowa dokonuje analizy i oceny poszczególnych projektów zgłaszanych przez Koła Zrzeszone. 2. W ramach analizy i oceny projektów, Komisja Konkursowa może weryfikować prawdziwość informacji podanych przez wnioskodawcę, w tym zgodność załączonych dokumentów ze stanem faktycznym. 3. Komisja Konkursowa może podjąć dodatkowe konsultacje merytoryczne w zakresie ocenianych projektów. Art. 8. [Kryteria oceny] 1. Komisja Konkursowa ocenia i analizuje projekty. Projekty oceniane są pod względem: a. celów i oczekiwanych efektów realizowanego projektu, b. uzasadnienia wyboru adresatów projektu, c. stopnia współpracy koła z innymi organizacjami przy realizacji projektu, d. naukowego wymiaru projektu, e. dydaktycznego wymiaru projektu, f. przygotowania planu działań przy organizacji projektu, g. podziału obowiązków przy realizacji projektu. h. zgodności projektu z charakterem Koła, i. doświadczenia koła w organizacji podobnych projektów, j. międzynarodowego charakteru projektu, k. nowatorstwa, l. kosztorysu (zasadności i realności ponoszonych kosztów, realności budżetu projektu, staranności przygotowania kosztorysu, poziomu zaangażowania innych środków), m. zaangażowania innych niż Rada źródeł finansowania. 2. Wagę poszczególnych kryteriów określa formularz stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Art. 9. [Dofinansowanie projektów] 1. Po dokonaniu oceny i analizy projektów, Komisja Konkursowa rozstrzyga o ich dofinansowaniu i wysokości środków finansowych przyznanych dla każdego projektu. 2. Ten sam projekt może być zgłoszony tylko przez jedno Koło i może uzyskać dofinansowanie Rady tylko raz. 3. Preliminarze złożone po terminie, złożone na nieobowiązującym formularzu, sprzeczne ze Statutem lub Regulaminem albo nie zawierające danych, których podanie zgodnie z oznaczeniami zawartymi w formularzu (preliminarzu) jest obowiązkowe Komisja Konkursowa odrzuca bez merytorycznego rozpatrzenia. 4. Komisja Konkursowa sporządza listę projektów zgłoszonych przez Koła Zrzeszone. Lista powinna zawierać: a. oznaczenie koła, b. oznaczenie projektu, c. kwotę dofinansowania, o którą wnioskowano,

3 d. kwotę dofinansowania przyznaną przez Radę albo informację o nieprzyznaniu środków lub odrzuceniu preliminarza. 5. Rozstrzygnięcie o dofinansowaniu następuje w drodze głosowania nad ostateczną wersją listy projektów. 6. Komisja Konkursowa rozstrzyga o dofinansowaniu zwykłą większością głosów, w obecności Przewodniczącego i co najmniej dwóch innych członków. W przypadku równej liczby głosów rozstrzygający jest głos Przewodniczącego. 7. Po rozstrzygnięciu, Komisja Konkursowa niezwłocznie przekazuje listę projektów Komisji Rewizyjnej. Komisja Rewizyjna niezwłocznie bada zgodność rozstrzygnięcia Komisji Konkursowa ze Statutem i niniejszym Regulaminem. 8. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, Komisja Rewizyjna zwraca listę Komisji Konkursowej, informując o nieprawidłowościach i proponując sposób ich usunięcia. Komisja Konkursowa w terminie 3 dni ponownie rozstrzyga o dofinansowaniu. Przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio. 9. Po stwierdzeniu zgodności rozstrzygnięcia ze Statutem i Regulaminem, Przewodniczący niezwłocznie zatwierdza podział funduszy zgodnie z treścią rozstrzygnięcia Komisji Konkursowej. Art. 10. [Informacja o dofinansowaniu] 1. Zatwierdzona przez Przewodniczącego lista projektów dofinansowanych jest przedstawiona podczas zwyczajnego posiedzenia Walnego Zgromadzenia. 2. Przewodniczący zwołuje zwyczajne posiedzenie Walnego Zgromadzenia na dzień przypadający nie później niż 7 dni po upływie terminu przyjmowania preliminarzy. 3. Przewodniczący przedkłada listę projektów dofinansowanych do akceptacji Prorektorowi Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. dydaktyki. Po akceptacji Przewodniczący podaje listę do wiadomości publicznej. Art. 11. [Odwołanie] 1. Koło może odwołać się od rozstrzygnięcia Komisji Konkursowej, jeżeli nie przyznano środków albo przyznano je w mniejszej wysokości, niż wnioskowano. Zarzuty mogą dotyczyć sprzeczności rozstrzygnięcia ze Statutem lub Regulaminem. Odwołanie nie może dotyczyć nieprawidłowej oceny projektu. 2. Odwołanie składa się do Komisji Rewizyjnej w terminie 7 dni od dnia podania listy do wiadomości publicznej. 3. Odwołanie musi zawierać: a. oznaczenie koła, b. oznaczenie projektu, c. wskazanie zarzutów wobec rozstrzygnięcia Komisji Konkursowej, d. uzasadnienie zarzutów, e. podpis Prezesa Koła. 4. Uzupełnienie odwołania po upływie terminu na jego złożenie jest niedopuszczalne. 5. Złożenie odwołania jednocześnie uważa się za wniosek do Komisji Konkursowej o uzasadnienie decyzji Komisji Konkursowej w sprawie dofinansowania. Komisja Rewizyjna rozstrzyga odwołanie po otrzymaniu od Komisji Konkursowej w/w uzasadnienia. Art. 12. [Rozstrzygnięcie odwołania] 1. Komisja Rewizyjna rozstrzyga odwołania nie później, niż w terminie 7 dni od dnia wniesienia odwołania. 2. Komisja Rewizyjna odrzuci odwołanie złożone po terminie albo niespełniające wymogów formalnych. 3. Komisja Rewizyjna bada rozstrzygnięcie Komisji Konkursowej oraz zarzuty podniesione w odwołaniu. Komisja Rewizyjna może zwracać się do Komisji Konkursowej oraz

4 wnioskodawcy o udzielenie wyjaśnień lub przekazanie dokumentów mających znaczenie dla rozstrzygnięcia odwołania. 4. W razie uznania zarzutów za zasadne, Komisja Rewizyjna uwzględnia odwołanie i nakazuje Komisji Konkursowej ponowną ocenę projektu, wskazując jednocześnie, jakie elementy poprzedniego rozstrzygnięcia były nieprawidłowe i wydając Komisji Konkursowej wytyczne co do ponownej oceny projektu. Komisja Konkursowa jest związana wytycznymi. 5. W razie uznania zarzutów za niezasadne, albo w razie stwierdzenia, że mimo trafności zarzutów, prawidłowe rozstrzygnięcie Komisji Konkursowej powinno odmawiać przyznania dofinansowania, Komisja Rewizyjna oddala odwołanie. Art. 13. [Skutki rozstrzygnięcia odwołania] 1. Decyzja Komisji Rewizyjnej jest ostateczna. 2. W razie uwzględnienia odwołania, Komisja Konkursowa niezwłocznie dokonuje ponownej oceny projektu. 3. W razie stwierdzenia, że projekt poddawany ponownej ocenie zasługuje na dofinansowanie, jednak środki dostępne na ogólnych zasadach po zatwierdzeniu listy przez Przewodniczącego są już niewystarczające, Komisja Konkursowa może przeznaczyć na dofinansowanie projektu środki z rezerwy, o której mowa w art. 16, przy czym nie więcej, niż 50% jej wysokości dla wszystkich projektów. 4. Odwołanie od rozstrzygnięcia Komisji Konkursowej w zakresie, w jakim uwzględnia ono wytyczne Komisji Rewizyjnej, jest niedopuszczalne i podlega odrzuceniu. Dział IV. Zasady udzielania dofinansowania Art. 14. [Kwartalne limity środków] 1. Rada przyznaje środki finansowe co kwartał w oparciu o decyzję właściwego organu Samorządu Studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego. 2. Zarząd przedstawia na posiedzeniu czwartego zwyczajnego Walnego Zgromadzenia w danym roku kalendarzowym proponowany roczny plan podziału środków finansowych Rady na projekty Kół Zrzeszonych oraz na działalność Zarządu na rok następny. 3. Zarząd zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań, aby środki finansowe dzielone były proporcjonalnie w zależności od prognozowanego zapotrzebowania Kół Zrzeszonych i Zarządu na każdy kwartał w oparciu o plan podziału, o którym mowa w ust. 2. Art. 15. [Ograniczenia dofinansowania] 1. Kwota przeznaczona na dofinansowanie jednego projektu nie może przekroczyć 2,5% kwoty dostępnej w danym kwartale zgodnie z art Kwota przeznaczona na dofinansowanie jednego projektu, w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu, nie może przekroczyć 0,5% kwoty dostępnej w danym kwartale zgodnie z art Kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów jednego koła nie może przekroczyć 15% kwoty dostępnej w danym kwartale zgodnie z art W wyjątkowych wypadkach, za zgodą Przewodniczącego i Komisji Rewizyjnej, Komisja Konkursowa może zadecydować o przyznaniu dofinansowania z przekroczeniem limitów określonych w ust Art. 16. [Rezerwa] 1. W każdym kwartale tworzy się rezerwę w wysokości nie mniejszej niż 4% środków dostępnych zgodnie z art Kwotę rezerwy przeznacza się na finansowanie bieżącej działalności Rady, projekty Zarządu (np. szkolenia) oraz na dofinansowanie projektów w sytuacji, o której mowa w art. 13 ust. 3.

5 3. Ewentualne zwiększenie wysokości rezerwy w każdym kwartale ustala Walne Zgromadzenie w drodze uchwały. Dział V. Rozliczanie dofinansowania Art. 17. [Rozliczenia] 1. W terminie 14 dni po zakończeniu realizacji projektu, Koło ma obowiązek rozliczyć fundusze otrzymane na jego realizację. Termin ten może być w szczególnych przypadkach przedłużony do 30 dni. Przedłużenie musi być pisemnie uzasadnione, a uzasadnienie musi zostać złożone Przewodniczącemu Rady i Komisji Rewizyjnej w terminie do 14 dni po zakończeniu realizacji projektu. 2. Przewodniczący ustala i podaje do wiadomości publicznej terminy rozliczania projektów niezależne od terminu wskazanego w ust. 1, mając na uwadze zasady gospodarowania środkami finansowymi na Uniwersytecie Jagiellońskim. 3. Sprawozdanie musi zawierać również dokumenty takie jak: a. przy organizacji konferencji naukowych, paneli dyskusyjnych itp: lista referentów, wraz z ich podpisami program konferencji z podpisem opiekuna naukowego Koła zrzeszonego, abstrakty wystąpień poszczególnych uczestników, zdjęcia wraz z opisem z danego wydarzenia, b. przy organizacji wykładów, spotkań z ekspertami, spotkań cyklicznych itp: lista prelegentów, wraz z ich podpisami, program spotkania wraz z podpisem opiekuna naukowego Koła Zrzeszonego, c. przy prowadzeniu badań: referat naukowy podsumowujący program, zatwierdzony przez opiekuna naukowego Koła Zrzeszonego lub materiały dokumentujące program (np. w formie zdjęć) w przypadku ich sporządzenia. d. przy projektach wyjazdowych: dokument potwierdzający miejsce pobytu (np. rezerwacja noclegu, zaświadczenie od odwiedzanej instytucji itp.) e. przy recenzowaniu wyników na konferencjach zagranicznych i zamiejscowych: lista uczestników konferencji, będących członkami Koła, zawierająca ich adresy e- mail, podpisana przez organizatora konferencji i opiekuna naukowego Koła Zrzeszonego; f. przy wydawaniu publikacji: egzemplarz publikacji; 4. Komisji Rewizyjnej należy złożyć sprawozdanie z realizacji projektu, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu, wraz z wymaganymi dokumentami określonymi w art. 17 ust Komisja Rewizyjna bada poprawność sprawozdania. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, Komisja Rewizyjna wzywa do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie. 6. Komisja Rewizyjna i Przewodniczący zatwierdzają poprawne sprawozdania i przekazują je przedstawicielowi Koła Zrzeszonego 7. Koło ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie oraz faktury, rachunki, noty księgowe lub inne dokumenty finansowe w Dziale Nauczania UJ. Przewodniczący podaje do wiadomości publicznej zasady składania dokumentów, w tym zasady opisywania faktur. Art. 18 [Kontrola] Komisja Rewizyjna może kontrolować prawdziwość danych umieszczonych w sprawozdaniach. W tym celu Komisja Rewizyjna może żądać udostępnienia przez Koło dokumentów i złożenia wyjaśnień.

6 Art. 19 [Niedokonanie rozliczenia sankcje] 1. W razie nierozliczenia środków w terminie Przewodniczący decyduje o pozbawieniu projektu dofinansowania w całości lub w części albo o wstrzymaniu dofinansowania w całości lub w części. 2. W razie nieobecności przedstawiciela Koła Zrzeszonego na zwyczajnym posiedzeniu Walnego Zgromadzenia, Przewodniczący decyduje o odrzuceniu wszystkich preliminarzy tego Koła Zrzeszonego, złożonych na dany kwartał. Przepis niniejszy stosuje się odpowiednio w odniesieniu do trzeciego kwartału w razie nieobecności przedstawiciela Koła Zrzeszonego na drugim zwyczajnym posiedzeniu Walnego Zgromadzenia w drugim kwartale. 3. W razie niezłożenia przez Koło sprawozdania o którym mowa w art. 17, niedopełnienia wymogów formalnych określonych w tym artykule, lub nierozliczenia co najmniej 50% przyznanego przez Komisję Konkursową dofinansowania na dany projekt, Przewodniczący na wniosek Komisji Rewizyjnej zmniejsza o połowę kwotę przeznaczoną na dofinansowanie projektów tego Koła w następnym kwartale. 4. Od decyzji Przewodniczącego przysługuje odwołanie do Komisji Rewizyjnej. Odwołanie należy złożyć w terminie 7 dni od poinformowania o decyzji Przewodniczącego. 5. Decyzja Komisji Rewizyjnej jest ostateczna. Dział VI. Przepisy końcowe Art. 20 [Środki komunikacji] Ilekroć w Regulaminie mowa jest o podaniu do wiadomości publicznej, należy tego dokonać przez umieszczenie informacji na stronie internetowej Rady oraz przez udostępnienie dokumentu do wglądu w siedzibie Rady. Art Osoby wybrane na stanowiska przed uchwaleniem poprawek zachowują swoje dotychczasowe stanowiska. Procedury odwołania tychże osób regulują przepisy wprowadzone nowelizacją z dn r. 2. Zmiany w niniejszym Regulaminie wchodzą w życie 2 dni po akceptacji zmian przez właściwe władze Uniwersytetu Jagiellońskiego i podaniu uchwalonych zmian do wiadomości publicznej. 3. Zarząd w ciągu 7 dni od wejścia w życie zmian w niniejszym Regulaminie zobowiązany jest podać do wiadomości publicznej tekst jednolity niniejszego Regulaminu. Regulamin przyznawania środków finansowych Rady Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego lista załączników Załącznik nr 1 Preliminarz Załącznik nr 2 Kryteria oceny preliminarzy przez Komisję Konkursową Załącznik nr 3 Kosztorys rzeczywisty Załącznik nr 4 Sprawozdanie merytoryczne i finansowe