Jednostki pomocy społecznej. pod redakcją Piotra Wieczorka. Rachunkowość, gospodarka finansowa, sprawozdawczość, kontrola zarządcza

Transkrypt

1 Jednostki pomocy społecznej Rachunkowość, gospodarka finansowa, sprawozdawczość, kontrola zarządcza Od r. obowiązuje nowelizacja rozporządzenia MF w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, która wprowadza 6-miesięczny okres przejściowy na dostosowanie zasad prowadzonej przez jednostki ewidencji do nowych regulacji. Natomiast od r. nastąpiły zmiany w organizacji pomocy społecznej forma organizacyjna jednostek ma duże znaczenie przy wzajemnych rozliczeniach między nimi, ponieważ jps mogą być prowadzone jako jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, a także przez osoby prawne i osoby fizyczne w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Celem niniejszego opracowania jest przybliżenie zachodzących zmian prawnych, wyjaśnienie kwestii rozliczeń między jednostkami oraz trudnych zagadnień z zakresu zarządzania i kontroli zarządczej. W książce poruszamy także zagadnienia z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości. Otrzymają Państwo m.in.: n dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, n schematy księgowań z wyjaśnieniami (środki trwałe, fundusz alimentacyjny, wartości niematerialne i prawne, inwestycje...), n zasady sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych i sprawozdań budżetowych, n wskazówki, jak sporządzić sprawozdanie finansowe za 2012 r., n informacje dotyczące obowiązku stosowania kas fiskalnych. Jednostki pomocy społecznej okladka23mm:okladka_1_klasyfikacja.qxd :22 Page 1 pod redakcją Piotra Wieczorka Książka skierowana jest przede wszystkim do głównych księgowych, kierownictwa i innych osób zarządzających jednostkami pomocy społecznej. Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości, doświadczony szkoleniowiec i były pracownik ops, audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2008, specjalizujący się w finansowej i technicznej inżynierii ryzyka, właściciel firmy doradczej, praktyk kontroli z 8-letnim doświadczeniem (5% wydatków, kontrole kompleksowe jednostek i zakładów budżetowych), wieloletni pracownik jednostek sektora finansów publicznych, autor książki Wydatki strukturalne. cena 149 zł pod redakcją Piotra Wieczorka Ponadto w publikacji opisaliśmy, w jaki sposób realizować i rozliczać projekty systemowe oraz jak nawiązać współpracę z organizacjami pozarządowymi. Jednostki pomocy społecznej Rachunkowość, gospodarka finansowa, sprawozdawczość, kontrola zarządcza Polityka rachunkowości 2012, dokumentacja Wzajemne rozliczenia między jednostkami Schematy księgowań Projekty systemowe Egzekucja komornicza Nieprawidłowości w funkcjonowaniu jps Asystent rodziny

2 pod redakcją Piotra Wieczorka Jednostki pomocy społecznej Rachunkowość, gospodarka finansowa, sprawozdawczość, kontrola zarządcza Autorzy: Robert Barański, Mieczysława Cellary, Monika Dragańczuk, Anna Drozdowska, Lucyna Hanus, Hanna Kmieciak, Lucyna Kuśnierz, Anna Majcher-Pociecha, Marek Ornoch, Ewa Pawka-Nowak, Marek Dominik Peda, Krzysztof Rustecki, Przemysław Walentynowicz, Piotr Wieczorek, Barbara Wołczak

3 Jednostki pomocy społecznej 1 wydanie Stan prawny: marzec 2012 r. Redakcja: Agnieszka Szymajda-Chylińska Wydawnictwo C.H. Beck 2012 Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji wyrażają osobisty punkt widzenia Autorów. Wydawnictwo C.H.Beck nie ponosi odpowiedzialności za zawarte w niej informacje. Wydawnictwo C.H. Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, Warszawa tel. : faks: Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H. Beck Druk: Elpil, Siedlce ISBN: ISBN e-book

4 Spis treści Wprowadzenie... Notki biograficzne... Wykaz skrótów Gospodarka finansowa jednostek pomocy społecznej Jednostki organizacyjne pomocy społecznej Wzajemne rozliczenia między jednostkami pomocy społecznej Dokumentacja w obrocie między jednostkami zasada ograniczonego zaufania Zadania JST w ramach systemu pieczy zastępczej Zasady finansowania wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej Zasady dokumentowania operacji między jednostkami Budżetowanie zadaniowe w sferze polityki społecznej Zarządzanie przez cele a budżetowanie zadaniowe Budżet zadaniowy jako narzędzie realizacji celów Zadania w obszarze polityki społecznej Zagadnienia związane z planowaniem zadań budżetowych Wskaźniki oceny wykonania zadań budżetowych Rachunkowość jednostek pomocy społecznej Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości w domach pomocy społecznej Rodzaje domów pomocy społecznej w zależności od tego, dla kogo są przeznaczone Określenie przez JST zasad w zakresie gospodarki finansowej w DPS Sprawozdania wypełniane przez DPS funkcjonujące w formie jednostki budżetowej Zasady rachunkowości domu pomocy społecznej Załączniki do polityki rachunkowości DPS Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości ośrodka pomocy społecznej Wpływ zmian w rozporządzeniu w sprawie planów kont na kształt polityki rachunkowości Wzory Fundusz alimentacyjny Wypłata świadczeń z funduszu alimentacyjnego Wypłacanie świadczeń i koszty związane z funduszem alimentacyjnym Dochody własne gminy związane z funduszem alimentacyjnym Różne sytuacje przy wypłacie świadczeń Działania organów egzekucyjnych VII IX XIII III

5 Spis treści Odpis aktualizacyjny należności i kwestia umorzeń należności publicznoprawnych Wyjaśnienia Ministra Finansów dotyczące ewidencji operacji związanych z funduszem alimentacyjnym Schematy księgowań z wyjaśnieniami Ewidencja dochodów z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami Komentarz do zagadnień Schematy księgowań Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz wydatki na inwestycje Środki trwałe definicje i klasyfikacja Wstępna i bilansowa wycena środków trwałych Ulepszenia środków trwałych Wartości niematerialne i prawne Ulepszanie programu komputerowego Ewidencja wydatków inwestycyjnych Schematy księgowań w OPS Schematy księgowań stosowane w ośrodkach pomocy społecznej Wydatki strukturalne w jednostkach pomocy społecznej Przepisy prawne oraz ewidencja wydatków strukturalnych Przykłady wydatków strukturalnych w jednostkach pomocy społecznej według kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych z komentarzem Odpowiedzi na pytania Sprawozdania Sprawozdanie finansowe za rok 2012 r Podstawy prawne sporządzania sprawozdań finansowych za rok Nadrzędne zasady rachunkowości Ogólne zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostki pomocy społecznej Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2012 r. w jednostkach pomocy społecznej Inwentaryzacja w związku z zamknięciem roku obrotowego Bilans w jednostkach pomocy społecznej Odpisy aktualizujące należności w jednostkach pomocy społecznej Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) w jednostkach pomocy społecznej Zestawienie zmian w funduszu Wzory dokumentów dotyczące sprawozdania finansowego Sprawozdania jednostek pomocy społecznej w zakresie operacji finansowych Rodzaje sprawozdań z operacji finansowych Terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań Formy sporządzania sprawozdań Korekty sprawozdań Podstawowe zasady sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych Charakterystyka sprawozdań Sprawozdania budżetowe Rodzaje sprawozdań budżetowych IV

6 Spis treści Ogólne zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Formy sporządzania sprawozdań Terminy sporządzania sprawozdań Dyscyplina finansów publicznych Charakterystyka sprawozdań budżetowych Zarządzanie i kontrola zarządcza Kontrola zarządcza w jednostkach pomocy społecznej Pojęcie i istota kontroli zarządczej Adresat obowiązków i zakres kontroli zarządczej Forma organizacyjno-prawna jednostek pomocy społecznej Podstawowe ryzyko i odpowiedzialność kierownika jednostki Standardy kontroli zarządczej w jednostkach pomocy społecznej Przykładowe ankiety do samooceny zaproponowane w Komunikacie Nr Wzór zarządzenia dyrektora w sprawie systemu i zasad wykonywania kontroli zarządczej Podstawy prawne zarządzania dokumentacją w jednostkach pomocy społecznej Przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej Przepisy wewnętrzne: instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna Archiwizacja dokumentacji Elektroniczne zarządzanie dokumentami Nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek organizacyjnych pomocy społecznej Kwestia aktualnego stanu prawnego w dokumentacji wewnętrznej JPS Nieprawidłowości w ewidencji księgowej jednostek pomocy społecznej Nieprawidłowości w sprawozdawczości budżetowej i finansowej Nieprawidłowości w inwentaryzacji jednostek pomocy społecznej Nieprawidłowości w systemie kontroli wewnętrznej i kontroli zarządczej Pozostałe błędy w funkcjonowaniu jednostki wynikające ze specyfiki prowadzonej działalności Nieprawidłowości w inwentaryzacji w OPS i DPS Specyficzne rodzaje majątku, który może być ewidencjonowany i powinien być inwentaryzowany w jednostkach pomocy społecznej Nieprawidłowości w przygotowaniu inwentaryzacji asortymentu szczególnego placówek pomocy społecznej Nieprawidłowości w przygotowaniu, przeprowadzaniu i rozliczaniu inwentaryzacji w jednostkach pomocy społecznej Projekty systemowe Realizacja i rozliczanie projektu systemowego w jednostkach pomocy społecznej Tryby realizacji projektu systemowego Ogólne zasady konstrukcji budżetu zadaniowego projektu Wzór zarządzenia w sprawie: przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w ramach realizowanego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Proces kontroli projektów systemowych w jednostkach opieki społecznej Priorytet VII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Podstawy prawne Integracja społeczna w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki V

7 Procedura pozyskania projektu systemowego w ramach działania PO KL Rozliczanie projektów Zasady sprawozdawczości w ramach projektów Kontrola realizacji projektów Najczęściej spotykane nieprawidłowości i uchybienia w ramach projektów systemowych w działaniu 7.1 PO KL Stwierdzenie nieprawidłowości i ich konsekwencje Wymogi i problemy związane z pozyskiwaniem środków z PO KL Współpraca jednostek pomocy społecznej z organizacjami pozarządowymi Ustawowy obowiązek współpracy i realizacja zadań publicznych Zakres pomocy udzielanej przez organizacje pozarządowe Wybrane możliwości pozyskiwania finansowania przez organizacje pozarządowe Programy dotacyjne Sponsorzy indywidualni Sponsorzy firmowi Projekty partnerskie Przykłady projektów partnerskich Korzyści dla jednostek pomocy społecznej wynikające ze współpracy z trzecim sektorem Egzekucja Egzekucja w pomocy społecznej Świadczenia w zakresie pomocy społecznej Upomnienia Administracyjny tytuł wykonawczy Procedury przyznawania świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz egzekwowania od dłużnika alimentacyjnego wypłaconych świadczeń Kasy fiskalne, podatek Usługi pomocy społecznej a kasy rejestrujące Zwrot nienależnie pobranych świadczeń w pomocy społecznej a opodatkowanie Umorzenie długu ze względu na złą sytuację dłużnika (czy należy wystawić PIT-8C) Wynagrodzenia pracowników pomocy społecznej Wynagrodzenie zasadnicze Dodatki do wynagrodzenia Nagrody Asystent rodziny w nowym systemie wspierania rodziny realizowanym przez samorząd gminny Prawne i merytoryczne aspekty funkcji asystenta rodziny Organizowanie i finansowanie systemu wsparcia rodziny w gminie VI

8 Wprowadzenie Specyfika i znaczenie jednostek pomocy społecznej w realizacji polityki społecznej przekłada się na złożoność problemów, z którymi zarówno kierownicy tych jednostek, jak i księgowi spotykają się na co dzień. Niniejsza publikacja porusza całą gamę zagadnień związanych z jednostkami pomocy społecznej z uwzględnieniem zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2012 r. Między innymi te zmiany skłoniły wydawnictwo, aby wyjść naprzeciw Państwa potrzebom. Już sama restrukturyzacja systemu pomocy społecznej polegająca na wydzieleniu, w pewien sztuczny sposób, jednostek związanych z pieczą zastępczą skutkuje wieloma dodatkowymi problemami, które również w publikacji zostały omówione (wzajemne rozliczenia, asystent rodziny itp.). Niestety jakość tworzonego prawa w ostatnich latach spada, zamiast rosnąć, więc i potrzeba wyjaśniania różnych kwestii jest coraz szersza. Dochodzi do tego, w ramach codziennych spraw, brak czasu na poszukiwanie odpowiedzi i ich weryfikowanie. Ta publikacja ma za zadanie pomóc w rozwiązywaniu różnych problemów, które autorom poszczególnych części pozwoliły na podzielenie się z Państwem swoimi uwagami, przemyśleniami i wnioskami. Nie udało się uniknąć różnicy stanowisk przy opisie zagadnień związanych z zadaniami zleconymi, więc Czytelnik sam musi zdecydować, które rozwiązanie jest mu bliższe, a odpowiednie założenia trzeba wprowadzić do polityki rachunkowości. Jest to swoiste kompendium wiedzy dotyczącej jednostek systemu pomocy społecznej. W pracy nad publikacją brało udział liczne grono autorów, którym ze swojej strony chciałbym serdecznie podziękować. Jest to pierwsze tak kompleksowe opracowanie dotyczące zagadnień zarówno związanych z zarządzaniem, kontrolą zarządczą, jak i z gospodarką finansową, rachunkowością, sprawozdawczością, egzekucją należności, projektami, podatkami, wydatkami strukturalnymi, współpracą z organizacjami pozarządowymi. W opracowaniu nie mogło zabraknąć omówienia zagadnień związanych ze zmianami w planach kont, które trzeba wprowadzić ze skutkiem od 1 stycznia Opracowanie zawiera propozycje dotyczące zmian w polityce rachunkowości, które muszą być dokonane najpóźniej do 16 sierpnia 2012 r. Omówione nieprawidłowości pozwolą Państwu uniknąć powielania ich u siebie. Zachęcam do lektury i wprowadzania w życie zmian, które mają ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków. Piotr Wieczorek, redaktor merytoryczny VII

9

10 Notki biograficzne Mieczysława Cellary absolwentka Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Autorka jest doktorem nauk ekonomicznych. Posiada tytuł biegłego rewidenta. Pracuje w państwowej jednostce budżetowej. Współpracuje jako wykładowca ze Stowarzyszeniem Księgowym w Polsce Oddział w Poznaniu i z Wielkopolskim Ośrodkiem Kształcenia i Studiów Samorządowych w Poznaniu. Autorka znana jest z licznych opracowań w zakresie podstaw rachunkowości, rachunkowości finansowej i budżetowej, rachunku kosztów, rachunkowości menedżerskiej oraz konsolidacji sprawozdań finansowych. Monika Dragańczuk ekonomistka, absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Podyplomowych Studiów Administrowania Funduszami Unijnymi Kolegium Zarządzania i Finansów w Szkole Głównej Handlowej. Główny specjalista w Wydziale Polityki Regionalnej w Departamencie Polityki Regionalnej i Rolnictwa w Ministerstwie Finansów. Specjalistka ds. weryfikacji zasady dodatkowości w jednostkach budżetowych oraz klasyfikacji wydatków strukturalnych w jednostkach sektora finansów publicznych. Znajomość specyfiki funkcjonowania sektora finansów publicznych nabyła w praktyce podczas długoletniej pracy zarówno w Departamencie Budżetu Państwa, jak i na obecnym stanowisku w Wydziale Polityki Regionalnej. Posiada praktyczną wiedzę z zakresu planowania i sprawozdawczości budżetowej oraz zasad stosowania zarówno klasyfikacji budżetowej, jak i klasyfikacji wydatków strukturalnych. Jest bezpośrednio zaangażowana w proces wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce oraz odpowiedzialna za prawidłową realizację i rozliczenie kilku projektów współfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna , które są realizowane w ramach jednostki odpowiedzialnej za weryfikację zasady dodatkowości, a także za sprawny przebieg procesu planowania i sprawozdawczości budżetowej, w zakresie zaplanowanych środków. Prowadzi szkolenia z zakresu prawidłowego klasyfikowania przez jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych wydatków strukturalnych. Autorka publikacji nt. wydatków strukturalnych. Anna Drozdowska ekspert w dziedzinie finansów komunalnych i planowania inwestycyjnego. Posiada 12 lat doświadczenia w pracy doradczej dla jednostek samorządu terytorialnego w Polsce i poza jej granicami, a także doświadczenie w zakresie analiz zdolności kredytowej, analiz i prognoz budżetów JST, analiz ekonomiczno-finansowych IX

11 Notki biograficzne projektów inwestycyjnych, a także budowania i wdrażania metodologii budżetowania zadaniowego i prognozowania oraz metodologii wieloletniego planowania inwestycyjnego w JST. Dodatkowa specjalizacja budowanie komputerowych modeli prognostycznych oraz aplikacji wspomagających zarządzanie. Brała udział w realizacji projektów, które polegały na opracowaniu, a następnie wdrożeniu nowoczesnych i kompleksowych rozwiązań w sferze zarządzania finansami, inwestycjami i budżetem oraz majątkiem JST. Należą do nich m.in. projekty z zakresu umacniania wiarygodności kredytowej dla dużych polskich miast, takich jak Wrocław, Kraków, Gdańsk, Gliwice oraz dla samorządów za granicą m.in. dla miasta Petrinja (Chorwacja) i Svishtov (Bułgaria) czy Kaliningrad, jak również projekty dla mniejszych samorządów realizowanych np. w ramach Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich. Lucyna Kuśnierz ekonomista, zastępca naczelnika Wydziału Informacji, Analiz i Szkoleń Regionalnej Izby Obrachunkowej, specjalista w zakresie sprawozdawczości i finansów publicznych, autorka wielu publikacji w tym zakresie. Od 2000 r. współautorka przedkładanego corocznie Sejmowi i Senatowi Rzeczypospolitej Polskiej Sprawozdania z działalności regionalnych izb obrachunkowych i wykonania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. W latach członek Komitetu Sterującego oraz członek Zespołu Roboczego przy projekcie PHARE 2002/ Zarządzanie finansami publicznymi prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Celem projektu było opracowanie i wdrożenie spójnego systemu zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego i jego integracja z systemem obsługi budżetu państwa. Wykładowca w wielu ośrodkach szkoleniowych w Polsce. Anna Majcher-Pociecha ukończyła studia wyższe magisterskie Historia (UJ, 2002), Administracja samorządowa (UJ, 2005), studia podyplomowe: Zarządzanie jakością wg normy ISO 9001:2000, (UJ 2006). Od 2003 roku pracuje w Archiwum Państwowym w Krakowie. Marek Ornoch absolwent Instytutu Polityki Społecznej Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego oraz Kolegium Służb Społecznych w Warszawie. Autor jest magistrem politologii w zakresie polityki społecznej. Pracował w samorządowych jednostkach organizacyjnych (ośrodkach pomocy społecznej m.st. Warszawy), aktualnie jest zatrudniony jako główny specjalista w urzędzie m.st. Warszawy. Ewa Pawka-Nowak absolwentka kierunku Finansów i Bankowości oraz podyplomowych studiów Audyt Wewnętrzny i Kontrola Finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, posiada uprawnienia audytora, od 1999 r. pracownik administracji publicznej, pracowała jako: samodzielna księgowa jednostki budżetowej, inspektor w referacie do spraw Kontroli Urzędu Miasta, audytor wewnętrzny w zespole audytorów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie pracuje jako główna księgowa w Ośrodku Pomocy Społecznej. X

12 Notki biograficzne Marek Dominik Peda politolog, specjalista ds. zarządzania projektami dofinansowanymi ze środków UE, koordynator projektów z dużym doświadczeniem w zarządzaniu projektami międzynarodowymi w krajowych i międzynarodowych organizacjach pozarządowych, absolwent UW i doktorant w IFiS PAN, specjalista w zakresie promocji demokracji oraz pomocy rozwojowej, autor wielu publikacji z zakresu zarządzania projektami strukturalnymi UE, ekspert ds. wyborów w wielu miejscach na świecie w ramach misji obserwacyjnych UE. Krzysztof Rustecki specjalista z zakresu prawa podatkowego, wieloletni pracownik organów podatkowych i konsultant podatkowy w firmach doradczych. Autor wielu publikacji oraz licznych artykułów z zakresu prawa podatkowego. Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości, audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2008, specjalizujący się w finansowej i technicznej inżynierii ryzyka, właściciel firmy doradczej, praktyk kontroli z 8-letnim doświadczeniem (5% wydatków, kontrole kompleksowe jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, instytucji kultury), były pracownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, były Kierownik Biura Rejestru Usług Medycznych w Kępnie, ekspert wortalu zajmującego się rachunkowością budżetową, autor i współautor publikacji Beck Info Biznes Wydawnictwa C.H. Beck. Osoba specjalizująca się w organizacji rachunkowości zgodnej ze standardami kontroli zarządczej z uwzględnieniem aspektów prawnych i merytorycznych. Prowadzący szkolenia z zakresu: organizacji rachunkowości (urzędów, jednostek oświatowych, zakładów budżetowych), rachunkowości budżetowej, sprawozdawczości budżetowej i finansowej, funkcjonowania tzw. przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych, weryfikacji taryf, kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem, sposobów dokumentowania różnych zdarzeń i czynności związanych z rachunkowością i kontrolą. Barbara Wołczak ekonomistka, absolwentka Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Opolu. Ukończyła Studia Podyplomowe z zakresu: 1. Nadzoru-Kontroli i Audytu Wewnętrznego w Gospodarce i Administracji; 2. Rachunkowości i kontroli finansowej; 3. Nadzoru i kontroli finansowej samorządu terytorialnego. Pracuje w państwowej jednostce budżetowej. Stale współpracuje z portalem oraz wydawnictwem C.H. Beck, jako ekspert w zakresie sprawozdawczości budżetowej. Współautorka publikacji pt. Sprawozdawczość budżetowa jednostek samorządu terytorialnego wydawnictwa C.H. Beck oraz artykułów publikowanych w Finansach Komunalnych. XI

13

14 Wykaz skrótów Akty prawne: ArchiwU... ustawa z r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.) Dochody JSTU... ustawa z r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526) ElektInstPU... ustawa z r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz.U. Nr 169, poz ze zm.) ElemStruktDokR... rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. Nr 206, poz. 1517) EgzAdmU... ustawa z r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 229, poz ze zm.) FinPublU... ustawa z r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) FundAlimU... ustawa z r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 ze zm.) GospFinR... rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. Nr 241, poz. 1616) InformatyzPublU... ustawa z r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 ze zm.) KC... ustawa z r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) KP... ustawa z r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) XIII

15 Wykaz skrótów OdpDyscFinU... ustawa z r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) OrdPU... ustawa z r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) OsUprawAlimU... ustawa z r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 ze zm.) PDOFizU... ustawa z r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) PDOPrU... ustawa z r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) PomocAlimU... ustawa z r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 ze zm.) PomocDożywR... rozporządzenie Rady Ministrów z r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz.U. Nr 25, poz. 186) PomocDożywU... ustawa z r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz.U. Nr 267, poz. 2259) PomocSpołU... ustawa z r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728 ze zm.) PostEgzAdmU... ustawa z r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2005 r. Nr 229, poz ze zm.) PracSamorzU ustawa z r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458) PrBank... ustawa z r. Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 ze zm.) RachU... ustawa z r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) RegIzbObU... ustawa z r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. Nr 55, poz. 577 ze zm.) SamGminU... ustawa z r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.) SamPowU... ustawa z r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.) XIV

16 Wykaz skrótów SamWojU... ustawa z r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.) SprawBudżR... rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103) SprawOperFinR... rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. Nr 43, poz. 247) SprawOsUprAlR... rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie sprawozdań z realizacji zadań przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. Nr 173, poz. 1075) SystemPieczZastU... ustawa z r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz.U. Nr 149, poz. 887). SystOśwU... ustawa z r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz ze zm.) SzczegZasRachR... rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) ZobZalDługPublR... rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego (Dz.U. Nr 57, poz. 366). VATU... ustawa z r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) Inne skróty: art.... artykuł BGK... Bank Gospodarstwa Krajowego DPS... dom/-y pomocy społecznej Dz.U.... Dziennik Ustaw EFOR... Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ES... Europejski Fundusz Socjalny GOPS... gminny ośrodek pomocy społecznej IZ... Instytucja Zarządzająca XV

17 Wykaz skrótów JST... jednostka/-i samorządu terytorialnego KSR... Krajowy Standard Rachunkowości KŚT... Klasyfikacja Środków Trwałych m.in.... między innymi MinFin... Minister Finansów MSR... Międzynarodowe Standardy Rachunkowości Nr/nr... numer np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny op.... operacja PFRON... Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PKOB... Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych pkt... punkt PKWiU... Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług PO... Program Operacyjny POKL... Program Operacyjny Kapitał Ludzki poz.... pozycja RIO... Regionalna Izba Obrachunkowa rozp.... rozporządzenie t.j.... tekst jednolity tj.... to jest US... urząd skarbowy ust.... ustęp wg... według WniP... wartości niematerialne i prawne WSA... Wojewódzki Sąd Administracyjny ze zm.... ze zmianami ZFŚS... zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ZOZ... Zakład Opieki Zdrowotnej ZPK... zakładowy plan kont ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych XVI

18 1. Gospodarka finansowa jednostek pomocy społecznej Piotr Wieczorek (1.1, 1.2) Anna Drozdowska (1.3) 1.1. Jednostki organizacyjne pomocy społecznej Jednostki pomocy społecznej ze względu na realizowane zadania prowadzą specyficzną gospodarkę finansową uzależnioną m.in. od ustaleń ustawy z r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz ze zm., dalej: PomocSpołU). Do jednostek systemu pomocy społecznej należą: Tabela 1. Jednostki pomocy społecznej w Polsce Dotychczas Od r. y regionalny ośrodek polityki społecznej y powiatowe centrum pomocy rodzinie y ośrodek pomocy społecznej y dom pomocy społecznej y placówka specjalistycznego poradnictwa, w tym rodzinnego, y placówka opiekuńczo-wychowawcza y ośrodek adopcyjno-opiekuńczy y ośrodek wsparcia y ośrodek interwencji kryzysowej y regionalny ośrodek polityki społecznej y powiatowe centrum pomocy rodzinie y ośrodek pomocy społecznej y dom pomocy społecznej y placówka specjalistycznego poradnictwa, w tym rodzinnego y ośrodek wsparcia y ośrodek interwencji kryzysowej Z powyższego wynika, że od r. z systemu jednostek pomocy społecznej znika placówka opiekuńczo-wychowawcza oraz ośrodek adopcyjno-opiekuńczy. Trafiły do jednostek organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, w ramach których funkcjonują: 1

19 1. Gospodarka finansowa jednostek pomocy społecznej jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, które wykonują zadania w zakresie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej (może to być np. ośrodek pomocy społecznej), placówki wsparcia dziennego, organizatorzy rodzinnej pieczy zastępczej, placówki opiekuńczo-wychowawcze, regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, interwencyjne ośrodki preadopcyjne, ośrodki adopcyjne, podmioty, którym zlecono realizację zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Placówki opiekuńczo-wychowawcze zatem będą funkcjonować dalej, lecz na podstawie innych przepisów niż PomocSpołU. Likwiduje się publiczne ośrodki adopcyjno-opiekuńcze, natomiast część ich zadań przejmie jednostka samorządu województwa Wzajemne rozliczenia między jednostkami pomocy społecznej Dokumentacja w obrocie między jednostkami zasada ograniczonego zaufania Z zapisów ustawy z r. o pomocy społecznej wynika część rozliczeń wzajemnych między jednostkami pomocy społecznej. Pozostałe rozliczenia wynikają z różnych uwarunkowań organizacyjnych samych jednostek lub ich otoczenia czy jeszcze innych przepisów prawa. Rozliczenia wzajemne dotyczą przepływów finansowych, które wynikają najczęściej ze specyfiki realizacji zadania publicznego, co dotyczy również realizacji projektów z udziałem środków europejskich. W praktyce okazuje się, że pracownicy jednostek pomocy społecznej mają kłopot we właściwym udokumentowaniu operacji, które zachodzą w wyniku wzajemnych obciążeń. Prowadzi to do wielu kłopotów między osobami prowadzącymi rachunkowość, które nie mają pewności co do prawidłowości zastosowanych rozwiązań, a tracą sporo czasu, aby obronić swoje stanowisko. W efekcie, z powodu braku czasu, nie przykłada się zbyt wielkiej wagi do poprawności dokumentów ze względu na zasadę wzajemnego zaufania, która w tym przypadku jest swoistą pułapką z ryzykiem nierzetelności sprawozdania. Jednak w kontroli dokumentów i gospodarce finansowej jednostki obowiązuje zasada ograniczonego zaufania. Wynika z niej konieczność upewnienia się, czy przedłożony dokument dotyczy zdarzenia, które faktycznie wystąpiło i czy spełnia wymogi formalne i rachunkowe. Trzeba sobie zdać sprawę z tego, że niepra- 2

20 1.2. Wzajemne rozliczenia między jednostkami pomocy społecznej widłowości zawarte w dokumentach wpływają na sposób księgowania operacji w nich wyrażonych. Dalsza część rozdziału ma za zadanie przedstawić ujednolicony sposób dokumentowania operacji i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych. Dotyczy to głównie sytuacji, kiedy podstawą świadczenia jest decyzja administracyjna, która nie jest aktem dwustronnym i nie wynika z fakultatywnej możliwości świadczenia usług. Interesuje nas zatem udokumentowanie zadania publicznego, przypisanego do realizacji przez jednostki pomocy społecznej i pieczy zastępczej, a nie stanowiącego w rozumieniu ustawy z r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: VATU) oraz Ordynacji podatkowej z r. (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm., dalej: OrdPU) działalności gospodarczej. Przy wzajemnych rozliczeniach istotne jest, że polityka rachunkowości jednej jednostki pomocy społecznej (X) nie może wpływać na prowadzenie rachunkowości drugiej jednostki pomocy społecznej (Y). W dalszej części opisano rozliczenia wzajemne, które są prowadzone od r. ze względu na wejście w życie większości przepisów ustawy z r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz.U. Nr 149, poz. 887, dalej: SystemPieczZastU). System pieczy zastępczej to zespół osób, instytucji i działań mających na celu zapewnić dzieciom czasową opiekę i wychowanie w przypadkach niemożności sprawowania opieki i wychowania przez rodziców. Przy wzajemnych rozliczeniach ma duże znaczenie forma organizacyjno-prawna jednostek, które będą się rozliczać, ponieważ jednostki pomocy społecznej mogą być prowadzone jako jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, a część przez osoby prawne i osoby fizyczne w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Zadania JST w ramach systemu pieczy zastępczej y Zadania powiatu w ramach pieczy zastępczej Z art. 32 ustawy z r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej wynika, że piecza zastępcza jest sprawowana w przypadku niemożności zapewnienia opieki i wychowania przez rodziców. Organizuje ją powiat. W ramach pieczy zastępczej zapewnia on: 1) realizację planu pracy z rodziną lub gdy jest to niemożliwe dążenie do przysposobienia dziecka; 2) przygotowanie dziecka do godnego, samodzielnego i odpowiedzialnego życia, pokonywania trudności życiowych zgodnie z zasadami etyki, nawiązywania i podtrzymywania bliskich, osobistych i społecznie akceptowanych kontaktów z rodziną i rówieśnikami, w celu łagodzenia skutków doświadczania straty i separacji oraz zdobywania umiejętności społecznych; 3