WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Delegatura w Poznaniu LPO /2013 P/13/039 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej P/13/039 Przestrzeganie praw podatników przez wybrane urzędy skarbowe i izby skarbowe Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Teresa Michalak, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 23 października 2013 r., Ewa Kruszyńska, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 15 października 2013 r., Piotr Kręt, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 21 listopada 2013 r. Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto, ul. Warszawska 183/185, Poznań (dalej Urząd) [Dowód: akta kontroli str. 1-6] Dorota Budzińska, Naczelnik Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto [Dowód: akta kontroli str. 7-10] II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 1, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, przestrzeganie praw podatników przez kontrolowaną jednostkę 2. Formułując powyższą ocenę, NIK uwzględniła przede wszystkim przestrzeganie zasad wyrażonych w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 3, tj. przestrzeganie limitu czasu trwania kontroli podatkowych. Kontrolom tym i czynnościom sprawdzającym poddawano głównie rozliczenia zobowiązań podatkowych powstałych do 3 lat wstecz. Ponadto, stosownie do wymogów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa 4, organ podatkowy przestrzegał przesłanek nadawania rygoru natychmiastowej wykonalności decyzjom nieostatecznym, a rozstrzygając w sprawie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych, kierował się nie tylko ważnym interesem publicznym lecz także ważnym interesem strony. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim: - nieustalenia pełnego stanu faktycznego i niezebrania w sposób należyty i wyczerpujący materiału dowodowego w postępowaniach podatkowych (3 decyzje) oraz wydania decyzji wymiarowej z naruszeniem norm prawa procesowego (1 decyzja) i w wyniku błędnej analizy materiału dowodowego (2 decyzje), co skutkowało ich uchyleniem, - niezapewnienia podatnikom czynnego udziału w 2 postępowaniach podatkowych poprzez nie wyznaczenie siedmiodniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Okres objęty kontrolą: lata (do 29 listopada) oraz okres wcześniejszy mający bezpośredni związek z badanymi zagadnieniami. 3 Dz. U. z 2013 r. poz. 672, ze zm. 4 Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm. 1

3 zebranego materiału dowodowego, przed wydaniem części decyzji spośród objętych kontrolą NIK, - niezakończenia, w wyznaczonym terminie, tj. do końca I kwartału 2013 r., wdrażania systemu zarządzania jakością i sporządzenia w sposób nierzetelny sprawozdań z jego wdrażania. Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Postępowania kontrolne i podatkowe oraz czynności sprawdzające i administracyjne 1.1. W 2012 r. pracownicy Urzędu przeprowadzili 267 kontroli właściwych i 67 kontroli doraźnych, a w 2013 r. (I półrocze) odpowiednio 84 i 20 kontroli. Czynności sprawdzających wobec podatników prowadzących działalność gospodarczą w 2012 r. przeprowadzono 1.791, a w 2013 r. (I półrocze) 883. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W wyniku analizy 20% kontroli właściwych, 10% kontroli doraźnych oraz 10% czynności sprawdzających przeprowadzonych w latach (I półrocze) 5 stwierdzono, że w większości (odpowiednio 90%, 89% oraz 99%) dotyczyły one bieżących rozliczeń podatników (do 3 lat wstecz). [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W okresie od stycznia do września 2013 r. Urząd przeprowadził 765 czynności sprawdzających w zakresie podatku od towarów i usług [Dowód: akta kontroli, tom I str. 21] W okresie od stycznia do października 2013 r. wysłanych zostało wezwań do podatników zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych, do złożenia pisemnej informacji dotyczącej wysokości osiągniętych obrotów z prowadzonej działalności gospodarczej w latach w podziale na sprzedaż udokumentowaną fakturami VAT na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w tym również udokumentowana fakturami VAT. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] Analiza 10 kontroli właściwych, najstarszych zeznań wykazała, że kontrole te przeprowadzone były u mikroprzedsiębiorców w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i/lub podatku od towarów i usług za lata 2006 i W przypadku 8 kontroli zostały one podjęte w związku z informacją uzyskaną z Urzędu Kontroli Skarbowej, a w przypadku 2 przyczyną kontroli były korekty zeznań złożone przez podatników. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 42, 43] Przyczynami przeprowadzenia 10 czynności sprawdzających najodleglejszych okresów było złożenie przez podatników korekt zeznań w podatku od towarów i usług. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 25] 1.2. W przeprowadzonych w latach (I półrocze) 351 kontrolach właściwych nie przekroczono limitu czasu trwania określonego w art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 5 Badaniem objęto 58 kontroli właściwych (46 z 2012 r. i 12 z I połowy 2013 r.), 8 kontroli doraźnych (6 z 2012 r. i 2 z I połowy 2013 r.) oraz 267 czynności sprawdzających, z wyłączeniem zasadności dokonania zwrotu podatku VAT przed dokonaniem tego zwrotu oraz kontroli u płatników. 2

4 Analiza dokumentacji 15 kontroli podatkowych przeprowadzonych przez Urząd (10 w 2012 r. i 5 w pierwszym półroczu 2013 r.), w których przedłużono przewidywany termin zakończenia, wykazała, że upoważnienia do kontroli zawierały wszystkie elementy określone w art Ordynacji podatkowej. W przypadku 8 kontroli podatnicy zostali zawiadomieni o zamiarze wszczęcia kontroli, a kontrole wszczęto w terminie wynikającym z art. 282b 2 Ordynacji podatkowej. W pozostałych 7 kontrolach nie zawiadomiono podatników o takim zamiarze z uwagi na istnienie okoliczności określonych w art. 79 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej lub w art. 282c Ordynacji podatkowej. W każdym przypadku przedłużenie czasu kontroli nastąpiło z przyczyn niezależnych od Urzędu, tj. z uwagi na konieczność przeprowadzenia dodatkowych ustaleń oraz zebrania niezbędnego materiału dowodowego. Zawiadomienia o niezakończeniu kontroli w terminie, z podaniem przyczyn przedłużenia terminu zakończenia kontroli i ze wskazaniem nowego terminu jej zakończenia, wydane zostały w odpowiednim czasie. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W latach (I półrocze) jedna kontrola dotycząca zwrotu podatku naliczonego VAT przed dokonaniem tego zwrotu, była przedłużona w stosunku do terminu podanego w upoważnieniu, co skutkowało wniesieniem przez podatnika ponaglenia na niezałatwienie sprawy w ustawowym terminie. Kontrola podatkowa była przedłużana dwukrotnie, po raz pierwszy o 25 dni w stosunku do przewidywanego terminu zakończenia kontroli podanego w upoważnieniu i następnie o kolejne 11 dni (kontrola trwała łącznie 45 dni). Przyczyną jej przedłużenia była konieczność przeprowadzenia czynności sprawdzających u kontrahentów podatnika. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 45, 46, 89, 90] Według stanu na dzień 28 listopada 2013 r. (tj. na dzień badania) w Urzędzie były 3 niezakończone kontrole. Zostały one rozpoczęte w dniu 27 listopada 2012 r., 15 kwietnia 2013 r. i 7 maja 2013 r. Przyczyny niezakończenia kontroli były niezależne od organu podatkowego i wynikały z konieczności przeprowadzenia dodatkowych ustaleń oraz zebrania niezbędnego materiału dowodowego (m.in. występowania do innych organów podatkowych o przeprowadzenie czynności sprawdzających u kontrahentów podatnika). [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W latach (I półrocze) jeden podatnik złożył ponaglenie do organu odwoławczego na długotrwałość kontroli podatkowej, które uznane zostało przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu za nieuzasadnione. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 57, 58, 61-97] W okresie objętym kontrolą podatnicy nie złożyli sprzeciwów do organu odwoławczego na działanie organu kontroli. Nie prowadzono postępowań wyjaśniających w zakresie terminowości prowadzenia kontroli i nie wystąpiły przypadki ustalenia, na podstawie art. 142 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialności pracownika za niedotrzymanie terminu kontroli. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 12, 15, 57, 58] 1.3. Po przeprowadzeniu 197 kontroli podatkowych zakończonych w 2012 r. wynikiem pozytywnym, w przypadku 99 kontroli (kwota uszczuplenia wyniosła łącznie ,00 zł) podatnicy skorygowali deklaracje, składając łącznie 179 korekt (licząc korekty ze statusem zatwierdzone ) 6. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] 6 dane uzyskane z raportu z podsystemu Poltax KONTROLA. 3

5 Po 52 kontrolach wszczęte zostały postępowania podatkowe, w wyniku których wydano 207 decyzji na łączną kwotę ,00 zł. [Dowód: akta kontroli, tom I str , , ] Po przeprowadzeniu 56 kontroli podatkowych zakończonych w I połowie 2013 r. wynikiem pozytywnym, w przypadku 24 kontroli (kwota uszczuplenia wyniosła łącznie ,00 zł) podatnicy skorygowali deklaracje, składając łącznie 65 korekt deklaracji (licząc korekty ze statusem zatwierdzone ) 7. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] Po 13 kontrolach wszczęte zostały postępowania podatkowe, w wyniku których wydano 28 decyzji na łączną kwotę ,00 zł. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 225, 226, , 256, 257] W okresie objętym kontrolą NIK Urząd, przed wydaniem decyzji wymiarowych, nie dokonał zabezpieczenia zobowiązań podatkowych na majątku podatnika na podstawie art Ordynacji podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 12, 15] Kontrolą objęto 15 losowo wybranych kontroli właściwych (12 zakończonych w 2012 r. i 3 w I półroczu 2013 r.), w wyniku których wydano decyzje wymiarowe. Stwierdzono, że postępowania podatkowe zostały wszczęte nie później niż w terminie sześciu miesięcy od zakończenia kontroli, zgodnie z art. 165b 1 Ordynacji podatkowej. Czas trwania 11 postępowań wynosił od 9 do 80 dni, a czas trwania 4 pozostałych postępowań został przedłużony. Przedłużenie postępowań było zasadne. O przyczynach niedotrzymania terminu i wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy informowano podatników (art. 140 Ordynacji podatkowej). Postępowania były prowadzone bez zbędnej zwłoki, tj. bez opóźnień nieznajdujących uzasadnienia w rodzaju i charakterze czynności sprawdzających. Postępowania podatkowe prowadzone były z zachowaniem odpowiednich procedur gwarantujących rzetelność dokumentowania poszczególnych czynności i zdarzeń. Decyzje zostały wydane poprawnie od strony formalno-prawnej w zakresie rozstrzygnięcia i uzasadnienia. Nie stwierdzono zjawiska polegającego na gromadzeniu większości materiału dowodowego z udziałem strony przed formalnym wszczęciem kontroli, tj. w trakcie czynności sprawdzających lub po zakończeniu kontroli, w postępowaniu podatkowym. Nie stwierdzono przesłanek wskazujących na to, że postępowanie było uciążliwe dla podatnika. Protokoły kontroli zawierały elementy określone w art Ordynacji podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 98, 99] W 2012 r. Naczelnik Urzędu wydał 73 decyzje pokontrolne na kwotę ,60 zł (329 decyzji systemowych), a w I połowie 2013 r. 6 decyzji na kwotę ,00 zł (8 decyzji systemowych). Podatnicy wnieśli odwołania w 2012 r. od 9 decyzji na kwotę ,00 zł (48 decyzji systemowych), a w I połowie 2013 r. od 3 decyzji na kwotę ,00 zł (9 decyzji systemowych) 8. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W 2012 r. organ odwoławczy utrzymał w mocy 3 decyzje pokontrolne na kwotę zł (45 decyzji systemowych), a w I połowie 2013 r. 8 decyzji na kwotę ,00 zł (47 decyzji systemowych). W 2012 r. uchylone zostały 4 decyzje pokontrolne Urzędu na kwotę ,00 zł (19 decyzji systemowych), a w I połowie 2013 r. 2 decyzje (6 decyzji systemowych) 9. 7 dane uzyskane z raportu z podsystemu Poltax KONTROLA. 8 Liczba decyzji systemowych z WHTAX z załącznika 19b informacja o decyzjach pokontrolnych i odwołaniach za 2012 r. i 2013 r. (I półrocze). 9 Liczba decyzji systemowych z WHTAX z załącznika 19c informacja o rozstrzygnięciach drugiej instancji decyzje pokontrolne za 2012 r. i 2013 r. (I półrocze). 4

6 [Dowód: akta kontroli, tom I str ] Kontrola 6 uchylonych decyzji na łączną kwotę zł wykazała, że organ odwoławczy uchylił je z powodu konieczności przeprowadzenia dodatkowego postępowania dowodowego w znacznej części w celu prawidłowego rozstrzygnięcia spraw (3 decyzje), naruszenia normy prawa procesowego (1 decyzja) i zebrania materiału dowodowego, który nie dawał podstaw do rozstrzygnięcia (2 decyzje). [Dowód: akta kontroli, tom I str ] Na decyzję Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu 10, utrzymującą w mocy decyzję Naczelnika Urzędu, podatnik złożył skargę (8 lipca 2013 r.) do sądu administracyjnego (na dzień zakończenia kontroli NIK sprawa była w toku). [Dowód: akta kontroli, tom I str. 117] 1.4. W 2012 r., w Urzędzie nie wystąpiły koszty z tytułu uchylenia wadliwych decyzji pokontrolnych. W 2013 (I półrocze) Urząd wypłacił odsetki w łącznej wysokości 1.266,00 zł oraz kwotę zwrotu należności głównej wpłaconej uprzednio przez podatnika w łącznej wysokości zł, w związku z uchyleniem w części decyzji wydanej przez Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Poznaniu i stwierdzeniem nieważności 3 decyzji Naczelnika Urzędu (orzekających o odpowiedzialności spadkobiercy za zaległości podatkowe spadkodawcy) z powodu wydania ich z naruszeniem przepisów o właściwości miejscowej 11. Naczelnik Urzędu, wydając przedmiotowe decyzje, działał jako organ niewłaściwy w sprawach. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] Postępowania podatkowe zakończone wydaniem 3 decyzji przez Naczelnika Urzędu (unieważnionych) trwały 297 dni (2 postępowania) i 27 dni. Postępowania podatkowe w sprawie stwierdzenia nieważności ww. decyzji przeprowadzono w Izbie Skarbowej w Poznaniu w ciągu 89 dni. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 609, 610] W latach (I półrocze) nie wystąpiły w Urzędzie przypadki wypłaty odszkodowań. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] 1.5. Przeciwko pracownikom Urzędu nie były wszczynane postępowania w celu ustalenia odpowiedzialności za błędy na podstawie ustawy z dnia 20 stycznia 2011 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa 12. [Dowód: akta kontroli, tom I str ] 1.6. W 2012 r., Naczelnik Urzędu wydał łącznie zaświadczenia. Analizie terminowości wydawania zaświadczeń poddano zaświadczeń 13, spośród których wydanych zostało tego samego dnia (63%), wydanych zostało w okresie do 3 dni (18%), wydanych zostało po upływie od 4 do 7 dni (17%) i 108 po upływie 7 dni (1%). Przekroczenia terminu wyniosły 1 dzień w przypadku nr PT-3/ /13/PKR z 28 maja 2013 r. 11 decyzje Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 lutego 2013 r. o nr: OZ/ /12/ODP/EBA/RKR (stwierdzająca z urzędu nieważność decyzji ostatecznej Naczelnika Urzędu nr EBD/ /10 z 2 września 2010 r. orzekającej o odpowiedzialności spadkobiercy za zobowiązania podatkowe z tytułu odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych spadkodawcy w kwocie 4.594,00 zł), OZ/ /12/ODP/EBA/RKR (stwierdzająca z urzędu nieważność decyzji ostatecznej Naczelnika Urzędu nr EBD/ /09 z 2 sierpnia 2010 r. ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2006 r. od dochodu uzyskanego przez spadkodawcę w wysokości ,00 zł) i OZ/ /12/ODP/EBA/RKR (stwierdzająca z urzędu nieważność decyzji ostatecznej Naczelnika Urzędu nr EBD/ /09 z 2 sierpnia 2010 r. orzekającej o odpowiedzialności spadkobiercy za zaległości podatkowe spadkodawcy w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2005 r. w wysokości ,00 zł oraz określającej prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego za 2004 r. w podatku dochodowym od osób fizycznych w kwocie 8.979,00 zł i orzekającej o odpowiedzialności za zaległość w kwocie 6.927,00 zł, która stanowi nieuiszczoną część powyższego zobowiązania. 12 Dz. U. Nr 34, poz W pozostałych przypadkach w rejestrach brak było daty wydania zaświadczenia. 5

7 zaświadczeń, od 2 do 7 dni 44, od 8 do 14 dni 19, od 15 do 25 dni 15 i od 31 do 48 dni 8. W 2013 r. (I półrocze) Naczelnik Urzędu wydał łącznie zaświadczeń. Analizie terminowości wydawania poddano zaświadczenia 14, spośród których wydano tego samego dnia (45%), 645 zaświadczeń wydanych zostało w terminie do 3 dni (25%), 748 zaświadczeń wydanych zostało po upływie od 4 do 7 dni (29%) i 37 zaświadczeń po upływie 7 dni (1%). Przekroczenia terminu wyniosły 1 dzień w przypadku 14 zaświadczeń, od 2 do 7 dni 8 zaświadczeń, od 11 do 17 dni 12 zaświadczeń i od 25 do 27 dni 3 zaświadczenia. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 614, 615] W wyniku badania 3 zaświadczeń wydanych z przekroczeniem 7-dniowego terminu, tj. wydanych po 55, 50 i 48 dniach, ustalono, że przyczyną niedotrzymania ustawowego terminu była konieczność wezwania podatników do uzupełnienia wniosków o dokumenty VAT-R, o dowód opłaty skarbowej lub kserokopię deklaracji PIT-8AR. W każdym przypadku zawiadomiono wnioskodawców o przesunięciu terminu załatwienia sprawy. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 616, 617] W 2012 r. odmówiono wydania zaświadczeń w 50 przypadkach, a w 2013 r. (I półrocze) w 28. W 73 przypadkach odmówiono wydania zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach z powodu istnienia zaległości, w 2 przypadkach odmówiono wydania zaświadczeń o wysokości dochodu z powodu niezłożenia zeznania podatkowego, w 2 przypadkach odmówiono wydania zaświadczeń o zapłaconym podatku od spadku z powodu trwania postępowania podatkowego w podatku od spadku i w 1 przypadku odmówiono wydania zaświadczenia o figurowaniu w ewidencji, gdyż podatnik nie był w niej ujęty. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 618] Kontrola 3 losowo wybranych spraw wykazała, że odmowy były zasadne. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 619] Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W postępowaniu nr PP-1Z/4110-5/12 nie dokonano powiadomienia podatnika o siedmiodniowym terminie do wypowiedzenia się odnośnie materiału dowodowego zebranego w trakcie postępowania podatkowego wszczętego w sprawie prawidłowości rozliczeń. Działanie to było niezgodne z art Ordynacji podatkowej. Z wyjaśnień Kierownika Działu Postępowań Podatkowych wynika, że Urząd nie wyznaczył 7-dniowego terminu do wypowiedzenia się odnośnie zebranego materiału dowodowego, gdyż kierował się interesem podatnika oraz faktem, iż postępowanie podatkowe w sprawie prawidłowości rozliczeń w podatku dochodowych od osób fizycznych, wszczęte z Urzędu, zostanie umorzone jako bezprzedmiotowe. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 98, 99, ] 2. Postanowieniem nr PPI-1/ /11 z 25 kwietnia 2012 r. wyznaczono podatnikowi na podstawie art Ordynacji podatkowej siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Jednocześnie, postanowieniem wydanym w tym samym dniu, zawiadomiono podatnika o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy o dwa miesiące, tj. do 29 czerwca 2012 r., 14 W pozostałych przypadkach w rejestrach brak było daty wydania zaświadczenia. 6

8 podając jako powód, konieczność umożliwienia stronie skorzystania z uprawnień wynikających z art Ordynacji podatkowej. W ocenie NIK, działanie to było nierzetelne, wprowadzające podatnika w błąd co do faktycznej przyczyny przedłużenia terminu postępowania, a także było to sprzeczne z terminem określonym w ww. artykule. W wyjaśnieniach Kierownik Działu Postępowania Podatkowego podał, że przedłużenie terminu postępowania podatkowego faktycznie spowodowane było zmianą pracownika prowadzącego to postępowanie, który miał zapoznać się z aktami postępowania oraz przygotować rozstrzygnięcie w dwóch postępowaniach. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 98, 99, ] 3. W latach (I półrocze) uchylonych zostało 6 decyzji Naczelnika Urzędu z powodu nieustalenia pełnego stanu faktycznego spraw i niezebrania w sposób należyty i wyczerpujący dowodów umożliwiających określenie zobowiązania podatkowego (3 decyzje), z powodu naruszenia norm prawa procesowego (1 decyzja) i z powodu błędnej analizy materiału dowodowego (2 decyzje). W decyzjach Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu uchylających decyzje Naczelnika Urzędu, podane były następujące uzasadnienia takiego rozstrzygnięcia: - w decyzji nr PD-3/ /11/BRZ z 27 stycznia 2012 r. (uchylającej w całości wydaną z upoważnienia Naczelnika Urzędu, przez Kierownika Działu Postępowań Podatkowych, decyzję nr PPI/4110-5/11 z 12 sierpnia 2011 r. i przekazującej sprawę do ponownego rozpatrzenia) zapisano, że na etapie postępowania przed organem pierwszej instancji nie doszło do niezbędnych ustaleń stanu faktycznego sprawy dających podstawę do stwierdzonych nieprawidłowości w określeniu wysokości podstawy opodatkowania oraz, że rozstrzygnięcie sprawy wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego w znacznej części, [Dowód: akta kontroli, tom I str ] - w decyzjach o nr PD-3/ /11 z 25 kwietnia 2012 r. i PD-3/ /11/AH z 26 kwietnia 2012 r. (uchylających w całości wydane z upoważnienia Naczelnika Urzędu, przez Zastępcę Naczelnika, decyzje z 28 października 2011 r. o nr odpowiednio: PPI-1/4110-3/11 i PPI-1/4110-4/11 i przekazujących sprawy do ponownego rozpatrzenia) zarzucono nie rozpatrzenie na etapie postępowania przed organem pierwszej instancji wszystkich okoliczności rzutujących na rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych, będącego przedmiotem przeprowadzonych postępowań podatkowych i wskazano szereg czynności niezbędnych do przeprowadzenia w celu prawidłowego ustalenia pełnego stanu faktycznego, [Dowód: akta kontroli, tom I str ] - w decyzji nr PT-3/ /12/PKR z 1 sierpnia 2012 r. (uchylającej w całości wydaną przez Naczelnika Urzędu, po ponownym rozpatrzeniu sprawy, decyzję nr PPI-1/ /11 (ZP/ /08) z 10 kwietnia 2012 r. i przekazującej sprawę do ponownego rozpatrzenia) stwierdzono, że postępowanie podatkowe w I instancji zostało przeprowadzone z naruszeniem norm prawa procesowego (naruszenie art pkt 5 Ordynacji podatkowej 15 ), gdyż pomimo wyłączenia z toczącego się postępowania podatkowego pracownika Urzędu, materiał dowodowy zgromadzony w toku kolejnego postępowania nadal był materiałem 15 Zgodnie z art pkt 5 Ordynacji podatkowej, pracownik m. in. urzędu skarbowego podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego, w których był świadkiem. 7

9 uzyskanym z udziałem tego pracownika. Podkreślić należy, że ww. decyzja była już drugą decyzją w tym postępowaniu podatkowym uchyloną przez organ odwoławczy z tego samego powodu (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uchylił wcześniej decyzję Naczelnika Urzędu nr ZP/ /08 z 30 września 2010 r. i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia), [Dowód: akta kontroli, tom I str. 117, ] - w decyzjach z 28 lutego 2013 r. o nr PD-2/ /12 i PD-2/ /12 (uchylających w całości wydane z upoważnienia Naczelnika Urzędu, przez Kierownika Referatu Orzecznictwa Podatkowego, z upoważnienia Naczelnika Urzędu, decyzje z 12 lipca 2012 r. o nr odpowiednio PPI-1/ /11 i PPI- 1/ /11 oraz umarzających postępowania w sprawach) zapisano, że zgromadzony w toku poszczególnych postępowań podatkowych materiał dowodowy nie dawał podstawy do wydania rozstrzygnięć o wygaśnięciu decyzji nr EDB-K-8561/09 z 7 maja 2009 r. w sprawie ustalenia wysokości karty podatkowej na rok podatkowy 2009 i decyzji nr EDB-K-9643/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. w sprawie ustalenia wysokości karty podatkowej na rok podatkowy [Dowód: akta kontroli, tom I str ] W wyjaśnieniach, osoby wydające w imieniu organu podatkowego pierwszej instancji uchylone decyzje, podały, że zdaniem organu podatkowego zebrany materiał dowodowy w prowadzonych postępowaniach na etapie pierwszoinstancyjnym był wystarczający i niezbędny do wydania omawianych decyzji. [Dowód: akta kontroli, tom I str , , , ] W ocenie NIK, powody uchylenia ww. decyzji świadczą o braku wystarczającej staranności i wnikliwości w ustalaniu stanu faktycznego, a co za tym idzie również o braku rzetelności w prowadzeniu ww. postępowań podatkowych. O zasadności tej oceny świadczy fakt, iż jedna z uchylonych decyzji Naczelnika Urzędu, decyzja nr PPI/4110-5/11 z 12 sierpnia 2011 r., określała wysokość zobowiązania w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2006 r. w kwocie zł, natomiast, po ponownym rozpatrzeniu sprawy, decyzja Naczelnika Urzędu nr PPI/4110-5/11 z 27 marca 2013 r. określała wysokość zobowiązania w ww. podatku w kwocie zł, tj. o zł niższej. 4. W latach (I półrocze) rejestry zaświadczeń o niezaleganiu i zaświadczeń o podatku zapłaconym prowadzone były w Urzędzie w sposób niezgodny z wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra finansów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe 16, gdyż w rejestrach tych nie było podanej daty wydania zaświadczeń. W wyjaśnieniach, Kierownik Referatu Obsługi Bieżącej, podał, że zaświadczenia o niezaleganiu wystawiane są w systemie POLTAX2B i nie odnotowanie w rejestrze daty wydania zaświadczenia spowodowane jest brakiem takiej informacji w dostępnych rejestrach systemu POLTAX2B, jak również brakiem kompatybilności między systemem POLTAX2B oraz Biblioteka Akt. Natomiast, odnośnie braku daty wydania w rejestrze zaświadczeń dotyczących podatku zapłaconego ww. wyjaśnił, iż brak stosownej daty wynikał z tego, że zaświadczenia te wystawiane były ręcznie (poza systemem) i że obecnie rejestr uwzględniający datę wydania zaświadczenia prowadzony jest w formie arkusza EXCEL. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 621, 622] 16 Dz. U. Nr 293, poz

10 Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa NIK zwraca uwagę, że wystosowanie w okresie od stycznia do października 2013 r. wezwań do podatników do złożenia pisemnej informacji dotyczącej wysokości osiągniętych obrotów z prowadzonej działalności w latach , w celu ustalenia przez organ podatkowy ewentualnego obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, nie mieściło się w ramach procedury czynności sprawdzających określonej art oraz w art Ordynacji podatkowej (podstawa prawna wskazana w wezwaniach). W ocenie NIK, zakres żądanych danych wykraczał poza zakres dopuszczalny do przeprowadzenia w ramach czynności sprawdzających i mógł być uzyskany przez organ podatkowy jedynie w ramach postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom I str. 26, 30-32, 37-41] Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym obszarze. 2. Stosowanie przez Urząd instytucji mających ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej Urząd nadał w 2012 r. 7 decyzjom, zaś w I półroczu 2013 r. 9 decyzjom nieostatecznym rygor natychmiastowej wykonalności. Szczegółową kontrolą objęto 5 spraw, wybranych według kryterium najwyższej kwoty, zakończonych nadaniem rygoru natychmiastowej wykonalności decyzjom nieostatecznym, którymi określono wysokość zobowiązań podatkowych na łączną 7.219,1 tys. zł. Organ podatkowy, na podstawie dokumentów zgromadzonych w postępowaniu, wykazał (w jednym przypadku), że wobec strony toczy się postępowanie egzekucyjne w zakresie innych należności pieniężnych (art. 239b 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej). W 4 pozostałych przypadkach, organ udowodnił, że zaistniała ww. przesłanka oraz że, strona nie posiada majątku o wartości odpowiadającej wysokości zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, na którym można ustanowić hipotekę przymusową lub zastaw skarbowy, które korzystałyby z pierwszeństwa zaspokojenia (art. 239b 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej). W uzasadnieniach wydanych postanowień, organ wskazał fakty i okoliczności, które w jego ocenie, uprawdopodobniały, że zobowiązanie wynikające z decyzji nie zostanie wykonane. Przesłanki nadania rygoru natychmiastowej wykonalności 5 decyzjom nieostatecznym wydanym m.in. na podstawie art. 239b 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej w jednym przypadku oraz m.in. na podstawie art. 239b 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej w 4 przypadkach, zostały więc spełnione. [Dowód: akta kontroli, tom II str. 1-50, 69-94] W kontrolowanym okresie podatnicy złożyli 5 zażaleń na postanowienia o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji. - w 2 przypadkach utrzymał w mocy zaskarżone postanowienia, 17 Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej, organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu: sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności ww. dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. 18 W myśl art. 155 Ordynacji podatkowej, w ramach prowadzonego postępowania podatkowego organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy. 9

11 - w 2 przypadkach umorzył postępowanie odwoławcze. Przyczyną umorzenia postępowań była utrata mocy prawnej przez zaskarżone postanowienia, na skutek wydania w odrębnym postępowaniu odwoławczym decyzji ostatecznej wymiarowej, - w jednym przypadku uchylił w całości postanowienie organu I instancji i umorzył postępowanie w sprawie. Powodem ww. rozstrzygnięcia było, w ocenie organu odwoławczego, bezpodstawne wydanie zaskarżonego rozstrzygnięcia oraz utrata mocy prawnej zaskarżonego postanowienia, w wyniku wydania, w odrębnym postępowaniu odwoławczym, ostatecznej decyzji wymiarowej. W postanowieniu wskazano podstawę prawną nadania rygoru natychmiastowej wykonalności określoną w art. 239b 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, podczas gdy przesłanka tam określona nie została przez organ I instancji zbadana. W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia nie zamieszczono jakichkolwiek informacji na temat sytuacji majątkowej podatników, a nadanie rygoru uzasadniono inną przesłanką, tj. określoną art. 239b 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej, iż termin przedawnienia tego zobowiązania wynosi około 1,5 miesiąca. [Dowód: akta kontroli, tom II str.1, , , , ] Objęte szczegółową kontrola NIK, zażalenia na postanowienia o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności 3 decyzjom określającym zobowiązania podatkowe na łączną kwotę 3.346,8 tys. zł (wybranych według kryterium najwyższej kwoty zobowiązania podatkowego) rozpatrzone zostały przez organ podatkowy II instancji poprzez: - utrzymanie w mocy 2 zaskarżonych rozstrzygnięć, - umorzenie postępowania odwoławczego, na podstawie art Ordynacji podatkowej, w związku z utratą mocy prawnej zaskarżonego postanowienia w wyniku wydania, w odrębnym postępowaniu odwoławczym, decyzji wymiarowej ostatecznej. Zażalenia na postanowienia wraz ze stanowiskiem organu I instancji do przedstawionych zarzutów i aktami sprawy przekazane zostały do Izby Skarbowej w terminie określonym w art. 227 w związku z art. 239 Ordynacji podatkowej. Urząd informował wnoszących zażalenia o zajętym stanowisku w sprawie przedstawionych zarzutów, czym spełnił wymóg nałożony dyspozycją art Ordynacji podatkowej. W 2 przypadkach Urząd uzupełnił przesłaną organowi II instancji dokumentację spraw, poprzez przesłanie żądanych tytułów wykonawczych lub informacji o wysokości osiągniętego przez podatnika dochodu. Ww. zażalenia rozpatrzone zostały przez organ II instancji w okresie od powyżej miesiąca do 2 miesięcy od daty ich wniesienia. [Dowód: akta kontroli, tom II str ] 2.2. Podatnicy wnieśli w 2012 r. 2 skargi, zaś w I półroczu 2013 r. 5 skarg do sądu administracyjnego na decyzje organu podatkowego. W związku z zaskarżeniem decyzji podatkowych ostatecznych, podatnicy w kontrolowanym okresie nie wnosili o wstrzymanie ich wykonania do momentu uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, stosownie do art. 239f 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. W latach (I półrocze) wystąpił natomiast jeden przypadek wstrzymania wykonania decyzji ostatecznej. W związku z wpływem wyjaśnienia podatnika, zawierającego nowe okoliczności w sprawie zakończonej wydaniem w dniu 18 listopada 2011 r. decyzji w sprawie orzeczenia odpowiedzialności podatkowej płatnika i określenia kwoty zobowiązań podatkowych, Naczelnik Urzędu w dniu 16 stycznia 2012 r. wznowił postępowanie zakończone ww. decyzją ostateczną. Jednocześnie, 10

12 postanowieniem wydanym na podstawie art Ordynacji podatkowej, z uwagi na prawdopodobieństwo uchylenia decyzji ostatecznej w wyniku wznowienia postępowania, wstrzymane zostało wykonanie prawomocnej decyzji. W dniu 8 lutego 2012 r., po ponownym rozpatrzeniu sprawy, ww. decyzja ostateczna została uchylona w całości a wznowione postępowanie umorzone, jako bezprzedmiotowe. [Dowód: akta kontroli, tom II str ] Naczelnik Urzędu udzieliła przedsiębiorcom ulgi w spłacie należności budżetowych w 2012 r. w 30 przypadkach na ogólną kwotę 2.619,7 tys. zł, i w I półroczu 2013 r., w 9 przypadkach, na ogólną kwotę 479,6 tys. zł. W ww. okresie organ podatkowy I instancji odmówił natomiast przyznania przedsiębiorcom ulg w spłacie należności budżetu państwa w 59 przypadkach w 2012 r. na ogólną kwotę 5.244,7 tys. zł oraz w 16 przypadkach w I półroczu 2013 r., na ogólną kwotę 675,6 tys. zł. Z ww., łącznej kwoty przyznanych ulg: - rozłożenie zapłaty podatku lub zaległości podatkowej na raty nastąpiło w 29 przypadkach w 2012 r. na ogólną kwotę 2.003,1 tys. zł wraz z odsetkami w wysokości 366,1 tys. zł oraz w 9 przypadkach w I półroczu 2013 r. na ogólną kwotę 425,1 tys. zł wraz z odsetkami w wysokości 54,5 tys. zł, - odroczenie terminu płatności podatku nastąpiło w jednym przypadku w 2012 r. na ogólną kwotę 250,5 tys. zł, W kontrolowanym okresie nie wystąpił przypadek umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej, na podstawie art. 67a 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom II str. 170] Szczegółową kontrolą NIK objęto wybrane, według kryterium najwyższej kwoty, 3 decyzje którymi przyznano ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych i 3 decyzje, którymi odmówiono przyznania takich ulg. W wyniku kontroli ustalono, że w jednym przypadku, sprawa załatwiona została w ciągu 2 miesięcy od wpływu wniosku o przyznanie ulgi, bez przedłużania terminu jej załatwienia, natomiast w 5 przypadkach, sprawy załatwione zostały w okresie od 2 do 4 miesięcy. W przypadkach tych, wnioskodawcy, z końcem drugiego miesiąca od wszczęcia postępowania, zawiadomieni zostali o przyczynach niedotrzymania terminu i wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy. W 2 przypadkach podatnicy wnieśli odwołania od decyzji organu I instancji odmawiających przyznania ulg w spłacie należności budżetowych. Izba Skarbowa w Poznaniu sprawy odwoławcze załatwiła w ciągu 2 miesięcy od ich wpływu. Organ podatkowy wzywał wnioskodawców w okresie od 2 do 10 dni od wszczęcia postępowania, do uzupełnienia 6 wniosków, m.in. poprzez przedłożenie wskazanych dokumentów i informacji dotyczących pomocy publicznej w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia w przypadku niedopełnienia tego obowiązku (art Ordynacji podatkowej). Podatnicy uzupełnili wnioski o żądane dokumenty w wyznaczonym terminie. Organ podatkowy I instancji, wzywając podatnika do uzupełnienia wniosku, informował go o przysługującym mu, na podstawie art. 123 Ordynacji podatkowej, prawie do czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji, do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału. W 4 przypadkach, spośród 6 objętych kontrolą NIK, organ wyznaczył stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w zakresie całego zebranego w sprawie materiału dowodowego. 11

13 W 2 przypadkach przyznania ulgi podatkowej, spośród 3 objętych szczegółową kontrolą NIK, wnioskodawcom nie wyznaczono terminu do wypowiedzenia się w sprawie całości zebranego materiału dowodowego w sprawie, przy czym w jednym przypadku dotyczyło to rozstrzygnięcia uwzględniającego w całości wniosek strony. W tej sprawie organ podatkowy skorzystał z możliwości określonej w art Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy I instancji rozpatrzył zebrany materiał dowodowy, w celu ustalenia, czy istnieje ważny interes strony lub interes publiczny, uzasadniający podjęte rozstrzygniecie, stosownie do wymogu art. 187 Ordynacji podatkowej. Decyzje zawierały, stosownie do art. 210 Ordynacji podatkowej, uzasadnienie faktyczne oraz uzasadnienie prawne, a także pouczenia o trybie odwoławczym. W uzasadnieniach decyzji wskazywano fakty i dowody, na których organ oparł się wydając rozstrzygnięcie. W uzasadnieniu prawnym wyjaśnione zostały podstawy prawne decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Organ podatkowy, w 3 decyzjach przyznających ulgi podatkowe, ustalił prawidłowo, i w sposób zgodny z art. 57 Ordynacji podatkowej, opłatę prolongacyjną. Przedmiotem przyznania lub odmowy przyznania ulg podatkowych w 4 przypadkach, spośród 6 objętych kontrolą NIK, były zaległości podatkowe. W 3 przypadkach, organ podatkowy w prawidłowej wysokości ustalił wysokość odsetek za zwłokę. W przypadku decyzji wydanej w dniu 24 maja 2012 r., organ podatkowy, ustalając odsetki za zwłokę w kwocie zł, zawyżył ich wysokość o zł. Odsetki za zwłokę naliczone zostały błędnie do dnia 13 kwietnia 2012 r., zamiast do dnia wniesienia podania o przyznanie ulgi podatkowej, tj. 13 lutego 2012 r., stosownie do 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach 19. Ww. nieprawidłowość została skorygowana rozstrzygnięciem organu podatkowego II instancji, wydanym w dniu 28 sierpnia 2012 r. w postępowaniu odwoławczym. [Dowód: akta kontroli, tom II str , ] Naczelnik Urzędu przystąpiła do Porozumienia z dnia 8 lipca 2010 r. dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z naczelnikami urzędów skarbowych województwa wielkopolskiego, którego celem było wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie jednolitego systemu zarzadzania jakością w jednostkach administracji podatkowej województwa wielkopolskiego. Stosownie do ww. Porozumienia, rekomendowana dokumentacja systemu zarządzania jakością opracowana została przez powołane w tym celu i działające przy Izbie zespoły, natomiast Urząd, po stosownym jej przystosowaniu, wprowadzał ją w życie. Dokumentacja systemu zarządzania jakością określała m.in. zakres przedmiotowy zdiagnozowanych procesów realizowanych przez Urząd z opisem określonych czynności realizowanych w ramach danego procesu w formie instrukcji, formularzy i kart informacyjnych, z jednoczesnym wskazaniem właściciela procesu. Przewodnik jakości, którego integralną częścią były m.in. wykazy: sprecyzowanych celów operacyjnych Urzędu, procesów, instrukcji, formularzy i kart informacyjnych opracowany został w maju 2012 r. Wcześniej, gdyż m.in. z dniem 8 lipca 2010 r. naczelnik Urzędu wprowadziła w życie zasady opracowywania i nadzorowania dokumentów w sprawie oraz dokumentacji prawa wewnętrznego i zewnętrznego. W kontrolowanym okresie, 19 Dz. U. Nr 165, poz. 1373, ze zm. 12

14 stosownie do ww. porozumienia, dokumentacja systemu zarzadzania jakością była aktualizowana, a ponadto poszerzaniu ulegał zakres ujednoliconej dokumentacji. [Dowód: akta kontroli, tom II str , tom III str ] Harmonogram wdrożenia systemu zarządzania jakością zaktualizowany w dniu 21 października 2011 r. przez zespół weryfikujący, działający przy Izbie, obejmował 14 zadań przewidzianych do realizacji w 2012 r. i w I kwartale 2013 r. Ze sprawozdań z realizacji harmonogramu wdrażania systemu zarządzania jakością wynika, że spośród ww. 14 zadań, Urząd przed dniem 1 stycznia 2012 r. wykonał 6 20, w okresie objętym kontrolą zrealizował 4 21, natomiast nie zrealizował 4 zadań objętych harmonogramem. Izba, pismem z dnia 3 października 2013 r., po raz kolejny przesunęła ostateczny termin realizacji zadań merytorycznych do 31 grudnia 2013 r., wyznaczając, po tym dniu, obowiązek zgłoszenia urzędu do certyfikacji, jako ostatnie zadanie objęte harmonogramem. [Dowód: akta kontroli, tom III str ] W kontrolowanym okresie, stosownie do wyjaśnienia pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, przeprowadzono 2 wewnętrzne audyty jakości, którymi objęto łącznie 8 komórek organizacyjnych Urzędu, spośród 12 samodzielnie funkcjonujących. W ramach działań korygujących usunięto wszystkie niezgodności, które stwierdzone zostały w czasie wewnętrznego audytu. Natomiast, w ramach zadania pn. Baza dobrych praktyk, Urząd pobrał ze strony internetowej Izby, 27 rekomendowanych kart informacyjnych, spośród których 26 przystosowano na potrzeby Urzędu i z dniem 11 marca 2013 r. oraz 6 maja 2013 r. włączono do dokumentacji systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością przeprowadził też 2 przeglądy systemu. [Dowód: akta kontroli, tom II str , tom III str ] W objętym kontrolą okresie, Urząd podejmował działania mające na celu zapewnienie rzetelnej, sprawnej i przyjaznej obsługi podatników. Na naradach kierownictwa omawiane były podstawowe zagadnienia z zakresu etyki oraz zadania do wykonania w ramach dążenia do jak najwyższego poziomu jakości świadczonych usług i zadowolenia podatników. Planami działania obejmowane były m.in. przewidywane szkolenia pracowników, badania zadowolenia i oczekiwań klientów, przeprowadzanie wewnętrznych audytów jakości. Jednocześnie, przystosowywano rekomendowane przez Izbę dokumenty tworzące dokumentację systemu zarządzania jakością, wdrażając je w życie. Pracownicy uczestniczyli w szkoleniach z zakresu nie tylko stosowania prawa podatkowego ale też procedur antykorupcyjnych oraz etyki postępowania. Działania na rzecz jakości wdrażane były także poprzez zamieszczanie informacji z zakresu prawa podatkowego, sposobu funkcjonowania Urzędu, w tym praw i obowiązków podatników w siedzibie Urzędu i na stronie internetowej Urzędu. W objętym kontrolą okresie organizowane były spotkania informacyjno-edukacyjne z podatnikami z zakresu rozliczeń podatkowych, a także usprawnień w przekazywaniu deklaracji w formie elektronicznej. Urząd przeprowadzał co najmniej raz w półroczu badania zadowolenia i oczekiwań klientów. Wewnętrznymi audytami jakości objęto w kontrolowanym okresie 8 spośród 12 komórek organizacyjnych Urzędu. W ramach działań na rzecz doskonalenia 20 sformułowanie karty wyników; opracowanie pozostałej dokumentacji; wdrożenie Systemu zarzadzania jakością (zatwierdzenie, publikacja dokumentów, szkolenia, warsztaty); opracowanie Przewodnika jakości; badanie zadowolenia klienta zewnętrznego, pracowników oraz innych stron zainteresowanych; samoocena i realizacja działań doskonalących. 21 wewnętrzne audyty jakości; działania korygujące i zapobiegawcze; przegląd Systemu zarzadzania jakością; baza dobrych praktyk. 13

15 jakości pracy Urząd aktualizował dokumentację systemu zarzadzania jakości. Źródłem pozyskiwania Informacji były m.in. ankiety badania zadowolenia i oczekiwań klientów, protokoły i notatki sporządzane przez pracowników, a także oceny okresowe pracowników w kontekście etyki postępowania. Informacje pozyskiwane były w drodze przeprowadzania określonych czynności, takich jak badania, szkolenia a także analizowanie wykonania mierników i zadań określanych w planach działania Urzędu. W kontrolowanym okresie nie wystąpiły przypadki informowania Ministerstwa Finansów o rozbieżnościach w orzecznictwie sądowo-administracyjnym oraz o wyrokach, w których sąd orzekł o niezgodności prawa krajowego ze wspólnotowym, gdyż Urząd przypadków takich nie stwierdził. [Dowód: akta kontroli, tom II str , tom III str ] Naczelnik Urzędu, w 111 przypadkach w 2012 r. oraz w 48 przypadkach w I półroczu 2013 r., odmówił podatnikowi nadania numeru NIP. Dotyczyło to podatników mieszkających poza granicami Polski, posiadających paszporty zagraniczne. Przyczyną wydania decyzji o odmowie nadania numeru NIP było zaistnienie okoliczności określonych w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników 22, tj.: - posiadanie przez podmiot nadanego NIP (w art. 8c ust. 1 pkt 3) - 20 przypadków w 2012 r. i 26 przypadków w I półroczu 2013 r., - wystąpienie o nadanie NIP przez podatnika, o którym mowa w art. 5 ust. 2a ww. ustawy, tj. będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL nieprowadzącego działalności gospodarczej lub niebędącego zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (w art. 8c ust. 1 pkt 4) 56 przypadków w 2012 r. i 21 przypadków w I półroczu 2013 r., - wystąpienie o nadanie NIP przez osobę spełniającą ww. przesłanki łącznie (określone w art. 8c ust. 1 pkt 3 oraz pkt 4) - 4 przypadki w 2012 r., - stwierdzenie, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia (w art. 8c ust. 1 pkt 2) 8 przypadków w 2012 r. i jednego przypadku w I półroczu 2013 r., - stwierdzenie, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia, a o nadanie NIP wystąpił podatnik, o którym mowa w art. 5 ust. 2a (w art. 8c ust. 1 pkt 2 oraz pkt 4) dotyczy 23 przypadków w 2012 r. Jako zdarzenie kwalifikujące odmowę nadania numeru NIP z tego powodu, że dokonane zgłoszenie nie spełnia wymogów, organ podatkowy kwalifikował przypadki niewypełnienia określonych pól zgłoszenia identyfikacyjnego lub wątpliwości, co do treści zamieszczonej w tych polach, przy jednoczesnym braku możliwości ich usunięcia,z uwagi na wyjazd z Polski podatnika i braku możliwości nawiązania z nim kontaktu. Dotyczyło to m.in. braku podpisu podatnika, braku daty lub miejsca urodzenia, niezgodności danych adresowych i personalnych pomiędzy danymi wykazanymi w zgłoszeniu identyfikacyjnym a ujawnionymi w innych dokumentach np. w kserokopii załączonego paszportu. W kontrolowanym okresie nie wystąpiły przypadki wniesienia odwołania od decyzji odmawiających nadanie numeru NIP. 22 Dz. U. z 2012 r., poz. 1314, ze zm. 14

16 Ustalone nieprawidłowości W ww. okresie nie wystąpił też przypadek odmowy nadania numeru NIP przedsiębiorcy. [Dowód: akta kontroli, tom III str ] 2.6. W objętym kontrolą okresie, Urząd przeprowadził 5 badań zadowolenia i oczekiwań klientów. Pierwsze badanie wykonane w okresie od 27 stycznia do 11 maja 2012 r., przeprowadzone zostało z wykorzystaniem wzoru ankiety, zamieszczonego w Podręczniku jakości opracowanym w 2008 r. przez Ministerstwo Finansów, w sposób wynikający z doświadczeń wypracowanych przez Urząd. Kolejne badania przeprowadzone zostały na podstawie i w sposób zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów w zakresie prowadzenia badań ankietowych dotyczących oceny działalności administracji podatkowej z kwietnia 2012 r., z wykorzystaniem wzoru ankiety przesłanego wraz z tymi wytycznymi. Badania przeprowadzano zgodnie z planem Urzędu i w terminach zgodnych z określonymi w pismach Ministerstwa Finansów. Dwa spośród 5 przeprowadzonych badań Urząd unieważnił, z powodu nieosiągnięcia planowanej ilości zwrotu wypełnionych ankiet, tj. w badaniach przeprowadzonych w okresie od 27 stycznia 2012 r. do 11 maja 2012 r. oraz od 18 czerwca 2012 r. do 30 września 2012 r., uzyskano zwrot odpowiednio 32 na 250 zaplanowanych oraz 23 na 60 zaplanowanych ankiet. Stopień zwrotu ankiet w pozostałych 3 badaniach przeprowadzonych w każdym półroczu okresu objętego kontrolą wykazywał tendencję malejącą, tj. z poziomu 57,33% w I półroczu 2012 r. do 31,33% w I półroczu Ankietowani pozytywnie oceniali działalność Urzędu. Ogólna ocena poziomu satysfakcji klienta ukształtowała się na poziomie 97,79% w I półroczu 2012 r., 93,02% w II półroczu 2012 r. i 95,59% w I półroczu Sposób obsługi klienta negatywnie oceniło 10 ankietowanych w 2012 r., i 4 w I półroczu 2013 r., spośród odpowiednio 172 oraz 94 klientów, którzy złożyli poprawnie wypełnione ankiety. Wśród uwag i wniosków ankietowani wskazywali m.in. na zwiększenie zakresu załatwianych spraw drogą elektroniczną, zmiany organizacji Sali Obsługi i potrzebę zminimalizowania formalności. [Dowód: akta kontroli, tom III str ] W kontrolowanym okresie Izba Skarbowa w Poznaniu nie obejmowała, przeprowadzonymi w Urzędzie kontrolami, zagadnień z zakresu systemu zarządzania jakością. Urząd nie znalazł się na liście laureatów ogólnopolskiego konkursu Urząd Skarbowy Przyjazny Przedsiębiorcy, przeprowadzonego w 2012 r. oraz 2013 r. [Dowód: akta kontroli, tom III str ] W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Urząd nie dotrzymał miesięcznego terminu załatwienia 6, objętych kontrolą NIK, spraw dotyczących ulg podatkowych, określonego w art Ordynacji podatkowej, przy jednoczesnym nie wystosowaniu, wymaganego dyspozycją art Ordynacji podatkowej, zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie miesięcznym, z podaniem przyczyny niedotrzymania tego terminu. W ocenie NIK, ww. sprawy nie należały do kategorii spraw szczególnie skomplikowanych, które, stosownie do art Ordynacji podatkowej, mogą być załatwiane w terminie 2 miesięcy. Zastępca naczelnika Urzędu, podpisująca z upoważnienia naczelnika decyzje dotyczące ulg podatkowych, w wyjaśnieniu podała, że do marca 2013 r. wszystkie 15

17 sprawy dotyczące ulg podatkowych organ kwalifikował jako szczególnie skomplikowane, stosownie do ustnego polecenia naczelnika Urzędu wydanego w 2008 r. W związku z ujednoliceniem zasad prowadzenia postępowań o ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych przez organy podatkowe województwa wielkopolskiego, w dniu 11 marca 2013 r., przyjęto miesięczny termin rozpatrzenia wniosku. [Dowód: akta kontroli, tom II str , 369] 2. W przypadku postępowania, zakończonego wydaniem w dniu 28 września 2012 r. decyzji, którą rozłożono na raty zapłatę zaległego podatku dochodowego za 2011 r. wraz z odsetkami za zwłokę, organ podatkowy nie wyznaczył stronie siedmiodniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie całego zebranego materiału dowodowego. W tym przypadku, organ podatkowy, przed zebraniem całości materiału dowodowego, dwukrotnie wyznaczał stronie termin do zapoznania się z materiałem dowodowym, tj. postanowieniem z dnia 12 lipca 2012 r., doręczonym w dniu 16 lipca 2012 r., a następnie postanowieniem z 27 lipca 2012 r. doręczonym w dniu jego wydania. Natomiast, po zebraniu całości materiału dowodowego, co nastąpiło w dniu 30 sierpnia 2012 r., poprzez wpływ żądanych kopii umów zawartych z kontrahentami oraz dodatkowych wyjaśnień podatnika, terminu do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego organ nie wyznaczył. Nie wyznaczenie terminu na zapoznanie się strony z całością zebranego materiału dowodowego, stanowi naruszenie wymogu nałożonego dyspozycją art. 200 Ordynacji podatkowej. Zastępca naczelnika Urzędu, w wyjaśnieniu podała m.in., że umożliwienie po raz trzeci skorzystania z uprawnień z art Ordynacji podatkowej nie było konieczne i spowodowałoby nieuzasadnione przedłużenie terminu zakończenia postępowania, potwierdzając iż przedłożone w dniu 30 sierpnia 2012 r. przez podatnika kopie zawartych umów i wyjaśnienie źródła pochodzenia dokonanej, na poczet wnioskowanego układu ratalnego, wpłaty kwoty 150 tys. zł wymagały przeanalizowania w świetle uprzednio przedłożonych dokumentów. NIK zwraca też uwagę, że Urząd, wyznaczając stronie po raz pierwszy termin do zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym, co miało miejsce w dniu 12 lipca 2012 r., nie dysponował prawidłową kwotą zaległości w podatku dochodowym od osób fizycznych, będącego przedmiotem postępowania. Wynikało to z faktu rozksięgowania dopiero w dniu 27 lipca 2012 r. wpłaty dokonanej przez podatnika w dniu 15 maja 2012 r. na poczet tej zaległości, poprzez zaliczenie części wpłaty (24.089,37 zł) na poczet odsetek od nieuregulowanych zaliczek oraz pozostałej części (4.861,63 zł) na poczet należności głównej zadeklarowanej w zeznaniu rocznym złożonym w dniu 30 kwietnia 2012 r. Kierownik Działu Postępowań Podatkowych, podpisujący ww. postanowienie z dnia 12 lipca 2012 r. w wyjaśnieniu podał m.in., że aby nie przedłużać postępowania i zakończyć je w terminie 2 miesięcy od wszczęcia postępowania, zostało wysłane postanowienie w trybie art Ordynacji podatkowej, mimo braku listy zaległości z Działu Rachunkowości Podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom II str , , , 370,380] 3. Sprawozdania z realizacji harmonogramu wdrażania systemu zarzadzania jakością za II, III, IV kwartał 2011 r. oraz za I kwartał 2012 r. sporządzone były nierzetelnie. Polegało to na wykazaniu w nich, że Urząd wykonał zadania pn. Opracowanie Przewodnika jakości, podczas, gdy dokument ten opracowany został 16

18 Uwagi dotyczące badanej działalności w dniu 29 maja 2012 r. i zatwierdzony w dniu 31 maja 2012 r. przez naczelnika Urzędu. Ww. sprawozdania sporządzone zostały przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. zarzadzania jakością wyjaśnił, że z powodu błędnego odczytania główki sprawozdania za II kwartał 2011 r. pomyłkowo wykazał, że Przewodnik opracowany został w tym okresie sprawozdawczym. Błąd ten powielał w kolejnych sprawozdaniach, dlatego, że sporządzał je na kopiach za okres poprzedzający okres sprawozdawczy, które zawierały ten błąd, bez uprzedniego sprawdzenia wcześniej wykazanych danych. [Dowód: akta kontroli, tom II str. 387, , tom III str. 506, 507] 4. Rejestr zmian dokumentacji systemu zarządzania, stanowiący integralną cześć Przewodnika jakości, nie był prowadzony. W kontrolowanym okresie, poszerzaniu ulegał zakres ujednoliconej dokumentacji systemu zarządzania jakością a istniejąca dokumentacja była aktualizowana. Część instrukcji, formularzy i kart informacyjnych zaktualizowanych zostało kilkakrotnie. Obowiązek prowadzenia rejestru zmian nałożony został załącznikiem nr 3 do Porozumienia z dnia 8 lipca 2010 r., według którego ww. rejestr przeznaczony został do wpisywania wszelkich zmian w dokumentacji systemu zarządzania jakością. Stosownie do pkt oraz pkt 6.8. Przewodnika jakości, przechowywanie oryginalnych dokumentów systemu zarządzania jakością, oraz zapewnienie ich zgodności i integralności należało do obowiązków pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, w wyjaśnieniu podał, że prowadzenia rejestru zmian, umknęło jego uwadze. [Dowód: akta kontroli, tom II str.387, 390,409, , tom III str ] 5. W objętym kontrolą okresie Urząd nie zrealizował 4 zadań ujętych w harmonogramie, mianowicie: nagradzanie za podejmowane działania projakościowe oraz doskonalenie, w tym benchmarking, dla których termin realizacji określony został jako działania bezterminowe, a także prezentacja działań jakościowych oraz zgłoszenie urzędu do procedury certyfikacji, dla których termin realizacji określony został na I kwartał 2013 r. Naczelnik Urzędu, w wyjaśnieniu podała m.in., że działania doskonalące oraz projakościowe były podejmowane. Z uwagi na brak kryteriów oceny, podjęte działania projakościowe uznano za niewystarczające do zakwalifikowania, jako zadanie wykonane. Nagradzanie za podejmowane działania projakościowe, podobnie jak zadanie dotyczące doskonalenia, może zostać zrealizowane w terminie późniejszym, gdyż termin jego realizacji określony został, jako działanie bezterminowe. Nie zgłoszono Urzędu do procedury certyfikacji, ponieważ nie zostało jeszcze określone według jakich norm i standardów zostanie przeprowadzona certyfikacja systemu zarządzania jakością. NIK wskazuje, że zgodnie z obowiązującym, w okresie objętym kontrolą, harmonogramem wdrożenia systemu zarządzania jakością, termin zgłoszenia Urzędu do procedury certyfikacji ustalony został na I kwartał 2013 r. Oznacza to, że wszystkie zadania objęte ww. harmonogramem winny być do tego terminu wykonane. [Dowód: akta kontroli, tom III str , ] 1. Ustalenia kontroli wykazały, że organ podatkowy, rozstrzygając niżej omówione sprawy, nie podjął wszystkich niezbędnych działań, w celu dokładnego wyjaśnienia 17

19 stanu faktycznego, do czego był zobowiązany dyspozycją art. 122 Ordynacji podatkowej. Dotyczyło to: - postępowania zakończonego wydaniem w dniu 19 grudnia 2012 r. decyzji o odroczeniu termin płatności zobowiązania podatkowego, w którym organ podatkowy nie wyjaśnił stanu wierzytelności. W uzasadnieniu ww. decyzji organ podawał stan wierzytelności w różnych kwotach z przytoczeniem dokumentów na których się oparł, jednak bez wskazania na jaki dzień podany stan wystąpił. Z uzasadnienia wynika też, że organ, rozstrzygając sprawę, dał wiarę każdemu ze wskazanych dokumentów. Kierownik Działu Postępowań Podatkowych, akceptujący ww. decyzję, w wyjaśnieniu podał m.in., że organ podatkowy w prowadzonym postępowaniu nie wyjaśnił stanu wierzytelności z uwagi na fakt, iż jest to wielkość zmienna w czasie. Z uwagi na powyższe nie zweryfikował przedłożonych przez spółkę wydruków należności. Podał też, że organ podatkowy, dał wiarę wszystkim przedłożonym dowodom dotyczącym wierzytelności i uwzględnił ich dynamiczny charakter. [Dowód: akta kontroli, tom II str , , 383] - postępowania zakończonego postanowieniem z dnia 17 sierpnia 2012 r. o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji wydanej w dniu 15 czerwca 2012 r. przez dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Poznaniu. Rygor natychmiastowej wykonalności nadany został na podstawie art. 239b 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, stanowiącego, iż strona nie posiada majątku o wartości odpowiadającej wysokości zobowiązania podatkowego, na którym można ustanowić hipotekę przymusową lub zastaw skarbowy. Zaistnienie ww. przesłanki, Urząd oparł na informacji otrzymanej z Urzędu Kontroli Skarbowej w Poznaniu o tym, że podatnik nie posiada składników majątkowych, o których mowa w art. 239b 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, ze wskazaniem iż dokumenty w przedmiotowej sprawie przekazane zostały do urzędu wraz z wnioskiem z dnia 16 maja 2012 r. o dokonanie zabezpieczenia wykonania przyszłego zobowiązania podatkowego. Wśród dokumentów przekazanych z ww. wnioskiem był wydruk z dnia 11 maja 2012 r. z ewidencji informacji o czynnościach majątkowych podatnika, według którego podatnik był stroną umów kupna 3 samochodów osobowych, samochodu ciężarowego z przyczepą oraz 2 motocykli. W powadzonym postepowaniu, Urząd nie podjął działań mających na celu ustalenie, czy te rzeczy ruchome pozostają własnością podatnika i czy mogą być przedmiotem zastawu skarbowego. Zastępca naczelnika Urzędu, podpisująca ww. postanowienie z upoważnienia naczelnika, w wyjaśnieniu podała m.in., że w postępowaniu organ pominął wyciąg z ewidencji informacji o czynnościach majątkowych z uwagi na fakt, że nie wynikają z niej dane dotyczące majątku podatnika a jedynie fakt, że był on stroną czynności cywilnoprawnych. Zdaniem NIK, świadczy to o tym, że w tym przypadku, nie wykorzystano wszystkich możliwości, o których mowa w art. 122 Ordynacji podatkowej. [Dowód: akta kontroli, tom II str , 365] 2. NIK wnosi uwagi do sposobu wykonania 2 przeglądów systemu zarządzania jakością, które wykazane zostały w sprawozdaniach z wdrażania ww. systemu, jako zadania realizowane w terminie. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością przeprowadził ww. przeglądy za okres od grudnia 2008 r. do 31 grudnia 2011 r. oraz od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r., sporządzając z dokonanych czynności raporty. W raportach tych wyszczególnione zostały tylko działania wykonane w ramach 18

20 systemu zarządzania jakością w Urzędzie oraz poziom planowanych i zrealizowanych wskaźników monitorujących procesy, z zamieszczeniem uwag w odniesieniu do niektórych z nich. Przedmiotem przeprowadzonych przeglądów nie objęto m.in funkcjonowania wyodrębnionych procesów, aktualności, zgodności i integralności dokumentacji obowiązującej w Urzędzie. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością nie żądał od właścicieli procesów przygotowania materiałów dotyczących procesów, w celu przeprowadzenia przeglądu systemu zarzadzania jakością, ani sprawozdań dotyczących funkcjonowania procesów, mimo że za realizację tych czynności odpowiedzialni byli ich właściciele. W ww. przeglądach właściciele procesów w żaden sposób nie uczestniczyli. Zdaniem NIK wykonane przez pełnomocnika czynności nie wyczerpują znamion przeglądu systemu zarządzania jakością i tym samym nie umożliwiają dokonanie oceny funkcjonowania tego systemu oraz sformułowania działań korygujących. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością w wyjaśnieniu podał m.in., że przeprowadzając przeglądy nie korzystał z materiałów opracowanych przez właścicieli procesów z uwagi na brak zainteresowania z ich strony, a także ze strony pracowników im podległych w zakresie wdrażania i doskonalenia tego Systemu. Pracownicy ci przeciążeni byli ponadto realizacją bieżących zadań merytorycznych. Przeglądów dokonał więc na tzw. skróty, by wykazać w sprawozdaniach z realizacji harmonogramu wdrażania systemu zarządzania jakością, iż zadania te wykonane zostały i to w wyznaczonym terminie. W czasie kontroli NIK stwierdzono, że instrukcja pn. rejestrowanie podatników i płatników, obowiązująca od r., nie została zaktualizowana, w związku ze zmianą, od 1 stycznia 2012 r., wzoru zgłoszenia z NIP-3 na NIP-7. Wpływ na to miało, zdaniem NIK, nienależyte przeprowadzenie przeglądów systemu zarządzania jakością w Urzędzie. [Dowód: akta kontroli, tom II str. 389, 390,430, tom III str ] Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym obszarze. IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli, wnosi o: 1) wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie stosowania zasady czynnego udziału strony w postępowaniu podatkowym oraz zasady wnikliwego i wyczerpującego zebrania materiału dowodowego, 2) prowadzenie rejestru zaświadczeń zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe, 3) zapewnienie prawidłowej i terminowej realizacji zadań ujętych w harmonogramie wdrażania systemu zarządzania jakością oraz rzetelne sporządzanie sprawozdań z jego realizacji, 4) prowadzenie rejestru zmian dokumentacji systemu zarządzania jakością. 19