ZAPYTANIE OFERTOWE. Polish Junior Open (GP)*

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji Polish Junior Open (GP)* Planowane terminy imprezy **: listopada 2018 r. Listopad 2019 r. Listopad 2020 r. Warunki organizacji zgodne z zasadami ESF JC Guidelines oraz wytycznymi PFS. UWAGA: wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. Wywiązywanie się z zobowiązań wobec PFS, takich jak podpisanie umowy na organizację, wpłata kaucji, przyjęcie ewentualnej wizytacji, itp. są niezbędnymi warunkami w procesie wyboru Organizatora turnieju. * ) W przypadku utraty statusu Grand Prix (GP), gdzie decyzja należy do ESF jest to przetarg na Junior Open (JO). ** ) Oferta dotyczy trzech edycji tego turnieju, w latach W przypadku braku chęci złożenia oferty na trzy edycje, prosimy o wskazanie takiej opcji poniżej: Jestem zainteresowany złożeniem oferty wyłącznie na edycję w roku W przypadku braku adnotacji zakłada się, że wszystkie podane poniżej informacje dotyczą każdego roku rozgrywania imprezy ( ). Należy to rozumieć tak, że zadeklarowane kwoty, pakiety itp. będą obowiązywać w każdym roku, osobno dla każdej imprezy. I. Dane oferenta 1. Dane firmy zgłaszającej turniej (będącej formalnie organizatorem turnieju): Nazwa: Adres: NIP: www: Imię i nazwisko osoby kontaktowej: Strona 1 / 7

2 2. Doświadczenie w organizacji turniejów: Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać organizowane imprezy): Organizowane turnieje ogólnopolskie rangi A (proszę podać imprezy organizowane w ostatnich 2 sezonach): II. Szczegóły zgłoszenia 1. Dane klubu / obiektu (dotyczą obiektu głównego; w przypadku dodatkowego obiektu, prosimy o uzupełnienie danych w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego - Dane klubu / obiektu dodatkowego): Liczba kortów i obiektów zgodnie z informacją zawartą w Piśmie przewodnim. Nazwa klubu/obiektu: Adres klubu/obiektu: Osoba kontaktowa: Tel: (+48) Mail: Adres strony klubowej: centrum miasta: stacji PKP: lotniska: najbliższego sklepu: Liczba kortów: Rodzaj, marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Miejsce na posiłki Czynne od-do: Recepcja klubu (przekąski, napoje) Czynna od-do: Szklany kort (tak/nie) : Biuro zawodów - planowana lokalizacja: Liczba miejsc - kort szklany/główny: Liczba miejsc siedzących (posiłki): Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu ProShop, naciąganie rakiet: Public Address system?: Ochrona obiektu, ograniczenia dostępu: Ilość miejsc parkingowych: Godziny pracy klubu oddo: Inne (jakie?): Strona 2 / 7

3 2. Skład Komitetu Organizacyjnego turnieju: Dyrektor Turnieju: Sędzia Główny: Obsługa Turnieju 1 / Rola: Obsługa Turnieju 2 / Rola: Obsługa Turnieju 3 / Rola: 3. Dane turnieju Polish Junior Open: Witryna internetowa Adres strony www turnieju: Zakwaterowanie dla osób korzystających z pakietu Standard Hotel nazwa, kategoria: Adres: Tel. : (+48) Mail: Adres strony hotelu: WiFi, czy płatne (tak/nie) : Dodatkowe zaplecze: Śniadanie, godziny od - do: Pozostałe posiłki, w hotelu czy w klubie Odległość hotelu od centrum miasta: Odległość hotelu od klubu (miejsca zawodów) : Transport dla osób korzystających z pakietu Standard Transfer z lotniska/stacji PKP: Transfer między hotelem a klubem (miejscem zawodów) : Strona 3 / 7

4 4. Ceny pakietów turnieju Polish Junior Open: Konieczne zapoznanie się z dokumentem ESF Junior Circuit Guidelines Entry fee (wpisowe w tym opłata rankingowa - 4 za zawodnika + t-shirt) 52 (Określony przez ESF na dany sezon) Standard package fee: (Entry fee + hotel + wyżywienie + transport)***: Dodatkowa noc: Dopłata do pokoju jednoosobowego: *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 5. Opłaty w związku z organizacją turnieju: Wpłata na rzecz PFS (Deklarowana kwota dotyczy jednego roku / jednej imprezy.)***: Zniżka dla Polskich zawodników od udziału w turnieju - kwotowe określenie wysokości rabatu liczone od udziału w turnieju (dotyczy wyłącznie udziału w turnieju wpisowego): Deklarowana kwota dotyczy jednego roku / jednej imprezy. Wpłata do ESF (Host Levy + Ranking Fee) (Jest to obowiązkowa wpłata przekazywana w całości do ESF za organizację imprezy. ESF zastrzega sobie zmianę opłat w kolejnych latach o wskaźnik inflacyjny.) PLN (brutto) PLN per person *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 6. Działania dodatkowe w związku z organizacją turnieju: Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej, nadać rozgłos medialny oraz aktywnie promować squasha (w tym KORT SZKLANY)***: Uwaga: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych. Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy, pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha oraz przesłaniu w terminie do 14 dni po jej zakończeniu raportu. Jeżeli tak, prosimy o opis lokalizacji, mile widziana wizualizacja wstępna, liczba miejsc na trybunach itp. KORT SZKLANY: Tak Nie (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze) *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert Strona 4 / 7

5 7. Nagrody dla zawodników: a) Suma nagród finansowych: ESF rekomenduje przyznanie nagród finansowych tylko w grupie wiekowej U19. Kwota będzie źródłem dodatkowych punktów w ocenie oferty. b) Nagrody rzeczowe: PLN 8. Dodatkowe informacje: Strona 5 / 7

6 UWAGI: 1. Złożenie oferty oznacza zapoznanie się z zasadami ESF dotyczącymi rozgrywek Junior Circiut. 2. Oferent zobowiązany jest do zrealizowania imprezy zgodnie z zasadami oraz wytycznymi ESF i PFS. 3. Wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. 4. Oferent zobowiązany jest podpisać umowę z PFS w terminie 30 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu oraz wnieść opłatę na rzecz PFS w wysokości 50% zadeklarowanej w formularzu kwoty w terminie 60 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, a pozostałe 50% w momencie przyjęcia oferty przez ESF i ustalenia kalendarza rozgrywek ESF. W przypadku nieprzyjęcia oferty przez ESF depozyt zostanie zwrócony oferentowi. 5. Zwycięzca przetargu zgodnie z zasadami ESF zobowiązany jest do wpłaty (Host Levy - 505, kwota obowiązująca w roku 2018) w momencie wystawienia faktury przez ESF, za pośrednictwem PFS na podstawie otrzymanej noty księgowej/-ych. 6. Oferent jest zobowiązany do ekspozycji PFS oraz jej sponsorów i partnerów podczas imprezy (także na szklanym korcie, jeżeli będzie ustawiony), po uzgodnieniu jej szczegółowego planu z Biurem PFS. 7. PFS zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu lub anulowania poszczególnych ofert (w przypadku niedopełnienia obowiązków przez Organizatora). imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora imię, nazwisko, podpis, pieczątka Przedstawiciela drugiego obiektu *) *) W przypadku składania przez Organizatora oferty z dwoma odrębnymi obiektami squashowymi, niezbędne jest potwierdzenie przez prawnego reprezentanta drugiego obiektu udziału w organizacji imprezy. Strona 6 / 7

7 ZAŁĄCZNIK NR 1: 1. Dane klubu / obiektu dodatkowego: Nazwa klubu/obiektu: Adres klubu/obiektu: Osoba kontaktowa: Tel: (+48) Mail: Adres strony klubowej: centrum miasta: stacji PKP: lotniska: najbliższego sklepu: Liczba kortów: Rodzaj, marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Miejsce na posiłki Czynne od-do: Recepcja klubu (przekąski, napoje) Czynna od-do: Szklany kort (tak/nie) : Biuro zawodów - planowana lokalizacja: Liczba miejsc - kort szklany/główny: Liczba miejsc siedzących (posiłki): Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu ProShop, naciąganie rakiet: Public Address system?: Ochrona obiektu, ograniczenia dostępu: Ilość miejsc parkingowych: Godziny pracy klubu oddo: Inne (jakie?): imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora imię, nazwisko, podpis, pieczątka Przedstawiciela drugiego obiektu *) Strona 7 / 7