ZAPYTANIE OFERTOWE. dotyczące organizacji

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji INDYWIDUALNYCH MISTRZOSTW POLSKI 2016 w SQUASHU Turnieje Seniorskie (męski i damski), jako National Closed Championships w ramach PSA National Closed Termin imprezy SENIORSKIEJ: Termin imprezy JUNIORSKIEJ: 9 11 czerwca 2016 (czwartek sobota) 1 4 czerwca 2016 (środa sobota) W PRZYPADKU IMPREZY ŁĄCZONEJ SENIOR+JUNIOR TERMINEM BĘDZIE: 9 12 czerwca 2016 (czwartek niedziela) Warunki organizacji - zgodne z Regulaminem Rozgrywek Indywidualnych na sezon 2015/2016 wraz z późniejszymi zmianami A. WYBÓR OPCJI ORGANIZACJI IMP Niniejszym proponujemy organizację IMP 2016 dla kategorii: - SENIOR (min 6 kortów) - JUNIOR (min 4 korty) - ŁĄCZONA (min 10 kortów) Dostępne opcje (proszę zaznaczyć przynajmniej jeden kwadrat): I. Udostępnienie obiektu sportowego spełniającego normy wg RRI 2015/2016, organizacją zajmie się PFS II. Kompleksowa organizacja IMP 2016 Strona 1 / 7

2 B. DANE OFERENTA - cz.1 (dotyczy obu opcji) I. Dane klubu/organizatora, ilość kortów, itp. 1. Nazwa klubu/obiektu: 2. Adres klubu: 3. Dane szczegółowe: - ilość kortów: - producent kortów (marka): - certyfikacja WSF (tak/nie): - powierzchnia klubu (m.kw.): - ilość szafek (razem): - zaplecze gastronomiczne (tak/nie): 4. Adres strony www turnieju: 5. Informacje organizacyjne: - biuro zawodów (tak/nie): - komputer/drukarka/skaner: - łączność internetowa, jaka: - sauna/masaż/relaks (tak/nie): - inne: II. Dane firmy/osoby zgłaszającej turniej 1. Nazwa firmy: 2. Adres, NIP: 3. Dane osoby kontaktowej: 4. Tel, , www: Strona 2 / 7

3 B. DANE OFERENTA - cz.2 (dotyczy podmiotów wybierających opcję II) I. Doświadczenie w organizacji imprez 1. Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać organizowane imprezy): 2. Organizowane turnieje ogólnopolskie kategorii A (proszę podać imprezy organizowane w ostatnich 2 sezonach): 3. Organizowane turnieje ogólnopolskie kategorii B (ilość w ostatnich 2 sezonach): II. Skład komitetu organizacyjnego: dyrektor, sędzia główny, obsługa turnieju 1. Dyrektor turnieju (imię, nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail): 2. Sędzia główny (imię, nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail): 3. Obsługa turnieju (imię, nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail): C. SZCZEGÓŁY ZGŁOSZENIA - przy wyborze opcji I I. Cena za wynajęcie obiektu sportowego (korty, przestrzeń komunikacyjna, zaplecze sanitarne, przestrzeń na biuro zawodów oraz dodatkowa przestrzeń do wykorzystania na cele cateringu, wypoczynku, etc.) podczas wszystkich dni rozgrywania imprezy... PLN BRUTTO Strona 3 / 7

4 II. Wpłata na rzecz PFS:... PLN BRUTTO III. Opcjonalna pomoc w zorganizowaniu imprezy: 1. Osoby do obsługi turnieju (liczba osób, ich doświadczenie w organizacji imprez, czas oddelegowania, wyniki on-line, video live-streaming internetowy) 2. Zakwaterowanie kontakty z lokalną bazą noclegową 3. Nagłośnienie imprezy na szczeblu lokalnym/krajowym 4. Inne (np.: catering, rodzaj i jakość łącza internetowego) D. SZCZEGÓŁY ZGŁOSZENIA - przy wyborze opcji II I. Wpłata na rzecz PFS (Jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert)... PLN BRUTTO Strona 4 / 7

5 II. Wpisowe na turniej: (Jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert. Obowiązkowo należy określić pakiety standard i rozszerzony, pakiet pełny nie jest obowiązkowy. W IMP 2016 nie ma zniżki dla członków PFS.) Pakiet standard czyli udział w turnieju turniej Open... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Kobiet -... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Juniorów... PLN Pakiet rozszerzony czyli udział w turnieju plus ciepły posiłek w każdym dniu rozgrywania turnieju danej kategorii turniej Open -... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Kobiet -... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Juniorów -... PLN W ramach ciepłego posiłku planowane jest: Pakiet pełny czyli Pakiet rozszerzony + (proszę wpisać elementy pakietu pełnego) turniej Open -... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Kobiet... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS) turniej Juniorów... PLN Strona 5 / 7

6 III. Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej oraz aktywnie promować squasha, w tym SZKLANY KORT: UWAGA: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych. Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) wzorem ubiegłego sezonu dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy oraz pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha. TAK NIE IV. Planowane działania mające nadać jak największy rozgłos medialny (koncepcja/program działań promocyjnych, określenie patronów medialnych, inne) UWAGA: Organizator musi zapewnić stałe łącze internetowe, wprowadzanie wyników turnieju on-line oraz video live-streaming meczów na korcie pokazowym, minimum od ćwierćfinałów turniejów Seniorskich. Odstępstwo od tej reguły wymaga uzgodnienia z PFS. POTWIERDZAM UWAGA dot. Pkt. III oraz IV oferty dot. IMP będą także rozpatrywane pod kątem szczególnego wkładu w promocję squasha jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert. Prosimy więc o załączenie szczegółowego planu działania. V. Planowane zakwaterowanie dla uczestników turnieju: (Proszę o określenie hoteli z którymi organizator współpracuje oraz ich położenia oraz w miarę możliwości promocyjnej oferty noclegowej dla uczestników turnieju) Strona 6 / 7

7 VI. Pula nagród finansowych: Uwaga! kwota minimalna dla turniejów seniorskich jest zgodna z Regulaminem PSA i wynosi ekwiwalent w polskich złotych kwoty 1,000 USD w każdym z tych turniejów (łącznie 2,000 USD). Oferty z niższą kwotą nie będą brane pod uwagę! Wymagamy depozytu do PFS na dwa tygodnie przed rozpoczęciem turnieju. Procentowy rozkład nagród w kategoriach damskiej oraz męskiej zostanie podany przez PFS. Łączna pula nagród (turniej męski i damski) wyniesie... PLN. VII. Opcjonalne nagrody rzeczowe VIII. Dodatkowe informacje UWAGI: 1. Oferent zobowiązany jest zapewnić puchary dla zdobywców trzech pierwszych miejsc w każdym Turnieju oraz dyplomy Turniejowe dla minimum 8 zawodniczek, 8 juniorów (sugerowane dla wszystkich) i 8 zawodników w każdej rozegranej kategorii. PFS zapewnia medale. 2. Oferent jest zobowiązany do ekspozycji sponsorów PFS podczas imprezy (także na szklanym korcie jeżeli będzie ustawiony). Szczegółowy plan ekspozycji przedstawi biuro PFS.... imię, nazwisko, podpis, pieczątka klubu. Strona 7 / 7