ZAPYTANIE OFERTOWE. Indywidualnych Mistrzostw Polski 2017 w Squashu

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji Indywidualnych Mistrzostw Polski 2017 w Squashu Impreza w ramach cyklu 15 lat Polskiego Squasha Termin imprezy SENIORSKIEJ: 8 10 czerwca 2017 (czwartek sobota) Termin imprezy JUNIORSKIEJ: 31 maja 3 czerwca 2017 (środa sobota) W PRZYPADKU IMPREZY ŁĄCZONEJ SENIOR+JUNIOR TERMINEM BĘDZIE: 8 11 czerwca 2017 (czwartek niedziela) Warunki organizacji zgodne z Regulaminem Rozgrywek Indywidualnych, w tym z załącznikiem nr 12 dotyczącym IMP. PFS nie przewiduje zmian w 2017 r. istotnych z punktu widzenia organizacji imprezy. I. Wybór opcji organizacji IMP Niniejszym proponujemy organizację IMP 2017 dla kategorii (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze): SENIOR (min 6 kortów) JUNIOR (min 4 korty) ŁĄCZONA (min 10 kortów) 2. Dostępne opcje (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze): Udostępnienie obiektu sportowego spełniającego normy RRI, organizacją zajmie się PFS (opcja I) Kompleksowa organizacja IMP 2017 (opcja II) Strona 1 / 6

2 II. Dane oferenta cz.1 (dotyczy opcji I oraz II) 1. Dane klubu / obiektu: Nazwa klubu / obiektu: Adres klubu / obiektu: Ilość kortów: Marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Ilość szafek razem: Zaplecze gastronomiczne (tak/nie): Biuro zawodów (tak/nie): Komputer/drukarka: Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu, Inne (jakie?): Adres strony www turnieju: 2. Dane firmy zgłaszającej turniej (będącej formalnie organizatorem turnieju): Nazwa: Adres: NIP: www: Imię i nazwisko osoby kontaktowej: II. Dane oferenta cz.2 (dotyczy opcji II) 1. Doświadczenie w organizacji turniejów: Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać organizowane imprezy): Organizowane turnieje ogólnopolskie rangi A (proszę podać imprezy organizowane w ostatnich 2 sezonach): Organizowane turnieje ogólnopolskie rangi B (ilość w ostatnich 2 sezonach): Strona 2 / 6

3 2. Skład Komitetu Organizacyjnego zgłaszanego turnieju: Dyrektor Turnieju: Sędzia Główny: Obsługa Turnieju 1 / Rola: Obsługa Turnieju 2 / Rola: Obsługa Turnieju 3 / Rola: III. Szczegóły zgłoszenia (przy wyborze opcji I) 1. Cena za wynajęcie obiektu sportowego (brutto) (korty, przestrzeń komunikacyjna, zaplecze sanitarne, przestrzeń na biuro zawodów oraz dodatkowa przestrzeń do wykorzystania na cele cateringu, wypoczynku, etc.) podczas wszystkich dni rozgrywania imprezy 2. Wpłata na rzecz PFS (brutto) 3. Opcjonalna pomoc w zorganizowaniu imprezy: a) Osoby do obsługi turnieju (liczba osób, ich doświadczenie w organizacji imprez, czas oddelegowania, wyniki on-line, video live-streaming internetowy) b) Zakwaterowanie kontakty z lokalną bazą noclegową Strona 3 / 6

4 c) Nagłośnienie imprezy na szczeblu lokalnym/krajowym d) Inne (np.: catering, rodzaj i jakość łącza internetowego) IV. Szczegóły zgłoszenia (przy wyborze opcji II). 1. Opłata na rzecz PFS: 2. Wpisowe na turniej: *) *) Obowiązkowo należy określić pakiety standard i rozszerzony, pakiet pełny nie jest obowiązkowy. I. Pakiet Standard udział w turnieju Turniej Open (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Kobiet (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Juniorski (brak opłaty na rzecz PFS w turniejach juniorskich) II. Pakiet Rozszerzony udział w turnieju + ciepły posiłek w każdym dniu rozgrywania turnieju danej kategorii Turniej Open (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Kobiet (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Juniorski (brak opłaty na rzecz PFS w turniejach juniorskich) W ramach ciepłego posiłku planowane jest: III. Pakiet Pełny Pakiet rozszerzony + Dodatkowe elementy (np. koszulka, wstęp do, masaż, torba, etc.) Turniej Open (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Kobiet (w tym 10 na rzecz PFS) Turniej Juniorski (brak opłaty na rzecz PFS w turniejach juniorskich) Dodatkowe elementy Pakietu Pełnego: Strona 4 / 6

5 3. Pula nagród finansowych dla turniejów Open i Kobiet: *) *) Uwaga! Kwota minimalna dla turniejów seniorskich 4,000 w każdym z tych turniejów (łącznie 8,000 ). Oferty z niższą kwotą nie będą brane pod uwagę! Wymagany jest depozyt do PFS na dwa tygodnie przed rozpoczęciem turnieju. Procentowy rozkład nagród w kategoriach damskiej oraz męskiej zostanie podany przez PFS. Łączna pula nagród finansowych (turniej męski i damski) w tym: Pula nagród finansowych w turnieju Open (minimum 4,000 ) 4. Nagrody rzeczowe: Pula nagród finansowych w turnieju Kobiet (minimum 4,000 ) 5. Planowane nagrody rzeczowe dla poszczególnych kategorii wiekowych turnieju juniorskiego: 6. Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej oraz aktywnie promować squasha (w tym KORT SZKLANY) *) : *) Uwaga: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych. Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy, pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha oraz przesłaniu w terminie do 14 dni po jej zakończeniu raportu. Jeżeli tak, prosimy o opis lokalizacji, mile widziana wizualizacja wstępna, liczba miejsc na trybunach itp. KORT SZKLANY: Tak Nie (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze) 7. Planowane działania mające nadać jak największy rozgłos medialny. Koncepcja / program działań promocyjnych, określenie patronów medialnych, inne. Uwaga: Organizator musi zapewnić stałe łącze internetowe, wprowadzanie wyników turnieju on-line oraz video live-streaming meczów na korcie pokazowym, minimum od ćwierćfinałów turniejów Seniorskich. Odstępstwo od tej reguły wymaga uzgodnienia z PFS. POTWIERDZAM (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze) Strona 5 / 6

6 8. Planowane działania mające pomóc skutecznie przeprowadzić rozgrywki damskie, juniorskie. 9. Planowane zakwaterowanie dla uczestników turnieju: Proszę określić hotele, z którymi Organizator współpracuje, ich położenia oraz w miarę możliwości promocyjne oferty noclegowe dla uczestników turnieju. 10. Dodatkowe informacje: UWAGI: 1. Dot. pkt. IV 6. oraz 7. oferty dot. IMP będą także rozpatrywane pod kątem szczególnego wkładu w promocję squasha. Prosimy więc o załączenie planu działania. 2. PFS zapewnia medale. Oferent zobowiązany jest zapewnić puchary dla zdobywców trzech pierwszych miejsc w każdym Turnieju oraz dyplomy Turniejowe dla minimum 8 zawodniczek, 8 juniorów (sugerowane dla wszystkich) i 8 zawodników w każdej rozegranej kategorii. 3. Oferent jest zobowiązany do ekspozycji sponsorów i partnerów PFS podczas imprezy (także na szklanym korcie, jeżeli będzie ustawiony), po uzgodnieniu jej szczegółowego planu z Biurem PFS. 4. PFS zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu. imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora Strona 6 / 6