ZAPYTANIE OFERTOWE. Drużynowych Mistrzostw Europy 2018 w Squashu dywizji 1 i 2 (European Team Championships 2018)

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji Drużynowych Mistrzostw Europy 2018 w Squashu dywizji 1 i 2 (European Team Championships 2018) Termin imprezy: 2 5 maja 2018 * *) Zgodnie z zapisami ESF mistrzostwa ETC rozgrywane są w ciągu 4 dni pomiędzy środą a niedzielą po ostatnim poniedziałku kwietnia. Warunki organizacji zgodne z zasadami ESF - Regulations Governing The European Championships i załącznikimi. UWAGA: wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. Wywiązywanie się z zobowiązań wobec PFS, takich jak podpisanie umowy na organizację, wpłata kaucji, przyjęcie ewentualnej wizytacji, itp. są niezbędnymi warunkami w procesie wyboru Organizatora turnieju. I. Dane oferenta 1. Dane firmy zgłaszającej turniej (będącej formalnie organizatorem turnieju): Nazwa: Adres: NIP: www: Imię i nazwisko osoby kontaktowej: 2. Doświadczenie w organizacji turniejów: Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać organizowane imprezy): Organizowane turnieje ogólnopolskie rangi A (proszę podać imprezy organizowane w ostatnich 2 sezonach): Strona 1 / 6

2 II. Szczegóły zgłoszenia 1. Dane klubu / obiektu (dotyczą obiektu głównego; w przypadku dodatkowego obiektu, prosimy o uzupełnienie danych w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego - Dane klubu / obiektu dodatkowego): Liczba kortów i obiektów zgodnie z informacją zawartą w Piśmie przewodnim. Nazwa klubu/obiektu: Adres klubu/obiektu: Osoba kontaktowa: Tel: (+48) Mail: Adres strony klubowej: centrum miasta: stacji PKP: lotniska: najbliższego sklepu: Liczba kortów: Rodzaj, marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Miejsce na posiłki Czynne od-do: Recepcja klubu (przekąski, napoje) Czynna od-do: Szklany kort: Biuro zawodów - planowana lokalizacja: Liczba miejsc - kort szklany/główny: Liczba miejsc siedzących (posiłki): Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu ProShop, naciąganie rakiet: Public Address system?: Ochrona obiektu, ograniczenia dostępu: Ilość miejsc parkingowych: Godziny pracy klubu oddo: Inne (jakie?): 2. Skład Komitetu Organizacyjnego turnieju: Dyrektor Turnieju: Sędzia Główny: Obsługa Turnieju 1 / Rola: Strona 2 / 6

3 Obsługa Turnieju 2 / Rola: Obsługa Turnieju 3 / Rola: 3. Dane turnieju ETC D1/2 2018: Witryna internetowa Adres strony www turnieju: Zakwaterowanie: Hotel nazwa, kategoria: Adres: Tel. : (+48) Mail: Adres strony hotelu: WiFi, czy płatne (tak/nie) : Dodatkowe zaplecze: Śniadanie, godziny od - do: Pozostałe posiłki, w hotelu czy w klubie Odległość hotelu od centrum miasta: Odległość hotelu od klubu (miejsca zawodów) : Transport: Transfer z lotniska/stacji PKP: Transfer między hotelem a klubem (miejscem zawodów) : 4. Ceny pakietów turnieju ETC D1/2 2018: Konieczne zapoznanie się z dokumentem Regulations Governing The European Championships i załączniki. Entry fee men/women - per team: Event Package - per person: 299 / 246 (Określony przez ESF) 299 (Określony przez ESF) Hotel/Food package - per person (5 nights): *** Dopłata za pokój jednoosobowy: Dodatkowa noc: Pokój dwuosobowy: Pokój jednoosobowy: Inne opcjonalne pakiety, nie objęte pakietem oferowanym przez hotel: Jakie: *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert Strona 3 / 6

4 5. Opłaty w związku z organizacją turnieju: Wpłata na rzecz PFS ***: Zniżka dla Polskich zawodników kwotowe określenie wysokości rabatu dla Hotel/Food package i dodatkowych usług. Pozostałe benefity dla dwóch polskich zespołów (niepieniężne, określić jakie): Wpłata do ESF (Host Levy) (Jest to obowiązkowa wpłata przekazywana w całości do ESF za organizację imprezy.) PLN (brutto) PLN 3,010 *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 6. Działania dodatkowe w związku z organizacją turnieju: Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej, nadać rozgłos medialny oraz aktywnie promować squasha (w tym KORT SZKLANY)***: Uwaga: Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy, pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha oraz przesłaniu w terminie do 14 dni po jej zakończeniu raportu. Prosimy o opis lokalizacji kortu szklanego, mile widziana wizualizacja wstępna, liczba miejsc na trybunach itp. *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 7. Nagrody dla zawodników: Opcjonalne nagrody rzeczowe (nie są obowiązkowe): 8. Dodatkowe informacje: Strona 4 / 6

5 UWAGI: 1. Złożenie oferty oznacza zapoznanie się z zasadami ESF dotyczącymi rozgrywek mistrzowskich w tym Regulations Governing The European Championships i załączniki. 2. Wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. 3. Oferent zobowiązany jest podpisać umowę z PFS w terminie 30 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu oraz wnieść opłatę na rzecz PFS w wysokości 50% zadeklarowanej w formularzu kwoty w terminie 60 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, a pozostałe 50% w momencie rozliczenia imprezy, które nastąpi po jej zakończeniu. W przypadku nieprzyjęcia oferty przez ESF depozyt zostanie zwrócony oferentowi. 4. Zwycięzca przetargu zgodnie z zasadami ESF zobowiązany jest do wpłaty (Host Levy ) w momencie wystawienia faktury przez ESF, za pośrednictwem PFS na podstawie otrzymanej noty księgowej/-ych. 5. Oferent jest zobowiązany do ekspozycji PFS oraz jej sponsorów i partnerów podczas imprezy (także na szklanym korcie), po uzgodnieniu jej szczegółowego planu z Biurem PFS. 6. PFS zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu lub anulowania poszczególnych ofert (w przypadku niedopełnienia obowiązków przez Organizatora). imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora imię, nazwisko, podpis, pieczątka Przedstawiciela drugiego obiektu * *) W przypadku składania przez Organizatora oferty z dwoma odrębnymi obiektami squashowymi, niezbędne jest potwierdzenie przez prawnego reprezentanta drugiego obiektu udziału w organizacji imprezy. Strona 5 / 6

6 ZAŁĄCZNIK NR 1: 1. Dane klubu / obiektu dodatkowego: Nazwa klubu/obiektu: Adres klubu/obiektu: Osoba kontaktowa: Tel: (+48) Mail: Adres strony klubowej: centrum miasta: stacji PKP: lotniska: najbliższego sklepu: Liczba kortów: Rodzaj, marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Miejsce na posiłki Czynne od-do: Recepcja klubu (przekąski, napoje) Czynna od-do: Szklany kort: Biuro zawodów - planowana lokalizacja: Liczba miejsc - kort szklany/główny: Liczba miejsc siedzących (posiłki): Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu ProShop, naciąganie rakiet: Public Address system?: Ochrona obiektu, ograniczenia dostępu: Ilość miejsc parkingowych: Godziny pracy klubu oddo: Inne (jakie?): imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora imię, nazwisko, podpis, pieczątka Przedstawiciela drugiego obiektu *) Strona 6 / 6