IBM Connections Plug-In for Microsoft Outlook Pomoc dla użytkownika

Transkrypt

1 IBM Connections Wersja 5 IBM Connections Plug-In for Microsoft Outlook Pomoc dla użytkownika

2 Uwaga do wydania Uwaga: Przed skorzystaniem z informacji zawartych w niniejszej publikacji i przed użyciem produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w sekcji Uwagi. Informacje zawarte w tym wydaniu dotyczą programu IBM Connections w wersji 5 oraz wszystkich kolejnych wersji i modyfikacji, o ile w nowym wydaniu nie zostanie zamieszczona uwaga o tym, że jest inaczej.

3 Publikacja chroniona prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone.

4 Uwagi Niniejsza publikacja została opracowana z myślą o produktach i usługach oferowanych w Stanach Zjednoczonych. IBM może nie oferować w innych krajach produktów, usług lub opcji omawianych w tej publikacji. Informacje o produktach i usługach dostępnych w danym kraju można uzyskać od lokalnego przedstawiciela IBM. Odwołanie do produktu, programu lub usługi IBM nie oznacza, że można użyć wyłącznie tego produktu, programu lub usługi. Zamiast nich można zastosować ich odpowiednik funkcjonalny pod warunkiem, że nie narusza to praw własności intelektualnej IBM. Jednakże cała odpowiedzialność za ocenę przydatności i sprawdzenie działania produktu, programu lub usługi, pochodzących od producenta innego niż IBM, spoczywa na użytkowniku. IBM może posiadać patenty lub złożone wnioski patentowe na towary i usługi, o których mowa w niniejszej publikacji. Dostarczenie niniejszego dokumentu nie oznacza udzielenia użytkownikowi licencji na te patenty. Wnioski o przyznanie licencji można zgłaszać na piśmie pod adresem: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY USA Zapytania w sprawie licencji na informacje dotyczące zestawów znaków dwubajtowych (DBCS) należy kierować do lokalnych działów własności intelektualnej IBM (IBM Intellectual Property Department) lub zgłaszać na piśmie pod adresem: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan, Ltd , Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo , Japan Poniższy akapit nie obowiązuje w Wielkiej Brytanii, a także w innych krajach, w których jego treść pozostaje w sprzeczności z przepisami prawa miejscowego: INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION DOSTARCZA TĘ PUBLIKACJĘ W TAKIM STANIE, W JAKIM SIĘ ZNAJDUJE ( AS IS ), BEZ JAKICHKOLWIEK GWARANCJI (RĘKOJMIĘ RÓWNIEŻ WYŁĄCZA SIĘ), WYRAŹNYCH LUB DOMNIEMANYCH, A W SZCZEGÓLNOŚCI DOMNIEMANYCH GWARANCJI PRZYDATNOŚCI HANDLOWEJ, PRZYDATNOŚCI DO OKREŚLONEGO

5 CELU ORAZ GWARANCJI, ŻE PUBLIKACJA TA NIE NARUSZA PRAW OSÓB TRZECICH. Ustawodawstwa niektórych krajów nie dopuszczają zastrzeżeń dotyczących gwarancji wyraźnych lub domniemanych w odniesieniu do pewnych transakcji, w takiej sytuacji powyższe zdanie nie ma zastosowania. Informacje zawarte w tej publikacji mogą zawierać nieścisłości lub błędy drukarskie. Informacje te są okresowo aktualizowane, a zmiany te zostaną ujęte w kolejnych wydaniach tej publikacji. IBM zastrzega sobie prawo do wprowadzania ulepszeń i/lub zmian w produktach i/lub programach opisanych w tej publikacji w dowolnym czasie, bez wcześniejszego powiadomienia. Wszelkie wzmianki w tej publikacji na temat stron internetowych innych podmiotów zostały wprowadzone wyłącznie dla wygody użytkownika i w żadnym wypadku nie stanowią zachęty do ich odwiedzania. Materiały dostępne na tych stronach nie są częścią materiałów opracowanych dla tego produktu IBM, a użytkownik korzysta z nich na własną odpowiedzialność. IBM ma prawo do używania i rozpowszechniania informacji przysłanych przez użytkownika w dowolny sposób, jaki uzna za właściwy, bez żadnych zobowiązań wobec ich autora. Licencjobiorców tego programu, którzy chcieliby uzyskać informacje na temat programu w celu: (i) wdrożenia wymiany informacji między niezależnie utworzonymi programami i innymi programami (łącznie z tym opisywanym) oraz (ii) wspólnego wykorzystywania wymienianych informacji.

6

7 Witamy we wtyczce IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook... 8 Pierwsze kroki Uruchamianie wtyczki IBM Connections Plug-in Konfigurowanie serwisów Connections Konfigurowanie ustawień proxy Znajdowanie plików Praca z plikami i folderami Przesyłanie plików, folderów, wiadomości i załączników programu Connections Pobieranie plików z programu Connections Współużytkowanie plików i folderów Wyświetlanie i edytowanie właściwości pliku Wyświetlanie i publikowanie komentarzy do pliku Wybieranie widocznych kolumn Wyszukiwanie w programie Connections Praca z pocztą elektroniczną Załączanie plików do wiadomości Przesyłanie wiadomości do programu Connections Przesyłanie załączników do programu Connections Praca z innymi osobami Znajdowanie osób Wyświetlanie informacji o osobach Komunikowanie się z innymi osobami Tworzenie sieci znajomości w programie Connections Śledzenie osób Aktualizowanie statusu... 45

8 Praca ze społecznościami Znajdowanie społeczności Dołączanie do społeczności i śledzenie społeczności Wyświetlanie i komentowanie treści społeczności Dodawanie pliku społeczności do folderu społeczności Wyświetlanie aktualizacji Ułatwienia dostępu i skróty klawiaturowe Rozwiązywanie problemów Witamy we wtyczce IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook jest aplikacją paska bocznego przeznaczoną dla programu Outlook, która zapewnia łatwy dostęp do treści i opcji programu IBM Connections. Ta aplikacja umożliwia współpracę nad plikami, współużytkowanie wiadomości przy użyciu programu IBM Connections, wyświetlanie treści społeczności programu Connections i uczestniczenie w życiu społecznościowym razem ze swoimi znajomymi z poziomu klienta poczty elektronicznej. Główne funkcje Łatwe udostępnianie plików do współużytkowania można przesyłać odsyłacze zamiast załączników. Przeciąganie i upuszczanie wiadomości i załączników z programu Outlook do aplikacji paska bocznego IBM Connections w celu przesłania ich do programu IBM Connections. Wyszukiwanie plików w programie Connections bezpośrednio z programu Outlook. Wyszukiwanie osób wg nazwy, stanowiska, organizacji itp. Wyświetlanie pełnych profili z programu Connections. Inicjowanie czatu ze znajomymi bezpośrednio z aplikacji paska bocznego. Odbieranie aktualizacji na bieżąco od znajomych, od śledzonych społeczności i w sytuacji, gdy zmiany są wprowadzane w śledzonych plikach.

9 Wyświetlanie plików i aktualizacji społeczności Główne tematy pomocy Pierwsze kroki Pierwsze kroki we wtyczce IBM Connections Plug-in. Uruchamianie wtyczki IBM Connections Plug-in Uruchamianie wtyczki IBM Connections Plug-in. Konfigurowanie serwisu Connections Konfigurowanie serwisu IBM Connections, z którym ma działać aplikacja paska bocznego. Znajdowanie plików Używanie wtyczki IBM Connections Plug-in do nawigowania lub wyszukiwania plików programu IBM Connections. Praca z plikami i folderami Praca z plikami i folderami programu IBM Connections z poziomu aplikacji paska bocznego. Wyszukiwanie w programie Connections Wyszukiwanie plików, osób i społeczności. Praca z pocztą elektroniczną Udostępnianie wiadomości i załączników do współużytkowania dla zespołu i wysyłanie odsyłaczy do plików w programie IBM Connections. Praca z innymi osobami Używanie karty Profile do znajdowania osób, wyświetlania informacji o osobach, komunikowania się z osobami, śledzenia osób i budowania własnej sieci. Praca ze społecznościami Używanie karty Społeczności do znajdowania społeczności, wyświetlania plików i aktualizacji społeczności, dołączania do społeczności i śledzenia społeczności oraz udostępniania wiadomości do wspołużytkowania dla społeczności.

10 Wyświetlanie aktualizacji Używanie karty Aktualizacje do wyświetlania aktualizacji statusów, aktualizacji plików, aktualizacji społeczności i aktualizacji innych treści. Ułatwienia dostępu i skróty klawiaturowe Używanie klawiatury do wykonywania różnych czynności. Rozwiązywanie problemów Uzyskiwanie pomocy. Pierwsze kroki Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook jest aplikacją paska bocznego przeznaczoną na potrzeby poczty elektronicznej, która zapewnia łatwy dostęp do treści i opcji programu Connections. Ta aplikacja umożliwia współpracę nad plikami, współużytkowanie wiadomości przy użyciu programu Connections, pracę ze społecznościami i uczestniczenie w życiu społecznościowym razem ze swoimi znajomymi z poziomu klienta poczty elektronicznej. Rozpoczynanie pracy z produktem 1. Zainstaluj produkt. 2. Po pomyślnej instalacji wtyczki otwórz program Outlook (lub zrestartuj go, jeśli jest już uruchomiony), aby wyświetlić aplikację paska bocznego IBM Connections. 3. Nawiąż połączenie z serwisem i rozpocznij pracę z plikami programu Connections, społecznościami, adresami lub użytkownikami. Uzyskaj aktualne informacje przy użyciu widoku Aktualizacje. Nawiązywanie połączenia z serwisem Connections Aby nawiązać połączenie z serwisem Connections, do którego chcesz uzyskać dostęp z programu Outlook: 1. Wybierz kartę Pliki w aplikacji paska bocznego Connections. 2. Na liście rozwijanej serwisów Connections kliknij opcję Nawiąż połączenie z serwisem lub Nawiąż połączenie z chmurą.

11 3. W przypadku serwisów IBM Connections wprowadź adres URL (adres internetowy) serwisu Connections, z którym ma zostać nawiązane połączenie. 4. Podaj referencje w celu nawiązania połączenia z serwisem, a następnie kliknij przycisk Testuj połączenie, aby upewnić się, że masz nawiązane poprawne połączenie. 5. W przypadku programu IBM Connections Cloud wymagane są tylko referencje. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Konfigurowanie serwisu Connections. Znajdowanie plików w programie Connections Po dodaniu serwisu Connections do aplikacji można użyć wtyczki IBM Connections Plug-in, aby znaleźć plik lub położenie w programie Connections. Użyj karty Pliki, aby wyświetlić pliki i foldery, przypięte pliki i foldery, pliki i foldery udostępnione do współużytkowania dla użytkownika lub przez użytkownika albo zawartość kosza. Użyj historii nawigacji, aby szybko przejść wstecz lub do przodu między odwiedzonymi miejscami. Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć treść w serwisie Connections. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Znajdowanie plików. Praca z plikami w programie Connections Kliknij plik prawym przyciskiem myszy, aby wykonać jedną z następujących typowych operacji programu Connections: otwieranie pliku, otwieranie w przeglądarce, kopiowanie plików i odsyłaczy do wiadomości , spotkań i kontaktów oraz na komputer, udostępnianie plików do współużytkowania, przypinanie plików, śledzenie plików, lubienie plików, blokowanie plików, wyświetlanie historii wersji, komentarzy i właściwości pliku itd. Kliknij ikonę Prześlij ( ), aby przesłać pliki do folderu Moje pliki, Moje foldery>[folder] lub Pliki i foldery społeczności. Przeciągnij co najmniej jeden plik z pulpitu lub Eksploratora Windows, aby go pobrać na komputer PC. Kliknij ikonę Utwórz nowy folder ( ), aby utworzyć nowy folder w folderze Moje foldery lub Foldery społeczności albo w podfolderze. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca z plikami.

12 Integrowanie programu Connections i poczty elektronicznej Przeciągnij wiadomości i załączniki do widoku Moje pliki w aplikacji paska bocznego IBM Connections lub do widoku Pliki w społeczności [nazwa społeczności], aby opublikować je w programie Connections. Przeciągnij jeden lub większą liczbę plików z programu Connections do wiadomości e- mail, aby utworzyć odsyłacze do nich. Przytrzymaj naciśnięty klawisz Alt podczas przeciągania i upuszczania, aby utworzyć załącznik do pliku. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca z pocztą elektroniczną. Praca ze społecznościami Uzyskaj dostęp do społeczności z karty Społeczności: Kliknij ikonę Widoki komponentu Społeczności ( ), a następnie wybierz opcję Jestem członkiem społeczności/jestem właścicielem/śledzę/zaproszono mnie. Wyświetl pliki społeczności, klikając ikonę Pliki ( ). Poproś o dołączenie do społeczności lub umożliwienie śledzenia społeczność, klikając opcję Więcej działań (na karcie Aktualizacje można wyświetlić aktualizacje ze społeczności, które śledzisz). Kliknij ikonę Aktualizacje społeczności ( ), aby wyświetlić wszystkie aktualizacje społeczności. Na liście aktualizacji społeczności: o Kliknij ikonę Udostępnij wiadomość do współużytkowania dla społeczności ( ), aby opublikować komunikat o statusie na tablicy społeczności. o Kliknij ikonę Dodaj komentarz ( ), aby skomentować konkretną aktualizację społeczności. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca ze społecznościami. Wyświetlanie aktualizacji Uzyskaj aktualne informacje przy użyciu karty Aktualizacje: Wyświetl aktualizacje plików, społeczności i osób, które śledzisz. Odfiltruj typy aktualizacji, które chcesz zobaczyć. Opublikuj aktualizacje statusu i skomentuj aktualizacje innych osób. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Wyświetlanie aktualizacji.

13 Praca z osobami Możesz nawiązać kontakt ze współpracownikami i śledzić ich aktualizacje biznesowe za pomocą karty Profile. Kliknij ikonę Wyślij wiadomość błyskawiczną ( ), Połącz ( ) lub Wyślij wiadomość ( ), aby skontaktować się ze znajomymi bezpośrednio z poziomu aplikacji paska bocznego. Użyj innej ikony działania, aby rozpocząć śledzenie konkretnej osoby, zaprosić ją do swojej sieci albo zaakceptować lub odrzucić zaproszenie jakiejś osoby do jej sieci. Kliknij opcję Więcej działań, aby wyświetlić pliki, blogi, społeczności i tym podobne elementy innych osób (możesz wyświetlić aktualizacje wprowadzone przez osoby, które śledzisz na karcie Aktualizacje). Opublikuj wiadomość na tablicy znajomego, klikając ikonę Napisz wiadomość ( ) w jego wizytówce. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca z innymi osobami. Uruchamianie wtyczki IBM Connections Plug-in Aby uruchomić wtyczkę IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook i wyświetlić aplikację paska bocznego IBM Connections, należy otworzyć program Microsoft Outlook, a następnie trzeba kliknąć przycisk paska narzędzi Pokaż pasek boczny ( ). Ponowne kliknięcie przycisku spowoduje ukrycie aplikacji paska bocznego. W programie Outlook 2007 można także pokazać lub ukryć aplikację paska bocznego, wybierając opcję Widok > IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook z menu aplikacji. Uwaga: Wtyczkę IBM Connections Plug-in można także wyświetlić w wiadomości lub w oknie spotkania. Aby ją pokazać, należy kliknąć przycisk Pokaż pasek boczny ( ) w oknie. Konfigurowanie serwisów Connections Aby pracować z serwisami IBM Connections z poziomu programu Microsoft Outlook, należy najpierw skonfigurować serwisy, do których chcesz uzyskiwać dostęp.

14 1. Uruchom wtyczkę IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook zgodnie z opisem podanym w sekcji Uruchamianie wtyczki IBM Connections Plug-in. 2. Wybierz kartę Pliki w aplikacji paska bocznego Connections. 3. Na liście rozwijanej serwisów Connections kliknij opcję Nawiąż połączenie z serwisem lub Nawiąż połączenie z chmurą. 4. W oknie dialogowym Nawiązywanie połączenia z serwisem IBM Connections: a. Wprowadź adres URL serwisu Connections, który ma zostać dodany. Jeśli adres URL nie zawiera przedrostka protokołu, jest dodawany łańcuch b. Wybierz metodę uwierzytelniania, która ma być używana do nawiązywania połączenia z serwisem Connections: Użyj referencji systemu Windows, aby nawiązać połączenie z serwisem Connections przy użyciu nazwy i hasła zalogowanego użytkownika systemu Windows. Użyj referencji niestandardowych, aby podać wartości Nazwa użytkownika i Hasło, które są używane do nawiązywania połączenia z serwisem Connections. Zaznacz pole wyboru Zapisz hasło, aby zapisać hasło dla serwisu. Jeśli nie zapiszesz hasła, przy ponownym uruchomieniu programu Outlook zostanie wyświetlona prośba o podanie hasła. c. Opcjonalnie można kliknąć przycisk Testuj połączenie, aby sprawdzić, czy połączenie zostało pomyślnie nawiązane. Jeśli próba nawiązania połączenia nie powiedzie się, zostanie wyświetlone okno komunikatu Próba nawiązania połączenia nie powiodła się, które zawiera więcej szczegółowych informacji o tym, dlaczego próba nawiązania połączenia nie powiodła się. d. Kliknij przyciskok, aby dodać serwis. 5. W oknie dialogowym Nawiązywanie połączenia z programem IBM Connections Cloud: a. Podaj wartości Nazwa użytkownika i Hasło, które są używane do nawiązywania połączenia z chmurą. Jeśli chmura jest skonfigurowana przy użyciu uwierzytelniania SAML zaloguj się przy użyciu referencji przedsiębiorstwa. Zaznacz pole wyboru Zapisz hasło, aby zapisać hasło do serwisu. Jeśli nie zapiszesz hasła, przy ponownym uruchomieniu programu Outlook zostanie wyświetlona prośba o podanie hasła. b. Kliknij przyciskok, aby dodać serwis.

15 Uwaga: aby nawiązać połączenie z serwisem Connections za pośrednictwem proxy, należy wykonać kroki opisane w sekcjikonfigurowanie ustawień proxy. Edytowanie serwisu Connections 1. Wybierz opcję Opcje z menu aplikacji paska bocznego wtyczki, a następnie wybierz kartę IBM Connections. 2. Wybierz serwis, który ma być edytowany, a następnie kliknij przycisk Edytuj. 3. W polu Tytuł można zmienić etykietę serwisu Connections, aby umożliwić jego łatwe identyfikowanie w aplikacji paska bocznego. 4. Zmodyfikuj wartości, które chcesz zmienić, a następnie kliknij przycisk OK. Usuwanie serwisu Connections 1. Wybierz opcję Opcje z menu aplikacji paska bocznego wtyczki, a następnie wybierz kartę IBM Connections. 2. Wybierz serwis, który ma zostać usunięty, a następnie kliknij przycisk Usuń. Uwaga: Przycisk Usuń jest wyłączony, jeśli serwis został udostępniony użytkownikowi przez administratora. Zmiana aktywnego serwisu Connections Na liście rozwijanej serwisów Connections wybierz serwis ( ), z którym chcesz pracować. Jeśli zmienisz aktywny serwis, zawartość paska bocznego zmieni się całkowicie, w tym pliki, społeczności, aktualizacje i profile. Konfigurowanie ustawień proxy Domyślnie wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook nawiązuje połączenie z programem IBM Connections za pośrednictwem proxy skonfigurowanego na komputerze, udostępniając w ten sposób bezpieczne środowisko pracy. Jeśli proxy wymaga uwierzytelniania, należy ręcznie skonfigurować ustawienia proxy zgodnie z opisem podanym w tej sekcji. Wtyczka może również bezpośrednio nawiązywać połączenie z programem Connections (bez użycia proxy) albo może używać ręcznie skonfigurowanego serwera proxy.

16 Aby skonfigurować ustawienia proxy dla wtyczki, należy wybrać opcję Opcje z menu aplikacji paska bocznego wtyczki. Należy wybrać kartę Zaawansowane i wybrać opcję Połączenia sieciowe, a następnie trzeba kliknąć przycisk Ustawienia proxy. Należy wybrać jedną z następujących opcji: Ustawienia proxy systemu Windows (Internet Explorer). Jest to opcja domyślna, która używa proxy skonfigurowanego na komputerze. Uwaga: Nie można użyć tej opcji, jeśli w danej organizacji jest używane uwierzytelnione proxy. W takim przypadku należy wybrać opcję Ręczna konfiguracja proxy, zaznaczyć pole wyboru Włącz uwierzytelnianie proxy i podać wartości Nazwa użytkownika i Hasło dla serwera proxy. Bezpośrednie połączenie z Internetem. Należy wybrać tę opcję, aby nawiązać bezpośrednie połączenie z programem Connections bez użycia proxy. Ręczna konfiguracja proxy. Należy wybrać tę opcję, aby ręcznie zdefiniować ustawienia serwera proxy: o Proxy HTTP. Należy użyć tej opcji, aby wskazać serwer i port, które mają być używane podczas nawiązywania połączeń HTTP. Jeśli pole portu jest puste, używany jest port domyślny 80. Jeśli zaznaczysz pole wyboru Użyj tego serwera proxy dla protokołu SSL, serwer proxy HTTP będzie również używany na potrzeby połączeń SSL.. o Proxy SSL. Należy użyć tej opcji, aby wskazać serwer i port, które mają być używane podczas nawiązywania połączeń SSL. Jeśli pole portu jest puste, używany jest port domyślny 443. o Proxy SOCKS. Należy użyć tej opcji, aby wskazać serwer i port, które mają być używane podczas nawiązywania połączeń SOCKS. Jeśli pole portu jest puste, używany jest port domyślny o Brak proxy dla hostów. Należy użyć tej tabeli, aby wskazać, które hosty nie powinny używać żadnego proxy i powinny być zawsze bezpośrednio połączone. o Włącz uwierzytelnianie proxy. Należy wybrać tę opcję, aby podać nazwę użytkownika i hasło, które mają być używane podczas nawiązywania połączenia z serwerem proxy.

17 Znajdowanie plików Za pomocą wtyczki IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook można znaleźć plik lub folder w programie Connections, używając w tym celu następujących metod: Użyj widoku Pliki, aby przechodzić między plikami i folderami, przypiętymi plikami i folderami, plikami i folderami udostępnionymi do współużytkowania dla użytkownika lub przez użytkownika albo elementami znajdującymi się w koszu. Użyj historii nawigacji, aby szybko przejść wstecz lub do przodu między odwiedzonymi miejscami. Przeszukaj treść. Posortuj pliki w programie Connections, aby łatwo znaleźć odpowiedni plik. Odśwież listę, aby wyświetlić zmiany wprowadzone na serwerze Connections. Kliknij odsyłacz Pokaż wszystkie w dolnej części paska bocznego, aby wyświetlić wszystkie pliki związane z bieżącym widokiem. Przechodzenie między widokami programu Connections Zanim będzie można nawigować przy użyciu aplikacji paska bocznego, należy nawiązać połączenie z serwisem Connections. Ikona Wybierz widok komponentu Pliki lub Przełącz serwer ( ): należy kliknąć tę ikonę, aby uzyskać szybki dostęp do następujących elementów: o Widoki programu Connections. o Skonfigurowane serwisy Connections. Kliknięcie serwisu umożliwia Zmiana aktywnego serwisu Connections i wyświetlenie jego treści. o Komendy Nawiąż połączenie z serwisem i Nawiąż połączenie z chmurą. Kliknięcie umożliwia Konfigurowanie serwisów Connections. Pliki najwyższego poziomu: należy kliknąć dwukrotnie widok programu Connections, aby wyświetlić jego zawartość (pliki lub foldery). Dostępne widoki: Moje pliki, Przypięte pliki, Udostępnione dla mnie do współużytkowania, Udostępnione przeze mnie do współużytkowania, Moje foldery, Przypięte foldery, Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania, Moje społeczności i Kosz. o Ścieżki nawigacyjne: ścieżki nawigacyjne obok ikony Wybierz widok komponentu Pliki służą do pokazywania nadrzędnych elementów bieżącego położenia. Aby szybko przejść do nadrzędnego położenia, wystarczy kliknąć

18 odpowiedni odsyłacz w obszarze ścieżek nawigacyjnych. Foldery i społeczności udostępniane osobom z zewnątrz są podświetlane na żółto w obszarze ścieżek nawigacyjnych. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy dowolnego elementu w obszarze ścieżek nawigacyjnych w widoku Pliki powoduje otwarcie menu kontekstowego, z którego można wybrać opcję Otwórz w przeglądarce lub Kopiuj adres. Jeśli ścieżki nawigacyjne są zbyt długie, aby można było je wyświetlić na pasku bocznym, położenia główne są wyświetlane po kliknięciu ikony Wybierz widok komponentu Pliki ( ). Używanie historii nawigacji Należy kliknąć przycisk Wstecz ( ) lub Dalej ( ) na pasku narzędzi, aby ponownie odwiedzić ostatnio wyświetlany widok programu Connections. Wskazówka: Należy kliknąć i przytrzymać ikonę Wstecz lub Dalej, aby otworzyć listę ostatnio odwiedzonych widoków, dzięki czemu łatwo można wrócić do dowolnego z nich. Wyszukiwanie plików 1. Kliknij pole Szukaj na karcie Pliki. 2. Opcjonalnie można wybrać zasięg wyszukiwania, korzystając w tym celu z menu rozwijanego dostępnego w polu wyszukiwania: Wszystkie pliki (umożliwia wyszukiwanie treści na bieżącym serwerze) Moje pliki Udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki społeczności 3. Wpisz słowo lub frazę do wyszukania. 4. Kliknij ikonę Szukaj lub naciśnij klawisz Enter. Uwagi: Aby powtórzyć ostatnie wyszukiwanie, należy kliknąć pole wyszukiwania (gdy jest ono puste) w celu wyświetlenia 3 ostatnich wyszukiwanych terminów. Wybierz wyszukiwany termin, aby powtórzyć wyszukiwanie. Funkcja wyszukiwania nie może znaleźć treści w zaszyfrowanych plikach.

19 Wyniki wyszukiwania są wyświetlane na liście plików w aplikacji paska bocznego. Pasek boczny sortuje zgodne elementy wg czasu aktualizacji. Aby wyświetlić wszystkie wyniki wyszukiwania, należy kliknąć odsyłacz Pokaż wszystko w dolnej części paska bocznego. Sortowanie Aby posortować listę pozycji programu Connections w bieżącym położeniu, należy kliknąć dowolny widoczny nagłówek kolumny, taki jak Nazwa, Zaktualizowane przez lub Rekomendacje. Kliknięcie nagłówka posortowanej kolumny powoduje odwrócenie porządku sortowania. Odświeżanie listy plików Aby przeładować listę plików oraz aby wyświetlić zmiany wprowadzone w danym położeniu programu Connections i jego ustawienia serwera, należy kliknąć ikonę Odśwież ( ). Praca z plikami i folderami W tym temacie opisano ogólne pojęcia dotyczące pracy z listą plików we wtyczce IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook. Wiele standardowych operacji, takich jak Otwórz, Usuń i Kopiuj, może być wykonywanych w przypadku folderów i plików programu Connections bezpośrednio z poziomu listy plików w aplikacji paska bocznego. Niektóre operacje mogą być wykonywane na wielu wybranych plikach jednocześnie. Wyświetlanie plików Kliknij plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Otwórz. Plik zostanie otwarty lokalnie. Edytowanie plików Lokalne edytowanie wszystkich typów plików 1. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Otwórz. Zostanie otwarta kopia lokalna.

20 2. Zmodyfikuj plik, a następnie zapisz go lokalnie. 3. Prześlij nową wersję pliku do programu Connections. Edytowanie dokumentów programu IBM Docs w przeglądarce 1. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Otwórz w przeglądarce. Plik zostanie otwarty w przeglądarce WWW. 2. Kliknij opcję Edytuj w programie IBM Docs. 3. Zmodyfikuj plik, a następnie zapisz go. Zmiany są zapisywane w sieci. Uwaga: Przy użyciu programu IBM Docs nie można edytować zaszyfrowanych plików. Usuwanie plików Należy kliknąć plik prawym przyciskiem myszy, a następnie trzeba wybrać opcję Przenieś do kosza lub użyć skrótu klawiaturowego Delete. Usunięte pliki są przenoszone do kosza serwisu Connections. Usunięte pliki można odtworzyć z kosza. Usuwanie folderów Należy kliknąć folder prawym przyciskiem myszy, a następnie trzeba wybrać opcję Usuń lub użyć skrótu klawiaturowego Delete. Pliki znajdujące się w usuniętym folderze nie są usuwane. Usuniętych folderów nie można odtworzyć. Zmienianie nazwy pliku 1. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Właściwości. 2. Wprowadź nową nazwę w polu właściwości Nazwa. Otwieranie w przeglądarce Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy folder, plik lub widok plików, a następnie trzeba wybrać opcję Otwórz w przeglądarce, aby otworzyć pozycję programu Connections w przeglądarce WWW.

21 Operacja Otwórz w przeglądarce jest dostępna również w menu kontekstowym ścieżki nawigacyjnej znajdującej się u góry obok ikony widoku. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy skrajnego prawego elementu w ścieżce nawigacyjnej to najprostszy sposób otwarcia bieżącego miejsca w przeglądarce. Operacje na schowku Standardowe operacje na schowku (Kopiuj i Wklej) umożliwiają kopiowanie plików między różnymi miejscami w programach Connections i Outlook oraz na komputerze użytkownika. Operacje te są dostępne z poziomu menu kontekstowego pliku aplikacji paska bocznego. Za pomocą menu komendy Kopiuj można: Skopiować plik. Skopiować odsyłacz do pliku. Ta opcja powoduje umieszczenie w schowku tekstu zawierającego nazwę pliku z odsyłaczem hipertekstowym do jego położenia. Skopiować adres pliku. Ta opcja powoduje umieszczenie w schowku tekstu zawierającego adres URL pliku. Komenda Kopiuj adres jest dostępna również dla widoków folderów i plików oraz w menu kontekstowym ścieżki nawigacyjnej na pasku statusu aplikacji paska bocznego. Uwagi: Skrót klawiaturowy Ctrl+C działa podobnie jak operacja przeciągania i upuszczania plików z aplikacji paska bocznego. Domyślnie po wybraniu skrótu Ctrl+C jest kopiowany odsyłacz do pliku. Aby zmienić domyślne działanie przy kopiowaniu plików w programie Connections za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+C z kopiowania odsyłaczy do plików na kopiowanie plików: 1. Wybierz pozycję Opcje z menu aplikacji paska bocznego wtyczki. 2. Wybierz kartę Zaawansowane i zaznacz pole wyboru Przeciągaj pliki zamiast odsyłaczy do plików do programu Outlook. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Pobieranie plików z programu Connections. W tej wersji wtyczki IBM Connections Plug-in komenda Wytnij nie jest dostępna.

22 Przypinanie plików i folderów Kliknij prawym przyciskiem myszy plik i wybierz opcję Więcej działań > Przypnij. Przypięte pliki i foldery są wyświetlane w widokach Przypięte pliki / Przypięte foldery. Aby odpiąć plik lub folder, kliknij prawym przyciskiem myszy plik i wybierz opcję Więcej działań > Odepnij. Śledzenie plików i folderów Kliknij prawym przyciskiem myszy plik i wybierz opcję Więcej działań > Śledź. Jeśli plik lub folder jest śledzony, w momencie jego aktualizacji na karcie Aktualizacje są dodawane powiadomienia. Aby anulować śledzenie pliku lub folderu, kliknij prawym przyciskiem myszy plik i wybierz opcję Więcej działań > Anuluj śledzenie. Polubienielub anulowanie polubienia pliku Aby polubić plik, należy kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Więcej działań > Lubię to. Aby anulować polubienie, należy wybrać opcję Więcej działań > Anuluj rekomendację Lubię to. Dodawanie plików do folderów Aby dodać plik do folderu: 1. Kliknij ten plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Dodaj do folderu. 2. Wybierz folder w programie IBM Connections. Możesz wybrać folder lub podfolder z listy Foldery, do których ostatnio zostały dodane przeze mnie pliki, Moje foldery, Przypięte foldery i Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania oraz foldery z widoku Moje społeczności. Foldery współużytkowane zewnętrznie są oznaczane ikoną Zewnętrzne ( ).

23 3. Zaznacz opcję Zezwól członkom wybranych folderów na edycję tego pliku lub usuń jej zaznaczenie. 4. Kliknij przycisk OK. Aby usunąć plik z folderu, przejdź do tego folderu, kliknij plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Usuń z folderu. Uwagi: Pliki do folderów może dodawać użytkownik mający do nich dostęp na poziomie kontrybutora lub właściciela. Prywatnych lub współużytkowanych plików innych osób nie można dodawać do folderów publicznych. Tworzenie nowego folderu 1. Otwórz kartę Pliki i wybierz widok Moje foldery. 2. Opcjonalnie wybierz podfolder. 3. Kliknij ikonę Utwórz nowy folder ( ). 4. Wpisz nazwę folderu. 5. Zaznacz opcję Zezwól na udostępnianie do współużytkowania dla osób spoza mojej organizacji lub usuń jej zaznaczenie. Foldery współużytkowane zewnętrznie są oznaczane ikoną Zewnętrzne ( ). 6. Kliknij przycisk OK. Blokowanie plików Ta funkcja ma zastosowanie wyłącznie do serwisów Connections, począwszy od wersji 4. Właściciel pliku lub edytujący plik może zablokować jego edycję. Aby zablokować plik, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Zablokuj plik. Zablokowane pliki są oznaczone ikoną blokady. Aby odblokować plik, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Odblokuj plik.

24 Wyświetlanie historii wersji Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Historia wersji. Panel historii wersji zostanie otwarty w dolnej części wtyczki. Dla każdej wersji pliku można: Zobaczyć, kto i kiedy utworzył wersję. Zobaczyć sygnalizację dostępności tej osoby. Kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę sygnalizacji dostępności, aby otworzyć menu wiadomości błyskawicznych. o Uwaga: Użytkownik musi być zalogowany do serwera wiadomości błyskawicznych, aby ta funkcja mogła działać. Kliknij nazwę lub zdjęcie osoby, aby wyświetlić jej pełny profil na karcie Profile. Wyświetlić numer wersji i zmienić podsumowanie każdej podwersji. Kliknij ikonę Kopiuj odsyłacz ( ), aby skopiować do schowka adres URL konkretnej wersji pliku. Tworząc odsyłacz do konkretnej wersji, nie trzeba się martwić, że treść wskazywanego pliku zostanie zmieniona. Kliknij ikonę Otwórz ( ), aby otworzyć konkretną wersję pliku. Kliknij ikonę Więcej działań ( ), a następnie wybierz opcję: o Odtwórz wersję, aby odtworzyć starszą wersję pliku. o Usuń wersję, aby usunąć konkretną wersję pliku (dostępne tylko w programie Connections 4). o Usuń tę wersję i wszystkie wcześniejsze wersje, aby usunąć konkretną wersję i jej poprzedniczki. Oznaczanie pliku jako niestosownego Dotyczy to plików społeczności, które zostały utworzone przy użyciu opcji moderacji Przeglądający mogą oznaczać nieodpowiednią treść. Aby oznaczyć plik jako niestosowny: 1. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Więcej działań > Oznacz jako niestosowny. 2. Podaj przyczynę oznaczenia tego pliku jako niestosownego (opcjonalnie), a następnie kliknij opcję Oznacz.

25 Instrukcje dotyczące przypadków użycia podczas pracy z plikami zawierają poniższe tematy: Przesyłanie plików do programu Connections Pobieranie plików z programu Connections Współużytkowanie plików i folderów Wyświetlanie i edytowanie właściwości pliku Wyświetlanie i publikowanie komentarzy do pliku Przesyłanie plików, folderów, wiadomości i załączników do programu Connections Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook umożliwia przesyłanie plików i folderów z komputera oraz wiadomości i załączników do folderu Moje pliki, Moje foldery > [folder], [społeczność] > Pliki lub [społeczność] > Foldery > [folder]. Przesyłanie plików 1. Użyj ikony Prześlij ( ) dostępnej w folderach Moje pliki, Moje foldery > [folder], [społeczność] > Pliki i [społeczność] > Foldery > [folder], a następnie wybierz plik do przesłania. - lub - Przeciągnij plik, folder, załącznik lub wiadomość z komputera lub programu Outlook do aplikacji paska bocznego wtyczki. 2. Ustawianie opcji przesyłania Zaznacz opcję Zezwól na udostępnianie do współużytkowania dla osób spoza mojej organizacji lub usuń jej zaznaczenie. Gdy ta opcja jest zaznaczona, przesłane pliki są oznaczane ikoną Zewnętrzne ( ). Dostęp zewnętrzny musi zostać skonfigurowany podczas przesyłania pliku. Nie można tego zrobić później. Zaznacz opcję Zaszyfruj zawartość tego pliku lub usuń jej zaznaczenie. Jeśli ta opcja jest zaznaczona, plik przechowywany na serwerze jest zaszyfrowany. 3. Kliknij przycisk Prześlij. Uwagi i ograniczenia: Jest możliwe przesyłanie dużych plików (zazwyczaj o wielkości do 2 GB).

26 Ze względu na ograniczenie programu Outlook nie można przesyłać folderów, które zawierają znaki niezgodne z ustawieniami narodowymi komputera. Gdy element jest przesyłany, można monitorować postęp na pasku postępu, który jest wyświetlany w dolnej części aplikacji paska bocznego wtyczki. W tym miejscu są widoczne zarówno nazwa aktualnie przesyłanego elementu, jak i status przesyłania. Aby zatrzymać bieżący proces przesyłania, należy kliknąć ikonę Anuluj operację ( ) na pasku postępu. Przesyłanie nowej wersji Użytkownik może dodać nową wersję do pliku, przesyłając go ponownie do programu Connections. Istnieje możliwość dodania nowej wersji nawet wtedy, gdy nazwa pliku została zmieniona. Przesyłanie nowej wersji, gdy nazwa elementu nie została zmieniona 1. W folderach Moje pliki, Moje foldery > [folder], [społeczność] > Pliki lub [społeczność] > Foldery > [folder] prześlij plik, używając ikony Prześlij lub metody przeciągnij i upuść albo klikając prawym przyciskiem myszy plik i wybierając opcję Prześlij nową wersję. 2. Zostanie otwarte okno Plik już istnieje: a. Wybierz opcję Dodaj jako nową wersję do wybranego dokumentu, a następnie wybierz plik z tabeli, dla którego chcesz dodać nową wersję. Opcjonalnie podaj komentarz w polu Podsumowanie zmian. b. Ewentualnie wybierz opcję Prześlij jako nowy plik, aby zmienić nazwę nowego pliku. Podaj nazwę nowego pliku w polu tekstowym. c. Kliknij przycisk OK. 3. Przesyłanie nowej wersji, gdy nazwa elementu została zmieniona Tej metody należy użyć w takim scenariuszu: do programu Connections przesłano plik o nazwie Badania rynku.docx, a następnie plik ten został przesłany do osoby spoza firmy do przejrzenia. Ta osoba zwraca do bieżącego użytkownika plik i zmienia jego nazwę na Badania rynku-jf.docx. Plik ten ma zostać przesłany do programu Connections w celu zastąpienia pliku oryginalnego, ale ma zostać zachowana oryginalna nazwa.

27 1. Przeciągnij plik na plik, który ma zostać zastąpiony, i przytrzymaj go nad nim przez 2 sekundy. Zostanie wyświetlona podpowiedź: Prześlij jako nową wersję do <nazwa_pliku>. 2. Upuść plik. Nazwa nowego pliku zostanie zmieniona na nazwę istniejącego pliku, na który został przeciągnięty ten plik. Nowy plik zostanie dodany jako nowa wersja tego pliku. Uwaga: Za pomocą tej metody można zastąpić plik tylko wówczas, gdy oba pliki, istniejący i nowy, mają taki sam typ pliku. Czytaj także: Przesyłanie wiadomości do programu Connections Przesyłanie załączników do programu Connections Pobieranie plików z programu Connections Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook umożliwia pobieranie plików jako kopii lokalnych na komputer użytkownika, gdzie można na nich pracować w środowisku niegrupowym. Po zakończeniu edytowania pliku można przesłać go do programu Connections, zastępując istniejący plik lub dodając go jako nową wersję. Wykonaj dowolną z następujących czynności, aby pobrać lokalną kopię pliku: Przeciągnij jeden lub więcej plików z poziomu aplikacji paska bocznego na pulpit systemu Windows lub do otwartego miejsca w Eksploratorze Windows. Zaznacz jeden lub więcej plików i folderów, a następnie wybierz opcję Zapisz jako z menu kontekstowego. Wskaż, gdzie chcesz zapisać pliki. Zaznacz jeden lub więcej plików, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybierz opcję Kopiuj > Plik. Następnie Wklej pliki do dowolnego miejsca na komputerze. Jeśli plik został zaszyfrowany podczas Przesyłanie plików, folderów, wiadomości i załączników do programu Connections, zostanie zdeszyfrowany podczas pobierania.

28 Współużytkowanie plików i folderów Współużytkowanie pliku lub folderu 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder, a następnie wybierz opcję Współużytkuj. 2. Wykonaj jedną z czynności: a. Wybierz opcję Udostępnij do współużytkowania dla osób, grup* i społeczności lub Publiczny (widoczny dla wszystkich). b. Wybierz poszczególne wartości Osoba / Grupa* / Społeczność, aby udostępnić im plik lub folder do współużytkowania. Wpisz nazwę osoby lub społeczności i kliknij ją, aby ją dodać, lub kliknij strzałkę w dół znajdującą się obok pola tekstowego, aby wyświetlić listę Najnowsze osoby i wybrać odpowiednią pozycję z listy. c. Dla każdej osoby/grupy*/społeczności wybierz rolę współużytkowania: Jako Czytelnik Jako Edytujący (dostępne tylko w przypadku współużytkowania pliku) Jako Kontrybutor (dostępne tylko w przypadku współużytkowania folderu) Jako Właściciel (dostępne tylko w przypadku współużytkowania folderu) d. Zaznacz opcję Zezwól innym osobom na udostępnianie tego pliku do współużytkowania lub usuń jej zaznaczenie (opcja dostępna tylko w przypadku współużytkowania pliku). e. Zaznacz opcję Każdy może dostarczać treść do tego folderu lub usuń jej zaznaczenie (opcja dostępna tylko w przypadku współużytkowania folderu po wybraniu opcji Udostępnij do współużytkowania dla: Publiczny). f. Dodaj opcjonalny komunikat dla osoby lub społeczności, którym udostępniasz plik do współużytkowania (dostępne tylko w przypadku współużytkowania pliku). * Współużytkowanie dla grupy jest dostępne tylko w przypadku folderów. Wyświetlanie szczegółów współużytkowania Aby wyświetlić szczegóły współużytkowania pliku lub folderu: 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder i wybierz opcję Szczegóły współużytkowania, aby wyświetlić szczegóły współużytkowania.

29 2. Kliknij przycisk Dodaj, aby otworzyć okno dialogowe Udostępnianie pliku do współużytkowania / Udostępnianie folderu do współużytkowania. 3. Wybierz osobę lub społeczność, a następnie kliknij opcję Usuń relację współużytkowania, aby zakończyć współużytkowanie pliku lub folderu z tą osobą albo społecznością. 4. Zaznacz opcję Zezwól innym osobom na udostępnianie tego pliku do współużytkowania lub usuń jej zaznaczenie (opcja dostępna tylko w przypadku współużytkowania pliku). 5. Usuń zaznaczenie opcji Zezwól na udostępnianie do współużytkowania dla osób spoza organizacji, aby zakończyć współużytkowanie zewnętrzne. Uwaga: Ta opcja jest wyświetlana tylko wtedy, gdy ten plik lub folder został przesłany za pomocą opcji Zezwól na udostępnianie do współużytkowania dla osób spoza organizacji. Kończenie współużytkowania zewnętrznego Aby zakończyć współużytkowanie pliku lub folderu z użytkownikami zewnętrznymi, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy plik lub folder, a następnie trzeba wybrać opcję Zatrzymaj współużytkowanie zewnętrzne. Wyświetlanie i edytowanie właściwości pliku Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook obsługuje wyświetlanie oraz edytowanie właściwości pliku i folderu. Wyświetlanie właściwości 1. Wybierz pliki lub foldery programu Connections. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Właściwości lub naciśnij klawisze Alt+Enter. Właściwości tylko do odczytu są przyciemnione. Wartość <Wiele wartości> wskazuje, że ta właściwość ma różne wartości w wybranych plikach. Edytowaniewłaściwości 1. Otwórz okno Właściwości.

30 2. Zmodyfikuj wartość właściwości bezpośrednio w siatce w oknie właściwości. Zmiany wprowadzone w nazwie pliku lub folderu oraz zmiany znaczników pliku są zapisywane po kliknięciu przycisku Tak w oknie komunikatu potwierdzenia. Użytkownik może równocześnie edytować pole Opis wielu plików lub folderów. Jeśli edycja wartości nie powiedzie się dla któregoś z elementów, użytkownik zostanie powiadomiony. Wyświetlanie i publikowanie komentarzy do pliku Wyświetlanie komentarzy do pliku Aby wyświetlić komentarze do pliku, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Komentarze. U dołu wtyczki IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook zostanie otwarty panel Komentarze, w którym można wyświetlić komentarze do pliku, opublikować nowy komentarz, edytować lub usunąć istniejące komentarze. Uwaga: gdy panel Komentarze jest otwarty i z listy plików zostanie wybrany inny plik, na panelu Komentarze zostaną automatycznie wyświetlone komentarze dotyczące tego elementu. Publikowanie komentarza Aby opublikować nowy komentarz do pliku: 1. Wyświetl panel Komentarze tego pliku. 2. Napisz komentarz w polu tekstowym i kliknij przycisk Publikuj. Edytowanie komentarza Aby edytować własne opublikowane komentarze: 1. Wyświetl panel Komentarze danego pliku. 2. Znajdź komentarz i kliknij ikonę Edytuj komentarz ( ). 3. Zaktualizuj swój komentarz w polu tekstowym i wybierz opcję Publikuj.

31 Usuwaniekomentarza Aby usunąć własne opublikowane komentarze lub komentarze innych osób dotyczące plików, których jesteś właścicielem: 1. Wyświetl panel Komentarze danego pliku. 2. Znajdź komentarz i kliknij ikonę Usuń komentarz ( ). Oznaczanie komentarza jako niestosownego Dotyczy to komentarzy do plików społeczności, które zostały utworzone przy użyciu opcji moderacji Przeglądający mogą oznaczać nieodpowiednią treść. 1. Wyświetl panel Komentarze danego pliku. 2. Znajdź komentarz i kliknij ikonę Oznacz jako niestosowny ( ). 3. Podaj przyczynę oznaczenia tego komentarza jako niestosowny (opcjonalnie), a następnie kliknij opcję Oznacz. Wybieranie widocznych kolumn We wtyczce IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook są wyświetlane listy plików i folderów. W różnych widokach programu Connections są wyświetlane różne kolumny. Na przykład w widoku Moje pliki są wyświetlane ikony Nazwa, Współużytkowanie, kolumny z datą Zaktualizowane oraz Zaktualizowane przez. Wyświetlone kolumny następujących widoków można edytować: Moje pliki, Przypięte pliki, widoki folderów oraz Moje społeczności > <społeczność> > Pliki i Foldery. W tych widokach można na liście plików aplikacji paska bocznego wyświetlić właściwość pliku oraz ustawić kolejność kolumn. Uwaga: Wybrane kolumny i ich kolejność są globalne dla wszystkich powyższych widoków. Jeśli wybrana kolumna nie ma zastosowania w jakimś widoku, nie zostanie w nim wyświetlona. Konfigurowanie widocznych kolumn 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówki kolumn na liście plików i z menu kontekstowego wybierz opcję Widoczne kolumny.

32 2. W oknie dialogowym Widoczne kolumny zostanie wyświetlona lista wszystkich standardowych właściwości plików programu Connections. Zaznacz każdą kolumnę, która ma być widoczna na liście plików. 3. Za pomocą przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół zmień kolejność wyświetlania właściwości w aplikacji paska bocznego. 4. (Opcjonalnie) Ustaw stałą szerokość kolumny, zaznaczając ją i ustawiając wartość w polu Szerokość wybranej kolumny (w pikslach). Szerokość kolumny można również zmodyfikować, przeciągając lub klikając dwukrotnie prawą krawędź każdego nagłówka kolumny na liście plików. Wyszukiwanie w programie Connections Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook umożliwia znalezienie odpowiedniej treści i odpowiednich osób. W poniższych tematach przedstawiono sposób wyszukiwania we wtyczce: Wyszukiwanie plików Wyszukiwanie osób Wyszukiwanie społeczności Praca z pocztą elektroniczną Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook umożliwia łatwe zapisywanie wiadomości oraz załączników w programie Connections, uzyskiwanie dostępu do nich oraz załączanie plików z programu Connections do nowych wiadomości. Wiadomości zapisane w programie Connections można udostępnić do współużytkowania innym użytkownikom programu Connections bez wykorzystania miejsca na dysku ich skrzynek odbiorczych. Wtyczka umożliwia skuteczne wykonywanie następujących czynności: Załączanie plików do wiadomości . Przesyłanie wiadomości do programu Connections. Przesyłanie załączników do programu Connections z możliwością zastąpienia ich odsyłaczami programu Connections

33 Załączanie plików do wiadomości Wtyczka IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook umożliwia załączanie plików programu Connections do różnych elementów programu Microsoft Outlook. Załączanie plików z programu Connections do wiadomości Istnieją dwie proste metody załączenia pliku z programu Connections do programu Outlook: 1. Przeciągnij plik z aplikacji paska bocznego do obszaru programu Outlook obsługującego odbieranie plików (patrz lista poniżej). Domyślnie przy przeciąganiu pliku z aplikacji paska bocznego jest tworzony odsyłacz do pliku. Utworzenie odsyłacza zamiast kopii pliku pozwala skutecznie zarządzać podwersjami plików oraz oszczędzać miejsce na dysku serwerów poczty elektronicznej. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik programu Connections i wybierz menu komendy Kopiuj, aby skopiować Plik, Odsyłacz do pliku (umieszcza nazwę pliku z odsyłaczem hipertekstowym do jego położenia jako tekst w schowku) lub Adres pliku (umieszcza adres URL pliku jako tekst w schowku). Następnie wklej zawartość schowka w obszarze programu Outlook obsługującym odbieranie plików. Należy pamiętać, że odsyłacze do plików programu Connections mogą otwierać tylko użytkownicy z dostępem do serwera Connections i dostępem czytelnika lub edytującego do tego pliku. Pliki programu Connections można przeciągnąć do następujących obszarów programu Outlook: Treść wychodzącej wiadomości , aby utworzyć załącznik wiadomości lub do skrzynki odbiorczej, aby utworzyć nową wiadomość z odsyłaczami do plików. Opis umówionego terminu, spotkania lub zdarzenia, aby utworzyć odsyłacz do pliku. Obszar opisu zadania, aby utworzyć odsyłacz do pliku. Obszar uwag kontaktu, aby utworzyć odsyłacz do pliku. Aplikacja programu Notes, aby utworzyć nową uwagę zawierającą tytuł pliku. Uwaga: Aby przeciągnąć plik do zdarzenia kalendarzowego, zadania, kontaktu lub uwagi, należy wybrać plik z wtyczki w głównym oknie programu Outlook Explorer, a następnie przeciągnąć do odpowiedniego obszaru programu Outlook.

34 Załączanie odsyłacza do poprzedniej wersji pliku 1. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Historia wersji. 2. Znajdź wersję, która ma zostać załączona, i kliknij ikonę Kopiuj odsyłacz ( ) znajdującą się obok niej. 3. Wklej odsyłacz do wychodzącej wiadomości lub do innego obszaru programu Outlook, który obsługuje odbieranie plików. Konfigurowanie opcji przeciągania i upuszczania programu Connections Aby zmienić domyślne działanie załączania plików programu Connections z załączania odsyłacza do pliku na załączanie samego pliku: 3. Wybierz pozycję Opcje w menu aplikacji paska bocznego wtyczki. 4. Otwórz kartę Zaawansowane i zaznacz pole wyboru Przeciągaj pliki zamiast odsyłaczy do plików do programu Outlook. Aby odwrócić zachowanie ustawione w opcjach aplikacji, przytrzymaj naciśnięty klawisz Alt przy przeciąganiu pliku z aplikacji paska bocznego. Przesyłanie wiadomości do programu Connections Jeśli wiadomość zostanie przesłana do programu Connections, można ją udostępnić do współużytkowania innym osobom bez konieczności jej duplikowania we wszystkich skrzynkach odbiorczych. Aby przesłać wiadomość do programu Connections: Wybierz ją i przeciągnij ze skrzynki odbiorczej lub innego folderu do folderu Moje pliki, Moje foldery > [folder], [społeczność] > Pliki lub [społeczność] > Foldery > [folder]. Aby przeciągnąć wiele wiadomości z poczty elektronicznej do wtyczki IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook, należy przytrzymać naciśnięty klawisz CTRL podczas wybierania wiadomości do przeciągnięcia. Istnieje również możliwość przeniesienia wiadomości do programu Connections. W takim przypadku wiadomość jest przesyłana do programu Connections, a następnie usuwana z folderu Skrzynka odbiorcza (lub dowolnego innego folderu) i przenoszona do folderu Usunięte elementy.

35 W jaki sposób wiadomości są zapisywane w programie Connections? Wiadomości przesłane do programu Connections są zapisywane jako pliki.msg i zawierają całą wiadomość, włącznie z tekstem treści i załącznikami. Nazwa pliku jest tworzona na podstawie pola Temat. Przesyłanie wiadomości o takim samym temacie Jeśli w programie Connections jest zapisywanych kilka wiadomości z tego samego wątku dyskusji, użytkownik zostanie zapytany, czy mają one zostać zapisane jako nowa wersja pliku.msg, czy należy zmienić nazwę nowej wiadomości. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Zastępowanie istniejących plików. Zatrzymywanie procesu przesyłania Po rozpoczęciu procesu przesyłania jest on wskazywany przez pasek postępu. Aby zatrzymać proces przesyłania, należy kliknąć ikonę Anuluj operację ( ) na pasku postępu. Przenoszenie wiadomości do programu Connections Przesłaną wiadomość można usunąć z folderu Skrzynka odbiorcza (lub dowolnego innego folderu) i przenieść do folderu Usunięte elementy podczas przesyłania do programu Connections: Wybierz pozycję Opcje w menu aplikacji paska bocznego wtyczki, wybierz kartę Zaawansowane i kliknij opcję Przenieś wiadomość zamiast ją kopiować do programu Connections. Wskazówka: Aby odwrócić zachowanie ustawione w opcjach aplikacji i zmienić tryb przeciągania i upuszczania z przenoszenia na kopiowanie lub odwrotnie, należy przytrzymać naciśnięty klawisz Alt podczas przeciągania wiadomości do aplikacji paska bocznego. Otwieranie wiadomości zapisanych w programie Connections Kliknij dwukrotnie wiadomość we wtyczce. Wiadomość zostanie otwarta bezpośrednio w programie Outlook.