Jakie Obowiązki wobec pracowników mają pracodawcy na przełomie roku

Transkrypt

1 nr 22(238) dodatek nr 12 Temat na życzenie Jakie Obowiązki wobec pracowników mają pracodawcy na przełomie roku I. Prawo pracy Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku Koniec roku a urlop na żądanie Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku Plan urlopów na następny rok Współczynnik urlopowy na 2014 r Ustalanie wymiarów czasu pracy na 2014 r II. Rozliczenia z pracownikami Wynagrodzenie minimalne w 2014 r. i świadczenia od niego zależne Wynagrodzenie minimalne należne za grudzień 2013 r., wypłacone w styczniu 2014 r Wynagrodzenie należne za grudzień 2013 r., wypłacone w styczniu 2014 r. kiedy powstaje przychód u pracownika Rozliczenie roczne dokonywane przez płatnika Imienna informacja PIT Informacja PIT-8C Roczna deklaracja PIT-4R III. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Korekta odpisu na zfśs w 2014 r Kto musi utworzyć zfśs w 2014 r Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2014 r Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych IV. Obowiązki wobec PFRON Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych Obowiązek składania deklaracji Informacje kto i kiedy je składa V. Zasiłki i ubezpieczenia społeczne Obowiązki płatnika zasiłków w 2014 r Kto jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego Liczba ubezpieczonych Choroba na przełomie roku Minimalna podstawa wymiaru zasiłków Dokumenty rozliczeniowe Informacja ZUS IWA Kto i kiedy składa informację ZUS IWA Jak wypełnić ZUS IWA Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przedsiębiorców Podstawa wymiaru składek dla rozpoczynających działalność gospodarczą... 32

2 2 TEMAT NA ŻYCZENIE Jakie obowiązki wobec pracowników mają pracodawcy na przełomie roku Na przełomie roku pracodawcy mają zwiększone obowiązki w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Ustalenie wymiarów czasu pracy na 2014 r., zmiana umów o pracę w związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2014 r., złożenie w ZUS informacji ZUS IWA to tylko część zadań, jakie będą mieli pracodawcy w najbliższym czasie. I. Prawo pracy Planując wymiary czasu pracy na 2014 r. trzeba pamiętać o konieczności oddania dnia wolnego za święto, które przypada w sobotę. Nie należy też zapominać o obowiązkach na przełomie roku w zakresie urlopów wypoczynkowych. Niektórzy pracodawcy mają bowiem obowiązek ustalenia m.in. planu urlopów na 2014 r., a wszyscy współczynnik urlopowy, jaki będzie obowiązywał w 2014 r. 1. Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystanego w tym terminie urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek udzielenia zaległego ur- UWAGA! lopu w terminie, jeżeli pracownik Pracodawca spełni wymóg udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli udzieli pracownikowi tego rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września i wykorzysta wszystkie dni zaległego urlopu najpóźniej 30 września. urlopu w jednej części. Nie ma jednak potrzeby wykorzystania całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy wyraźnie określa, że w tym przypadku chodzi o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien więc pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie, w przypadku niewykorzystanych urlopów, powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w terminie do 30 września przyszłego roku. MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

3 TEMAT NA ŻYCZENIE 3 Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.: długotrwała choroba pracownika, przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub najpóźniej do 30 września następnego roku. Może się jednak zdarzyć, że długotrwała nieobecność pracownika w pracy rozpocznie się w danym roku i zakończy już po 30 września kolejnego roku. Wówczas trudno jest przypisać pracodawcy winę za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku. Aby nie narazić się na taką odpowiedzialność, pracodawca powinien po powrocie pracownika do pracy w pierwszej kolejności udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego. Pracownik miał zaplanowane wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu 2013 r. Jednak w listopadzie br. poważnie się rozchorował i od tego czasu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Prawdopodobnie potrwa ono jeszcze kilka miesięcy. Pracownik może więc nie rozpocząć urlopu za 2013 r. do 30 września 2014 r. Pracodawca powinien zatem udzielić temu pracownikowi całości zaległego urlopu wypoczynkowego za 2013 r. niezwłocznie po jego powrocie do pracy, jeżeli nastąpi to po 30 września 2014 r Koniec roku a urlop na żądanie Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu we wskazanym przez pracownika terminie (art Kodeksu pracy). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym roku pracy w tym samym wymiarze 4 dni. Pracownik nie musi uzgadniać z pracodawcą terminu wykorzystania tego urlopu, a jedynie musi poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego urlopu. Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym UWAGA! Niewykorzystany w danym roku urlop na żądanie w kolejnym roku jest traktowany jak zwykły urlop wypoczynkowy. roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Dni tego urlopu tracą zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie. Pracownik w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Takie rozwiązanie zapobiega zatem kumulowaniu przez pracownika dni takiego urlopu z poszczególnych lat. MONITOR PPiU nr 22(238)

4 4 TEMAT NA ŻYCZENIE Pracownik wykorzystał 16 dni z przysługującego mu w 2013 r. 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Nie korzystał przy tym z żadnego dnia urlopu na żądanie. Zatem pozostałe 4 dni urlopu, które w 2013 r. pracownik może wykorzystać na żądanie, nie będą już takim urlopem w 2014 r. Od 1 stycznia 2014 r. staną się zwykłymi zaległymi dniami urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie będzie mógł wykorzystać na żądanie, lecz jedynie na zasadach normalnego urlopu wypoczynkowego. Odmienne stanowisko w omawianym zakresie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP /08/PE). Zdaniem PIP, niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać udzielony do 30 września kolejnego roku, gdyż przepis nakazujący udzielenie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Stanowisko PIP jest jednak kwestionowane przez wielu praktyków prawa pracy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu do 30 września sąd nie podzieli stanowiska PIP w tej sprawie i nakaże udzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września. Pracownik ma prawo skorzystać w 2014 r. z urlopu na żądanie (z puli 2014 r.), mimo niewykorzystania zaległych za 2013 r. dni urlopu wypoczynkowego. Jednak wykorzystane dni urlopu na żądanie pomniejszają w pierwszej kolejności liczbę dni urlopu zaległego za 2013 r. Pracownikowi z przysługującej w 2014 r. puli 4 dni urlopu na żądanie zostanie odjęta odpowiednia liczba dni i tym samym pomniejszeniu ulegnie przysługujący pracownikowi urlop zaległy. Przyjmijmy, że pracownik miał zaległy urlop wypoczynkowy za 2013 r. w wymiarze 10 dni. W styczniu 2014 r. wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie z przysługujących mu 4 takich dni w 2014 r. Prawidłowe zaewidencjonowanie przez pracodawcę tego faktu powinno wyglądać tak, że pracownik będzie miał 8 dni zaległego urlopu za 2013 r. i pełny urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni) za 2014 r. Jednak w 2014 r. będzie mógł wykorzystać jeszcze tylko 2 dni urlopu na żądanie Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku Inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników następuje nabywanie prawa do urlopu osób, które podejmują zatrudnienie w ramach stosunku pracy po raz pierwszy w życiu. Taki pracownik uzyskuje z upływem każdego miesiąca pracy MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

5 TEMAT NA ŻYCZENIE 5 w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art Kodeksu pracy). Zatem w pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwać 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy. Ustawodawca nie przewidział w tym przypadku obowiązku zaokrąglania tego wymiaru, co oznacza, że gdyby pracodawca chciał ściśle udzielić pracownikowi, nabytego przez niego, ułamkowego wymiaru urlopu, musiałby przeliczyć go na godziny, a nawet na minuty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dokonać zaokrąglenia na korzyść pracownika i tym samym uniknąć problemów z ustaleniem wymiaru i udzieleniem urlopu. Udzielenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego niż należny, jako korzystniejsze od powszechnie obowiązujących przepisów, jest zgodne z prawem. Prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach pracownik nabywa 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego (art Kodeksu pracy). Pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w życiu 17 listopada 2013 r. Zatem z upływem miesiąca, tj. 16 grudnia, nabędzie prawo do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 1,66 dnia w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ten nabędzie 1 stycznia 2014 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego za 2014 r. Wówczas nie będzie już kontynuowana zasada nabywania urlopu proporcjonalnie po każdym miesiącu pracy. Gdy pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w trakcie grudnia danego roku kalendarzowego, nie zdąży on nabyć przed 1 stycznia kolejnego roku prawa do 1/12 urlopu należnego po miesiącu pracy. W takim przypadku pracownik ten 1 stycznia nabywa prawo do pełnego urlopu. Nie należy więc stosować do niego zasady nabywania przez cały rok 1/12 tego urlopu po każdym miesiącu pracy. Pracodawca planuje zatrudnić od 7 grudnia 2013 r. pracownika, dla którego będzie to pierwsza praca w życiu. W związku z tym, że nie zdąży on nabyć prawa do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu z upływem miesiąca jeszcze w 2013 r., pracownik nabędzie od razu 1 stycznia 2014 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach. Zatem, mimo że pracownikowi nie będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy za 2013 r., to od pierwszego dnia 2014 r. będzie miał prawo do wykorzystania całego urlopu należnego w 2014 r. MONITOR PPiU nr 22(238)

6 6 TEMAT NA ŻYCZENIE 1.3. Plan urlopów na następny rok Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art Kodeksu pracy). Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu. Należy jednak przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w styczniu może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Przepisy nie regulują również, że plan urlopów musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza. Pracodawca tworząc plan urlopów jest zobowiązany brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia w zakładzie normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie (art Kodeksu pracy). Zatem tworząc plan urlopów pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników posiadających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopowego, jeżeli: zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (art Kodeksu pracy). Opracowany plan urlopów pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. przez wywieszenie na tablicy informacyjnej w zakładzie, udostępnienie każdemu z pracowników kserokopii planu itp. (art Kodeksu pracy). W przypadku braku obowiązku tworzenia planu urlopów pracodawca uzgadnia termin wykorzystania urlopu indywidualnie z poszczególnymi pracownikami Współczynnik urlopowy na 2014 r. Współczynnik urlopowy na dany rok oblicza się w celu ustalenia ekwiwalentu pieniężnego należnego pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent ten przysługuje pracownikowi w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art Kodeksu pracy). Współczynnik urlopowy ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12 ( 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Przyjmując, że pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w pełnym wymiarze MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

7 TEMAT NA ŻYCZENIE 7 czasu pracy i z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy ma wolne soboty, współczynnik urlopowy na 2014 r. obliczamy dla niego w podany poniżej sposób. W 2014 r. występują: 365 dni kalendarzowych, 52 niedziele, 11 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela, 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przyjmując, że dniem wolnym jest sobota. Zatem 365 dni kalendarzowych 115 dni ( ) = 250 dni, 252 dni : 12 = 20,83. Dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat współczynnik urlopowy obniżamy proporcjonalnie do tego etatu ( 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Jeżeli więc pracownik jest zatrudniony np. na 1/2 etatu, to współczynnik urlopowy w 2014 r. wyniesie dla niego 10,42 (1/2 etatu x 20,83), a gdy pracownik pracuje na 1/4 etatu, współczynnik wyniesie 5,21 (1/4 etatu x 20,83). 2. Ustalanie wymiarów czasu pracy na 2014 r. Pracodawcy na koniec roku ustalają wymiary czasu pracy na kolejny rok, aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy. Obecnie święto, które przypada w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem w 2014 r. za takie święta trzeba będzie wyznaczyć pracownikom dni wolne. W 2014 r. pracodawcy będą musieli oddać pracownikom, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dodatkowe dni wolne za święta 3 maja i 1 listopada, które przypadają w sobotę. Wymiar czasu pracy należy obliczać w następujący sposób: Krok 1. Liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym pomnożyć przez 40 godzin. Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni wystających poza pełne tygodnie, przypadających od poniedziałku do piątku. Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin odjąć każde święto uznane za dzień wolny od pracy, który przypada w innym dniu niż niedziela. Krok 4. Wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Poniżej przedstawione zostały wymiary czasu pracy na poszczególne miesiące 2014 r. przy założeniu, że pracownik ma wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. MONITOR PPiU nr 22(238)

8 8 TEMAT NA ŻYCZENIE Styczeń 2014 r. P 6 (wolne) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) W 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) Ś 1 (wolne) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) CZ 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) PT 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) 31 (8 godz.) S 4 (wolne) 11 (wolne) 18 (wolne) 25 (wolne) N 5 (wolne) 12 (wolne) 19 (wolne) 26 (wolne) Wymiar czasu pracy w styczniu 2014 r.: 40 godzin 4 tygodnie = 160 godzin, 3 8 godzin (za 29, 30 i 31 stycznia) = 24 godziny, odejmujemy 16 godzin za Nowy Rok 1 stycznia i święto Trzech Króli (6 stycznia), 160 godzin + 24 godziny 16 godzin = 168 godzin. Luty 2014 r. P 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) W 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) Ś 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) CZ 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) PT 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) S 1 (wolne) 8 (wolne) 15 (wolne) 22 (wolne) N 2 (wolne) 9 (wolne) 16 (wolne) 23 (wolne) Wymiar czasu pracy w lutym 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin. Marzec 2014 r. P 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) 31 (8 godz.) W 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) Ś 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) CZ 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) PT 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) S 1 (wolne) 8 (wolne) 15 (wolne) 22 (wolne) 29 (wolne) N 2 (wolne) 9 (wolne) 16 (wolne) 23 (wolne) 30 (wolne) MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

9 TEMAT NA ŻYCZENIE 9 Wymiar czasu pracy w marcu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 1 x 8 godzin (za 31 marca) = 8 godzin, 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin. Kwiecień 2014 r. P 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (wolne) 28 (8 godz.) W 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) Ś 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) CZ 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) PT 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) S 5 (wolne) 12 (wolne) 19 (wolne) 26 (wolne) N 6 (wolne) 13 (wolne) 20 (wolne) 27 (wolne) Wymiar czasu pracy w kwietniu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 2 x 8 godzin (za 29 i 30 kwietnia) = 16 godzin, odejmujemy 8 godzin za drugi dzień świąt Wielkiejnocy (21 kwietnia), 160 godzin + 16 godzin 8 godzin = 168 godzin. Maj 2014 r. P 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) W 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) Ś 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) CZ 1 (wolne) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) PT 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (wolne za 3 maja) S 3 (wolne) 10 (wolne) 17 (wolne) 24 (wolne) 31 (wolne) N 4 (wolne) 11 (wolne) 18 (wolne) 25 (wolne) Wymiar czasu pracy w maju 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 2 x 8 godzin (za 29 i 30 maja) = 16 godzin, odejmujemy 16 godzin za święto państwowe 1 Maja i święto narodowe Trzeciego Maja, 160 godzin + 16 godzin 16 godzin = 160 godzin. MONITOR PPiU nr 22(238)

10 10 TEMAT NA ŻYCZENIE Czerwiec 2014 r. P 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) W 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) Ś 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) CZ 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (wolne) 26 (8 godz.) PT 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) S 7 (wolne) 14 (wolne) 21 (wolne) 28 (wolne) N 1 (wolne) 8 (wolne) 15 (wolne) 22 (wolne) 29 (wolne) Wymiar czasu pracy w czerwcu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 1 x 8 godzin (30 czerwca) = 8 godzin, odejmujemy 8 godzin za święto Bożego Ciała (19 czerwca), 160 godzin + 8 godzin 8 godzin = 160 godzin. Lipiec 2014 r. P 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) W 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) Ś 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) CZ 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) 31 (8 godz.) PT 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) S 5 (wolne) 12 (wolne) 19 (wolne) 26 (wolne) N 6 (wolne) 13 (wolne) 20 (wolne) 27 (wolne) Wymiar czasu pracy w lipcu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 lipca) = 24 godziny, 160 godzin + 24 godziny = 184 godziny. Sierpień 2014 r. P 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) W 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) Ś 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) CZ 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) PT 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (wolne) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) S 2 (wolne) 9 (wolne) 16 (wolne) 23 (wolne) 30 (wolne) N 3 (wolne) 10 (wolne) 17 (wolne) 24 (wolne) 31 (wolne) MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

11 TEMAT NA ŻYCZENIE 11 Wymiar czasu pracy w sierpniu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 1 x 8 godzin (za 29 sierpnia) = 8 godzin, odejmujemy 8 godzin za święto Wniebowzięcia NMP (15 sierpnia), 160 godzin + 8 godzin 8 godzin = 160 godzin. Wrzesień 2014 r. P 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) W 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) Ś 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) CZ 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) PT 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) S 6 (wolne) 13 (wolne) 20 (wolne) 27 (wolne) N 7 (wolne) 14 (wolne) 21 (wolne) 28 (wolne) Wymiar czasu pracy we wrześniu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 2 x 8 godzin (za 29 i 30 września) = 16 godzin, 160 godzin + 16 godzin = 176 godzin. Październik 2014 r. P 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) W 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (8 godz.) Ś 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) CZ 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) PT 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) 31 (8 godz.) S 4 (wolne) 11 (wolne) 18 (wolne) 25 (wolne) N 5 (wolne) 12 (wolne) 19 (wolne) 26 (wolne) Wymiar czasu pracy w październiku 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 października) = 24 godziny, 160 godzin + 24 godziny = 184 godziny. MONITOR PPiU nr 22(238)

12 12 TEMAT NA ŻYCZENIE Listopad 2014 r. P 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) W 4 (8 godz.) 11 (wolne) 18 (8 godz.) 25 (8 godz.) Ś 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (8 godz.) CZ 6 (8 godz.) 13 (8 godz.) 20 (8 godz.) 27 (8 godz.) PT 7 (8 godz.) 14 (8 godz.) 21 (8 godz.) 28 (wolne za 1 listopada) S 1 (wolne) 8 (wolne) 15 (wolne) 22 (wolne) 29 (wolne) N 2 (wolne) 9 (wolne) 16 (wolne) 23 (wolne) 30 (wolne) Wymiar czasu pracy w listopadzie 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,, odejmujemy 16 godzin za święto Wszystkich Świętych (1 listopada) i Narodowe Święto Niepodległości (11 listopada), 160 godzin 16 godzin = 144 godziny. Grudzień 2014 r. P 1 (8 godz.) 8 (8 godz.) 15 (8 godz.) 22 (8 godz.) 29 (8 godz.) W 2 (8 godz.) 9 (8 godz.) 16 (8 godz.) 23 (8 godz.) 30 (8 godz.) Ś 3 (8 godz.) 10 (8 godz.) 17 (8 godz.) 24 (8 godz.) 31 (8 godz.) CZ 4 (8 godz.) 11 (8 godz.) 18 (8 godz.) 25 (wolne) PT 5 (8 godz.) 12 (8 godz.) 19 (8 godz.) 26 (wolne) S 6 (wolne) 13 (wolne) 20 (wolne) 27 (wolne) N 7 (wolne) 14 (wolne) 21 (wolne) 28 (wolne) Wymiar czasu pracy w grudniu 2014 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin, 3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 grudnia) = 24 godziny, odejmujemy 16 godzin za pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia (25 i 26 grudnia), 160 godzin + 24 godziny 16 godzin = 168 godzin. MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

13 TEMAT NA ŻYCZENIE 13 Wymiary czasu pracy dla poszczególnych okresów rozliczeniowych w 2014 r. dla pracowników pracujących od poniedziałku do piątku, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy Miesiąc Liczba dni pracy Styczeń Luty Marzec godzin 160 godzin 168 godzin 496 godzin 62 dni 664 godziny 83 dni Kwiecień godzin 488 godzin Maj godzin 61 dni 664 Czerwiec godzin godziny Lipiec godziny 520 godzin 83 dni Sierpień godzin 65 dni Wrzesień godzin 672 Październik godziny 496 godzin Listopad godziny 62 dni Grudzień godzin SUMA godzin 2000 godzin godziny 84 dni 2000 godzin 1-miesięczny okres rozliczeniowy 3-miesięczny (kwartalny) okres rozliczeniowy 4-miesięczny okres rozliczeniowy 6-miesięczny okres rozliczeniowy 984 godziny 123 dni 1016 godzin 127 dni 2000 godzin 1-roczny okres rozliczeniowy 2000 godzin 250 dni 2000 godzin W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu (np. 1/2, 1/4, 1/8 etatu), wymiar godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym należy obliczyć mnożąc liczbę godzin ustaloną zgodnie z ww. zasadami przez wymiar etatu pracownika. Podstawa prawna: art pkt 2, art. 130, art. 152, art. 153, art. 161, art. 163, art , art. 168, art. 171, art. 188, art , art pkt 1 i pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy Dz.U. Nr 4, poz. 28; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 224, poz Aleksander P. Kuźniar prawnik, wykładowca, autor komentarza do Kodeksu pracy, od 10 lat zajmuje się zawodowo prawem pracy Marek Skałkowski prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń MONITOR PPiU nr 22(238)

14 14 TEMAT NA ŻYCZENIE II. Rozliczenia z pracownikami Przy wypłacie wynagrodzeń od 1 stycznia 2014 r. pracodawcy powinni pamiętać o zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia i zależnych od niego świadczeń. Dotyczy to przede wszystkim wypłat dla pracowników, którzy otrzymują minimalne wynagrodzenie oraz pracują w nocy. 1. wynagrodzenie minimalne w 2014 r. i świadczenia od niego zależne Od 1 stycznia 2014 r. będzie obowiązywać nowa, wyższa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie to wzrośnie o 80 zł i będzie wynosiło 1680 zł brutto. Kwota ta jest właściwa dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy. W pierwszym roku pracy pracownicy mogą zarabiać mniej, tj. 80% kwoty 1680 zł, czyli 1344 zł (art. 6 ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Do rocznego stażu, w czasie którego pracownikowi można wypłacać 80% minimalnego wynagrodzenia, wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenia społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Pracodawca, który w umowie o pracę określił, że danemu pracownikowi przysługuje za pracę wynagrodzenie wskazane słownie jako minimalne wynagrodzenie bez podawania konkretnej kwoty, po wejściu w życie nowej wysokości minimalnego wynagrodzenia nie musi dokonywać żadnych zmian w umowie o pracę. Musi jednak poinformować pracownika, najlepiej na piśmie, o aktualnej wysokości minimalnej pensji. Jeżeli wynagrodzenie minimalne zostało wpisane w umowie o pracę kwotowo, trzeba zmienić warunki płacowe pracowników sporządzając aneks do umowy o pracę. Tak samo należy postąpić, jeżeli wysokość wynagrodzenia pracownika wynika z zawartej w regulaminie wynagradzania siatki płac, zgodnie z którą pracownik zatrudniony na danym UWAGA! stanowisku otrzymuje minimalne wynagrodzenie. Taką zmia- Od 1 stycznia 2014 r. minimalne wynagrodzenie za pracę będzie wynosiło 1680 zł. nę w regulaminie wynagradzania wprowadza się na ogólnych zasadach. Jeżeli w zakładzie działa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią zmiany w regulaminie wynagradzania. W przeciwnym przypadku pracodawca podejmuje samodzielną decyzję w tym zakresie. Nowa regulacja wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od zapoznania z nią pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art Kodeksu pracy). MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

15 TEMAT NA ŻYCZENIE 15 Wzrost płacy minimalnej wpływa na wysokość innych świadczeń ze stosunku pracy, ustalanych jako procent lub wielokrotność kwoty minimalnej. W 2014 r. wzrośnie dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej, który stanowi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art Kodeksu pracy). Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 r. Miesiąc Kwota dodatku za 1 godzinę Wzór na obliczenie dodatku Styczeń 2 zł (1680 zł : 168 godzin) x 20% Luty 2,10 zł (1680 zł : 160 godzin) x 20% Marzec 2 zł (1680 zł : 168 godzin) x 20% Kwiecień 2 zł (1680 zł : 168 godzin) x 20% Maj 2,10 zł (1680 zł : 160 godzin) x 20% Czerwiec 2,10 zł (1680 zł : 160 godzin) x 20% Lipiec 1,83 zł (1680 zł : 184 godziny) x 20% Sierpień 2,10 zł (1680 zł : 160 godzin) x 20% Wrzesień 1,91 zł (1680 zł : 176 godzin) x 20% Październik 1,83 zł (1680 zł : 184 godziny) x 20% Listopad 2,33 zł (1680 zł : 144 godziny) x 20% Grudzień 2 zł (1680 z ł: 168 godzin) x 20% Wzrośnie również maksymalna kwota odprawy pieniężnej przysługująca pracownikom zwolnionym z pracy z przyczyn ich niedotyczących (art. 8 ust. 4 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Odprawa ta nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2014 r. będzie to kwota zł. Za przestój pracodawca zapłaci pracownikowi wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż 1680 zł (art Kodeksu pracy). Zwiększy się również minimalna wysokość odszkodowania (do 1680 zł) dla osoby, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Ma ona bowiem prawo do rekompensaty w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18 3d Kodeksu pracy). 2. wynagrodzenie minimalne należne za grudzień 2013 r., wypłacone w styczniu 2014 r. U niektórych pracodawców obowiązujący termin wypłaty wynagrodzeń jest przesunięty na kolejny miesiąc (np. na 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni). MONITOR PPiU nr 22(238)

16 16 TEMAT NA ŻYCZENIE Zdarza się również, że pracodawcy spóźniają się z wypłatą. W obu tych sytuacjach często powstają wątpliwości, w jakiej wysokości pracownikowi przysługuje minimalne wynagrodzenie należne za pracę wykonaną w grudniu, jeżeli zostanie wypłacone w styczniu następnego roku. Pracownikowi należy wówczas wypłacić wynagrodzenie minimalne obowiązujące w miesiącu, za który przysługuje to wynagrodzenie. Oznacza to, że jeśli pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie w styczniu 2014 r. za grudzień 2013 r., pracownikowi, który otrzymuje pensję w wysokości minimalnej, powinien wypłacić kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu 2013 r. (1600 zł). Jest to zgodne z zasadą, że wynagrodzenie jest należne za wykonaną pracę, a więc jego wysokość jest ustalana według zasad obowiązujących w okresie, w jakim praca była wykonywana. 3. wynagrodzenie należne za grudzień 2013 r., wypłacone w styczniu 2014 r. kiedy powstaje przychód u pracownika Ze względu na podatkową definicję przychodów istotny jest moment wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia, a nie okres, za jaki to wynagrodzenie przysługuje. Dlatego przy naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia należy zastosować wszystkie stawki obowiązujące na dzień dokonania wypła- UWAGA! Wynagrodzenie należne za pracę wykonaną w grudniu 2013 r., a wypłacone w styczniu 2014 r. praco- wynagrodzenia do dyspozycji ty wynagrodzenia (postawienia dawca powinien rozliczyć pod względem podatkowym na zasadach obowiązujących w 2014 r. W konsekwencji, przy oblicza- pracownika). niu wynagrodzenia należnego za pracę w grudniu 2013 r., a wypłaconego w styczniu 2014 r., pracodawca powinien zastosować koszty uzyskania, kwotę wolną oraz stawkę podatku, jakie będą obowiązywać w nowym roku podatkowym. Pobraną w styczniu 2014 r. zaliczkę na podatek należy wpłacić do urzędu skarbowego do 20 lutego 2014 r. W hurtowni owoców Mango wynagrodzenia są wypłacane w kasie w ostatnim dniu miesiąca. 31 grudnia 2013 r. pracodawca przygotował listy płac i środki pieniężne na wypłaty. Jedna z pracownic nie odebrała pensji. Zrobiła to dopiero 2 stycznia 2014 r. Mimo że pieniądze pobrała w nowym roku, nie będą one stanowiły przychodu w styczniu, ale w grudniu, ponieważ były postawione do jej dyspozycji (do odebrania w kasie) w grudniu 2013 r. Wobec tego zaliczka na podatek zostanie ustalona z zastosowaniem zasad obowiązujących w grudniu 2013 r. i zapłacona do 20 stycznia 2014 r. MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

17 TEMAT NA ŻYCZENIE Rozliczenie roczne dokonywane przez płatnika Pracownik może samodzielnie rozliczyć się z osiągniętego w danym roku dochodu albo zwrócić się do pracodawcy o rozliczenie jego przychodów, które uzyskał w roku kalendarzowym. W tym celu pracownik powinien złożyć oświadczenie (PIT-12) przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym, które traktuje się na równi z zeznaniem rocznym. Podatek wynikający z rocznego obliczenia przez pracodawcę jest podatkiem dochodowym, należnym od pracownika za dany rok. Roczne obliczenie podatku, dokonane na formularzu PIT-40, płatnik powinien sporządzić w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego. W tym samym terminie powinien przekazać je podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. PIT-40 za 2013 r. należy przekazać do 28 lutego 2014 r. Przy sporządzaniu rocznego UWAGA! Pracownicy powinni złożyć PIT-12 najpóźniej 9 stycznia 2014 r. obliczenia podatku może wystąpić nadpłata bądź niedopłata podatku. Jeśli wystąpi niedopłata, płatnik powinien wpłacić kwotę niedopłaty na konto US. Niedopłatę oblicza się jako różnicę między kwotą podatku należną urzędowi skarbowemu a sumą zaliczek pobranych od stycznia do grudnia. Płatnik powinien pobrać ją z dochodu pracownika za marzec 2014 r. lub na jego wniosek z dochodu za kwiecień 2014 r. (art. 37 ust. 4 updof). Gdy stosunek pracy ustał wcześniej, np. w styczniu lub w lutym, pracodawca powinien pobrać różnicę z dochodu za miesiąc, za który została pobrana ostatnia zaliczka. Niedopłatę pracodawca powinien wpłacić na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla niego jako płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z deklaracji PIT-40 wynika nadpłata, płatnik-pracodawca powinien ją zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec 2014 r. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, płatnik powinien ją zwrócić pracownikowi w gotówce. Następnie kwotę dokonanego zwrotu płatnik rekompensuje sobie przez pomniejszenie kwot pobranych zaliczek przekazywanych fiskusowi Imienna informacja PIT-11 Jeżeli pracownik nie złożył pracodawcy PIT-12, z uzyskanych dochodów musi rozliczyć się samodzielnie, sporządzając zeznanie roczne po zakończeniu roku podatkowego. Z dochodów osiągniętych z pracy rozlicza się na podstawie dostarczonej mu przez pracodawcę imiennej informacji przygotowanej według ustalonego wzoru PIT-11. Od 1 stycznia 2012 r. został zniesiony numer identyfikacji podatkowej (NIP) nadany osobom fizycznym objętym rejestrem PESEL, nieprowadzącym MONITOR PPiU nr 22(238)

18 18 TEMAT NA ŻYCZENIE działalności gospodarczej lub niebędącym zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Od tego dnia jedynym identyfikatorem podatkowym ww. osób jest PESEL. W przypadku pozostałych osób m.in. w informacji PIT-11 płatnik powinien podawać NIP. Pracodawca ma obowiązek sporządzić informację PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 updof), tj. za 2013 r. w terminie do 28 lutego 2014 r. Pracodawca powinien sporządzić PIT-11 w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden musi trafić do podatnika, a drugi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Pracodawca może sporządzić trzeci egzemplarz, który pozostaje w zakładzie pracy Informacja PIT-8C Podmioty, które w 2013 r. dokonały wypłaty należności lub świadczeń z tzw. innych źródeł, od których nie były zobowiązane pobrać zaliczki na podatek dochodowy (ani podatku zryczałtowanego), mają obowiązek sporządzić dla podatników informację PIT-8C (art. 42a updof). Za 2013 r. należy ją przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika do 28 lutego 2014 r. W PIT-8C należy wykazać wysokość przychodu brutto, z pominięciem przychodów zwolnionych z opodatkowania. W PIT-8C należy wykazać przychody, których nie można zakwalifikować do takich źródeł, jak: stosunek pracy, działalność wykonywana osobiście, działalność gospodarcza, kapitały pieniężne Roczna deklaracja PIT-4R Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mają obowiązek corocznie przekazywać właściwemu urzędowi skarbowemu roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R. Termin przekazania urzędowi skarbowemu PIT-4R to 31 stycznia następnego roku podatkowego. PODSTAWA PRAWNA: art , art , art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 2, ust. 11, art. 27, art. 27b, art. 27f, art. 37, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz art. 16 ust. 1b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 983 art. 6 ust. 1, ust. 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r. Dz.U. z 2013 r., poz MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

19 TEMAT NA ŻYCZENIE 19 art. 12 5, 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz art. 8 ust. 4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników Dz.U. Nr 90, poz. 844; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 86, poz. 525 III. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu tworzyć fundusz, czy z niego zrezygnować. 1. Korekta odpisu na zfśs w 2014 r. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy). Korekty odpisów na zfśs w 2013 r. można dokonać najpóźniej do 31 grudnia 2013 r. Jeżeli na rachunku zfśs będzie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa wyrównanie na konto funduszu. W praktyce, szczególnie w firmach o dużej rotacji pracowników, może się okazać, że pracodawca zna ostateczną liczbę pracowników dopiero 31 grudnia i prawidłowa korekta odpisu może nastąpić nawet w pierwszych dniach stycznia 2014 r. Jest to dopuszczalne. Trzeba jednak uważać na związaną z tym kwestię podatkową. Wpłata na konto funduszu z racji uzupełnienia odpisu na 2013 r. będzie wówczas kosztem uzyskania przychodu w 2014 r. Kosztem podatkowym są bowiem tylko faktycznie wpłacone środki na rachunek funduszu. 2. Kto musi utworzyć zfśs w 2014 r. Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Elementem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2014 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2014 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz ustalić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. MONITOR PPiU nr 22(238)

20 20 TEMAT NA ŻYCZENIE Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2014 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli. Liczebność załogi nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs. Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe na zasadzie dobrowolności. 3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2014 r. Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu. Przyjmijmy, że w firmie 1 stycznia 2014 r. pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy 8,5 etatu: 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, więc 10 : 40 = 0,25, 0,25 4 osoby = 1 etat, 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, więc 20 : 40 = 0,5, 0,5 2 = 1 etat, 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, więc 30 : 40 = 0,75, 0,75 4 = 3 etaty, 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, więc 35 : 40 = 0,875, 0,875 4 = 3,5 etatu. Po przeliczeniu: ,5 = 8,5 etatu. W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

21 TEMAT NA ŻYCZENIE 21 wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, ponieważ osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2014 r. firma zatrudnia następujące osoby: na podstawie umowy o pracę 22 osoby, w tym: 18 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4, 2 zleceniobiorców, 1 chałupnika. Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli: 2 0,5 etatu = 1 etat, 2 0,25 etatu = 0,5 etatu, Razem 1,5 etatu. Po dodaniu 18 pełnych etatów otrzymujemy 19,5 etatu. W wyliczeniach nie uwzględniamy zleceniobiorców i chałupnika. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2014 r. 4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując modyfikacji w wewnątrzzakładowych przepisach układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak tego zrobić samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania konieczne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie. Firma handlowa Miś będzie zatrudniała na 1 stycznia 2014 r. 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw musi jednak otrzymać na piśmie zgodę reprezentanta MONITOR PPiU nr 22(238)

22 22 TEMAT NA ŻYCZENIE pracowników (nie działa w niej organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzenia zfśs. Mniejsi pracodawcy, zatrudniający na 1 stycznia 2014 r. co najmniej 20 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach. Natomiast firmy zatrudniające mniej niż 20 pracowników na 1 stycznia 2014 r., niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z personelem. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2014 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie przez radiowęzeł, na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją. Istnieją wątpliwości co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem. Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Dlatego, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia. PODSTAWA PRAWNA: art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Dz.U. Nr 43, poz. 349 MONITOR PPiU nr 22(238) 15 listopada 2013 r.

23 TEMAT NA ŻYCZENIE 23 IV. Obowiązki wobec PFRON Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON i składania deklaracji miesięcznych oraz rocznych do zarządu Funduszu. Natomiast jeśli udział pracowników niepełnosprawnych w ogólnej liczbie zatrudnionych osiągnął w danym miesiącu wymagany pułap, wówczas pracodawcy są zwolnieni z wpłaty, ale muszą przekazać do PFRON stosowną informację. 1. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych Z wpłat na PFRON są zwolnieni pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Firma X zatrudnia w danym miesiącu w przeliczeniu na pełne etaty 28 osób, w tym 2 osoby niepełnosprawne. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 7,14%, zgodnie z wyliczeniem: (2 pracowników niepełnosprawnych : 28 pracowników ogółem) 100 = 7,14%. W tej sytuacji firma X nie ma obowiązku dokonywania wpłaty na PFRON. Jeśli wskaźnik jest niższy niż 6%, pracodawca ma obowiązek ustalić wysokość wpłaty i przekazać ją do PFRON. Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz jeżeli nie są to osoby niepełnosprawne osób zatrudnionych: na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywających na urlopie rodzicielskim, przebywających na urlopach wychowawczych, nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej, będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego, przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy. Stan zatrudnienia ogółem stanowi sumę stanu zatrudnienia osób w pełni sprawnych i stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który zwalnia z obligatoryjnych wpłat na PFRON, wynosi 2% dla: państwowych i niepaństwowych szkół wyższych, MONITOR PPiU nr 22(238)