Jarosław Rokicki Biuro Koordynacji Zamówień Publicznych i Opinii Prawnych

Transkrypt

1 Planowanie w procesie podejmowania decyzji w sferze zamówień publicznych Jarosław Rokicki Biuro Koordynacji Zamówień Publicznych i Opinii Prawnych Dąbrowa Górnicza, r.

2

3 Wprawdzie Ŝadne przepisy prawa krajowego czy unijnego nie zobowiązują zamawiającego do sporządzania planów zamówień publicznych to są one immanentnym elementem zarządzania finansami zamawiającego. Głównie dotyczy to podmiotów sektora finansów publicznych, które powinny dokonywać wydatki publiczne w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad określonych w art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Bez odpowiednich działań w obszarze planowania wydaje się wręcz niemoŝliwe przestrzeganie tych zasad, co równieŝ w kontekście ustawy Prawo Zamówień Publicznych ma bardzo istotne znaczenie.

4

5

6 Właściwe planowanie zamówień publicznych jest w duŝym stopniu zdeterminowane strukturą organizacyjną zamawiających (w tym ilością poszczególnych komórek/działów zgłaszających potrzeby w zakresie dokonywania wydatków). Im bardziej rozbudowana struktura w ramach danej organizacji, tym proces planowania zamówień publicznych charakteryzuje się większą złoŝonością.

7

8 Model opracowany został dla jednostek sektora finansów publicznych i składa się z 2 części: 1) procedury udzielenia zamówienia o wartości powyŝej PLN brutto (procedura zaostrzona), 2) procedury udzielenia zamówienia o wartości poniŝej ) procedury udzielenia zamówienia o wartości poniŝej PLN brutto lub po dokonaniu zamówienia (procedura uproszczona).

9 Zarządzenie Nr Prezydenta Miasta Dąbrowy Górniczej z dnia r. w sprawie: Regulaminu funkcjonowania zamówień publicznych realizowanych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej II. Planowanie zamówień publicznych 1. Zobowiązuje się Zamawiającego do przedłoŝenia w BZP, poprzez SOD harmonogramów wszystkich planowanych zamówień poniŝej progu określonego w art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp, w terminie 7 dni kalendarzowych od podjęcia uchwały budŝetowej na dany rok kalendarzowy. Wzór harmonogramu poniŝej progu zwolnienia ustawowego określonego w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp stanowi załącznik nr 10 do Regulaminu W trakcie przygotowywania harmonogramu planowanych zamówień, w celu określenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem czy teŝ z odrębnymi zamówieniami, naleŝy kierować się zasadami: toŝsamości podmiotowej tj. moŝliwością wykonania zamówienia przez jednego Wykonawcę, toŝsamości przedmiotowej tj. dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym lub podobnym przeznaczeniu, toŝsamości czasowej tj. moŝliwością przewidzenia przez Zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień sfinansowanych i udzielanych w znanej Zamawiającemu perspektywie czasowej. Spełnienie przesłanek w ramach toŝsamości zamówienia przesądza o uznaniu, iŝ mamy do czynienia z jednym zamówieniem. 2.Dla zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane, które mogą być scalone w jedno zamówienie publiczne naleŝy przedłoŝyć propozycje takich zadań z oszacowaniem ilości zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych, ze szczególnym uwzględnieniem pkt. III BZP przygotowuje na polecenie Prezydenta Miasta propozycje wykazu zamówień scentralizowanych, a w nim tryb udzielenia postępowania scentralizowanego oraz propozycję Komórki Zamawiającego właściwej do prowadzenia postępowania o zamówienie i dokonanie zamówienia wspólnego. 4.Prezydent Miasta podejmuje decyzje w zakresie, o którym mowa w pkt. II.3. przekazując je do realizacji wskazanej Komórce Zamawiającego.

10

11 Zarządzenie Nr Prezydenta Miasta Dąbrowy Górniczej z dnia r. w sprawie: Kodeksu dobrych praktyk w zakresie funkcjonowania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej ROZDZIAŁ II PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA Artykuł 8 Planowanie zamówień publicznych 1. DołoŜyć naleŝytej staranności podczas planowania zamówień publicznych i wydatków poniŝej równowartości euro tak, aby kaŝde (-y) dokonywane (-y) w trakcie roku budŝetowego zamówienie publiczne/wydatek ujęty był w składanym do BZP harmonogramie wszystkich planowanych zamówień, sporządzonym na początku roku budŝetowego. 2. DołoŜyć naleŝytej staranności przy szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia, celem uniknięcia zarzutu niestosowania przepisów ustawy Pzp w związku z dzieleniem zamówienia na części lub zaniŝaniem jego wartości. 3. Kierować się jednostkową wartością zamówienia, oszacowaną dla konkretnego wydatku, wyłącznie w przypadku braku w harmonogramie pozycji dotyczącej danego zakupu, której nie moŝna było przewidzieć z naleŝytą starannością na etapie jego przygotowywania tzw. wydatki nieprzewidziane. 4. Unikać tworzenia bloków tematycznych, tzn. duŝych pozycji w harmonogramach planowanych wydatków bez podziału na dostawy, usługi i roboty budowlane, które składają się na dany przedmiot zamówienia. 5. Sprawować nadzór nad terminami obowiązywania zawartych umów w celu zachowania ciągłości realizacji zadań.

12

13

14 Wnioski końcowe Proces planowania zamówień publicznych nie jest działaniem statycznym odnoszącym się wyłącznie do początku roku rozliczeniowego, a dynamicznym będącym sekwencją bieŝących działań zamawiającego w obszarze realizacji załoŝonych zadań dostosowanych do aktualnych potrzeb w trakcie roku budŝetowego, Planowanie zamówień publicznych winno prowadzić do zapewnienia przez zamawiającego ciągłości realizacji zadań, Prawidłowe planowanie w sferze zamówień publicznych pozwala realizować zasady określone w art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

15 Wnioski końcowe c.d. NaleŜyta staranność na etapie planowania zamówień publicznych w postaci opracowania harmonogramu zamówień publicznych ma niewątpliwe znaczenie organizacyjne i przedkłada się na sprawne dokonywanie wydatków w ciągu roku oraz znaczenie ekonomiczne poprzez analizę wielkości zamówień umoŝliwiającą wykorzystanie efektu korzyści skali celem osiągania optymalnych warunków kontraktowania (centralizacja). Harmonogram zamówień publicznych porządkuje wydatkowanie środków publicznych, dając gwarancję ich przejrzystości oraz właściwy nadzór kierownika zamawiającego.

16 Dziękuję za uwagę Jarosław Rokicki