Zakładowy plan kont w organizacji pozarządowej krok po kroku

Transkrypt

1 Zakładowy plan kont w organizacji pozarządowej krok po kroku

2 Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Autor: Krystyna Dąbrowska ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 ZAKŁADOWY PLAN KONT W ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ KROK PO KROKU Wszystkie zarejestrowane organizacje muszą prowadzić księgowość, zarówno wówczas, gdy prowadzą działalność gospodarczą, jak i wtedy, gdy jedynym ich przychodem są składki członkowskie. Jak nakazuje ustawa o rachunkowości, księgi powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i na bieżąco. Ponadto muszą być zgodne z zasadą memoriałową, co oznacza, że do danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisów, wszystkie operacje gospodarcze, jakie wystąpiły w tym okresie sprawozdawczym. W celu kontroli wydatków, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, należy sporządzić zestawienia obrotów i sald. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, a więc również organizacja pozarządowa, musi posiadać określone zasady (politykę) rachunkowości, czyli wybrane i stosowane w organizacji rozwiązania. Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez organizację zasady rachunkowości należy m.in. zakładowy plan kont. Powinien on być tak skonstruowany, aby na jego podstawie można było sporządzić jasno i rzetelnie sprawozdania finansowe. Plan kont stanowi więc dokument opisujący przyjęte zasady rachunkowości w organizacji. Jest to usystematyzowany pod kątem treści ekonomicznej wykaz kont, zawierający określenie ich nazwy i symbolu oraz sposobu grupowania na tych kontach operacji gospodarczych o charakterze wynikowym i bezwynikowym. Co istotne, powinien zachować nazwy poszczególnych zespołów kont księgi głównej. Zakres polityki rachunkowości Polityka rachunkowości w organizacji obejmuje w szczególności określenie: 1) roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) przyjętych w planie kont zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; 3

4 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Chociaż obowiązek stosowania planu kont w organizacji wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych, odpowiednie jego ułożenie ma ogromne znaczenie. Plan kont jest bowiem narzędziem planowania i kontroli w organizacji, służy prawidłowej sprawozdawczości bilansowej i podatkowej, a także podejmowaniu słusznych decyzji finansowych organizacji. Jeśli fundacja lub stowarzyszenie nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, pod warunkiem że nie wywiera to ujemnego wpływu na rzetelność sprawozdania finansowego. Jeżeli natomiast podejmą taką działalność, kierownik jednostki ma obowiązek zaktualizować dotychczasową dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, w tym również zakładowy plan kont. Przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do sporządzania sprawozdań finansowych wymagają bowiem prezentacji bardziej szczegółowych danych przedstawiających sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy takiej organizacji. Aktualizację dotychczasowej polityki rachunkowości w tym zakładowego planu kont można przeprowadzić w formie aneksu lub sporządzić nową, łącząc dotychczasowe zasady z nowymi w formie jednolitego tekstu. Szczegółowa ewidencja Zakładowy plan kont organizacji pozarządowej może być bardzo ograniczony, jeżeli organizacja nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę i nie posiada środków trwałych, jak również nie prowadzi działalności gospodarczej. Wówczas dla ułatwienia rozliczeń np. ze sponsorami czy darczyńcami zakładowy plan kont powinien posiadać szczegółową analitykę, przede wszystkim w zakresie ewidencji kosztów i przychodów. Wzorcowy plan kont Plan kont powinien uwzględniać specyfikę organizacji. Można przyjąć jako wzorzec zakładowego planu kont wydawnictwa dostępne na rynku. Organizacja może wykorzystać jego całość bądź jedynie fragmenty, pod warunkiem uznania ich za rozwiązania własne. Istotne jest, aby plan kont był dostosowany do potrzeb danej organizacji. Zmiany dopuszczalne i niedopuszczalne O ile możliwa jest rozbudowa planu kont (wprowadzanie nowych kont zarówno syntetycznych, jak i analitycznych) w trakcie roku, niedopuszczalna jest zmiana w ciągu roku dotychczas stosowanych zasad grupowanych operacji. 4

5 Ustalenie podstawowych założeń planu kont jest niezwykle istotne, ponieważ w przypadku popełnienia błędu w założeniach początkowych może okazać się, że wprowadzony plan kont nie będzie skutecznym narzędziem decyzyjnym w organizacji. PRZYKŁAD Zarządzenia w sprawie polityki księgowania wydany przez jest zakładowym planem kont (ZPK), po uwzględnieniu uzupełnień i wyłączeń wynikających z dalszych postanowień zarządzenia: 1. Wykaz kont syntetycznych ZPK stanowi załącznik nr 2. Dla kont syntetycznych ZPK stosuje się zasady zawarte w wydawnictwie 3. Nie stosuje się ustaleń zawartych w następujących punktach (stronach) wydawnictwa 4. Ewidencję analityczną środków trwałych, których wykaz zawiera załącznik nr, prowadzi się w sposób uproszczony, polega to na:.. 5. Dla rzeczowych składników majątku obrotowego stosuje się następujące rodzaje ewidencji analitycznej i zasady ich wyceny 6. Do udokumentowania zapisów mogą być stosowane dowody zastępcze zawierające dla udokumentowania następujących operacji 7. Rachunek zysków i strat sporządza się w wariancie Przykładowy plan kont dla organizacji prowadzącej działalność gospodarczą Z punktu widzenia działalności organizacji najistotniejsze przy tworzeniu planu kont są informacje dotyczące przychodów i kosztów, a więc uzyskania danych o osiągniętym zysku lub stracie. Dlatego też ustalenie właściwych kont wynikowych kosztów i przychodów ma największe znaczenie. Organizacja prowadząca działalność gospodarczą powinna prowadzić księgi rachunkowe, stosując przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do jednostek prowadzących działalność, a więc w pełnym jej zakresie. Oznacza to, że wyodrębnia ona w księgach rachunkowych konta służące do ewidencji przychodów i kosztów w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wyniku finansowego z każdego rodzaju działalności. Liczba kont wykorzystywanych przez organizację zależy bowiem od jej specyfiki, rodzaju prowadzonej przez nią działalności, jej zakresu oraz wielkości zatrudnienia. W odniesieniu do kont syntetycznych zależy przede wszystkim od liczby i rodzaju informacji, jakie organizacja powinna wykazać w sprawozdaniu finansowym. Zarówno w organizacji prowadzącej działalność gospodarczą, jak i w księgach rachunkowych organizacji nieprowadzących działalności koszty działalności statutowej ujmuje się w rozbiciu 5

6 na koszty związane z realizacją zadań statutowych oraz na koszty administracyjne. Do ewidencji kosztów administracyjnych w ramach działalności statutowej organizacji prowadzącej działalność gospodarczą służą konta zgrupowane w zespole 40. Na kontach zespołu 40 ujmuje się koszty rzeczywiście poniesione w danym okresie sprawozdawczym, nie księguje się natomiast pozostałych kosztów, kosztów operacji finansowych ani też kosztów pokrywanych z przychodów funduszy specjalnych. Są to wyłącznie koszty utrzymania komórek administracyjnych fundacji, służących działalności statutowej. Potrzeby ujęcia administracyjnych kosztów rodzajowych w sposób bardziej szczegółowy można ująć w ewidencji analitycznej. Organizacja, która obok działalności statutowej prowadzi również działalność gospodarczą, ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać sprawozdania finansowe według zasad wymaganych dla jednostek gospodarczych, tzn. stosując przepisy ustawy o rachunkowości w pełnym jej zakresie. Zatem w księgach rachunkowych takiej organizacji należy odrębnie ewidencjonować przychody i koszty dotyczące działalności gospodarczej oraz przychody i koszty działalności statutowej. Można przyjąć jeden spośród trzech sposobów ujmowania i rozliczania kosztów działalności, gromadząc je: `` SPOSÓB 1: tylko według rodzajów na kontach zespołu 4, `` `` SPOSÓB 2: tylko według typów, rodzajów i odmian działalności, tzn. według funkcji na odpowiednich kontach zespołu 5, z ewentualnym dalszym ich podziałem w ramach każdego konta według rodzajów, SPOSÓB 3: według rodzajów na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji na kontach zespołu 5. Przyjmując sposób pierwszy lub trzeci, powinniśmy tak dostosować układ rodzajowy kosztów do specyfiki działalności organizacji, aby zachować co najmniej podział kosztów na rodzajowe, administracyjne oraz statutowe. W miarę potrzeby, gdy organizacja realizuje coraz więcej projektów, może dokonywać uszczegółowienia układu rodzajowego kosztów, nawet w ciągu roku. Natomiast ewidencja i rozliczanie kosztów przy zastosowaniu kont zespołu 5 są wskazane wówczas, gdy charakter lub rozmiar organizacji wymagają podziału kosztów według odmian, rodzajów i typów działalności czy też oddziałów. Zmiana rozwiązań Ponieważ plan kont powinien być w pełni przystosowany do potrzeb organizacji, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji organizacja może ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji zmieniać dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. 6

7 Zakładowy plan kont (wykaz kont księgi głównej) dla organizacji nieprowadzącej działalności gospodarczej będzie nieco odmienny od planu kont organizacji, która taką działalność prowadzi. Podstawowa różnica dotyczy odrębnego ujmowania przychodów i kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Przykładowy plan kont organizacji może wyglądać następująco: Przykładowy plan kont dla organizacji Zespół 0 Aktywa trwałe Służy do ewidencji księgowej składników aktywów zaliczanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Do środków trwałych tworzymy konta: ewidencja nieruchomości, maszyny, środki transportu, maszyny, urządzenia, inwentarz żywy; konta wartości niematerialnych i prawnych ewidencja praw autorskich, praw do patentów, projektów, specjalistycznych programów komputerowych; konta umorzeń i odpisów umorzeniowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; konta inwestycji związanych z budową, montażem lub zakupem środków trwałych. Po stronie Wn kont księguje się przyjęcie środka trwałego i wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania, po stronie Ma rozchody i zmniejszenia wartości początkowej środka trwałego. Po stronie Wn kont księguje się zmniejszenie umorzeń odpisów amortyzacyjnych, korekty, aktualizacje oraz wyksięgowanie środka trwałego, a po stronie Ma ujęcie planowanych i nieplanowanych odpisów czy też zwiększenie umorzeń dotychczasowych. Zespół 1 środki pieniężne Ta grupa kont jest odzwierciedleniem operacji pieniężnych oraz obrotów i stanów rachunków bankowych wyrażających należności lub zobowiązań z tytułu np. lokat czy kredytów organizacji. Służy do ewidencji operacji gotówkowych i bankowych wpłat na rzecz organizacji, 7

8 jak też do regulowania zobowiązań. Dla przejrzystego obrazu można również tworzyć do konta głównego subkonta. Dla tego zespołu tworzy się następujące konta: 100 konto kasy ewidencja gotówki w kasie; 130 konto bieżącego rachunku bankowego, służące ewidencji operacji na rachunku bankowym; 131 konto pomocniczego rachunku bankowego, służące ewidencji operacji na rachunku bankowym, wydzielonym np. do obsługi konkretnego programu; 135 konto walutowe; 137 konto lokat bankowych ewidencja lokat na rachunkach bankowych; 145 konto środków pieniężnych w drodze ewidencja przepływu środków np. z kasy do banku, jeśli przepływ ten trwa dłużej niż jeden dzień. Dla przejrzystego obrazu organizacja pożytku publicznego powinna również utworzyć osobne konto na potrzeby wpłat 1%. Wartość środków pieniężnych należy uzgodnić z wyciągiem bankowym na koniec każdego miesiąca. Zespół 2 rozrachunki i roszczenia Konta tego zespołu służą do ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków i roszczeń, jak również do rozliczeń wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami. Na kontach tych księguje się bezsporne należności i zobowiązania m.in. z tytułu podatków i opłat, ubezpieczeń, wynagrodzeń, należności za dostawy itp. Konta zespołu 2 to: 200 konto rozrachunków z odbiorcami, służące do ewidencji należności z tytułu np. udzielonych i nierozliczonych dotacji; 201 konto rozrachunków z dostawcami zobowiązania z tytułu usług, dostaw itp.; 220 konto rozrachunków z budżetem państwa konta szczegółowe do zobowiązania z tytułu składek ZUS, zaliczek na PIT; 230 konto rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń ewidencja rozrachunków z pracownikami otrzymującymi wynagrodzenie. Warto utworzyć konto analityczne dla każdego z pracowników oraz odrębnie dla osób zatrudnianych na umowę zlecenia i o dzieło. 8

9 235 konto rozrachunków z wolontariuszami ewidencja i rozliczenie zaliczek pobranych przez wolontariuszy; 240 pozostałe rozrachunki rozrachunki niewymienione wyżej. Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 pozwala na wyodrębnienie należności i zobowiązań z podziałem według kontrahentów. Potwierdzenie sald Na dzień bilansowy wycenia się należności i zobowiązania drogą potwierdzenia sald. Kierownik jednostki może jednak podjąć decyzję o odstąpieniu od uzgadniania niewielkich sald, jeśli nie wpływa to na sytuację majątkową organizacji. Zespół 4 koszty według rodzajów Konta zespołu 4 służą do ewidencji kosztów prostych z podziałem według ich rodzajów. Za koszty proste uważa się koszty materialne i niematerialne poniesione w okresie sprawozdawczym. Wszystkie konta tego zespołu powinny posiadać analitykę dotyczącą rodzaju kosztu. Do ewidencji księgowej wyodrębnić można następujące koszty: 400 amortyzacja ewidencja amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; 410 zużycie materiałów, zakupy materiałów podlegających magazynowaniu; 420 zużycie energii koszty zużycia energii, gazu, wody; 430 usługi obce koszty wszelkich usług na rzecz organizacji, np. pocztowe, telekomunikacyjne, księgowe itp.; 440 podatki i opłaty wydatki o charakterze kosztowym, jak np. opłata skarbowa, podatek od nieruchomości; 450 wynagrodzenia służy do ewidencji kosztów wynagrodzenia z podziałem na umowę o pracę i zlecenia czy o dzieło; 460 ubezpieczenia ewidencja kosztów ubezpieczeń na rzecz pracowników i wolontariuszy poniesionych przez organizację; 470 podróże służbowe; 480 pozostałe koszty konto to służy do ewidencji kosztów prostych pozostałych dotyczących bieżącej działalności statutowej, np.: ubezpieczenia majątkowe, ryczałty samochodowe; 489 koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu (NKUP). Od tych kosztów należy naliczyć podatek dochodowy; 490 służy do przeniesienia kosztów rodzajowych na koniec okresu rozliczeniowego w celu ustalenia kosztów z podziałem na typy działalności, np. rozliczenie kosztów konto to służy 9

10 do przeniesienia kosztów rodzajowych na koniec okresu sprawozdawczego z zespołu 4 do zespołu 5 lub 7. Zespół 5 koszty według typów prowadzonej działalności Konta zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie służą do ewidencji i rozliczenia kosztów w układzie kalkulacyjnym. Nie ujmuje się na kontach zespołu 5 kosztów finansowanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych; Zaleca się, aby konta zespołu 5 prowadzić wówczas, gdy charakter i rozmiary działalności organizacji wymagają ustalania struktury kosztów poszczególnych typów lub odmian działalności, w tym także według miejsc ich powstawania oraz wówczas, gdy w organizacji są wytwarzane produkty, których koszt podlega kalkulacji. Na kontach zespołu 5 księguje się zatem koszty poszczególnych kierunków działalności: `` odpłatnej i nieodpłatnej, `` gospodarczej, `` zarządu. 500 konto kosztów programowych ewidencja kosztów dotyczących statutowej działalności organizacji z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną. Bardzo ważne jest, by w ramach tego konta utworzyć takie konta analityczne bądź kolejne konta syntetyczne, które pozwolą na wyodrębnienie kosztów programowych zgodnie z potrzebami (np. podział kosztów według źródeł finansowania lub realizowanych programów oraz pozycji budżetowych zawartych w formularzach rozliczeniowych dla darczyńców); 550 konto kosztów administracyjnych służy do ewidencji kosztów administracyjnych; zużycie materiałów i energii koszty materiałów biurowych i zużycia energii; usługi obce usługi pocztowe, bankowe, telekomunikacyjne, najmu i inne; podatki i opłaty koszty opłat skarbowych, podatku od nieruchomości i innych; wynagrodzenia i świadczenia na rzecz pracowników koszty wynagrodzeń, składki ZUS, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i pozostałe świadczenia; amortyzacja ewidencja kosztów amortyzacji; pozostałe koszty administracyjne inne niż powyższe koszty. Po stronie Wn kont zespołu 5 ewidencjonuje się wszelkie koszty zakwalifikowane do realizacji np. projektu i poniesione z podziałem na poszczególne typy działalności. Na koniec roku obrotowego koszty te przenoszone są na wynik finansowy konto

11 Zespół 6 rozliczenia międzyokresowe kosztów Konta zespołu 6 przeznaczone są do ewidencji poniesionych kosztów prostych do rozliczenia w przyszłych okresach. W tej grupie tworzy się konto: 640 rozliczeń międzyokresowych czynnych (ewidencja kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym, dotyczących późniejszego okresu); 641 rozliczeń międzyokresowych biernych ewidencja kosztów dotyczących bieżącego okresu, ale jeszcze nieponiesionych. Zespół 7 przychody i koszty ich osiągnięcia 700 przychody służy do ewidencji przychodów statutowych, takich jak np. dotacje, darowizny, przychody z odpłatnej działalności statutowej; 703 składki członkowskie; 740 przychody statutowe i darowizny; 750 przychody finansowe odsetki bankowe, dodatnie różnice kursowe i inne przychody finansowe; 752 koszty finansowe; 761 pozostałe przychody operacyjne przychody niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji, np. z likwidacji i sprzedaży środków trwałych; 762 pozostałe koszty operacyjne, pozostałe koszty niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji; 771 zyski nadzwyczajne; 772 straty. Zespół 8 fundusze, rezerwy i wynik finansowy Konta zespołu 8 przeznaczone są do ustalania wyniku finansowego w organizacji. Do tych kont zaliczamy: 800 konto funduszu statutowego stan tego konta przedstawia wysokość funduszu statutowego organizacji; 820 konto rozliczenia wyniku finansowego na koncie tym rozlicza się wynik finansowy organizacji za rok poprzedni, zgodnie z przyjętą uchwałą zarządu; 840 rozliczenia międzyokresowe przychodów; 845 konto przychodów przyszłych okresów ewidencjonuje przychody otrzymane w bieżącym okresie sprawozdawczym, a dotyczące realizacji kosztów w terminie późniejszym; 850 konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na tym koncie księgowane są odpisy i operacje dotyczące wykorzystania ZFŚS; 11

12 860 konto wyniku finansowego służy do ustalenia wyniku finansowego na działalności organizacji z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną, pożytku publicznego, działalność gospodarczą, finansową. Na konto wyniku przeksięgowuje się na koniec okresu sprawozdawczego wszystkie przychody i koszty. Różnica pomiędzy przychodami i kosztami stanowi wynik finansowy organizacji za dany okres; 870 konto podatku dochodowego od osób prawnych ewidencja rozliczenia ewentualnego CIT. Uproszczenie planu kont Organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej może znacznie uprościć plan kont, ograniczając się tylko do tych, które najbardziej odzwierciedlą jej sytuację finansową. Wszystkie konta zarówno bilansowe, jak i wynikowe można podzielić, tworząc nowe konta. Liczba kont analitycznych tworzonych przez organizację zazwyczaj zależy od rozmiaru i rodzaju prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, przykładowo liczba kont przychodów zależy od rodzaju świadczonych przez organizację usług czy różnorodności sprzedawanych towarów (wyrobów). Każda organizacja ma dowolność w wyborze odpowiedniej ewidencji księgowej dopasowanej do zakresu i rodzaju prowadzonej przez siebie działalności, jednak zasady te powinny wynikać z polityki księgowania. Zasady rachunkowości jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej W dniu 21 sierpnia 2014 r. opublikowana została ustawa zmieniająca ustawę o rachunkowości, której celem jest wprowadzenie ułatwień dla najmniejszych podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, a więc i dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej. Podmioty, które spełnią kryteria zaliczenia ich do jednostek mikro, będą mogły skorzystać z uproszczeń, jeżeli ich organ zatwierdzający podejmie decyzję o sporządzaniu sprawozdania finansowego przy zastosowaniu przepisów przewidzianych dla jednostki mikro. Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej (jednostki mikro) mogą więc stosować w polityce księgowania pewne uproszczenia, mianowicie: 1) zrezygnować z zachowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów (tzn. mogą nie dokonywać odpisów aktualizujących składników aktywów oraz nie tworzyć rezerw), 2) ustalać i prezentować w rachunku zysków i strat wynik finansowy netto jako różnicę pomiędzy przychodami i kosztami, która po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego 12

13 zwiększa odpowiednio przychody lub koszty w następnym roku obrotowym, z tym że dodatnia różnica może być zaliczona na zwiększenie kapitału (funduszu) podstawowego. Organizacje te mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe jako jednostki mikro, zgodnie z zakresem informacyjnym określonym w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości. (Więcej na ten temat: K. Trzpioła, Nowe zasady sporządzania sprawozdań finansowych jednostek non profit, ANG 103, wrzesień 2014) Przykład ewidencji przychodu i kosztu w organizacji nieprowadzącej działalności gospodarczej W organizacji, która nie prowadzi działalności gospodarczej, wyodrębnia się dwie grupy przychodów z działalności statutowej: 1) składki brutto określone statutem, 2) inne przychody określone statutem. Pierwsza grupa to obligatoryjnie opłacone składki, natomiast do grupy drugiej kwalifikują się inne, niż składki statutowe, przychody określone statutem. Ewidencję przychodów określonych statutem prowadzi się za pomocą konta przychodów: 700 Przychody działalności statutowej (w analityce w podziale na składki członkowskie, dotacje i subwencje, inne przychody); 751 Przychody finansowe, 762 Pozostałe przychody oraz 771 Zyski nadzwyczajne. Uzyskane przychody księguje się po stronie Ma, natomiast strona Wn służy do zapisów zmniejszających przychody. Na koniec roku obrotowego konto może wykazywać tylko saldo kredytowe, które na dzień bilansowy przenosi się na wynik finansowy zapisem: Wn konto 700 Przychody z działalności statutowej, Ma konto 860 Wynik finansowy. W ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 700 odrębnie ujmuje się poszczególne rodzaje przychodów. Natomiast do kosztów działalności jednostki nieprowadzącej działalności gospodarczej zalicza się wydatki związane z realizacją zadań statutowych, w tym także świadczenia określone statutem. Do kosztów zalicza się również wydatki administracyjne, tj. m.in. koszty zużycia materiałów i energii, usług obcych, wynagrodzeń oraz ubezpieczeń społecznych i innych 13

14 świadczeń na rzecz pracowników i innych osób, amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz podróży służbowych. Wszystkie koszty ponoszone przez jednostki nieprowadzące działalności gospodarczej można pogrupować następująco: 1) koszty realizacji zadań statutowych, 2) koszty administracyjne, 3) pozostałe koszty, 4) koszty finansowe. Ewidencja i rozliczanie kosztów mogą być prowadzone w układzie rodzajowym (na kontach zespołu 4) lub w układzie funkcjonalnym (na kontach zespołu 5). Ewidencja analityczna do tego konta powinna umożliwić wyodrębnienie kosztów realizacji poszczególnych celów lub tytułów realizowanych w danym okresie rozliczeniowym. A zatem koszty mogą być ewidencjonowane w podziale na: 1) Koszty realizacji zadań statutowych na kontach 40 lub 50; 2) Koszty administracyjne odpowiednio na kontach: a) 401, 511 Zużycie materiałów i energii, b) 402, 512 Usługi obce, c) 403, 513 Wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, d) 404, 514 Amortyzacja, e) 405, 515 Pozostałe koszty. Na dzień bilansowy koszty te przenosi się na wynik finansowy, zapisem: Wn konto 860 Wynik finansowy, Ma konto 40 lub 50 Koszty realizacji zadań statutowych. Przykładowe operacje mogą przebiegać zapisami: Przychody: 1) Wpływ składek członkowskich na podstawie dowodu KP lub WB: Wn konto 100 Kasa lub konto 130 Rachunek bieżący, Ma konto 700 Przychody działalności statutowej (w analityce: składki członkowskie); 2) WB wpływ dotacji na finansowanie działalności statutowej: Wn konto 130 Rachunek bieżący, Ma konto 700 Przychody działalności statutowej (w analityce: dotacje). 14

15 Jeżeli dotacja jest związana z zakupem bądź budową środków trwałych, jej kwotę zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Dotację taką w momencie jej otrzymania ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem: Wn konto 130 Rachunek bieżący, Ma konto 840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów. Do konta przychodów statutowych dobrze jest utworzyć konta analityczne z podziałem na poszczególne źródła finansowania. Z kolei do kosztów działalności zalicza się koszty związane z realizacją zadań statutowych, w tym także świadczenia określone statutem. W księgach rachunkowych ujmuje się je: na koncie 40 lub 50 Koszty realizacji zadań statutowych oraz na koncie 401 lub 550 Koszty administracyjne. Podstawa prawna: art. 3 ust. 1 pkt 11, art. 10 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Krystyna Dąbrowska doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Podatkowego Praktyk w Lublinie 15

16 To jedyny na rynku 20-stronicowy miesięcznik, w którym znajdziesz praktyczne wskazówki doświadczonych ekspertów dotyczące ewidencjonowania przychodów i wydatków, sporządzania dokumentacji i sprawozdań a także pozyskiwania źródeł finansowania oraz rozliczania dotacji! A oprócz tego dziesiątki porad doskonałych prawników, doradców i ekspertów zajmujących się na co dzień finansami, które ułatwia Ci prowadzenie księgowości, dokumentacji kadrowej i projektowej w organizacji. Zamów za darmo na próbę miesięcznik Finanse i kadry w organizacji pozarządowej Jesteś księgową w organizacji pozarządowej? Kadrową zatrudniającą pracowników? Przygotowujesz porozumienia z wolontariuszami? Prowadzisz, rozliczasz i koordynujesz projekty unijne? Do Twoich zadań należy pozyskiwanie środków finansowych na działalność NGO? A może kierujesz organizacją, zarządzasz zespołem? Jeśli tak, w naszym miesięczniku znajdziesz porady przygotowane specjalnie po to, żeby ułatwić Ci pracę. Gdzie znaleźć źródła finansowania organizacji pozarządowej? W jaki sposób prowadzić dokumentację projektową? Komu powierzyć prowadzenie projektu? Czy można uniknąć zwrotu dotacji? Jak poprawnie zaewidencjonować przychody i koszty? Kiedy i w jaki sposób sporządzić sprawozdanie finansowe, merytoryczne i projektowe? Na co zwrócić szczególną uwagę przy opracowywaniu wniosku o dotację? Jak unikać groźnych pułapek, czyhających w przepisach? W naszym miesięczniku znajdziesz porady opracowane przez czołowych specjalistów! Sprawozdanie merytoryczne Małe granty Dotacja w sprawozdaniu finansowym Błąd w sprawozdaniu finansowym Podwójna księgowość Sami czy w partnerstwie Aby otrzymać najnowszy numer miesięcznika Finanse i kadry w organizacji pozarządowej kliknij i wypełnij formularz na dole strony.

17 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 1NJ006 ISBN: