I. Postanowienia ogólne.

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 31 Wójta Gminy Abramów z dnia 26 maja 2014r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Regulamin udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której I. Postanowienia ogólne Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) dostawach, kierowniku zamawiającego, ofercie częściowej, obiekcie budowlanym, ofercie wariantowej, robotach budowlanych, usługach, wykonawcy i zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć dostawy, kierownika zamawiającego, ofertę częściową, obiekt budowlany, ofertę wariantową, roboty budowlane, usługi, wykonawcę i zamówienia publiczne, o których mowa w art. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych; 2) Skarbnika Gminy - należy przez to rozumieć Skarbnika Zamawiającego; 3) ustawie - Prawo zamówień publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), 4) wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia bez podatku od towarów i usług; 5) zamawiającym - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Abramów; 2. Określenia zawarte w regulaminie, inne niż w ust. 1, mają znaczenie nadane im w przepisach ustaw oraz aktów prawnych wydanych na podstawie przepisów upoważniających. 3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 1

2 2. 1. Do ustalenia wartości zamówienia przepisy art ustawy - Prawo zamówień publicznych stosuje się. 2. Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia sporządza protokół z ustalenia wartości zamówienia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 3. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w nastepującym układzie: 1) Zamówienia o wartości do 6000 euro 2) Zamówienia o wartości od 6000 euro do euro 3) Zamówienia o wartości od euro do euro 4. Regulaminu nie stosuje się do: 1) zamówień na dostawy, usługi, roboty budowlane których wartość nie przekracza kwoty euro. Zamawiający prowadzi negocjacje z jednym Wykonawcą. 2) zamówień, do których nie stosuje się przepisów o zamówieniach publicznych na podstawie innych przepisów; 3) zamówień udzielanych ze względu na ważny interes zamawiającego lub interes publiczny; 4) zamówień na: a) dostawy paliw, b) usługi ubezpieczenia, c) usługi, dostawy w zakresie organizacji imprez kulturalnych d) usługi telefonii komórkowej, e) usługi bezprzewodowej transmisji danych wraz z dostawą telefonów komórkowych, modemów, routerów i urządzeń o podobnym przeznaczeniu; 5. Za ważny interes zamawiającego lub interes publiczny może być uznany również interes gospodarczy związany bezpośrednio z zamówieniem, obejmujący w szczególności konsekwencje poniesienia kosztów wynikających z: opóźnienia w wykonaniu zamówienia, wszczęcia nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, udzielenia zamówienia innemu wykonawcy oraz zobowiązań zamawiającego. 6. Za ważny interes zamawiającego lub interes publiczny może być uznany interes gospodarczy w utrzymaniu ważności umowy w przypadku, gdy rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej umowy spowoduje niewspółmierne konsekwencje w udzieleniu zamówienia. 7. Dokumentem stwierdzającym udzielenie zamówienia jest w szczególności umowa, faktura, rachunek. W przypadku wszystkich zamówień na roboty budowlane i projektowe zawiera się umowę w formie pisemnej. 8. Do zawarcia umowy przepisy art Kodeksu cywilnego stosuje się. 2

3 II. Zasady udzielania zamówień o wartości powyżej 6000 euro i nieprzekraczających euro 3 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości od do euro rozpoczyna zaakceptowana przez Kierownika Jednostki Wójta Gminy notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku. Notatkę sporządza wyznaczony pracownik. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. 2. Notatka zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 2) termin realizacji/wykonania zamówienia, 3) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu (załącznik nr 1) 4) nazwę i adres wykonawców (minimum 2 wykonawców), 5) proponowaną cenę oraz inne kryteria wyboru oferty, 6) datę uzyskania informacji, 7) propozycję udzielenia zamówienia wybranemu wykonawcy. 3. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie, faxem lub ze stron www 4. Do faktury wybranego wykonawcy, za realizację zamówienia należy dołączyć protokół z wartości zamówienia, notatkę z rozeznania rynku oraz zamówienie lub umowę, jeżeli były sporządzane. III. Zasady udzielania zamówień o wartości przekraczającej euro dla dostaw, usług i robót budowlanych, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia następuje po złożeniu pisemnego wniosku i uzyskaniu pisemnej zgody kierownika zamawiającego. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 3 do regulaminu. 2. Kierownik zamawiającego może uzależnić wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 1, od otrzymania pisemnej informacji Skarbnika Gminy, że zobowiązanie dotyczące zamówienia mieści się w planie finansowym zamawiającego, a na rachunku bankowym zamawiającego zgromadzone są środki, które zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie tego zamówienia. 3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia; 2) wartość zamówienia 3

4 3) przewidywany termin wszczęcia postępowania; 4) przewidywany termin wykonania zamówienia; 5) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert; 6) warunki płatności; 7) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; 8) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach, 9) imię, nazwisko i stanowisko osoby składającej wniosek; 10) pisemne oświadczenie Skarbnika Gminy o posiadaniu środków na realizacje zamówienia, 11) podpis osoby lub osób składającego wniosek. 4. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik, któremu zostało powierzone dokonanie takich czynności. Kierownik zamawiającego może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej Zamawiający może udzielić zamówienia: 1) zapraszając do składania ofert; 2) w drodze przetargu publicznego; 3) w drodze negocjacji. Zaproszenie do składania ofert 6 1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania ofertowego o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 2, 2. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przygotowania oferty, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, w tym: 1) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego; 2) opis przedmiotu zamówienia; 3) termin wykonania zamówienia; 4

5 4) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; 5) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jeżeli Zamawiający takich żąda; 6) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami; 7) termin związania ofertą; 8) opis sposobu przygotowywania ofert; 9) miejsce oraz termin składania ofert; 10) opis sposobu obliczenia ceny; 11) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert; 12) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy; 13) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia, 14) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach; 3. Z zastrzeżeniem ust. 6, każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 4. Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów. 5. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 6. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, a zamawiający wezwał wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych i zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie, zamawiający w celu wyboru oferty może prowadzić negocjacje dotyczące ceny. 7. Wzór zaproszenia do składania ofert stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. 5

6 Przetarg publiczny 7 1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu publicznego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej lub w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Wzór ogłoszenia o przetargu publicznym stanowi załącznik nr 5 do regulaminu. 2. Zamawiający może, po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie lub na swojej stronie internetowej, bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. 3. Zamawiający może zamieścić ogłoszenie o udzielanym lub udzielonym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym odpowiednio zamiera zawrzeć umowę lub zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia. 4. Przepis 5 ust. 2-6 stosuje się odpowiednio. Negocjacje 8 1. Zamawiający może prowadzić negocjacje z jednym Wykonawcą, jeżeli: 1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej; 2) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia; 3) w prowadzonym uprzednio postępowaniu nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 4) udziela się dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych na roboty budowlane lub usługi, 6

7 5) w przypadku udzielenia dotychczasowemu wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających; 6) zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego; 7) w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeżeli stosowanie regulaminu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: a) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; b) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; c) poniesieniem straty w mieniu publicznym; d) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań; 8) zamówienie jest udzielane w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach; 9) udzielenie zamówienia spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty; 10) w przypadku umów: a) kredytu i pożyczki; b) ubezpieczenia, c) licencji na oprogramowanie komputerowe; 2. Zamawiający może udzielać zamówień, o których mowa w ust. 1 po negocjacjach z wybranym wykonawcą. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 4. Ustępu 3 nie stosuje się w przypadku zamówień udzielanych na podstawie ust. 1 pkt 1, 2 oraz

8 IV. Postanowienia końcowe 9 1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: 1) jest niezgodna z regulaminem, 2) jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia; 3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert; 6) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 7) wykonawca w terminie wskazanym w zawiadomieniu o poprawieniu innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego o cenę lub przetargu publicznego, nie zgodził się na jej poprawienie; 8) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 2. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli: 1) nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu; 2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty; 3) jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie; 4) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć; 5) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy. 3. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania zamawiający zamieszcza informacje o unieważnieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej lub w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie jeśli był to przetarg publiczny - albo zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy: 1) ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, 2) złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 8

9 4. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, lub z innej przyczyny, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu, albo zaproszeniu do składania ofert. 5. Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych, do unieważnienia w części postępowania o udzielenie zamówienia przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio. 6. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawców, którzy wyrządzili zamawiającemu szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, lub zostali zobowiązani do zapłaty kary umownej, jeżeli szkoda ta lub obowiązek zapłaty kary umownej wynosiły nie mniej niż 5 % wartości realizowanego zamówienia i zostały stwierdzone orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 2) wykonawców, z którymi dany zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę w sprawie zamówienia publicznego albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia publicznego, z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, 3) jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy; 4) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 5) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 6) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania; 7) nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 7. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie, w szczególności do zamówień wielorodzajowych, wspólnego przeprowadzania postępowania i udzielenia zamówienia, przez wielu zamawiających, komisji przetargowej, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji, przygotowania postępowania, wyłączenia z postępowania osób wykonujących czynności w postępowaniu, wykluczenia wykonawców z postępowania, składania ofert, oświadczeń i dokumentów potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz przez 9

10 oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert, wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zaliczek na poczet zamówienia, wyboru oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, licytacji elektronicznej oraz wstępnej kwalifikacji wykonawców, przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych stosuje się odpowiednio. 8. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Regulamin zatwierdzam: Wójt Gminy Abramów 10