Home Office bardziej office niż home. Elastyczne formy czasu pracy.

Transkrypt

1 Home Office bardziej office niż home. Elastyczne formy czasu pracy. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Toruń, maj 2017

2 Elastyczne formy czasu pracy - ruchomy czas pracy art i i 5 kodeksu pracy (wprowadzono do k.p. w 2013 roku) - telepraca - art kodeksu pracy (wprowadzono do k.p. w 2007 roku) - home office - praca domowa

3 Ruchomy czas pracy

4 Ruchomy czas pracy rozkład czasu pracy może być wprowadzony w każdym systemie czasu pracy; możliwość rozpoczynania pracy w różnych godzinach w poszczególnych dniach tygodnia lub miesiąca, może dotyczyć jednego pracownika lub grupy pracowników (beneficjent pracodawca); możliwość pracownika w wyznaczonym zbiorowo lub indywidualnie odcinku czasu samodzielnego decydowania o chwili rozpoczęcia pracy (beneficjent pracownik); praca w ruchomym czasie pracy nie może naruszać przepisów dot. prawa pracownika do odpoczynku; ponowne wykonywanie prac w tej samej dobie nie oznacza wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

5 Ruchomy czas pracy Ruchomy czas pracy (poza przypadkiem wprowadzenia na wniosek pracownika) można wprowadzić tylko na 2 sposoby: w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli nie da się uzgodnić go ze wszystkimi związkami, wystarczy porozumieć się z organizacjami reprezentatywnymi) albo w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe.

6 Ruchomy czas pracy Na wniosek pracownika! Istnieje możliwość wprowadzenia ruchomego czasu pracy na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca nie jest związany wnioskiem. Strony mogą negocjować. Porozumienie to dotyczy jedynie organizacji czasu pracy, nie oznacza więc konieczności zmiany umowy o pracę.

7 Ruchomy czas pracy Zalety możliwość dostosowania godzin pracy pracowników do rytmu funkcjonowania zakładu pracy; pozwala on także na utrzymanie poziomu zatrudnienia przy zmieniających się warunkach gospodarczych; umożliwia także osiągnięcie przez pracowników równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym zgodnie z koncepcją work life - balance.

8 Telepraca

9 Telepraca Definicja (art k.p.): Telepraca jest to praca wykonywana przez pracownika regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Pracownik przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy (w szczególności) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej ( , Internet, intranet, rozwiązania mobilne itp.) Telepraca oznacza zarówno zmianę miejsca wykonywania pracy jak i modyfikację sposobu organizacji i wykonywania zadań składających się na procesy świadczenia obowiązków zawodowych.

10 Telepraca charakterystyka 1. dobrowolność inicjatywa pracodawcy lub pracownika (przed zawarciem umowy lub w trakcie zatrudnienia (art k.p); 2. pisemna informacja - w k.p. przewidziano konieczność (uprzednio) uregulowania warunków telepracy w porozumieniu z związkami zawodowymi (porozumienie) albo w regulaminie (art k.p.) oraz uzupełnienie informacji przekazywanej pracownikowi na podst. 29 par. 3 k.p. w zw. z k.p.) miejsce w strukturze oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za współpracę z telepracownikiem i jego kontrolę);

11 Telepraca charakterystyka c.d. 3. jednakowe warunki zatrudnienia - niedyskryminowanie: - równe traktowanie w zakresie warunków zatrudnienia, awansu oraz szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art k.p.) - odmowa podjęcia pracy nie może stanowić przyczyny rozwiązania umowy o pracę ani zmiany jej warunków (art k.p.); - prawo dostępu do pomieszczeń pracodawcy, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (art k.p).

12 Telepraca charakterystyka c.d. 4. monitorowanie obowiązek pracodawcy kontrolowania pracy, ale również respektowania prywatności pracownika (art k.p. kontrola wykonywania pracy i inwentaryzacja powierzonego sprzętu; uprzednia zgoda pracownika rozumiana jako ustalenie terminu kontroli a nie wyrażenia na nią zgody (bhp)); 5. ochrona danych obowiązek pracodawcy określenia zasad ochrony danych i przeszkolenia w tym zakresie telepracownika oraz zobowiązuje pracownika na piśmie do przestrzegania tych zasad (istotne (!): art k.p.)

13 Telepraca charakterystyka c.d. 6. wyposażenie i odpowiedzialność za sprzęt obowiązek pracodawcy zapewnienia sprzętu, ubezpieczenia, pokrycia kosztów oraz zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie sprzętu lub ustalenie w odrębnej umowie innych zasad (art k.p.); 7. zdrowie i bezpieczeństwo - obowiązek pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy z wyłączeniem obowiązków pracodawcy odnoszących się do budowy i przebudowy obiektów budowlanych, w których znajdują się pomieszczenia pracy, dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń oraz zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych (art k.p.)

14

15 - do niedawna praca w domu była przywilejem dla osób samozatrudnionych lub zarządzających; - coraz częściej pracodawcy wychodząc naprzeciw rozwijającym się technologiom, mobilności, elastyczności a więc esencji współczesnego pokolenia pracowników, dają im możliwość organizacji swojej pracy w taki sposób by sporadycznie wykonywać ją w domu lub innego dogodnego miejsca; - co do zasady jest to praca wykonywana w tych samych godzinach pracy, w których pracownik świadczyłby pracę w siedzibie pracodawcy;

16 Jaka jest więc różnica pomiędzy telepracą a pracą w systemie home office?

17 Najistotniejszą cechą home office odróżniającą ją od telepracy jest niestały charakter wykonywania pracy poza biurem/siedzibą pracodawcy. Home office odróżnia od telepracy: okazjonalność, nieregularność, oraz to, iż pracownik sam decyduje kiedy wykonuje prace zdalną występując do pracodawcy ze stosownym wnioskiem.

18 Umożliwienie pracownikowi pracy home office: Rozwiązaniem zwyczajowo przyjętym u przedsiębiorców jest : Wniosek pracownika o możliwość pracy z domu

19 Umożliwienie pracownikowi pracy home office: Brak kodeksowej regulacji home office powoduje iż zalecanym jest (nie jest to obowiązek), aby pracodawcy tworzyli regulamin w tym zakresie bądź odpowiednie zapisy inkorporowali do już funkcjonującego regulaminu pracy. Unormowanie zasad czasowej pracy zdalnej daje poczucie przejrzystości i jest korzystne dla obu stron stosunku pracy.

20 Co powinno się znaleźć w akcie wewnętrznym pracodawcy: 1. Procedura wnioskowania o pracę zdalną 2. Procedura udzielania zgody 3. Zasady wyłączenia możliwości korzystania z tej formy pracy 4. Zasady przekazywania wyników pracy 5. Forma potwierdzania obecności rozpoczęcia i zakończenia pracy 6. Sposób i forma kontroli wykonywania pracy 7. Ochrona danych przekazywanych w sytuacji pracy zdalnej 8. Odwołania z home office i wezwanie do siedziby pracodawcy 9. Dookreślenie zakresu odpowiedniego stosowania przepisów o telepracy (w tym obowiązki pracownika i pracodawcy).

21 1-2. Procedura wnioskowania i udzielania zgody: - wniosek pracownika i zgoda pracodawcy - forma zawarcia między pracodawcą a pracownikiem swoistego porozumienia dotyczącego zmiany (czasowej) warunków wykonywania przez pracownika pracy; - odgórne polecenie świadczenia pracy z domu budzi wątpliwości. W umowach o pracę miejsce zamieszkania pracownika nie jest określane jako miejsce pracy - właściwym jest przyjęcie zasady wnioskowania o możliwość pracy zdalnej przez pracownika a nie stosowania polecenia przez pracodawcę.

22 3. Zasady wyłączenia możliwości korzystania z tej formy pracy - specyfika wykonywanych zadań przez pracownika; - kluczowe znaczenie: fizyczna lub ekonomiczna przeszkoda dla świadczenia pracy zdalnej - przykładowo: produkcja, wydobycie, rolnictwo, budowa; - możliwość pracodawcy dysponowania pracownikiem na miejscu w zakładzie pracy Pamiętać jednak należy, iż nie można dopuszczać się w tym przedmiocie dyskryminacji.

23 4. Przekazywanie wyników pracy domowej Kluczowe znaczenie ma tu sama podstawa idei home office a więc rozwój technologiczny oraz komunikacji elektronicznej. Przykładowe warianty: za pomocą poczty elektronicznej (z wskazaniem maili w domenie pracodawcy- nie z prywatnych adresów pracowników); wgrywanie efektów pracy na dysk w chmurze dostępny dla pracowników; telekonferencje; standardowa forma po powrocie do stałego miejsca pracy (jeśli pozwala na to specyfika zadania) Form z uwagi na rozwój technologii jest wiele, a wybór właściwej zależy przede wszystkim od rodzaju i specyfiki zadania wykonywanego przez pracownika.

24 5. Forma potwierdzania obecności Kluczowe znaczenie: stosunku pracy - rozwój technologiczny oraz wzajemne zaufanie stron Uregulowanie w regulaminie home office Rozwiązania: - konieczność zalogowania się przez pracownika w systemie, co potwierdzi jego obecność na stanowisku oraz wylogowanie po jej zakończeniu; - przewidzenie częściowego przesyłania efektów pracy - co świadczyć będzie o faktycznym wykonywaniu zadań w tym czasie Z uwagi na ograniczone możliwości kontroli zdalnie pracującego pracownika utrudnione jest prowadzenie ewidencji czasu pracy - dlatego ważnym jest ścisłe ustalenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy przykładowo przez pozostawanie dostępnym w systemie on-line.

25 6. Kontrola zdalnej pracy w miejscu jej wykonywania - rozwiązanie najwłaściwsze: odpowiednie stosowanie przepisów dot. telepracy; - pisemna zgoda pracownika na bezpośrednią kontrolę jego pracy w miejscu zamieszkania; - pisemna informacja dla pracownika jaka konkretna osoba wykonywałaby ewentualne czynności kontrolne; - kontrola musi być dostosowana do miejsca wykonywania pracy i jej charakteru. Z uwagi na sporadyczność wykorzystywania home office wskazana kontrola pracy zdalnego pracownika za pomocą środków komunikacji elektronicznej ( , telekonferencje) - nie wymaga pisemnej zgody pracownika.

26 7. Ochrona danych - celem zabezpieczenia Pracodawcy szczegółowe uregulowanie zasad w regulaminie; - jeśli pracodawca nie tworzy szczegółowego regulaminu: konieczne przeszkolenie pracowników w tym zakresie wraz z odebraniem stosownego oświadczenia o zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych przekazywanych drogą elektroniczną lub wykorzystywanych w pracy poza zakładem pracy a od odebranego oświadczenia uzależnienie możliwości wnioskowania pracowników o formę pracy zdalnej.

27 8. Odwołanie z home office - regulacja w Regulaminie: odwołanie z home office i wezwania na stanowisko w siedzibie; - konieczność skonstruowania katalogu sytuacji, w których pracodawca będzie uprawniony do odwołania z pracy zdalnej; - określenie czasu, jaki pracodawca daje pracownikowi na powrót do stałego miejsca pracy (przy uwzględnieniu indywidualnej sytuacji pracownika).

28 BHP przy home office - oświadczenie pracownika, iż domowe biuro odpowiada warunkom określonym w przepisach rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (praca okazjonalna oraz inicjatywa po stronie pracownika); - pracodawca regulując home office w aktach wewnętrznych może uzależnić możliwość składania wniosków o zdalną pracę od stosownego oświadczenia w zakresie BHP; - kontrole.

29 Zakaz dyskryminacji - na tle równego traktowania w zatrudnieniu trzeba mieć na uwadze równy dostęp pracowników, w przypadku spełnienia przesłanek do możliwość korzystania do pracy zdalnej; - niedopuszczalność działań Pracodawcy: przy tych samych warunkach brak zgody na wniosek o zdalną pracę pracownika nieuzasadnione odgórne wykluczenie grupy pracowników z możliwości home office

30 Wypadek przy pracy zdalnej - w przypadku okazjonalnej pracy w domu pracownik może ulec wypadkowi przy pracy. Stosownie do przepisów ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w szczególności w związku z pracą podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych. Problem na tym tle może pojawić się w kwestii udowodnienia związku między wypadkiem a pracą.

31 Elastyczne formy pracy ZALETY Work-life balance Redukcja kosztów pracodawcy związanych z przygotowaniem i utrzymaniem stanowiska pracy Większa efektywność pracownika Połączenie pracy z obowiązkami domowymi Swobodne zarządzanie czasem przez pracownika WADY Ograniczone możliwości kontroli pracownika w procesie pracy Brak bezpośredniego kontaktu pracownika z pracodawcą kwestia błędów w komunikacji, Ryzyko dowodowe w przypadku wypadku przy pracy zdalnej Mniejszy wpływ dyscypliny Dostosowanie przez pracownika pomieszczeń domowych do wymogów biurowych

32 Dziękuję za uwagę: Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy ul. Grudziądzka (Business Park), Toruń Tel , 94 Tel Fax torun@ostrowski-legal.net