POROZUMIENIE. Załącznik do uchwały nr 48 (2015/2016) Senatu UEP z dnia 20 listopada 2015 roku

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 48 (2015/2016) Senatu UEP z dnia 20 listopada 2015 roku POROZUMIENIE w sprawie warunków stosowania telepracy na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu zawarte przez Rektora z Organizacjami Związków Zawodowych działających na Uczelni, w dniu 2015 roku. POZNAŃ 2015

2 POROZUMIENIE zawarte w Poznaniu w dniu 2015 roku, pomiędzy Uniwersytetem Ekonomicznym w Poznaniu, reprezentowanym przez Rektora - prof. dr. hab. Mariana Gorynię, prof. zw. UEP, a działającymi na Uczelni Organizacjami Związków Zawodowych, tj.: - Komisją Uczelnianą NSZZ Solidarność, reprezentowaną przez przewodniczącą dr Ewelinę Szajbę, - Związkiem Nauczycielstwa Polskiego przy UEP, reprezentowanym przez przewodniczącego dr. Włodzimierza Dymarskiego, w sprawie warunków stosowania telepracy na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, o wymienionej niżej treści. Postanowienia ogólne. 1 Działając na podstawie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. 2014, poz.1502 z późn. zm.) oraz 10 ust. 9 Regulaminu pracy Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu wymienione na wstępie strony ustalają w niniejszym Porozumieniu warunki zatrudniania pracowników Uczelni niebędących nauczycielami akademickimi w formie telepracy Na Uczelni telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 2. Na Uczelni telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 3. Przez regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy w rozumieniu ust. 1 niniejszego paragrafu rozumie się świadczenie pracy w tej formie we wszystkie bądź w niektóre (określone w umowie) dni pracy w danym okresie rozliczeniowym. 2

3 Zasady stosowania telepracy Na Uczelni praca może być wykonywana w formie telepracy jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki: a) praca może być wykonywana regularnie poza terenem Uczelni, b) zakres czynności służbowych pracownika oraz organizacja pracy jednostki organizacyjnej zatrudniającej pracownika pozwalają na wykonywanie zadań poza terenem Uczelni, c) wyniki pracy mogą być przedkładane bezpośredniemu przełożonemu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, d) pracownik wykazuje cechy osobowości konieczne dla efektywnego i zgodnego z prawem realizowania zadań w formie telepracy, takie jak: samodzielność, samodyscyplina, umiejętność organizacji pracy, zdolność zarządzania czasem i umiejętność pracy bez stałego nadzoru, zdolność do zachowania należytej staranności w zabezpieczaniu poufności informacji. 2. Ze względu na specyfikę wykonywanych czynności, w trybie telepracy nie powinny być realizowane następujące czynności: a) sekretarskie/asystenckie, b) bezpośrednia obsługa kadrowo-płacowa, c) bezpośrednia obsługa studentów i spraw studenckich, d) administrowanie powierzchniami biurowymi i mieniem, inwentaryzacja majątku Uczelni, e) zapewnienie obsługi technicznej, kancelaryjnej, transportowej, zaopatrzeniowej, porządkowej Uczelni, f) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, g) przeprowadzanie audytów wewnętrznych Na Uczelni odpowiednio rektor, właściwy prorektor lub kanclerz może w trakcie zawierania umowy o pracę uzgodnić z pracownikiem, że praca na danym stanowisku będzie wykonywana w formie telepracy. Wzór umowy o pracę w systemie telepracy stanowi załącznik nr 1 do Porozumienia. 2. Pracodawca może w trakcie zatrudnienia uzgodnić z pracownikiem, że praca na danym stanowisku będzie wykonywana w formie telepracy. 3. W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy, na formę telepracy, może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca 3

4 powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy. Wzór aneksu do umowy o pracę stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Porozumienia. 4. W przypadku akceptacji zatrudnienia w formie telepracy pracodawca przekazuje pracownikowi dodatkową informację określającą jednostkę organizacyjną, w strukturze, której znajduje się stanowisko pracy telepracownika, a także wskazuję osobę odpowiedzialną za współpracę z telepracownikiem oraz osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. 5. Nie jest dopuszczalne indywidualne wdrożenie formy telepracy poprzez powierzenie pracownikowi, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, na zasadach art kodeksu pracy - również w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, nawet jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, zgodnie z 4 ust.2, każda ze stron (pracodawca/pracownik) może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym jednak niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wzór wniosku pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy przed upływem 3 miesięcy stanowi załącznik nr 3 do Porozumienia. 2. Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, wówczas pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek. Wzór wniosku pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy po upływie 3 miesięcy stanowi załącznik nr 4 do Porozumienia. 3. Po upływie terminu określonego wyżej w ust.1 przywrócenie przez pracodawcę poprzednich warunków wykonywania pracy może nastąpić w trybie art kodeksu pracy. 4. Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, w przypadku określonym w 4 ust. 3 niniejszego regulaminu, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy w trybie określonym w ust.1 niniejszego paragrafu nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę Osoby zatrudnione na Uczelni, wykonują pracę w formie telepracy w miejscu swojego zamieszkania. 2. Miejscem zamieszkania pracownika jest lokal mieszkalny (lub nieruchomość), do którego tytuł prawny posiada pracownik lub małżonek pracownika. 3. Miejscem zamieszkania pracownika jest również inny lokal mieszkalny (nieruchomość), który 4

5 pracownik wynajmuje na podstawie długoterminowej umowy (zawartej na okres dłuższy niż 1 rok), a właściciel lokalu wyraża pisemną zgodę na wykorzystanie określonego pomieszczenia w tym lokalu dla potrzeb telepracy przez cały okres wynajmu. 7 Przed podjęciem wykonywania pracy w formie telepracy pracownik zostaje zapoznany z obowiązkami telepracownika, co potwierdza pisemnym oświadczeniem. Oświadczenie to zostaje załączone do akt osobowych pracownika. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązkami telepracownika stanowi załącznik nr 5 do Porozumienia. Wyposażenie pracownika w sprzęt, urządzenia oraz środki łączności 8 1. Pracownik wykonujący pracę w formie telepracy wykonuje ją na sprzęcie, urządzeniach oraz poprzez środki łączności należące do pracodawcy bądź pracownika, stosownie do ustaleń zawartych w umowie o wzajemnych obowiązkach pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem telepracy. Wzory umów o wzajemnych obowiązkach pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem telepracy określają załącznik nr 6 i 7 do Porozumienia. 2. Sprzęt, urządzenia oraz środki łączności, służące zatrudnionemu do wykonywania pracy w formie telepracy mogą należeć do pracodawcy, który powierza go pracownikom wykonującym pracę w formie telepracy do użytkowania poza terenem Uczelni, 3. W przypadku powierzenia pracownikowi sprzętu należącego do pracodawcy szczegółowy rodzaj sprzętu, przewidywany czas oraz techniczne zasady jego użytkowania określane są przez przełożonego danego pracownika w porozumieniu z Dyrektorem Centrum Informatyki oraz Kierownikiem Działu ds. Aparatury Uczelni. 4. Pracodawca zapewnia pomoc techniczną i niezbędne szkolenie telepracownika w zakresie obsługi powierzonego sprzętu, oprogramowania, środków łączności, które to szkolenie powinno być realizowane na terenie Uczelni lub w innym miejscu poza miejscem zamieszkania telepracownika. 5. Zasady i procedury zapewniające ochronę wszelkich danych i informacji przekazywanych telepracownikowi lub danych, do których ma on dostęp, określają załączniki nr 8 i nr 9 do niniejszego Porozumienia, z którymi zapoznanie się pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem. 6. Wszelkie oprogramowanie instalowane na komputerach należących do pracodawcy lub pracownika i używane do telepracy musi być przed zainstalowaniem zatwierdzone przez Dyrektora Centrum Informatyki. Zabronione jest instalowanie programów z naruszeniem prawa, w tym również bez posiadania licencji. 7. Pracodawca ponosi koszty związane z ubezpieczeniem sprzętu służącego do świadczenia 5

6 telepracy na zasadach określonych w umowie o wzajemnych obowiązkach pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem telepracy. 8. W przypadku utraty lub uszkodzenia urządzeń służących do świadczenia telepracy telepracownik jest zobowiązany do natychmiastowego poinformowania swojego bezpośredniego przełożonego lub opiekuna - koordynatora o tym fakcie, a w przypadku kradzieży do dokonania zgłoszenia na Policji. Zasady wykonywania telepracy 9 1. Telepracownik wykonuje pracę w podstawowym systemie czasu pracy obowiązującym na Uczelni. Na wniosek telepracownika pracodawca może wyrazić zgodę na indywidualny rozkład jego czasu pracy. 2. Obowiązki telepracownika muszą uwzględniać specyficzny charakter i formę zatrudnienia to jest pracy wykonywanej regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. 3. W trakcie wykonywania telepracy zatrudniony wykonujący pracę w tej formie zobowiązany jest do: a) codziennego merytorycznego kontaktu z bezpośrednim przełożonym lub inną wyznaczoną przez niego osobą (opiekunem -koordynatorem), b) przyjmowania zadań na piśmie lub w przesyłanych drogą elektroniczną (w określonym przez przełożonego macierzystej komórki organizacyjnej lub opiekuna koordynatora okresie rozliczeniowym), c) sporządzania okresowych raportów ze stanu wykonania zadań i poleceń (w określonym przez przełożonego macierzystej komórki organizacyjnej lub opiekuna-koordynatora okresie rozliczeniowym), d) potwierdzania (telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną) pozostawania w dyspozycji pracodawcy w wyznaczonym miejscu i określonym przedziale czasowym przynajmniej dwukrotnie w ciągu dnia pracy (niezależnie od merytorycznych kontaktów z Uczelnią), e) wykorzystywania powierzonego sprzętu i oprogramowania oraz środków łączności (komputery, drukarki, programy, urządzenia biurowo-komunikacyjne, modemy, skanery itp.) wyłącznie do celów służbowych, f) wykorzystywania powierzonych materiałów biurowych i technicznych wyłącznie do celów służbowych i comiesięcznego rozliczania się z ich faktycznego i celowego wykorzystania, g) pobierania materiałów biurowych i technicznych, niezbędnych do wykonywania powierzonej pracy, w jednostce organizacyjnej, w której jest zatrudniony, w godzinach jej pracy za zgodą bezpośredniego przełożonego, 6

7 h) ochrony powierzonego sprzętu, oprogramowania, środków łączności przed uszkodzeniem, kradzieżą, zniszczeniem, a także przed nieuprawnionym użyciem, i) zabezpieczania danych na nośnikach, j) stawiania się na Uczelni w dniach określonych umową o telepracę - jeżeli ustalony dzień jest dniem wolnym od pracy, stawiennictwo następuje w dniu następnym, k) przybywania do Uczelni na uzasadnione merytorycznie wezwanie przekazane przez przełożonego lub opiekuna-koordynatora w dniach i w godzinach pracy, l) gotowości do poddania się kontroli ze strony osób do tego uprawnionych. 5. Telepracownik zobowiązany jest niezwłocznie zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu lub opiekunowi koordynatorowi oraz inspektorowi ds. bhp informacje o urazach i chorobach związanych z pracą (wypadki będą traktowane jako wypadki w pracy, jeżeli zostanie ustalone, że telepracownik wykonywał wówczas swoje obowiązki). Kontrola Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu zamieszkania telepracownika wyłącznie w celu instalacji, konserwacji, inwentaryzacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, oprogramowania oraz środków łączności. 2. Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu zamieszkania telepracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 3. Przeprowadzanie kontroli nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. 4. Telepracownik powinien być uprzedzony o przeprowadzeniu kontroli przynajmniej 48 godzin przed przewidywanym czasem jej realizacji powiadomienie przesyłane jest drogą elektroniczną przez przełożonego pracownika lub wyznaczonego opiekuna koordynatora. Wzór informacji o przeprowadzeniu kontroli w związku z wykonywaniem telepracy stanowi załącznik nr 10 do Porozumienia. 5. Kontrola w miejscu zamieszkania telepracownika może być jednak przeprowadzana jedynie wówczas, jeżeli telepracownik wyrazi zgodę na piśmie albo przekaże ją za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wzór zgody pracownika na przeprowadzenie kontroli w związku z wykonywaniem telepracy stanowi załącznik nr 11 do Porozumienia. 6. Kontrola w miejscu zamieszkania może być przeprowadzona wyłącznie w trakcie obecności telepracownika Bieżąca kontrola merytoryczna pracy telepracownika odbywa się na podstawie oceny jego efektów pracy przez przełożonego, a także na podstawie raportów przesyłanych przez niego 7

8 do wyznaczonych osób (komórek organizacyjnych). 2. Telepracownik podlega ocenie okresowej na zasadach analogicznych jak inni zatrudnieni na Uczelni. Formularz oceny telepracownika powinien zostać zmodyfikowany stosownie do formy, w której wykonuje pracę oraz współpracuje z innymi pracownikami firmy. 8

9 Postanowienia końcowe Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. 2. Telepracownik ma prawo do korzystania z zakładowych obiektów/urządzeń socjalnych oraz do korzystania z ZFŚS na takich samych warunkach jak inni zatrudnieni na Uczelni. 3. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy. 13 Pracodawca zobowiązuje się realizować w stosunku do telepracownika obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy z wyłączeniem obowiązków wymienionych w art k.p. 14 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Porozumieniem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 15 Porozumienie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 roku Porozumienie sporządzone zostało i podpisane w trzech jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 2. Warunki stosowania telepracy ustalone niniejszym Porozumieniem udostępnia się do powszechnej wiadomości pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu w formie elektronicznej na stronie internetowej Uczelni oraz w formie papierowej w Dziale Spraw Pracowniczych UEP. Załączniki: nr 1 - Wzór umowy o pracę w systemie telepracy nr 2 - Wzór aneksu do umowy o pracę nr 3 - Wzór wniosku pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy przed upływem 3 miesięcy 9

10 nr 4 Wzór wniosku pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy po upływie 3 miesięcy nr 5 - Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązkami telepracownika nr 6 - Wzór umowy o wzajemnych obowiązkach pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem telepracy (sprzęt, urządzenia pracodawcy) nr 7 - Wzór umowy o wzajemnych obowiązkach pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem telepracy (sprzęt, urządzenia pracownika) nr 8 - Podstawowe zasady bezpieczeństwa informacji w trybie telepracy nr 9 - Oświadczenie dotyczące zabezpieczenia danych osobowych przez pracownika wykonującego zadania służbowe w formie telepracy nr 10 - Wzór informacji o przeprowadzeniu kontroli w związku z wykonywaniem telepracy nr 11 - Wzór zgody pracownika na przeprowadzenie kontroli w związku z wykonywaniem telepracy Przewodnicząca KU NSZZ Solidarność (dr Ewelina Szajba) Przewodniczący ZNP przy UEP (dr Włodzimierz Dymarski) R E K T O R (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP) 10