KONSPEKT SYSTEMU UCZELNIA W CHMURZE REWOLUCJA W EDUKACJI

Transkrypt

1 KONSPEKT SYSTEMU UCZELNIA W CHMURZE REWOLUCJA W EDUKACJI,

2 Spis treści: 1. Ogólne informacje o systemie Innowacyjne cechy CloudA Zakres funkcjonalny: Wirtualny Dziekanat Strefa Studenta Strefa Wykładowcy Kadry.. 7 Finanse Mul transmisja zajęć Technologia, mobilność Korzyści Przyszłość Kontakt

3 1. Ogólne informacje o systemie CloudA to nowoczesny, zintegrowany system informatyczny stworzony przez Wyższą Szkołę Biznesu Na onal Louis University w Nowym Sączu, służący kompleksowemu zarządzaniu uczelnią w każdym aspekcie jej funkcjonowania. Zawiera wszystko, czego potrzebuje nowoczesna uczelnia z dużym potencjałem rozwoju. Jego głównym zadaniem jest poprawa jakości dydaktyki oraz wydajności operacyjnej i w efekcie zwiększenie rentowności uczelni. CloudA organizuje i usprawnia pracę każdego działu uczelni, począwszy od dziekanatu, poprzez kwesturę i kadry, na dziale marke ngu kończąc. Władzom uczelni daje natomiast znacznie większe niż dotychczas możliwości monitorowania i planowania działalności poszczególnych jednostek uczelni. System Cloud Academy został nagrodzony tytułem Najwyższa Jakość Quality Interna onal 2017 w kategorii Product" w XI edycji konkursu Najwyższa Jakość QI 2017, realizowanego pod patronatem PARP, Polskiego Komitetu Normalizacyjnego oraz Katedry Zarządzania Jakością UE w Krakowie. CloudA składa się z 6 modułów o bardzo szerokim zakresie funkcjonalnym: 2. Innowacyjne cechy CloudA Cloud Academy charakteryzuje wiele innowacji funkcjonalnych, które wyróżniają go spośród innych dostępnych na rynku systemów zarządzania uczelnią. To między innymi: Rozbudowany panel zarządzania Uczelnią umożliwiający pełną kontrolę procesów zachodzących na uczelni, controlling finansowy oraz profesjonalną analizę danych online dotyczących każdego aspektu działania uczelni; Dodawanie przez władze uczelni tasków poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników i możliwość rozliczania ich wykonania, w tym dostęp do statystyk; 03

4 Rozbudowane i zarazem łatwe w obsłudze narzędzie do tworzenia i zarządzania harmonogramami zajęć; Generowanie ponad 150 rodzajów dokumentów (w tym podań, wniosków, dyplomów i suplementów) oraz w pełni elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy działami uczelni; Narzędzie do monitorowania i rozliczania stopnia wykonania pensum pracowników dydaktycznych. Możliwość korzystania za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego poprzez przeglądarkę internetową lub aplikację CloudA dostępną bezpłatnie do pobrania. 3. Zakres funkcjonalny Wirtualny Dziekanat: 04 Zarządzanie procesem dydaktycznym, w tym przedmiotami, planami studiów i sylabusami (w tym generowanie raportów z poziomu i stopnia wypełniania sylabusów), zarządzanie efektami kształcenia, uchwałami Rady Wydziału itp.; Zarządzanie studentami w zakresie danych osobowych, podań i druków, historii studiów, kar dyscyplinarnych, płatności, poziomów języka, stypendiów, umów itd.; Ewidencja danych studenta dotyczących studiów i raportowanie postępów w nauce (m.in. generowanie elektronicznej legitymacji, raportów i zaświadczeń o ocenach i średniej ze studiów, ewidencja ocen, praktyk, stypendiów, decyzji); Zarządzanie procesem rekrutacji; Ewaluacja jakości kształcenia, generowanie ankiet i raportów ewaluacyjnych; Rozliczanie działań dydaktycznych wykładowców; Zarządzanie aktualnościami i ogłoszeniami widocznymi dla studentów i pracowników; Publikacja ogłoszeń, zarządzeń i regulaminów; Tworzenie harmonogramów zajęć i bieżące zarządzanie, w tym wprowadzanie bieżących zmian bez ryzyka wystąpienia kolidujących zdarzeń; Elektroniczny obieg dokumentów, w tym przyjmowanie wniosków i podań; Generowanie przeszło 150 rodzajów dokumentów dotyczących obsługi studenta i studiów, w tym również suplementów i dyplomów.

5 Strefa Studenta: Sprawdzanie planu studiów, sylabusów, harmonogramów zajęć itp.; Dostęp do wirtualnego dziennika i wirtualnego indeksu (sprawdzanie ocen, obecności); Dostęp online i offline do mul strumieniowych transmisji video z zajęć; Dostęp do materiałów dydaktycznych; Przesyłanie zadań i prac zaliczeniowych; Dostęp do forum kursu umożliwiającego pracę grupową; Rozwiązywanie internetowych testów oraz wypełnianie ankiet; Składanie online podań i wniosków do poszczególnych działów uczelni; Dostęp do modułu płatności oraz stypendiów; Zarządzanie procesem tworzenia i oceny prac dyplomowych; Dostęp do kanałów Social Media uczelni (wewnętrzna telewizja, pasek news); Komunikacja z wykładowcami oraz studentami z danej grupy, specjalności lub kierunku; Dostęp do regulaminów, zarządzeń oraz biblioteki. 05

6 Strefa Wykładowcy: 06 Sprawdzanie planów studiów i harmonogramów; Zarządzanie repozytoriami dydaktycznymi; Zarządzanie grupą dydaktyczną i grupami seminaryjnymi; Zarządzanie dziennikami ocen i obecności; Dodawanie materiałów dydaktycznych w dowolnej formie; Dodawanie i ocena zadań; Tworzenie i ocena testów; Statystyki aktywności studenta; Zarządzanie komunikatami dla studenta; Prowadzenie mul strumieniowych transmisji zajęć; Elektroniczne przesyłanie protokołów; Generowanie sylabusów na bazie KRK; Ocena i recenzowanie prac dyplomowych; Zarządzanie swoim profilem w CloudA; Komunikowanie się ze studentami i pracownikami zalogowanymi do systemu; Dostęp do aktualności, wydarzeń oraz biblioteki; Dostęp do zarządzeń, regulaminów i opisów pozostałych pracowników uczelni.

7 Kadry: Rejestr danych pracowników; Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi; Zarządzanie umowami; Obieg wniosków o umowę; Rozliczanie pensum pracowników dydaktycznych; Minima kadrowe; 07

8 Finanse: Pełna obsługa rachunkowo-księgowa uczelni, w tym zarządzanie wpłatami i należnościami studentów; Tworzenie różnego typu analiz, zestawień i raportów na podstawie danych zawartych w systemie; Zarządzanie projektami. Wybrane elementy Panelu Zarządzania Uczelnią: Dostęp do rozbudowanego panelu zarządczego z profesjonalną analizą danych online dotyczących każdego aspektu działania uczelni; Stały podgląd aktualnej liczby studentów, sumy wpłat oraz zaległości czesnego na każdym kierunku, formie i rodzaju studiów z dostępem do prognozy wpływów w danym roku akademickim; Monitorowanie liczby kandydatów z podziałem na kierunek, formę, rodzaj, język itd.; Dostęp do bieżącej analizy kosztów funkcjonowania danego kierunku, formy i rodzaju studiów; Monitorowanie poziomu realizacji pensum pracowników dydaktycznych; Podgląd operacji dodawania i modyfikacji umów w systemie; Dodawanie tasków pracownikom uczelni i monitorowanie ich realizacji; Organizacja zebrań online. 08

9 Mul transmisja zajęć Jest to największą innowacja systemu, która umożliwia prowadzenie w pełni interaktywnych zajęć na odległość. Interakcja jest zapewniona poprzez współistnienie trzech elementów: Przekazu obrazu i dźwięku z sali zajęciowej; Widoku pulpitu komputera prowadzącego, dzięki czemu wykładowca może wykorzystywać w trakcie zajęć zarówno prezentację widoczną wraz z przekazem wideo w jednym oknie jak i dodatkowe materiały (np. drugą prezentację, wykresy lub schematy), widoczne w drugim oknie (rozwiązanie szczególnie przydatne podczas ćwiczeń); Modułu komunikacji głosowej oraz chatu, dzięki którym w trakcie zajęć każdy student może na bieżąco zadawać prowadzącemu pytania oraz komunikować się z innymi uczestnikami. Moduł mul transmisji zajęć jest wykorzystywany w procesie dydaktycznym zarówno przez WSB-NLU jak i uczelnie partnerskie od przeszło dwóch lat i zarówno w opinii studentów jak i wykładowców stanowi zupełnie nową jakość w edukacji na odległość. 09

10 4. Technologia, mobilność 10 CloudA został stworzony za pomocą najnowszych technik programistycznych: ASP.NET, C#, En tyframework, MVC, na silniku bazodanowym Microso SQL Server; System jest osadzony na serwerze zewnętrznym, istnieje również możliwość stworzenia dla systemu dedykowanego serwera wchodzącego w skład infrastruktury sieciowej danej uczelni; CloudA działa na zasadzie aplikacji internetowej nie wymagającej od użytkowników instalacji żadnego specjalnego oprogramowania; CloudA został zaprojektowany w Material Design zapewniającym responsywność oraz intuicyjną obsługę; Trzy wersje językowe części studenckiej systemu (polska, angielska, rosyjska); Z CloudA można korzystać za pomocą dowolnego urządzenia typu smart z dostępem do Internetu; System jest dostępny również w formie aplikacji mobilnej dostępnej w telefonach z systemem IOS oraz Android. Aplikacja CloudA umożliwia sprawdzanie planów i harmonogramów, dostęp do wirtualnego dziennika, indeksu oraz materiałów dydaktycznych, kontakt z wykładowcami i innymi studentami, składanie podań i wniosków itd.

11 Posiada ponadto system powiadomień typu push informujący o pojawieniu się w systemie nowych aktualności, ogłoszeń, materiałów, zadań, ocen, itp. 5. Korzyści Dzięki systemowi Cloud Academy: Studenci uczelni otrzymują najnowocześniejsze narzędzie do zarządzania swoim tokiem studiów, umożliwiające nie tylko uzyskiwanie na bieżąco wszelkich informacji, załatwianie dowolnych spraw, ale także uczestnictwo w pełni interaktywnych zajęciach na odległość. Administracja uczelni otrzymuje jedno zintegrowane narzędzie do kompleksowej obsługi administracyjnej wszystkich jednostek i procesów realizowanych na uczelni, bez konieczności wdrażania kilku osobnych aplikacji do obsługi dydaktyki, kadr, księgowości, realizacji e-learningu itd. Władze uczelni mają dostęp do rozbudowanego, nowoczesnego narzędzia do controllingu finansowego. Dzięki niemu mają cały czas bieżący dostęp do różnego typu statystyk, zestawień, analiz oraz prognoz, dzięki którym w każdym momencie wiedzą o wszystkim, co dzieje się na uczelni i mogą podejmować wszelkie decyzje zarządcze, zarówno operacyjne jak i strategiczne. 11

12 Poniższej przedstawiamy zestawienie wymiernych korzyści dla uczelni, opracowane na podstawie danych z roku akademickiego 2013 oraz 2015 w WSB-NLU. Rok 2014 został pominięty ze względu na fakt, że w tym roku trwało wdrażanie CloudA i dane mogłyby nie być w pełni obiektywne i nie odzwierciedlać w pełni korzyści z funkcjonowania systemu przez jeden pełny rok akademicki. Koszty przygotowania i archiwizacji dokumentacji procesu dydaktycznego - spadek o 89% Czas przygotowania i archiwizacji dokumentacji procesu dydaktycznego - spadek o 92% Czas przygotowania harmonogramów zajęć na 1 semestr - spadek o 81% 12

13 Czas załatwienia sprawy studenckiej (od złożenia wniosku/podania do wydania decyzji) - spadek o 80% Koszty zatrudnienia kadry dydaktyczno-naukowej - spadek o 35% Koszty zatrudnienia pracowników administracyjnych - spadek o 48% 13

14 Koszty bieżące funkcjonowania: materiały biurowe, energia elektryczna, eksploatacja sal na potrzeby zajęć itd. - spadek o 25% 6. Przyszłość System CloudA jest projektem dopracowanym, jednak nie zakończonym - jest stale ulepszany i rozwijany. Centrum Badań i Programowania nieustannie pracuje nad jego ciągłym doskonaleniem, tak, aby system nie tylko spełniał najrozmaitsze, obecne oczekiwania uczelni i jednostek edukacyjnych, ale je wyprzedzał, oferując funkcjonalności, o których jeszcze nasi Klienci nie zdążyli pomyśleć. Najbliższym projektem rozwojowym jest modyfikacja systemu CloudA w celu stworzenia w pełni wirtualnego środowiska edukacyjnego poprzez jego sprzężenie z okularami Microso HoloLens. 14

15 Kontakt: Informacje ogólne, współpraca biznesowa Bartosz Stępień Tel.: Sprawy techniczne Centrum Pomocy Technicznej CloudA: Tel

16