Outsourcing to uzależnia

Transkrypt

1 Outsourcing to uzależnia Raport o rynku outsourcingu rachunkowości, płac i kadr w Polsce i na świecie Na podstawie badania International Business Report przeprowadzonego przez Grant Thornton International Sierpień 2015

2 Kluczowe wnioski Polskie firmy nadal z dużą ostrożnością podchodzą do usług firm outsourcingowych. Zlecają usługi na zewnątrz wielokrotnie rzadziej, niż firmy z rynków rozwiniętych Przedsiębiorcy przyznają, że uzależniają się od outsourcingu. Kiedy raz spróbują, nie wracają do dawnych rozwiązań Firmy zwłaszcza w Polsce postrzegają outsourcing zwykle jedynie jako narzędzie do obniżania kosztów. Nie dostrzegają innych korzyści, takich jak: transfer ryzyka, wzrost jakości usług, uporządkowanie procesów i uproszczenie działalności firmy

3 Outsourcing w Polsce i na świecie rachunkowość Choć przez ostatnie lata rynek outsourcingu w Polsce wyraźnie się rozwinął, to na tle innych krajów nadal jest relatywnie niewielki Brazylia Finlandia Meksyk Argentyna Botswana Wykres 1. Odsetek średnich i dużych firm, które kiedykolwiek korzystały z usług outsourcingu rachunkowości (w proc.) - wyniki globalne Hiszpania Australia Indie Włochy Łotwa USA Francja Estonia Indonezja Jak wynika z badania Grant Thornton wśród 2571 średnich i dużych firm z 35 gospodarek świata, w Polsce jedynie 8 proc. średnich i dużych firm kiedykolwiek zlecało obsługę rachunkowości na zewnątrz. To jeden z dwóch najniższych odsetków ze wszystkich państw objętych badaniem (za nami jest tylko Malezja 6 proc.). Dla porównania, średnio w globalnym badaniu odsetek ten wyniósł 20 proc., a w trzech krajach z outsourcingu rachunkowości korzystało więcej niż co drugie badane przedsiębiorstwo. Rekordzistą jest Brazylia, gdzie procesy księgowe zleca na zewnątrz aż 64 proc. średnich i dużych przedsiębiorstw Litwa Grecja Nowa Zelandia Irlandia Holandia Filipiny Rosja Singapur Turcja RPA Szwecja Chiny Kanada Należy zwrócić uwagę, że wysokie odsetki firm korzystających z outsourcingu w Brazylii i innych krajach Ameryki Południowej to efekt lokalnej specyfiki tych państw. Otoczenie prawno-gospodarcze, a w szczególności kwestie podatkowe, są tam na tyle skomplikowane, a ewentualne kary za błędy tak duże, że firmy znacznie częściej przenoszą tam księgowość oraz ryzyko z nim związane na zewnętrzne podmioty. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę jedynie państwa Unii Europejskiej nawet wówczas Polska będzie uchodziła na tym tle za kraj o niskim rozwoju rynku outsourcingu (porównaj Polskę i pomarańczowe słupki na wykresie). W Finlandii aż 52 proc. firm deklaruje, że korzysta z outsourcingu księgowości. To pokazuje, że silny rynek outsourcingu to nie tylko regionalna specyfika egzotycznych krajów, ale też poukładanych, dojrzałych gospodarek europejskich Tajlandia Wielka Brytania Armenia Nigeria Niemcy Japonia Polska Malezja

4 Outsourcing kadry i płace Tak samo wygląda sytuacja w innym badanym segmencie outsourcingu: w outsourcingu kadr i płac (inaczej funkcji HR). W Polsce jedynie 6 proc. średnich i dużych firm kiedykolwiek wydzielało ten obszar działalności na 60 zewnątrz Brazylia Włochy Argentyna Meksyk Wielka Brytania Hiszpania Australia Finlandia USA Francja Indie Kanada Irlandia RPA Holandia Estonia Ponownie w badaniu wyprzedzamy pod tym względem jedynie Malezję (2 proc.). Tymczasem na świecie z tego rozwiązania korzysta 25 proc. średnich i dużych firm, a liderem ponownie jest Brazylia, gdzie rozliczanie funkcji HR zleca na zewnątrz aż 55 proc. przedsiębiorstw. Spośród przebadanych krajów UE liderem są Włochy, gdzie odsetek ten wynosi 52 proc. Wykres 2. Odsetek średnich i dużych firm, które kiedykolwiek korzystały z usług outsourcingu kadr i płac (w proc.) - wyniki globalne Grecja Szwecja Filipiny Niemcy Japonia Łotwa Singapur Chiny Nigeria Botswana Indonezja Nowa Zelandia Rosja Litwa Turcja Armenia 6 6 Polska Tajlandia 2 Malezja Edward Nieboj Partner Zarządzający w Grant Thornton Z czego wynika tak niski odsetek firm korzystających w Polsce z outsourcingu? Po pierwsze, przedsiębiorcy często obawiają się, że delegując zadania na zewnątrz, stracą kontrolę nad częścią firmy, np. nad pracownikami czy bazami danych, albo że nastąpi wyciek wrażliwych danych. Po drugie, przedsiębiorcy często uważają, że zewnętrzna firma nie wykona pewnych zadań tak dobrze, jak wewnętrzne służby. I wreszcie po trzecie, przedsiębiorcy żyją w przekonaniu, że jak coś zrobią sami, to zrobią to taniej. Wszystkie te obawy są, moim zdaniem, zupełnie nieuzasadnione. Dobrze przemyślany outsourcing ułatwia zarządzanie firmą, obniża jej koszty i podnosi efektywność. Przykłady krajów takich jak Finlandia, Włochy czy Wielka Brytania, gdzie outsourcing jest bardzo popularny, to potwierdzają. Z drugiej strony, jestem przekonany, że polskie firmy również coraz częściej będą przekonywać się do narzędzia, jakim jest outsourcing, w tym outsourcing księgowy, kadrowy i płacowy, co oznacza, że rynek tych usług będzie w Polsce rósł.

5 Outsourcing kto spróbował, chce więcej Badanie Grant Thornton pokazuje, że jeśli firma raz skorzysta z usług firm outsourcingowych, to zwykle już z nich nie rezygnuje. Jedynie 16 proc. ankietowanych średnich i dużych firm, które kiedykolwiek zlecały usługi na zewnątrz, było niezadowolonych z efektów outsourcingu i przeniosło te usługi z powrotem do wnętrza firmy. Z tego 10 proc. wskazało na niską jakość usług, a 14 proc. na wysokie koszty. Zdecydowana większość przedsiębiorstw jest zadowolonych z efektów pracy swoich dostawców usług outsourcingowych. Aż dwie trzecie firm delegujących usługi na zewnątrz twierdzi, że nie zdarzyło im się sprowadzić jakiegokolwiek raz zleconego procesu z powrotem do firmy. Dodatkowo część firm twierdzi, że takie powroty im się zdarzały, ale tylko dlatego, że outsourcing był od początku planowany jako tymczasowy (10 proc. wskazań), albo że rezygnacja z outsourcingu była efektem szerokich zmian w firmie (np. fuzja, restrukturyzacja, ekspansja zagraniczna itp.; 8 proc. wskazań).10 Wykres 3. Czy kiedykolwiek przeniosłeś wydzielone wcześniej na zewnątrz procesy z powrotem do wewnątrz firmy? Odpowiedzi firm, ktre deklarują, że kiedykolwiek korzystały z outsourcingu rachunkowości lub kadr i płac (w proc.; wyniki globalne) Nie Tak, ale outsourcing był z założenia tylko tymczasowy Tak, ale to był efekt szerszych zmian w polityce firmy Tak, z powodu niskiej jakości zleconych usług Tak, z powodu wysokich kosztów outsourcingu Tak, z innych powodów }16 proc. Tylko tyle firm, które kiedykolwiek skorzystało z outsourcingu, było niezadowolonych z efektów zleconych prac i przeniosło te usługi z powrotem do wewnątrz firmy

6 Czego oczekują firmy Wybór odpowiedniego wykonawcy procesów outsourcingowych nie jest dla firm łatwym zadaniem. Wśród przedsiębiorców, którzy nigdy nie korzystali z outsourcingu, dominuje przekonanie, że podstawowym kryterium wyboru wykonawcy powinna być cena, tzn. im taniej dany wykonawca wykona potrzebne nam usługi rachunkowe czy kadrowe, tym większa jest wartość takiej usługi. Badanie Grant Thornton pokazuje jednak, że cena w rzeczywistości nie jest wcale najważniejszym kryterium, którym powinny kierować się firmy. Przedsiębiorstwa, które miały już doświadczenia z outsourcingiem, za zdecydowanie najważniejszą kwestię uważają coś zupełnie innego, znacznie mniej wymiernego wiarygodność. Według badania, aż 56 proc. firm, które korzystały z outsourcingu, twierdzi, że przy wyborze dostawcy kierują się kryterium określanym jako wiarygodność usług świadczonych przez potencjalnego usługodawcę, a więc wiarą w to, że powierzone dostawcy procesy będą realizowane według najwyższych standardów. Dopiero na drugim miejscu 43 proc. wskazań znalazła się cena kontraktu. Niemal równie istotne są też zaufanie do dostawcy (40 proc.) i zrozumienie specyfiki mojego biznesu (35 proc.). Czyli dla przedsiębiorców, którzy korzystają z outsourcingu, jakość codziennej współpracy z dostawcą jest kluczowa, co jest w pełni zrozumiałe, Wykres 4. Które z następujących kryteriów są najważniejsze przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych? Odpowiedzi firm, które korzystały z outsourcingu (w proc.; wyniki globalne) Relacje, jakie łączą firmę i dostawcę, to klucz do zbudowania sprawnej, dobrze naoliwionej maszyny outsourcingowej. W tych relacjach szczególnie istotne jest jedno uczucie - wzajemne zaufanie. Firma musi wiedzieć, że dostawca jest tu dla niej i że można na niego zawsze liczyć. Dostawca musi natomiast mieć świadomość, że taka jest właśnie jego rola. Andrew McBean Grant Thornton Thailand bo każdy z nas lubi współpracować z rzetelnym, wiarygodnym i profesjonalnym partnerem. Cena w takiej relacji schodzi zwykle na plan dalszy wiarygodność usług cena kontraktu zaufanie do dostawcy zrozumienie specyfiki mojego biznesu doświadczenie dostawcy w podobnych zleceniach innowacyjność dostawcy akceptacja zewnętrznych audytorów firmy możliwość porozumiewania się tym samym językiem międzynarodowy zasięg dostawcy

7 Recepta na udany outsourcing Firmy, które po raz pierwszy zlecają na zewnątrz procesy księgowe i kadrowe, zwykle oczekują od dostawców tych usług przede wszystkim twardych zasobów specjalistycznych, czyli głównie wysoko wykwalifikowanych ekspertów od rachunkowości oraz specjalistycznych systemów informatycznych. Jednak udany outsourcing wymaga jeszcze innych, znacznie mniej technicznych czynników, czyli przede wszystkim odpowiednich relacji. Według badania Grant Thornton, miękkie aktywa to wręcz najważniejsze elementy outsourcingowej układanki. Firmy, które mają już za sobą doświadczenia w zlecaniu procesów na zewnątrz, twierdzą, że czynniki, które najmocniej decydują o sukcesie lub porażce outsourcingu, to wymiana informacji między stronami (88 proc. wskazań przedsiębiorców) oraz jakość relacji istniejących między oboma podmiotami (87 proc.). Zatem aktywa twarde (eksperci oraz systemy IT), to obecnie standard na rynku outsourcingu rachunkowości i kadr, natomiast tym, co różnicuje dostawców między sobą to właśnie "miękkie czynniki, np. elastyczność, otwartość na oczekiwania klienta, innowacyjność czy jakość zarządzania. Wykres 5. Które z poniższych kryteriów są głównym czynnikiem decydującym o powodzeniu outsourcingu księgowości i kadr? Odpowiedzi firm, które korzystały z outsourcingu (w proc.; wyniki globalne) Wymiana informacji między zleceniodawcą a dostawcą Jakość relacji między zleceniodawcą a dostawcą Doświadczenie dostawcy Wnikliwa analiza potrzeb dostawcy Jakość zarządzania zasobami przez dostawcę Jakość nadzoru nad projektem Magdalena Marcinowska Payroll Partner w Grant Thornton Zarządy firm często obawiają się, że zlecając niektóre procesy na zewnątrz stracą nad nimi kontrolę. Tymczasem jest dokładnie przeciwnie zlecając usługę zarządy firm są w stanie w większym stopniu monitorować jej wykonanie. Mogą bowiem zobligować dostawcę do stałego raportowania o sytuacji w danym obszarze.

8 Outsourcing z punktu widzenia firmy Korzyści dla firmy wynikające z outsourcingu rachunkowości oraz kadr i płac: Bezpośrednie oszczędności: Niższe koszty osobowe Niższe koszty IT Niższe koszty najmu Niższe koszty szkoleń Inne korzyści: Transfer ryzyka na zewnątrz (dostawca odpowiada za księgi klienta i to on ponosi ewentualne kary) Bezpieczeństwo ciągłości pracy (np. w razie problemów zdrowotnych lub odejść w dziale księgowym firmy) Wyższa jakość usług (dzięki wiedzy ekspertów wyspecjalizowanych w danym obszarze) Ujednolicenie i uporządkowanie procesów Odciążenie zarządów i dyrektorów finansowych Ułatwienie ekspansji zagranicznej (w przypadku zlecenia outsourcingu międzynarodowym firmom sieciowym) Monika Smulewicz Partner, Dyrektor Zarządzająca w Grant Thornton Przedsiębiorcy, myśląc o outsourcingu, często ograniczają się do prostej kalkulacji kosztów osobowych, tzn. patrzą, ile zaoszczędzą na zastąpieniu wewnętrznych pracowników zewnętrznym kontraktem. Taka optymalizacja kosztowa jest oczywiście bardzo ważna i zwykle faktycznie przynosi firmom znaczącą ulgę w budżecie, jednak korzyści wynikających z outsourcingu jest znacznie więcej. Nie tylko oszczędzamy na kosztach osobowych, ale też na kosztach systemów IT, kosztach wynajmu powierzchni biurowej czy kosztach szkoleń, które w zawodach rachunkowych są niezwykle ważne i kosztowne. Ponadto, firmy mają szereg innych, znacznie mniej wymiernych korzyści. Delegowanie procesów rachunkowych na zewnątrz to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa firma dzięki outsourcingowi transferuje ryzyko związane z prowadzeniem ksiąg na zewnętrzny podmiot. Ponadto, outsourcing zapewnia ciągłość rozliczeń (niezależnie od nieprzewidzianych zdarzeń losowych), ujednolica i porządkuje procesy rachunkowe (zapewnia wysoki, międzynarodowy standard tych usług) i odciąża zarządy firm w zakresie kontroli nad rachunkowością. Ponadto, wynajęcie zewnętrznych, doświadczonych specjalistów często podnosi jakość usług księgowych w firmie oraz kiedy procesy powierzane są międzynarodowym sieciom outsourcingowym łatwiej i taniej firma może prowadzić ekspansję zagraniczną, bo nie musi budować nowych struktur księgowych i poznawać rachunkowej specyfiki danego kraju. Wszystkie operacje firmy, prowadzone w różnych krajach, rozliczane są przez zewnętrznego dostawcę.

9 Kontakt Informacje o badaniu Edward Nieboj Partner Zarządzający T M E edward.nieboj@pl.gt.com Monika Smulewicz Partner, Dyrektor Zarządzająca T M E monika.smulewicz@pl.gt.com Magdalena Marcinowska Payroll Partner T M E magdalena.marcinowska@pl.gt.com Badanie zostało przeprowadzone w ramach projektu badawczego International Business Report, prowadzonego przez Millward Brown na zlecenie Grant Thornton International. Jest to cykliczne badanie ankietowe prowadzone wśród 10 tys. właścicieli i menedżerów średnich i dużych firm. Badanie obejmuje 36 krajów świata, w tym Polskę (polska grupa to 200 ankietowanych). Informacje zawarte w niniejszym dokumencie mają jedynie charakter ogólny i poglądowy. Nie stwarzają one stosunku handlowegoani stosunku świadczenia usług doradztwa odatkowego, prawnego, rachunkowego lub innego profesjonalnego doradztwa. Przed podjęciem jakichkolwiek działań należy skontaktować się z profesjonalnym doradcą w celu uzyskania porady dostosowanej do indywidualnych potrzeb. Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. dołożyło wszelkich starań, aby informacje znajdujące się w niniejszym dokumencie były kompletne, prawdziwe i bazowały na wiarygodnych źródłach. Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. nie ponosi jednak odpowiedzialności za ewentualne błędy lub braki w nich oraz błędy wynikające z ich nieaktualności. Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. nie ponosi także odpowiedzialności za skutki działań będące rezultatem użycia tych informacji.