Biuletyn. Delegacje krajowe i zagraniczne

Transkrypt

1 Biuletyn Delegacje krajwe i zagraniczne Data statniej aktualizacji:

2 Spis treści 1 Infrmacje gólne Delegacje krajwe Frmularz delegacji Zakładka Zaliczki Zakładka Wydatki Zakładka Rzliczenie delegacji Zakładka Pdsumwanie rzliczenia Delegacje zagraniczne Etap krajwy Etap zagraniczny Zakładka Zaliczki Zakładka Wydatki Zakładka Rzliczenie delegacji Zakładka Pdsumwanie rzliczenia Rzliczenie delegacji Ogólne zasady rzliczania delegacji Rzliczanie etapów zagranicznych Przykład 1: Zaliczka pbrana w walucie bcej i rzliczenie również w walucie bcej Przykład 2: Zaliczka pbrana w walucie bcej, a rzliczenie następuje w PLN Przykład 3: Zaliczka pbrana w PLN i rzliczenie również następuje w PLN Przykład 4: Zaliczka pbrana w PLN, a rzliczenie następuje w walucie bcej Przykład 5: Zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie następuje w walucie bcej Przykład 6: Zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie następuje w PLN Przykład 7: Delegacja zarówn z etapem krajwym, jak i zagranicznym Księgwanie delegacji Księgwanie d KPiR Księgwanie d księgwści kntwej Delegacje krajwe i zagraniczne 2

3 1 Infrmacje gólne Pracdawcy delegujący swich pracwników w pdróż służbwą mają w stsunku d nich kreślne bwiązki. Rzliczenie delegacji pwinn zawierać pkrycie ksztów pracwnika związanych z wyjazdem służbwym takich jak np. diety czy kszty przejazdu i nclegów. Funkcjnalnść rzliczania należnści za pdróże służbwe dbywane przez pracwników dstępna jest w mdule Kasa/Bank Plus z pzimu listy Delegacje. Użytkwnik ma mżliwść wprwadzania i rzliczania zarówn pdróży służbwych krajwych w walucie systemwej, jak i delegacji zagranicznych. Rys 1. Lista delegacji Na liście delegacji dstępne są następujące klumny: Numer dkumentu, Data, Pdmit, Kwta, Status, Rdzaj, e-pracwnik. W klumnie Rdzaj wyświetlana jest pcja Krajwa lub Zagraniczna. W klumnach ukrytych (dstępnych p wybrze pcji Wybór klumn) dstępna jest również klumna Kategria (z wyświetlaną kategrią z nagłówka delegacji) i Zakład (widczna dla firm z ustawiną wielzakładwścią). W klumnie Kwta widczna jest suma Kwt d wypłaty w PLN z sekcji Pdsumwanie rzliczenia z pracwnikiem, ze wszystkich etapów delegacji. Listę bsługują standardwe przyciski,, i. Delegacje krajwe i zagraniczne 3

4 Ddatkw dstępne są następujące przyciski: - Rzlicz zaznaczne dkumenty służący d rzliczenia delegacji; rzliczać mżna tylk delegacje stanie Zaakceptwane wydatki - Usuń rzliczenia z zaznacznych dkumentów d usunięcia rzliczeń delegacji - Księguj - służąca d zaksięgwania delegacji (zarówn w przypadku pełnej księgwści, jak i książki przychdów i rzchdów); księgwać mżna tylk delegacje stanie Zatwierdzna Szczegółwy pis rzliczania i księgwania delegacji zamieszczny jest w klejnych rzdziałach biuletynu. Uw aga: W aplikacji Cmarch ERP e-pracw nik istnieje mżliwść zgłas zania delegac ji. Delegac ja t ak a jes t dp wiedni znac zna w k lum nie e- Pracwnik. Ddatkw delegacja zgłszna w ten spsób p pdniesieniu frmularza w Cmarch ERP Optima będzie autmatyc znie przelic zana. W Knfiguracji Prgramu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widczna jest lista krajów wraz z dpwiadającą im walutą i kwtami diet, ryczałtów nclegwych i limitów na ncleg. Lista jest dmyślnie uzupełnina wartściami wynikającymi z załącznika d rzprządzenia Ministra Pracy i Plityki Spłecznej z dnia 29 stycznia 2013 rku (Rzprządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należnści przysługujących pracwnikwi zatrudninemu w państwwej lub samrządwej jednstce sfery budżetwej z tytułu pdróży służbwej (Dz. U. 2013, pz. 167)). W Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty również wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwtami diet i ryczałtów. Lista jest uzupełnina wartściami dmyślnymi. Kwty diet, ryczałtów nclegwych i limitów na ncleg mżna zmienić wpisując indywidualne wartści. Kwty są zapamiętywane histrycznie. Z listy delegacji dstępny jest wydruk Lista delegacji > Wzór standard. Z frmularza delegacji dstępne są wydruki Plecenie wyjazdu > Delegacja plecenie wyjazdu, Rzliczenie delegacji > Delegacja Rzliczenie raz Rzliczenie delegacji > Delegacja Udkumentwane wydatki. Z pzimu frmularza elementu delegacji dstępne są wydruki Rzliczenie > Rzliczenie etapu krajweg delegacji raz Rzliczenie > Rzliczenie etapu zagraniczneg delegacji. W przypadku mdyfikwania wartści na etapie, wydruk będzie aktualny dpier p zapisaniu frmularza delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 4

5 2 Delegacje krajwe 2.1 Frmularz delegacji Na frmularzu delegacji dstępny jest parametr Delegacja zagraniczna, jeżeli n nie będzie zaznaczny delegacja traktwana jest jak delegacja krajwa. Rys 2. Frmularz delegacji Jest również mżliwść wpisania Miejsca dcelweg, Celu delegacji raz wybór Kategrii. P wybraniu pracwnika, autmatycznie pdpwiadana jest kategria z jeg karty, z mżliwścią zmiany. Kategrie mżna również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia]. Na frmularzu delegacji użytkwnik ma d dyspzycji 4 pcje: Bufr, Zaakceptwane plecenie wyjazdu, Zaakceptwane wydatki raz Zatwierdzna delegacja. Na frmularzu delegacji dmyślnie zaznaczny jest Bufr, c daje mżliwść uzupełniania pdstawwych infrmacji takich jak: nazwisk pracwnika, czas trwania delegacji, cel pdróży, datę rzliczenia delegacji raz zaliczki na wydatki (tylk jak zapis na liście bez generwania zapisu KW d raprtu kasweg). Rzliczyć mżna tylk delegacje stanie Zaakceptwane wydatki. Zatwierdzenie delegacji pwduje zablkwanie jej d edycji. Aktywna jest jedynie sekcja z pdsumwaniem ksztów delegacji na etapach zagranicznych, gdzie mżna zmienić kurs p jakim będą księgwane kszty delegacji. Księgwać mżna wyłącznie delegacje zatwierdzne. Delegacje krajwe i zagraniczne 5

6 Uw aga: W knfiguracji prgramu /Użytkwe /Operatr zy znajduje się parametr Akceptw anie pleceń w yjazdu i rzliczenia. P jeg zaznaczeniu peratr będzie mógł zaznac zyć na frmularzu delegacji pcje: Zaakceptw ane plecenie w yjazdu, Zaakceptw ane w ydatki i Zatw ierdzna. Na frmularzu delegacji widczne są następujące klumny: Data d, Data d, Kraj, Waluta (pkazująca walutę daneg etapu, w przypadku delegacji krajwych jest t zawsze PLN) i Zaliczka. W klumnach ukrytych jest dstępna również klumna Status rzliczenia, w której wykazywane są statusy rzliczenia daneg etapu delegacji: N nie rzliczn, C rzliczn częściw, R rzliczn całkwicie. Statusy rzliczenia są wyświetlane dla delegacji rzlicznych d wersji Cmarch ERP Optima. Dla delegacji rzlicznych na wcześniejszych wersjach, wartść w tej klumnie nie jest wyświetlana. 2.2 Zakładka Zaliczki Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widczne są pla Kraj (z dmyślną wartścią: Plska) i Waluta (z dmyślną wartścią: PLN). Wartści w tych plach są wyszarzane i niemżliwe d zmiany. Na delegacji statusie Bufr, przy próbie ddania zaliczki z listy istniejących zapisów KW, pjawi się kmunikat Operacja nie jest mżliwa. Operacja będzie mżliwa p zmianie stanu na 'Zaakceptwane plecenie wyjazdu'. Zaakceptwanie plecenia wyjazdu, pprzez zaznaczenie tej pcji na frmularzu delegacji, umżliwi wybór zaliczki z raprtu lub ddanie jej pprzez wygenerwanie zapisu KW. P naciśnięciu na iknę mżna: wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kaswych/bankwych w tym celu należy nacisnąć na iknę w klumnie Numer dkumentu KW lub utwrzyć nwą zaliczkę, pprzez wpisanie kwty w klumnie Kwta (na liście zapisów kaswych/bankwych zstanie wówczas autmatycznie utwrzny dpwiedni zapis) Delegacje krajwe i zagraniczne 6

7 Rys 3. Frmularz elementu delegacji zakładka Zaliczki W części Zapisy kaswe z rzliczenia delegacji dstępna jest ikna plusa umżliwiająca użytkwnikwi ręczne pdpinanie zapisu kasweg/ bankweg d delegacji. Ikna jest aktywna dla delegacji statusie Zaakceptwane wydatki i nierzlicznej lub rzlicznej częściw. Dstępna jest również ikna ksza d usuwania zapisów z listy. Zarówn w sekcji z zaliczkami, jak i z zapisami kaswymi z rzliczenia delegacji dstępna jest klumna Kwta d rzliczenia, w której mżna wpisać kwtę jaka ma zstać rzliczna ze wskazaneg dkumentu. 2.3 Zakładka Wydatki Na zakładce [Wydatki] jest mżliwść wskazania ksztów za nclegi, bilety i inne wydatki, wprwadznych bezpśredni w ewidencjach pmcniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja ddatkwa Dkumenty wprwadzne w mdule Faktury i przesłane d rejestru VAT nie mgą być pdpinane.. Delegacje krajwe i zagraniczne 7

8 Rys 4. Rys. Frmularz elementu delegacji zakładka wydatki Uw aga: Przy zaznacznych parametrach : Autmat ycz na generacja kas y dla ew idencji ddatkwej raz Autmat ycz na generacja kas y dla rejestru VAT w Knfiguracji firmy /Kasa/Bank, przy ddawaniu z pzimu frmularza delegacji dkumentów z frmą płatnści gtówka, nie zstanie autmatyc znie wygenerwany zapis kaswy rzliczający tą płatnść. W sytuacji, gdy dkument ksztwy pwinien zstać pdzielny np. pmiędzy dwie delegacje jest mżliwść graniczenia kwty wydatku w klumnie Kwta rzliczenia. Wpisana tu kwta zstanie autmatycznie przeniesina d pdsumwania. Natmiast w przypadku ręcznej zmiany kwt w pdsumwaniu, należy je również ręcznie przepisać d klumny Kwta rzliczenia na liście dkumentów Kszty jedneg nclegu w pdsumwaniu zstaną autmatycznie graniczne d wyskści limitu, tj. 600,00 zł. Takie autmatyczne graniczenie kwty nastąpi wyłącznie w części z pdsumwaniem, dlateg dpwiednią wartść należy także przepisać na listę dkumentów d klumny Kwta rzliczenia. Na pdpiętej pzycji ksztu użytkwnik ma ddatkw d dyspzycji parametr Rzliczać zaliczką. Dmyślnie parametr jest zaznaczny, c znacza że w mmencie rzliczenia delegacji nastąpi rzliczenie pdpięteg dkumentu z pdpiętą d delegacji zaliczką. Rzliczenie zstanie wyknane na kwtę wpisaną w klumnie Kwta rzliczenia. Gdy parametr Rzliczać zaliczką zstanie dznaczny wówczas dkument ksztwy nie zstanie rzliczny z delegacją. Nie ma mżliwści pdpięcia teg sameg dkumentu d kilku sekcji. Przy próbie wskazania np. w sekcji z innymi wydatkami teg sameg dkumentu, który jest już wskazany np. w sekcji z nclegami, pjawi się kmunikat Dkument FZ/3/5/2017 zstał już ddany d listy Nclegi. Delegacje krajwe i zagraniczne 8

9 2.4 Zakładka Rzliczenie delegacji Zakładka [Rzliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry kna dstępne są pla Kraj (z dmyślną wartścią: Plska) i Waluta (z dmyślną wartścią: PLN). Wartści w tych plach są wyszarzane i niemżliwe d zmiany. Następnie wprwadza się trasy, z kreśleniem dat i gdzin djazdu/przyjazdu. Rys 5. Frmularz elementu delegacji zakładka Rzliczenie delegacji Liczba gdzin w delegacji jest wyliczana w parciu daty i gdziny djazdu/ przyjazdu uzupełnine w sekcji z trasami. Wartść mżna ręcznie zmienić. W plu Stawka diety pdstawiana jest dmyślna wartść stawki diety z knfiguracji. Wartść pdpwiadanej stawki diety mżna ręcznie zmienić. W Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty mżna kreślić czy delegacje mają być wyliczane w parciu ustawwe (pbierane z Knfiguracji Prgramu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pbierane z Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów. Jeżeli w Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczna pcja indywidualnie i na delegacji ddatkw jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, t przy wprwadzaniu klejnej delegacji dla teg sameg pracwnika, dmyślnie pdpwiadana jest stawka diety wpisana na pprzedniej delegacji. Diety, ryczałty za djazdy raz ryczałty za nclegi są dmyślnie wyliczane na pdstawie daty rzpczęcia i zakńczenia delegacji, ale z mżliwścią zmiany. Dmyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczny, z mżliwścią ręczneg uzupełnienia ryczałtów za djazdy i nclegi. P zaznaczeniu parametrów wartści są pbierane z Knfiguracji, a następnie autmatycznie wyliczane na pdstawie czasu trwania delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 9

10 P zmianie wyskści diet i ryczałtów w knfiguracji, wartści na wylicznych już delegacjach nie są autmatycznie zmieniane. Aby je zaktualizwać należy edytwać delegację i pnwnie wpisać np. liczbę diet na Rzliczeniu delegacji. Jeśli jest ptrzeba zmdyfikwania zarówn ilści, jak i kwt należy dznaczyć parametr Wyliczaj ryczałt i ręcznie wprwadzić właściwe dane. Wyliczna kwta diety jest autmatycznie pmniejszana kszt zapewnineg wyżywienia, przy czym każdy psiłek stanwi dpwiedni: śniadanie 25% diety, biad 50% diety, klacja 25% diety. W przypadku, gdy pracwnik będzie pdróżwał samchdem prywatnym, należy mu się zwrt ksztów przejazdu, na pdstawie przejechanych kilmetrów. Istnieje mżliwść uzupełnienia tych infrmacji w sekcji Kszty używania pjazdu. 2.5 Zakładka Pdsumwanie rzliczenia Na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] jest mżliwść przypisania kategrii, dmyślnie jest tu pdpwiadana kategria wybrana w nagłówku delegacji. Pniżej znajduje się sekcja Pdsumwanie rzliczenia z pracwnikiem, a w niej wyliczne wartści ryczałtów, diet i innych wydatków, łączna suma wydatków, łączna wartść pbranych zaliczek raz wyliczna kwta d wypłaty. Rys 6. Rys. Frmularz elementu delegacji zakładka Pdsumwanie rzliczenia P zaznaczeniu parametru Generwanie płatnści aktywne stają się pla d wybru frmy płatnści i wskazania terminu płatnści. Dstępny jest również parametr Generwanie zapisu k/b. P jeg zaznaczeniu aktywne staje się ple Rejestr, z mżliwścią wskazania rejestru, d któreg zapis ma trafić. Dmyślnie pdpwiada się rejestr związany z frmą płatnści wybraną na delegacji, jeżeli zstanie wybrany jakiś inny rejestr t wybór zstaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również statni wybrana frma płatnści raz zaznaczenie/ dznaczenie parametru Generwanie zapisu k/b. Parametr Generwanie zapisu k/b jest zależny d parametru Delegacje krajwe i zagraniczne 10

11 Generwanie płatnści. Jeżeli użytkwnik dznaczy parametr Generwanie płatnści t Generwanie zapisu k/b również jest niemżliwe d zaznaczenia. Dkładne działanie parametrów Generwanie płatnści i Generwanie zapisu k/b zstał pisane w dalszej części biuletynu, w rzdziale Ogólne zasady rzliczania delegacji. W plu Stan rzliczenia wykazywany jest stan rzliczenia delegacji: Nie rzliczn, Rzliczn częściw lub Rzliczn. Stany rzliczenia są wyświetlane dla delegacji rzlicznych d wersji Cmarch ERP Optima. Dla delegacji rzlicznych na wcześniejszych wersjach, wartść w tym plu nie jest wyświetlana. Parametr Generwanie zapisu k/b mżna zaznaczyć/dznaczyć tylk na delegacjach nierzlicznych. Dla delegacji stanie Rzliczn częściw lub Rzliczn parametr jest wyszarzany. 3 Delegacje zagraniczne Na frmularzu delegacji dstępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest n aktywny tylk na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniwaneg żadneg etapu. Jeżeli ddany jest już przynajmniej jeden etap, pcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez mżliwści zmiany. P zaznaczeniu wspmnianeg parametru na delegacji mżna ddawać zarówn etapy krajwe, jak i zagraniczne : Opcja Ddaj etap krajwy (klawisz <Insert>) pwduje twarcie frmularza elementu delegacji, który jest etapem krajwym Opcja Ddaj etap zagraniczny (klawisz <Shift>>+<Insert>) pwduje twarcie frmularza elementu delegacji, który jest etapem zagranicznym Jeżeli parametr Delegacja zagraniczna nie jest zaznaczny, delegacja jest traktwana jak krajwa i nie mżna na niej ddać etapów zagranicznych. Na frmularzu delegacji jest również mżliwść wpisania Miejsca dcelweg, Celu delegacji raz wybru kategrii. P wybraniu pracwnika autmatycznie pdpwiadana jest kategria z jeg karty, z mżliwścią zmiany. Kategrie mżna również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia]. P zaksięgwaniu delegacji d księgwści kntwej, kategria wpisana w nagłówku delegacji jest przenszna jak kategria nagłówka i pzycji na pwstały zapis księgwy. Aby móc wprwadzić etapy delegacji najpierw należy wybrać pracwnika, dla któreg delegacja ma być wprwadzna. Na frmularzu delegacji dstępne są następujące klumny: Data d, Data d (w których widczne są: najwcześniejsza data djazdu i najpóźniejsza data przyjazdu z listy tras, z zakładki [Rzliczenie delegacji]), Kraj (z nazwą kraju wybraneg na etapie delegacji), Zaliczka (z sumą wszystkich zaliczek w walucie etapu), Waluta (z walutą daneg etapu). W klumnach ukrytych jest dstępna również klumna Status rzliczenia, w której wykazywane są statusy rzliczenia daneg etapu delegacji: N nie rzliczn, C rzliczn częściw, R rzliczn całkwicie. Statusy są wyświetlane dla delegacji rzlicznych d wersji Cmarch ERP Optima. Dla delegacji rzlicznych na wcześniejszych wersjach wartść w tej klumnie nie jest wyświetlana. Lista etapów dmyślnie srtwana jest wg daty w klumnie Data d. Nie ma mżliwści kpiwania etapów. P przejściu na listę rzliczeń pdmitu z pzimu etapu delegacji (ikna Rzliczenia pdmitu w menu głównym), lista rzliczeń jest dmyślnie wyfiltrwana d waluty zgdnej z walutą edytwaneg etapu. 3.1 Etap krajwy Etap krajwy na delegacji zagranicznej jest zbliżny d etapu na delegacji krajwej, który zstał dkładnie pisany w pprzednim rzdziale. Zakładki [Zaliczki], [Wydatki] i [Pdsumwanie rzliczenia] są identyczne. Niec inna jest natmiast zakładka [Rzliczenie delegacji]. Delegacje krajwe i zagraniczne 11

12 Na zakładce [Rzliczenie delegacji] w tabelce z trasami dstępna jest ddatkwa klumna Wyjazd, w której mżemy wskazać czy dana trasa jest częścią wyjazdu (pcja zaznaczna) czy przyjazdu (pcja niezaznaczna). Ple Liczba gdzin w delegacji jest wyszarzane liczba gdzin jest wyliczana w parciu gdziny djazdu/ przyjazdu wprwadzne w tabelce z trasami (jest t suma gdzin wyjazdów i gdzin pwrtów). Obk pla z liczbą gdzin w delegacji dstępny jest parametr Sumuj wyjazdy z pwrtami, który ma wpływ na wyliczenie liczby diet i ryczałtów. W sytuacji gdy parametr ten jest zaznaczny, liczba diet jest wyliczana dla łącznej liczby gdzin (tzn. dla sumy gdzin wyjazdów i przyjazdów). W sytuacji, gdy parametr nie jest zaznaczny liczba diet jest wyliczana sbn dla wyjazdów i sbn dla przyjazdów. Prz ykład : Na elemencie delegacji wpr wadzne są 2 trasy: - pierws za, trwająca 10 gdzin, znac zna jak W yjazd - druga, trwająca 7 gdzin, bez zaznacznej pcji W yjazd (c zyli będąca przyjazdem) W plu Liczba gdzin w delegacji widc zne jest więc: 17 (10h+7h) Jeżeli parametr Sumuj w yjazd y z pw r tami będzie zaznaczn y, t w Liczbie diet będzie widczne: 1. (Gdziny wyjazdów i przyjazdów są sumwane, tj. 10h+7h=17h; a dla 17 gdzin przysługuje 1 dieta.) Jeżeli parametr Sumuj w yjazd y z pw rtami nie będzie zaznaczn y, t w Liczbie diet będzie widczne: 0,5000. (Jest 10 gdzin wyjazdu, którym przysługuje 0,5 diety raz 7 gdzin przyjazdu, którym nie przysługuje dieta. Łącznie więc pracwnikwi przysługuje 0,5 diety.) Liczba diet wynikająca z liczby gdzin w delegacji wyliczana jest tak sam, jak na delegacjach krajwych. Jeżeli delegacja trwała d 8 d 12 gdzin wyliczana jest płwa diety, jeżeli trwała pnad 12 gdzin wyliczana jest cała dieta. W przypadku rzpczęcia każdej klejnej dby delegacji: d 8 gdzin t płwa diety, pnad 8 gdzin t już cała dieta. 3.2 Etap zagraniczny Na frmularzu etapu zagraniczneg również dstępne są cztery zakładki: [Zaliczki], [Wydatki], [Rzliczenie delegacji] i [Pdsumwanie rzliczenia] Zakładka Zaliczki Na zakładce [Zaliczki] jest mżliwść wybrania Kraju, związaneg z danym elementem delegacji. Dmyślnie pdpwiadany jest Kraj, który był statni wybierany dla daneg pracwnika. P wybrze kraju autmatycznie pdpwiadana jest dpwiednia Waluta. Pla Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już ddana przynajmniej jedna zaliczka lub dkument na zakładce Wydatki. Delegacje krajwe i zagraniczne 12

13 Rys 7. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Zaliczki Jeżeli na delegacji ciągle jest ustawiny status Bufr, przy próbie ddania zaliczki pjawi się kmunikat Operacja nie jest mżliwa. Operacja będzie mżliwa p zmianie stanu na 'Zaakceptwane plecenie wyjazdu'. Zaakceptwanie plecenia wyjazdu, pprzez zaznaczenie tej pcji na frmularzu delegacji, umżliwi ddawanie zaliczek. P naciśnięciu na iknę mżna: wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kaswych/bankwych w tym celu należy nacisnąć na iknę w klumnie Numer dkumentu KW lub utwrzyć nwą zaliczkę, pprzez wpisanie kwty w klumnie Kwta (na liście zapisów kaswych/bankwych zstanie wówczas autmatycznie utwrzny dpwiedni zapis) Ddawać mżna zapisy wprwadzne w walucie zgdnej z walutą daneg etapu delegacji. P zaznaczeniu parametru Wypłata zaliczki w PLN mżna również ddawać zaliczki wprwadzne z walutą dkumentu PLN i walutą rzliczenia zgdną z walutą daneg etapu delegacji. Jeżeli ddana jest już przynajmniej jedna zaliczka parametr Wypłata zaliczki w PLN jest wyszarzany. W klumnie Kwta jest widczna kwta zaliczki w walucie bcej (kwta jest przenszna z zaliczki i nie mżna jej zmienić). W klumnie Kwta d rzliczenia mżna wskazać jaka część zaliczki ma być rzliczna w ramach daneg etapu. W klumnie Kwta w PLN jest widczna wartść zaliczki w przeliczeniu na PLN p kursie z dkumentu. Analgiczne klumny dstępne są w sekcji Zapisy kaswe z rzliczenia delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 13

14 W części Zapisy kaswe z rzliczenia delegacji dstępna jest ikna plusa umżliwiająca użytkwnikwi ręczne pdpinanie zapisu kasweg/ bankweg d delegacji. Ikna jest aktywna dla delegacji statusie Zaakceptwane wydatki i nierzlicznej lub rzlicznej częściw. Dstępna jest również ikna ksza d usuwania zapisów z listy. Przy ddawaniu zapisu na etapach częściw rzlicznych kwta w klumnie Kwta d rzliczenia dmyślnie jest graniczana d wartści pzstającej d rzliczenia. Lista zaliczek mże być mdyfikwana tylk na delegacjach nierzlicznych Zakładka Wydatki Na zakładce [Wydatki] jest mżliwść wskazania ksztów za nclegi, bilety i innych wydatków wprwadznych bezpśredni w ewidencjach pmcniczych takich jak rejestry VAT czy ewidencja ddatkwa. Rys 8. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Wydatki W sytuacji, gdy dkument ksztwy pwinien zstać pdzielny np. pmiędzy dwie delegacje jest mżliwść graniczenia kwty wydatku w klumnie Kwta rzliczenia. Wpisana tu kwta zstanie autmatycznie przeniesina d pdsumwania. W klumnie Kwta w PLN widczna jest kwta dkumentu w przeliczeniu na złtówki (wartść jest przeliczna p kursie z dkumentu). W przypadku pdpięcia dkumentu z Rejestru VAT z zaznaczną pcją Inny kurs d księgwania, w klumnie Kwta w PLN prezentwana jest wartść przeliczna p kursie d księgwania. Na pdpiętej pzycji ksztu użytkwnik ma ddatkw d dyspzycji parametr Rzliczać zaliczką. Dmyślnie parametr jest zaznaczny, c znacza że w mmencie rzliczenia delegacji nastąpi rzliczenie pdpięteg dkumentu z pdpiętą d delegacji zaliczką. Rzliczenie zstanie wyknane na kwtę wpisaną w klumnie Kwta Delegacje krajwe i zagraniczne 14

15 rzliczenia. Gdy parametr Rzliczać zaliczką zstanie dznaczny wówczas dkument ksztwy nie zstanie rzliczny z delegacją. W sekcji Pdsumwanie widczna jest infrmacja ilści nclegów, biletów raz innych wydatków. Wartść w plu Kwta nclegów jest autmatycznie graniczana d wyskści limitu przypisaneg d daneg kraju, wybraneg na elemencie delegacji. Kwta limitu na ncleg pbierana jest z Knfiguracji Prgramu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczna pcja ustawwe) lub z Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczna pcja indywidualne). Pdpwiadaną kwtę mżna ręcznie zmienić Zakładka Rzliczenie delegacji Na zakładce [Rzliczenie delegacji] jest mżliwść wybrania Kraju, związaneg z danym elementem delegacji. P wybrze kraju autmatycznie pdpwiadana jest dpwiednia Waluta, w której wypłacane są diety w danym kraju. Wybór Kraju i Waluty na zakładce [Rzliczenie delegacji] pwduje ustawienie takieg sameg Kraju i takiej samej Waluty na zakładce [Zaliczki]. Pla Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już ddana przynajmniej jedna zaliczka lub dkument na zakładce Wydatki. Rys 9. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Rzliczenie delegacji Delegacje krajwe i zagraniczne 15

16 W plu Data rzpczęcia etapu dmyślnie pdstawiana jest data i gdzina z pierwszeg przejazdu, a w plu Data zakńczenia etapu data i gdzina z statnieg przejazdu z tabelki z przejazdami. Pla te są aktywne/ mżliwe d edycji. Pniżej tabelki z przejazdami znajduje się sekcja Kalkulacja, a w niej m.in. infrmacje na temat liczby gdzin w delegacji i wylicznych kwt diet i ryczałtów. Liczba gdzin w delegacji wyliczana jest autmatycznie w parciu wartści wpisane w plach Data rzpczęcia etapu i Data zakńczenia etapu. Ple t jest aktywne d edycji. W plu Stawka diety dla kraju wybraneg na elemencie delegacji dmyślnie pbierana jest stawka diety z Knfiguracji Prgramu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczna pcja ustawwe) lub z Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczna pcja indywidualne). Wartść pdpwiadanej stawki diety mżna ręcznie zmienić. Jeżeli w Knfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczna pcja indywidualnie i na delegacji ddatkw jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, t przy wprwadzaniu klejnej delegacji dla teg sameg pracwnika i teg sameg kraju, dmyślnie pdpwiadana jest stawka diety wpisana na pprzedniej delegacji. Liczba diet wyliczana jest w parciu ple Liczba gdzin w delegacji. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 gdzin, wyliczana jest 1/3 Diety. Jeżeli delegacja trwała więcej niż 8, ale nie więcej niż 12 gdzin, t przysługuje 0,5 Diety. Jeżeli delegacja trwała pnad 12 gdzin przysługuje cała dieta. Dieta przysługująca za każdą klejną dbę wyliczana jest w ten sam spsób. Wyliczną liczbę diet mżna ręcznie zmienić. Kwta diety wyliczana jest jak ilczyn liczby diet i stawki diety. Wyliczna kwta diety jest autmatycznie pmniejszana kszt zapewnineg wyżywienia, przy czym każdy psiłek stanwi dpwiedni: śniadanie 15% diety, biad 30% diety, klacja 30% diety. Parametr Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za djazdy, nclegi, djazdy z/d dwrca, ltniska i za pbyt w szpitalu dmyślnie nie jest zaznaczny. P jeg zaznaczeniu autmatycznie wyliczana jest liczba i kwta ryczałtów. Stawka ryczałtu za djazdy t 10% stawki diety dla daneg kraju za każdą rzpczętą dbę pbytu. Stawka ryczałtu za nclegi t 25% limitu nclegweg dla daneg kraju (wartść jest pbierana z knfiguracji firny). Stawka ryczałtu za djazdy z/d dwrca, ltniska t 100% stawki diety dla daneg kraju. Stawka za pbyt w szpitalu t 25% stawki diety. P wpisaniu liczby dni pbytu w szpitalu, widczna kwta przysługującej diety jest dpwiedni pmniejszana. P zaznaczeniu pcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za djazdy/ za nclegi liczba ryczałtów wyliczana jest autmatycznie, w parciu liczbę gdzin w delegacji. P zaznaczeniu pcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za djazdy z/d dwrca, ltniska raz za pbyt w szpitalu należy ręcznie uzupełnić liczbę ryczałtów. W przypadku, gdy pracwnik będzie pdróżwał samchdem prywatnym, wówczas należy mu się zwrt ksztów przejazdu, na pdstawie przejechanych kilmetrów. Istnieje mżliwść uzupełnienia tych infrmacji w sekcji Kszty używania pjazdu. W tym miejscu wpisywana jest wartść w PLN. Delegacje krajwe i zagraniczne 16

17 Prz ykład : Pracwnik pleciał w delegację z Krakwa d Mnachium. - Samlt wystart wał z Krakwa gdzinie 10:00, w Mnachium był 11 :15. - Samlt pwrtny wystartwa ł z Mnachium gdzinie 1 7:00, w Krakwie był 18:15. - Pracwnik miał zapewniny ncleg w htelu, wraz z wyżywieniem (pierws zeg dnia biad i klację, drugieg i trzecieg pełne wyżywienie, statnieg dnia śniadanie i biad). - Dla pracwnika ma być również wylic zna k wta ryc załtów za djazdy. Etap zagranic zny delegacji trwał więc d gdz. 10: , d gdz. 1 8: , c zyli 80 gdzin i 15 minut, tj. 3 pełne dby, 8 gdzin i 15 minut. Za taką liczbę gdzin przysługuje 3,5 diet y. Pracwnik miał zapew nine w yż yw ienie (3x śniadanie, 4x biad, 3x klacja) c spwduje pmniejs zenie przysługującej diety dpwiedni 3*0,15 (za śniadania), 4*0,30 (za biady) i 3*0,30 (za klac je). Zamiast 3,5 diety prac wnikwi przysługuje więc pmniejszna lic zba diet: 3,5 - (3x0,15 + 4x0,30 + 3x0,30), tj. statec znie 0,95 diety. Stawka diety dla Niemiec t 49 Eur, wbec teg wyliczna kw ta diet y przysługującej pracwnikwi t 46,55 Eur (0,95*49 Eur). P zaznac zeniu param etru W yliczaj r yczałt przy R yczałcie za djazd y autmatyc znie zstanie wylic zna liczba 4 ryc załtów wartści 19,60 Eur. (Ryczałt za djazdy t 10% stawki diety dla daneg kraju za każdą rzpczętą dbę pbytu tak więc prgram aut matyc znie wylic za 10% x 4 rzpczęte dby x 49 Eur stawki diety, c daje 19,60 Eur.) Dla delegacji rzlicznych wszystkie pla na zakładce [Rzliczenie delegacji] (z wyjątkiem pla Uwagi) są nieaktywne Zakładka Pdsumwanie rzliczenia Na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] jest mżliwść przypisania kategrii, dmyślnie jest tu pdpwiadana kategria wybrana w nagłówku delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 17

18 Rys 10. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Pdsumwanie rzliczenia Pniżej znajdują się dwie sekcje: Pdsumwanie rzliczenia z pracwnikiem i Pdsumwanie ksztów delegacji. W sekcji Pdsumwanie rzliczenia z pracwnikiem, w plu Kurs d rzliczenia z pracwnikiem są d wybru cztery mżliwe pcje: Data zaliczki Data rzliczenia delegacji Data zakńczenia delegacji Inna P wybrze daty dpwiedni ustawiana jest data kursu raz sam kurs, wg któreg będzie następwał przeliczenie kwt diet i ryczałtów na walutę PLN przy rzliczeniu z pracwnikiem. Dla pcji Inna w plu data kursu ustawiana jest data bieżąca. Dmyślne ustawienie daty w plu Kurs d rzliczenia z pracwnikiem zależy d teg, czy na delegacji są pdpięte zaliczki raz czy zaznaczna jest pcja wypłaty zaliczki/ rzliczania w PLN: jeżeli na delegacji nie ma pdpiętych zaliczek, t dmyślnie ustawiana jest data rzliczenia delegacji, a w plu Data kursu: dzień pprzedni w stsunku d Daty rzliczenia jeżeli na delegacji są zaliczki, ale parametry Wypłata zaliczki w PLN i Rzliczaj w PLN nie są zaznaczne, t dmyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w plu Data kursu: data kursu z najwcześniejszej zaliczki jeżeli na delegacji są zaliczki raz parametry Wypłata zaliczki w PLN i/lub Rzliczaj w PLN są zaznaczne, t dmyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w plu Data kursu: data dkumentu z najwcześniejszej zaliczki Jak typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zaliczce jest ustawiny kurs Niekreślny, wówczas jak typ kursu ustawiany jest Średni NBP. Delegacje krajwe i zagraniczne 18

19 W plu Waluta widczna jest waluta daneg etapu (ta sama, która jest widczna na zakładkach [Zaliczki] i [Rzliczenie delegacji]). Parametr Rzliczaj w PLN dmyślnie nie jest zaznaczny. Jeg zaznaczenie znacza, że pmim teg iż zaliczka była wypłacna w walucie bcej t rzliczenie będzie następwał w PLN. Płatnść na kwtę diet i ryczałtów wygenerwana pdczas rzliczania delegacji będzie miała walutę dkumentu i walutę rzliczenia zgdną z walutą etapu, natmiast wygenerwany zapis kaswy/bankwy będzie miał walutę dkumentu PLN, a walutę rzliczenia jak walutę bcą. W plu Ryczałt za djazdy widczna jest suma Ryczałtu za djazdy raz Ryczałtu za djazdy z/d dwrca, ltniska z zakładki [Rzliczenie delegacji]. W plu Diety widczna jest suma kwty Diet i za Pbyt w szpitalu z zakładki [Rzliczenie delegacji]. W plu Inne wydatki widczna jest suma wydatków z zakładki [Wydatki] raz ksztów używania pjazdów. Jest t wartść w walucie etapu. Kwta ksztów używania pjazdów (która na zakładce [Rzliczenie delegacji] jest pdawana w PLN) jest najpierw dzielna przez kurs pdany na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] i dpier taka wartść walutwa jest sumwana d pla Inne wydatki. Wartści widczne w plach Ryczałt za djazdy, Ryczałt za nclegi, Diety, Inne wydatki, Suma wydatków, Pbrana zaliczka i D wypłaty wykazywane są w walucie etapu. W plu D wypłaty w PLN widczna jest kwta d wypłaty przeliczna p kursie wskazanym w plu Kurs d rzliczenia z pracwnikiem. P zaznaczeniu parametru Generwanie płatnści aktywne stają się pla d wybru frmy płatnści i wskazania terminu płatnści. Dstępny jest również parametr Generwanie zapisu k/b. P jeg zaznaczeniu aktywne staje się ple Rejestr, z mżliwścią wskazania rejestru, d któreg zapis ma trafić (wyświetlana jest lista wszystkich rejestrów kaswych/bankwych, złtówkwych i walutwych, d których dany peratr nie ma zakazu). Dmyślnie pdpwiada się rejestr związany z frmą płatnści wybraną na delegacji, jeżeli zstanie wybrany jakiś inny rejestr t wybór zstaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również statni wybrana frma płatnści raz zaznaczenie/ dznaczenie parametru Generwanie zapisu k/b. Parametr Generwanie zapisu k/b jest zależny d parametru Generwanie płatnści. Jeżeli użytkwnik dznaczy parametr Generwanie płatnści t Generwanie zapisu k/b również jest niemżliwe d zaznaczenia. Dkładne działanie parametrów Generwanie płatnści i Generwanie zapisu k/b zstał pisane w dalszej części biuletynu, w rzdziale Ogólne zasady rzliczania delegacji. W plu Stan rzliczenia wykazywany jest stan rzliczenia delegacji: Nie rzliczn, Rzliczn częściw lub Rzliczn. Stany rzliczenia są wyświetlane dla delegacji rzlicznych d wersji Cmarch ERP Optima. Dla delegacji rzlicznych na wcześniejszych wersjach Stan rzliczenia nie jest widczny Parametr Generwanie zapisu k/b mżna zaznaczyć/dznaczyć tylk na delegacjach nierzlicznych. Dla delegacji stanie Rzliczn częściw lub Rzliczn parametr jest wyszarzany. W sekcji Pdsumwanie ksztów delegacji, w plu Data pniesienia ksztu są d wybru trzy mżliwe pcje: Data rzliczenia delegacji Data zakńczenia delegacji Inna P wybrze daty dpwiedni ustawiana jest data kursu raz sam kurs, wg któreg będzie następwał przeliczenie kwt diet i ryczałtów na walutę PLN przy księgwaniu delegacji. Dmyślnie ustawiana jest zawsze pcja Data rzliczenia delegacji, a w dacie kursu dzień pprzedni w stsunku d daty rzliczenia delegacji. W mmencie wybru pcji Data zakńczenia delegacji, w dacie kursu ustawiany jest dzień pprzedni w stsunku d daty zakńczenia delegacji. Dla pcji Inna w plu data kursu ustawiana jest data bieżąca. Dmyślne ustawine daty mżna ręcznie zmienić. Jak data pniesienia ksztu najczęściej stswana jest data rzliczenia lub data zakńczenia delegacji. W plu Różnica kurswa wykazywana jest różnica kurswa wynikająca z teg, że dla wyliczenia kwty księgwanej w kszty stsuje się inne przepisy niż d księgwania rzliczenia z pracwnikiem. Różnica kurswa wyliczana jest jak łączna kwta diet i ryczałtów pmnżna przez różnicę między kursem pniesienia ksztu a kursem rzliczenia z pracwnikiem. Ta różnica kurswa nie jest nigdzie ddatkw zapisywana w prgramie, służy jedynie d księgwania ksztów delegacji. Jeżeli na delegacji są już wprwadzne etapy zagraniczne i w nagłówku delegacji zstanie zmienina data zakńczenia/ rzliczenia delegacji, t dpwiednie daty zstaną zaktualizwane również na etapie delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 19

20 4 Rzliczenie delegacji 4.1 Ogólne zasady rzliczania delegacji Rzliczenie delegacji wyknywane jest z listy delegacji, ikną. Rzliczać mżna tylk delegacje z zaznaczną pcją Zaakceptwane wydatki. Jeżeli parametr Generwanie zapisu k/b, na elemencie delegacji na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zstanie zaznaczny, t pdczas rzliczania delegacji zstanie wygenerwany zapis KP/KW na kwtę pzstającą d rzliczenia i delegacja zstanie całkwicie rzliczna. Jeżeli parametr Generwanie płatnści zstanie dznaczny, t pdczas rzliczania delegacji ikną piruna prgram nie wygeneruje żadneg zdarzenia d preliminarza. Zstanie jedynie rzliczna zaliczka pbrana przez pracwnika z dkumentami pdpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczny parametr Rzliczać zaliczką. Jeżeli parametr Generwanie płatnści będzie zaznaczny, a Generwanie zapisu k/b będzie dznaczny, t rzliczenie delegacji spwduje wygenerwanie d Preliminarza płatnści zdarzenia na łączną kwtę: diet, ryczałtów za nclegi, ryczałtów za djazdy raz ksztów używania samchdu. Zdarzenie będzie generwane w rejestrze kaswym/bankwym związanym z frmą płatnści wybraną na frmularzu delegacji. Zdarzenie t d razu zstanie rzliczne z pbraną zaliczką raz z dkumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczny parametr Rzliczać zaliczką. Nie zstanie jednak wygenerwany żaden ddatkwy zapis KP/KW, który pwdwałby całkwite rzliczenie delegacji. Pzwli t na bsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rzliczenia delegacji są dknywane za pmcą przelewów, a zapisy bankwe są imprtwane z plików generwanych z systemów bankwych. W takiej sytuacji, w celu całkwiteg rzliczenia delegacji, taki zapis bankwy należy wskazać na zakładce [Zaliczki] w części Zapisy kaswe z rzliczenia delegacji. Wówczas, w mmencie rzliczania delegacji, zstanie n dpwiedni rzliczny. Przy rzliczaniu delegacji, w lgu z przebiegu rzliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwta d wypłaty, a w klejnej linii kwta faktycznie rzliczna, przykładw: W lgu z przebiegu rzliczania infrmacje dla każdeg etapu delegacji wyświetlane są sbn. Kwty wyświetlane są w walucie etapu. Z pzimu listy delegacji, ikną, jest mżliwść usunięcia rzliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizwanymi zdarzeniami i zapisami kaswymi/bankwymi, pd warunkiem że raprt kaswy/bankwy, w którym znajduje się autmatycznie wygenerwany z delegacji zapis kaswy nie zstał zamknięty. W przypadku zamknięteg raprtu tylk rzliczenia zstaną usunięte, a pzstaną: wygenerwane z delegacji zdarzenie w preliminarzu raz autmatyczny zapis kaswy. W celu ich usunięcia należy twrzyć raprt, w którym znajduje się wygenerwany z delegacji zapis kaswy/bankwy usunąć g, następnie pnwić usuwanie rzliczenia delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 20

21 Uw aga: Dla delegacji rzlic znych na wersjach wc ześniejszych niż Cmarch ERP Optima mgą wystąpić trudnś ci z usunięciem rzlic zenia delegacji ikną mdułu Kasa/Bank.. Rzliczenia takich delegacji należy usunąć z pzimu 4.2 Rzliczanie etapów zagranicznych Ogólne zasady rzliczania w przypadku etapów zagranicznych: jeżeli zstała pbrana zaliczka w walucie bcej, t rzliczenie następuje w tej samej walucie bcej, chyba że zaznaczny zstanie parametr Rzliczaj w PLN wtedy rzliczenie następuje w PLN jeżeli zstała pbrana zaliczka w PLN, t rzliczenie daneg etapu będzie następwał w PLN lub w walucie etapu jeżeli nie zstała pbrana zaliczka, t rzliczenie następuje w walucie etapu, chyba że zaznaczny zstanie parametr Rzliczaj w PLN wtedy rzliczenie następuje w PLN. d każdeg etapu delegacji generwana jest ddzielna płatnść w Preliminarzu płatnści raz ddzielny zapis kaswy/bankwy Uw aga: Dkumenty z rejestru VAT/ ewidencji ddatkwej, pdpięte pd delegację, rzliczane są p kursach wprwadznych na tych dkumentac h Przykład 1: Zaliczka pbrana w walucie bcej i rzliczenie również w walucie bcej W sytuacji, gdy zstała pbrana zaliczka w walucie bcej i rzliczenie/zwrt d kasy również następuje w walucie bcej, t na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data zaliczki, jak data kursu pdstawi się data kursu z najstarszej zaliczki, a jak ntwanie pdpwie się kurs z najstarszej zaliczki. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z najstarszej zaliczki (czyli kursem z dnia pprzednieg w stsunku d daty zaliczki). Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem (czyli kurs z najstarszej zaliczki) jest inny niż kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), wyliczna zstanie różnica kurswa delegacyjna. Delegacje krajwe i zagraniczne 21

22 Prz ykład : Pracwnikwi zstała wypłacna zalic zka w walucie bcej, rzlic zenie delegacji następuje również w walucie bcej: wypłacn zaliczkę w k wcie 1000 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2059) pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 600 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Kurs d r zlic zenia z pracwnikiem, dm yślnie ustawi się pcja Data zaliczki, a jak data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli (średni kurs NBP wyns zący 4,2059). Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść r zchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj. 600 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2059) - w zapisach kaswych/bankwych zapis przychdwy (pracwnik musi dknać zwrtu nadpłacnej zalic zki), z datą , na k wtę 400 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2059) W szystkie trzy dkumenty (tj. wypłacna prac wnikwi zalic zka, pwstała płatnść w preliminarzu raz pws tały zapis kaswy/bankwy) zstaną ze sbą rzlic zne. W szystkie dkumenty są wprwadzne p tym samym kursie, więc nie pwstaną żadne różnice kurswe z rzliczeń. Kszt y delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzie ń rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). W związku z tym, że kurs d rzlic zenia z pracwnikiem jest inny niż kurs pniesienia ksztu, autmatyc znie zstanie wylic zna Różnica kursw a delegac yjna, którą następnie mżna zaksięgw ać. Różnica kurswa zstanie wylic zna na k wtę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)) Przykład 2: Zaliczka pbrana w walucie bcej, a rzliczenie następuje w PLN W sytuacji, gdy zstała pbrana zaliczka w walucie bcej, a rzliczenie/zwrt d kasy następuje w PLN, t na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] należy zaznaczyć parametr Rzliczaj w PLN. W sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data zaliczki, a jak data kursu pdpwie się data najstarszej zaliczki. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji. Delegacje krajwe i zagraniczne 22

23 Płatnść zstanie wygenerwana w walucie etapu, natmiast na zapisie kaswym/bankwym walutą dkumentu będzie PLN, a walutą rzliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), wyliczna zstanie różnica kurswa delegacyjna. Prz ykład : Pracwnikwi zstała wypłacna zaliczka w walucie bcej, ale rzlic zenie delegacji następuje w PLN: wypłacn zaliczkę w k wcie 1000 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2059) pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 1300 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacj i, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia] należy zaznaczyć parametr Rz liczaj w PLN. W sekcji Kurs d rzlic zenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawi się pcja Data zaliczki, a jak data kursu data najstarszej zaliczki, czyli (średni kurs NBP wyn s ząc y 4,2253). Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2253) - w zapisach kaswych/bankwych zapis rzc hdwy (zalic zki nie wystarczył na pkrycie ws zystkich ksztów, pzstałą k wtę należy więc wypłacić pracwnikwi ), z datą , na k wtę 300 Eur, p kursie z dnia (czyli 4,2253), c daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawina jest waluta dkumentu PLN i waluta rzlic zenia EUR. W szystkie trzy dkumenty (tj. wypłacna prac wnikwi zalic zka, pwstała płatnść w preliminarzu raz pws tały zapis kasw y/bankwy) zstaną ze sbą rzlic zne. W zwiazku z tym, że na wypłacnej zaliczce był inny kurs niż na pwstałej płatnści w Preliminarzu, autmatyc znie zs tała wygenerwane różnica kurswa z rzlic zenia, dstępna na liście różnic kurswych. Kszt y dele gacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns zą c y 4,2200). W związku z tym, że kurs d rzlic zenia z pracwnikiem jest inny niż kurs pniesienia ksztu, autmatyc znie zstanie wylic zna Różnica kursw a delegac yjna, którą następnie mżna zaksięgwać. Różnica kurswa zstanie wylic zna na k wtę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)). Delegacje krajwe i zagraniczne 23

24 4.2.3 Przykład 3: Zaliczka pbrana w PLN i rzliczenie również następuje w PLN W sytuacji, gdy zstała pbrana zaliczka w PLN i rzliczenie/zwrt d kasy również następuje w PLN, t na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN, a na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] parametr Rzliczaj w PLN. W sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data zaliczki, a jak data kursu pdpwie się data najstarszej zaliczki. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji. Płatnść zstanie wygenerwana w walucie etapu, natmiast na zapisie kaswym/bankwym walutą dkumentu będzie PLN, a walutą rzliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), wyliczna zstanie różnica kurswa delegacyjna. Prz ykład : Pracwnikwi zstała wypłacna zaliczka w PLN i rzlic zenie delegacji również następuje w PLN: wypłacn zalic zkę w k wcie 4225,30 PLN (tj. równwartść 1000 Eur ) (średni kurs NBP z dnia t 4,2253) Na zalic zce ustawina jest waluta dkumentu PLN i waluta rzlic zenia EUR pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 1300 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia] należy zaznaczyć parametr Rz liczaj w PLN. W sekcji Kurs d rzlic zenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawi s ię pcja Data zaliczki, a jak data kursu data najstarszej zaliczki, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2253). Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2253) - w zapisach kaswych/bankwych zapis rzc hdwy (zalic zki nie wystarczył na pkrycie ws zystkich ksztów, pzstałą k wtę należy więc wypłacić pracwnikwi), z datą , na k wtę 300 Eur, p kursie z dnia (czyli 4,2253), c daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawina jest waluta dkumentu PLN i waluta rzlic zenia EUR. W szystkie trzy dkumenty (tj. wypłacna prac wnikwi zalic zka, pwstała płatnść w preliminarzu raz pws tały zapis kaswy/bankwy) zstaną ze sbą rzlic zne. Delegacje krajwe i zagraniczne 24

25 W szystkie dkumenty są wprwadzne p tym samym kursie, więc nie pwstaną żadne różnice kurswe z rzlic zeń. Kszt y delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). W związku z tym, że kurs d rzlic zenia z pracwnikiem jest inny niż kurs pniesienia ksztu, autmatyc znie zstanie wylic zna Różnica kursw a delegac yjna, którą następnie mżna zaksięgwać. Różnica kurswa zstanie wylic zna na k wtę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)) Przykład 4: Zaliczka pbrana w PLN, a rzliczenie następuje w walucie bcej W sytuacji, gdy zstała pbrana zaliczka w PLN, a rzliczenie/zwrt d kasy następuje w walucie bcej, t na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN. Na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data zaliczki, a jak data kursu pdpwie się data najstarszej zaliczki. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji i w walucie etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), wyliczna zstanie różnica kurswa delegacyjna. Delegacje krajwe i zagraniczne 25

26 Prz ykład : Pracwnikwi zstała wypłacna zalic zka w PLN, a rzlic zenie nas tępuje w walucie bcej: wypłacn zalic zkę w k wcie 4225,30 PLN (tj. równwartść 1000 Eur) (średni kurs NBP z dnia t 4,2253) Na zalic zce ustawina jest waluta dkumentu PLN i waluta rzlic zenia EUR pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 600 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Kurs d r zlic zenia z pracwnikiem, dm yślnie ustawi się pcja Data zaliczki, a jak data kursu data najstarszej zaliczki, czyli (średni kurs NBP wyns zący 4,2253). Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj. 600 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2253) - w zapisach kaswych/bankwych zapis przychdwy (pracwnik musi dknać zwrtu nadpłacnej zalic zki ), z datą , na k wtę 400 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2253) W szystkie trzy d kumenty (tj. wypłacna prac wnikwi zalic zka, pwstała płatnść w preliminarzu raz pws tały zapis kaswy/bankwy) zstaną ze sbą rzlic zne. W szystkie dkumenty są wprwadzne p tym samym kursie, więc nie pwstaną żadne różnice kurswe z rzlic zeń. Kszt y delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). W związku z tym, że kurs d rzlic zenia z pracwnikiem jest inny niż kurs pniesienia ksztu, autmatyc znie zstanie wylic zna Różnica kursw a delegac yjna, którą następnie mżna zaksięgwać. Różnica kurswa zstanie wylic zna na kwtę -3,18 (tj. 600*(4,2200-4,2253)) Przykład 5: Zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie następuje w walucie bcej W sytuacji, gdy zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie/zwrt d kasy następuje w walucie bcej, t na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data rzliczenia, a jak data kursu pdpwie się dzień wcześniejszy w stsunku d daty rzliczenia. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z dnia pprzednieg w stsunku d daty rzliczenia delegacji. Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d Delegacje krajwe i zagraniczne 26

27 rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem jest taki sam, jak kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), nie pwstanie różnica kurswa delegacyjna. Prz ykład : Pracwnikwi nie zstała wypłacna zaliczk a, a rzliczenie następuje w walucie bcej: pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 600 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Kurs d r zlic zenia z pracwnikiem, dm yślnie ustawi się pcja Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu dzień w cześniejsz y w stsunku d dat y rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns zący 4,2200). Na delegacji jest zaznac zne zaró wn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj. 600 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2200) - w zapisach kaswych/bankwych zapis rzchdwy (należy wypłacić kwtę pracwnikwi), z datą , na k wtę 600 Eur, p kursie z dnia (czyli 4,2200) Oba dkumenty (tj. pws tała płatnść w preliminarzu raz pwstały zapis kaswy/bankwy) zstaną ze sbą rzliczne. Dkumenty są wprwadzne p tym samym kursie, więc nie pwstaną żadne różnice kurswe z rzlic zeń. Kszt y delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). W związku z tym, że kurs d r zlic zenia z pracwnikiem jest taki sam, jak kurs d księgwania (c zyli k urs z dnia pprzedzająceg dzień rzlic zenia), nie pw stanie różnica kursw a delegacyjna Przykład 6: Zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie następuje w PLN W sytuacji, gdy zaliczka nie zstała pbrana, a rzliczenie/zwrt d kasy następuje w PLN, t na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzliczenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawiana jest pcja Data rzliczenia, a jak data kursu pdpwie się dzień wcześniejszy w stsunku d daty rzliczenia. Zarówn płatnść w preliminarzu na kwtę diet i ryczałtów, jak i zapis kaswy/bankwy na kwtę wypłaty pracwnikwi/ zwrtu d kasy zstaną wygenerwane z kursem z dnia pprzednieg w stsunku d daty rzliczenia delegacji. Jeżeli Użytkwnik, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], zmieni dmyślny Kurs d Delegacje krajwe i zagraniczne 27

28 rzliczenia z pracwnikiem, t ten kurs zstanie przeniesiny zarówn na płatnść, jak i na zapis kaswy/bankwy. Zarówn płatnść w preliminarzu, jak i zapis kaswy/bankwy zstaną wygenerwane na datę zgdną z datą rzliczenia delegacji. Płatnść zstanie wygenerwana w walucie etapu, natmiast na zapisie kaswym/bankwym walutą dkumentu będzie PLN, a walutą rzliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs d rzliczenia z pracwnikiem jest taki sam, jak kurs d księgwania (czyli kurs z dnia pprzedzająceg dzień rzliczenia), nie pwstanie różnica kurswa delegacyjna. Prz ykład : Pracwnikwi nie zstała wypłacna zaliczka, a rzlic zenie następuje w PLN: pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryczałtów wynisła 600 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Rzliczenie delegacji : Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia] należy zaznaczyć parametr Rz liczaj w PLN. W sekcji Kurs d rzlic zenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawi się pcja Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu dzień w cześniejsz y w stsunku d dat y rzliczenia, c zyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów, tj. 600 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2200) - w zapisach kaswych/bankwych zapis rzchdwy (należy wypłacić kwtę pracwnikwi), z datą , na k wtę 600 Eur, p kursie z dnia (czyli 4,2200), c daje 2532 PLN. Na zapisie ustawina jest waluta dkumentu PLN i waluta rzlic zenia EUR. Oba dkumenty (tj. pws tała płatnść w preliminarzu raz pwstały zapis kaswy/bankwy) zstaną ze sbą rzliczne. Dkumenty są wprwadzne p tym samym kursie, więc nie pwstaną żadne różnice kurswe z rzlic zeń. Kszt y delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns ząc y 4,2200). W związku z tym,że kurs d r zlic zenia z pracwnikiem jest taki sam, jak kurs d księgwania (c zyli k urs z dnia pprzedzająceg dzień rzlic zenia), nie pw stanie różnica kursw a delegacyjna Przykład 7: Delegacja zarówn z etapem krajwym, jak i zagranicznym W sytuacji, gdy na delegacji pdpiętych jest kilka etapów, np. krajwy i zagraniczne, d każdeg z nich sbn pdpinane są zaliczki i dkumenty ksztwe. W mmencie rzliczenia delegacji, rzliczany jest każdy z etapów. Delegacje krajwe i zagraniczne 28

29 Pniższy przykład przedstawia sytuację, gdzie na delegacji ddany jest zarówn etap krajwy, jak i zagraniczny. D każdeg z etapów zstała wypłacna zaliczka w walucie etapu, pracwnik dstarczył również faktury ptwierdzające pniesine kszty. Prz ykład : Delegacja składa się zarówn z etapu k rajweg, jak i zagraniczneg. Pracwnikwi zstały wypłacne zalic zki w walutach etapu: wypłacn zaliczkę KW 1 w k wcie 100 PLN wypłacn zaliczkę KW 2 w k wcie 1000 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,2059) Rzlic zenie delegacji następuje również w walutach etapów: pracwnik rzlic zył się z ksztów delegacji, łączna k wta diet i ryc załtów wynisła 60 PLN (dla etapu krajweg) i 600 Eur (dla etapu zagranic zneg) (średni kurs NBP z dnia t 4,2200) Pracwnik dstarczył również dkumenty ptwierdzające pniesine kszty: - faktura za przejazd taks ówką FZ1 na 30 PLN - faktura ksztwa FZ2 z dnia , na k wtę 250 Eur (średni kurs NBP z dnia t 4,1902 ) Rzliczenie delegacji : Na etapie krajw ym, na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzlic zenia z pracwnikiem, widać wartść pbranej zaliczki: 100 PLN raz sumę wydatków: 90 PLN (60PLN+30PLN). Tak więc w plu D wypłat y pzstaje: -10 PLN. Na etapie zagraniczn ym, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Kurs d rzlic zenia z pracwnikiem, dmyślnie ustawi się pcja Data zaliczki, a jak data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli (średni kurs NBP wyns zący 4,2059). W idać wartść pbranej zalic zki: 1000 Eur raz sumę wydatków: 850 Eur (600Eur+250Eur). Tak więc w plu D w ypłat y pzstaje: -150 Eur. Na delegacji jest zaznac zne zarówn Generwanie płatnści, jak i Generwanie zapisu k/b. W mmencie rzliczenia delegacji pwstaną następujące dkumenty: - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów z etapu k rajweg, tj. 60 PLN - w Preliminarzu płatnśc i płatnść rzchdwa, z datą , na kwtę ksztów z etapu zagranic zneg, tj. 600 Eur, p kursie z dnia (c zyli 4,2059) - w zapisach kaswych/bankwych zapis przychdwy KP1 (pracwnik musi dknać zwrtu nadpłacnej zalic zki z etapu krajweg), z datą , na k wtę 10 PLN - w zapisach kaswych/bankwych zapis przychdwy KP2 (pracwnik musi dknać zwrtu nadpłacnej zaliczki z etapu zagranic zneg), z datą , na kwtę 15 0 Eur, p kursie z dnia (czyli 4,2059) W szystkie dkumenty zstaną ze sbą rzliczne, tj.: Pbrana zalic zka KW 1 na 100 PLN zstanie rzliczna z płatnścią na kwtę ksztów (60PLN), fakturą za przejazd taksówk ą FZ1 (30PLN) raz pwstałym zapisem kas wym/bankwym KP1 (10PLN). Pbrana zalic zka KW 2 na 1000 Eur zstanie rzliczna z płatnś cią na kwtę ksztów (600Eur), fakturą ks ztwą FZ2 (250Eur) raz pwstałym zapisem kaswym/bankwym KP2 (150Eur). W zwiazku z tym, że na wypłacnej zalic zce KW 2 był inny kurs niż fakturze Delegacje krajwe i zagraniczne 29

30 ksztwej FZ2, autm atyc znie zstała wygenerwane różnica kursw a z rzlic zenia, dstępna na liście różnic kurswych. Pwstała również różnic a kurswa na k wtę grsza, z rzliczenia wypłacnej zalic zki KW 2 z pwstałym zapisem przy chdwym KP2. Różnica wynika z zakrągleń. Kszt y delegacji: Na etapie zagranicznym delegacji, na zakładce [Pdsumw anie rzliczenia], w sekcji Data pniesienia ks ztu dmyślnie ustawi się Data rzliczenia delegacji, a jak data kursu kurs z dnia pprzedzajaceg dzień rzliczenia, czyli (średni kurs NBP wyns zący 4,2200). W związku z tym, że kurs d rzlic zenia z pracwnikiem jest inny niż kurs pniesienia ksztu, autmatyc znie zstanie wylic zna Różnica kursw a delegac yjna, którą następnie mżna zaksięgwać. Różnica kurswa zstanie wylic zna na k wtę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)). 5 Księgwanie delegacji D księgwania delegacji służy ikna zatwierdzne. dstępna na liście delegacji. Księgwać mżna tylk delegacje 5.1 Księgwanie d KPiR Dla baz z ustawiną wielzakładwścią, na frmularzu delegacji, bk pla z wybrem pracwnika, istnieje mżliwść wybru Zakładu. P wybraniu pracwnika, dmyślnie przenszny jest zakład z jeg karty. Na liście delegacji, w menu kntekstwym (pd prawym klawiszem myszy) dstępna jest pcja Ustaw zakład. Na frmularzu etapu delegacji dstępna jest ikna Kwty ddatkwe, gdzie wykazywane jest jakie kwty mają być zaksięgwane d pszczególnych klumn książki przychdów i rzchdów. Ikna Kwt ddatkwych dstępna jest zarówn na etapach krajwych, jak i zagranicznych. Delegacje krajwe i zagraniczne 30

31 Rys 11. Kwty ddatkwe na etapie krajwym Rys 12. Kwty ddatkwe na etapie zagranicznym W przypadku etapów krajwych widczne są następujące rdzaje wydatków: Diety, Ryczałty za djazdy, Ryczałty za nclegi i Kszty używania pjazdu. W przypadku etapów zagranicznych widczne są następujące rdzaje wydatków: Diety, Ryczałty za djazdy, Ryczałty za nclegi, Ryczałty za djazdy z/d dwrca, ltniska i Kszty używania pjazdu. Dla każdeg rdzaju wydatku dmyślnie ustawiana jest klumna 13.Inne, z mżliwścią zmiany. Wartści w klumnie Kwta są uzupełniane autmatycznie, z mżliwścią zmiany. Jeżeli na etapie delegacji nastąpi zmiana wartści, np. kwty diet, wartści w Kwtach ddatkwych zstaną autmatycznie zaktualizwane. W kwcie Diet wykazywana jest suma wartści diet i za pbyt w szpitalu. Na etapach zagranicznych kwty wykazywane są w PLN, przeliczne p kursie pniesienia ksztu. W plu Kwta dkumentu (widcznym w prawym górnym rgu) jest widczna kwta z pla Suma wydatków na zakładce [Pdsumwanie rzliczenia] pmniejszna kwtę wydatków pdpiętych na zakładce [Wydatki], przemnżna przez kurs pniesienia ksztu. Delegacje krajwe i zagraniczne 31