Program działania Zarzdu Sekcji Archiwistów Samorzdowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich na okres kadencji

Transkrypt

1 Tczew r. Program działania Zarzdu Sekcji Archiwistów Samorzdowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich na okres kadencji W kadencji Zarzd Sekcji Archiwistów Samorzdowych SAP zamierza przeprowadzi prace majce na celu rozwizanie nastpujcych problemów zgłoszonych przez pracowników archiwów jednostek samorzdowych: I. Nieprawidłowe umiejscowienie archiwów zakładowych w strukturach organizacyjnych jednostek samorzdowych: Z reguły komórki te s podporzdkowane Wydziałom Organizacyjnym lub Administracyjno-Gospodarczym, czsto umiejscowione poza strukturami urzdów (np. przy bibliotekach lub Gospodarstwach Pomocniczych), w mniejszych orodkach reguł jest powierzanie funkcji archiwisty zakładowego przypadkowym osobom w ramach dodatkowego zakresu obowizków. W rezultacie, archiwici s obarczani rónymi dodatkowymi czynnociami, które w aden sposób nie s powizane z prowadzeniem archiwów, a poniewa znajduj si na najniszych szczeblach hierarchii urzdniczej, to ze wzgldu na nisk rang i presti w zakładzie pracy, nie s w stanie wyegzekwowa przestrzegania przez referentów merytorycznych i kierownictwo jednostki zapisów instrukcji kancelaryjnej oraz ustawy o archiwach i narodowym zasobie archiwalnym. Ankiety AZAK przeprowadzone przez NDAP latach potwierdziły powyszy stan rzeczy (problem sygnalizował wielokrotnie J. Jastrzbowski z AP Gdask)-zdecydowana wikszo archiwów jednostek samorzdowych istnieje wyłcznie w regulaminach organizacyjnych, zasoby aktowe s zaniedbane bd uległy zniszczeniu, kierownicy jednostek, którzy dbaj o właciwe funkcjonowanie Archiwów Zakładowych nale do chlubnych, ale rzadkich wyjtków. II. Sprawy pracownicze: Problem warunków pracy archiwistów, jako grupy zawodowej, wymaga podjcia natychmiastowych działa. Jak wynika z ankiet AZAK przeprowadzonych przez NDAP, protokołów z wizytacji przeprowadzanych przez archiwa pastwowe w jednostkach samorzdu terytorialnego oraz innych sygnałów ze strony pracowników archiwów zakładowych, podstawowymi mankamentami w ich pracy jest: 1. brak jakichkolwiek norm pracy aden kodeks pracy, jak i te regulamin nie okrela jasno, jak ilo akt winien obsługiwa archiwista (w gdaskim oddziale SAP znany był przypadek, gdy jedna archiwistka prowadziła zasób liczcy 3 tysice mb.), 2. praca w uciliwych warunkach pomieszczenia archiwów mieszcz si na ogół w piwnicach, na strychach lub szopach. Najczciej s zawilgocone, zagrzybione, ciemne i do tego niemiłosiernie brudne. Praca w takich warunkach nie tylko, e nie naley do przyjemnoci (vide- archivarius/html/praktyka.htm), ale wpływa negatywnie na

2 stan zdrowia pracujcych tam osób, 3. archaiczne wyposaenie archiwów w sprzt biurowy pomimo ogromnych wymaga w stosunku do archiwów zakładowych i nakładanie na coraz wikszych obowizków, tylko nieliczne z nich s systematycznie doposaane w nowoczesny sprzt biurowy. Pod tym wzgldem wikszo z nich tkwi jeszcze w minionej epoce. Reguł jest, e komórka dysponujca ogromn baz informacyjn o własnej instytucji, nie posiada dostpu do sieci typu: LAN, Intranet, czy Internet i sił rzeczy jest odcita od elektronicznego obiegu akt i wymiany informacji, 4. zastpstwa na ogół archiwa samorzdowe s jednoetatowe (ewentualnie osadzone czci etatu), bez jasno okrelonych zastpstw na czas urlopów lub choroby. Po powrocie do pracy zastaj oni stosy spraw do załatwienia, o ile nie s wczeniej cigani w trybie extraordynaryjnym, 5. sprawy płacowe w licznych jednostkach archiwici s zaszeregowani w siatkach płac jako pracownicy obsługi, pomimo, e czsto wykonuj prace czysto urzdnicze, tak jak inni referenci merytoryczni (niezalenie od prac zwizanych z prowadzeniem archiwum). Okoliczno ta zniechca absolwentów szkół wyszych ze specjalnoci archiwistyczn do podejmowania pracy w zawodzie (pomimo ogromnego bezrobocia) i pogłbia frustracj wród obecnie zatrudnionych, 6. podległo słubowa, pomimo, e ustawa o archiwach i narodowym zasobie archiwalnym wyranie zastrzega w artykule 34: 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, obowizani s zapewni : 1)gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzcych zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych; 2)klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów okrelonych w pkt 1, a take przekazywanie ich właciwym archiwom pastwowym, nieliczne archiwa samorzdowe bezporednio podlegaj kierownikom jednostek. W pozostałych podporzdkowane s komórkom administracyjno-gospodarczym, organizacyjnym lub funkcjonuj poza strukturami jednostek. Takie usytuowanie archiwistów w urzdniczej hierarchii uniemoliwia im w praktyce wyegzekwowanie od referentów merytorycznych przestrzegania przepisów dotyczcych postpowania z aktami (patrz wyej pkt. I), a delegowanie pracownika do pracy w archiwum, w powszechnym mniemaniu, uwaane jest za degradacj. III. Jednolity rzeczowy wykaz akt: Problemy zwizane z rzeczowym wykazem akt, jako podstawowym normatywem dla archiwów, wymagaj szczególnej uwagi. Pilnego uregulowania wymagaj nastpujce zagadnienia: 1) dostosowanie tytułów teczek do aktualnie wystpujcych spraw-konieczno rozbudowania działów dotyczcych spraw owiaty, kultury i sportu, spraw gospodarki materiałowej, przetargów publicznych, prywatyzacji jednostek podległych i komunalnych, nieruchomoci bdcych własnoci samorzdów, funkcjonowania organów władzy samorzdowej (Rad Gmin, Miast, Powiatów, Zarzdów itp.),

3 2) dokonywanie zmian w rzeczowych wykazach akt przez ustawodawc, który zawsze narusza dotychczasow numeracj spraw - ze wzgldu na wprowadzanie symboli numerycznych (klasyfikacyjnych) do komputerowego systemu ewidencji obiegu akt jak i elektronicznych spisów akt, takie czste zmiany w istotny sposób utrudniaj ich prawidłowe funkcjonowanie. IV. Komputeryzacja archiwów samorzdowych: Wprawdzie komputeryzacja archiwów samorzdowych jest daleko w polu (dua ich cz nie jest wyposaona w sprzt komputerowy), to ze wzgldu na wymagania stawiane im przez petentów, oraz gwałtownie postpujc globalizacj informatyczn ju obecnie naley zastanowi si nad nastpujcymi zagadnieniami: 1) opracowanie ogólnie przyjtego programu do zarzdzania archiwum zakładowym jako standardem obecnie takiego brak, 2) sporzdzanie ewidencji zasobu aktowego na arkuszach kalkulacyjnych programu Microsoft Excell lub darmowego OpenOffice.calc (program współpracuje z Excell) oraz wybranie programu dla SO Linux, 3) przyjcie wspólnego standardu dla digitalizacji akt w praktyce do wyboru s trzy: JPG, PDF, BMP, 4) przyjcie wspólnego standardu dla wymiany i udostpniania plików w sieci Internet, 5) uwierzytelnienie dokumentów elektronicznych i przesyłanych w sieci Internet, sprawa podpisu cyfrowego, V. Kompetencje archiwów samorzdowych: Koniecznym wydaje si zwrócenie uwagi na fakt czstego przekraczania przez archiwa zakładowe jednostek samorzdu terytorialnego uprawnie ustawowych. Zarówno instrukcje kancelaryjne, jak i ustawa o archiwach daje im delegacj jedynie do gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, udostpniania oraz brakowania akt. Tymczasem powszechn praktyk jest wystawianie przez archiwa zakładowe rónego typu zawiadcze, kopii, odpisów, duplikatów itp. Przyczyny tego stanu rzeczy s bardzo złoone, najczciej powizane z licznymi sukcesjami oraz depozytami wchodzcymi do zasobu aktowego jednostki, która z kolei nie posiada w swojej strukturze organizacyjnej stosownej komórki merytorycznej, prowadzcej sprawy okrelonego typu (np. w urzdach miejskich nie ma obecnie wydziałów rolnictwa czy handlu i drobnej wytwórczoci). Kolejnym problemem przy korzystaniu z akt dziedziczonych (powstałych czsto w okresie rozbiorowym lub okupacyjnym) przez komórki merytoryczne jest powszechna wród urzdników bariera jzykowa i paleograficzna. W tej sytuacji jedynie kwalifikowani archiwici s w stanie ustali stan rzeczywisty i potwierdzi go stosownym dokumentem. Dla wikszoci z nich oznacza to obcienie dodatkowymi obowizkami, najczciej bez naleytego wsparcia personalnego i sprztowego. VI. Istnienie wymienionych instytucji zakładał projekt nowej ustawy archiwalnej z 2000 roku, szeroko omawianej przez archiwistów na łamach Archiwisty Polskiego oraz Archeionu. Wprawdzie ustawa w proponowanym kształcie nie została uchwalona przez Parlament, lecz de facto weszła w ycie (realia społeczne i gospodarcze nie czekały na rozwizania legislacyjne). Wiele archiwów samorzdowych przejło i

4 nadal przejmuje dokumentacj po likwidowanych zakładach pracy, podległych placówkach: owiatowych, wychowawczych, kulturalnych, sportowych i innych, ponadto przechowuj one akta komórek, które w wyniku licznych reorganizacji administracyjnych weszły w skład innych instytucji (np. Wydziały Zatrudnienia w funkcjonujce do 1990 roku w urzdach gmin, przekształciły si ostatecznie w powiatowe urzdy pracy, podobnie Wydziały Komunikacji, Nadzoru Budowlanego i inne), nie zabierajc przy tym z sob wszystkich materiałów ze wzgldu na brak magazynów. Odrbnym zagadnieniem s archiwa zespolone. Czstokro, zwłaszcza w wikszych orodkach miejskich, instytucje ssiadujce z sob, a nawet ulokowane w tym samym gmachu prowadz, kade z osobna, oddzielne archiwum. Wydaje si, e w takich przypadkach bardziej ekonomiczne i racjonalne byłoby powołanie wspólnego archiwum, z wyranie rozdzielonymi od siebie zespołami aktowymi. Opracował: Leszek Bodio

5 Problemy do rozwizania Nieprawidłowe umiejscowienie archiwów zakładowych w strukturach organizacyjnych jednostek samorzdowych: Sprawy pracownicze Jednolity rzeczowy wykaz akt Zamierzone działania Opracowanie projektu stosownego aktu normatywnego rozporzdzenia Ministra Kultury i przedstawienie go drog słubow do Ministerstwa Kultury 1) Opracowanie wniosków dotyczcych tabeli zaszeregowa pracowników samorzdu terytorialnego do Prezesa Rady Ministrów 2) Opracowanie projektu normatywów dotyczcych warunków pracy pod ktem BHP i sanitarnym do Ministra Pracy i Spraw Socjalnych (lub odpowiedzialnego za ww sprawy) 3) Przedstawienie wymienionych problemów na forum Zwizku Miast Polskich 4) Nawizanie współpracy ze zwizkami zawodowymi Opracowanie projektu jednolitego rzeczowego wykazu akt we współpracy z Zarzdem Głównym SAP i wniesienie go do Prezesa Rady Ministrów Komputeryzacja archiwów samorzdowych Opracowanie wspólnej bazy programistycznej do ewidencji i digitalizacji akt we współpracy z Zarzdem Głównym SAP oraz orodkami informatycznymi szkół wyszych Kompetencje archiwów samorzdowych Archiwa zespolone i miejskie Opracowanie projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach we współpracy z Zarzdem Głównym SAP oraz NDAP Jak powyej Opracował: Leszek Bodio