zwanym w dalszej części umowy Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków

Transkrypt

1 Umowa współpracy Nr 120/2014/C z dnia 5 kwietnia 2014 r. dotycząca realizacji projektu pn Poprawa gospodarki wodno-ściekowej na terenie gminy Chełmiec i Podegrodzie zawarta w Chełmcu dnia r. pomiędzy : jednostką samorządu terytorialnego Gminą Chełmiec z siedzibą w Chełmcu, ul. Papieska 2, Chełmiec NIP Regon reprezentowaną przez: Wójta Gminy Chełmiec Bernarda Stawiarskiego przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Małgorzaty Szkarłat zwaną w dalszej części umowy Beneficjentem, a jednostką samorządu terytorialnego Gminą Podegrodzie z siedzibą w Podegrodziu, Podegrodzie 248 NIP , Regon reprezentowaną przez: Wójta Gminy Podegrodzie Małgorzatę Gromalę przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Agnieszki Pacholarz zwaną w dalszej części umowy Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, przy udziale Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu ul. Papieska 2, Chełmiec działającym jako jednostka budżetowa na podstawie Uchwały nr VII/44/99 z dnia Rady Gminy Chełmiec, NIP , Regon reprezentowanym przez: Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Bogumiłę Aszklar-Lelito, przy kontrasygnacie Głównego księgowego Renaty Stefańskiej zwanym w dalszej części umowy Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych 1. Przedmiot umowy 1. Umowa określa zasady współpracy, pomiędzy Beneficjentem, a Podmiotami upoważnionymi do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu pn Poprawa gospodarki wodno ściekowej na terenie Gminy Chełmiec i Podegrodzie, objętego Potwierdzeniem Instytucji Pośredniczącej nr 88/2013 w sprawie przyznania dofinansowania z dnia 19 grudnia 2013 r. w ramach Programu Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa, działanie 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM zwanym dalej: Projektem, 2. W celu realizacji umowy współpracy ustanawia się pełnomocnika, ze strony Beneficjenta w osobie MAO Artura Bochenka, oraz osoby odpowiedzialne za kontakty po stronie Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych: Gmina Podegrodzie Małgorzata Gromala, Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu Bogumiła Aszklar Lelito. Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 1

2 2. Zakres umowy współpracy 1. Umowa współpracy określa zasady realizacji Projektu pn Poprawa gospodarki wodno ściekowej na terenie Gminy Chełmiec i Podegrodzie objętego Potwierdzeniem Instytucji Pośredniczącej nr 88/2013 w sprawie przyznania dofinansowania z dnia r. oraz określa prawa i obowiązki stron umowy związane z realizacją Projektu. 2. Wszystkie postanowienia zawarte w umowie o dofinansowanie pomiędzy Beneficjentem, a Instytucją Wdrażającą, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy, zwanej dalej umową o dofinansowanie, są wiążące dla Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w czasie realizacji Projektu, a w szczególności postanowienia zawarte w: 1) 4 Zasady realizacji projektu 2) 4a Wymogi związane z ochroną środowiska, 3) 5 Wartość Projektu i źródła finansowania, 4) 6 Wysokość dofinansowania, 5) 7 Kwalifikowalność wydatków, 6) 9 Monitorowanie i sprawozdawczość, 7) 10 Ewaluacja, 8) 12 Procedura zawierania umów w ramach wydatków kwalifikowanych dla zadań objętych Projektem, 9) 13 Kontrola procedury zawierania umów dla zadań objętych Projektem, 10) 14 Ewidencja księgowa i archiwizacja danych, 11) 15 Kontrola, 12) 16 Trwałość Projektu, 13) 18 Informacja i promocja tej umowy. 3. Okres obowiązywania umowy współpracy 1. Umowa współpracy jest zawarta na czas wypełniania wszystkich zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie (min. 5 lat od zakończenia realizacji Projektu). 2. Okres obowiązywania umowy współpracy obejmuje: okres realizacji Projektu określony w umowie o dofinansowanie (min. 5 lat od zakończenia realizacji Projektu) oraz okres przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem terminu 3 lat od zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 3. W okresie realizacji projektu oraz trwałości projektu Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowanych zobowiązane są do zachowania trwałości Projektu określonego we wniosku o dofinansowanie i w umowie o dofinansowanie. 4. Zakres obowiązków Beneficjenta i Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych 1. Beneficjent pełni funkcje podmiotu właściwego do kontaktu z właściwymi instytucjami w systemie realizacji PO IiŚ i uprawniony jest do sprawowania nadzoru nad Projektem w części realizowanej przez Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. 2. Gmina Chełmiec oraz Gmina Podegrodzie ponoszą odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu, na terenie swoich gmin. Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 2

3 3. W przypadku wystąpienia po stronie jednej z Gmin określonych w ustępie 2 szkody wynikłej z działania (zaniechania) drugiej Gminy - wynikającej w szczególności z odpowiedzialności wobec Instytucji Wdrażającej - Gmina, która poniosła szkodę, ma prawo żądać od Gminy odpowiedzialnej za powstałą szkodę odszkodowania pokrywającego wysokość poniesionej szkody. 4. Na terenie każdej z Gmin określonych w ustępie 2 odpowiednia część przedsięwzięcia realizowana będzie zgodnie z zakresem realizacji opisanym we wniosku o dofinansowanie Projektu. 5. Każda z Gmin określonych w ustępie 2 będzie odpowiadać z własnych środków tylko za finansowanie realizacji zadania na terenie danej Gminy, w szczególności nie będzie ponosić ze środków własnych wydatków na realizację zadania na terenie drugiej Gminy. 6. Niezależnie od tego, że Beneficjent upoważnia inne Podmioty do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, Beneficjent zawsze pozostaje jedynym podmiotem odpowiedzialnym za realizację Projektu, upoważnionym do kontaktowania się z Instytucją Wdrażającą oraz składania wniosków o płatność i otrzymywania dofinansowania. Poza obowiązkami wynikającymi ze zdania poprzedniego, Beneficjent jest również zobowiązany do informowania Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych o realizacji Projektu i niezwłocznego przekazywania im informacji, żądań i zaleceń pochodzących od Instytucji Wdrażającej. 7. Żadna z Gmin określonych w ustępie 2 nie będzie odpowiadać za zobowiązania wobec Instytucji Wdrażającej zaciągnięte przez drugą Gminę w związku z realizacją zadania dotyczącego tej Gminy, a także za jakiekolwiek błędy, uchybienia lub zaniedbania powstałe w trakcie realizacji projektu spowodowane działaniem drugiej Gminy. Z zastrzeżeniem ustępu 6 i zdania poprzedzającego, każda z Gmin określonych w ustępie 2 będzie samodzielnie odpowiadać za wszelkie zaciągnięte przez siebie zobowiązania związane z realizacją Projektu, a w szczególności wynikające z umów zawartych przez siebie (lub podmioty działające w imieniu danej gminy) z osobami trzecimi (wykonawcami) w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. 8. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych odpowiedzialne są za: 1) Realizację Projektu w zakresie określonym w umowie współpracy zgodnie z ustalonym harmonogramem projektu oraz zasadami obowiązującymi w PO IiŚ, w tym zasadami dotyczącymi kwalifikowania wydatków, kontroli, sprawozdawczości, przepływów finansowych oraz informacji i promocji. 2) Przygotowywanie Beneficjentowi dokumentacji dotyczącej realizacji Projektu niezbędnej do poświadczania wydatków ujętych we wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej, 3) Udostępnianie Beneficjentowi dokumentacji związanej z realizowanym Projektem, 4) Niezwłoczne powiadamianie Beneficjenta o wszelkich zdarzeniach, które mogłyby prowadzić do czasowego lub ostatecznego zaprzestania realizacji Projektu lub jakiejkolwiek zmiany w Projekcie, 5) Stosowanie wyodrębnionej księgowości do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych dla potrzeb rozliczania wydatków związanych z realizacją projektu i zapewniania właściwej ścieżki audytu dla dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym uruchomienie odrębnego rachunku bankowego dla gromadzenia środków przekazywanych przez Beneficjenta na realizację Projektu oraz stosowanie wydzielonego systemu księgowego w oparciu o plan kont opracowany dla potrzeb rozliczenia wydatków związanych z realizacją Projektu, 6) Umożliwianie kontroli w zakresie i na zasadach wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w tym w szczególności zapewniania przedstawicielom instytucji kontrolującej dostępu do dokumentacji oraz miejsc realizacji Projektu, 7) Przekazanie Beneficjentowi wszelkich dokumentów potwierdzających wykonanie rzeczowe Projektu, rozumiane jako realizacja harmonogramu projektu zgodnie z zasadami określonymi w wytycznych w zakresie sprawozdawczości. 5. Wartość Projektu i źródła finansowania 1. Planowany całkowity koszt realizacji Projektu wynosi ,42 PLN (słownie: siedemdziesiąt milionów sto osiemdziesiąt pięć tysięcy trzysta szesnaście złotych 42/100 gr) Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 3

4 2. Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych wynosi ,83 (słownie: pięćdziesiąt siedem milionów dziewięćset dziewięćdziesiąt osiem złotych 83/100 gr). 3. Podatek VAT w kwocie ,59 PLN (słownie: dwanaście milionów dziewięćset osiemdziesiąt jeden tysięcy sześćdziesiąt siedem złotych 59/100 gr) został uznany w umowie o dofinansowanie jako wydatek niekwalifikowany, gdyż istnieje możliwości jego odzyskania przez Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, które będą bezpośrednio realizowały i finansowały Projekt. 4. Wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych, określoną w ust. 2, w tym wydatki wynikające ze wzrostu kosztu całkowitego realizacji Projektu po zawarciu Umowy o ofinansowanie, są ponoszone przez strony umowy współpracy i są wydatkami niekwalifikowalnymi. Każda ze stron niniejszej umowy ponosi wydatki wynikające ze wzrostu kosztu całkowitego realizacji Projektu jedynie w odniesieniu do kosztów jakie powstały w związku z realizacją dotyczącej tej strony części Projektu. 5. Strony są zobowiązane do zapewnienia sfinansowania wszelkich wydatków niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji Projektu w pełnym zakresie, przy czyn każda ze stron odpowiada za wydatki niekwalifikowane powstałe jedynie z związku z realizacją części Projektu dotyczącej tej strony. 6. Kwalifikowalność wydatków 1. Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest poniesienie ich przez Beneficjenta lub Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, w związku z realizacją Projektu, zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 2. Okres kwalifikowania wydatków rozpoczyna się od dnia r. i kończy się w dniu r. 3. Strony zobowiązują się zakończyć realizację zakresu rzeczowego Projektu, wynikającego z wniosku o dofinansowanie i Harmonogramu Projektu w okresie kwalifikowania wydatków oraz przedłożyć wniosek o płatność końcową w terminie do 30 dni po upływie okresu kwalifikowania wydatków, o którym mowa w ust Zasady finansowania projektu Całkowitą odpowiedzialność wobec instytucji w systemie realizacji PO IiŚ za zarządzanie finansowe i rozliczenie Projektu ponosi Beneficjent. Do tego zadania zostanie w strukturach Gminy Chełmiec powołana Jednostka Realizująca Projekt (JRP). Z zastrzeżeniem zdania pierwszego, Gmina Chełmiec oraz Gmina Podegrodzie ponoszą samodzielnie odpowiedzialność za zobowiązania zaciągnięte przez siebie w związku z realizacją Projektu, a w szczególności wynikające z zawartych przez siebie umów. Żadna z w. Gmin nie będzie odpowiadać za zobowiązania drugiej Gminy wobec wykonawców wynikające z umów zawartych w wyniku przeprowadzenia przez tę drugą Gminę postępowania o udzielenie zamówienia. Zasady księgowania środków związanych z realizacją projektu i archiwizacja danych 8. I. Zasady księgowania środków pomiędzy Beneficjentem Gminą Chełmiec a Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych Gminą Podegrodzie: 1. Beneficjent i Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych prowadzą odrębną księgowość w zakresie realizowanego Projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. W sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. 2013r. poz. 289), 2. Beneficjent ponosi proporcjonalnie koszty realizowanego projektu odnoszące się do: promocji, Jednostki Realizującej Projekt oraz kosztów funkcjonowania JRP, nadzoru inwestorskiego, oraz w całości koszty dotyczące robót budowlanych na terenie Gminy Chełmiec. Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 4

5 3. Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych ponosi proporcjonalnie koszty realizowanego projektu odnoszące się do: promocji, Jednostki Realizującej Projekt oraz kosztów funkcjonowania JRP, nadzoru inwestorskiego, oraz w całości koszty dotyczące robót budowlanych na terenie Gminy Podegrodzie. 4. Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych ponosi wydatki w zakresie ustalonym w harmonogramie realizacji Projektu związane z funkcjonowaniem JRP, studium wykonalności, kosztów funkcjonowania JRP, z zastrzeżeniem postanowień ust Szczegółowe zasady rozliczania finansowego projektu określi aneks do Porozumienia w sprawie realizacji projektu pn. Poprawa gospodarki wodno ściekowej na terenie Gmin Chełmiec i Podegrodzie z dnia 18 kwietnia 2013 roku który zostanie sporządzony po podpisaniu umowy o dofinansowanie z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie. II. Zasady księgowania środków pomiędzy Beneficjentem Gminą Che ł miec a Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowanych Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu: 1. Beneficjent i Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowanych prowadzą odrębną księgowość w zakresie realizowanego Projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. 2013r. poz. 289) 2. Beneficjent ponosi koszty realizowanego projektu odnoszące się do: Jednostki Realizującej Projekt oraz kosztów ogólnych projektu. 3. Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowanych ponosi koszty dotyczące: promocji projektu, nadzoru inwestorskiego oraz robót budowlanych. Beneficjent odnośnie tych zadań nie ponosi bezpośrednio kosztów realizowanego projektu, ponosi tylko wydatki na rzecz Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, który bezpośrednio finansuje nakłady i koszty poszczególnych zadań realizowanego projektu. Wydatki te ponoszone są w formie dotacji celowej. III. Zasady finansowania wydatków przez Beneficjenta, wydatków kwalifikowalnych pochodzących ze środków Unii Europejskiej na rzecz podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych 1. Źródłem przekazywanych dotacji są: 1) dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu środki pochodzące z dofinansowania w ramach PO IiŚ oraz środki własne Beneficjenta, 2) dla Gminy Podegrodzie środki pochodzące z dofinansowania projektu w ramach PO IiŚ, 2. Dotacje będą przekazywane w takim czasie i takich kwotach, aby Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych mogły terminowo realizować swoje zobowiązania wobec wykonawców. 4. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych podpisują umowy na realizację zadań z wykonawcami, nadzorują wykonawstwo, zwołują i uczestniczą w odbiorach poszczególnych zadań inwestycyjnych, przyjmują faktury od wykonawców, które są wystawiane na Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, sprawdzają je i dokonują zapłaty zobowiązań ze swoich rachunków, na których są przechowywane dotacje celowe na realizację projektu. 5. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych prowadzą ewidencję księgową w zakresie przyjęcia dotacji od Beneficjenta, rozliczeń z wykonawcami projektu oraz tworzenia majątku trwałego powstającego w wyniku realizacji projektu. Do tego celu stosują wyodrębnione konta w ramach ewidencji księgowej Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. 6. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych przedkładają wszelkiego rodzaju rozliczenia Beneficjentowi, zaś Beneficjent ostatecznie rozlicza się z Instytucją Wdrażającą. 7. Po przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia, umowę z wykonawcami kontrakty W5, K1, K2, K3, K4 podpisuje Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu, kontrakty K5 i 6 podpisuje Gmina Podegrodzie. Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 5

6 8. Po otrzymaniu faktury od wykonawców Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych przedkładają Beneficjentowi wniosek o przekazanie dotacji na zapłatę zobowiązań wraz z kopią faktury lub faktur. Wniosek dotyczy wszystkich wydatków objętych Projektem. 9. Beneficjent przekazuje środki finansowe na realizację wydatków Projektu na wyodrębniony rachunek bankowy Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chełmcu w formie dotacji celowej, oznaczając odpowiednie kwoty dotacji następująco: środki budżetu Unii Europejskiej, środki własne. 621 klasyfikacji budżetowej dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych samorządowych zakładów budżetowych. 10. Beneficjent przekazuje środki finansowe na realizację wydatków Projektu na wyodrębniony rachunek bankowy Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych Gminie Podegrodzie w formie dotacji celowej, oznaczając odpowiednie kwoty dotacji następująco: środki budżetu Unii Europejskiej. 661 klasyfikacji budżetowej dotacje celowe przekazywane gminie na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego. 11. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązują się do prowadzenia dla Projektu informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej umożliwiającej identyfikację wszystkich transakcji i operacji bankowych związanych z Projektem. 12. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązuje się do archiwizowania na informatycznych nośnikach danych i przechowywania ich w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją projektu przez okres, co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. 9. Zobowiązania w zakresie monitorowania i sprawozdawczość 1. Beneficjent zobowiązuje Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych do przekazania dokumentów, które Beneficjent będzie przedstawiał Instytucji Wdrażającej a w szczególności: 1) wniosek o płatność w części dotyczącej stanu realizacji Projektu; 2) raporty z osiągniętych efektów, w tym efektów finansowych generowanych przez Projekt, w okresie 5 lat po zakończeniu realizacji Projektu. 2. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1, oraz terminy ich przekazania do Instytucji Wdrażającej zostały określone w Wytycznych w zakresie sprawozdawczo ś ci PO Ii Ś. 3. W przypadku, gdy Beneficjent oraz Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych nie poniosły w danym okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych, Beneficjent przygotuje wniosek o płatności, wypełniając go jedynie w części dotyczącej stanu realizacji Projektu. 4. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych przygotowują Beneficjentowi na żądanie Instytucji Wdrażającej dokumenty służące monitorowaniu postępów realizacji Projektu innych niż określone w ust. 1. Terminy przedstawiania i wzory tych dokumentów określa Instytucja Wdrażająca. O obowiązku przedstawienia tych dokumentów i sposobie ich sporządzenia Beneficjent winien bezzwłocznie poinformować Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. 5. Instytucja Wdrażająca monitoruje realizację Projektu, a w szczególności osiąganie wskaźników Projektu określonych w załączniku do Umowy o dofinansowanie. 6. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych niezwłocznie informują Beneficjenta o wszelkich zagrożeniach w realizacji Projektu oraz nieprawidłowościach w pozumieniu art. 2 pkt. 7 rozporządzenia Rady (WE) 1083/ Beneficjent zobowiązuje Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych do poddania się kontroli prowadzonej przez uprawnione instytucje, w tym do udostępniania wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu oraz do informowania Beneficjenta o okolicznościach mających wpływ na wysokość przyznanego dofinansowania, możliwości odzyskania podatku od towarów i usług i innych zdarzeń powodujących obniżenie dofinansowania, Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 6

7 8. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych są zobowiązane do przygotowania i sporządzania wszelkiej sprawozdawczości rzeczowej i finansowej z realizacji projektu z dwutygodniowym wyprzedzeniem w stosunku do terminów obowiązujących Beneficjenta. 10. Ewaluacja W trakcie realizacji Projektu oraz po jego zakończeniu w okresie 3 lat od zamknięcia PO IiŚ, Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych są zobowiązane do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Wdrażającą lub Komisję Europejską do przeprowadzania ewaluacji Projektu. W szczególności Beneficjent zobowiązuje Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych do: 1) przekazywania tym podmiotom wszelkich informacji dotyczących Projektu we wskazanym zakresie, 2) uczestnictwa w wywiadach lub ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami badawczymi. 11. Zasady przeprowadzenia postępowań w sprawie udzielania zamówień publicznych i prowadzenia inwestycji 1. Postępowania w sprawie udzielania zamówień publicznych będzie prowadziła każda Gmina osobno w odniesieniu do części zadania przez nią realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie. Każda z Gmin przeprowadzi niezbędną ilość postępowań w zależności od zakresu zadania za jakie odpowiada. Postępowania zostaną przeprowadzone w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. 2013r. poz. 907 z późn. zm.). 2. Każda Gmina zobowiązana jest do ogłoszenia postępowań w odpowiednim czasie, tak by dochować wszelkich wynikających z Projektu terminów w tym dotyczących sprawozdawczości z Projektu. 3. Każda z Gmin odpowiada tylko za zaniedbania i uchybienia wynikające z błędnie przeprowadzonej procedury udzielenia zamówienia w odniesieniu do prowadzonych przez siebie postępowań. 4. Każdy z Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych podpisze umowy z wykonawcami wybranymi w przeprowadzonych przez siebie postępowaniach. 5. Roboty budowlane, nadzór inwestorski, promocja będzie prowadzona samodzielnie przez każdą Gminę i w odniesieniu do części zadania, za którą ta Gmina odpowiada. 6. Osoby lub podmioty zaangażowane ze strony każdej z Gmin w obsługę i realizację projektu, mogą wykonywać te czynności w dowolnej formie prawnej w tym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, lub jakiejkolwiek umowy cywilnoprawnej. 7. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych na każdym etapie prowadzenia inwestycji będą powiadamiały Beneficjenta o zaistniałych zdarzeniach i przeszkodach w prowadzeniu inwestycji. 8. Po zakończeniu inwestycji w okresie gwarancji tj. 5 lat, każdy Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych będzie monitorował zgłaszane usterki i odpowiadał za ich usunięcie. Przed upływem gwarancji określonej w umowie, powoła komisję odbioru pogwarancyjnego. 9. Każdy z podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, jako inwestor na swoim terenie, będzie prowadził inwestycję zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych i prawem budowlanym. 10. Każdej z Gmin przysługiwać będzie po zakończeniu realizacji Projektu własność wszystkich inwestycji wykonanych na jej terenie, mając na uwadze zasadę "trwałości Projektu". 12. Procedura zawierania umów w ramach wydatków dla zadań objętych Projektem Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 7

8 1. Strony są zobowiązane do zawierania umów, z tytułu których będą ponosiły wydatki kwalifikowalne dla zadań objętych Projektem, z uwzględnieniem procedur przewidzianych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz 907 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp, w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z ustawy Pzp. 2. Strony zawierając umowy, do których nie stosuje się ustawy Pzp, zobowiązane są zawierać umowy z wykonawcami w trybach, o których mowa w art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), chyba że przepisy szczególne wymagają innego trybu i formy zawarcia umowy. W przypadkach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ należy stosować zawrzeć umowę w trybie innym niż wskazany w art Kodeksu cywilnego. 3. Szczegółowe zasady zawierania umów zostały zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 13. Kontrola procedury zawierania umów dla zadań objętych Projektem 1. Gmina Chełmiec i Gmina Podegrodzie powołają odrębne zespoły, kontrolujące przestrzeganie, przez te gminy i podmioty działające w ich imieniu, postanowień 11 i 12. Obowiązki i uprawnienia Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych i instytucji kontrolujących określają Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 2. Beneficjent oraz Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązują się do przekazania do Instytucji Wdrażającej lub innych podmiotów upoważnionych na mocy prawa, dokumentacji związanej z prowadzeniem procedur, o których mowa w 11 ust Kontrola 1. Wszystkie dokumenty oraz zapisy księgowe związane z realizacją Projektu podlegają kontroli prowadzonej przez Instytucję Wdrażającą, Instytucję Pośrednicząca, Instytucję Zarządzającą, Instytucje Certyfikującą, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe krajowe organy kontroli. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązują się zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym kontrolom. 2. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązują się zapewnić przedstawicielom instytucji, o których mowa w ust. 1, dostęp do miejsc realizacji Projektu, w celu przeprowadzenia kontroli rzeczowej. 3. Szczegółowe uprawnienia i obowiązki Stron w toku kontroli oraz zasady jej przeprowadzania określają Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 4. Strony zobowiązują się przekazywać do Instytucji Wdrażającej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ostatecznej wersji, kopie informacji pokontrolnych oraz zaleceń pokontrolnych albo kopie innych dokumentów spełniających te funkcje, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego instytucje, inne niż Instytucja Wdrażająca, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu. 15. Trwałość Projektu 1. Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych zobowiązują się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków. 2. Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych niezwłocznie informuje Beneficjenta o wszelkich okolicznościach mogących powodować modyfikację Projektu. 16. Informacja i promocja Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 8

9 1. Strony są zobowiązane do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu w ramach PO IiŚ, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Rady (WE) 1828/2006 oraz zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ W celu zapewnienia społeczeństwu prawidłowej informacji na temat unijnego źródła dofinansowania i wkładu w realizowany Projekt w ramach PO IiŚ, podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych wyrażają zgodę na zamieszczanie powyższej informacji w formie elektronicznej w serwisach internetowych Instytucji Wdrażającej, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej. 3. Każdy z Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych prowadzi działania promocyjne i informacyjne projektu odnoszące się do swojej części. Działania te będą polegały na: umieszczaniu tablic informacyjnych i pamiątkowych oraz informowaniu mieszkańców. 17. Zmiany w umowie współpracy i warunki rozwiązania umowy współpracy. 1. Zmiany w umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą wprowadzane w postaci aneksu. 2. Zmiany w umowie współpracy nie mogą być sprzeczne z postanowieniami umowy o dofinansowaniu i zasadami systemu realizacji PO IiS. 3. O dokonanych zmianach w umowie Beneficjent poinformuje Instytucję Wdrażającą o treści wprowadzonych zmian poprzez przekazanie jednego z jednolitych egzemplarzy zawartej umowy. 18. Postanowienia końcowe 1. Umowę współpracy sporządza się w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Beneficjenta i po jednym dla Podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. 2. Umowa współpracy wchodzi w życie z dniem podpisania przez strony umowy. 3. Umowa wygasa z chwila zrealizowania Projektu i wszystkich postanowień umowy o dofinansowanie. 4. Wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie realizacji projektu oraz związane z interpretacją umowy o dofinansowanie będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze konsultacji pomiędzy Stronami. W razie braku porozumienia do rozstrzygania sporów będzie Sąd właściwy dla siedziby Beneficjenta. 5. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie Beneficjent przekazuje Podmiotom Upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych kopie umowy o dofinansowanie wraz z jej załącznikami Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 9

10 Dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym Podpis: Signature Imię: MAŁGORZATA Nazwisko: GROMALA Instytucja: GMINA PODEGRODZIE Województwo: małopolskie Miejscowość: PODEGRODZIE Data podpisu: 5 kwietnia 2014 r. g.12:45 Zakres podpisu: Cały dokument Id: BB4A255E-4E50-4C6B-A98D-9EAA657EC722. Podpisany Strona 1