Skrócona instrukcja obsługi RefWorks 2.0 Dalsza pomoc

Transkrypt

1 Narzędzie ProQuest wspomagające pracę badawczą Logowanie Proste. Skuteczne. Lubiane. Skrócona instrukcja obsługi RefWorks 2.0 Dalsza pomoc Prosimy wejść na stronę i kliknąć menu rozwijalne Login Center (Centrum logowania) na górnym pasku narzędzi, a następnie wybrać RefWorks. Wprowadzić nazwę użytkownika i hasło (użytkownicy korzystający z narzędzia po raz pierwszy muszą się zarejestrować i stworzyć konto, postępując według wskazówek na ekranie). UWAGA: Użytkownicy zdalni wchodzący do RefWorks spoza swojej placówki lub z niezarejestrowanego adresu IP muszą przed wprowadzeniem nazwy użytkownika i hasła wprowadzić Group Code (Kod grupy) lub zalogować się przez serwer proxy swojej organizacji. Podręcznik on-line Podręczniki wyjaśniające poszczególne funkcje RefWorks są dostępne on-line pod adresem Centrum zasobów Materiały udostępniane przez RefWorks i przez innych użytkowników RefWorks, przydatne do efektywnego korzystania z konta, dostępne są pod adresem Wsparcie techniczne On-line Z rozwijanego menu Help (Pomoc) można uzyskać dostęp do szczegółowych instrukcji, często zadawanych pytań, narzędzi administracyjnych i wielu innych opcji. Zapraszamy do wysyłania pytań lub informacji o problemach na adres support@refworks-cos.com. Webinaria szkolenia przez Internet RefWorks oferuje darmowe szkolenia przez Internet (webinary) w różnych językach. Dostępne są kursy podstawowe (Fundamentals) i zaawansowane (Advanced Features). Pełny wykaz webinarów znaleźć można pod adresem Nowe terminy dodawane są co miesiąc. Telefonicznie Zapraszamy do kontaktu z serwisem technicznym RefWorks pod numerem

2 Tworzenie własnej bazy RefWorks RefWorks zapewnia liczne opcje dodawania danych do własnej bazy. Bezpośredni import danych Importowanie danych z zapisanych plików tekstowych Odnośniki można importować do RefWorks z pliku tekstowego (.txt) utworzonego przy zapisie bibliografii z wielu serwisów internetowych i innych programów do zarządzania bibliografiami. 1. Korzystając z opcji zapisu (save) lub eksportu (export) w serwisie internetowym, wybrać lub kliknąć opcję zapisu do RefWorks. (A1) 2. Jeśli konto RefWorks jest otwarte, import rozpocznie się automatycznie. W przeciwnym wypadku użytkownik otrzyma wskazówkę przejścia na stronę logowania do RefWorks; import rozpocznie się automatycznie po zalogowaniu. 3. Kliknąć przycisk View Last Imported (Pokaż ostatnio zaimportowane), aby przejrzeć zaimportowane wpisy. Pomocna wskazówka: Każdemu wpisowi bibliograficznemu dodawanemu do RefWorks (importowanemu lub wprowadzonemu ręcznie) nadawane jest oznaczenie formy drukowanej lub elektronicznej, tzw. Source Type (Typ źródła). W ten sposób łatwiej jest zapewnić, aby w bibliografii znalazły się wszystkie odnośne i wymagane dane. Domyślny Source Type (Typ źródła) może być ustawiony przez lokalnego administratora. Użytkownicy mogą ustawiać własne typy źródeł w menu Tools (Narzędzia), obszar Customize (Dostosuj). (A2) Przekształcanie pozycji bibliografii z innych narzędzi do zarządzania materiałami bibliograficznymi RefWorks jest kompatybilna z wieloma innymi produktami do zarządzania bibliografiami. Na RefWorks można bez trudu przekształcić istniejącą bazę bibliograficzną, np. EndNote. Szczegółowe wskazówki na temat importowania danych z konkretnych narzędzi do zarządzania bibliografiami znaleźć można w sekcji Help (Pomoc) on-line w RefWorks. 1. Wyniki, które chcemy wyeksportować z serwisu on-line lub narzędzia do zarządzania bibliografiami należy pobrać i zapisać w pliku tekstowym. Jeśli autor wybranej bazy danych oferuje kilka różnych formatów zapisu bibliografii, należy uzyskać dodatkowe informacje na temat opcji wyboru w pliku pomocy RefWorks. 2. Wejść na swoje konto RefWorks i kliknąć References (Odnośniki) z menu rozwijalnego, a następnie wybrać opcję Import. 3. W kolejnym menu wejść do menu rozwijalnego obok polecenia Import Filter/Data Source (Filtr importu/źródło danych) i kliknąć źródło danych. (B) 4. Kliknąć menu rozwijalne Database (Baza danych) i wybrać źródłową bazę. 5. Kliknąć przycisk Browse (Przeglądaj), aby wybrać plik tekstowy do zaimportowania. 6. Kliknąć menu rozwijalne Import into Folder (Importuj do folderu), aby wskazać konkretny folder, w którym chcemy zapisać zaimportowaną bibliografię. Domyślnie pozycje bibliografii umieszczane są automatycznie w folderze Last Imported (Ostatnio zaimportowane), także w przypadku, gdy użytkownik wcześniej wskaże istniejący folder, w którym mają być zapisane. 7. Kliknąć Import (Importuj). Po zakończeniu procesu importowania kliknąć przycisk View Last Imported (Przeglądaj ostatnio zaimportowane), jeśli chcemy przejrzeć i zmodyfikować zaimportowane odnośniki. Pomocna wskazówka: Aktualny wykaz wszystkich usług on-line i baz danych obsługiwanych przez RefWorks można znaleźć na stronie internetowej RefWorks- COS pod adresem Importowanie z RSS RefWorks wyposażona jest we wbudowany czytnik RSS, dzięki czemu można dodawać do niej ulubione kanały RSS wydawnictw i stron internetowych, przeglądać informacje i importować dane do swojej bazy RefWorks. 1. Znaleźć kanał RSS, który chcemy uwzględnić. 2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy ikonę lub łącze RSS i wybrać opcję Kopiuj skrót. 3. W RefWorks wybrać RSS Feed z menu Search (Wyszukiwanie). 4. Wkleić skrót do paska tekstowego i kliknąć przycisk Add RSS Feed (Dodaj kanał RSS). 5. Potwierdzić dodanie kanału RSS, klikając OK. Wyniki zostaną wyświetlone w nowym oknie. Wybrać pozycje bibliografii, które chcemy zaimportować na swoje konto w RefWorks i kliknąć Import (Importuj).

3 Tworzenie własnej bazy RefWorks (ciąg dalszy) RefWorks zapewnia liczne opcje dodawania danych do własnej bazy. Wprowadzanie odnośników ręcznie Importowanie z katalogów lub baz danych on-line 1. Kliknąć przycisk New Reference (Nowa pozycja). 2. Wybrać ewentualny styl bibliografii (np. APA, Chicago, MLA) przy pomocy funkcji View fields used by (Pokaż wykorzystywane pola), jeśli chcemy skorzystać z funkcji AccuCite. (C) 3. Wskazać rodzaj wprowadzanej pozycji bibliograficznej (np. czasopismo, książka, praca naukowa) w opcji Ref Type (Typ odnośnika). Pojawią się nazwy pól związanych z wybranym stylem i typem pozycji, wskazujące zalecany zakres informacji potrzebnych do stworzenia dokładnej bibliografii. Wypełnienie tych pól nie jest konieczne do zapisania pozycji w RefWorks. Aby przejrzeć dodatkowe pola, należy kliknąć Additional Fields (Dodatkowe pola) w lewej dolnej części okna. 4. Wprowadzić informacje w stosownych polach, a po zakończeniu kliknąć odpowiedni przycisk Save (Zapisz). RefWorks można wykorzystać jako interfejs przeszukiwania wielu zasobów online. (E) RefWorks zapewnia dostęp do wielu dostępnych publicznie serwisów, np. PubMed (NLM), a także do licznych katalogów uniwersyteckich on-line. Dodatkowo subskrybenci instytucjonalni mogą udostępniać użytkownikom subskrybowane usługi on-line (np. Ovid lub ProQuest) poprzez RefWorks. Załączanie plików do odnośnika Pliki można załączać podczas ręcznego dodawania nowej pozycji lub edytowania istniejącego odnośnika. Dopuszczalne są załączniki w dowolnym formacie pliku (PDF, TIF, JPG, GIF itd.), z którymi chcemy powiązać dane bibliograficzne zapisane w bazie RefWorks. Dalsze wskazówki na temat załączania plików do bibliografii znaleźć można w pliku Help (Pomoc). 1. Wybrać wpis w bazie i kliknąć przycisk Edit (Edytuj) ( ). 2. Kliknąć Browse (Przeglądaj). Wybrać plik do załączenia. Wybrać polecenie Open (Otwórz). 3. Kliknąć Add attachment (Dodaj załącznik). (D) 1. Z menu rozwijalnego Search (Wyszukiwanie) wybrać opcję Online Catalog or Database (Katalog lub baza danych on-line). 2. Wybrać bazę danych z menu rozwijalnego Search (Wyszukiwanie). 3. Wybrać opcję Max. Number of References to Download (Maks. liczba pozycji do pobrania) z menu rozwijalnego. 4. Wprowadzić szukane słowa w polu Quick Search for: (Szybkie wyszukiwanie:) lub przeprowadzić wyszukiwanie zaawansowane, klikając trójkąt w polu Advanced Search for: (Wyszukiwanie zaawansowane:) i wprowadzając żądane słowa. 5. Kliknąć Search (Wyszukiwanie), aby rozpocząć wyszukiwanie. 6. Wyświetlone zostaną wyniki wyszukiwania. Wybrać pozycje bibliografii, które chcemy zaimportować na swoje konto w RefWorks i kliknąć Import (Importuj). (F) Pomocna wskazówka: Liczbę plików, które można załączyć do odnośnika określa lokalny administrator RefWorks. Maksymalna wielkość pojedynczego załącznika to 20 MB (domyślne ustawienie limitu załączników na koncie to 100 MB, administrator RefWorks może podwyższyć ten limit do 5 GB). Uwaga: Funkcje dodawania załączników nie są dostępne dla kont indywidualnych.

4 Zarządzanie odnośnikami, współdzielenie odnośników RefWorks zapewnia narzędzia do organizowania, edytowania, wyszukiwania i przeglądania odnośników w bazie danych. Tworzenie folderów Sortowanie odnośników 1. Z menu rozwijalnego View (Przeglądaj) lub z zakładki Folders (Foldery) wybrać folder lub grupę odnośników. 2. Za pomocą menu rozwijalnego Sort by (Sortuj według), które znajduje się w głównym pasku nawigacji nad odnośnikami, wybrać przeglądanie odnośników według pól w bazie danych. Globalna edycja odnośników 1. Kliknąć przycisk New Folder (Nowy folder). 2. Wprowadzić nazwę w polu tekstowym i kliknąć Create (Utwórz). (G) Liczba folderów, które można utworzyć na swoim koncie RefWorks jest nieograniczona. Pomocna wskazówka: Folder Last Imported (Ostatnio zaimportowane) zawiera tylko pozycje z ostatniego importu danych, które nie zostały zapisane w innych folderach. Pozycje bibliograficzne z wcześniejszych importów, nieprzypisane do konkretnych folderów, są nadal dostępne w głównej bazie bez klasyfikacji; niezaklasyfikowane pozycje opisane są jako References Not in a Folder (Pozycje poza folderami) i można je przejrzeć, klikając zakładkę Folders (Foldery). Umieszczanie odnośników w folderach 1. Zaznaczyć żądane pozycje na stronie z wynikami wyszukiwania i kliknąć przycisk Selected (Wybrane). Funkcja wybranych odnośników działa na pojedynczych stronach; oznacza to, że trzeba dodawać ręcznie wybrane pozycje do żądanego folderu przed przejściem na następną stronę. Alternatywnie można zaznaczyć All (Wszystkie) lub wszystkie na stronie Page. 2. Kliknąć ikonę folderu Add To: (Dodaj do:) ( ) i wybrać właściwy folder z menu rozwijalnego. (H) 3. Odnośniki zostaną automatycznie dodane do wskazanego folderu. 1. W głównym obszarze nawigacji kliknąć przycisk Global Edit (Edycja globalna) ( ). 2. Wybrać odpowiednią opcję w References to Use (Pozycje do zastosowania). 3. Opcja Add (Dodaj) wyświetla się domyślnie. 4. Wybrać konkretne pole do edycji z listy rozwijalnej. (I) 5. Wpisać w okienku tekstowym dane, które chcemy dodać do pola. 6. Wybrać odpowiednią opcję postępowania z polem: Append to Existing Data (Dołącz do istniejących danych), Overwrite Existing Data (Zastąp istniejące dane) (wszystko, co aktualnie znajduje się w polu zostanie utracone), Leave Existing Data Alone (Pozostaw istniejące dane bez zmian) (jeśli pole zawiera dane, funkcja edycji pomija tę konkretną pozycję). 7. Kliknąć Add Data (Dodaj dane). Pomocna wskazówka: RefWorks pozwala także skorzystać z funkcji Move (Przenieś), Delete (Usuń) oraz Replace (Zastąp) w zakresie informacji znajdujących się we wpisach. Więcej informacji na temat dodatkowych funkcji edycji globalnej znaleźć można w pliku Help (Pomoc). Pomocna wskazówka: Odnośniki można przyporządkować do więcej niż jednego folderu.

5 Zarządzanie odnośnikami, współdzielenie odnośników (ciąg dalszy) RefWorks zapewnia narzędzia do organizowania, edytowania, wyszukiwania i przeglądania odnośników w bazie danych. Szybkie wyszukiwanie Funkcja szybkiego wyszukiwania służy do przeszukiwania wszystkich pól. W celu uzyskania jak najobszerniejszego zakresu wyników wszystkie wyszukiwane słowa łączone są łącznikiem OR (lub). Dodatkowo w kwerendach uwzględniane są części wyrazów i tak, wyszukiwanie słowa art." wygeneruje również wpisy zawierające słowa hart, part itd. Wyniki szybkiego wyszukiwania uszeregowane są zawsze według trafności. 1. Wprowadzić szukane terminy w polu Search your database (Przeszukaj bazę danych). 2. Kliknąć GO (Szukaj). 3. Wyniki zostaną wyświetlone z wyróżnieniem wyszukiwanych terminów. Pomocna wskazówka: W wyszukiwaniu mogą być uwzględnione tylko załączniki zapisane jako pliki.txt lub załączniki PDF zapisane w formacie.txt. Aby przeszukać załączniki, należy sprawdzić czy funkcja ich przeszukiwania jest aktywna kliknąć w tym celu na ikonę spinacza ( ) przy polu wyszukiwania. Wyszukiwanie zaawansowane Wyszukiwanie zaawansowane pozwala bez trudu przeszukiwać dane według pól (np. autor, tytuł, deskryptory), tworzyć kwerendy Boole'owskie (z operatorami AND, OR, NOT), a także ograniczać wyszukiwanie do konkretnego folderu lub folderów. Wyniki wyszukiwania zaawansowanego wyświetlane są domyślnie alfabetycznie według autorów (z wyróżnieniem szukanych fraz), chyba że zastosowano indywidualne ustawienie sortowania. Współdzielenie odnośników Uwaga: Aby opcja RefShare była dostępna, musi zostać włączona przez lokalnego administratora RefWorks. RefShare nie jest dostępna dla kont indywidualnych. Współdzielić można folder z odnośnikami lub całą bazę. 1. Kliknąć zakładkę Share (Udostępnianie) w głównym obszarze nawigacji. (K) 2. Wybrać folder, który chcemy udostępnić, klikając na ikonę Share (Udostępnianie) ( ). Aby udostępnić całą bazę, należy wybrać ikonę Share na głównym pasku nawigacji. Kliknąć OK. Uwaga: Foldery, które już zostały udostępnione, wyświetlają się z inną ikoną ( ). 3. Kliknąć ikonę Options (Opcje) ( ), aby zdefiniować ograniczenia nakładane na użytkowników korzystających z udostępnionych danych w RefShare. Kliknąć Save (Zapisz). 4. W celu udostępnienia kliknąć ikonę ( ). Otworzy się standardowy szablon wiadomości wraz z indywidualnym adresem URL, utworzonym do wybranego folderu RefShare. Wpisać adresy osób, z którymi chcemy współdzielić bibliografię. Wybrać opcję Send (Wyślij wiadomość). Pomocna wskazówka: Użytkownicy RefWorks mogą eksportować dane bezpośrednio z udostępnionego folderu na własne konto, jeśli jest to dozwolone. Właściciel folderu lub bazy określa opcje kontroli osób korzystających z udostępnionych zasobów w RefShare. 1. Kliknąć menu rozwijalne Search (Wyszukiwanie) i wybrać opcję Advanced (Zaawansowane). 2. Wprowadzić wyszukiwane terminy i odpowiednie pola do menu Advanced Search (Wyszukiwanie zaawansowane). Kliknąć ikonę ( ), aby dodać kolejne pola. (J) 3. Połączyć terminy stosownymi operatorami. 4. Zaznaczyć opcję All References (Wszystkie odnośniki) lub konkretne foldery do przeszukania. 5. Kliknąć Search (Wyszukiwanie). Pomocna wskazówka: Istnieje możliwości zapisywania opcji wyszukiwania. Opcje wyszukiwania można zapisać pod nazwą, by usprawnić wyszukiwanie ciągłe.

6 Tworzenie publikacji i bibliografii RefWorks tworzy bibliografie w ponad stylów w ciągu kilku sekund. Formatowanie bibliografii na podstawie listy pozycji Cytowanie automatyczne Write-N-Cite Uwaga: Opcja Write-N-Cite będzie uwidoczniona w interfejsie RefWorks 2.0 dopiero pod koniec roku Kliknąć przycisk Create Bibliography (Utwórz bibliografię). 2. Wybrać format docelowy (np. APA, MLA, Chicago itp.). 3. Wybrać Format a Bibliography from a List of References (Formatuj bibliografię na podstawie listy pozycji). 4. Zaznaczyć typ pliku, jaki ma być utworzony. 5. Wybrać formatowanie wszystkich swoich wpisów, wpisów z My List (Moja lista) lub z określonego folderu. 6. Kliknąć Create Bibliography (Utwórz bibliografię). 7. Otworzy się nowe okno z bibliografią. (L) 8. Zapisać bibliografię w komputerze lub na nośniku. Edycja lub tworzenie stylu docelowego Pozwala ona tworzyć publikacje z cytowaniem w tekście. 1. Otworzyć nowy pusty dokument w Microsoft Word. 2. Uruchomić Write-N-Cite. (N) 3. W dokumencie Microsoft Word umieścić kursor w miejscu, gdzie chcemy wstawić odnośnik i kliknąć Cite (Cytuj) obok pozycji na ekranie RefWorks. 4. Po zakończeniu zapisać dokument Microsoft Word. Pomocna wskazówka: Write-N-Cite III pozwala pracować nad publikacją i formatować bibliografię w trybie on-line ORAZ off-line. Funkcja Write-N-Cite III jest dostępna tylko dla użytkowników systemu operacyjnego Windows. Wersja Write-N-Cite v2.5 jest dostępna dla użytkowników Mac. Aby rozpocząć korzystanie z Write-N-Cite, należy najpierw pobrać to narzędzie z menu rozwijalnego Tools (Narzędzia). Aby skorzystać z dostępnych opcji pracy off-line, należy najpierw pobrać bazę w trybie on-line. Więcej informacji znaleźć można w pliku Help (Pomoc). Write-N-Cite bibliografia RefWorks udostępnia setki stylów docelowych do wyboru. Jeśli żaden z tych stylów nie odpowiada Państwa potrzebom, mogą Państwo przy pomocy edytora stylu (Output Style Editor) stworzyć własne style bibliografii, tj. stworzyć zupełnie nowy styl lub zmodyfikować styl istniejący stosownie do potrzeb. 1. Z menu rozwijalnego Bibliography (Bibliografia) na pasku narzędzi wybrać opcję Output Style Editor (Edytor stylów). 2. Wybrać odpowiedni styl (Style) do edycji z menu rozwijalnego lub kliknąć przycisk New (Nowy). (M) W menu Help (Pomoc) uzyskać można dodatkową pomoc w zakresie tworzenia lub edytowania nowych stylów bibliografii. 1. Uruchomić Write-N-Cite. 2. Kliknąć opcję Bibliography (Bibliografia) i wybrać styl docelowy. (O) 3. Kliknąć Create Bibliography (Utwórz bibliografię). Dokument zostanie odświeżony z prawidłowym formatowaniem i z bibliografią. 4. Zapisać dokument Microsoft Word.

7 Tworzenie publikacji i bibliografii RefWorks tworzy bibliografie w ponad 1000 stylów w ciągu kilku sekund. Podgląd wiersza/cytatu w publikacji Eksport bezpośredni dostępny z następujących źródeł: 1. Kliknąć ikonę Cite (Cytuj) ( ) po prawej stronie stosownego odnośnika. Pojawi się okno podglądu cytatu, zawierające cytat w skróconym formacie. 2. Aby zacytować drugi odnośnik w tej samej lokalizacji, wystarczy kliknąć ikonę Cite (Cytuj) przy jakimkolwiek innym odnośniku. Użytkownicy komputerów Mac muszą kliknąć dwukrotnie pierwsze kliknięcie uruchamia program RefWorks, drugie wykonuje funkcję Cite (Cytuj). 3. Po wybraniu wszystkich potrzebnych odnośników do danego cytatu kliknąć przycisk Select (Wybierz). (P) 4. Cytat wystarczy przeciągnąć i upuścić do dokumentu. Można też przejść do naszego edytora tekstu, kliknąć dokument, do którego ma być wstawiony cytat i wkleić cytat przy pomocy polecenia Paste (Wklej). 5. Przed utworzeniem następnego cytatu koniecznie wyczyścić zawartość okna podglądu cytatu. 6. Kliknąć ikonę View (Pokaż) ( ), aby przejrzeć cały odnośnik i skorzystać z polecenia Edit (Edycja), jeśli chcemy wprowadzić zmiany. Podgląd wiersza/cytatu w bibliografii 1. Zapisać utworzony dokument przed sformatowaniem publikacji i bibliografii. 2. Kliknąć przycisk Bibliography (Bibliografia) w programie RefWorks. 3. Zaznaczyć potrzebny Output Style (Styl docelowy) i skorzystać z opcji Format Paper and Bibliography (Formatuj publikację i bibliografię), aby wyszukać dokument. 4. Cytat wystarczy przeciągnąć i upuścić do dokumentu. Można też przejść do naszego edytora tekstu, kliknąć dokument, do którego ma być wstawiony cytat i wkleić cytat przy pomocy polecenia Paste (Wklej).