SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /16 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym na obsługę konferencji pt. BEZPIECZEŃSTWO ENERGETYCZNE, JAKO SPÓJNY SYSTEM PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH POIIŚ organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniu 12 października 2016r., polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej w dniu 12 października 2016r. dla nie mniej niż 80 uczestników i nie więcej niż 120 uczestników. Obiekt zlokalizowany w Krakowie na terenie Starego Miasta. TRYB POSTĘPOWANIA: przetarg nieograniczony o wartości poniżej euro, szacowania dokonano zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) (j.t.: Dz. U. z 2015r., poz. 2164) - art. 39 w nawiązaniu z art. 5 ustawy Pzp. Zamówienie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko PRZETARG OGŁOSZONO: - w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronie portalu UZP: ; - na stronie internetowej Zamawiającego; - na tablicy w siedzibie Zamawiającego. DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (kod CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i Konferencji, Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, 1

2 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. 1. Opis przedmiotu zamówienia warunki i wymagania. Świadczenie usługi w zakresie organizacji spotkań i konferencji, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną dla nie mniej niż 80 i nie więcej niż 120 osób. Całość usługi świadczona w jednym budynku. Miejsce świadczenia usługi musi być zlokalizowane w Krakowie na terenie Starego Miasta, w obszarze ograniczonym Plantami oraz liną ulic Franciszkańskiej i Dominikańskiej. Termin: 12 października 2016 r. 1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia (tj. m.in.: toalet, klatki schodowej, wind itp.): Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna, dla co najmniej 120 osób o powierzchni nie mniejszej niż 120 m 2. Ustawienie krzeseł: w układzie teatralnym. Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 2 szt., ekran), stały dostęp do internetu (np. poprzez WiFi). W sali musi znajdować się stół/stoły dla osób prowadzących konferencje (maksymalnie 8 osób). Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne podczas całego okresu trwania konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg wskazań Zamawiającego. Miejsce na recepcję przeznaczoną dla Zamawiającego musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Wykonawca nieodpłatnie udostępni miejsce gdzie będzie można zorganizować szatnię. Wykonawca zapewni udostępnienie wieszaków na odzież wierzchnią. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 80 nie więcej niż 120 osób: W skład usługi gastronomicznej wchodzą: Ramowy harmonogram konferencji 8:30 9:30 Rejestracja, poczęstunek powitalny 11:00 13:00 Sesja I 10:30 10:45 Przerwa kawowa 10:45 12:15 Sesja II 12:15 13:00 Obiad 2

3 13:00 14:00 Sesja III 14:00 14:15 Przerwa kawowa 14:15 15:30 Sesja IV 15:30 16:00 Koniec konferencji z przerwą kawową Obiad (1 raz). Obiad w postaci szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco lub stojąco, składający się z co najmniej dwóch rodzajów zup oraz możliwość wyboru z co najmniej dwóch dań głównych (różne rodzaje mięs, ryb), dodatków oraz sałat i surówek) w tym jedno bezmięsne, dodatku w ilości co najmniej 250 g na osobę w postaci ziemniaków, frytek, ryżu, klusek śląskich itp. oraz zestawu surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150 g na osobę + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie należy przedstawić 3 (trzy) propozycje zestawów obiadowych podzielonych na zupy, drugie dania oraz deser. Cenę należy podać w przeliczeniu na jednego uczestnika. Wśród propozycji należy uwzględnić dania wegetariańskie. Obiad powinien być zorganizowany w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Podczas obiadu wymagana jest obsługa kelnerska Przerwa kawowa serwowana w sposób ciągły od porannej rejestracji uczestników konferencji do zakończenia konferencji. Usługa musi zawierać: gorącą kawę, herbatę w torebkach (co najmniej 4 rodzaje herbat w tym jeden rodzaj herbaty owocowej i jeden rodzaj herbaty zielonej), śmietanka/mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe 100% (co najmniej 3 rodzaje), wybór ciastek deserowych (co najmniej 3 rodzaje), tartinki (co najmniej 4 sztuki / 1 osobę podczas poczęstunku powitalnego). Zorganizowane w postaci bufetu (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników konferencji). W ofercie należy przedstawić 2 (dwie) propozycję dotyczące poczęstunku powitalnego (propozycje zestawów tartinek) oraz 1 (jedną) propozycję dotycząca przerwy kawowej Inne postanowienia: Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np. słodycze firmowe). Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 3 października 2016r. Dokładny harmonogram konferencji (powitania gości, przerw kawowych i obiadu) zostanie podany przez Zamawiającego w terminie do 3 października 2016r. 3

4 Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie na podstawie zgłoszonej liczby uczestników. Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego zawartych w SIWZ. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje: Wniesienia wadium w postępowaniu, Zawarcia umowy ramowej, Ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, Wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, Wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 6. Warunki wymagane od Wykonawców. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełniają warunki określone w niniejszej specyfikacji. Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta oraz składane wraz z ofertą dokumenty muszą być złożone w języku polskim, z wyjątkiem prospektów, folderów i innych materiałów Wykonawcy. Wymogu języka polskiego nie będą naruszać podane w ofercie i dokumentach składanych wraz z ofertą nazwy własne. Jako opis obiektu hotelu uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli zostaną złożone wraz z ofertą. Będą one traktowane, jako załączniki do oferty. Treść oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 4

5 7. Warunki udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące (zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych): 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp zostanie dokonana w następujący sposób: i. za spełniający warunek posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat (w okresie od stycznia 2013 r. do dnia poprzedzającego złożenie oferty), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej trzy zamówienia polegające na organizacji spotkań zamkniętych, konferencji, spotkań biznesowych dla firm i instytucji publicznych, przy czym wartość każdego zamówienia nie może być niższa niż ,00 zł brutto; ii. za spełniający warunek dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zostanie uznany Wykonawca, który dysponuje osobą odpowiedzialną za organizację spotkania, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny. Wskazane przez Wykonawcę osoba będzie uczestniczył w ewentualnych spotkaniach z Zamawiającym, organizowanych na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy, w przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba w trakcie realizacji projektu. Spotkania, co do zasady będą odbywały się w siedzibie Zamawiającego albo w miejscu realizacji spotkania, chyba, że Zamawiający postanowi inaczej. iii. na spełnienie warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej Zamawiający nie stawia żadnych wymagań poza złożeniem odpowiedniego oświadczenia. 3. W przypadku oferty wspólnej Wykonawców warunek wiedzy i doświadczenia lub dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia musi spełniać przynajmniej jeden z wykonawców. 4. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawców będzie dokonana w oparciu o kompletność i prawidłowość złożonych oświadczeń i dokumentów, jakich żąda Zamawiający i zostanie dokonana na podstawie treści tych dokumentów według formuły (spełnia/ nie spełnia). Oświadczenia i dokumenty będą badane pod względem formalnoprawnym, pod względem ich 5

6 aktualności, a także czy informacje w nich zawarte potwierdzają spełnienie wymagań Zamawiającego. 5. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie (wzór stanowi załącznik nr 6 do SIWZ) tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. W przypadku powoływania się przez Wykonawcę na wiedzę i doświadczenie i/lub osobach zdolnych do wykonania zamówienia podmiotów trzecich przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu, należy pamiętać, iż podmiot z którego potencjału Wykonawca korzysta musi uczestniczyć w wykonywaniu przedmiotowego zamówienia. Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia dokumentów dotyczących tych podmiotów w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, określonym w pkt. 8 ppkt. B niniejszej SIWZ (tj. i. oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Pzp; ii. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji). Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 8. Dokumenty wymagane. A. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy Pzp, Wykonawca składa następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 2 do SIWZ; wykaz wykonanych głównych ustaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 5 do SIWZ; dowody potwierdzające, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie; pisemne zobowiązanie innych podmiotów (jeżeli dotyczy), zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, do oddania Wykonawcy, do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy 6

7 wykonywaniu zamówienia załącznik nr 6 do SIWZ. B. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Pzp składają następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy, o braku podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej: oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych załącznik nr 4 do SIWZ. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa wyżej składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Za aktualne w rozumieniu niniejszego punktu uznaje się dokumenty wystawione lub sporządzone z datą nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się powyższych dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Wyżej wymienione oświadczenia i dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. C. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Wykonawcy składają następujące dokumenty: opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym sali konferencyjnej i foyer oraz podać dokładną powierzchnię proponowanej sali); proponowane szczegółowe menu (z wykorzystaniem załącznika nr 1a do SIWZ): 1 poczęstunek na powitanie gości (tartinki) 2 propozycje, przerwa kawowa serwowana w sposób ciągły - 1 propozycja, 7

8 1 obiad w formie szwedzkiego stołu 3 propozycje. D. Jeżeli Wykonawca w złożonej ofercie podaje informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr 47, poz. 211 z późn. zm.) dalej ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - i chce, aby wskazane informacje nie podlegały ujawnieniu osobom trzecim, powinien co do tych informacji złożyć oświadczenie o ich zastrzeżeniu, jako informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie Wykonawcy nie może dotyczyć informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jak też dotyczyć nazwy Wykonawcy (firmy), jego adresu, oraz oferowanej ceny. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa muszą zostać oznaczone i umieszczone w osobnej, wewnętrznej kopercie z napisem Tajemnica przedsiębiorstwa. Oświadczenie o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy załączyć do oferty. E. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu. W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumencie rejestracyjnym Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym zamówieniu. F. Dokumenty wymagane w przypadku składania oferty wspólnej. W odniesieniu do wymagań postawionych przez Zamawiającego, każdy z przedsiębiorców wchodzący w skład grupy Wykonawców składających ofertę, oddzielnie musi udokumentować, że nie podlega wykluczeniu. Natomiast warunki udziału w postępowaniu muszą być spełnione przez wszystkich Wykonawców wspólnie, W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - dokument stwierdzający ustanowienie przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 23 ust.2 ustawy Pzp), Pełnomocnictwo w celu ustalenia podmiotu uprawnionego do występowania w imieniu grupy Wykonawców (wg. Kodeksu cywilnego - art. 98), Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu 8

9 Wykonawców składających wspólną ofertę, Pełnomocnictwo może dotyczyć zarówno reprezentowania wszystkich Wykonawców składających wspólną ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jak i podpisania w ich imieniu umowy o zamówienie publiczne. Jeżeli pełnomocnictwo upoważnia jedynie do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu, to przed podpisaniem umowy z Zamawiającym wymagane będzie złożenie umowy, w której określone będą prawa i obowiązki poszczególnych Wykonawców, Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z pełnomocnikiem, Zgodnie z treścią art. 141 ustawy Pzp Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 9. Sposób sporządzenia oferty i obliczenia ceny. Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym załącznik nr 1 do SIWZ oraz musi zawierać: nazwę i adres Wykonawcy, cenę oferty brutto; - Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). - Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w SIWZ usługi. - Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego opisanych w SIWZ, przy założeniu uczestniczenia w konferencji maksymalnej liczny uczestników (czyli 120 osób). - Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru, których dostawa będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku VAT (tzw. mechanizm odwróconego VAT ). - Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Wyszczególnienie wymagań określonych w SIWZ przez Zamawiającego. Wszystkie wymagane dokumenty określone w pkt. 8 SIWZ. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Oferta wraz z załącznikami musi być zgodna zarówno w sposobie jej sporządzenia, jak i zawartości merytorycznej i treści z ustawą Pzp i ze wszystkimi postanowieniami niniejszej SIWZ. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy 9

10 dołączyć właściwe umocowanie prawne. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom określonym w SIWZ. 10. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena oferty brutto - 60% Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = x 60 pkt cena przedstawiona w ofercie b) Zabytkowość obiektu - 20 % Oferta podlegać będzie ocenie ze względu na zabytkowy charakter obiektu, w którym odbędzie się konferencja. Za zabytkowy obiekt uznany będzie taki, który wpisany został do Rejestru zabytków nieruchomych miasta Krakowa lub Gminnej ewidencji zabytków miasta Kraków. Za spełnienie tego warunku będzie przyznawane 20 pkt. c) Powierzchnia sali konferencyjnej 10% Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: powierzchnia sali przedstawiona w ofercie Wc = x 10 pkt największa powierzchnia sali z pośród wszystkich ofert d) Ocena zaproponowanego menu - 10 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia arytmetyczna wyliczona z wszystkich przyznanych punktów przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 10%. 10

11 suma wszystkich punktów Wc = x 10 pkt 100 x liczba członków komisji Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprezy - zróżnicowanie proponowanego menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 11. Termin realizacji zamówienia: organizacja konferencji w dniu 12 października 2016r. 12. Termin związania ofertą - 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 13. Miejsce oraz termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 25 lipca 2016 do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem Przetarg nieograniczony na obsługę konferencji pt. BEZPIECZEŃSTWO ENERGETYCZNE, JAKO SPÓJNY SYSTEM PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH POIIŚ organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniu 12 października 2016r., polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej w dniu 12 października 2016r. dla nie mniej niż 80 uczestników i nie więcej niż 120 uczestników. Obiekt zlokalizowany w Krakowie na terenie Starego Miasta, nr sprawy DZ /16. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 14. Miejsce i termin otwarcia ofert. Otwarcie ofert nastąpi dnia 25 lipca 2016 o godz w siedzibie Instytutu, I p, pok

12 15. Porozumiewanie się z Wykonawcami. Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy, ul. Lubicz 25 A, Kraków lub fax (12) lub pocztą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza otrzymanie pism faksem lub drogą elektroniczną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. a) Monika Stachnik od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, przetargi@inig.pl ; b) Elżbieta Turek od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, przetagi@inig.pl ; c) Tomasz Kusia od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, przetargi@inig.pl. Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, zgodnie z art. 38 ustawy Pzp, chyba, że pytanie wpłynęło do Zamawiającego na mniej niż 6 dni przed upływem terminu składania ofert lub na 2 dni przed upływem terminu składania pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy wpisać znak postępowania: DZ /16. Zgodnie z brzmieniem art. 27 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują sobie pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, na adres wskazany powyżej. Zamawiający nie udzieli żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemnego trybu postępowania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, dokonać zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wprowadzone w ten sposób zmiany lub uzupełnienia zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego: Wszelkie uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, jak również pytania Wykonawców wraz z wyjaśnieniami stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert, jeżeli będzie 12

13 to niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian wynikających ze zmiany treści SIWZ, Zamawiający zawiadomi na stronie internetowej. Wszelkie prawa i zobowiązania Wykonawców odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. 16. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę Zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt. 2 ustawy Pzp: Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie: nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty ( ) Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszej specyfikacji oraz danych i cen zawartych w ofercie - wzór umowy stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. Zamawiający nie przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 17. Środki ochrony prawnej Wobec treści ogłoszenia Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Zakres czynności, na jakie dopuszczalne jest wniesienie odwołania określają zapisy art. 180 ustawy Pzp. 18. Ogłoszenia wyników przetargu. Wyniki postępowania zostaną ogłoszone zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych - wszyscy Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne zostaną powiadomieni w formie pisemnej, na stronie internetowej INiG - PIB oraz w miejscu publicznie dostępnym. 19. Załączniki do SIWZ Nr 1 Formularz cenowy, Nr 1a Formularz proponowanego menu, Nr 2 Oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, Nr 3 Oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, Nr 4 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp (tzw. grupy kapitałowe), 13

14 Nr 5 Doświadczenie wykaz usług, Nr 6 Zobowiązanie podmiotu trzeciego, Nr 7 Wzór umowy.... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 13 lipca 2016r. 14

15 Załącznik nr 1 do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w SIWZ na następujących warunkach: Miejsce realizacji usługi (należy podać dokładny adres):... Pozycja, pod którą zaewidencjonowany został obiekt (miejsce realizacji usługi) w: - Gminnej ewidencji zabytków miasta Kraków ( lub - Rejestrze zabytków nieruchomych miasta Krakowa ( Powierzchnia oferowanej Sali konferencyjnej(należy podać powierzchnię wynikająca z dokumentacji obiektu):.. m Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na 120 osób zgodnie z pkt. 1.1 SIWZ. Cena netto za wynajem sali w dniu 12 października 2016r.:... zł /słownie: Cena netto poczęstunku powitalnego dla gości zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto poczęstunku powitalnego dla gości za 120 osób:... zł /słownie: Cena netto obiadu w formie szwedzkiego stołu zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie:... 15

16 5. Łączna cena netto obiadu w formie szwedzkiego stołu za 120 osób:... zł /słownie: Cena netto trzech przerw kawowych zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto trzech przerw kawowych za 120 osób:... zł /słownie:... Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa konferencji organizowanej przez INiG - PIB* netto:. + VAT 23% właściwa dla takiej usługi brutto: zł/ słownie: * należy zsumować punkt 1,3,5,7 Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego (oświadczenie poniżej), wskazując nazwę (rodzaj) towaru, których dostawa będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku VAT. Wybór naszej oferty nie będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług.*) lub Wybór naszej oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w związku z tym podajemy wartość bez kwoty podatku VAT. Poniżej wskazujemy nazwę/rodzaj towaru*) Nazwa/rodzaj towaru: Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Termin realizacji zamówienia: 12 października 2016 r. Osoba odpowiedzialna za organizację spotkania, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny. Wskazane przez Wykonawcę osoba będzie uczestniczył w ewentualnych spotkaniach z Zamawiającym, organizowanych na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy, w przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba w trakcie realizacji projektu. Spotkania, co do zasady będą odbywały się w siedzibie Zamawiającego albo w miejscu realizacji spotkania, chyba, że Zamawiający postanowi inaczej:

17 tel.:...., fax/ .. Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 3 października 2016r. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę / rachunek (lub zgodnie z prośbą Zamawiającego dwie odrębne faktury/ rachunki) za realizację przedmiotu zamówienia za świadczone usługi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki podatku od towarów i usług. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie niezbędne informacje konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia wraz z załączonymi do niej dokumentami i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. Oświadczamy, że zawarty w SIWZ istotne dla Zamawiającego postanowienia do umowy (załącznik nr 7 do SIWZ) został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach w nich określonych. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w warunkach udziału w postępowaniu, tj. 30 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik 2); oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik 3); oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp (załącznik 4); wykaz wykonanych głównych ustaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (załącznik nr 5) wraz z dowodami potwierdzającymi, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie; aktualny odpis z właściwego rejestru oraz 17

18 opis obiektu (opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym sali konferencyjnej i foyer oraz podać dokładną powierzchnię proponowanej sali); proponowane szczegółowe menu - 1 poczęstunek na powitanie 2 propozycje, - 3 przerwy kawowe 1 propozycja, - 1 obiad w formie szwedzkiego stołu 3 propozycje zestawów; Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 18

19 (Pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 2 do SIWZ OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NA PODSTAWIE ART. 22 UST. 1 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na..: oświadczam, że: spełniamy wszystkie warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, tj. spełniamy warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 19

20 (Pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 3 do SIWZ OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na..: oświadczam, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 20

21 (Pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 4 do SIWZ OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 2 PKT. 5 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na..: informujemy, że: nie należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.).* należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.) i w załączeniu przedkładamy listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.* Miejscowość..., dnia r. * niepotrzebne skreślić... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 21

22 (Pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 5 do SIWZ WYKAZ USŁUG (WIEDZA I DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY) Wykaz wykonanych głównych usług w zakresie niezbędnym do spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia tj.: jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat (w okresie od stycznia 2013 r. do dnia poprzedzającego złożenie oferty), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej trzy zamówienia polegające na organizacji spotkań zamkniętych, konferencji, spotkań biznesowych dla firm i instytucji publicznych, przy czym wartość każdego zamówienia nie może być niższa niż ,00 zł brutto. Lp Nazwa i adres Zlecającego Opis wykonanych usługi Wartość zamówienia brutto Okres świadczenia usługi (data rozpoczęcia data zakończenia) Dowody potwierdzające, iż wykazane usługi zostały wykonane należycie stanowi załącznik do niniejszego wykazu. Tylko zamówienia potwierdzone tymi dowodami będą uwzględniane w ocenie spełnienia tego warunku. Dowodami, o których wyżej mowa, są: poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych dostaw okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; oświadczenie Wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym wyżej mowa. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w wykazie wykonanych dostaw zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. Zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczynanych w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, Wykonawca, w miejsce poświadczeń, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, może przedkładać dokumenty potwierdzające należyte wykonanie dostaw, określone w 1 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013r., poz. 231). Miejscowość..., dnia r... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 22

23 Załącznik nr 6 do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) ZOBOWIĄZANIE INNYCH PODMIOTÓW (jeżeli dotyczy) Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na przetargu nieograniczonego na. Na mocy art. 26 ust. 2b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t - Dz. U. z 2013, Poz. 907 z późn. zm.)... (nazwa, adres podmiotu udzielającego zobowiązania) zobowiązujemy się do udostępnienia: a) wiedzy i doświadczenia b) osoby zdolnej do wykonania zamówienia firmie:... (pełna nazwa i adres) która występuje jako Wykonawca w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ogłoszonego przez Instytut Nafty i Gazu- Państwowego Instytutu Badawczego w Krakowie. W zakresie udostępnienia wiedzy i doświadczenia i/lub dysponowania osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia nasze zobowiązanie obejmuje udział przy wykonywaniu zamówienia: a) w następującym zakresie:... b) będzie wykorzystanie przez Wykonawcę w następujący sposób: c) będzie wykonywane przez okres: d) na podstawie następującego charakteru stosunku nas łączącego:... Zamawiający nie żąda od Wykonawcy przedstawienia dokumentów dotyczących tych podmiotów w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, określonym w pkt 8 ppkt. B SIWZ. Zgodnie z art. 26 ust. 2e podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z ust 2b odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. Miejscowość i data:.. (podpis i pieczęć osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu udostępniającego) 23

24 Załącznik nr 7 do SIWZ WZÓR UMOWY nr DZ /16 zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-053), ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , NIP: , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu - prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską, 2. zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowana w..., NIP:.., reprezentowaną przez: zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony wyłonioną w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego nr DZ /16, na podstawie art. 39 ustawy Prawo zamówień publicznych w nawiązaniu z art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2015r., poz. 2164), zwani w dalszej części łącznie "Stronami". Zamówienie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do: obsługi konferencji pt. BEZPIECZEŃSTWO ENERGETYCZNE, JAKO SPÓJNY SYSTEM PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH POIIŚ organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniu 12 października 2016r., polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej w dniu 12 października 2016r. dla nie mniej niż 80 uczestników i nie więcej niż 120 uczestników. Obiekt zlokalizowany w Krakowie na terenie Starego Miasta 24

25 na rzecz Zamawiającego w terminie, miejscu i na warunkach określonych w SIWZ oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi:.. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust. 2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 3 października 2016 r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona podstawie zgłoszonej liczby uczestników przez Zamawiającego. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia (tj. fakturę za usługę w zakresie organizacji konferencji - 23% podatku od towarów i usług VAT). 6. Wykonawca wystawi na prośbę Zamawiającego jeden lub dwa odrębne rachunki/faktury za wykonaną usługę. W przypadku wystawienia dwóch rachunków/faktur, Wykonawca wystawi je na: a) na Zamawiającego, b) na Ministerstwo Energii. Podział rachunku/faktury będzie przeprowadzony w sposób procentowy. O decyzji co do wystawieniu dwóch odrębnych rachunków/faktur Wykonawca zostanie poinformowany do dnia 3 października 2016 r. Do tego też dnia zostanie dostarczone zobowiązanie Ministerstwa Energii do zapłacenia wystawionego rachunku/faktury. 7. Zapłata wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy nastąpi przelewami na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na rachunku/fakturze w terminie 14 dni od daty jego/jej otrzymania. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za terminy płatności dokonywane przez Ministerstwo Energii. 8. Za datę zapłaty uważa się datę dokonania przez Zamawiającego przelewu bankowego (obciążenie rachunku Zamawiającego). Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy. 3 25

26 4 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; b) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonych w 1 oraz załączniku do umowy w wysokości 1% wartości netto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary. 4. Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury wystawionej dla Zamawiającego Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 26

27 Załącznik nr 1a do SIWZ Pieczęć Wykonawcy Proponowane menu dla uczestników konferencji pt. BEZPIECZEŃSTWO ENERGETYCZNE, JAKO SPÓJNY SYSTEM PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH POIIŚ organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniu 12 października 2016r., dla nie mniej niż 80 uczestników i nie więcej niż 120 uczestników. Poczęstunek na powitanie gości (1 raz): Usługa musi zawierać: gorącą kawę, herbatę w torebkach (co najmniej 4 rodzaje herbat w tym jeden rodzaj herbaty owocowej i jeden rodzaj herbaty zielonej), śmietanka/mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe 100% (co najmniej 3 rodzaje), wybór ciastek deserowych (co najmniej 3 rodzaje), tartinki (co najmniej 4 sztuki / 1 osobę podczas poczęstunku powitalnego). Należy przedstawić 2 propozycję dotyczące poczęstunku powitalnego (propozycje zestawów tartinek) Obiad (1 raz): Obiad w postaci szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco lub stojąco, składający się z co najmniej dwóch rodzajów zup oraz możliwość wyboru z co najmniej dwóch dań głównych (różne rodzaje mięs, ryb), dodatków oraz sałat i surówek) w tym jedno bezmięsne, dodatku w ilości co najmniej 250 g na osobę w postaci ziemniaków, frytek, ryżu, klusek śląskich itp. oraz zestawu surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150 g na osobę + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). Należy przedstawić 3 propozycje zestawów obiadowych w podziale na zupę, drugie danie oraz deser:

28 3.. Przerwa kawowa (3 razy): Usługa musi zawierać: gorącą kawę, herbatę w torebkach (co najmniej 4 rodzaje herbat w tym jeden rodzaj herbaty owocowej i jeden rodzaj herbaty zielonej), śmietanka/mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe 100% (co najmniej 3 rodzaje), wybór ciastek deserowych (co najmniej 3 rodzaje). Przerwa kawowa serwowana w sposób ciągły od porannej rejestracji uczestników konferencji do zakończenia konferencji i zorganizowana w formie bufetu. Należy przedstawić 1 propozycję przerwy kawowej: Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 28