O D P O W I E D Ź na zapytania w sprawie SIWZ nr 2 oraz ZMIANA SIWZ TERMINU SKŁADANIA i OTWARCIA OFERT

Transkrypt

1 Sekcja Zamówień Publicznych faks: Pismo: NZ/43/D/N/P/2013/244/2013 Limanowa dnia: Wszyscy zainteresowani O D P O W I E D Ź na zapytania w sprawie SIWZ nr 2 oraz ZMIANA SIWZ TERMINU SKŁADANIA i OTWARCIA OFERT Informujemy, iż w dniu wpłynęła prośba o wyjaśnienie zapisu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 38 ust. 2 przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (T.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) w trybie przetarg nieograniczony, na: Dostawa, instalacja i wdrożenie Radiologicznego Systemu Informatycznego (RIS), Systemu Archiwizacji i Dystrybucji Obrazów (PACS) wraz z serwisem i nadzorem autorskim i integracją systemu RIS ze Szpitalnym Systemem Informatycznym (HIS Infomedica), Treść wspomnianej prośby jest następująca: I. Dot. parametrów technicznych: Dot. Zał. nr 9 pkt. 4 ppkt.5.: "Oprogramowanie sterujące urządzenia zapewniające automatyczną produkcję płyty z badaniem inicjowaną bezpośrednio z oprogramowania systemu stacji diagnostycznej oraz dowolnej innej stacji roboczej" Czy Zamawiający dopuści rozwiązanie polegające na inicjowaniu nagrywania z systemu RIS? Dot. Zał. nr 9 pkt.1.: "Instalacja systemu w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oraz przeniesienie elementów obecnego systemu do tej lokalizacji" Prosimy o doprecyzowanie, które elementy obecnego systemu należy przenieść? Odpowiedź: Dotychczasowy serwer RIS/PACS oraz urządzenie NAS. Dot. Zał. nr 8 pkt.i.4.: "Usuniecie awarii (oprogramowania lub sprzętu) w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od zgłoszenia" Prosimy o zmianę sformułowania na "Usuniecie awarii krytycznej (oprogramowania lub sprzętu) w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od zgłoszenia." Odpowiedź: Zamawiający zmienia zapis: Usuniecie awarii (oprogramowania lub sprzętu) w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od zgłoszenia. Usuniecie awarii krytycznej (oprogramowania lub sprzętu) w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od zgłoszenia oraz usunięcie pozostałych awarii w czasie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od zgłoszenia. Dot. Zał. nr 8. pkt.i.17: "W przypadku zakupu nowych urządzeń medycznych wymagających podłączenia do systemów Wykonawca Wykona w ramach obowiązującej umowy podłączenia do trzech takich urządzeń." Czy Zamawiający przez podłączenie urządzeń rozumie tylko podłączenie do systemu PACS, czy również założenie nowej pracowni w RIS? Odpowiedź: Podłączenie urządzeń obejmuje zarówno podłączenie do PACS jak i konfiguracja w RIS. Dot. Zał. nr 8 pkt.ii.6: "Wykonawca jest zobowiązany do stosowania wszystkich przepisów i regulaminów obowiązujących u Zamawiającego, które mogą mieć zastosowanie w realizacji niniejszego zamówienia, w tym obowiązujących wykładni prawnych lub wskazówek jednostek nadrzędnych (np. Narodowy Fundusz Zdrowia, Ministerstwo Zdrowia, Samorządowy Wydział Zdrowia, Organ Założycielski, inne)." Czy Zamawiający udostępni do wglądu obowiązujące u niego przepisy i regulaminy wewnętrzne? Odpowiedź: Tak, na etapie realizacji zamówienia Strona 1/5

2 Dot. Zał. nr 7 pkt.8: "Wykonawca dokona przeniesienia danych z obecnie pracujących systemów PACS, tj.: danych obrazowych - do nowo zainstalowanych w terminie do 3 miesięcy od podpisania umowy." Czy Zamawiający posiada dostęp administracyjny do obecnie użytkowanej aplikacji PACS? Jaki jest wolumen danych do przeniesienia (ilość badań, rozmiar w GB/TB)? Odpowiedź: Tak, Zamawiający posiada dostęp administracyjny do obecnie użytkowanej aplikacji PACS. Aktualny wolumen danych to: 734 płyty DVD (4,3gb) z obrazami w formacie DICOM, 3TB obrazów w formacie DICOM na urządzeniu NAS w tym część danych również znajduje się na ww. płytach DVD. Dot. Zał. nr 7 pkt.9: "Wykonawca utworzy archiwum z obecnie pracującego systemów RIS, tj.: danych obrazowych (JPG), opisów, danych pacjenta wraz z wszelkimi wprowadzonymi zmianami na nowo instalowanym serwerze w terminie do 3 miesięcy od podpisania umowy. Archiwum ma mieć możliwość minimum: Wyszukiwania badań po dacie badania, numerze PESEL, imieniu i nazwisku pacjenta Prezentowania danych: imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, przedmiot badania/usługa, data wykonania badania, opis badania, lekarz kierujący, lekarz zlecający oraz obrazu referencyjny(jpg) o ile jest dostępny." Czy Zamawiający dostarczy próbkę danych w celu określenia pracochłonności importu? Czy Zamawiający zapewni dostęp do danych obrazowych umożliwiający ich import do systemu? Jaki jest wolumen danych do przeniesienia? Odpowiedź: Zamawiający nie dostarczy próbki danych z uwagi na charakter danych. Zamawiający udostępni nośniki DVD oraz dostęp administracyjny do serwera RIS/PASC na etapie realizacji zamówienia; szacunkowo jest zarejestrowanych badań w RIS w tym 106 płyt DVD (4,3gb) z obrazami referencyjnymi oraz opisami badań. Dot. Zał. nr 7 pkt.6: "Z przeprowadzonych szkoleń wykonawca przedstawi listę obecności i protokół z testów potwierdzających skuteczność szkolenia." Czy Zamawiający przez "testy potwierdzające skuteczność szkolenia" rozumie test sprawdzający wiedzę uczestników szkolenia przeprowadzony po jego zakończeniu? Dot. Zał. nr 4: Prosimy Zamawiającego o doprecyzowanie, na jakiej stacji z zał. nr 6 ma zostać zainstalowane oprogramowanie z zał. nr 4 oraz prośba o podanie parametrów tej stacji (w celu weryfikacji czy zaproponowane oprogramowanie będzie można na niej zainstalować, czy będzie konieczne doposażenie tej stacji). Odpowiedź: Oprogramowanie z załącznika nr 4 ma być zainstalowane na: dwóch stacjach opisowych Maxdata wykazanych w załączniku nr 6 pozycja II.4 o parametrach: Procesor Pentium 4 3.0GHz, RAM 2 GB, Windows XP Pro. Na stacji roboczej wskazanej na etapie realizacji zamówienia o parametrach Procesor Pentium G GHz, RAM 2 GB, Windows XP Pro. Dot. Zał. Nr 8 pkt. 11: Czy Zamawiający wyrazi zgodę, aby następującą treść: "Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru kontaktów z Zamawiającym, obejmujący w szczególności: rozmowy telefoniczne, pisma, zmiany konfiguracji oprogramowania oraz wykonane czynności serwisowe, co będzie załącznikiem do co miesięcznego rozliczenia usługi serwisowej" zastąpić treścią o następującym brzmieniu: "Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do systemu zgłoszeń, w którym użytkownik będzie miał dostępne dane m.in. na temat kontaktów z Zamawiającym, obejmujący w szczególności: rozmowy telefoniczne, pisma, zmiany konfiguracji oprogramowania oraz wykonane czynności serwisowe"? II. dot. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: Dot. pkt. 7. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ INNYCH WYMAGANYCH DOKUMENTÓW ppkt c.: "c. instrukcje obsługi w języku polskim w formie elektronicznej" Czy Zamawiający dopuści dostarczenie instrukcji obsługi w języku polskim w formie elektronicznej na etapie wdrożenia systemu RIS/PACS wraz z integracją? Dot. pkt. 7. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ INNYCH WYMAGANYCH DOKUMENTÓW ppkt d.: "d. dokument autoryzowany przez producenta HIS Infomedica, potwierdzający że oferowane systemy RIS/PACS integrują się z systemem HIS Infomedica funkcjonującym u Zamawiającego" Zamawiający wymaga dokumentu autoryzowanego przez producenta HIS. Czy Zamawiający dopuści dokument autoryzowany przez przedstawiciela producenta, autoryzowanego dealera? Czy Zamawiający określając dokument jak wyżej ma na myśli zobowiązanie do udostępnienia potencjału w zakresie wykonania integracji, poświadczające również, że oferowane systemy RIS/PACS integrują się z systemem HIS Infomedica funkcjonującym u Zamawiającego? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza. Zamawiający nie wymaga przedłożenia dokumentów potwierdzających udostępnienie potencjału. Strona 2/5

3 Czy Zamawiający wymaga zakupu nowych, dodatkowych licencji systemu HIS Infomedica? Jeżeli tak to w jakiej ilości? Odpowiedź: Tak, Zamawiający wymaga zakupu licencji na moduły do HIS Infomedica firmy Asseco: 3x Rejestracja 1x Pracownia diagnostyczna Dot. Zał. Nr 1 do SIWZ "Minimalne wymagania ogólne dla przedmiotu zamówienia" pkt. 17: "Wykonawca sporządzi i przekaże wykaz wszystkich licencji niezbędnych do przekazania co stanowi załącznik do oferty" Czy Zamawiający dopuści dostarczenie wykazu licencji przed podpisaniem umowy, jako załącznik do podpisywanej umowy o udzielenie zamówienia publicznego? III. Dot. Projektu Umowy: Dot. 2 ust. 1 "Termin wykonania umowy" Czy Zamawiający wydłuży termin wykonania umowy do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy? Zamawiający zmienia zapis SIWZ w: pkt 5 w następujący sposób: Zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie: 60 dni od daty udzielenia zamówienia. Zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie: 90 dni od daty udzielenia zamówienia. Dot. 9 "Kary umowne" Prosimy o modyfikację tego paragrafu w następujący sposób: 1. Zamawiającemu przysługiwać będą kary umowne w przypadku: 1) nieterminowej realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 0,1% całkowitej wartości umowy brutto, o której mowa w 5 ust.1 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki 2) gdy niezrealizowanie zapisów umowy przez Wykonawcę zmusi Zamawiającego do zlecenia zadań Wykonawcy firmie zewnętrznej poniesione w tym przypadku koszty obciążają Wykonawcę przedmiotowej umowy oraz dodatkowo nakłada się karę umowną w wysokości 5% całkowitej wartości umowy o której mowa w 5 ust Zamawiającemu przysługiwać będą kary umowne w wysokości 10% całkowitej wartości umowy brutto zgodnie 5 ust 1 w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 3. W przypadku, gdy szkoda poniesiona przez Zamawiającego Strony przekroczy zastrzeżone kary umowne, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia uzupełniającego odszkodowania na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego do wartości rzeczywiście poniesionej i wykazanej szkody. 4. Wykonawcy przysługiwać będą kary umowne w przypadku: 1) w razie zwłoki Zamawiającego w dokonaniu czynności odbioru zrealizowanego przedmiotu umowy powyżej 3 dni od dnia zgłoszenia gotowości do odbioru przez Wykonawcę w wysokości 0,1% całkowitej wartości umowy brutto, o której mowa w 5 ust.1 za każdy dzień zwłoki powyżej 3 dni 5. Wykonawcy przysługiwać będą kary umowne w wysokości 10% całkowitej wartości umowy brutto zgodnie 5 ust 1 w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. 6. Łączna suma naliczonych kar umownych z wszystkich tytułów nie może przekroczyć 10% całkowitej wartości umowy brutto, o której mowa w 5 ust.1. Dot. 10 "Zmiany umowy" Prosimy o modyfikację tego paragrafu poprzez dodanie do ust. 1 następujących podpunktów: 3) zmniejszenie ceny jednostkowej netto i brutto poszczególnego asortymentu, będącego przedmiotem umowy i wyszczególnionego w załączniku do niniejszej umowy, 4) zakup towaru o tych samych parametrach lecz niższej lub tej samej cenie, jeżeli nastąpi zmiana ceny producenta lub zastanie dopuszczony nowy, równoważny produkt o niższej lub tej samej cenie, 5) zmiany wynagrodzenia dla Wykonawcy za wykonane prace dodatkowe, wynikłe w trakcie realizacji zamówienia publicznego, a niemożliwe do przewidzenia w momencie składania oferty przetargowej lub wynikające z działania "siły wyższej", 6) zmiany stawki podatku VAT, a w konsekwencji zmianę wartości umowy brutto, Strona 3/5

4 7) zmiany warunków płatności: terminu płatności, 8) zmiany terminu wykonania zamówienia publicznego, 9) zmiany wynikającej z nowelizacji przepisów prawa, 10) zmiany wynikającej z okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy, niezbędnej do prawidłowej realizacji umowy, 11) wydłużenia w uzasadnionych przypadkach terminu realizacji umowy, 12) zmiany w zakresie przedmiotowym: numeru katalogowego produktu, nazwy produktu przy zachowaniu jego parametrów, sposobu konfekcjonowania, produkt zamienny, w sytuacji gdy: wprowadzony zostanie do sprzedaży przez wykonawcę produkt zmodyfikowany/ udoskonalony, wystąpi przejściowy brak produktu z przyczyn leżących po stronie producenta przy jednoczesnym dostarczeniu produktu zamiennego o parametrach nie gorszych od produktu objętego umową. Powyższe zmiany nie mogą skutkować zmianą, która jest niekorzystna dla Zamawiającego." Dot. 12 ust. 2 "Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej" Prosimy o modyfikację tego ustępu w następujący sposób: "2. Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres realizacji niniejszej umowy utrzymywać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na warunkach nie mniej korzystnych dla Zamawiającego niż określone w ust. 1 i przedkładać Zamawiającemu, bez odrębnego wezwania, dowód zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na następne okresy, nie później niż na 14 dni przed końcem umowy ubezpieczenia na okres poprzedni 5 dni po jej zawarciu." Uzasadnienie: Przedstawienie nowej polisy OC na 14 dni przed końcem umowy ubezpieczeniowej może być niemożliwe ze względów logistycznych. Nową polisę najczęściej otrzymuje się w dniu wygaśnięcia starej, w związku z powyższym prosimy o modyfikację jak wyżej. Dot. Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - Załącznik Nr 2 do Umowy Dot. 2 "Sposób wykonania umowy": "Wszystkie osoby zatrudnione przez Wykonawcę przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych są zobowiązane do podpisania oświadczeń o odpowiedzialności za ochronę danych osobowych." Czy Zamawiający dopuszcza modyfikację zaproponowanego postanowienia poprzez nadanie mu następującego brzmienia?: "Wykonawca zobowiązuje się, że przetwarzanie powierzonych danych osobowych będzie powierzał osobom u niego zatrudnionym, które zostały przez niego pouczone o odpowiedzialności za ochronę danych osobowych." Wykonawca wyjaśnia, że Ustawa o ochronie danych osobowych nie nakłada wprost na pracowników przetwarzającego zobowiązania do składania wobec administratora danych tego typu oświadczeń. To Wykonawca, jako przetwarzający jest stroną umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych i to na niego nałożony jest obowiązek zapewnienia odpowiednich środków zabezpieczających, w szczególności zabezpieczenie, aby ich przetwarzania zostało powierzone pracownikom pouczonym przez niego o środkach zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych oraz o odpowiedzialności za ochronę danych osobowych. Dot. 5 ust. 2 "Kary": Czy Zamawiający dopuszcza modyfikację zaproponowanego postanowienia poprzez uzupełnienie ostatniego zdania poprzez dopisanie: " pod warunkiem umożliwienia Wykonawcy czynnego udziału w uzgadnianiu warunków ugody lub porozumienia." Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis bez zmian. Z zasad ogólnych kc wynika obowiązek współpracy stron. Dot. Umowy o zachowaniu poufności - Załącznik Nr 3 do Umowy Dot. 5 - Prosimy o modyfikację tego paragrafu w następujący sposób: "Niniejsza umowa obowiązuje przez okres 2 lat od dnia jej podpisania i może zostać wypowiedziana na piśmie przez każdą ze stron z zachowaniem trzydziestodniowego terminu wypowiedzenia. Wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy nie zwalnia strony otrzymującej z jej obowiązków w niej określonych w stosunku do informacji poufnych, które otrzymała w okresie obowiązywania umowy. Takie informacje zostaną utrzymane w tajemnicy, na zasadach określonych w umowie przez okres 5 3 lat od dnia jej wygaśnięcia lub rozwiązania. Umowa może zostać przedłużona na dalszy okres uzgodniony przez strony." Jednocześnie informujemy, że pracownicy Wykonawcy podpisują oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy informacji poufnych, w związku z powyższym prosimy o dopuszczenie możliwości, aby przy podpisaniu umowy przedstawić Zamawiającemu te oświadczenia zamiast podpisywać oświadczenia o treści określonej w Załączniku Nr 4 Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji poufnych. Prosimy o wykreślenie z SIWZ treści Załącznika Nr 4. Strona 4/5

5 Jednocześnie Zamawiający zmienia zapis SIWZ w: pkt w następujący sposób: NIE OTWIERAĆ przed: godz. 11:00 NIE OTWIERAĆ przed: godz. 11:00 pkt 12.1 w następujący sposób: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, pokój nr: 9 - Sekcja Zamówień Publicznych do dnia do godz. 11:00 Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, pokój nr: 9 - Sekcja Zamówień Publicznych do dnia do godz. 11:00 pkt 12.3 w następujący sposób: Otwarcie ofert nastąpi w dniu: o godz. 12:00, w siedzibie Zamawiającego, pokój nr 9 - Sekcja Zamówień Publicznych Otwarcie ofert nastąpi w dniu: o godz. 11:00, w siedzibie Zamawiającego, pokój nr 9 - Sekcja Zamówień Publicznych Pozostałe zapisy SIWZ nie ulegają zmian i są wiążące dla Wykonawców i Zamawiającego. Przedstawione stanowisko (wyjaśnienia) Zamawiającego w przedmiotowej kwestii, zgodnie z wymogiem art. 38 ust. 2 ustawy pzp, zostało umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego. Strona 5/5