Publikacja sprawozdań finansowych i merytorycznych organizacji pożytku publicznego przewodnik dla organizacji.

Transkrypt

1 Publikacja sprawozdań finansowych i merytorycznych organizacji pożytku publicznego przewodnik dla organizacji. 1. ZGŁOSZENIE ORGANIZACJI POŻYTKU PUBLICZNEGO W BAZIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I MERYTORYCZNYCH OPP...2 I etap zgłoszenia - wypełnienie formularza...3 Przykład: wypełnienie formularza zgłoszenia...6 II etap zgłoszenia - wprowadzanie sygnatury akt sądowych sprawy...9 III etap zgłaszania aktywowanie zgłoszenia LOGOWANIE DO BAZY SPRAWOZDAŃ OPP...11 Przykład: logowanie ZMIANA HASŁA...12 Przykład: wprowadzanie loginu...12 Przykład: wysyłanie a...12 Przykład: prośba o sygnaturę...13 Przykład: zmiana hasła OPERACJE DOSTĘPNE DLA OPP...15 Moja organizacja pożytku publicznego...15 Opublikuj pliki sprawozdania Twojej opp...15 Modyfikuj moje dane...19 Przykład: modyfikuj moje dane POMOC...22 Gdzie szukać informacji?...22 Kontakt:

2 1. Zgłoszenie organizacji pożytku publicznego w bazie sprawozdań finansowych i merytorycznych opp Przy wejściu na zabezpieczoną stronę bazy sprawozdań finansowych i merytorycznych opp, przeglądarka internetowa wyświetli monit o konieczności zaakceptowania certyfikatu bezpieczeństwa, jak poniżej : należy wybrać opcję Tak. Uwaga! Powyższy komunikat wyświetla przeglądarka Internet Explorer w wersji 6.0. Jeżeli używają Państwo innej przeglądarki, treść i wygląd komunikatu mogą być różne od zaprezentowanego. Niezależnie od wersji przeglądarki muszą Państwo zaakceptować certyfikat, aby poprawnie wyświetlić stronę. W celu prawidłowego i szybkiego zakończenia procesu zgłaszania organizacji pożytku publicznego, niezbędne jest wcześniejsze przygotowanie kilku informacji : pełen dziesięciocyfrowy numer KRS organizacji numer nadany w Krajowym Rejestrze Sądowym będzie Państwa stałym loginem w poszczególnych etapach logowania się do bazy. sygnatura akt sprawy sądowej, w której sąd rozstrzygnął o przyznaniu organizacji statusu organizacji pożytku publicznego. Sygnatura ta jest dostępna w dwóch rodzajach dokumentów: 1. pełnym odpisie z KRS 2. aktualnym odpisie z KRS bezpośrednio po uzyskaniu przez organizację statusu organizacji pożytku publicznego.

3 Sygnatura akt sprawy sądowej jest istotnym elementem gwarantującym pewność informacji znajdujących się w bazie sprawozdań opp. adres organizacji o ile jest to możliwe, prosimy o niewpisywanie adresów tzw. pracowniczych tj. np. Jan.Kowalski@stowarzyszenie.pl. telefon kontaktowy do organizacji wraz ze wszystkimi numerami kierunkowymi tego numeru przygotowanie listy zadań ze sfery pożytku publicznego, na podstawie art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, realizowanych przez Państwa organizację. Ponadto, prosimy o przygotowanie krótkiego opisu propozycji działań, które będą realizowane ze środków uzyskanych przez organizację w ramach odpisu 1% na rzecz opp. Do opisu może być również dołączony numer konta, na które powinny być dokonywane wpłaty. Dzięki tym informacjom podatnicy, którzy będą chcieli przekazać 1% swojego podatku na rzecz Państwa organizacji, zyskują dodatkowe informacje o przeznaczeniu przekazanych przez siebie środków. Zgłoszenie organizacji pożytku publicznego następuje poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie (przycisk Zgłoszenie organizacji ). Proces zgłaszania organizacji w bazie sprawozdań opp jest trzyetapowy: I etap: na stronie wypełniają Państwo formularz zgłoszeniowy, w którym należy podać najistotniejsze elementy identyfikujące organizację - numer KRS, telefon, kontakt do osoby zgłaszającej organizację w bazie. II etap: na tym etapie będą Państwo poproszeni o podanie sygnatury akt sądowych sprawy, w której Sąd rozstrzygnął o przyznaniu organizacji statusu organizacji pożytku publicznego. III etap: na tym etapie na podany w zgłoszeniu adres zostanie przesłana wiadomość z prośbą potwierdzenia zgłoszenia poprzez kliknięcie na link w treści -a. I etap zgłoszenia - wypełnienie formularza Formularz do zgłoszenia znajdujący się na stronie został zaprezentowany poniżej.

4

5 W celu ułatwienia Państwu zgłoszenia organizacji niektóre z pól zostały opatrzone znakami zapytania. Kliknięcie na ten znak spowoduje otwarcie okna pomocy dla danego pola w formularzu. Dodatkowo, pola, które są wymagane podczas rejestracji, są oznaczone znakiem *. Poniżej znajduje się opis poszczególnych pól formularza. Wszystkie pola, których podanie zawartości jest konieczne, zostały dodatkowo podkreślone: login używany będzie do każdorazowego zalogowania się do bazy sprawozdań, obecnie jest to numer KRS organizacji. hasło będzie to Państwa hasło, które będzie służyło do logowania do aplikacji. Może być to dowolny ciąg znaków, będący zarówno cyframi, jak i literami, o minimalnej długości 6, maksymalnej 12 znaków. powtórz hasło należy powtórzyć wpisane poprzednio hasło. Jeżeli podane hasła będą różne, to system nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia. telefon biurowy numer telefonu organizacji adres biura adres organizacji adres strony internetowej organizacji adres strony WWW państwa organizacji rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym prosimy o zaznaczenie TAK, jeżeli rok obrotowy Państwa organizacji jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Prosimy o wybranie pola NIE, jeżeli rok obrotowy państwa organizacji jest niezgodny z rokiem kalendarzowym, wówczas w polach początek roku obrotowego, koniec

6 roku obrotowego za pomocą rozwijanych kalendarzy prosimy o podanie właściwego roku obrotowego. Uwaga! Prosimy o podanie ostatniego roku rozliczeniowego dla Państwa organizacji. o o o początek roku obrotowego pole wyświetla początek roku obrotowego oraz w przypadku wybrania NIE dla pola rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym umożliwia edycję początku roku obrotowego. koniec roku obrotowego - pole wyświetla koniec roku obrotowego, NIE dla pola rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym umożliwia edycję końca roku obrotowego. pierwszy rok obrotowy skrócony/wydłużony - prosimy o zaznaczenie tego pola, jeżeli zgłaszają państwo pierwszy rok działalności. zadania sfery pożytku publicznego prosimy o wybranie kilku najważniejszych zadań, które realizuje Państwa organizacja. jakie działania organizacja zamierza sfinansować - przygotowany przez Państwa opis działań, na które planują przeznaczyć Państwo 1% przekazanego podatku (maksymalnie 900 znaków). nazwa banku i numer konta bankowego przeznaczonego do przyjmowania wpłat środków pieniężnych otrzymywanych od podatników w ramach 1% podatku na rzecz opp. Przykład: wypełnienie formularza zgłoszenia Załóżmy, że chcemy zgłosić organizację o numerze KRS , realizującą zadania 1) i 5) na podstawie art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jest to pierwszy rok naszej działalności, w którym rok obrotowy został skrócony. Nasz rok obrotowy zaczyna się i kończy się Nasz oficjalny adres to moja.organizacja@organizacje.pl, a numer telefonu to Sygnatura akt sądowych sprawy dla naszej organizacji to AA.VII AA-AAA.AAA/1111/11/111. Musimy wykonać następujące kroki : 1. w polu login wpisujemy numer KRS w polu hasło wpisujemy hasło np.: jan w polu powtórz hasło wpisujemy jan w polu telefon biurowy wpisujemy w polu adres biura wpisujemy moja.organizacja@organizacje.pl 6. zaznaczamy NIE w polu rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym 7. w polu początek roku obrotowego za pomocą rozwijanego kalendarza wprowadzamy datę w polu koniec roku obrotowego za pomocą rozwijanego kalendarza wprowadzamy datę zaznaczamy pole pierwszy rok obrotowy skrócony/wydłużony 10. na liście zdań sfery pożytku publicznego zaznaczamy podpunkty 1) i 5) 11. wprowadzamy jakie działania organizacja zamierza sfinansować w i konto bankowe 12. naciskamy przycisk wyślij

7 Naciśnięcie przycisku wyślij spowoduje przejście do II etapu zgłaszania organizacji do bazy sprawozdań opp Poniżej przykład, jak wygląda prawidłowo wypełniony formularz zgłoszenia organizacji pożytku publicznego do bazy opp. Naciśnięcie przycisku wyślij spowoduje przejście do II etapu zgłaszania organizacji do bazy sprawozdań opp. Prosimy o zwrócenie uwagi przy wypełnianiu poszczególnych pół formularza, w szczególności np. adresu lub hasła. Poniżej przykład, jak wygląda prawidłowo wypełniony formularz zgłoszenia organizacji pożytku publicznego do bazy opp.

8

9 II etap zgłoszenia - wprowadzanie sygnatury akt sądowych sprawy W tym etapie zgłaszania organizacji pożytku publicznego do bazy sprawozdań opp organizacja proszona jest o podanie sygnatury akt sądowych sprawy, w której sąd rozstrzygnął o przyznaniu organizacji statusu organizacji pożytku publicznego. Sygnatury na dokumentach spraw sądowych w Polsce są zmienne. Dlatego też, prosimy o zwrócenie uwagi przy odnajdywaniu właściwej sygnatury sygnatury z momentu uzyskania statusu opp. Prosimy o zwrócenie uwagi przy wpisywaniu poszczególnych liter i cyfr. Po poprawnym wprowadzeniu sygnatury na adres , podany podczas pierwszego etapu rejestracji, zostanie wysłany mail. Sygnaturę należy wpisać z zachowaniem trzech zasad: bez spacji między znakami, z zachowaniem WIELKICH LITER, oraz bez początkowych zer, na przykład: AA.VII AA-AAA.AAA/1111/1/111 III etap zgłaszania aktywowanie zgłoszenia Jeżeli prawidłowo wykonaliśmy wszystkie kolejne kroki zgłoszenia, na adres została wysłana wiadomość zawierająca link, którego klikniecie kończy procedurę zgłaszania organizacji. Aby zakończyć procedurę zgłaszania należy: 1. otworzyć skrzynkę pocztową 2. odebrać pocztę 3. otworzyć mail o tytule: Zgłoszenie organizacji pożytku publicznego

10 4. kliknąć na link w treści a. Po udanym zgłoszeniu organizacji można przejść do strony logowania. W tym celu należy nacisnąć przycisk Publikacja Sprawozdań, który umieszczony jest obok przycisku Zgłoszenie organizacji.

11 2. Logowanie do bazy sprawozdań opp W celu dostępu do funkcji przeznaczonych dla organizacji pożytku publicznego należy się wcześniej zalogować. W tym celu należy nacisnąć przycisk Publikacja Sprawozdań, który umieszczony jest obok przycisku Zgłoszenie organizacji. Logowanie odbywa się za pomocą bezpiecznego protokołu https, więc nie ma obawy, że ktoś podejrzy Państwa hasło. Po wciśnięciu przycisku Zaloguj się, wyświetla się formularz logowania. Formularz logowania wygląda następująco: Jako login podajemy numer KRS organizacji. Jako hasło podajemy hasło wpisane podczas zgłoszenia organizacji. Jeżeli nie pamiętają Państwo hasła do aplikacji, to prosimy kliknąć na link nie pamiętam hasła. Procedura została omówiona w podpunkcie Zmiana hasła Po udanym logowaniu przechodzą Państwo do strony z operacjami dla organizacji pożytku publicznego. Przykład: logowanie Przykładowo dla zalogowania organizacji, która zgłaszała się do bazy w paragrafie 2, musimy wykonać następujące kroki : 1. w pole podaj swój login wpisujemy numer KRS organizacji w pole podaj swoje hasło wpisujemy hasło, które podaliśmy jan naciskamy przycisk zaloguj się Formularz po wykonaniu operacji 1 i 2 wygląda następująco :

12 3. Zmiana hasła Jeżeli nie pamiętają Państwo hasła do zalogowania, wówczas system oferuje możliwość jego zmiany bez konieczności ponownego logowania do systemu. W tym celu należy kliknąć na link nie pamiętam hasła znajdujący się pod formularzem logowania. Procedura zmiany hasła wymaga podania poprawnej sygnatury akt sądowych i składa się z czterech etapów : 1. w pierwszym kroku system prosi o podanie numeru KRS organizacji 2. następnie na podany adres wysyłana jest wiadomość zawierająca link pozwalający na zmianę hasła 3. po kliknięciu na link w treści maila w przeglądarce zostanie otwarte nowe okno z formularzem do wprowadzenia sygnatury akt sądowych sprawy 4. po udanym wprowadzeniu sygnatury akt sądowych sprawy przejdziemy do strony umożliwiającej zmianę hasła 5. po udanej zmianie hasła, możemy zalogować się, używając nowego hasła. Poniżej przedstawiono procedurę zmiany hasła. Przykład: wprowadzanie loginu W celu rozpoczęcia zmiany hasła, proszę kliknąć link nie pamiętam hasła 1. w formularzu w polu wprowadź swój login proszę wpisać swój login, czyli numer KRS organizacji w naszym przypadku proszę nacisnąć przycisk wyślij Jeżeli numer KRS jest poprawny, to na adres podany podczas zgłoszenia wysyłany jest , wraz z linkiem pozwalającym na zmianę hasła. Przykład: wysyłanie a Po odebraniu wiadomości użytkownik klika na link w jego treści, aby otworzyć odpowiednią stronę www.

13 Przykład: prośba o sygnaturę Po kliknięciu na link znajdujący się w u użytkownik zostanie poproszony o podanie numeru sygnatury akt sądowych sprawy: Następnie należy wykonać następujące kroki : 1. w polu numer sygnatury akt sprawy sądowej organizacji proszę wpisać AA.VII AA-AAA.AAA/1111/11/ następnie proszę nacisnąć przycisk wyślij Sygnaturę należy wpisać z zachowaniem trzech zasad: bez spacji między znakami, z zachowaniem WIELKICH LITER, oraz bez początkowych zer, na przykład: AA.VII AA-AAA.AAA/1111/1/111 Uwaga!: Podanie niepoprawnego numeru sygnatury zakończy proces i całą procedurę zmiany hasła należy rozpocząć od nowa. Przykład: zmiana hasła Po poprawnym podaniu sygnatury wyświetli się formularz pozwalający na zmianę hasła.

14 W kolejnych krokach przykładowa organizacja wykonuje następujące operacje : 1. w polu podaj nowe hasło organizacja wpisuje nowe hasło np. maria w polu powtórz nowe hasło wpisuje ponownie nowe hasło maria naciska przycisk zmień hasło Po wypełnieniu formularz zmiany hasła formularz wygląda następująco: Jeżeli procedura zakończyła się sukcesem, użytkownik otrzyma odpowiedni komunikat i od tej chwili może logować się, używając nowego hasła.

15 4. Operacje dostępne dla OPP Po udanym zalogowaniu się w lewym górny rogu znajduje się menu umożliwiające dostęp do funkcjonalności przeznaczonej dla opp. opcja moja organizacja pożytku publicznego pozwala na zapoznanie z informacjami o organizacji przechowywanymi w bazie opcja opublikuj pliki sprawozdania Twojej opp pozwala na dodawanie sprawozdań finansowych i merytorycznych w ramach ostatniego roku obrotowego opcja modyfikuj moje dane pozwala na modyfikację danych podawanych w trakcie zgłoszenia organizacji w bazie opcja wyloguj mnie pozwala na wylogowanie Moja organizacja pożytku publicznego. Strona przedstawia szczegółowe dane o organizacji oraz pozwala na dostęp do opublikowanych przez nią sprawozdań. Dodatkowo oferuje możliwość wydrukowania wyświetlanych danych o organizacji poprzez kliknięcie na link drukuj informację o organizacji. W dolnej części strony znajduje się lista kolejnych lat obrotowych organizacji oraz sprawozdania publikowane w kolejnych okresach działalności wraz z informacją o dacie publikacji oraz rozmiarze samego pliku sprawozdania. W celu zapoznania się ze sprawozdaniem należy kliknąć na link będący jego nazwą. Spowoduje to pobranie sprawozdania i zapisanie go na dysku. Opublikuj pliki sprawozdania Twojej opp Wybranie tej opcji z menu pozwala na dostęp do strony, która umożliwia zamieszczanie sprawozdań za konkretne okresy obrotowe. W celu dodania sprawozdania należy kliknąć na Dodaj sprawozdanie. Przycisk ten jest dostępny dla sprawozdań finansowych i merytorycznych oddzielnie.

16 Kliknięcie na ten link spowoduje przejście do nowej strony, pozwalającej na wstawienie sprawozdania. Uwaga! Prosimy o zweryfikowanie plików przed opublikowaniem, gdyż po ich umieszczeniu w serwisie jedynie administrator ma możliwość ich usuwania.

17 W ramach sprawozdania możemy wstawić maksymalnie 8 plików, maksymalny rozmiar pliku ustalany jest przez administratora, informacja o maksymalnym rozmiarze pliku znajduje się w górnej części formularza do wstawiania plików. W formularzu wprowadzamy kolejne pliki będące elementami sprawozdania. W celu dodania sprawozdania naciskamy przycisk Przeglądaj i w nowo otwartym oknie wskazujemy plik sprawozdania, następnie naciskamy przycisk Otwórz. Uwaga: w obecnej chwili można wprowadzać tylko pliki o rozszerzeniach : pdf, doc, xls, rtf, txt, html Operacje powtarzamy dla każdego pliku sprawozdania. Następnie klikamy przycisk wstaw sprawozdanie. Przycisk wstaw sprawozdanie klikamy dopiero po załączeniu ostatniego pliku do danego sprawozdania. W przeciwnym razie system uniemożliwi dodawanie kolejnych plików. Uwaga : Sugerujemy, aby nazwy plików zawierających poszczególne dokumenty zawierały odniesienia do słów tj: - sprawozdanie finansowe i odpowiednio sprawozdanie merytoryczne, - rok obrotowy, którego dotyczy ten plik i zawarte w nim dokumenty, - skrót nazwy organizacji miały taką postać np.: ABCD

18 czyli np. sprawozdanie_finans_abcd_2004.pdf sprawozdanie_meryt_abcd_2004.pdf Istotnym jest, aby nazwa pliku nie zawierała przypadkowych słów, nic nie znaczących. Długość nazwy danego pliku nie powinna być przesadnie długa. Zastosowanie polskich liter nie jest wymagane. W celu zapewnienia maksymalnego poziomu bezpieczeństwa systemu zamieszczane przez Państwa pliki są skanowane programem antywirusowym. System nie pozwoli na zamieszczenie zainfekowanych plików. W przypadku próby zamieszczenia pliku zawierającego wirusa otrzymają Państwo komunikat Prosimy o usunięcie wirusów, korzystając z programu antywirusowego i ponowne wysłanie plików. Jeżeli cała procedura opublikowania sprawozdania przebiegła prawidłowo, otrzymają Państwo mail z potwierdzeniem wstawienia sprawozdania. Po dodaniu sprawozdania, pod plikami wchodzącymi w jego skład pojawi się informacja o terminie opublikowania.

19 Organizacja ma 6 miesięcy i 15 dni na opublikowanie sprawozdania finansowego, przy czym termin ten jest wydłużany, jeśli w ten dzień, w którym przypada ostateczny czas publikowania, wypada sobota, niedziela lub święto. Jeżeli organizacja opublikuje sprawozdanie przed upływem tego terminu, to dla internauty pojawi się informacja sprawozdanie opublikowane w terminie, w przeciwnym przypadku internauta zobaczy komunikat sprawozdanie opublikowane po terminie. Uwaga! Sprawozdania opublikowane za 2004 rok opatrzone są etykietą sprawozdanie opublikowane w terminie niezależnie od daty publikacji. Dodatkowo administratorzy mają możliwość zatwierdzania i odrzucania sprawozdań. W przypadku odrzucenia sprawozdania organizacja otrzyma z powodem odrzucenia sprawozdania, przesłany na adres podawany podczas zgłoszenia organizacji w bazie. Modyfikuj moje dane Wybranie z menu modyfikuj moje dane pozwala organizacji na zmianę danych podawanych podczas zgłoszenia organizacji w bazie Operacja pozwala na modyfikację takich danych jak hasło używane do logowania, realizowane zadania sfery pożytku publicznego, opis na co organizacja przeznacza 1% podatku. Po wybraniu tej opcji z menu dostępny będzie formularz przedstawiony poniżej, znaczenie poszczególnych pól jest takie samo jak przy zgłoszeniu. Przykład: modyfikuj moje dane Przykładowa organizacja, która poprzednio wysłała swoje zgłoszenie, chce zmienić tekst, na co przeznacza 1% przekazanego podatku oraz dodać nowe realizowane zdanie 1a) zapewnienie zorganizowanej opieki byłym żołnierzom zawodowym, którzy uzyskali uprawnienie do emerytury wojskowej lub wojskowej renty inwalidzkiej, inwalidom wojennym i wojskowym oraz kombatantom W tym celu wykonuje kolejno operacje : 1. z menu wybiera opcje modyfikuj moje dane 2. w polu jakie działania organizacja. podaje nowy opis 3. na liście zadań sfery pożytku publicznego zaznacza 1A) 4. naciska przycisk zapisz zmiany. Formularz po dokonaniu zmian został przedstawiony na następnej stronie. Zmodyfikowane przez Państwa dane są widoczne od razu dla internautów.

20

21 Pliki sprawozdań po poprawnym zamieszczeniu w niniejszej bazie są powszechnie dostępne bez zbędnej zwłoki. Internauta może zapoznać się z opublikawanymi sprawozdaniami poszczególnych organizacji pod adresem bezpośrednim: lub klikając na baner środkowy na stronie głównej serwisu

22 5. Pomoc Gdzie szukać informacji? Informacje na temat : obowiązków sprawozdawczych organizacji pożytku publicznego w Polsce (m.in. podstawy prawne, ważne terminy i przykładowe wzory sprawozdania finansowego pliki do pobrania) znajdują się w dziale tematycznym serwisu SPRAWOZDAWCZOŚĆ OPP jak przygotować sprawozdanie finansowe organizacji pożytku publicznego znajdują się w dziale tematycznym serwisu PUBLIKACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I MERYTORYCZNYCH OPP (publikacja na zlecenie autorstwa p.jacka Palucha - plik do pobrania) wymagań technicznych zamieszczanych plików sprawozdań w niniejszej bazie znajdują się w dziale tematycznym serwisu PUBLIKACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I MERYTORYCZNYCH OPP (plik do pobrania PDF) najczęściej zadawanych pytań (FAQ) znajdują się w dziale tematycznym serwisu PUBLIKACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I MERYTORYCZNYCH OPP (link do podstrony FAQ) Kontakt: Kontakt z administratorem niniejszej bazy danych (Departamentem Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej): 1) Ul. Nowogrodzka 1/3/ Warszawa 2) Tel ) Fax: ) opp@mpips.gov.pl UWAGA! Procedura usuwania i powtórnego zamieszczania poprawnych plików sprawozdania jest możliwa tylko i wyłącznie w przypadkach szczególnie uzasadnionych. Niezbędne dane : 1) nazwa i nr KRS organizacji 2) dane osoby upoważnionej do dokonywania zmian (imię, nazwisko, nr telefonu, ) 2) wskazanie sprawozdania, w tym błędnego pliku 3) krótki opis przyczyny