. zwanym dalej Wykonawcą

Transkrypt

1 OR-OP-III.ZP.U LB Załącznik Nr 3 do SIWZ Umowa nr (PROJEKT) zawarta w dniu roku, w Warszawie, pomiędzy: Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie z siedzibą przy ulicy Jagiellońskiej 26, Warszawa, działającym na podstawie ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2012 r. poz. 596, z późn. zm.) NIP: , Regon: , zwanym w treści umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Waldemara Kulińskiego Sekretarza Województwa, Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie a. zwanym dalej Wykonawcą reprezentowaną przez:.. stanowisko.. - na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.... stanowisko.. - na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.. o treści następującej: Strony oświadczają, że na dzień zawarcia niniejszej umowy nie uległy zmianie wskazane na wstępie dane które miałyby wpływ na ważność niniejszej umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm). o następującej treści: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. poz. 1529) na rzecz: Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie w tym 5 Delegatur. 1) Delegatura w Ciechanowie; 2) Delegatura w Ostrołęce; 3) Delegatura w Płocku; 4) Delegatura w Radomiu; 5) Delegatura w Siedlcach Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym o wadze do 2000 g (gabaryt A i B) oraz paczki pocztowe o wadze do g: 1) list zwykły przesyłka nie rejestrowana; 2) list zwykły priorytetowy przesyłka nie rejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii; 3) list polecony przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania; Strona 1

2 4) list polecony priorytetowy przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania będąca przesyłką najszybszej kategorii; 5) list polecony z usługą zwrotne potwierdzenie odbioru -przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru; 6) list polecony, priorytet z usługą zwrotne potwierdzenie odbioru -przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, będąca przesyłką najszybszej kategorii; 7) paczki pocztowe, paczki priorytetowe, paczki z usługą zwrotne potwierdzenie odbioru, paczki priorytet z usługą zwrotne potwierdzenie odbioru. Przez paczki pocztowe rozumie się paczki pocztowe o wadze od g.; 8) przesyłka reklamowa, marketingowa przesyłka listowa nierejestrowana, zawierająca materiały marketingowe, wysyłka jednorazowa do co najmniej 30 adresatów; 9) przesyłki dla ociemniałych o masie do 7000 g gabaryt A przesyłki zawierające korespondencję lub druki, w których informacja jest utrwalona pismem wypukłym lub na innym nośniku dostępnym do odczytu przez niewidomych i ociemniałych. 2. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał opłatę w formie opłaty z dołu. 3. Opłata na poszczególne przesyłki będzie gwarantowana ceną, obowiązującą przez cały czas trwania umowy, nie zależnie od zmian cennika u Wykonawcy. 4. Zwrot przesyłek do Zamawiającego dokonywany będzie za pośrednictwem placówek Wykonawcy wskazanych w załączniku nr 1a do Umowy. 5. Umowę na świadczenie usługi pocztowej uważa się za zawartą z chwilą przyjęcia przez Wykonawcę przesyłki do przemieszczenia i doręczenia, a w przypadku przesyłek rejestrowanych i paczek - z chwilą wydania Zamawiającemu dowodu przyjęcia przesyłki lub paczki przez Wykonawcę. 6. Zamawiający wskazuje, iż przesyłki będą nadawane zgodnie z załącznikiem nr 1 do Umowy. 7. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia w dwóch egzemplarzach zestawień nadawanych przesyłek. 8. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłkach adresu nadawcy i adresata według obowiązujących norm w nadawaniu przesyłek i listów. 3. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami: 1) ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.(dz. U. z 2012r., poz ) ze szczególnym uwzględnieniem postępowania reklamacyjnego, skargowego i odszkodowawczego; 2) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 29 kwietnia 2013 r. (Dz. U. z 2013r. 545) w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług powszechnych przez operatora wyznaczonego; 3) regulaminu świadczenia powszechnych usług pocztowych; 4) w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym, zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej uzgodnionej z wykonawcą treści opłaty, nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. Treść opłaty pocztowej w postaci napisu/nadruku/odcisku pieczęci: OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE - POLOGNE umowa nr ID../W z. z dnia... roku r. Nadano w.. 1) w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej na stronie adresowej przesyłek listowych; 2) w górnym prawym rogu na stronie adresowej paczek, Zamawiający umieszcza informację o wniesieniu opłaty. 2. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania w dwóch egzemplarzach zestawień nadawanych przesyłek. 2

3 3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na każdej przesyłce priorytetowej nalepki nakładu Wykonawcy lub napisu stempla PRIORYTET/PRIORITAIRE. 4. W przypadku nadawania przesyłek reklamowych Zamawiający zobowiązuje się do oznaczenia tych przesyłek poprzez naniesienie na stronie adresowej każdej przesyłki w lewej ich części, poniżej danych Zamawiającego napisu/nadruku w postaci PRZESYŁKA REKLAMOWA oraz przekazanie sporządzonych zestawień ilościowych nadanych przesyłek, według przedziałów wagowych oraz rodzajów gabarytów. 5. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu, nieodpłatnie przesyłek i listów adresowanych do Zamawiającego, w każdy dzień roboczy najpóźniej do godziny 9: Umowa obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku. 2. Wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty brutto.. zł. (z VAT), słownie:... Obowiązek kontroli stanu wykorzystania tej kwoty należy do Zamawiającego. 3. Umowa ulega wcześniejszemu rozwiązaniu w przypadku zapłaty kwoty wynagrodzenia, o której mowa w ust. 2 Umowy. 4. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o spodziewanym terminie przekroczenia kwoty, o której mowa w ust. 2 i wcześniejszym zakończeniu umowy Okres rozliczeniowy ustala się na miesiąc kalendarzowy. 2. Za wykonane usługi Wykonawca wystawi zamawiającemu fakturę VAT wraz ze szczegółowym zestawieniem nadanych/zwróconych przesyłek w terminie do siedmiu dni po upływie okresu rozliczeniowego. Podstawą rozliczeń finansowych będą ceny wskazane w Formularzu Oferty, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy i będą obowiązywały przez cały czas trwania umowy. 3. Należności regulowane będą zgodnie z wystawionymi fakturami na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 4. Wykonawca każdorazowo wystawi za każdy okres rozliczeniowy cztery odrębne faktury VAT dotyczące: przesyłek rejestrowanych bez oznaczenia, z oznaczeniem PROW, przesyłek rejestrowanych z oznaczeniem R oraz oddzielną fakturę dla przesyłek reklamowych z opisem KRONIKA MAZOWIECKA. 5. Termin płatności faktury wynosi 21 dni od dnia jej wystawienia. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł wpłaty "za FV nr.., umowa Nr Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. 7. Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki ustawowe oraz zastrzega sobie prawo wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania należności. Odsetki ustawowe za niezapłacone w terminach faktury VAT płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej. 8. W przypadku zalegania Zamawiającego z płatnościami przez okres dłuższy niż 21 dni od wskazanego w ust. 4 terminu zapłaty, usługa począwszy od następnego okresu rozliczeniowego będzie realizowana z zastosowaniem formy płatności z góry. W przypadku zastosowania formy płatności z góry, Wykonawca wystawi fakturę VAT, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania wpłaty przez Zamawiającego. Ponowne zastosowanie formy opłaty z dołu nastąpić może począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, po uregulowaniu zaległych należności wraz z odsetkami Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Zamawiającemu cennika opłat za powszechne usługi pocztowe w obrocie krajowym, cennika opłat za niepowszechne usługi pocztowe w obrocie krajowym i cennika usług pocztowych w obrocie zagranicznym. 2. Wykonawca zobowiązuje się do potwierdzenia w pocztowej książce nadawczej przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę rejestrowanych przesyłek listowych i paczek oraz zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem podziału na: poszczególne rodzaje usług oraz inne kategorie wynikające z cennika Wykonawcy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wysyłania przesyłek priorytetowych przeznaczonych za granicę, w miarę możliwości najbliższymi połączeniami lotniczymi. 4. Z tytułu zwróconych do Zamawiającego przesyłek rejestrowanych z powodu wyczerpania możliwości ich doręczenia lub wydania Zamawiający płacić będzie na rzecz Wykonawcy opłatę według cen podanych w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu Zamawiającemu opłat za niewykonaną usługę komplementarną potwierdzenia odbioru. 3

4 5. Zwrot opłat za niewykonaną usługę komplementarną, o których mowa w ust. 4 zostanie dokonany przez potrącenie ich z należności Wykonawcy od Zamawiającego z tytułu opłat za zwracane przesyłki rejestrowane W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe ( Dz. U. poz. 1529). 2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nie wywiązanie się z postanowień umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej i jej następstw / skutków siły wyższej. 9. Placówki Wykonawcy wskazane w załączniku nr 1 do Umowy, mają prawo odmówić przyjmowania od Zamawiającego przesyłek na podstawie niniejszej Umowy w razie opóźnienia Zamawiającego w zapłacie faktury Wykonawcy Zamawiający może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, jeżeli Wykonawca nie dotrzymuje warunków Umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do przywrócenia stanu zgodnego z Umową oraz obowiązującymi przepisami w terminie 3 dni od otrzymania wezwania. 2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia następuje z zachowaniem formy pisemnej oraz z podaniem przyczyny rozwiązania Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się, przesyłką poleconą z potwierdzeniem odbioru, o zmianach dotyczących określonych w umowie nazw, adresów, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy. Korespondencję przesłaną na adresy wskazane w komparycji niniejszej umowy, każda ze stron uzna za prawidłowo doręczoną, w przypadku nie powiadomienia drugiej Strony o zmianie swego adresu. Każda ze stron przyjmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie negatywne skutki wynikłe z powodu nie wskazania drugiej stronie aktualnego adresu. 2. Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące: Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie ul. Jagiellońska 26, Warszawa Wykonawca:. 12. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem przypadków określonych w 11 ust. 1 niniejszej Umowy. 13. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących świadczenia usług pocztowych ustawy Prawo pocztowe i przepisów wykonawczych do wskazanej ustawy. 14. Spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych nadawców korespondencji wpływającej i odbiorców korespondencji wychodzącej z Urzędu 4

5 Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie będących przedmiotem niniejszej umowy, zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz.1024). 2. Wykonawca jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe na podstawie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, o którym mowa w ust Wykonawca nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych. 4. Wykonawca może przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu i w zakresie przewidzianym w umowie, z zastrzeżeniem, że zakres powierzonych danych osobowych jest określony w ust Celem przetwarzania powierzonych danych osobowych jest realizacja niniejszej umowy. 6. Wykonawca w celu realizacji niniejszej umowy może powierzyć dalsze przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1 podmiotom trzecim w przypadku: 1) uzyskania uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego na powierzenie podmiotom wskazanym przez Wykonawcę dalszego przetwarzania danych osobowych w określonym celu i zakresie, przy czym cel i zakres dalszego powierzenia przetwarzania nie mogą być szersze niż wynikające z niniejszej umowy; 2) zawarcia przez Wykonawcę z każdym podmiotem, któremu zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszej umowy. 7. Przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych Wykonawca przestrzega zasad wskazanych w niniejszej umowie, w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, o których mowa w ust Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie powierzonych danych osobowych oraz spełnia wymagania określone w art ustawy o ochronie danych osobowych oraz wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, o których mowa w ust Do przetwarzania powierzonych danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Wykonawcy oraz pracownicy podmiotów, o których mowa w ust. 6, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia upoważnionego pracownika bądź odwołania upoważnienia. 10. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania i odwoływania pracownikom Wykonawcy imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje Wykonawca w swojej siedzibie. 11. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa w ust. 6 do wydawania i odwoływania ich pracownikom imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. 12. Wykonawca prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 13. Wykonawca zobowiązuje się do bezwzględnego zachowania w poufności wszelkich informacji oraz danych osobowych, jak również sposobu ich zabezpieczania, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych niniejszą umową, także po wygaśnięciu niniejszej umowy. Obowiązek ten nie dotyczy informacji, co do których Zamawiający ma nałożony ustawowy obowiązek publikacji lub która stanowi informację jawną, publiczną opublikowaną przez Zamawiającego. 14. Wykonawca podejmuje wszelkie działania służące zachowaniu danych osobowych w poufności przez pracowników mających do nich dostęp w związku z realizacją niniejszej umowy. 15. Wykonawca oświadcza, że osoby skierowane przez nią do realizacji niniejszej umowy zostaną zobowiązane, na mocy niniejszej umowy, do dbałości o bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w trakcie wykonywania czynności wynikających z niniejszej umowy. 16. Wykonawca zobowiąże swoich pracowników i będzie od nich wymagał bezwzględnego zachowania w poufności wszelkich informacji oraz danych osobowych, jak również sposobu ich zabezpieczania, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych niniejszą umową, także po wygaśnięciu niniejszej umowy. 17. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu na każde jego żądanie informacji na temat przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych, a w szczególności do niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez Wykonawcę i jej pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. 18. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia bezpieczeństwa oraz tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwym użyciu; 5

6 2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub sądami. 19. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 17 i 18, Wykonawca jest zobowiązana do podjęcia środków zabezpieczających dane osobowe, które zostały przez Zamawiającego powierzone do przetwarzania Wykonawcy. 20. W przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, o których mowa w ust. 1 lub postanowień niniejszej umowy, Wykonawca umożliwi Zamawiającemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli. Wykonawca zobowiązuje się jednocześnie do zastosowania się do zaleceń pokontrolnych Zamawiającego dotyczących poprawy jakości zabezpieczania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania. 21. Wykonawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony powierzonych danych oraz do nie przekazywania ich osobom nie zaangażowanym w realizację niniejszej umowy. 22. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, o których mowa w ust. 1, w następstwie czego Nadawca - jako administrator danych osobowych zostanie zobowiązany na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany na podstawie przepisów karnych karą grzywny. Wykonawca zobowiązuje się pokryć w całości poniesione z tego tytułu przez Zamawiającego szkody. Warunkiem poniesienia odpowiedzialności przez Wykonawcę o której mowa, jest poinformowanie Wykonawcy o wszczęciu postępowania i w przypadku wyrażenia woli przez Wykonawcę umożliwienie jej udziału w postępowaniu, o ile będzie to zgodne z przepisami prawa. 16. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, Prawo pocztowe, przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz inne związane z przedmiotem umowy przepisy powszechnie obowiązujące. 17. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. 18. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. Załączniki do umowy: 1. Załącznik nr 1 wykaz placówek nadawczych, 2. Załącznik nr 1a wykaz placówek oddawczych, 3. Załącznik nr 2 zestawienie zwrotów 4. Załącznik nr 3 Formularz Oferty ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 6