Pytanie 3 W jakiej formie mam być przeprowadzony coaching na stanowiskach po zakończonych szkoleniach? Odpowiedź: Forma telefoniczna lub mailowa.

Transkrypt

1 Na stronę internetową Znak sprawy: /370/20/2013 Poznań, dnia r Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Poznaniu działając na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r. (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zmianami) informuje, że do prowadzącego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na: Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników II-go Oddziału ZUS w Poznaniu w zakresie Część I zamówienia Rozmowa z trudnym klientem-efektywna komunikacja - dla pracowników Sali Obsługi Klienta osób w 7 grupach szkoleniowych. Część II zamówienia Zarządzanie Zmianą dla kadry kierowniczej - 70 osób w 5 grupach szkoleniowych. wpłynęły poniższe pytania i prośby o wyjaśnienia: Pytanie 1 Bardzo proszę o doprecyzowanie kwestii Przeprowadzenie coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach podanej w części II SIWM Opis przedmiotu zamówienia dla części I punkt 11 - jaki czas dla jednej osoby przewidują Państwo coaching? - dla ilu uczestników szkolenia-zamawiający wymaga jednego kontaktu inicjującego coaching ze strony Wykonawcy. Pytanie 2 Proszę o informacje dot. zamówienia na przeprowadzenie szkoleń dla pracowników II-go Oddziału ZUS w Poznaniu w zakresie Rozmowa z trudnym klientem-efektywna komunikacja. Jestem trenerem i prowadzę takie szkolenia, jednak nie posiadam działalności gospodarczej (jestem w trakcie zakładania). Czy to wyklucza mnie z brania udziału w przetargu czy też jest możliwość współpracy w ramach umowy zlecenia lub umowy o dzieło? Zgodnie z art.2 ustawy p.z.p Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna. W przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej przez osobę fizyczną, wzór umowy zostanie nazwany umową o dzieło. Pytanie 3 W jakiej formie mam być przeprowadzony coaching na stanowiskach po zakończonych szkoleniach? Forma telefoniczna lub mailowa. Pytanie 4 Coaching ma być obligatoryjny czy dla chętnych np. w formie zapisania się na dyżury dostępnego coacha? Coaching obligatoryjny dla wszystkich uczestników szkolenia, w formie dyżuru trenera min.2 dni w tygodniu przez min. 3 godziny dziennie w godzinach Pytanie 5 Ile osób (procentowo) uczestników szkoleń mam on objąć? Jeżeli 100% uczestników to co z przypadkami absencji (choroby, urlopy, rozwiązanie umowy o prace, inne zdarzenia losowe)? 1

2 Dla wszystkich uczestników szkolenia. W przypadku absencji danego uczestnika-wykonawca odnotowuje to w raporcie podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Pytanie 6 Kiedy zrealizowany ma być ten coaching? Ile czasu po szkoleniu? Jak to wpływa na termin płatności faktur za szkolenie? Coaching winien być zrealizowany w ciągu 14 dni po szkoleniu. Płatność faktury po zakończeniu realizacji całego szkolenia, w tym po przeprowadzeniu coachingu. Pytanie 7 Kto ustala terminy coachingu? szkolenia. Pytanie 8 W punkcie 11. Opisu Przedmiotu Zamówienia [część I i II], Zamawiający oczekuje przeprowadzenia coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach. Proszę o informację, czy Zamawiający określi ilość godzin coachingu, czy też Wykonawca sam powinien to ustalić Pytanie 9 Jeśli firma chce podać dwóch trenerów do realizacji jednej części zamówienia, to w jaki sposób będzie przeliczana punktacja za ich doświadczenie? Zamawiający uzupełnia zapis w pkt SIWZ ) w kryterium DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE TRENERA 15 pkt o dodatkowy zapis : jeśli firma będzie prowadzić szkolenie przy pomocy 2 lub więcej trenerów, ilość punktów za doświadczenie liczona jako suma godzin wszystkich trenerów i podzielona przez ilość trenerów. Pytanie 10 Jakie są wymagania co do pomiaru efektywności szkolenia, szczególnie jeśli chodzi o pomiar na poziomie zachowań/zastosowania i rezultatów/wyników (tj. w jaki sposób należy przeprowadzić pomiar, czy są jakieś ogólne wytyczne, a także w jakim terminie)? A także na ile jest możliwość włączania innych osób (kierowników, współpracowników osób uczestniczących w szkoleniach) do pomiaru efektywności szkolenia? Pomiar efektywności szkolenia należy przeprowadzić w ciągu dwóch tygodni od dnia zakończenia szkolenia w oparciu o model Kirkaptricka na poziomie I, II i III tylko z udziałem pracowników uczestniczących w szkoleniu. Pytanie 11 W opisie przedmiotu zamówienia widnieje zapis o konieczności przeprowadzania coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach ile godzin coachingu należy przewidzieć na jedną osobę, I kiedy dokładnie miałby się odbywać coaching? 2

3 Pytanie 12 W kosztach szkolenia nie zostały uwzględnione koszty pomiaru efektywności szkolenia oraz przeprowadzenia coachingu. Jak zatem Oferent ma to rozumieć (czy jest to opcjonalne czy konieczne?) Organizacja szkolenia (w opisie przedmiotu zamówienia) zawiera m.in. dokonanie pomiaru efektywności szkoleń wg modelu Donald a Kirkpatricka oraz przeprowadzenie coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach, a zatem koszt przeprowadzenia w/w zadań zawiera się w kosztach szkolenia. Pytanie 13 Czy hotel należy traktować jako podwykonawcę i w związku z tym należy przedstawić dokumenty hotelu określone w pkt Hotel należy traktować jako podwykonawcę. Korzystając z podwykonawcy nie trzeba przedstawiać dokumentów, określonych w pkt. 6.3 SIWZ. Zapis SIWZ określa, że jeżeli Wykonawca wykazując spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp polega na zasobach innych podmiotów, którzy biorą udział w wykonaniu przedmiotu zamówienia musi dołączyć dokumenty wymienione w pkt. 6.3 SIWZ. Podwykonawca (hotel) w tym postępowaniu nie jest zasobem innych podmiotów. Pytanie 14 Czy są jakiekolwiek wymagania odnośnie standardu hotelu? Zamawiający wymaga pokoje w hotelu wyposażone w łazienkę z prysznicem, 1 lub 2-osobowe. Pytanie 15 W nawiązaniu do dzisiejszej rozmowy telefonicznej dot. przetargu na szkolenie Rozmowa z trudnym klientem-efektywna komunikacja - proszę o informacje czy są jakieś wymagania dot. ile dni szkoleniowych powinno być przeznaczone na jedną grupę (tj czy jest konieczność realizowania 16 h w ciągu 2 czy może być 3 dni i czy ma to być dzień po dniu) oraz w jakich godzinach szkolenie może być realizowane (czy istnieje możliwość np miedzy a 18.00). jest to dla mnie istotna informacja, aby skalkulować cenę usługi. Jeśli chodzi o wymagania dot. liczby dni w jakich powinno zostać przeprowadzone szkolenie to rekomendowany okres dla jednej grupy to następujące po sobie kolejne 2 dni, przy założeniu że czas jednego dnia szkolenia wynosi 8 godzin dydaktycznych (45min.), godziny w przedziale od 7.00 do Pytanie 16 W związku z ogłoszonym przez Państwa postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest przeprowadzenie szkoleń dla Pracowników II Oddziału ZUS w Poznaniu (nr sprawy : ZAP/370/20/2013) proszę o wyjaśnienie zapisów zawartych w Części II SIWZ Opis przedmiotu zamówienia dla Części I i Części II pkt 11 ORGANIZACJA SZKOLENIA Przeprowadzenie coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach. Proszę o doprecyzowanie oczekiwań w tym zakresie : - ile godzin coachingu stanowiskowego, - w jakim okresie coaching ma zostać zrealizowany, - w jaki sposób weryfikowane będą wyniki coachingu, 3

4 - czy wymagany jest program coachingów odrębny dla Pracowników Wydziału Obsługi Klienta i kadry kierowniczej? Pytanie 17 Mamy dwa pytania dotyczące niniejszego Zamówienia: W obydwu tematach, integralną częścią jest PRZEPROWADZENIE COACHINGU NA STANOWISKACH PO REALIZACJI SZKOLENIA. Co Państwo mają na myśli? Czy chodzi o dodatkowe indywidualne wparcie dla każdego z Uczestników? W jakiej formie? Jaka liczba godzin? Zrealizowanych w jakim czasie po zakończonym szkoleniu? Coaching stanowiskowy w rozumieniu Wykonawcy to indywidualne wsparcie przez trenera dla uczestników szkolenia w okresie 2 tygodniowym po zakończonym szkoleniu, w formie mailowej lub telefonicznej, poprzez zadawanie pytań i prowadzenie rozmów z uczestnikami szkolenia. Kontakt z trenerem w kwestiach pojawiających się na bieżąco dotyczących tematyki szkolenia. Coachnig winien być zakończony raportem podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Pytanie 18 DOKONANIE POMIARU EFEKTYWNOŚCI SZKOLENIA Model Kirkpatricka Na ilu poziomach życzą sobie Państwo dokonać pomiaru? Poziom 1 Reakcja (np. ankiety ewaluacyjne) Poziom 2 Wiedza (np. test wiedzy i umiejętności) Poziom 3 Umiejętności i zastosowanie (np. ośrodki oceny/ ośrodki rozwoju (AC/DC), ocena 360 stopni...) Poziom 4 Rezultaty (np. tworzenie grup porównawczych) Standardem jest pomiar na poziomie 1 i 2. Jeśsli chodzi o poziom 3 i 4 pomiar wymaga zaangażowania innych osób w Organizacji i dość kompleksowych działań. Czy życzą sobie Państwo ofertę na pomiar na wszystkich poziomach, czy wyłącznie poziom 1 oraz 2? Pomiar efektywności szkolenia należy przeprowadzić w oparciu o model Kirkaptricka na poziomie I, II i III tylko z udziałem pracowników uczestniczących w szkoleniu. Zamawiający nie ustala jakimi narzędziami winien kierować się Wykonawca w celu dokonania pomiaru. Pytanie 19 proszę o odpowiedź na pytanie co rozumiecie Państwo przez zapis w umowie 6 pkt.1 f i g? - Na jakim poziomie ma być przeprowadzone badanie poziomu efektywności szkolenia? - Czy coaching może być przeprowadzony telefonicznie i/ lub mailowo (w formie ankiet i wywiadu) po odbytych szkoleniach z wybraną losowo grupą uczestników? - Pomiar efektywności szkolenia należy przeprowadzić w oparciu o model Kirkaptricka na poziomie I, II i III - coaching winien być formie telefonicznej lub mailowej dla wszystkich uczestników szkolenia (obecnych w momencie przeprowadzania coachingu) Zamawiający nie ustala jakimi narzędziami ma on być przeprowadzony. Pytanie 20 Proszę o informację dotyczącą realizacji części II Szkolenia czy Szkolenia powinny zostać przeprowadzone w turach np: 1. tura: 2 grupy, 2 dni 2. tura: 2 grupy, 2 dni 4

5 3. tura: 1 grupa 2 dni Okres dla jednej grupy to następujące po sobie kolejne 2 dni robocze. Pytanie 21 Do kiedy zostanie wydłużony termin składania ofert? Termin składania ofert został wydłużony do dnia 17 czerwca 2013 r., do godziny (informacja na stronie internetowej Pytanie 22 Czy w ofercie należy ująć 1 nocleg czy 2? W ofercie należy ująć koszt 1 noclegu. Pytanie 23 Czy mają to być w pokoje 1 os., 2 os. czy wieloosobowe? Pokoje 1 lub 2 osobowe z łazienką z prysznicem. Pytanie 24 Czy szkolenie dla wszystkich grup powinno zostać zrealizowane jednocześnie? Jak wynika z opisu przedmiotu zamówienia, szkolenie dla poszczególnych grup winny odbywać się w okresie 2 dni kalendarzowych następujących po sobie, a zatem dla każdej grupy winien być określony termin szkolenia (zgodnie z harmonogramem zał.nr 1 do wzoru umowy). Pytanie 25 Czy w wycenie powinien także zostać ujęty koszt transportu? Nie. Pytanie 26 - w jakiej postaci ma być przeprowadzony coaching i jaki wymiar czasu coachingu ma przypadać na jednego pracownika? - w jakich godzinach mają się odbywać szkolenia - - godziny w przedziale od 7.00 do 18.00, przy założeniu że czas jednego dnia szkolenia wynosi 8 godzin dydaktycznych (45min.) Pytanie 27 Czym w rozumieniu Zamawiającego jest coaching stanowiskowy? Coaching stanowiskowy w rozumieniu Wykonawcy to indywidualne wsparcie przez trenera dla uczestników szkolenia w okresie 2 tygodniowym po zakończonym szkoleniu, w formie mailowej lub telefonicznej, poprzez zadawanie pytań i prowadzenie rozmów z uczestnikami szkolenia. Kontakt z trenerem w kwestiach pojawiających się na bieżąco dotyczących tematyki szkolenia. Coachnig winien być zakończony raportem podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Pytanie Część II: Ile noclegów ma zapewnić Wykonawca na każdym szkoleniu dwa noclegi czy jeden dla uczestników? 1 nocleg 5

6 2. Część II: Jaki jest szacunkowy rozkład pokoi tzn. czy zakłada się zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych czy jednoosobowych? Ile pokoi jedno- a ile dwuosobowych (lub więcej osobowych) Wykonawca ma zaplanować na grupę uczestników? Pokoje 1 lub 2 osobowe z łazienką z prysznicem. 3. Część I i II: Co Zamawiający rozumie pod częścią zamówienia przeprowadzenie coachingu na stanowiskach po zakończonych szkoleniach w jakim wymiarze czasowym planowany jest taki coaching? Coaching stanowiskowy w rozumieniu Wykonawcy to indywidualne wsparcie przez trenera dla uczestników szkolenia w okresie 2 tygodniowym po zakończonym szkoleniu, w formie mailowej lub telefonicznej, poprzez zadawanie pytań i prowadzenie rozmów z uczestnikami szkolenia. Kontakt z trenerem w kwestiach pojawiających się na bieżąco dotyczących tematyki szkolenia. Coachnig winien być zakończony raportem podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Coaching rozpoczyna Wykonawca przez poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny z uczestnikami szkolenia. Zamawiający wymaga jednego kontaktu inicjującego coaching ze strony Wykonawcy. Kontakt z trenerem dla wszystkich uczestników szkolenia w terminie 14 dni od dnia zakończenia szkolenia, w formie dyżuru trenera min.2 dni w tygodniu przez min.3 godziny dziennie w godzinach Wykonawca winien przedłożyć raport podsumowujący przeprowadzenie coachingu. Pytanie 29 Czas przeznaczony na coaching stanowiskowy wlicza się do 16 godzin szkolenia? Nie, szkolenia. Kontakt z trenerem dla wszystkich uczestników szkolenia w terminie 14 dni od dnia zakończenia szkolenia. Pytanie 30 Prosimy o potwierdzenie, że coaching będzie odbywał się w siedzibie zamawiającego w Poznaniu W miejscu świadczenia pracy uczestnika szkolenia, w formie mailowej lub elektronicznej. Pytanie 31 Jakie jest kryterium formalne przeprowadzenia coachingu stanowiskowego przez trenera? Wykonawca winien przedłożyć raport podsumowujący przeprowadzenie coachingu. Pytanie 32 Czy po zakończonym coachingu wymagany będzie raport z przeprowadzonego coachingu? Tak, sporządzenia jednego końcowego raportu podsumowującego przeprowadzenie coachingu. Pytanie 33 Część II zamówienia Zarządzanie Zmianą dla kadry kierowniczej Prosimy o potwierdzenie, że w części drugiej zamówienia zarządzanie zmianą dla kadry kierowniczej można do kalkulacji przyjąć, że: W jednym szkoleniu bierze udział 14 uczestników (z rachunku 70 osób w 5-ciu grupach szkoleniowych) Tak, przy założeniu, że liczebność jednej grupy nie może przekroczyć 15 osób. Pytanie 34 Część II zamówienia Zarządzanie Zmianą dla kadry kierowniczej Prosimy o potwierdzenie, że w części drugiej zamówienia zarządzanie zmianą dla kadry kierowniczej można do kalkulacji przyjąć, że: 6

7 każdy z uczestników skorzysta z jednej usługi noclegowej - jednej doby w hotelu Tak. Pytanie 35 Część II zamówienia Zarządzanie Zmianą dla kadry kierowniczej Prosimy o potwierdzenie, że w części drugiej zamówienia zarządzanie zmianą dla kadry kierowniczej można do kalkulacji przyjąć, że: Każdy z uczestników otrzyma następującą liczbę posiłków: 2 śniadania, 2 obiady i 1 kolację Tak. Pytanie 36 Proszę o doprecyzowanie na czym ma polegać przeprowadzenie coachingu na stanowiskach, w jakim wymiarze czasu, w jakim okresie po szkoleniu? Coaching stanowiskowy w rozumieniu Wykonawcy to indywidualne wsparcie przez trenera dla uczestników szkolenia w okresie 2 tygodniowym po zakończonym szkoleniu, w formie mailowej lub telefonicznej, poprzez zadawanie pytań i prowadzenie rozmów z uczestnikami szkolenia. Kontakt z trenerem w kwestiach pojawiających się na bieżąco dotyczących tematyki szkolenia. Coachnig winien być zakończony raportem podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Pytanie 37 Pełnomocnictwo dla spółki cywilnej czy musi być potwierdzone notarialnie? W przypadku wspólników spółki cywilnej, którzy wspólnie złożą podpisy, tak pod formularzem oferty, jak i załączanymi dokumentami, nie zachodzi podstawa do żądania przez Zamawiającego pełnomocnictwa określającego pełnomocnika wspólników. Gdy wszyscy wspólnicy tworzący spółkę cywilną podpisują ofertę jak i załączone do niej dokumenty nie ma podstaw by nawzajem udzielali sobie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty tylko wtedy, gdy z pośród wspólników wybrany jest jeden wspólnik do reprezentowania spółki cywilnej. W takim przypadku zgodnie z zapisami w SIWZ, w pkt w ofercie należy złożyć: - oryginał dokumentu potwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (PEŁNOMOCNICTWO); - lub jego notarialnie potwierdzoną kopię; - lub kopię pełnomocnictwa potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez udzielającego/ych pełnomocnictwa. Pytanie 38 Część 1, kryterium DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE TRENERA, str. 12 SIWZ Przedstawiony wzór nie określa w jaki sposób zostanie wyliczona liczba punktów, gdy w ofercie będzie występował więcej niż jeden trener. Prosimy o przedstawienie sposobu wyliczania liczby punktów przyznanych ofercie. Zamawiający uzupełnia zapis w pkt SIWZ ) w kryterium DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE TRENERA 15 pkt o dodatkowy zapis : jeśli firma będzie prowadzić szkolenie przy pomocy 2 lub więcej trenerów, ilość punktów za doświadczenie liczona jako suma godzin wszystkich trenerów i podzielona przez ilość trenerów. Pytanie 39 Co rozumiecie Państwo przez zapis w umowie 6 pkt. 1f i g? (coaching i efektywnośc) 7

8 6 pkt. 1f - pomiar efektywności szkolenia należy przeprowadzić w oparciu o model Kirkaptricka na poziomie I, II i III 6 pkt. 1g - Coaching stanowiskowy w rozumieniu Wykonawcy to indywidualne wsparcie przez trenera dla uczestników szkolenia w okresie 2 tygodniowym po zakończonym szkoleniu, w formie mailowej lub telefonicznej, poprzez zadawanie pytań i prowadzenie rozmów z uczestnikami szkolenia. Kontakt z trenerem w kwestiach pojawiających się na bieżąco dotyczących tematyki szkolenia. Coachnig winien być zakończony raportem podsumowującym przeprowadzenie coachingu. Pytanie 40 Czy przewidują Państwo doprecyzowanie wymogów stawianych trenerom (osobom biorącym udział w wykonywaniu zamówienia). Uważamy, iż wymóg 50 godzin szkoleniowych w zakresie komunikacji interpersonalnej jest bardzo niskim kryterium jeśli chodzi o warunki udziału w postępowaniu. Nie. Pytanie 41 Czy zamierzają Państwo doprecyzować informacje dotyczące standardu hotelu, w którym mają być zakwaterowani uczestnicy szkolenia? Uważamy, iż brak doprecyzowania wspomnianej kwestii może spowodować drastyczne obniżenie poziomu usługi przez niektórych wykonawców Hotel, Pensjonat w okolicach Poznania położny w odległości nie dalej niż 50 km od Poznania, pokoje w hotelu 1 lub 2-osobowe wyposażone winny być w łazienkę z prysznicem. Pytanie 42 W umowie mowa jest o wystawieniu faktury VAT, jak powinny brzmieć zapisy jeśli Wykonawca nie jest płatnikiem Vatu? Czy należy zmienić te zapisy w dołączanych załącznikach? Jeśli Wykonawca nie może wystawić faktury, to może na pewno w takiej sytuacji wystawić rachunek, w rozumieniu art 87 ordynacji podatkowej. W związku z tym brzmienie podanego zapisu może być następujące: w umowie mowa jest o wystawieniu rachunku. Od momentu publikacji wyjaśnień do treści SIWZ zamawiający jak i wykonawca są związani ich treścią. 8