Departament Administracji Publicznej

Transkrypt

1 Departament Administracji Publicznej REALIZACJA PRZEZ BENEFICJENTÓW SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY EUROPEJSKICH NA PRZYKŁADZIE PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA Marzec 2012 r. 1

2 2

3 KAP /2011 Nr ewid. 8/2012/P/11/003/KAP REALIZACJA PRZEZ BENEFICJENTÓW SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY EUROPEJSKICH NA PRZYKŁADZIE PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA 3

4 MISJĄ Najwyższej Izby Kontroli jest dbałość o gospodarność i skuteczność w służbie publicznej dla Rzeczypospolitej Polskiej WIZJĄ Najwyższej Izby Kontroli jest cieszący się powszechnym autorytetem najwyższy organ kontroli państwowej, którego raporty będą oczekiwanym i poszukiwanym źródłem informacji dla organów władzy i społeczeństwa p.o. Dyrektora Departamentu Administracji Publicznej Radca Prezesa NIK dr Józef Górny Akceptuję: Wiceprezes Najwyższej Izby Kontroli Marian Cichosz Zatwierdzam Prezes Najwyższej Izby Kontroli NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI ul. Filtrowa Warszawa Tel./faks: Jacek Jezierski dnia lutego 2012 r. 4

5 Spis treści 1. WPROWADZENIE PODSUMOWANIE WYNIKÓW KONTROLI Ocena kontrolowanej działalności Uwagi i wnioski WAŻNIEJSZE WYNIKI KONTROLI Zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie A. Realizacja i rozliczanie projektów B. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy o dofinansowanie C. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej D. Informacja i promocja E. Archiwizacja dokumentów Prawidłowość wydatkowania środków publicznych A. Zgodność z zasadami kwalifikowalności B. Dokonywanie wydatków na zakup towarów i usług C. Spełnianie warunków do otrzymania pomocy publicznej Rezultaty uzyskane w wyniku realizacji projektu i ich trwałość A. Efekty realizacji projektów B. Trwałość projektów INFORMACJE DODATKOWE Organizacja i metodyka kontroli Organizacja kontroli Metodyka prowadzenia kontroli Przebieg kontroli Załączniki Załącznik nr 1 Charakterystyka uwarunkowań ekonomicznych i organizacyjnych oraz stanu prawnego Załącznik nr 2 Wykaz podstawowych aktów prawnych dotyczących kontrolowanej działalności Załącznik nr 3 Wykaz literatury fachowej dotyczącej przedmiotu kontroli Załącznik nr 4 Wykaz objętych kontrolą jednostek, osób odpowiedzialnych za kontrolowaną działalność oraz ocen kontrolowanej działalności Załącznik nr 5 Wykaz projektów realizowanych przez skontrolowanych przedsiębiorców Załącznik nr 6 Kwoty dofinansowania skontrolowanych projektów Załącznik nr 7 Wykaz organów, którym przekazano informację o wynikach kontroli SPIS ILUSTRACJI

6 Wykaz stosowanych pojęć i skrótów Pojęcia: beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu (art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 1 ); e-usługi (usługi elektroniczne) to usługi świadczone w sposób zautomatyzowany przez użycie technologii informacyjnych, za pomocą systemów teleinformatycznych w publicznych sieciach telekomunikacyjnych, na indywidualne żądanie usługobiorcy bez jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji ( 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach POIG ) 2 ; Instytucja Zarządzająca (IZ) jest odpowiedzialna za zarządzanie Programem i jego wdrażanie. Funkcję IZ pełni Minister Rozwoju Regionalnego. Obowiązki IZ wykonuje w ministerstwie Departament Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności; Instytucja Pośrednicząca (IP) wykonuje zadania dotyczące zarządzania poszczególnymi osiami priorytetowymi w zakresie delegowanym przez Instytucję Zarządzającą. Funkcję tą w zakresie zarządzania 8 osią priorytetową, działaniem 8.1. wykonywał do listopada 2011 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji (następnie Minister Administracji i Cyfryzacji); Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia (IW/IP2) wykonuje zadania powierzone przez IZ i IP, m. in. podpisuje umowy z beneficjentami, akceptuje wydatki do refundacji. W badanym obszarze funkcję IW/IP2 pełni Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości; mikroprzedsiębiorca podmiot, który zatrudnia średniorocznie nie więcej niż dziesięciu pracowników i nie osiąga obrotów wyższych niż dwa miliony euro rocznie, lub jego majątek nie przekracza tej kwoty (art. 104 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 3 ); mały przedsiębiorca podmiot, który zatrudnia średniorocznie mniej niż 50 pracowników i nie osiąga obrotów wyższych niż 10 milionów euro, lub jego majątek nie przekracza tej kwoty (art. 105 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej); okres kwalifikowalności wydatków okres, w którym mogą być poniesione przez beneficjenta wydatki określone w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Wydatki poniesione poza tym okresem nie podlegają współfinansowaniu z funduszy UE; projekt przedsięwzięcie będące przedmiotem umowy o dofinansowanie realizowane w ramach działania 8.1.; rozporządzenie w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach POIG ; Regionalna Instytucja Finansująca (RIF) instytucja, która wykonuje zlecone przez IW/IP2 czynności w zakresie zadań związanych z wdrażaniem działania 8.1 POIG; umowa o dofinansowanie - umowa, na podstawie której beneficjent realizuje projekt współfinansowany w ramach POIG; wniosek o dofinansowanie - wniosek składany przez wnioskodawcę na realizację projektu; wnioskodawca podmiot składający wniosek o dofinansowanie realizacji projektu; 1 Dz.U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712 ze zm. 2 Dz.U. Nr 153, poz. 956 ze zm. 3 Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz ze zm. 6

7 wskaźnik produktu określa bezpośredni efekt realizacji projektu, np. ilość nabytych środków trwałych, zgodnie z harmonogramem projektu; wskaźnik rezultatu określa efekt realizacji projektu w dłuższym okresie i informuje o zmianach, jakie nastąpiły dzięki jego realizacji; wydatek kwalifikowalny wydatek lub koszt faktycznie poniesiony przez beneficjenta w związku z realizacją projektu i udokumentowany zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego wydanymi na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, który kwalifikuje się do objęcia wsparciem ze środków przeznaczonych na realizację POIG w trybie określonym w umowie o dofinansowanie; wydatek niekwalifikowalny wydatek lub koszt nie kwalifikujący się do objęcia wsparciem ze środków publicznych przeznaczonych na realizację POIG, pokrywany ze środków własnych beneficjenta w ramach realizowanego projektu; zakończenie projektu termin zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie. Skróty: IZ Instytucja Zarządzająca IP Instytucja Pośrednicząca IW/IP2 Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego KE Komisja Europejska MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MSWiA Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji PARP Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości POIG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka RIF Regionalna Instytucja Finansująca UE Unia Europejska 7

8 Szanowni Państwo, Środki finansowe z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przyznane Polsce na lata w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka są wykorzystywane przez przedsiębiorców na inwestycje, które wzmacniają pozycję polskich firm na rynku europejskim. Dotacje z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w zakresie działania Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej zostały przeznaczone dla przedsiębiorców na przygotowanie nowoczesnych usług świadczonych przez internet. Najwyższa Izba Kontroli skontrolowała prawidłowość realizacji i efekty projektów mających na celu świadczenie usług drogą elektroniczną. Zakres tematyczny poddanych kontroli NIK projektów e-usług był szeroki, od projektów związanych z analizami biznesowymi do portali społecznościowych. Kontrola wykazała, że wiele trudności przedsiębiorcom sprawiało w pełni prawidłowe wypełnienie złożonych wymogów związanych z warunkami otrzymania dofinansowania projektu z funduszy UE. Początkujący przedsiębiorca mógł otrzymać na realizację projektu dofinansowanie w wysokości do 85 % kosztów kwalifikowanych, a wartość całego projektu mogła wynosić do 1 mln zł. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy dotacji było złożenie prawidłowo wypełnionego rozliczenia wykorzystanych środków. Rozliczenie wydatków, gromadzenie i analizowanie dokumentów stanowiących podstawę uzyskania refundacji powodowało wiele problemów dla przedsiębiorców. Skutkowało to koniecznością dokonywania licznych poprawek i uzupełnień wniosków o płatność. Przedsiębiorcy pomimo tego wykorzystali daną im szansę i potrafili skorzystać ze wsparcia oferowanego z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Realizując projekty uruchomili w sieci internetowej portale biznesowe oraz społecznościowe, przez które rozpoczęli świadczenie e-usług dla innych firm oraz społeczeństwa. Utworzone dzięki dofinansowaniu z UE portale pozyskały nie tylko użytkowników, którzy korzystali z darmowych funkcji nowych serwisów, ale często korzystali także z odpłatnych e-usług. Pogorszenie sytuacji gospodarczej, które dotknęło również branżę e-usług, miało wpływ na problemy części przedsiębiorców w pełnym osiągnięciu założonych efektów projektów w terminie określonym w umowie o dofinansowaniu projektu. Przedsiębiorcy powinni dołożyć wszelkich starań, by osiągnąć zakładane w umowach o dofinansowanie efekty projektów, w tym podejmować różnorodne działania promocyjne, aby zwiększyć zainteresowanie swoimi nowymi usługami elektronicznymi. Z wyrazami szacunku, Prezes NIK Jacek Jezierski 8

9 1. WPROWADZENIE Temat i numer kontroli Realizacja przez beneficjentów spoza sektora finansów publicznych projektów współfinansowanych ze środków funduszy europejskich na przykładzie Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (P/11/003). Uzasadnienie podjęcia kontroli Kontrola została podjęta z inicjatywy własnej NIK. Temat kontroli mieści się w priorytetowych kierunkach kontroli NIK przyjętych na lata w ramach priorytetu Polska w Unii Europejskiej w obszarze badań kontrolnych Koordynacja w zakresie programowania i wykorzystania funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności. Do zadań Najwyższej Izby Kontroli należy m.in. kontrola w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, do których zaliczają się wydatki ponoszone na realizację projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, w szczególności działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej skierowany został do przedsiębiorców w celu dofinansowania e-usług. Po trzech latach wdrażania tego działania istotne było zbadanie efektów wydatkowania środków w ramach projektów realizowanych przez przedsiębiorców. Przeprowadzona przez Departament Administracji Publicznej analiza zaawansowania projektów realizowanych przez beneficjentów spoza sektora finansów publicznych ze środków funduszy europejskich 4 wykazała, że spośród programów operacyjnych, w czwartym roku wdrażania perspektywy finansowej , jedynie w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka, osi priorytetowej 8 Społeczeństwo informacyjne, Działaniu Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej została zakończona lub zbliżała się do zakończenia taka liczba projektów o znaczącej wartości, która uzasadniała podjęcie przez NIK kontroli prawidłowości wydatkowania środków. Cel kontroli Celem kontroli była ocena realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG) przez przedsiębiorców w zakresie: Zgodności realizacji przez beneficjenta projektu z umową dofinansowania, w szczególności dokonanie oceny: prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, wywiązywania się z obowiązków rozliczania projektu pod względem finansowym i rzeczowym, dochowania zasad archiwizacji dokumentacji projektu, wywiązywania się z obowiązków w zakresie informacji i promocji oraz wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Prawidłowości wydatkowania środków publicznych otrzymanych na realizację projektów, tj. kwalifikowalności wydatków zgłaszanych do refundacji, w szczególności dokonanie oceny: prawidłowości dokonywania zakupów towarów i usług, rozliczenia wydatków na podatek VAT, a także wydatkowania środków na cele określone w projekcie i spełnienia warunków uprawniających do otrzymania pomocy publicznej. Zgodności i trwałości rezultatów uzyskanych w wyniku realizacji projektu z efektami planowanymi we wniosku o dofinansowanie projektu. Organizacja i zakres kontroli Kontrolę przeprowadziło siedem delegatur Najwyższej Izby Kontroli oraz Departament Administracji Publicznej, który był jej koordynatorem. Kontrolę przeprowadzono u 32 przedsiębiorców realizujących projekty 5 współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach POIG, działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej. Wykaz jednostek i projektów objętych kontrolą zamieszczono w załączniku nr 4 i nr 5. Kwoty dofinansowania projektów przedstawiono w załączniku nr 6. Kontrolą objęto próbę wydatków na łączną kwotę ,8 tys. zł, tj. 74,1 % wydatków poniesionych przez 32 przedsiębiorców podczas realizacji 32 projektów. 4 Tj. Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Programu Rozwój Polski Wschodniej, 16 Regionalnych Programów Operacyjnych. 5 U każdego z 32 kontrolowanych przedsiębiorców zbadano realizację jednego projektu. 9

10 Ocena prawidłowości realizacji wydatków w ramach projektu została przeprowadzona w oparciu o: przepisy rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej 6, wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG 7, przepisy rozporządzenia Komisji Europejskiej w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis 8, postanowienia umowy o dofinansowanie projektu. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 9 z uwzględnieniem kryteriów legalności i gospodarności określonych w art. 5 ust. 3 tej ustawy. Kontrolą objęto okres wydatkowania środków określony w umowach o dofinansowanie projektów, tj. od 24 września 2008 r. do 31 sierpnia 2011 r Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (Dz.U. Nr 153, poz. 956 ze zm.). Treść wytycznych jest publicznie dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. O miejscu publikacji, zmianie oraz terminie, do którego wytyczne lub ich zmiany powinny być stosowane, Minister Rozwoju Regionalnego informuje w komunikacie zamieszczonym w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz.U. L 379 z , s.5). Dz.U. z 2012 r., poz

11 2. PODSUMOWANIE WYNIKÓW KONTROLI 2.1 Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości 10, realizację przez przedsiębiorców projektów pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami oraz umową o dofinansowanie w zakresie: wydatkowania i rozliczania otrzymanych środków publicznych zgodnie z obowiązującymi zasadami, prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz działań informacyjnych i promocyjnych, dokonywania archiwizacji dokumentacji, uzyskania zaplanowanych efektów z realizacji projektu. Podstawą pozytywnej oceny było w szczególności: spełnienie przez przedsiębiorców warunków otrzymania pomocy publicznej, zgodnie z 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej, tj. prowadzenie działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, złożenie wniosków o dofinansowanie projektu nie wcześniej niż w dniu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Ewidencji Działalności Gospodarczej i przed rozpoczęciem realizacji projektu [str. 21], wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z 16 umowy o dofinansowanie [str. 15], wykonanie zadań ujętych w projektach zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie [str. 14], i udokumentowanych, bezpośrednio związanych z projektem i niezbędnych do jego realizacji, pomniejszonych o naliczony podatek od towarów i usług [str. 18], wykazanie we wnioskach o płatność wykonanego zakresu rzeczowego projektów, udokumentowanie zakupu towarów i usług oraz zrealizowanie płatności, zgodnie z 7 umowy o dofinansowanie [str. 14], utworzenie, w wyniku realizacji projektów, stron internetowych, poprzez które przedsiębiorcy świadczyli e-usługi dla klientów, do czego zobowiązywał 8 umowy o dofinansowanie [str. 22]. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości polegały głównie na: przedkładaniu do weryfikacji nieprawidłowo wypełnionych i niekompletnych wniosków o płatność. Kontrola wykazała, że 92 spośród 124 wniosków o płatność złożonych przez przedsiębiorców (74,2%) były sporządzone niezgodnie z 7 ust. 1 umowy o dofinansowanie. RIF oraz IW/IP2, podczas weryfikacji wniosków o płatność, wielokrotnie wzywały beneficjentów do złożenia wyjaśnień i brakujących dokumentów oraz do poprawienia błędów. W rezultacie proces weryfikacji i akceptacji się wydłużał [str. 14]. występowaniu opóźnień w przekazywaniu wniosków o płatność do weryfikacji. Ośmiu spośród 32 skontrolowanych przedsiębiorców (tj. 25,0 %) złożyło wnioski o płatność do weryfikacji przez IW/IP2 z opóźnieniem od trzech do 111 dni w stosunku do terminu określonego w 7 ust. 11 umowy o dofinansowanie [str. 14]. zrealizowanie wydatków określonych w 6 rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej, faktycznie poniesionych 10 W niniejszej kontroli zastosowano trójstopniową skalę ocen, tj.: 1) ocena pozytywna, 2) ocena pozytywna, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, 3) ocena negatywna. NIK oceniła realizację projektu pozytywnie u 12 (37,50 %) kontrolowanych przedsiębiorców, pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości u 18 (56,25 %) przedsiębiorców i negatywnie w dwóch przypadkach (6,25 %). nieosiągnięciu wskaźników rezultatu projektu na poziomie założonym we wniosku o dofinansowanie. W przypadku siedmiu spośród 30 zakończonych projektów (23,3%) przedsiębiorcy nie w pełni osiągnęli wskaźniki rezultatu, w szczególności dotyczące realizacji zaplanowanych przychodów ze sprzedaży wytworzonych e-usług i liczby odbiorców e-usług [str. 22]. 11

12 naruszeniu zasad dokonywania zakupów towarów i usług w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Kontrola wykazała nieprawidłowości dotyczące m.in. wyboru wykonawcy przy mniejszej liczbie ofert niż trzy wymagane w 12 umowy o dofinansowanie u sześciu spośród 32 przedsiębiorców, tj. 18,7 %[str. 20]. niewywiązaniu się przedsiębiorców z obowiązku ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami, co stanowiło naruszenie 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie. Uchybienia w tym zakresie wystąpiły w przypadku projektów realizowanych przez czterech spośród 32 przedsiębiorców objętych kontrolą, tj. 12,5 %[str. 16]. nienależytym wyodrębnieniu ewidencji księgowej dla operacji gospodarczych związanych z projektem. Przedsiębiorcy realizujący trzy projekty (tj. 9,4 %) nie w pełni wyodrębnili ewidencję księgową, co było niezgodne z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie [str. 15]. niewywiązaniu się z obowiązku archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów. W przypadku trzech projektów (9,4%), przedsiębiorcy nie w pełni zgromadzili wymaganą dokumentację związaną z realizacją projektu. Obowiązek przechowywania wszelkich danych związanych z realizacją projektu wynikał z 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie [str. 18]. nienależytym informowaniu opinii publicznej o otrzymaniu dofinansowania ze środków UE na realizację projektu. Kontrola wykazała, że dwóch przedsiębiorców (tj. 6,3 %) nie zamieściło emblematu Unii Europejskiej, odniesienia do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą w miejscu realizacji projektu i na dokumentacji dotyczącej projektu. Stanowiło to naruszenie postanowień 11 umowy o dofinansowanie [str. 17]. niezapewnieniu trwałości jednego ze zrealizowanych projektów. Spośród 30 zakończonych projektów, w jednym przypadku (3,3%) przedsiębiorca nie utrzymał trwałości projektu przez okres trzech lat od dnia zakończenia jego realizacji. Było to niezgodne z 8 ust. 2 umowy o dofinansowanie [str. 24]. 2.2 Uwagi Analiza wyników kontroli pozwala na sformułowanie następujących uwag: 1. Do barier w procesie realizacji projektów przez przedsiębiorców należy zaliczyć skomplikowany i czasochłonny proces sprawozdawczości finansowej, w szczególności długotrwały proces akceptowania wydatków do refundacji. 2. Przedsiębiorca w trakcie oraz na koniec realizacji projektu zobowiązany był przedłożyć do RIF prawidłowo wypełniony wniosek o płatność, w którym wykazywał i dokumentował koszty poniesione zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie. Do wniosku należało dołączyć wymagane załączniki. Kontrola NIK wykazała, że składana przez przedsiębiorców dokumentacja zawierała liczne błędy merytoryczne i formalne, co prowadziło do konieczności wielokrotnego usuwania błędów, uzupełniania braków i składania wyjaśnień. Uchybienia te wynikały w szczególności z braku doświadczenia przedsiębiorców w realizacji projektów współfinansowanych ze środków funduszy unijnych lub też niekiedy z niedopatrzenia pracowników. Wstrzymywało to bieg rozpatrywania wniosku o refundację wydatków do czasu wykonania tych czynności przez przedsiębiorcę. 3. Regionalna Instytucja Finansująca przekazywała wnioski beneficjentów o płatność do PARP, gdzie dokonywana była ponowna weryfikacja wymaganej dokumentacji 11. Jakość złożonej dokumentacji miała bezpośredni wpływ na czas weryfikacji wniosku, a tym samym na termin, w jakim przedsiębiorca uzyskiwał refundację kosztów 11 Procedura taka obowiązywała w rozliczaniu projektów objętych kontrolą NIK. PARP poinformowała, że do 15 czerwca 2010 r. IW obligatoryjnie weryfikowała każdorazowo wnioski będące przedmiotem weryfikacji formalnej i merytorycznej w RIF. Następnie wprowadzono zmiany polegające na możliwości ostatecznego zatwierdzania wniosków przez RIF, przy jednoczesnej wyłącznie formalnej weryfikacji wniosków przez PARP. 12

13 kwalifikowalnych projektu. Wielokrotne wzywanie przedsiębiorców do składania wyjaśnień i usuwania nieprawidłowości lub braków, ponowne kierowane zapytania przez RIF, a następnie przez PARP, chociaż uzasadnione, odbierane były przez przedsiębiorców jako nadmierne obciążenie biurokracją. Kontrola NIK wykazała, że cały proces weryfikacji wniosku o płatność trwał średnio 153 dni. 4. Problemy w zakresie prawidłowego i sprawnego rozliczania projektów przedsiębiorcy uzasadniali brakiem umiejętności i skomplikowaniem obowiązujących procedur. Przedsiębiorcy zobowiązani byli poprawnie rozliczać projekty od początku ich realizacji. Pewnych działań nie można jednak cofnąć, a błędy (np. w zakresie dokonywania zakupów towarów i usług) utrudniały późniejszą sprawną refundację niektórych wydatków. szczególnie dotknęło branżę e-usług. Realizacja projektu polegającego na wprowadzeniu na rynek innowacyjnej e-usługi wymagała od przedsiębiorcy nie tylko przestrzegania procedur ustanowionych przez IW/IP2, ale również szybkiego przystosowania się do zmieniającej się koniunktury gospodarczej. Realizacja wskaźników będzie miała istotne znaczenie także w nowej perspektywie finansowej na lata Komisja Europejska planuje bowiem wprowadzenie zmian w zasadach wdrażania środków unijnych, m. in. proponuje większe zorientowanie projektów na osiągane rezultaty Przedsiębiorcy zobowiązani byli do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz zapewnienia przedstawicielom instytucji kontrolnych dostępu do miejsc, w których realizowany jest projekt, a także do wszystkich dokumentów i plików komputerowych związanych z projektem. Jeśli przedsiębiorca nie posiada dokumentacji wskazującej na prawidłowe poniesienie wydatku refundowanego ze środków UE, to wydatek nieudokumentowany może zostać uznany za niekwalifikowalny. Skutkiem może być wprowadzenie korekt finansowych zmniejszających faktyczną wartość dofinansowania ze środków UE. 6. Wszyscy przedsiębiorcy osiągnęli zakładany poziom wskaźników produktu na koniec realizacji projektu, natomiast nie we wszystkich projektach zostały osiągnięte wskaźniki rezultatu. W przypadkach niepełnego osiągnięcia niektórych wskaźników rezultatu IW/IP2 podejmowała działania polegające na wydłużeniu terminu realizacji tych wskaźników i przekazywała dofinansowanie pod warunkiem zobowiązania się beneficjenta do pełnej realizacji wskaźników w późniejszym terminie. Zgodnie z umową o dofinansowanie wskaźniki muszą być osiągnięte, a następnie utrzymane przez trzy lata od momentu zakończenia projektu. Beneficjenci wyjaśnili, że nieosiągnięcie założonych wskaźników rezultatu wynikało m. in. z pogorszenia sytuacji gospodarczej, które 12 Szerzej: pakiet wniosków legislacyjnych Komisji Europejskiej w dziedzinie polityki spójności na lata ( 2020_en.cfm). 13

14 3. WAŻNIEJSZE WYNIKI KONTROLI 3.1 Zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie Przedmiotem umów o dofinansowanie skontrolowanych projektów 13, zawartych przez przedsiębiorców z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, w imieniu której działały Regionalne Instytucje Finansujące, było udzielenie dofinansowania na realizację projektów w ramach POIG oraz określenie praw i obowiązków związanych z realizacją projektu m.in. w zakresie: zasad dokonywania zakupów towarów i usług, prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, realizacji i rozliczania projektu, informacji i promocji, archiwizacji dokumentów, zabezpieczenia należytego wykonania umowy o dofinansowanie. A. Realizacja i rozliczanie projektów Wszyscy przedsiębiorcy realizowali projekty zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie. Zgodnie z 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej, skontrolowane przez NIK projekty nie były objęte wsparciem przez okres dłuższy niż 24 miesiące. Skontrolowani przedsiębiorcy zgłosili we wnioskach o płatność kwoty do refundacji wyliczone zgodnie ze współczynnikiem dofinansowania określonym w 5 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Wydatki wykazane w przekazanych przez skontrolowanych przedsiębiorców do IW/IP2 wnioskach o płatność, jako kwalifikujące się do objęcia wsparciem, wyniosły łącznie ,7 tys. zł. Do zakończenia kontroli przedsiębiorcy otrzymali dofinansowanie ze środków publicznych na badane projekty w kwocie ,6 tys. zł, w tym ,3 tys. zł z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) Wzór umowy o dofinansowanie został opracowany przez PARP i załączony do dokumentacji konkursowej opublikowanej na stronie internetowej tej instytucji. 14 Obliczenia wykonane zostały na podstawie danych liczbowych pozyskanych w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych u przedsiębiorców. Łączną kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach realizacji skontrolowanych projektów i kwotę dofinansowania otrzymaną przez przedsiębiorców przedstawiono na wykresie nr 1. Wykres 1. Wydatki kwalifikowalne poniesione w ramach realizacji projektów objętych kontrolą i dofinansowanie otrzymane przez przedsiębiorców (w tys. zł) Wydatki kwalifikowalne Kwota przekazanego wykazane we wnioskach dofinansowania ogółem o płatność w tym z EFRR Źródło: opracowanie własne na podstawie danych z kontroli przeprowadzonych u przedsiębiorców. Zgodnie z 7 ust. 11 umowy o dofinansowanie, beneficjent był zobowiązany do przedkładania do RIF wniosków o płatność w terminie 30 dni od dnia zakończenia danego etapu projektu 15. Ośmiu przedsiębiorców spośród 32 (25,0 %) nie wywiązało się z ww. obowiązku określonego w umowie o dofinansowanie, gdyż dziewięć wniosków (7,2 %) zostało złożonych z opóźnieniem wynoszącym od trzech do 111 dni. Było to niezgodnie z 7 ust. 11 umowy o dofinansowanie. Zgodnie z 7 ust. 1 umowy o dofinansowanie, przedsiębiorca w celu otrzymania dofinansowania, był zobowiązany do złożenia w RIF prawidłowo wypełnionego oraz kompletnego wniosku o płatność. Skontrolowanych 32 przedsiębiorców sporządziło w sumie 124 wnioski o płatność, z czego 92 wnioski (74,2 %) sporządzone były nieprawidłowo, tj. niezgodnie z 7 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Skutkowało to koniecznością wielokrotnego ich korygowania i uzupełniania. Uwagi dotyczyły głównie uzupełnienia brakujących dokumentów, 15 Etapy projektu określono w harmonogramie rzeczowofinansowym, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. 14

15 poprawienia błędów w zakresie udokumentowania realizacji projektu i rozliczenia wydatków. W odpowiedzi na uwagi RIF i PARP, przedsiębiorcy wielokrotnie przekazywali korekty, uzupełnienia i wyjaśnienia. Przedsiębiorcy wyjaśniali, że powyższe uchybienia powstały w wyniku braku doświadczenia w realizacji projektów współfinansowanych ze środków funduszy unijnych lub z niedopatrzenia pracowników. Skutkiem nieprawidłowego sporządzania wniosków o płatność był wydłużony proces ich weryfikacji przez RIF a następnie IW/IP2. W przypadku gdy wniosek zawierał braki i błędy, a przedsiębiorca był wzywany do uzupełnienia i poprawienia dokumentów, bieg terminu na weryfikację wniosku był zawieszany. Zgodnie z 9 ust. 2 umowy o dofinansowanie, w przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu, beneficjent był zobowiązany nie później niż 30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków wystąpić do RIF z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji projektu. Kontrola wykazała, że jeden spośród 32 skontrolowanych przedsiębiorców (tj. 3,1 %) wystąpił z ww. wnioskiem 30 dni po upływie terminu wyznaczonego w umowie o dofinansowanie. I tak: Przedsiębiorca realizujący projekt pn. Innowacyjne usługi - nowa jakość w branży szkoleniowej nie zachował 30-dniowego terminu złożenia wniosku o wydłużenie okresu realizacji projektu. Dopiero 30 czerwca 2010 r., tj. w ostatnim dniu realizacji projektu, spółka złożyła wniosek o wydłużenie realizacji V etapu, tym samym wydłużenie terminu realizacji projektu. Było to niezgodne z 9 ust. 2 umowy o dofinansowanie. Przedsiębiorca zbyt późno zorientował się, że nie zdoła wszystkich działań w projekcie zakończyć przed upływem terminu określonego w umowie o dofinansowanie. Wnioski pokontrolne i ich realizacja W wystąpieniach pokontrolnych NIK wnioskowała do przedsiębiorców m. in. o przedkładanie prawidłowo wypełnianych oraz kompletnych wniosków o płatność w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, niezwłoczne sporządzenie i przekazanie do IW/IP2 uzupełnień i korekt do wniosków o płatność, złożenie do IW/IP2 części sprawozdawczej wniosku beneficjenta o płatność. W odpowiedzi na wystąpienia, przedsiębiorcy poinformowali, że zalecenia wykonali lub podjęli działania aby zalecenia wykonać. Zobowiązali się również do dołożenia starań, aby składane wnioski o płatność były kompletne i poprawne. B. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie w 16 ust. 1-3 stanowi m. in., że dofinansowanie wypłacane było po ustanowieniu i wniesieniu przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie w formie weksla in blanco z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez IW/IP2 wraz z deklaracją wekslową, których wzory stanowiły odpowiednio załączniki nr 4 i 5 do umowy o dofinansowanie. Prawidłowo wystawione zabezpieczenie powinno być dostarczone do RIF w momencie podpisania umowy o dofinansowanie lub niezwłocznie po jej zawarciu, jednak nie później niż w terminie 15 dni od dnia jej zawarcia. Kontrola wykazała, że wszyscy przedsiębiorcy, zgodnie z 16 umowy o dofinansowanie, wywiązali się z obowiązku ustanowienia i wniesienia ww. zabezpieczenia. C. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej Zgodnie z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie, przedsiębiorcy byli zobowiązani do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów związanych z realizacją projektu. Spośród skontrolowanych 32 przedsiębiorców, 29 (90,6%) prowadziło ewidencję księgową w sposób zgodny z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie. Ewidencja ta umożliwiała identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych. Zawarte we wnioskach o płatność kwoty były zgodne z kwotami przelewów zrealizowanych z rachunku bankowego Beneficjenta, a także ujętymi w ewidencji księgowej. Kontrola NIK wykazała uchybienia w prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji przez trzech przedsiębiorców (9,4%). Przyczyną tych uchybień była niewystarczająca wiedza przedsiębiorców w tym zakresie. W trakcie kontroli 15

16 NIK przedsiębiorcy uzupełnili braki w prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów związanych z projektem. W szczególności: Przedsiębiorca realizujący projekt pn. Rozwój mikroprzedsiębiorstwa z położeniem nacisku na stworzenie i wypromowanie portalu społecznoinformacyjnego nie wprowadził odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji związanych z projektem, co było niezgodne z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie. Taki sposób księgowania wydatków nie pozwalał na jednoznaczne określenie na podstawie samej ewidencji księgowej, czy wydatek został zrealizowany w ramach projektu, czy też dotyczył innej działalności operacyjnej nieobjętej dofinansowaniem ze środków europejskich. W trakcie kontroli NIK przedsiębiorca dokonał pełnego wyodrębnienia ewidencji księgowej. Sporządził zestawienie pomocnicze, aby identyfikacja poszczególnych operacji księgowych i bankowych dotyczących wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu była możliwa. Ewidencja księgowa na potrzeby realizacji projektu pn.: Wytworzenie, wprowadzenie na rynek polski i zagraniczny oraz opieka wdrożeniowa e-usługi ModusCRM prowadzona była niezgodnie z postanowieniami z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie, który zobowiązywał beneficjenta do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów. Przedsiębiorca prowadził wyodrębnioną ewidencję kosztów, nie wyodrębnił natomiast ewidencji wydatków i przychodów. Ewidencjonowane były one na kontach, na których ewidencjonowano również wydatki niezwiązane z realizowanym projektem. Wynikało to, jak wyjaśnił przedsiębiorca, z jego niewiedzy. Postanowienie 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie zobowiązywało przedsiębiorców m.in. do zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z zapisami umowy oraz z obowiązującymi przepisami (np. ustawy o rachunkowości). Kontrola NIK wykazała uchybienia w ewidencjonowaniu operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami przez czterech (12,5%) z 32 skontrolowanych przedsiębiorców na łączną kwotę 263,1 tys. zł. Przyczyną powyższych uchybień były błędy popełnione przez pracowników. W szczególności: W ramach realizacji projektu pn. Uruchomienie portalu doradztwa konsumenckiego, przedsiębiorca wydatki dotyczące zakupu licencji oprogramowania do zarządzania portalem ujął w ewidencji księgowej niezgodnie z treścią operacji gospodarczej. Wydatki zaliczono do kosztów uzyskania przychodów, co było niezgodne z art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 16. Przepis ten stanowi m.in., że wydatków na nabycie wartości niematerialnych i prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. W konsekwencji, powyższej licencji nie ujęto w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych przedsiębiorstwa, a także nie dokonywano jej amortyzacji, co było niezgodne z art. 22b ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym beneficjent naruszył 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie, który zobowiązywał go do zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz 8 ust. 12 umowy o dofinansowanie, który stanowi, że w przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych (m. in. licencji), beneficjent był zobowiązany do amortyzacji tych aktywów zgodnie z odrębnymi przepisami. W trakcie kontroli NIK, beneficjent dokonał amortyzacji powyższej licencji oraz przekazał do Urzędu Skarbowego korektę deklaracji podatkowej za 2009 r. w tym zakresie 17. Beneficjent realizujący projekt pn. Budowa modularnej platformy do wspomagania zarządzania najważniejszymi elementami działalności MSP, dostępnej wszędzie i na każdym urządzeniu podłączonym do Internetu, zaksięgował wydatek na zakup licencji na oprogramowanie w ewidencji 16 Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm. 17 W wyniku sporządzonej korekty zmniejszono stratę wykazaną w deklaracji podatkowej za 2009 r. 16

17 wyodrębnionej dla realizowanego projektu pomimo, że wydatek ten nie dotyczył tego projektu. Było to niezgodne z 7 ust. 16 umowy o dofinansowanie, który stanowi, że w wyodrębnionej ewidencji mogą być księgowane tylko koszty wydatki i przychody związane z projektem. Faktura, która nie dotyczyła projektu została omyłkowo zaksięgowana w wyodrębnionej ewidencji projektu. W trakcie kontroli ustalono, że przedsiębiorca nie wykazał ww. wydatku we wniosku o płatność w celu jego zrefundowania. Wnioski pokontrolne i ich realizacja NIK nie formułowała wniosków pokontrolnych dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków, gdyż księgi rachunkowe za 2009 i 2010 r. zostały zamknięte. D. Informacja i promocja W 11 umowy o dofinansowanie zobowiązano beneficjenta do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu ze środków POIG. W tym zakresie beneficjent był zobowiązany m. in. do stosowania art. 9 rozporządzenia 1828/ Kontrola NIK wykazała, że 30 przedsiębiorców (tj. 93,7 %) prawidłowo informowało o otrzymanym dofinansowaniu z POIG. Przedsiębiorcy umieścili w siedzibie przedsiębiorstwa, na stronie internetowej utworzonej w wyniku realizacji projektów oraz na dokumentach związanych z ich realizacją: emblemat Unii Europejskiej, odniesienie do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, odniesienie do programu POIG, w ramach którego udzielane było wsparcie. Spośród objętych kontrolą 32 przedsiębiorców, dwóch (tj. 6,3 %) przedsiębiorców nie w pełni zrealizowało obowiązki w zakresie informowania o uzyskanym 18 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Dz.U. L 371 z , s.1. dofinansowaniu z POIG, do czego byli zobowiązani postanowieniem 11 umowy o dofinansowanie. Przedsiębiorcy wyjaśniali, że wymaganych oznaczeń nie umieścili przez niedopatrzenie. I tak: W ramach realizacji projektu pn. Wytworzenie, wprowadzenie na rynek polski i zagraniczny oraz opieka wdrożeniowa e-usługi ModusCRM, przedsiębiorca pomimo upływu blisko dziewięciu miesięcy od zakończenia projektu, nie oznaczył miejsca realizacji projektu, jak też strony głównej e-usługi, artykułów promocyjnych zakupionych w ramach projektu oraz dokumentacji projektu właściwymi oznaczeniami graficznymi. Było to niezgodne z 11 umowy o dofinansowanie. Przedsiębiorca realizujący projekt pn. Stworzenie i promocja innowacyjnej e-usługi adaptacyjnego testu psychometrycznego, badającego poziom zdolności poznawczych, administrowanego drogą internetową, w siedzibie firmy ani też na jej stronie internetowej nie zamieścił emblematu Unii Europejskiej, odniesienia do EFRR oraz hasła Dotacje na innowacje. Zakupiony w ramach Projektu sprzęt także nie został opatrzony stosownymi informacjami. Było to niezgodne z postanowieniem 11 umowy o dofinansowanie. W trakcie kontroli przedsiębiorca podjął działania w celu prawidłowego oznaczenia zbudowanej strony internetowej i zakupionego sprzętu. Wnioski pokontrolne i ich realizacja W wystąpieniach pokontrolnych NIK wnioskowała m. in. o umieszczenie oznaczeń graficznych na stronie internetowej, w siedzibie beneficjenta oraz na dokumentacji dotyczącej projektu, wywiązanie się z obowiązku dotyczącego informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania, oznaczenie miejsca realizacji projektu, zamieszczenie na stronie internetowej informacji o rzeczywistej wartości projektu i wysokości otrzymanego dofinansowania. W odpowiedzi na wystąpienia, przedsiębiorcy poinformowali, że umieścili oznaczenia graficzne promujące i informujące opinię publiczną o fakcie otrzymania 17

18 dofinansowania na realizację projektu w siedzibie firmy, na stronie internetowej oraz na dokumentacji. E. Archiwizacja dokumentów Zgodnie z 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie przedsiębiorca był zobowiązany do przechowywania wszelkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym i procedurami zawierania umów z wykonawcami. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu, w tym umowa o dofinansowanie wraz z aneksami, wnioski o płatność wraz z korektami i kopiami załączonych dokumentów oraz dokumentacja księgowa przechowywana była przez 29 przedsiębiorców (90,6%), spośród 32 skontrolowanych, w sposób zgodny z wymogami 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie. W przypadku trzech (9,4%) przedsiębiorców, kontrola NIK wykazała uchybienia dotyczące kompletności przechowywanej dokumentacji związanej z realizacją projektu, co było niezgodne z 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie. Przedsiębiorcy wyjaśniali, że omyłkowo przekazali oryginały niektórych dokumentów do IW/IP2 bez pozostawienia sobie kopii. W szczególności: Przedsiębiorca realizujący projekt pn. Uruchomienie portalu doradztwa konsumenckiego nie posiadał kopii niektórych wyjaśnień i uzupełnień wniosków o płatność przekazywanych do IW/IP2. Było to niezgodne z 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie, który zobowiązywał przedsiębiorcę do przechowywania wszelkich danych związanych z realizacją projektu w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji. Beneficjent projektu pn. Stworzenie i promocja innowacyjnej e-usługi adaptacyjnego testu psychometrycznego, badającego poziom zdolności poznawczych, administrowanego drogą internetową, nie posiadał kopii wniosków o płatność przedłożonych do RIF oraz ich wersji skorygowanych. Było to niezgodne z 10 ust. 22 umowy o dofinansowanie, który zobowiązywał do przechowywania wszelkich danych związanych z realizacją projektów, w szczególności dokumentacji dotyczącej zarządzania finansowego. Wnioski pokontrolne i ich realizacja W wystąpieniach pokontrolnych NIK wnioskowała m. in. o niezwłoczne zgromadzenie kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w celu przechowywania przez okres co najmniej 10 lat od dnia wejścia w życie umowy o dofinansowanie oraz o przechowywanie tej dokumentacji w sposób gwarantujący jej bezpieczeństwo. W odpowiedzi na wystąpienia, przedsiębiorcy poinformowali, że skompletowali dokumentację związaną z realizacją projektu lub podjęli działania aby zgromadzić brakujące dokumenty i je zarchiwizować. 3.2 Prawidłowość wydatkowania środków publicznych W kontroli NIK zbadano 912 wydatków beneficjentów o łącznej wartości ,8 tys. zł, co stanowiło 74,1 % wydatków kwalifikowanych poniesionych przez 32 przedsiębiorców podczas realizacji projektów. Badaniem objęto w szczególności dokumentację dotyczącą: dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, prawidłowości dokonywania zakupów towarów i usług zrealizowanych w ramach projektu. A. Zgodność z zasadami kwalifikowalności Zasady kwalifikowalności zostały określone w rozporządzeniu w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej i wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG, przygotowanych na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. W ww. rozporządzeniu zostały określone m. in. kategorie wydatków kwalifikowanych w ramach działania 8.1 POIG. Do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, zgodnie z 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej, przedsiębiorcy zaliczyli wydatki związane z realizacją projektu m.in. na: 1) zakup usług informatycznych, technicznych, doradczych prowadzących do wytworzenia produktów 18

19 cyfrowych oraz związanych z przygotowaniem, świadczeniem i aktualizacją e-usługi, 2) wynagrodzenia brutto wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, 3) zakup analiz przygotowawczych, usług księgowych, prawnych i innych usług eksperckich, 4) zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych, 5) najem i eksploatację pomieszczeń, 6) promocję wdrożonych rozwiązań, dokonywaną drogą elektroniczną i tradycyjną, w tym działania informacyjne i promocyjne o udziale finansowym budżetu UE w projekcie objętym wsparciem, 7) nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how, nieopatentowanej wiedzy technicznej, 8) zakup nowych i używanych środków trwałych. Wydatki, zgodnie z 6 ust. 2 pkt 3 umowy o dofinansowanie, zostały poniesione przez przedsiębiorców w okresie kwalifikowalności. Objęte kontrolą wydatki, zgodnie z 6 ust. 2 umowy o dofinansowanie, były: niezbędne do realizacji projektu, wykazane w harmonogramie rzeczowo-finansowym, poniesione po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie do dnia określonego w umowie o dofinansowanie, prawidłowo udokumentowane. Przedsiębiorcy, zgodnie z 6 ust. 8 umowy o dofinansowanie, nie ujęli kwoty podatku od towarów i usług naliczonego od dokonanych zakupów jako wydatki kwalifikowane w skontrolowanych wnioskach o płatność. Zgodnie z art ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług 19 przedsiębiorcom składającym wniosek o dofinansowanie realizacji projektu przysługiwało prawo do jego zwrotu z urzędu skarbowego lub odliczenia od należnego podatku od towarów i usług. Kontrola NIK wykazała, że spośród 32 skontrolowanych przedsiębiorców jeden przedsiębiorca poświadczył nieprawdę w złożonym w RIF wniosku o udzielenie dofinansowania. Przedsiębiorca oświadczył, że nie jest powiązany z innymi podmiotami na rynku osobowo, finansowo oraz w zakresie 19 Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz ze zm. handlowym. W związku z zawarciem umowy dotyczącej udzielenia dofinansowania na realizację projektu w łącznej kwocie 437,2 tys. zł, przedsiębiorca zakupił od firmy X licencje na oprogramowanie. Zgodnie z 17 ust. 1 regulaminu przeprowadzania konkursu w ramach POIG z 2008 r. 20 przedsiębiorca zobowiązany był w przypadku realizacji dostaw lub usług dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Szczególnym przypadkiem konfliktu są sytuacje, gdy pomiędzy beneficjentem a dostawcą istnieją powiązania osobowe lub kapitałowe. W takim przypadku beneficjent nie może zawierać transakcji z podmiotami powiązanymi. Jeśli istnieją jakiekolwiek powiązania osobowe lub kapitałowe, wówczas podmiot powiązany nie może być dostawcą towarów lub usług. Ponadto zgodnie z 12 ust. 2 umowy o dofinansowanie, beneficjent powinien dokonywać zakupów m. in. z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. W kontroli ustalono, że przedsiębiorca był powiązany z dostawcą, tj. firmą X w okresie, w którym złożył wniosek o dofinansowanie projektu, gdyż świadczył pracę dla firmy X i uzyskał z tego tytułu dochód w kwocie 10,8 tys. zł. Przedsiębiorca wyjaśnił, że wskazał we wniosku o dofinansowanie, iż nie jest powiązany z innymi podmiotami na rynku w zakresie handlowym, ponieważ na etapie sporządzania tego wniosku (sierpień/wrzesień 2008 r.) nie świadczył jeszcze usług na rzecz X. W złożonym do RIF wniosku o dofinansowanie w dniu 24 września 2008 r. nie dokonał korekty ww. oświadczenia, pomimo że rozpoczął współpracę z firmą X od 12 września 2008 r. 21 Zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG, w przypadku wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektów, za wydatki kwalifikowalne mogły być uznane wydatki poniesione na wynagrodzenia wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, ponoszone ze środków własnych 20 Regulamin konkursu został opublikowany na stronie internetowej wraz z dokumentacją konkursową. 21 W sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa polegającego na poświadczeniu nieprawdy we wniosku o udzielenie dofinansowania zostało skierowane zawiadomienie do prokuratury. 19

20 wnioskodawcy, wypłacane na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej. Normy prawne dotyczące wynagrodzeń zostały określone w odrębnych przepisach. Ustalenia kontroli NIK wykazały, że jeden przedsiębiorca spośród 32 objętych kontrolą, w ramach realizacji projektu pn. Budowa systemu informatycznego platformy internetowej portal rolniczy zrealizował wydatki na wynagrodzenia z opóźnieniem. Dokonał wypłaty wynagrodzeń w wysokości 34,9 tys. zł z opóźnieniem korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Sześciu przedsiębiorców (tj. 18,7 %) spośród 32 w trakcie realizacji projektów dokonało zakupów na łączną kwotę 1050,5 tys. zł (tj. 8,3 % zbadanych wydatków) niezgodnie z postanowieniami 12 ust. 2-4 umowy o dofinansowanie. Stwierdzone przez NIK przypadki nieprzestrzegania postanowień umowy o dofinansowanie dotyczyły, m.in.: wynoszącym od 2 do 37 dni, tj. z naruszeniem terminu wypłaty wynagrodzeń określonego w art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Również składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w wysokości 26,1 tys. zł zostały opłacone z opóźnieniem wynoszącym od 2 do 34 dni, a więc po terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 22. Spółka nie dochowała również terminu odprowadzania zaliczek na nieudokumentowania faktu dokonania ogłoszenia o zakupie, dokonania wyboru wykonawcy przy mniejszej liczbie ofert niż trzy wymagane umową o dofinansowanie, posługiwania się wydrukami ze stron internetowych, które nie stanowiły ofert w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, niezamieszczania w swoich ogłoszeniach pełnych informacji o parametrach sprzętu, który chcieli zakupić. podatek dochodowy od wynagrodzeń, o którym mowa w art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 5,5 tys. zł odprowadzono z opóźnieniem wynoszącym od 4 do 40 dni. Stwierdzone uchybienia w terminowości wypłat nie miały wpływu na uznanie poniesionych przez przedsiębiorcę wydatków na wynagrodzenia za kwalifikowalne do refundacji. B. Dokonywanie wydatków na zakup towarów i usług Przedsiębiorcy realizujący skontrolowane projekty nie byli zobowiązani do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 23. Postanowienia dotyczące zasad dokonywania zakupów W szczególności: Beneficjent realizujący projekt pn. Uruchomienie portalu doradztwa konsumenckiego nie udokumentował ogłoszenia o zakupie usługi pomimo, że zgodnie z 12 ust. 3 umowy zobowiązany był udokumentować fakt zamieszczenia ogłoszenia o zakupie usługi, polegającej na wykonaniu pracy dotyczącej zarządzania projektem, na swojej stronie internetowej, w prasie lub w siedzibie beneficjenta. Beneficjent, jak wyjaśniał, zamieścił ogłoszenie o dokonywanym zakupie w portalu ale faktu tego nie udokumentował i nie przedstawił stosownych dokumentów w trakcie kontroli NIK. towarów i usług zostały określone w 12 umowy o dofinansowanie. Spośród 32 skontrolowanych przedsiębiorców 26 (tj. 81,3 %) dokonało zakupów zgodnie z 12 ust. 2-4 umowy o dofinansowanie, tj. w oparciu o najbardziej 22 Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz ze zm. 23 Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. Beneficjent jest zobowiązany stosować przepisy o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 tej ustawy. W ramach realizacji projektu pn. Wytworzenie, wprowadzenie na rynek polski i zagraniczny oraz opieka wdrożeniowa e-usługi ModusCRM przedsiębiorca dokonał zakupu usługi polegającej na stworzeniu założeń, logiki i dokumentacji technicznej produktu ModusCRM niezgodnie z 12 ust. 3 umowy o dofinansowanie. Beneficjent dokonał wyboru wykonawcy w oparciu o analizę trzech posiadanych cv. Zakup usługi, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, winien nastąpić w oparciu o złożone przez potencjalnych wykonawców oferty. Zgodnie 20