Katowice, 21 października 2016 r. BA.I WSZYSCY WYKONAWCY

Transkrypt

1 BA.I Katowice, 21 października 2016 r. WSZYSCY WYKONAWCY dot.: odpowiedzi na pytania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, na kompleksową usługę ochrony osób i mienia w budynkach oraz pomieszczeniach Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego W dniu r. do Zamawiającego wpłynęły zapytania dotyczące zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w przedmiotowym postępowaniu. Zamawiający w trybie art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn.zm.) udziela odpowiedzi na zadane pytania: Pytanie 1. Proszę o udostępnienie oświadczenia JEDZ którego wymaga Zamawiający. Zamawiający zamieścił w SIWZ w rozdziale IV ust, 1 pkt a link ( odwołujący do strony Urzędu Zamówień Publicznych, gdzie zamieszczona jest edytowalna wersja Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia. Pytanie 2. Proszę o informację w jaki sposób Zamawiający na etapie realizacji zamówienia będzie sprawdzał, czy pracownicy realizujący usługę posiadają zadeklarowane doświadczenie o którym mowa w rozdziale XII Kryteria oceny ofert. Zamawiający w ogólnych warunkach umowy w 2 ust. 4 wymaga by Wykonawca przekazał Zamawiającemu listę pracowników realizujących czynności bezpośredniej ochrony fizycznej stałej, jednak nie określa w jaki sposób będzie sprawdzał doświadczenie przedstawionych pracowników. Czy zatem Wykonawca ma rozumieć, że kryteria oceny ofert są prowizoryczne i na etapie realizacji umowy nie mają żadnego znaczenia? Zamawiający określił w SIWZ, że wykonawca, który zamierza otrzymać punkty w kryterium doświadczenie pracowników, musi do oferty załączyć wykaz osób, w którym zadeklaruje ilość pracowników przewidzianych do realizacji zamówienia i wskaże jakie doświadczenie pracownicy posiadają. Na tej podstawie Zamawiający przyzna punkty w kryterium doświadczenia pracowników. Zamawiający przypomina, że wszystkie oświadczenia składane w toku postępowania przetargowego są pod rygorem odpowiedzialności karnej. Oznacza to, że jeżeli Wykonawca oświadczył nieprawdę i pracownicy nie posiadają zadeklarowanego przez niego okresu doświadczenia wobec Wykonawcy zostaną wyciągnięte konsekwencje prawne. Oznacza to również, że jeżeli w trakcie wykonywania umowy dojdzie do sytuacji konieczności zmiany pracownika wskazanego w załączniku nr 7 do SIWZ, na podstawie którego Wykonawca otrzymał punkty w kryterium doświadczenia pracowników, nowy zaproponowany pracownik musi spełniać przynajmniej te same warunki, które spełniał jego poprzednik, tzn. jego doświadczenie zawodowe musi odpowiadać co najmniej doświadczeniu pracownika zmienionego.

2 Pytanie 3. SIWZ pkt II ust 1 b) - z uwagi na wskazany przez Zamawiającego wymóg, że osoby nadzorujące (koordynatorzy) mogą pełnić maksymalnie 12 godzinną służbę prosimy o doprecyzowanie: a) Czy koordynatorzy mają wypracowywać godziny na Państwa obiektach czy wyłącznie być do Państwa dyspozycji i nadzorować pracowników ochrony jako koordynatorzy nie wykonywujący bezpośrednio usługi na obiektach? b) Jeżeli mają pracować na obiektach to czy są to pracownicy w ramach wskazanej ilości pracowników ochrony w załączniku nr 1 do SIWZ w ust I OBIEKTY PODLEGAJACE OCHRONIE czy też to są dodatkowi pracownicy nie wyszczególnieni w tej rozpisce przez Zamawiającego? c) Jeżeli mają to być dodatkowi pracownicy wypracowujący godziny na obiektach Zamawiającego to prosimy o wskazanie na którym obiekcie mają realizować usługę, w jakich godzinach i dniach ta służba ma być pełniona? Zamawiający określił w SIWZ w Rozdz. III ust. 1 pkt 2 c), że w zakresie warunku udziału w postępowaniu dotyczącym zdolności technicznej i zawodowej Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże się dysponowaniem minimum 27 osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Wszyscy pracownicy winni być zatrudnieni na co najmniej ¾ etatu, przy czym każdy z pracowników może pełnić maksymalnie 12-godzinną służbę. Oznacza to, że maksymalnie 12 godzinny czas pracy dotyczy pracowników świadczących usługę z zakresie bezpośredniej ochrony fizycznej stałej na wszystkich obiektach, nie dotyczy zaś koordynatorów. Koordynatorzy nie są pracownikami dodatkowymi. Zamawiający określając minimalne ilości pracowników, których ma zapewnić wykonawca miał także na myśli koordynatorów. Tak więc w liczbie wymaganej 27 osób mają być uwzględnieni również koordynatorzy. Pytanie 4. Załącznik nr 1 do SIWZ ust 2. ppkt 5) - czy wymagany termin 14 dni dotyczy również sytuacji awaryjnych (nagła absencja, chorobowe) niemożliwych do przewidzenia przez Wykonawcę? Zamawiający informuje, że 14 dniowy termin nie jest wymagany w sytuacjach, których nie można przewidzieć, ale taka sytuacja musi zostać stosownie wyjaśniona i udokumentowana. Pytanie 5. Załącznik nr 1 do SIWZ ust 4 - czy wymagane zatrudnienie wyłącznie w oparciu o umowę o pracę dotyczy również wzmocnienia ochrony (840 godzin w ciągu trwania całej umowy)? Tak, wymagane jest zatrudnienie wyłącznie w oparciu o umowę o pracę. Pytanie 6. Załącznik nr 1 do SIWZ ust I obiekt Katowice, ul. Powstańców 41a ust 3 ppkt 1) - czy określony przez Zamawiającego skład dwuosobowy od 06:00 do 22:00 dotyczy wszystkich dni w roku czy wyłącznie dni roboczych (pn-pt)?

3 Zamawiający potwierdza, że dwuosobowy skład od 06:00 do 22:00 dotyczy wszystkich dni w roku. Pytanie 7: W związku z odpowiedzią na pytanie nr 5 z dnia oraz opisem przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SIWZ) prosimy o jasną odpowiedź czy dla obiektów objętych bezpośrednią ochroną fizyczną: a) Katowice ul. Powstańców 41a b) Częstochowa ul. Sobieskiego 7 c) Bielsko- Biała ul. Piastowska 40 d) Tychy ul. Przemysłowa 61 należy zapewnić działanie grup interwencyjnych? Dla wyżej wymienionych lokalizacji nie ma wymogu zapewnienia działania grup interwencyjnych. Pytanie 8: W związku z zapisem (kryteria oceny ofert): Wartość punktowa dla kryterium doświadczenia pracowników wyliczona będzie wg. następującej zasady: Doświadczenie pracownika pow. 48 miesięcy w wykonywaniu czynności bezpośredniej ochrony w budynkach użyteczności publicznej 2 punkty. Za każdego pracownika posiadającego doświadczenie zawodowe powyżej 48 miesięcy, Wykonawca otrzyma 2 punkty za każdego pracownika z doświadczeniem powyżej 48 miesięcy w wykonywaniu czynności bezpośredniej ochrony w budynkach użyteczności publicznej, ale nie więcej niż 40 punktów. Wnosimy o dokonanie zmiany opisu ww. kryterium poprzez dopuszczenie możliwości wykazania się w celu uzyskania punktów również doświadczeniem zawodowym pracowników w wykonywaniu czynności bezpośredniej ochrony innych obiektów niż użyteczności publicznej. Prosimy o skrócenie punktowanego doświadczenia z okresu 48 miesięcy do okresu powyżej 24 miesięcy. Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę. Pytanie 9: Wnosimy o obniżenie kar umownych przewidzianych w umowie, ponieważ są rażąco wysokie i nieadekwatne do ewentualnych przewinień z którymi są powiązane. Nie ulega wątpliwości, że kara umowna przewidziana w art. 483 Kodeksu cywilnego stanowi surogat odszkodowania wynikającego z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Tym samym uzasadnione jest utrzymanie związku pomiędzy wysokością szkody jaką poniesie Zamawiający, a wysokością kary umownej. Związek taki nie został zachowany w przypadku kar wymienionych powyżej. Tak zdefiniowane kary tracą przymiot surogatu odszkodowania oraz funkcję dyscyplinującą a mogą stać się źródłem wzbogacenia Zamawiającego.

4 Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę w zakresie obniżenia kar umownych. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, że należyte wykonywanie usługi chroni wykonawców przed stosowaniem kar przewidzianych w ogólnych warunkach umowy. Pytanie nr 10 Proszę o informację czy w przypadku załączenia do oferty informacji o przynależności do grupy kapitałowej wystawionej na dzień otwarcia ofert, Zamawiający po otwarciu ofert będzie ponownie wymagał w ciągu 3 dni dostarczenia informacji o przynależności do grupy kapitałowej? Nadmieniamy, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami oraz wydłużoną procedurą postępowania. Zamawiający nie będzie żądał dokumentów, które zostaną dołączone do oferty, a które zgodnie z zapisami Ustawy Pzp oraz SIWZ, Wykonawca winien złożyć na żądanie zamawiającego, w terminie przez niego wyznaczonym. Pytanie nr 11 Czy obiekty wskazane w opisie przedmiotu zamówienia podlegają obowiązkowej ochronie? Obiekty wymienione w opisie przedmiotu zamówienia nie podlegają obowiązkowej ochronie. Pytanie nr 12 Zamawiający w paragrafie 11 umowy wskazuje, iż: 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty w sytuacji gdy: 1) nastąpi ustawowa zmiana stawki podatku od towarów i usług (VAT), 2) nastąpi zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) nastąpi zmiana zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wnosimy o modyfikację par. 11 ust. 1 pkt. 2 poprzez zastąpienie go treścią zgodną z ustawą Prawo zamówień publicznych: 2) nastąpi zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zamawiający dokonał modyfikacji zapisów SIWZ w dniu r. Modyfikacja dotyczyła m.in. kwestii minimalnego wynagrodzenia za pracę i wysokości minimalnej stawki godzinowej. Stosowne zapisy znalazły się również w Załączniku nr 4 Ogólne warunki umowy. Pytanie nr 13 Wnosimy o wprowadzenie do umowy zapisu zgodnego z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 roku o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1232), który

5 wskazuje, iż każda ze stron umowy w terminie od dnia opublikowania przepisów dokonujących tych zmian do 30 dnia od dnia ich wejścia w życie, może złożyć wniosek w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia. Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie zaproponowanego zapisu. W przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, posiada on zgodnie z art. 4 ust 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 roku o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1232) prawo do złożenia stosownego wniosku o waloryzację wynagrodzenia. Zgodnie z przywołanym artykułem (..) każda ze stron umowy, w terminie od dnia opublikowania przepisów dokonujących tych zmian do 30 dnia od dnia ich wejścia w życie, może zwrócić się do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia. Zmiana umowy na podstawie ustaleń negocjacyjnych może nastąpić po wejściu w życie przepisów będących przyczyną waloryzacji. W przypadku konieczności waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy, spowodowanego zmianami prawa mającymi wpływ na jego wysokość, aneks do umowy zostanie przygotowany niezwłocznie po zakończeniu ustaleń negocjacyjnych. Pytanie nr 14 W związku z art. 142 ust. 5 ustawy pzp, proszę o informację w jakim terminie zostanie zawarty aneks dot. zmiany wynagrodzenia, o którym mowa w art.142 ust. 5 pzp (od momentu zgłoszenia wniosku o zmianę wynagrodzenia przez wykonawcę)? Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 23 października 2014 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1831) porozumienie w sprawie zmiany wynagrodzenia powinno zostać zawarte w terminie jednego miesiąca od momentu złożenia wniosku. Wnosimy o wprowadzenie do umowy powyższego zapisu obligatoryjnie. Zgodnie z art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1232): (..) każda ze stron umowy, w terminie od dnia opublikowania przepisów dokonujących tych zmian do 30 dnia od dnia ich wejścia w życie, może zwrócić się do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia. Zmiana umowy na podstawie ustaleń negocjacyjnych może nastąpić po wejściu w życie przepisów będących przyczyną waloryzacji. W przypadku konieczności waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy, spowodowanego zmianami prawa mającymi wpływ na jego wysokość, aneks do umowy zostanie przygotowany niezwłocznie po zakończeniu ustaleń negocjacyjnych. Pytanie nr 15 Wnoszę o zawarcie w umowie, klauzuli, która umożliwi obu stronom rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem tj.:,,każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Zaznaczam, iż sytuacja Zamawiającego przy kształtowaniu treści umowy jest silniejsza, dlatego powinien on brać pod uwagę nie tylko swoje interesy, ale także interesy wykonawcy i starać się ułożyć stosunek prawny tak, aby te interesy były zrównoważone. Prawo jednostronnego wypowiedzenia umowy przysługujące obu stronom z okresem wypowiedzenia umożliwiającym drugiej stronie dostosowanie się do sytuacji, jest w opinii Wykonawcy celowe.

6 Zamawiający udzielił odpowiedzi w tym zakresie, która zamieszczona została na stronie internetowej zamawiającego w dniu r. Pytanie nr 16 Proszę o informację, czy Zamawiający wymaga podjazdów grupy interwencyjnej wyłącznie do obiektów w Rybniku przy ul. 3 Maja 27, Zawierciu przy ul. Parkowej 2, Katowicach przy ul. Wita Stwosza 2? Zamawiający wymaga podjazdów grupy interwencyjnej wyłącznie do obiektów w Rybniku przy ul. 3 Maja 27, Zawierciu przy ul. Parkowej 2, Katowicach przy ul. Wita Stwosza 2. Pytanie nr 17 Proszę o informację, czy Zamawiający wymaga podjazdów kontrolnych grupy interwencyjnej wyłącznie do obiektów w Rybniku przy ul. 3 Maja 27? Zamawiający wymaga podjazdów kontrolnych grupy interwencyjnej wyłącznie do obiektów w Rybniku przy ul. 3 Maja 27. Pytanie nr 18 Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia ochrona fizyczna w obiektach w Rybniku przy ul. 3 Maja 27, Zawierciu przy ul. Parkowej 2, Katowicach przy ul. Wita Stwosza 2 jest niecałodobowa. W związku z powyższym proszę o informację, czy wykonawca w ramach swych obowiązków ma wykonywać usługę zamykania i otwierania obiektów i deponować klucze do obiektów? Czy Zamawiający sposób gospodarki kluczami pozostawia w gestii wykonawcy? Zamawiający pozostawia sposób gospodarowania kluczami w gestii wykonawcy w odniesieniu do obiektu w Rybniku przy ul. 3 Maja 27. W pozostałych dwóch lokalizacjach czynności otwierania, zamykania oraz deponowania kluczy wykonują pracownicy Urzędu. Doświadczeniem lat ubiegłych przewiduje się, że może zaistnieć potrzeba, gdzie będzie wymagana asysta grupy interwencyjnej przy otwarciu i zamknięciu obiektu w Zawierciu, a następnie depozyt tych kluczy. Będzie ona dodatkowo zlecana po wcześniejszym uzgodnieniu ceny. Pytanie nr 19 Zamawiający w par.9 umowy określił wysokość kar umownych jakie będą naliczane w przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy. Obciążenie finansowe jakie może wynikać w związku z wysokością nałożonych kar za konkretne uchybienie jest nieadekwatne do wartości zamówienia. Wobec powyższego wnoszę o modyfikację par.9 w następujący sposób: - zmniejszenie kar umownych wskazanych w paragrafie 9 ust. 4 pkt o 50 % Te drastycznie wysokie kary umowne w naszej ocenie wywołują niczym nieuzasadnione korzyści dla Zamawiającego. Ponadto zastrzeżenie kar umownych w takiej wysokości (jak zawarto w umowie) są sprzeczne z zasadami współżycia społecznego w rozumieniu art.58 par.2 i art k.c., a tym samym z mocy prawa powinny zostać uznane za nieważne.

7 Zapisy umów nie powinny faworyzować jednej ze stron. W tym przypadku mamy do czynienia ze zbyt wygórowanymi karami umownymi, wobec powyższego żądanie zmiany zapisów w powyższym zakresie jest w pełni uzasadnione. Orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 29 czerwca 2009 roku (KIO/UZP 767/09) przedstawia pogląd, zgodnie z którym mimo, iż sytuacja Zamawiającego przy kształtowaniu treści umowy jest silniejsza, powinien on brać pod uwagę nie tylko swoje interesy, ale także interesy wykonawcy i starać się ułożyć stosunek prawny tak, aby te interesy były zrównoważone. Wobec powyższego wnoszę o zmniejszenie kar zawartych w par.9 umowy. Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, że należyte wykonywanie usługi chroni wykonawców przed stosowaniem kar przewidzianych w ogólnych warunkach umowy. Pytanie nr 20 Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia wskazuje, iż do obowiązków wykonawcy należy także: ZABEZPIECZENIE TECHNICZNE: w dniu objęcia obiektu ochroną i podłączenia lokalnego systemu alarmowego do systemu monitorowania alarmów firmy ochrony przeprowadzić przegląd techniczny systemu alarmowego dokonując: a) zmiany kodów dostępu, b) sprawdzenia prawidłowego funkcjonowania wszystkich urządzeń wchodzących w skład systemu alarmowego, w tym czujek, ewentualna korekta stref i ich zadziałania, sprawdzenie czystości pól detekcyjnych czujników, c) sprawdzenie akumulatorów, pomiary napięcia oraz test zasilania awaryjnego, d) sprawdzenie funkcjonowania urządzeń transmisji alarmu, e) sprawdzenie sprawności działania całego systemu poprzez wywołanie próbnego alarmu za wszystkich stref linii, 2) w okresie trwania umowy dokonać dodatkowego przeglądu technicznego systemu alarmowego w terminie określonym przez Zamawiającego dokonując ww. czynności sprawdzających (oprócz zmiany kodów). W związku z powyższym proszę o informację. Proszę o podanie jakie systemy alarmowe podlegają przeglądowi oraz z jakich urządzeń i w jakiej ilości się składają, czy zamawiający posiada kody serwisowe/administratora, czy zamawiający posiada aktualną dokumentację techniczna zainstalowanych systemów, czy zamawiający posiada pliki źródłowe, kopie konfiguracji (baz danych) zainstalowanych systemów, czy zainstalowane systemy są/były konserwowane i z jaką częstotliwością, czy zainstalowane systemy są sprawne proszę o podanie sposobu rozliczania prac/wezwań serwisowych.

8 Zamawiający informuje, że dysponuje następującymi systemami alarmowymi: System alarmowy SATEL, akumulator, tor transmisji GSM (Rybnik tor transmisji po łączu komutowanym) Katowice ul. Wita Stwosza 2 z 1 pasywna czujka podczerwieni oraz czujka zamykania drzwi. Rybnik ul. 3 Maja 27 pasywne czujki podczerwieni w ilości 10 szt. Zawiercie ul. Parkowa 2 - pasywne czujki podczerwieni w ilości 3 szt. Zamawiający nie posiada kodów serwisowych/administratora, kody posiada serwisant. Zamawiający nie posiada aktualnej dokumentacji technicznej zainstalowanych systemów. Zamawiający nie posiada plików źródłowych, kopi konfiguracji (baz danych) zainstalowanych systemów. Zainstalowane systemy były konserwowane z częstotliwością min. raz na 2 lata. Zainstalowane systemy są sprawne. Wszystkie rozliczania prac/wezwań serwisowych nie objętych umową, będą dodatkowo zlecane po wcześniejszym uzgodnieniu ceny. Tomasz Olbryś p.o. kierownika Oddziału ds. Zamówień Publicznych