Model systemu PFK - Podmiotowego finansowania kształcenia MŚP. Projekt PFK - Podmiotowe finansowanie kształcenia

Transkrypt

1 Model systemu PFK - Podmiotowego finansowania kształcenia MŚP Projekt PFK - Podmiotowe finansowanie kształcenia Kraków, lipiec 2015

2 1 WPROWADZENIE Kontekst 4 2 DEFINICJE 6 3 SKRÓCONY OPIS SYSTEMU PFK 7 4 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRODUKTU FINALNEGO System zapewniania jakości kształcenia Narzędzia zapewniania jakości Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia Proces weryfikacji instytucji szkoleniowych pod kątem zgodności z Małopolskimi Standardami Usług Edukacyjno Szkoleniowych Organizacja procesu związanego z wyłonieniem podmiotu audytującego oraz przebiegiem audytu Zasady prowadzenia bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych Znak jakości jako narzędzie zapewniające odpowiednią jakość szkoleń w ramach Podmiotowych Systemów Finasowania w perspektywie finansowej Opis mechanizmu dystrybucji środków na szkolenia dla MŚP Wartość bonu czyli wartość stawki jednostkowej Ilość bonów przypadająca na jedno przedsiębiorstwo Postępowanie w przypadku niewykupienia bonów Partycypacja MŚP w finansowaniu bonu szkoleniowego Minimalna cena godziny szkolenia Wystąpienie MŚP o bony oraz obieg bonów Sprawozdania związane z udzieleniem pomocy publicznej Sprawozdania przedkładane dysponentowi przez operatora i warunki płatności Przekazanie operatorowi środków na bony szkoleniowe Wybór i zadania operatora finansowego Podręcznik nt. metody wsparcia MŚP w zakresie rozwoju kapitału intelektualnego Rola konsultanta punktu obsługi przedsiębiorcy Profil kompetencyjny konsultanta systemu bonowego Analiza popyt-podaż 52 5 MECHANIZMY I NARZĘDZIA KONTROLI Narzędzia monitorowania w ramach modelu podmiotowego finansowania kształcenia stosowane w celu oceny testowanego modelu Kontrola wykorzystania środków publicznych Ewaluacja projektu i produktu innowacyjnego 58

3 Spis załączników: 1. Notatka po spotkaniu z konsultantem IS 2. Plan audytu w IS 3. Umowa z IS o udział w systemie PFK oraz Opis systemu PFK 4. Oświadczenie audytora o bezstronności 5. Raport z audytu w IS 6. Informacja na temat przyznania znaku jakości MSUES (znak jakości MSUES) 7. Notatka z audytu sprawdzającego 8. Informacja pokontrolna dla IS wraz z listą kontrolną 9. SIWZ zastosowany przy wyborze podmiotu audytującego wraz załącznikami 10. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia dla audytorów MSUES 11. Formularze dla IS (populacja do audytu) 12. Zlecenie przeprowadzenia audytu 13. Księga znaku jakości MSUES 14. Interpretacja UOKiK dotycząca udzielania pomocy publicznej w formie audytu 15. Metodologia wyliczenia wartości bonu szkoleniowego 16. Broszura informacyjna dla MŚP - księgowanie operacji bonowych 17. Broszura informacyjna dla IS rozliczenie bonów 18. Broszura informacyjna dla operatora finansowego 19. Zamówienie bonów w systemie PFK wraz z załącznikami oraz propozycja zamówienia bonów w systemie PSF 20. Umowa dofinansowania dla MŚP wraz z Zasadami dofinansowania usług edukacyjno szkoleniowych oraz wzorami dokumentów dla MŚP 21. Sprawozdanie operatora finansowego z działań w zakresie obsługi systemu bonów szkoleniowych 22. SIWZ zastosowany przy wyborze operatora finansowego wraz z OPZ 23. Procedury operatora finansowego 24. Karta pracy konsultanta MŚP 25. Notatka z monitoringu szkolenia w IS 26. Informacja pokontrolna dla MŚP wraz z listą kontrolną 27. Wyniki badania satysfakcji uczestników systemu PFK (MŚP i IS) 28. Świadectwo ochronne dla znaku jakości MSUES 29. Analiza finansowa dotycząca kosztochłonności wdrożenia systemu podmiotowego finansowania usług w dużej skali 3

4 1 Wprowadzenie 1.1 Kontekst Dokument zawiera podsumowanie testu modelu Podmiotowego finansowania kształcenia realizowanego w ramach projektu innowacyjnego PFK podmiotowe finansowanie kształcenia (listopad wrzesień 2015). Realizacja projektu rozpoczęła się zanim powstał obowiązek przygotowania przez wszystkie Instytucje Zarządzające RPO w latach podmiotowego systemu finansowania dla usług rozwojowych oferowanych w ramach osi priorytetowej 8V, według wydanych 10 kwietnia 2015 roku Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata Projekt stworzył sieć współpracy z następującymi instytucjami krajowymi odpowiedzialnymi za ten element wdrożenia, takimi jak: Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Instytucje Zarządzające RPO , w celu tworzenia warunków do wykorzystania produktu finalnego w przyszłości. Problemy, na które odpowiada innowacja: w Małopolsce zaobserwowano problem niewystarczającego wsparcia sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w zakresie szkoleń, brak kompleksowego podejścia łączącego wysoką jakość szkoleń, pomoc finansową i pomoc doradczą, zbyt skomplikowane procedury rozliczania dotacji unijnych. Przyczyny występowania problemu: brak mechanizmu zapewniającego szybkie przekazanie środków do faktycznego odbiorcy wsparcia (przedsiębiorcy), nieobciążającego jednocześnie kwestiami organizacyjnymi (przygotowanie wniosku o dofinansowanie, sprawozdawczość) i pozwalającego na udzielenie wsparcia wkrótce po dokonaniu analizy potrzeb, brak strategicznego podejścia do zarządzania kompetencjami pracowników MŚP; brak narzędzia zapewniającego wystarczającą jakość usług edukacyjno-szkoleniowych finansowanych ze środków publicznych. Użytkownicy biorący udział w teście: przedsiębiorcy (MŚP), usługodawcy (instytucje szkoleniowe), operator finansowy (Sodexo Benefits and Rewards Services Polska Sp. z o. o.), audytor zewnętrzny, dysponent środków (WUP Kraków). 4 Celem projektu było wdrożenie systemu PFK dla rozwoju kapitału intelektualnego MŚP w Małopolsce. Cel szczegółowy Wdrożenie w ramach projektu PFK Zmiany w innowacji Wdrożenie narzędzia zapewniania dobrej jakości usług edukacyjnoszkoleniowych, finansowanych ze środków publicznych Przygotowano i wdrożono system zapewniania jakości w oparciu o Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno- Szkoleniowych (MSUES) - znak jakości MSUES posiada obecnie 147 firm szkoleniowych. Z uwagi na fakt, że Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata nakładają jednolity w całej Polsce system prezentowania ofert usług rozwojowych i zapewniania ich jakości poprzez Rejestr Usług Rozwojowych (RUR) uznano, że posiadanie znaku jakości MSUES jest równocześnie spełnieniem wiarygodności usługodawcy w bazie RUR Zrealizowano wg przyjętego modelu.

5 Wdrożenie mechanizmu dystrybucji środków publicznych do faktycznego odbiorcy wsparcia Wdrożenie metody wsparcia MŚP w zakresie rozwoju kapitału intelektualnego czyli automatycznym wejściem do Rejestru oraz potwierdzeniem wysokiej jakości usług edukacyjno - szkoleniowych. Przygotowano i wdrożono mechanizm dystrybucji, który jest możliwy do realizacji wsparcia w perspektywie dla usług rozwojowych we wszystkich regionach w Polsce. Przygotowano i wdrożono metodę wsparcia klienta w systemie podmiotowym. Wprowadzano zmiany do modelu w wyniku realizacji testu. Rekomendowano zmiany na przyszłość. Wprowadzano zmiany do modelu w wyniku realizacji testu. Rekomendowano zmiany na przyszłość System bonów szkoleniowych jest jednym ze sposobów realizacji podmiotowego systemu finansowania zawierającym w sobie innowacyjne rozwiązania niosące ze sobą określone korzyści: Wprowadza znak legitymacyjny bon papierowy zabezpieczony, który powoduje zdjęcie z przedsiębiorcy konieczność wykonywania czynności administracyjnych związanych z rozliczaniem umowy wsparcia. Czynności te w imieniu przedsiębiorcy wykonuje usługodawca oraz operator - element ten wprowadza zdecydowane odbiurokratyzowanie procesu dla przedsiębiorcy korzystającego z dofinansowania. Rozliczanie na postawie stawek jednostkowych dla 1 godziny usługi, co powoduje wysoką efektywność kosztową wsparcia oraz wprowadza prostotę systemu. System zapewniania jakości oparty o Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno - Szkoleniowych powoduje podniesienie jakości usług i możliwość jej monitorowania. Stworzenie systemu podmiotowego finansowania kształcenia wymagało zdefiniowania powiązań, uprawnień i zobowiązań jego poszczególnych uczestników tj. dysponenta środków - WUP w Krakowie, odbiorcy wsparcia - przedsiębiorcy, usługodawcy - instytucji szkoleniowej oraz operatora bonów szkoleniowych. Następnie przetestowano przyjęte założenia. Testowanie prowadzono w kilku wymiarach: 5 1. Przetestowano usługę finasowania w oparciu o rozliczanie znaku legitymacyjnego z wykorzystaniem stawki jednostkowej (nazwanej w modelu ryczałtem). 2. Przetestowano formę papierową bonu szkoleniowego. 3. Przetestowano zlecanie obsługi instytucji szkoleniowych i MŚP w ramach systemu na zewnątrz. 4. Przetestowano system zapewniania jakości usług szkoleniowych. 5. Przetestowano system obsługi przedsiębiorcy w ramach Punktu Obsługi Przedsiębiorcy. Harmonogram przebiegu testu: VII VIII IX X XI XII I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII I II III Przygotowanie procedur zgodnych z polskim prawem i regulacjami Przeprowadzenie weryfikacji 150 firm szkoleniowych pod względem jakości Baza szkoleń Rekrutacja MŚP i realizacja umów wsparcia

6 Etap 1. Przygotowanie procedur i dokumentów zgodnych z polskim prawem i regulacjami odnoszących się do podmiotowego finasowania kształcenia z wykorzystaniem znaku legitymacyjnego. Realizując ten etap wykorzystano doświadczenie WUP w Krakowie, jako jednostki wdrażającej Europejski Fundusz Społeczny i wiedzę następujących ekspertów: głównego księgowego, radców prawnych, specjalistów ds. wdrażania EFS, specjalistów ds. pomocy publicznej i specjalistów ds. zamówień publicznych. Skorzystano również z wiedzy i doświadczenia ekspertów zewnętrznych takich jak: biegły rewident, prawnicy z kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie gospodarczym oraz specjaliści z Walonii - będący partnerami w projekcie w ramach współpracy ponadnarodowej. Przeprowadzono również konsultacje dotyczące procedur opisujących m.in. przepływy finansowe, pomoc publiczną oraz kwalifikowanie, rozliczanie i księgowanie wydatków z instytucjami: Urząd Ochrony Konkurencji Konsumentów, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwo Finansów, Izba Skarbowa w Krakowie. Etap 2 Przeprowadzenie weryfikacji 150 firm szkoleniowych pod względem jakości. Etap ten wymagał uruchomienia weryfikacji, zbudowania motywacji firm szkoleniowych do wzięcia udziału w teście, przeprowadzenia całego procesu weryfikacji (przygotowanie firmy szkoleniowej do audytu, przeprowadzenie audytu). Etap ten warunkował uruchomienie bonów musiał zostać zgromadzony wystarczający zasób firm szkoleniowych, który gwarantował zbudowanie bazy usług adekwatnych do potrzeb przedsiębiorców. Podczas trwania tego elementu testu wyłoniono również (dwukrotnie ze względu na unieważnienie przetargu) operatora finansowego do realizacji następujących zadań: przygotowanie, druk i dystrybucja bonów szkoleniowych; prowadzenia Telefonicznego Biura Obsługi Klienta; kwalifikowanie MŚP do pilotażu; udzielanie pomocy publicznej oraz prowadzenie sprawozdawczości w SHRIMP; rozliczanie zrealizowanych bonów szkoleniowych (z usługodawcami oraz MŚP). Etap 3 Baza szkoleń. Etap ten wiązał się z określeniem zakresu informacji w bazie usług (adekwatnej do programowanego już wówczas Rejestru Usług Rozwojowych), przygotowaniem firm ze znakiem jakości do rozliczania bonów, stworzeniem i opublikowaniem narzędzia, założeniem indywidualnych kont dla instytucji szkoleniowych, wprowadzaniem oferty przez instytucje szkoleniowe, nadzorem nad jakością ofert w bazie oraz monitoringiem faktycznej ich realizacji przez Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia (CZJK). Etap 4 Rekrutacja MŚP i realizacja umów wsparcia to ostatni etap testu systemu. Obejmował rekrutację przedsiębiorców, zawieranie umów, realizację szkoleń, rozliczanie wsparcia przez operatora finansowego, sprawozdawczość operatora finansowego. 6 2 Definicje 1. Operator finansowy firma świadcząca usługi przygotowania, druku, dystrybucji, nadzoru obiegu i rozliczania bonów. 2. Dysponent środków jednostka finansów publicznych mająca w dyspozycji środki publiczne na finansowanie szkoleń dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. 3. Przedsiębiorca zgodnie z art. 4 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U Nr 173 poz z późn. zm.) osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. W ramach testu systemu z bonów mogą skorzystać wyłącznie przedsiębiorstwa mające siedzibę lub oddział w Małopolsce. 4. Pracownicy przedsiębiorstwa otrzymujący bony muszą spełniać warunki wskazane w dokumentach dot. wsparcia dla MŚP udzielanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, tj. w ramach testu systemu warunki w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL dla priorytetu VIII PO KL, tj. Ilekroć w Priorytecie VIII jest mowa o pracowniku (w odniesieniu do projektów objętych pomocą publiczną) należy przez tę definicję rozumieć: a) pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm., b) właściciela, pełniącego funkcję kierowniczą, c) wspólnika, w tym partnera prowadzącego regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiącego z niego korzyści finansowe oraz osoby świadczące usługi na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie Usług, do której zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 i 827) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło 5. MŚP, tj. mikro, małe, średnie przedsiębiorstwa zgodnie z definicją, która weszła w życie 1 stycznia 2005 r., na mocy rozporządzenia Komisji (WE) nr 70/2001 (Dz. Urz. UE L 10 z , s. 33) zmienionego przez rozporządzenie 364/2004 (Dz. Urz. UE L 63 z ). Średnie przedsiębiorstwo: zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów euro; małe przedsiębiorstwo: zatrudnia mniej niż 50 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 10 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów euro;

7 mikroprzedsiębiorstwo: zatrudnia mniej niż 10 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 2 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów euro. 6. Bon szkoleniowy (znak legitymacyjny) odpowiada jednej godzinie szkolenia dla jednego pracownika. Wartość nominalna bonu edukacyjnego ustalona jest na 90,00 zł. Bon szkoleniowy stanowi dla przedsiębiorcy pomoc de minimis lub pomoc publiczną na szkolenia. 7. Instytucja szkoleniowa (Usługodawca) jest rozumiana jako firma szkoleniowa oraz innego rodzaju publiczne i niepubliczne podmioty prowadzące na podstawie odrębnych przepisów edukację pozaszkolną, skierowaną do osób dorosłych (zgodnie z ustawą z dnia r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy Dz.U nr 99 poz. 1001) Usługa edukacyjno-szkoleniowa obejmuje różnorodne formy nauczania mające na celu rozwój kompetencji osób dorosłych, zmierzające do jasno wyznaczonych celów edukacyjnych i realizowane zgodnie z przygotowanym wcześniej programem Wytyczne Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata Podmiotowy System Finansowania ( PSF) system dystrybucji środków przeznaczonych na wspieranie rozwoju przedsiębiorców i pracowników oparty na podejściu popytowym, wdrażanym w ramach RPO. 3 Skrócony opis systemu PFK Podstawowe zasady systemu PFK to: 1. Dofinansowanie udzielane jest zawsze ostatecznemu odbiorcy wsparcia (MŚP) (a nie, jak to często było dotychczas, usługodawcy - firmie szkoleniowej czy też doradczej, która mogła pełnić rolę projektodawcy). 2. Przedsiębiorca po otrzymaniu dofinansowania sam wybiera usługę dopasowaną do własnych potrzeb, stosując się do zasad zawartych w umowie dofinansowania. 3. System stwarza przedsiębiorcy warunki do jak najprostszego, a zarazem efektywnego, wykorzystania dofinansowania. System podmiotowego finansowania kształcenia, testowany w ramach projektu innowacyjnego, składa się z trzech zasadniczych elementów. Są to: 7 1. System Zapewniania Jakości Usług oferowanych MŚP w przypadku testu były to usługi edukacyjno-szkoleniowe. 2. Podmiotowy sposób dofinansowania usług za pomocą znaku legitymacyjnego bony szkoleniowe (forma papierowa); 3. Informacja i wsparcie podczas rekrutacji i realizacji umów przez MŚP w ramach Punktu Obsługi Przedsiębiorcy (konsultanci bonowi). 1 Przewodnik po Małopolskich Standardach Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, s Przewodnik po Małopolskich Standardach Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, s. 14. Wersja elektroniczna przewodnika jest dostępna na stronie internetowej

8 PODMIOTOWE FINANSOWANIE KSZTAŁCENIA SYSTEM ZAPEWNIANIA JAKOŚCI Weryfikacja kryteriów dostępu dla usługodawców BAZA FIRM I USŁUG PUNKT OBSŁUGI PRZEDSIEBIORCY (POP) Zawieranie umowy wsparcia BON Lista klientów systemu (MŚP) Korzystanie z usług BON OPERATOR Rozliczanie Rozliczanie Dysponent środków 8 Pierwszym elementem w tworzeniu podmiotowego finansowania kształcenia było opracowanie systemu zapewniania odpowiedniej jakości finansowanych usług, który zwiększy bezpieczeństwo wydatkowania środków publicznych oraz zachęci przedsiębiorców do szkoleń (poprzez podniesienie jakości usług). Sposobem na zapewnienie jakości usług szkoleniowych był zaproponowany w projekcie proces wsparcia i weryfikacji instytucji szkoleniowych pod kątem spełniania Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno - Szkoleniowych, w wyniku którego instytucje szkoleniowe otrzymały opatentowany znak jakości Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno Szkoleniowych. Weryfikacji mogła poddać się każda instytucja szkoleniowa chcąca wejść do systemu, niezależnie od swojej wielkości i tematyki prowadzonych szkoleń czy też obszaru funkcjonowania. Posiadanie znaku było warunkiem niezbędnym do oferowania usług szkoleniowych w ramach proponowanego systemu, dostępnych na stronie Drugim elementem systemu był mechanizm dystrybucji środków publicznych w postaci bonów szkoleniowych - środki publiczne przyznane są przedsiębiorcy i to on decyduje o wyborze szkolenia odpowiedniego dla siebie i swoich pracowników. Dysponent środków publicznych (WUP w Krakowie) wybrał w drodze przetargu operatora finansowego, którego głównym zadaniem była dystrybucja i rozliczanie bonów szkoleniowych. Przedsiębiorca, po spotkaniu z konsultantem systemu bonowego, zgłaszał zapotrzebowanie na bony do operatora wg wskazanej procedury. Wartość bonu szkoleniowego wynosiła 90 zł 3, co odpowiadało wartości 1 godziny usługi. Po wpłacie przez przedsiębiorcę 50% wartości zamówionych bonów na konto operatora, otrzymywał od niego zamówioną ilość bonów. Co ważne, przedsiębiorca w momencie zamawiania puli bonów nie musiał wiedzieć, na jakie szkolenie, gdzie i kiedy będzie chciał pójść lub wysłać swoich pracowników. Dopiero w chwili znalezienia 3 Metodologia wyliczenia wartości bonu powstała w I etapie projektu w ramach diagnozy i jest opisana w Modelu systemu podmiotowego finansowania kształcenia MŚP, stanowiącym załącznik do Strategii.

9 odpowiedniej oferty instytucji szkoleniowej ze znakiem jakości MSUES przekazywał pracownikom pakiet bonów, odpowiadający ilości godzin wybranego szkolenia (lub sam korzystał z tych bonów). Po wybraniu odpowiedniej dla siebie oferty szkoleniowej przedsiębiorca lub jego pracownik zgłaszał się do instytucji szkoleniowej, której przekazywał liczbę bonów adekwatną do liczby godzin szkolenia. Instytucja szkoleniowa wystawiała FV/rachunek i przekazywała je do operatora, który dokonywał płatności za zrealizowaną usługę. Przedsiębiorca nie brał udziału w dokonywaniu tych rozliczeń, otrzymywał jedynie informację zwrotną o uregulowanych należnościach wobec firmy szkoleniowej i otrzymywał ewentualny zwrot środków (o ile szkolenie było tańsze niż 90 zł za godzinę). Trzecim elementem systemu była metoda wsparcia MŚP w zakresie rozwoju kapitału intelektualnego realizowana poprzez konsultantów w ramach Punktu Obsługi Przedsiębiorcy (POP) i Telefonicznego Biura Obsługi Klienta (TBOK). Konsultant wprowadzał przedsiębiorcę do systemu, pomagał mu w wypełnieniu formalności związanych z pomocą publiczną, wyjaśniał elementy związane z rozliczaniem bonu oraz w razie potrzeby uczestniczył w diagnozowaniu potrzeb szkoleniowych firmy i jej pracowników. Informował go również o zasadach korzystania z systemu i o ofercie szkoleniowej zweryfikowanych pod względem jakości instytucji szkoleniowych. Ostatecznie system z punktu widzenia MŚP obejmował: Zgłoszenie do systemu Zawarcie umowy Wpłata wkładu Szkolenie 4 Szczegółowy opis produktu finalnego Maksymalnie 14 dni System zapewniania jakości kształcenia Pierwszym elementem w tworzeniu podmiotowego finansowania kształcenia było opracowanie systemu zapewniania odpowiedniej jakości finansowanych usług, który zwiększy bezpieczeństwo wydatkowania środków publicznych oraz zachęci przedsiębiorców do korzystania ze szkoleń. MODEL FINALNY TEST OKRES PROGRAMOWANIA Instytucja nadzorująca kryteria jakości w systemie Kryteria jakości Baza usług firm spełniających kryteria jakości Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia w Małopolsce (WUP) MSUES Baza usług firm ze znakiem jakości MSUES PARP Karta podmiotu, karta usługi Rejestru Usług Rozwojowych, system oceny usług rozwojowych Rejestr Usług Rozwojowych Sposobem na zapewnienie jakości usług szkoleniowych jest system, w ramach którego utworzono Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia w Małopolsce (CZJK) - nadzorujące proces przyznawania znaku jakości, wydające certyfikat oraz monitorujące utrzymywanie jakości w instytucjach szkoleniowych. Działalność CZJK, podobnie jak MSUES, nie jest ograniczona terytorialnie. Instytucje szkoleniowe z całej Polski mogły ubiegać się o znak jakości MSUES za pośrednictwem CZJK w Małopolsce i świadczyć swoje usługi na terenie całej Polski. W ramach systemu przeprowadzana była weryfikacja zgodności pod kątem spełniania Małopolskich Standardów

10 Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, w wyniku której instytucje szkoleniowe mogły otrzymać opatentowany znak jakości Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno Szkoleniowych. Weryfikacji mogła poddać się każda instytucja szkoleniowa, niezależnie od swojej wielkości, tematyki prowadzonych szkoleń czy obszaru funkcjonowania. Posiadanie znaku było warunkiem niezbędnym do oferowania usług szkoleniowych w ramach proponowanego systemu, których oferta dostępna była na stronie Narzędzia zapewniania jakości Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno - Szkoleniowych (MSUES) to narzędzie zapewniające odpowiednią jakość usług realizowanych podmiotowo oraz motywujące przedsiębiorców do inwestowania w rozwój. Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno - Szkoleniowych zostały wypracowane w WUP Kraków we współpracy z partnerami Małopolskiego Partnerstwa na rzecz Kształcenia Ustawicznego (m.in. firmami szkoleniowymi, instytucjami zamawiającymi szkolenia). Standardy przede wszystkim weryfikują sposób funkcjonowania podmiotów szkoleniowych na rynku i sposób realizacji usługi szkoleniowej, służą do oceny instytucji szkoleniowych zainteresowanych otrzymaniem znaku jakości. W sytuacji, gdy instytucja otrzyma znak jakości MSUES, potencjalny klient ma potwierdzone, że realizowane są w niej szkolenia na odpowiednim poziomie. MSUES składają się z 20 standardów opisujących rozwiązania sprzyjające wysokiej jakości usług edukacyjnoszkoleniowych. Standardy odnoszą się do 4 obszarów: usługi edukacyjno-szkoleniowej; kompetencji i rozwoju kadry szkoleniowej; infrastruktury, organizacji i obsługi klienta; zarządzania jakością usług szkoleniowych; i weryfikowane są na podstawie wskaźników określonych w Przewodniku po Małopolskich Standardach Usług Edukacyjno Szkoleniowych dostępnym na stronie Pomimo swojej nazwy standardy nie są ograniczone geograficznie każda zainteresowana instytucja szkoleniowa może poddać się procesowi certyfikacji Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia Zadaniem Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia jest dbanie o odpowiednią jakość szkoleń w oparciu o Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno Szkoleniowych poprzez: Prowadzenie weryfikacji instytucji szkoleniowych zgodnie z MSUES, w tym przyznawanie znaku jakości MSUES: wybór audytorów do weryfikacji instytucji szkoleniowych, nadzór nad prowadzonymi audytami, przyznawanie znaku jakości. Prowadzenie konsultacji dla rynku szkoleniowego w zakresie jakości usług edukacyjno-szkoleniowych w oparciu o samoocenę instytucji szkoleniowych, prowadzoną na bazie MSUES. Monitoring jakości usług oferowanych przez instytucje posiadające znak jakości MSUES: pozyskiwanie informacji o zmianach zachodzących w zweryfikowanych instytucjach szkoleniowych oraz ocenach klientów dotyczących ich działalności, podejmowanie działań monitorujących, których rezultatem może być odebranie znaku jakości, przyjmowanie i rozpatrywanie skarg w zakresie jakości szkoleń. Prowadzenie bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych. Czuwanie nad aktualnością i kompletnością MSUES. Współpraca międzyinstytucjonalna na rzecz jakości kształcenia na bazie doświadczeń Małopolskiego Partnerstwa na rzecz Kształcenia Ustawicznego. Analiza dostępności oferty szkoleniowej dla MŚP, w odniesieniu do ich potrzeb. Wsparcie metodyczne dla zamawiających szkolenia ze środków publicznych (PZP).

11 4.1.3 Proces weryfikacji instytucji szkoleniowych pod kątem zgodności z Małopolskimi Standardami Usług Edukacyjno Szkoleniowych Instrukcja stosowania produktu finalnego: Weryfikacja instytucji szkoleniowej pod kątem spełniania standardów to proces, który składa się z IV etapów: Instytucja szkoleniowa, która chce ubiegać się o znak jakości, musi dostosować swoją działalność do wymagań MSUES. W ramach przedmiotowego modelu systemu podmiotowego finansowania kształcenia: tylko firmy szkoleniowe, które mają znak jakości MSUES, mogą szkolić pracowników mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, posługujących się bonem szkoleniowym. Minimalne wymagania dla instytucji szkoleniowych w procesie weryfikacji: Działalność zgodna z MSUES min. 3 miesiące okres audytowany. Realizacja w ww. okresie minimum 6 usług edukacyjno-szkoleniowych. Zawarcie umowy. Przesłanie do Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia (CZJK) wykazu wszystkich usług zrealizowanych w okresie audytowym oraz wykazu wszystkich trenerów. Szkolenie do obserwacji w trakcie audytu. Poddanie się audytowi zewnętrznemu. Poddanie się kontroli spełniania MSUES po otrzymaniu znaku jakości. 11 ETAP I - SAMOOCENA 1. Samoocena to indywidualna i świadoma refleksja instytucji szkoleniowej, która w oparciu o wiedzę dotyczącą sposobów własnego działania, samodzielnie rozstrzyga, czy spełnia wymagania zdefiniowane w MSUES. (Wskazówki dotyczące przeprowadzenia samooceny zawiera Przewodnik po MSUES ). 2. Instytucja szkoleniowa umieszcza wyniki samooceny w dostępnym on-line elektronicznym formularzu, zamieszczonym na stronie 3. Instytucja szkoleniowa dostarcza do CZJK podpisany dokument samooceny, w którym deklaruje chęć przystąpienia do procesu weryfikacji pod względem zgodności z MSUES. 4. Wyniki samooceny są przedmiotem rozmowy z konsultantem i są punktem odniesienia dla działań dostosowujących funkcjonowanie instytucji szkoleniowej do wymagań MSUES. ETAP II - KONSULTACJA Spotkanie konsultanta z przedstawicielem instytucji szkoleniowej odbywa się w CZJK w uzgodnionym wcześniej terminie. Spotkanie odbywa się najwcześniej 2 tygodnie po wpłynięciu formularza. Spotkanie nie powinno trwać dłużej niż 3 godziny i dotyczyć ma w głównej mierze samooceny. W trakcie spotkania następuje: doprecyzowanie i wyjaśnienie zapisów standardów, które budzą wątpliwości; określenie ewentualnych działań dostosowujących funkcjonowanie instytucji szkoleniowej do wymagań MSUES; sporządzenie notatki po spotkaniu z konsultantem, której wzór stanowi załącznik nr 1 sporządzenie planu audytu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 i określenie w nim: zakresu podmiotowego audytu, danych dotyczących instytucji szkoleniowej, miejsca przeprowadzenia audytu, osób do kontaktu dla audytora, oficjalnej strony internetowej instytucji szkoleniowej;

12 określenie przybliżonego terminu przeprowadzenia audytu uwzględniającego ewentualny czas na uzyskanie zgodności (max 5 miesięcy) oraz funkcjonowanie zgodnie MSUES (min. 3 miesiące i 6 szkoleń); dokładny termin audytu powinien być uzgodniony z instytucją szkoleniową nie później niż na 3 tygodnie przed zakładanym rozpoczęciem audytu; proponowanych metod weryfikacji poszczególnych wskaźników; zadeklarowanych przez instytucję szkoleniową źródeł, które w trakcie audytu mogą być podstawą weryfikacji poszczególnych wskaźników. Etap konsultacji kończy się podpisaniem umowy z instytucją szkoleniową o udział w systemie PFK Podmiotowe finansowanie kształcenia, której wzór stanowi Załącznik nr 3. Umowa ta zawiera wszelkie zobowiązania stron (zarówno MŚP, dysponenta środków, operatora finansowego, jak i instytucji szkoleniowych) związane z uczestnictwem w systemie PFK. ETAP III - AUDYT ZEWNĘTRZNY 1. Audyt zewnętrzny prowadzony jest przez podmiot zewnętrzny, niezależny od audytowanej instytucji szkoleniowej w tym celu konieczne jest złożenie oświadczenia o bezstronności podmiotu, jak i osób realizujących zadanie w stosunku do wszystkich audytowanych instytucji, którego wzór stanowi załącznik nr 4. Celem audytu jest uzyskanie obiektywnej i niezależnej oceny jakości usług edukacyjno szkoleniowych świadczonych przez instytucję szkoleniową przy zastosowaniu wymagań zdefiniowanych w MSUES. 2. Efektem audytu będzie: uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że firma szkoleniowa realizuje usługi odpowiedniej jakości (na podstawie MSUES); usprawnienie funkcjonowania działalności instytucji szkoleniowej poprzez wskazanie na podstawie wyników audytu: działań dostosowujących; najmocniejszych stron audytowanej instytucji oraz obszarów do jej rozwoju; sporządzenie raportu z audytu oraz wydanie niezależnej opinii w zakresie przyznania znaku jakości, zgodnie z załącznikiem nr Na podstawie raportu z audytu instytucja szkoleniowa otrzymuje z CZJK pisemną: informację na temat przyznania znaku jakości MSUES załącznik 6, lub informację na temat warunków, które musi spełnić w określonym terminie, aby otrzymać ten znak (instytucja szkoleniowa mogła nie spełnić maksymalnie 3 wskaźników na poziomie oczekiwanym i zadeklarować wprowadzenie konkretnych działań dostosowujących w określonym czasie, ocenionych i zaakceptowanych przez audytora. Przyznanie znaku jakości następowało wówczas, po weryfikacji realizacji powyższej deklaracji przez CZJK w audycie sprawdzającym - wzór notatki z audytu sprawdzającego stanowi załącznik nr 7), lub informację o odmowie przyznania znaku jakości MSUES. 4. Znak jakości przyznawany jest na okres 3 lat przez podmiot upoważniony przez właściciela znaku jakości tj. Województwo Małopolskie. 5. W momencie przyznania znaku jakości instytucja szkoleniowa zostaje wpisana do prowadzonej przez CZJK Bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych. 12 ETAP IV - MONITOROWANIE JAKOŚCI USŁUG Instytucje szkoleniowe posiadające znak jakości MSUES (wpisane do Bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych ) poddawane są monitoringowi oraz kontroli ze strony CZJK w zakresie jakości świadczonych usług (wzór listy kontrolnej z przeprowadzonego monitoringu, informacji pokontrolnej oraz listy kontrolnej z kontroli stanowi załącznik nr 8). Wyniki testowania: Poniższy schemat przedstawia ilość instytucji w procesie, które uczestniczyły w poszczególnych etapach, w ramach realizowanego projektu PFK podmiotowe finansowanie kształcenia.

13 ETAP I - SAMOOCENA Etap ten przebiegał zgodnie z założeniami modelu, arkusz samooceny dostępny był na stronie oraz ETAP II - KONSULTACJA Spotkanie konsultanta z przedstawicielem instytucji szkoleniowej odbywało się w CZJK w uzgodnionym wcześniej terminie (kilka konsultacji realizowanych było za pomocą komunikatora SKYPE lub połączenia telefonicznego). Spotkania trwały średnio 2 godziny i dotyczyły w głównej mierze samooceny. W trakcie spotkania doprecyzowywano i wyjaśniano zapisy standardów, które budziły wątpliwości IS, określano ewentualne działania dostosowujące funkcjonowanie instytucji szkoleniowej do wymagań MSUES. Po spotkaniu konsultant sporządzał dokumenty (plan audytu i notatkę po spotkaniu z konsultantem), które wysyłane były do instytucji szkoleniowej za pomocą poczty elektronicznej. Etap konsultacji kończył się podpisaniem umowy pomiędzy instytucją szkoleniową oraz WUP Kraków o udział w systemie PFK Podmiotowe finansowania kształcenia, zawierającej datę gotowości do audytu terminu, do którego instytucja szkoleniowa będzie gotowa poddać się audytowi zewnętrznemu, spełniając uprzednio następujące warunki: działalność zgodna z MSUES min. 3 miesiące oraz realizacja w ww. okresie minimum 6 usług edukacyjno-szkoleniowych. Wprowadzenie systemu zapewniania jakości, polegającego na obowiązku poddania się audytowi zewnętrznemu i uzyskaniu znaku jakości Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno Szkoleniowych przez wszystkich usługodawców w systemie PFK nie było od początku akceptowane przez środowisko instytucji szkoleniowych. Z nieufnością podchodzili oni do procesu weryfikacji, często zwlekając z decyzją o podpisaniu umowy o udział w systemie PFK. W związku z powyższym wprowadzono zmiany do zapisów ww. umowy mające na celu usprawnienie procesu tj. wprowadzenie kar umownych za niewywiązanie się z określonych warunków udziału i zobowiązanie do przyjęcia audytu w określonym terminie. Brak zawarcia umowy był również powodem do usunięcia z procesu weryfikacji instytucji, które nie były zdecydowane na audyt. 13 Umowa była sporządzana przez pracownika CZJK wg opracowanego wzoru, następnie podpisywana była przez obydwie strony. ETAP III - AUDYT ZEWNĘTRZNY W ramach testu przeprowadzono audyt zewnętrzny 150 instytucji szkoleniowych. Audyt prowadzony był przez podmiot zewnętrzny firmę Roman Batko Consulting. Zarówno podmiot, jak i audytorzy realizujący bezpośrednio audyty byli bezstronni i niezależni wobec wszystkich instytucji, co potwierdzają złożone oświadczenia. Audytorzy stosowali następujące techniki: badanie dokumentów i materiałów zastanych (np.: programy szkoleń, materiały szkoleniowe, raporty z ewaluacji szkoleń, dokumenty opisujące funkcjonowanie jednostki, strony www, dokumentacja dotycząca kadry szkoleniowej); wywiady indywidualne lub grupowe z członkami kadry zarządzającej; wywiady indywidualne z uczestnikami szkoleń i kadrą szkoleniową; obserwacja jednej usługi; obserwacja infrastruktury. Efektem przeprowadzonych audytów było: przyznanie 147 znaków jakości MSUES, w tym 5-ciu po przeprowadzeniu audytu sprawdzającego; wydanie 3 pisemnych informacji o odmowie przyznania znaku jakości MSUES;

14 sporządzenie Bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych i umieszczenie jej na stronie Dodatkowym docenionym przez instytucje szkoleniowe aspektem audytu było usprawnienie funkcjonowania działalności instytucji szkoleniowej, poprzez wskazanie przez audytora najmocniejszych stron audytowanej instytucji, obszarów do jej rozwoju oraz zaleceń działań dostosowujących w przypadku odmowy przyznania znaku jakości. ETAP IV - MONITOROWANIE JAKOŚCI USŁUG Instytucje szkoleniowe posiadające znak jakości MSUES (wpisane do Bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych ) poddane były monitoringowi ze strony CZJK w zakresie jakości świadczonych usług. Wyniki testowania: Zestawienie instytucji szkoleniowych zainteresowanych otrzymaniem znaku jakości MSUES z uwzględnieniem siedziby poza Małopolską (wg stanu na dzień ): Ogółem Spoza Małopolski Łączna liczba złożonych samoocen (36%) Liczba przeprowadzonych konsultacji (22%) Liczba przeprowadzonych audytów (23%) Liczba przyznanych znaków jakości MSUES (23%) Liczba instytucji szkoleniowych zainteresowanych otrzymaniem znaku jakości MSUES (oczekujących na certyfikację) Liczba instytucji, które zrezygnowały z procesu lub nie spełniły warunków Liczba przeprowadzonych monitoringów faktycznej realizacji szkolenia (49%) 46 7 (15%) Liczba przeprowadzonych kontroli instytucji szkoleniowych 5 0 Łącznie 263 instytucje szkoleniowe zadeklarowały chęć udziału w procesie poprzez złożenie formalnego wniosku, w tym 67 instytucji nie rozpoczęło procesu weryfikacji (zgłoszenie wpłynęło po zamknięciu listy instytucji, które mogły przystąpić do procesu). Ostatecznie do audytu podeszło 150 instytucji szkoleniowych. 147 z nich przeszło audyt pozytywnie i otrzymało znak jakości MSUES. W trakcie procesu weryfikacji 46 instytucji zrezygnowało z uczestnictwa. Powody podawane przez instytucje szkoleniowe w bieżących kontaktach były następujące: 1. Głęboka weryfikacja obawa przed rozmową audytora z uczestnikami. 2. Nie spełnianie przez trenerów warunków określonych w MSUES (dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie). 3. Wybór rynku zamówień publicznych (konkurencja cenowa, która nie pozwala na wymagany przez MSUES poziom jakości). 4. Nie spełnienie wymagań dotyczących minimalnej ilości szkoleń zrealizowanych zgodnie z MSUES lub brak szkolenia do obserwacji w trakcie audytu. 5. Zbyt duże wymagania w stosunku do korzyści na obecnym rynku szkoleń. 6. Obawa przed monitoringiem i kontrolą. Ogólne wnioski z przeprowadzonych konsultacji i audytów: 1. Spełnienie MSUES mocno koreluje z oceną rezultatów szkolenia przez uczestników.

15 2. Standard to unikatowe na skalę europejską narzędzie wyznaczające normy jakości i pozwalające zweryfikować tę jakość do tego akceptowane przez same firmy szkoleniowe. 3. Znak jakości MSUES potwierdza, w których firmach stawia się na jakość, rozwój i doskonalenie usług oraz dba się o klienta i jego potrzeby. 4. Audyt MSUES to realny audyt weryfikujący działanie firmy, a nie sprawdzający posiadanie procedur. 5. Standard jest potrzebny to informacja zwrotna uzyskana podczas audytów, jak i również na konsultacjach - firmy na to czekały. 6. Duża liczba znaków jakości (147 na 150 audytowanych firm) wynika z dobrego przygotowania instytucji szkoleniowych do audytu świadomości wymagań, jakie będą weryfikowane (indywidualne konsultacje w CZJK oraz Przewodnik po MSUES, który m. in. zawiera opis dobrych praktyk). 7. Standard uświadomił instytucjom szkoleniowym, m.in. że : bycie dobrym np. w sprzedaży nie oznacza bycia dobrym w uczeniu sprzedaży; bez badania potrzeb lokalnego rynku przegapią klienta; jak dobrze prowadzić firmę szkoleniową; długofalowa koncentracja na potrzebach klienta przynosi wymierne korzyści; klient ma prawo do reklamacji i informacji o jej warunkach; prezentowanie przewidywanych efektów szkolenia, niekoniecznie prowadzi do zwiększenia ilości reklamacji, ale również do właściwej oceny szkolenia przez uczestnika; po przeglądzie własnych działań, sposobu pracy można usprawnić procesy i zacząć koncentrować się na obszarach, które są ważniejsze od innych; standard jest potrzebny, ponieważ porządkuje rynek szkoleniowy. 8. Wszystkie wymagania standardu, w ocenie instytucji szkoleniowych posiadających znak jakości MSUES są ważne, a proces wdrożenia nie jest szczególnie uciążliwy dla firmy. 9. Standardy MSUES nie tylko pełnią swoją rolę weryfikacji jakości usług świadczonych przez branżę, ale skutecznie budują świadomość narzędzi niezbędnych do osiągania przewag konkurencyjnych i rozwoju firmy, a zatem pełnią rolę edukacyjną. Trudności zidentyfikowane przez instytucje szkoleniowe w trakcie dostosowywania swojej działalności do wymogów MSUES: sformułowanie celów w formie efektów uczenia się; sposób respektowania praw autorskich; konieczność dokonywania oceny pracy trenerów; określenie wielkość próbki ustalenie, że badane są tylko szkolenia, które się odbyły, natomiast obserwacja potwierdza ustalenia dokonane podczas audytu; udostępnianie pełnej dokumentacji podczas audytów wątpliwości budziło udostępnianie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa; przestrzeganie ustalonych wcześniej harmonogramów szkoleń - możliwe jest odstępstwo, ale nie może to wpływać na jakość i zadowolenie uczestników szkoleń. 15 Ewaluacja wewnętrzna obejmowała: 194 konsultacje z instytucjami szkoleniowymi; cykliczne spotkaniami z instytucjami szkoleniowymi; podsumowania audytów raporty ze 150 audytów oraz kwartalne raporty z audytów; spotkania z audytorami; ankietę dla instytucji szkoleniowych, oceniającą system ze strony tych użytkowników przeprowadzoną przez Operatora Finansowego; Raport z badania efektów wdrożenia Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, autorstwa prof. UJ dr hab. Roman Batko, Uniwersytet Jagielloński; dr Piotr Rogala, Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu; dr Sławomir Wawak, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie. Przeprowadzono 10 monitoringów jakości prowadzonych usług edukacyjno szkoleniowych oraz 5 kontroli instytucji realizujących szkolenia. Przeprowadzono również 1 monitoring reaktywny, jako interwencja po uwagach innej firmy szkoleniowej. Nie potwierdzono niezgodności z MSUES. Rekomendacje: Na bazie doświadczeń z procesu weryfikacji sformułowane zostały rekomendacje dla podmiotów zainteresowanych wdrożeniem certyfikacji instytucji szkoleniowych:

16 W przypadku budowania systemu zarządzania jakością usług szkoleniowych w oparciu o Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno Szkoleniowych konieczne jest wystąpienie o zgodę do Zarządu Województwa Małopolskiego właściciela znaku. Pierwszym niezwykle ważnym elementem całego procesu są kwalifikacje audytora i jego sposób rozumienia standardu tylko dobrze przygotowany audytor zapewni odpowiedni poziom samego audytu, będzie gwarantem zasadności przyznania/odmowy znaku. W tym celu w ramach projektu przygotowano program szkolenia dla audytorów, możliwe były konsultacje w CZJK oraz organizowano cykliczne spotkania zespołów audytujących. Ważne jest więc określenie warunków zarówno dla podmiotu certyfikującego, jak i audytorów realizujących audyty, które pozwolą na utrzymanie audytów na odpowiednim poziomie jakościowym. Tylko wówczas będzie gwarancja utrzymania wartości znaku jakości MSUES. Duży nacisk musi być położony na wiedzę, umiejętności i kompetencje audytorów. Instytucje szkoleniowe i audytorzy podkreślają znaczenie konsultacji w CZJK jako element niezbędny dla zrozumienia standardów i przygotowania się do audytu ważne jest aby przypisać rolę koordynacyjną i odpowiedzialność za znak instytucji. Kolejnym kluczowym elementem procesu jest monitoring instytucji posiadających znak jakości, pod kątem spełniania standardu - jest to niezbędny element dla utrzymania wiarygodności znaku na rynku. Potwierdzają to zarówno audytorzy jak i same instytucje szkoleniowe. Podczas spotkań z instytucjami szkoleniowymi pojawił się głos, że system powinien się opierać na zaufaniu do firm szkoleniowych, że będą utrzymywały jakość, połączonym z corocznym audytem wewnętrznym i co 3 lata audytem zewnętrznym bez potrzeby zewnętrznego monitorowania firm w tym okresie. Głos ten jednak nie znalazł poparcia u większości firm, które zgłaszały, że jednak potrzebny jest monitoring ze strony instytucji zewnętrznej, bo system nie jest jeszcze na tyle dojrzały, aby mógł się opierać na zaufaniu. Dużą wagę należy położyć na informację o możliwości złożenia skargi lub zażalenia do CZJK na jakość szkoleń organizowanych przez instytucje posiadające znak jakości MSUES. Należy wprowadzić obowiązek publikowania przez firmy szkoleniowe w widocznym miejscu informacji o możliwości zgłoszenia uwag do CZJK dot. jakości szkoleń. Działanie to wzmacnia monitoring jakości realizowanych usług. Należy kłaść duży nacisk na upowszechnianie dobrych rozwiązań w zakresie sposobu spełniania poszczególnych wskaźników standardów działanie takie będzie promowało firmy kierujące się jakością i zachęcało inne instytucje do działania. Ważne dla weryfikacji i znaczenia znaku jakości jest utrzymanie głębokiego audytu (z różnymi technikami weryfikacji: dokumentacja, wywiady, obserwacja), który nie weryfikuje tylko dokumentacji/spisanych procedur, ale za pomocą wywiadów z klientami weryfikuje czy instytucja szkoleniowa działa zgodnie ze standardem i tym co deklaruje w dokumentacji. Istotnym elementem jest również weryfikacja kwalifikacji i doświadczenia trenerów, wyniki testu pokazują, że jest to obszar kluczowy mający znaczący wpływ na jakość usługi edukacyjno szkoleniowej. Konieczne jest, dla skutecznego monitorowania jakości instytucji posiadających znak jakości MSUES, wprowadzenie niezapowiedzianych audytów (wskazanie w umowie IS zapisów dotyczących zasad prowadzenia takiego audytu). Należy uregulować w umowie z IS kwestie dotyczące podwykonawstwa dla firm posiadających znak jakości (pośrednie posługiwanie się znakiem) zjawisko to może z czasem zaszkodzić samemu znakowi. Warunkowe przyznanie znaku nie jest konieczne, możliwe i rozsądne w przypadku finansowania audytu przez same IS, w przypadku odmowy przyznania znaku istnieje możliwość przeprowadzenia kolejnego audytu. Jeśli weryfikacja byłaby realizowana przez firmy certyfikujące (odpowiednik zleceniobiorcy na audyt w projekcie) konieczne jest wprowadzenie jednostki akredytacyjnej o zbliżonych zadaniach do CZJK w projekcie. Doświadczenia zebrane podczas testu wskazują, że system zapewniania jakości oparty na weryfikacji wszystkich firm szkoleniowych świadczących usługi dla przedsiębiorców poprzez audyt zewnętrzny, przełożył się na zadowolenie przedsiębiorców w zakresie jakości szkoleń. Potwierdzeniem tego jest również fakt, że znak jakości MSUES został uznany przez PARP jako równoważny sposób potwierdzania wiarygodności instytucji szkoleniowych do kryteriów określonych w Rejestrze Usług Rozwojowych. Ostatecznie system zapewniania jakości nie jest system równoległym do RUR lecz systemem wspierającym system ogólnopolski - firmy szkoleniowe mogą znaleźć się w RUR na dwa sposoby: w wyniku weryfikacji kryteriów wiarygodności wprowadzonych przez PARP (eliminujących małe i nowopowstałe firmy szkoleniowe); 16

17 w wyniku pozytywnego zewnętrznego audytu zgodności z MSUES. Przedsiębiorcy zgłaszający uwagi do systemu, czy to w bezpośrednich kontaktach z punktem obsługi przedsiębiorców, czy też w czasie spotkań oceniających, pytani o jakość szkoleń, w których uczestniczyli nie zgłaszali żadnych uwag. Z testu wynika, że certyfikacja nie ogranicza rynku, znak jakości jest marką Małopolski rozpoznawalną i cenioną w całej Polsce (23 % przyznanych znaków jakości otrzymały firmy szkoleniowe spoza Małopolski, 46 % z firm zainteresowanych otrzymaniem znaku jest również spoza Małopolski). Warto dodać, że firmy szkoleniowe nadal wykazują duże zainteresowanie możliwością otrzymania znaku jakości, nawet w sytuacji, gdyby same musiały ponieść koszty audytu Organizacja procesu związanego z wyłonieniem podmiotu audytującego oraz przebiegiem audytu. Instrukcja stosowania produktu finalnego: Zadania jakie należy wykonać, aby zapewnić właściwą jakość przeprowadzonych audytów: 1. Wybór podmiotu audytującego - musi być dokonany zgodnie z przepisami prawa krajowego, zwłaszcza z prawem zamówień publicznych, w sposób który zapewni wysoką jakość realizowanych audytów. W związku z tym niezbędne jest określenie odpowiednich wymagań co do podmiotu oraz audytorów realizujących poszczególne audyty z uwzględnieniem niezbędnych kwalifikacji, doświadczenia i kompetencji audytorów. Zastosowany w projekcie SIWZ do zastosowania przy wyborze podmiotu audytującego stanowi załącznik nr Przygotowanie audytorów do realizacji audytów - aby zapewnić wysoką jakość audytu, konieczne jest odpowiednie przygotowanie audytorów w zakresie normy MSUES oraz założenie obowiązkowego szkolenia w zakresie znajomości oraz stosowania MSUES, co zapewni jednolite rozumienie standardów przez poszczególnych audytorów. Zaświadczenie o odbyciu szkolenia dla audytorów MSUES w ramach projektu stanowi załącznik nr Planowanie, przygotowanie oraz zlecenie przeprowadzenia audytu - po zawarciu umowy instytucja szkoleniowa zainteresowana otrzymaniem znaku jakości MSUES zobowiązania jest do przesłania do CZJK populacji do audytu wraz z oświadczeniem dot. zgodności ze stanem faktycznym (wykaz szkoleń, wykaz trenerów), zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 11. Okres objęty audytem musi obejmować co najmniej 3 miesiące działalności instytucji szkoleniowej, w którym wykazane muszą być wszystkie zrealizowane w tym czasie szkolenia (minimum 6). Są to warunki brzegowe, które instytucja szkoleniowa musi spełnić przed przystąpieniem do audytu. Po weryfikacji poprawności złożonych dokumentów CZJK zobowiązane jest wystawić zlecenie przeprowadzenia audytu wraz z określeniem wielkości próby badawczej (załącznik nr 12) oraz przesłać informację do firmy audytującej. Dokładny termin przeprowadzenia audytu ustalany jest przez konkretnego audytora z przedstawicielem instytucji szkoleniowej. Wyboru próby badawczej dokonuje audytor próba wynosi 1-6 szkoleń, proporcjonalnie do ich ilości w badanym okresie (ok.10% populacji). 4. Realizacja audytu w instytucji szkoleniowej - w trakcie badania audytor/audytorzy analizują funkcjonowanie instytucji szkoleniowej w odniesieniu do spełnienia wskaźników poziomu oczekiwanego MSUES, świadczącego o wysokiej jakości usług. Wskaźniki poziomu wykraczającego ponad standard nie podlegają ocenie w ramach audytu. Umowa z instytucją szkoleniową dotycząca przeprowadzenia audytu gwarantuje: udostępnienie wszelkich informacji koniecznych do realizacji audytu; umożliwienie osobom realizującym audyt dokonania koniecznych oględzin; umożliwienie audytorom dokonanie obserwacji (uzgodnienie terminu audytu, w taki sposób, żeby możliwa była obserwacja zajęć). Instytucja szkoleniowa zostanie zobowiązana do zapewnienia logistyki związanej z tą częścią audytu (ewentualny transport dla audytora, jeśli zajęcia odbywają się w innym miejscu niż audyt); udział właścicieli i pracowników w spotkaniach koniecznych do realizacji audytu. Audytor ma obowiązek dokumentować realizację zadania audytowego, w szczególności rejestrować weryfikowane dokumenty, będące źródłem oceny poszczególnych wskaźników zgodnie ze wzorem raportu z audytu. Audytorzy zobligowani są przedstawić projekt raportu z audytu instytucji szkoleniowej,

18 aby ta mogła wnieść ewentualne uwagi do zawartych w nim ustaleń, przed złożeniem ostatecznego raportu z audytu do CZJK. CZJK w trakcie realizacji audytów zapewnia audytorom wsparcie merytoryczne w zakresie MSUES (np. w zakresie zrozumienia wskaźników). 5. Nadzór ze strony CZJK nad prawidłową realizacją audytów - aby zapewnić wysoką jakość prowadzonych audytów, w ramach nadzoru ze strony CZJK konieczne jest: Uczestnictwo przedstawiciela CZJK w wybranych audytach w charakterze obserwatora. Ocena raportu pod względem: realizacji celów zadania, adekwatności poczynionych ustaleń i wyciągniętych wniosków, gromadzenia rzetelnych i stosownych dowodów, terminowości sporządzenia raportu. Zatwierdzenie raportu z audytu. Umożliwienie podmiotowi audytowanemu (instytucja szkoleniowa) zgłoszenia do CZJK zażalenia na pracę audytorów (np. zachowanie, brak kompetencji, brak współpracy). Pozyskiwanie informacji zwrotnej od instytucji szkoleniowych na temat jakości pracy audytorów (ankieta, telefon) oraz cykliczne przekazywanie nadzorującemu audyty, ze strony podmiotu audytującego, zbiorczej informacji na temat oceny audytorów przez instytucje szkoleniowe. 6. Konsultacje - jednolite rozumienie standardów przez poszczególnych audytorów jest elementem niezbędnym dla procesu certyfikacji. W związku z tym konieczne jest organizowanie spotkań konsultacyjnych dla audytorów, podczas których możliwa będzie wymiana doświadczeń. Spotkania konsultacyjne służą również budowaniu bazy wiedzy dotyczącej MSUES, przygotowanej i aktualizowanej przez pracowników CZJK. Spotkania konsultacyjne służą również wzajemnej wymianie doświadczeń, po przeprowadzeniu określonej ilości audytów zewnętrznych. W ramach tego spotkania audytorzy oraz przedstawiciele CZJK wspólnie analizują trudności i problemy związane z: realizacją audytów zewnętrznych, spełnieniem przez instytucje szkoleniowe MSUES. Spotkania konsultacyjne służą również sformułowaniu wniosków w zakresie ewentualnej modyfikacji procedury audytowej oraz zaplanowanego przeglądu MSUES. Konsultacje organizowane są przez pracowników Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia w Małopolsce. 18 Wyniki testowania: Wybór podmiotu audytującego i zlecanie audytów. W ramach prowadzonego testu wybrano podmiot audytujący zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. Mając na uwadze, że kluczowe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia będzie miała odpowiednia jakość samych audytów, w opisie zamówienia określono wysokie wymagania co do podmiotu oraz audytorów realizujących poszczególne audyty. Zdefiniowano niezbędne kwalifikacje, doświadczenie i kompetencje audytorów dostępne w ramach dokumentacji przetargowej. Audytorzy otrzymywali również plan audytu sporządzony w trakcie konsultacji z instytucją szkoleniową. Zwrócili jednak uwagę, że nie korzystali z tego planu, ponieważ informacje w nim zawarte miały charakter historyczny. W ramach przygotowania do audytu tworzyli własne plany audytu - dokumenty robocze. Zgodnie z założeniami ilość szkoleń do badania (próba) wahała się między 1-6 proporcjonalnie do ilości wszystkich przeprowadzonych w badanym okresie szkoleń (10-20% populacji).

19 Tabela prezentuje wielkość próby do badania zastosowaną w teście: Lp. Populacja (liczba zrealizowanych szkoleń) Wielkość badawczej próby Przedział cenowy audytu Cena (zł) ,00 I , ,00 II , , ,00 7 >60 szkoleń 6,00 III 5412 Przebieg audytu w instytucji szkoleniowej. Audytor/audytorzy (koordynator audytu podejmował decyzję czy badanie przeprowadzi 1 czy 2 audytorów). W nielicznych przypadkach audyt prowadziło 2 audytorów głownie wtedy, gdy próba do badania była duża. Stosując różnorodne techniki (m.in. wywiad, obserwacje, analiza dokumentacji) audytor analizował i oceniał funkcjonowanie instytucji szkoleniowej pod kątem spełnienia wskaźników MSUES na poziomie oczekiwanym. Wskaźniki poziomu wykraczającego ponad standard nie były obligatoryjnie oceniane w ramach audytu, jednakże audytorzy podkreślali w raportach z audytu, że niektóre instytucje spełniały również te wskaźniki. Audytorzy i instytucje szkoleniowe nie sygnalizowali istotnych problemów z przeprowadzeniem audytów. CZJK prowadziło nadzór nad prawidłową realizacją audytów w zgodnie z założeniami. Każdy raport z audytu był weryfikowany i zatwierdzany przez CZJK. W trakcie testu miała miejsce jedna sytuacja, w której podmiot audytowany (instytucja szkoleniowa) zgłosił do CZJK zażalenie na pracę audytora (był to głos ze strony instytucji, która nie otrzymała znaku jakości), które dotyczyło braku współpracy w zakresie przyjmowania wyjaśnień ze strony instytucji szkoleniowej. Po wnikliwej analizie dokumentacji przeprowadzonego audytu oraz rozmowie z audytorem, koordynatorem audytów oraz przedstawicielem instytucji szkoleniowej, zgłoszenie to zostało uznane za bezpodstawne. CZJK pozyskiwało informacje zwrotne od instytucji szkoleniowych na temat jakości pracy audytorów (rozmowy telefoniczne lub osobiste, po zakończonym audycie 50 instytucji szkoleniowych) - nie było uwag ze strony instytucji szkoleniowych co do jakości prowadzonego audytu czy też zachowania i kompetencji audytora. 19 Rekomendacje: Z informacji uzyskanych od audytorów sukces sprawnego przeprowadzenia certyfikacji instytucji szkoleniowych zależy w dużej mierze od: Możliwości stałego kontaktu z CZJK miał na to wpływ elastyczny czas pracy (telepraca) i dostępność osoby w przypadku potrzeby konsultacji i ustalenia sposobu postępowania (często na gorąco ). Jednolitego podejścia do oceny standardu - audytorzy podkreślili, że dzięki zatwierdzaniu raportów z audytów przez CZJK zapewnione było jednakowe podejście do oceny standardu. Formy raportu z audytu - od początku procesu pojawiały się wątpliwości co do wzoru Raportu z audytu (czy nie jest zbyt wymagający i szczegółowy) audytorzy ostatecznie ocenili, że pomimo, że faktycznie wymaga dużo pracy od audytora, to jednak pozwala zaprezentować kompleksową informację instytucji szkoleniowej po audycie - klient ma dla siebie raport z wszystkimi informacjami, a tak rozbudowany raport wpłynął prawdopodobnie na niski odsetek odwołań IS (uwag do ustaleń). Zastosowanych technik badawczych podczas przeprowadzanych audytów: Wywiady jest to najbardziej obiektywna technika bardzo czasochłonna dla audytora w szczególności w przypadku tzw. szkoleń miękkich uczestnicy chcą przekazać dużo informacji przez co wywiady trwają dość długo. Technika ta była jednak kluczową dla rzetelnej oceny -

20 jeśli na podstawie badania dokumentacji audytor miał wątpliwości co do spełnienia danego wskaźnika wywiad pozwalał mu podjąć decyzję. Obserwacje w ocenie audytorów była to najmniej miarodajna technika audytu zwłaszcza w przypadku szkoleń zamkniętych, gdzie zamawiający najczęściej dysponuje własną salą (pomieszczenia i materiały są głównie oceniane w trakcie takiej obserwacji, która z natury miała nie być ingerująca w proces edukacyjny). Czasem audytor miał szansę porozmawiać z uczestnikami np. w trakcie przerwy, ale te oceny również wydawały się mało miarodajne, ponieważ uczestnik miał świadomość obecności trenera i współpracy z nim (szczególnie duży wpływ na ocenę uczestników wywierał ten fakt w przypadku długotrwałych kursów językowych (więź emocjonalna z lektorem) albo szkoleń kończących się egzaminem (obawa o wynik egzaminu po przedstawieniu negatywnej oceny). Pomimo niskiej użyteczności i wysokiej kosztochłonności tej techniki (w skrajnym przypadku, aby zrealizować obserwację audytor musiał pokonać 1000 km trasa Kraków - Białystok) technika ta wydaje się potrzebna bo podnosi rangę audytu i wiarygodność standardu. Wprowadzenia możliwości odwołania się od wyniku audytu w proponowanym rozwiązaniu nie było możliwości odwołania od wyniku audytu do instytucji przyznającej znak jakości MSUES. W stworzonym systemie zaprojektowano jedynie odwołanie reklamację na ustalenia audytora do firmy audytującej. Warto rozważyć, w przypadku kontynuacji weryfikacji, wprowadzenie ścieżki odwoławczej do instytucji zewnętrznej (przyznającej znak). Rozwiązanie to wymagałoby zaprojektowania np. instytucji arbitrażu, która mogłaby również wspierać proces decyzyjny w sprawie odebrania znaku jakości Zasady prowadzenia bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych Instrukcja stosowania produktu finalnego: Odpowiedzią na zdiagnozowany problem przedsiębiorców z wyborem konkretnej oferty szkoleniowej jest zbudowanie Bazy zweryfikowanych pod względem spełniania MSUES instytucji szkoleniowych i ich ofert. Baza musi zawierać aktualną informację o instytucjach, które otrzymały znak jakości MSUES. Instytucje szkoleniowe posiadające znak jakości są zobowiązane do wprowadzenia do bazy aktualnej oferty szkoleniowej, z której mogą skorzystać MŚP. Dane zawarte w bazie są podstawą do dokonania rozliczeń za szkolenie. Baza ta musi mieć możliwość wyszukiwania interesującej MŚP oferty pod kątem różnych zmiennych, np. temat szkolenia, miejsce szkolenia, termin, cena, średnia ocen firmy szkoleniowej i/lub danej usługi edukacyjno szkoleniowej. Informacje zawarte w bazie mogą być również pomocne w podjęciu przez przedsiębiorcę decyzji w zakresie wyboru konkretnej usługi edukacyjno szkoleniowej. Informacje na temat szkolenia przedstawione muszą być w sposób ułatwiający przedsiębiorcy porównanie i wybór korzystnej dla siebie oferty. 20 Minimalny zakres informacji: 1. Temat. 2. Forma kształcenia. 3. Kategoria (zgodna z podziałem zawartym na stronie 4. Cel (w formie opisu efektów uczenia się dla uczestnika oraz mierzalne). 5. Terminy i czas trwania (wraz z harmonogramem). 6. Miejsce. 7. Cena (w tym cena za godzinę szkoleniową). 8. Program nauczania (zawierający informację o efektach nauczania). 9. Informacje o trenerze (wskazanie osoby wraz z opisem kwalifikacji, doświadczenia zawodowe i ważniejszych dotychczas zrealizowanych projektów szkoleniowych). 10. Wstępne wymagania wobec poziomu zaawansowania uczestników. Wyniki testowania: W ramach testu zostało utworzone elektroniczne narzędzie służące do rejestracji ofert przez IS, wyszukiwarka jest dostępna pod adresem Struktura bazy jest zgodna z planowaną strukturą Rejestru Usług Rozwojowych, budowanego w tym samym czasie przez PARP, na potrzeby Podmiotowego Sytemu Finansowania, który będzie jedynym rozwiązaniem stosowanym przy współfinansowaniu ze środków EFS

21 szkoleń dla pracowników. Częściowo narzędzie zostało opracowane na bazie projektów karty podmiotu oraz karty usługi, które będą uwzględnione w Rejestrze Usług Rozwojowych. We współpracy z PARP testowano zakładane rozwiązania, a wnioski wynikające z budowy i korekt narzędzia dostępnego na stronie zostały wykorzystane w ramach budowy Rejestru Usług Rozwojowych. Instytucje szkoleniowe przesyłały dane niezbędne do założenia karty podmiotu do CZJK i po wprowadzeniu tych danych otrzymywały link aktywacyjny, po uruchomieniu którego mogły wprowadzać konkretne oferty. Odpowiedzialność za poprawność wprowadzonej oferty leżała po stronie instytucji szkoleniowej. Jednak z uwagi na dużą liczbę błędów CZJK dokonywało stałego monitoringu wprowadzanych ofert i przesyłało informację zwrotną do instytucji szkoleniowych. System dopuszczał wprowadzenie usługi najpóźniej na 3 dni przed faktycznym jej rozpoczęciem. Po tym terminie instytucja szkoleniowa nie mogła już wprowadzać żadnych zmian do oferty. Na początku testu przyjęto 5 dni ale w trakcie pracy z systemem okazało się, że jest to za długi okreszbyt często zmieniały się wprowadzone do oferty informacje w zakresie np. miejsca szkolenia, liczebności grupy itp. Warto zaznaczyć, że zmiany zachodziły do ostatniego dnia przed szkoleniem (a zdarzyło się również w trakcie wizyty monitoringowej, że szkolenie w dniu jego rozpoczęcia zostało odwołane przez zamawiającego). W celu zapewnienia przejrzystości ofert system automatycznie archiwizował oferty nieaktualne. Podgląd zarchiwizowanych ofert był możliwy dla administratorów systemu oraz dla konkretnej instytucji szkoleniowej. Jest to ważne z uwagi na konieczność weryfikacji danych zawartych w ofercie z danymi przedstawionymi do rozliczenia. Przy tworzeniu systemu bardzo ważne okazało się, to żeby poszczególne pola uzupełniane przez instytucje szkoleniowe były walidowane z uwagi na dużą liczbę błędów popełnianych przez instytucje szkoleniowe podczas wprowadzania ofert. Rekomendacje: Każda instytucja, zainteresowana wdrożeniem systemu zapewniania jakości może wykorzystać utworzoną w ramach projektu wyszukiwarkę zamieszczoną pod adresem lub utworzyć własne narzędzie z uwzględnieniem elementów wskazanych w opisie produktu. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę na to, by projektowane narzędzie: weryfikowało poprawność uzupełnienia poszczególnych pól; umożliwiało wyszukiwanie ofert w zależności od postawionych kryteriów (np. cena, miejsce, kategoria, termin); dopuszczało możliwość odwołania szkolenia (nawet w dniu jego realizacji) z powiadomieniem o tym instytucji, która ma prawo kontrolowania tej usługi w trakcie testu sytuacje takie miały miejsce, a jest to istotne biorąc pod uwagę ewentualne koszty monitoringu i kontroli szkoleń; dla procesu rozliczeń istotne jest również zarchiwizowanie ofert i dostęp do nich podmiotów zaangażowanych w rozliczanie Znak jakości jako narzędzie zapewniające odpowiednią jakość szkoleń w ramach Podmiotowych Systemów Finasowania w perspektywie finansowej Instrukcja stosowania produktu finalnego: Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata projekt wersja 3.0 Podmiotowy system finansowania, ( ) oparty jest na rejestrze podmiotów świadczących usługi wysokiej jakości - tzw. Rejestrze Usług Rozwojowych. Taka konstrukcja przyczyni się wymiernie do zwiększenia jakości oferowanych na rynku usług (które będą podlegały ocenie w Rejestrze), znacznego skrócenia rzeczywistego czasu realizacji usługi rozwojowej, a w konsekwencji zwiększenia jej użyteczności i efektywności dla pracowników i ich pracodawców. Weryfikacja instytucji szkoleniowych pod kątem zgodności z MSUES stanowi uzupełnienie założeń dla tworzonego Podmiotowego Systemu Finansowania usług rozwojowych, które zakładają możliwość dofinansowania usług szkoleniowych tylko tych, które zostały wprowadzone do Rejestru Usług Rozwojowych, utworzonego przez PARP. Wyniki testowania:

22 Znak jakości MSUES jest opatentowanym znakiem towarowym nr , którego właścicielem jest Województwo Małopolskie załącznik nr 28. Ewentualne decyzje w sprawie praw podejmuje Zarząd Województwa Małopolskiego. Tylko instytucje szkoleniowe, które posiadają znak jakości mogą się nim posługiwać, stosując zasady określone w załączniku nr 13 (księga znaku ). Zgodnie z otrzymaną interpretacją UOKIK, w przypadku finansowania kosztów audytu ze środków publicznych nie stanowi on pomocy publicznej ani pomocy de minimis załącznik nr 14. Z testu wynika, że certyfikacja nie ogranicza rynku, znak jakości MSUES jest marką Małopolski rozpoznawalną i cenioną w całej Polsce (23 % przyznanych znaków jakości otrzymały instytucje szkoleniowe spoza Małopolski, 46 % instytucji szkoleniowych zainteresowanych otrzymaniem znaku jest również spoza Małopolski). Warto dodać, że firmy szkoleniowe nadal wykazują duże zainteresowanie możliwością otrzymania znaku jakości, nawet w sytuacji gdyby same miały ponieść koszty audytu. Znak jakości MSUES czyni Małopolskę pierwszym regionem tak mocno stawiającym na jakość usług, co z uznaniem podkreślane jest na wielu branżowych konferencjach. Potwierdzeniem tego jest również fakt, że znak jakości MSUES został uznany przez PARP jako równoważny sposób potwierdzania wiarygodności instytucji szkoleniowych do kryteriów określonych w Rejestrze Usług Rozwojowych. Rekomendacje: W przypadku decyzji o weryfikacji komercyjnej MSUES (pod kontrolą właściciela znaku, ale przez firmy certyfikujące działające na rynku) sfinansowanej przez same instytucje szkoleniowe, należy zastosować mechanizmy, które nie pozwolą na zdewaluowanie znaku - uchronią znak jakości MSUES przed problemami, z którymi boryka się obecnie certyfikacja na zgodność z normą ISO MSUES to bardzo dobry produkt pozwalający ocenić badaną instytucję szkoleniową. Jeżeli zostanie utrzymana ranga znaku jakości - firmy będą stosowały się do wymagań, a właściciel znaku tego dopilnuje - jest szansa, że utrzyma się zapotrzebowanie na rynku na ten znak, a tym samym zostanie poprawiona jakość oferowanych szkoleń. Wówczas firmy szkoleniowe będą chciały poddawać się takiej weryfikacji. Jeśli możliwa będzie weryfikacja komercyjna w oparciu o MSUES warto, w przypadku zgody właściciela znaku jakości MSUES, określić warunki zarówno dla podmiotu certyfikującego, jak i audytorów realizujących audyty, które zagwarantują utrzymanie jakości audytów, co jest (jak pokazują doświadczenia z testu) jednym z kluczowych warunków utrzymania wartości znaku jakości MSUES. Rozwiązania wprowadzone w ramach projektu w zakresie utrzymania jakości audytów powinny zostać określone w stosunku do firm certyfikujących, zwłaszcza w odniesieniu do: wymaganego doświadczenia podmiotu audytującego; doświadczenia, kwalifikacji i kompetencji audytorów; wprowadzenia obowiązkowego szkolenia dla audytorów co najmniej 4 dni w formie takiej jak w ramach projektu finansowanego przez zainteresowane firmy. Płatne szkolenie na odpowiednim poziomie merytorycznym zakończone egzaminem zewnętrznym podnosi rangę i zagwarantuje, że tylko kompetentne osoby będą przeprowadzały audyty, co będzie miało przełożenie na rangę MSUES. Szkolenie takie mogłoby się kończyć egzaminem przeprowadzanym instytucjonalnie np. przez właściciela znaku, którego pozytywny wynik byłby podstawą do prowadzenia audytów zgodności z MSUES. Rozwiązania wprowadzone w ramach projektu w zakresie utrzymania jakości szkoleń powinny zostać uzupełnione o: określenie roli CZJK - w przypadku decyzji o weryfikacji komercyjnej MSUES mogłaby być zbliżona lub tożsama z rolą instytucji akredytacyjnych utrzymanie systemu monitoringu i kontroli w odniesieniu do firm certyfikujących; utrzymanie monitoringu reaktywnego w stosunku do firm szkoleniowych; zaprojektowanie niezapowiedzianych audytów (przykładowo w USA jest certyfikacja, w ramach której w umowie jest wskazane, że może się odbyć audyt niezapowiedziany w określonym w umowie okresie to mocno dyscyplinuje firmy posiadające znak i zapewnia skuteczny monitoring); uregulowanie kwestii dotyczących ceny za audyt - poprzez wprowadzenie wymogów, jakie techniki musi zastosować audytor i w jakim zakresie (na jakiej próbce, np. ilość wywiadów, wzór raportu, ilość obserwacji) co ma przełożenie na jakość samego audytu trzeba zabezpieczyć się przed możliwością uzyskania MSUES za niską cenę a jeśli nie zostaną wprowadzone regulacje to firmy certyfikujące będą konkurować ceną i z czasem będzie można kupić znak jakości. Regulacja co do doświadczenia i kwalifikacji audytorów, liczby godzin audytu, zastosowanych technik, liczby wywiadów, obserwacji itd. wyznaczy cenę i jakość takiego audytu; utrzymanie weryfikacji raportów z audytu przez CZJK przynajmniej w pierwszym okresie certyfikacji komercyjnej a potem wprowadzenie możliwości losowej weryfikacji raportów z audytu; 22

23 wprowadzenie zakazu re-certyfikacji przez tę samą firmę certyfikującą czy też tego samego audytora w przypadku ISO jeśli już ktoś zdobędzie klienta to ma go na zawsze i przedłuża znak, a jeśli wykaże niezgodności to straci klienta zachodzi swoisty konflikt interesu, którego należy unikać. 4.2 Opis mechanizmu dystrybucji środków na szkolenia dla MŚP Drugim elementem podmiotowego finansowania usług rozwojowych jest mechanizm dystrybucji środków publicznych do podmiotu, który korzysta ze wsparcia tj. do mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy (MŚP). MŚP posiadając środki publiczne lub ich wartość nominalną w postaci bonów, może samodzielnie decydować o wyborze usługi rozwojowej według zawartych w umowie dofinansowania warunków. Z kolei podmiot świadczący usługi szkoleniowe/doradcze (usługodawca) jest w systemie podmiotowym, zwanym również popytowym, instytucją działającą całkowicie komercyjnie. Z jego usług mogą korzystać zarówno klienci systemu podmiotowego, jak i wszyscy inni klienci zrekrutowani na szkolenia. Istotne jest jednak, aby system określał warunki, na jakich usługodawca jest uprawniony do świadczenia usług w systemie oraz wskazywał zasady postępowania w sytuacji, gdy klient z bonem trafi na usługi świadczone przez dany podmiot. Mechanizm dystrybucji środków publicznych do MŚP oparto na kilku podstawowych założeniach: Dofinansowanie przekazywane jest MŚP w formie zabezpieczonych znaków legitymacyjnych (bonów) umożliwia to ograniczenie obowiązków administracyjnych MŚP związanych z udzielonym wsparciem, w tym m. in. z rozliczeniem zrealizowanej usługi rozwojowej. Czyni to system PSF bardzo przyjaznym, prostym i szybkim dla przedsiębiorcy. Dofinansowanie przekazywane jest na podstawie Umowy dofinansowania zwanej umową wsparcia umowa zawierana jest pomiędzy dysponentem środków publicznych a odbiorcą pomocy publicznej umożliwia to precyzyjne określenie wzajemnych zobowiązań. Dofinansowanie rozliczane jest na podstawie przyjętych stawek jednostkowych stawkę jednostkową stanowi 1 godzina usługi rozwojowej lub np. ½ godziny usługi doradczej (w sytuacji, gdy rozszerzy się zakres usług) odpowiadająca 1 bonowi powoduje to większą efektywność kosztową systemu oraz jasne zasady dofinansowania. Obsługa przedsiębiorcy realizowana jest przez operatora obsługa zgłoszeń MŚP do systemu oraz wszystkie czynności związane z rozliczaniem umowy dofinansowania, w tym rozliczanie usług rozwojowych, prowadzone są przez podmiot zewnętrzny w stosunku do dysponenta środków publicznych umożliwia to uproszczenie oraz skrócenie procedur MŚP związanych z korzystaniem ze wsparcia. Operator może realizować zadania na podstawie umowy zawartej z dysponentem w wyniku konkursu lub zamówienia publicznego. Realizacja powyższego mechanizmu wymaga przyjęcia opisanych zasad przez instytucję odpowiedzialną za uruchomienie Podmiotowego Systemu Finansowania. Wszystkie elementy przedstawione w niniejszym rozdziale wynikają z ww. założeń - są ich konsekwencją lub uszczegółowieniem Wartość bonu czyli wartość stawki jednostkowej Instrukcja stosowania produktu finalnego: Pierwszym etapem wyznaczania wartości bonu jest określenie jednostki, której bon będzie odpowiadał. W przypadku usług szkoleniowych jednostką będzie 1 godzina usługi, w przypadku usług doradczych np. ½ godziny usługi, natomiast w przypadku usług jednorazowych tj. egzamin jednostką będzie 1 sztuka (np. egzaminu). Po wyznaczeniu jednostki należy określić wartość bonu czyli wysokość nominalnej wartości znaku legitymacyjnego, która będzie odpowiadała 1 stawce jednostkowej. Wartość bonu powinna zostać wyliczona w oparciu o metodologię, która zawiera koszty kwalifikowalne za usługę, dla której jest szacowana oraz zakłada właściwy dla danego przypadku sposób wyliczania. Podczas określania wartości bonu tj. stawki jednostkowej należy uwzględnić wytyczne związane ze źródłem jego finansowania. Wartość bonu jest więc statystycznym wyliczeniem uśrednionej wartości usługi przypadającej na 1 bon i stanowi stawkę jednostkową. W ramach Podmiotowego Systemu Finansowania na lata proponujemy przyjąć następujące założenia: Wartość bonu zostanie wyliczona na podstawie wyników pilotażu i zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze

24 przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata będzie zawierała jedynie uśrednioną wartość kosztu usługi bez kosztów dodatkowych tj. utraconych korzyści po stronie przedsiębiorcy. Optymalnie jest zastosować jeden bon z maksymalną wartością uśrednioną dla szkoleń przykładowo 60 zł i usług doradczych, jako jej dwukrotność 120 zł. Jedna połowa wartości bonu będzie finansowana ze środków publicznych (dotacja 30 zł) a druga połowa ze środków prywatnych (wkład własny MŚP 30 zł). Zastosowanie takiego bonu wymaga przygotowania metodologii w oparciu o kalkulację dokonaną na podstawie zweryfikowanych danych historycznych (projektu PFK, projektów PO KL i obliczenia rzeczywistej uśrednionej wartości usługi rozwojowej (szkoleniowej i doradczej) z pominięciem innych kosztów uwzględnionych w ramach testu, związanych z jej realizacją np. kosztów wynagrodzenia pracownika. Konieczne jest utrzymanie w systemie minimalnej wartości 1 godziny usługi rozwojowej, aby uniknąć sytuacji, w której z czasem dochodzić może do dumpingowania cen usług (zaniżania cen poniżej kosztów). Na bazie doświadczeń z realizacji projektu, proponowany poziom minimalnej wartości 1 godziny usługi to 15 zł (w ramach projektu była to wartość 22,50 zł za godzinę przy poziomie dofinansowania 45 zł za godzinę). Usługi o wartości poniżej 15 zł za godzinę nie będą mogły być dofinansowane w ramach PSF. Usługi, które są możliwe do dofinansowania (źródło: karta usługi RUR) można podzielić na dwie kategorie usług: szkoleniowe (szkolenia, studia podyplomowe, e-learning) 1 bon = 1 godzina usługi; doradcze (np. doradztwo, mentoring, facylitacja, couching) 1 bon = ½ godziny usługi (na podstawie wstępnego rozeznania cen usług na rynku można uznać, że usługa doradcza będzie dwa razy droższa od usługi szkoleniowej. W związku z powyższym jedna godzina usługi szkoleniowej rozliczana byłaby 1 bonem, z kolei usługa doradcza 2 bonami. Jeśli IZ RPO, zgodnie z Wytycznymi zdecyduje o możliwości zwiększenia poziomu dofinansowania do kosztów usługi do max 80%, wówczas wystąpią dwa przypadki, do których proponujemy przyjąć następujące zasady: Przedsiębiorca z preferowanej branży (weryfikacja poziomu dofinansowania dokonywana będzie na etapie rekrutacji) wówczas w umowie zostanie określony poziom dofinansowania, np. przy wartości bonu 60 zł dofinansowanie stanowi 48 zł a wkład własny 12 zł, który należy wpłacić aby otrzymać bony (oznacza to, że dofinansowanie jest na poziomie np. 80%); Pracownik powyżej 50 roku życia (weryfikacja poziomu dofinansowania dokonywana będzie na etapie zawierania umowy) wówczas przedsiębiorca określi, jaką część otrzymanego limitu (ilości bonów) chce przeznaczyć na usługi dla tych pracowników (w umowie określony zostanie limit bonów z dofinansowaniem o określonym maksymalnym poziomie np. 80% (wyższym niż 50%). 24 Wyniki testu: W projekcie pilotażowym PFK wartość bonu była sumą: średniego kosztu jednej godziny szkolenia oraz średniego kosztu ponoszonego przez pracodawcę w konsekwencji nieobecności pracownika przez 1 godzinę na stanowisku pracy (koszt wynagrodzenia pracownika i jego zastępstwa). Mediana wynagrodzenia ogółem (brutto, brutto) z uwzględnieniem inflacji wynosiła: 3 790,90 zł (23,7zł/godz.). Średnia cena jednej godziny szkoleniowej wynosiła: 43,10 zł. Wobec powyższego wartość jednego bonu szkoleniowego wynosiła 90,00 zł (47,00 zł <koszt wynagrodzenia + koszt zastępstwa> + 43,00 zł <koszt godziny szkolenia>). Do obliczenia wartości mediany wynagrodzeń wykorzystano dane z publikacji Struktura wynagrodzeń według zawodów w październiku 2010, raportu końcowego z badania: Diagnoza i analiza na potrzeby przygotowania i wprowadzenia w Małopolsce systemu podmiotowego finansowania kształcenia dla MŚP oraz wyliczeń własnych dokonanych w oparciu o dane w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych. Stosowana w PFK metodologia stanowi załącznik nr 15.

25 W ramach 429 rozliczeń/szkoleń MŚP, zrealizowano bonów szkoleniowych o wartości ,00 zł ( x 90 zł), w tym: Dofinansowanie (50% wartości bonu) pomoc de minimis Wkład własny MŚP (50% wartości bonu) kolumna A kolumna B kolumna C kolumna D Kwota dofinansowania wpłacona do instytucji szkoleniowych (pokrycie rzeczywistych kosztów szkolenia z FV) Kwota dofinansowania wpłacona do MŚP z tytułu nieobecności pracownika w pracy podczas szkolenia Kwota wkładu własnego MŚP wpłacona do instytucji szkoleniowej (w przypadku, gdy 1h szkolenia kosztowała więcej niż 45 zł) Kwota wkładu własnego MŚP zwrócona przedsiębiorcy (w przypadku, gdy 1h szkolenia kosztowała mniej niż 90 zł) ,56 zł ,44 zł ,08 zł ,92 zł Razem rozliczono dofinansowanie w kwocie ,00 ( x 45,00 zł) Razem rozliczono wkład własny w kwocie ,00 ( x 45,00 zł) Z powyższego zestawienia wynika, że łącznie na pokrycie kosztów szkoleń dla MŚP zrealizowanych w ramach 429 rozliczeń poniesiono kwotę ,08 zł (suma kolumn A, B, C), w tym: ,00 zł ze środków publicznych (suma kolumn A, B), co stanowi 76,81% oraz ,08 zł ze środków własnych MŚP (kolumna C), co stanowi 23,19%. Z łącznej kwoty dofinansowania w wysokości ,00 zł, z tytułu nieobecności pracownika w pracy podczas szkolenia wypłacono tylko ,44 zł (kolumna B), co stanowi 5,79 % środków publicznych. W ramach zakończonych pozytywnie rozliczeń/szkoleń zrealizowano 970 osobo/szkoleń dla 562 pracowników (w tym również właścicieli) ze 164 przedsiębiorstw. MŚP wybierali szkolenia, dla których koszt 1h szkoleniowej utrzymywał się na następującym poziomie: 25 1h < 45 zł 1h = 45 zł 1h > 45 zł < 90 zł 1h = 90 zł 1h > 90 zł (od 22,50 zł do 44,39 zł) (od 46,88 zł do 89,90 zł) (od 90,25 zł do 384,37 zł) kolumna A kolumna B kolumna C kolumna D kolumna E 79 szkoleń 155 szkoleń 123 szkolenia 50 szkoleń 22 szkolenia Z przedstawionej tabeli wynika, że szkolenia w ramach których nastąpił zwrot dotacji do MŚP (z tytułu nieobecności pracownika w pracy podczas szkolenia) stanowią niewielką część wszystkich wybieranych przez MŚP szkoleń tj. tylko 79 z 429 szkoleń (kolumna A), co stanowi 18,41 %. W całości ze środków publicznych zrealizowano 234 szkolenia (suma kolumn A, B), co stanowi 54,55%. Natomiast w 195 przypadkach (suma kolumn C, D, E) przedsiębiorcy decydowali się dopłacić do szkoleń dobrej jakości z własnych środków (wpłaconych do Operatora przy zakupie bonów bądź regulowanych bezpośrednio z instytucją szkoleniową), co stanowi 45,45%.

26 Na podstawie faktycznych kosztów szkoleń rozliczonych w ramach projektu PFK, wyliczono średni rzeczywisty koszt 1 godziny usługi edukacyjno-szkoleniowej, który wyniósł 59,89 zł. Dofinansowanie (50% wartości bonu) pomoc de minimis Wkład własny MŚP (50% wartości bonu) Wkład własny MŚP w przypadku, gdy koszt 1 godziny szkolenia przewyższył wartość bonu tj. 90 zł kolumna A kolumna B kolumna C ,00 zł ,08 zł ,85 zł Średni rzeczywisty koszt 1 godziny szkolenia (suma kolumn A, B, C : zrealizowanych godzin szkolenia) 59,89 zł ( ,93 : ) Z doświadczeń projektu PFK wynika, że udzielanie dofinansowania na ustaloną stawkę jednostkową i limit kwotowy za godzinę usługi zwiększa efektywność kosztową systemu ponieważ: W przypadku usług o zawyżonej cenie wypłacana jest racjonalna kwota dofinansowania. W konsekwencji nie ma konieczności wprowadzania żadnych innych mechanizmów zabezpieczających środki publiczne. Racjonalność wydatków jest ustalana na poziomie metodologii wyliczania stawki jednostkowej lub limitu kwotowego za godzinę usługi; Dofinansowanie jest zawsze na tym samym poziomie (50-80% wartości bonu za 1 godzinę usługi szkoleniowej lub ½ godziny usługi doradczej). Pozostałą część kosztu szkolenia pokrywa przedsiębiorca z wkładu własnego (w tym z zaliczki), co ma pozytywny wpływ na racjonalność decyzji o wyborze usługi rozwojowej z bazy ofert RUR; Zapobiega pojawianiu się defraudacji typu zmowy firm, windowanie cen za usługi ; Jest przewidywalnym mechanizmem dla wszystkich uczestników systemu: administracji, która zarządza alokacją (wiadomo z góry, ile godzin usług zakupimy w ramach dofinansowania bardzo prosty mechanizm liczenia efektywności kosztowej), usługodawców oraz MŚP jasne i prosto określone zasady działania; Zwiększa elastyczność przedsiębiorcy w momencie zawierania umowy MŚP nie musi znać szczegółów dotyczących uczestnictwa w usługach (kto, gdzie i z jakiej usługi skorzysta), zamawia jedynie ilość bonów czyli godzin usług. 26 Rekomendacje: 1. Wartość bonu musi być poparta rachunkiem ekonomicznym uwzgledniającym możliwość pokrycia przez klienta kosztów różnych usług, możliwość wymagania jakości usług od usługodawców, efektywność kosztową wsparcia realizowanego poprzez system podmiotowy. 2. Zalecane jest zastosowanie stawek jednostkowych, co uprości system, obniży jego koszty i zwiększy efektywność wydatkowanych środków: Przedsiębiorcy niezależnie od wysokości kosztów usług, jakie zakupili, zawsze otrzymują taką samą kwotę dotacji za 1 godzinę usługi rozwojowej. Na etapie zawierania umowy przedsiębiorca podaje jedynie ilość zamawianych bonów bez wskazywania szczegółów dotyczących osób korzystających ze szkoleń oraz wybieranych usług rozwojowych. Ceny usług nie są zawyżane, ponieważ przedsiębiorcy wybierając droższe usługi inwestują w nie swój wkład własny. Na etapie rozliczania usług rozwojowych nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca może odzyskać podatek VAT, czy też nie, ponieważ MŚP otrzymuje dofinansowanie do każdej zrealizowanej godziny usługi w formie stawki jednostkowej, a nie rzeczywistych kosztów szkolenia/doradztwa. Fakt tego zróżnicowania powinien być uwzględniony przy wyliczaniu stawki jednostkowej.

27 4.2.2 Ilość bonów przypadająca na jedno przedsiębiorstwo Instrukcja stosowania produktu finalnego: 1. Określanie ilości bonów możliwych do emisji jest ilorazem wysokości dotacji przekazanej w ramach edycji udzielania wsparcia i stawki jednostkowej. 2. Ilość bonów w danej edycji musi zapewnić realizację minimalnych wartości wskaźników związanych z tą edycją. Należy zatem przyjąć maksymalną ilość bonów, jaka może zostać wykorzystana przez jedno przedsiębiorstwo w ciągu 1 cyklu rozliczania bonów, jak również w okresie trwania umowy dofinansowania. Przez cykl rozliczania bonów rozumie się 1 rok kalendarzowy lub rozliczeniowy (np. od czerwca jednego roku do czerwca roku kolejnego, co jest dogodne w przypadku wykorzystywania bonów przez MŚP na realizację studiów podyplomowych), natomiast okres trwania umowy wsparcia może być dłuższy: np. 3 lata, 5 lat. 3. Pula bonów szkoleniowych przysługujących MŚP powinna być zróżnicowana ze względu na wielkość przedsiębiorstwa, z uwagi na fakt, iż ze wsparcia w postaci bonów będą mogły korzystać przedsiębiorstwa różnorodne pod względem ilości zatrudnionych pracowników, tj. od przedsiębiorstw jednoosobowych po MŚP zatrudniające do 249 pracowników. Należy ustalić, jaka ilość bonów może zostać wykorzystana w ciągu 1 cyklu przez 1 MŚP w odniesieniu do liczby zatrudnionych pracowników. 4. Ilość bonów przypadająca na jednego pracownika w ciągu cyklu powinna zmniejszać się wraz ze wzrostem wielkości przedsiębiorstwa, ponieważ zgodnie z Raportem Kształcenie po szkole 4, im mniejsze przedsiębiorstwo, tym mniejsza świadomość potrzeby szkoleń, a więc tym mniejsza szansa, że pracodawca zdecyduje się wysłać pracowników na szkolenia w pełni odpłatne. 5. Limit bonów powinien zapewnić minimum 1 dzień szkoleniowy (1 dzień szkoleniowy oznacza 8 godzin zegarowych) na pracownika przedsiębiorstwa średniego w ciągu cyklu oraz minimum 2 dni szkoleniowe na pracownika małego przedsiębiorstwa oraz mikroprzedsiębiorstwa w ciągu cyklu. Proponuje się przyznanie limitów wg poniższych kategorii: Limit Wielkość MŚP (ilość pracowników) 27 Limit A Limit B Limit C Limit D Limit E Limit F Limit G Samozatrudnieni 1-3 pracowników 4-9 pracowników pracowników pracowników pracowników pracowników Szacowanie limitu bonów dla przedsiębiorstwa powinno uwzględniać wskaźnik dotyczący pracowników uczestniczących w szkoleniach, który może wpływać na konieczność zwiększenia hipotetycznej ilości przedsiębiorców do obsłużenia, w stosunku do wskaźników minimalnych założonych np. w regionalnych programach operacyjnych. Limit podstawowy i limit dodatkowy: Przyznawanie limitów w różnych grupach (limity A-G) powoduje, że w momencie uruchamiania systemu należy określić maksymalną ilość przedsiębiorców w danym Limicie n. Generuje to problem płynności przyjmowania zgłoszeń i konieczności odrzucania przedsiębiorcy z danego limitu o numerze n+1. Wówczas, nawet jeżeli jest 4 Bilans Kapitału Ludzkiego Kształcenie po szkole Uczenie się dorosłych, inwestycje w kadry w przedsiębiorstwach, instytucje szkoleniowe Anna Szczucka, Konrad Turek, Barbara Worek.

28 możliwość zawierania umów to przedsiębiorca n+1 musiałby zostać odrzucony. W związku z powyższym, na etapie testowania wprowadzono zasadę podwójnego kolejkowania zgłoszeń przedsiębiorców, zgodnie z którą: Limity bonów przyznawane są według kolejności zgłoszeń MŚP do systemu. Zgłoszenie błędne jest odrzucane wraz z informacją o niepoprawnie wypełnionych elementach. Zgłoszenie poprawne jest zatwierdzane i wiąże się z przyznaniem LIMITU PODSTAWOWEGO oraz LIMITU DODATKOWEGO. Limit podstawowy jest równoważny limitowi A dla przedsiębiorców samozatrudnionych i jest przyznawany każdemu MŚP zakwalifikowanemu do wsparcia. Limit dodatkowy B-G jest związany z wielkością przedsiębiorstwa i jest przyznawany MŚP automatycznie, o ile nie została wyczerpana dostępna w ramach danego limitu dodatkowego ilość miejsc. Wyniki testu: W projekcie PFK każdy uprawniony MŚP miał przyznany limit podstawowy 70 bonów szkoleniowych. Równocześnie, każde przedsiębiorstwo (z wyłączeniem MŚP samozatrudnionych) miało możliwość uzyskania limitu dodatkowego związanego z wielkością przedsiębiorstwa pod warunkiem nie wyczerpania określonej ilości limitów dodatkowych w poszczególnych grupach wyodrębnionych ze względu na wielkość przedsiębiorstw. O przyznaniu limitu podstawowego decydowała wyłącznie kolejność wpływu zgłoszenia MŚP do operatora, natomiast limity dodatkowe były przyznawane zgodnie z kolejnością wpływu poprawnych zgłoszeń. Limity dodatkowe: Limit Wielkość MŚP (ilość pracowników) Limit podstawowy Limit dodatkowy Łączny limit bonów szkoleniowych Limit A Samozatrudnieni 70 Brak 70 Limit B 1-3 pracowników dla pierwszych 128 MŚP Limit C 4-9 pracowników dla pierwszych 20 MŚP 210 Limit D pracowników dla pierwszych 6 MŚP 280 Limit E pracowników dla pierwszych 3 MŚP 560 Limit F pracowników dla pierwszych 2 MŚP 700 Limit G pracowników dla pierwszego MŚP System do ustalania kolejności zgłoszeń zawierał grupy przedsiębiorstw zgodne z ww. podziałem. Wnioski były rejestrowane według daty wpływu na skrzynkę mailową operatora finansowego oraz według godziny otrzymania wiadomości. Na tej podstawie, po weryfikacji wniosku określany był limit dodatkowy przyznawanych bonów. W przypadku jednorazowego otrzymaniu kilku takich samych wniosków od jednego przedsiębiorstwa, rejestrowany był tylko pierwszy otrzymany wniosek. W pierwszym dniu trwania projektu do operatora wpłynęło aż 87 zgłoszeń (61% wymagało korekty). Łącznie, w okresie trwania testu zweryfikowano 291 zamówień bonów od następujących grup MŚP: MŚP Liczba wniosków samozatrudnieni 82 mikro mikro

29 małe małe średnie średnie RAZEM: 291 W ramach Systemu założono możliwość dokonywania korekty w zgłoszeniach przez MŚP, jednak nie przewidziano, że ich istotna część będzie niekompletna lub niepoprawna formalnie (np. złożenie zamówienia w treści maila, bez wymaganych załączników). Wielokrotne korygowanie zgłoszeń przez MŚP spowodowało trudności w weryfikacji rzeczywistego czasu od zgłoszenia MŚP do finalnej decyzji o kwalifikacji a w konsekwencji znacznie skomplikowało proces przyznawania limitów dodatkowych. Poszczególne limity przyznano następującej liczbie MŚP (dane dla 178 MŚP umowy aktywne): Limit Wielkość MŚP (ilość pracowników) Przyznany limit bonów do wykorzystania Liczba MŚP Limit A Samozatrudnieni Limit B 1-3 pracowników Limit C 4-9 pracowników Limit D pracowników Limit E pracowników Limit F pracowników Limit G pracowników Wśród przedsiębiorstw z przyznanym limitem podstawowym 70 bonów ponad połowę stanowiły MŚP z kategorii samozatrudnieni, którym nie przysługiwał limit dodatkowy. 48 przedsiębiorcom zatrudniającym nie więcej niż 3 pracowników, przyznano limit 80 bonów. Jest to jedyna kategoria MŚP, w której limit dodatkowy otrzymali wszyscy wnioskujący o bony przedsiębiorcy. Kolejne umowy w ramach przyznanych raz limitów zawarło 24 przedsiębiorców. Rekomendacje: 1. Określanie i przyznawanie limitów powinno być procesem automatycznym, nie budzącym żadnych dwuznaczności i konieczności stosowania uznaniowości. Optymalnym kryterium podziału bonów jest wielkość przedsiębiorstwa. 2. Przyznawanie MŚP limitów większych, niż wnioskowana w zamówieniu ilość bonów umożliwia im domawianie potrzebnej w danym momencie liczby bonów bez konieczności blokowania środków wkładu własnego, których wpłata niejednokrotnie była przeszkodą w skorzystaniu ze wsparcia (na 198 podpisanych umów, w 19 przypadkach nie dokonano wpłaty wymaganego wkładu własnego (tj. blisko 10 %), w konsekwencji czego umowy te wygasły. 3. Limitowanie oraz rekrutacja czyli weryfikacja i kwalifikacja zgłoszenia do wsparcia powinna być oparta o następujące zasady: Uporządkowanie zgłoszeń (rejestracja każdego wpływającego zgłoszenia w systemie informatycznym zgodnie z przyjętymi zasadami). Wysyłanie MŚP automatycznego potwierdzenia przyjęcia wniosku (w celu uniknięcia dublowania zgłoszeń tych samych MŚP wysyłanych przez wiele osób z tych samych lub różnych adresów ).

30 Dbanie o poprawność przesłanych dokumentów (na poziomie punktów konsultacyjnych, punktów obsługi MŚP). Brak możliwości dokonywania przez MŚP poprawy zgłoszenia (w celu uproszczenia procesu przyznawania limitów). W przypadku błędnego zgłoszenia konieczne jest wysłanie kolejnego, poprawnego zgłoszenia. Brak możliwości dokonywania przez operatora finansowego korekt oczywistych omyłek w zgłoszeniach MŚP. Zautomatyzowanie procesu rekomenduje się poniesienie inwestycji na narzędzie informatyczne z walidowanymi polami, które umożliwi przedsiębiorcy elektroniczne wypełnianie zgłoszenia, a operatorowi pozwoli zatwierdzić je w systemie. Dane przedsiębiorcy byłyby zapisywane i gotowe do ponownego użycia w przypadku błędów lub chęci skorzystania z bonów kolejny raz. Narzędzie elektroniczne wyeliminuje większość problemów powstałych w teście na etapie rekrutacji Postępowanie w przypadku niewykupienia bonów Instrukcja stosowania produktu finalnego: Bony niewykorzystane przez przedsiębiorstwo do momentu upłynięcia 80% cyklu (w przypadku cyklu będącego rokiem kalendarzowym: do końca października danego roku a w przypadku rekomendowanego cyklu od czerwca danego roku do czerwca kolejnego roku do końca kwietnia) wracają do puli wolnych bonów i mogą być zamawiane w tym samym cyklu, w pierwszej kolejności przez przedsiębiorstwa, które nie zamawiały bonów w danym cyklu. Jeśli przedsiębiorstwa, które nie korzystały z bonów, nie będą zainteresowane ich wykupieniem, wówczas możliwe jest zamawianie bonów przez przedsiębiorstwa, które już korzystały ze wsparcia, ale nie przekroczyły należnych im limitów. Jeśli mimo to nie uda się rozdystrybuować bonów, wówczas możliwe jest powiększenie limitów bonów przypadających na przedsiębiorstwo o 50%. Przedsiębiorstwo, które nie wykorzystało bonów w danym cyklu, będzie mogło wnioskować o bony dopiero w kolejnym cyklu. Natomiast w bieżącym cyklu jest wykluczone z możliwości zamawiania bonów. Wyniki testu: 30 Z uwagi na konieczność powtórzenia zamówienia publicznego na wybór operatora finansowego, etap testowania projektu PFK uległ skróceniu z planowanego roku kalendarzowego do 8 miesięcy. Faktyczny czas realizacji szkoleń przez MŚP trwał zaledwie 5 miesięcy. System bonów szkoleniowych uruchomiony został w dniu 22 września 2014 r. a pierwsze bony trafiły do MŚP w październiku (kumulacja przesyłek z bonami przypadła na miesiąc listopad). Przedsiębiorcy mogli więc uczestniczyć w szkoleniach w okresie od października 2014 do tj. do dnia, w którym upływała ważność bonów. W związku z powyższym, w ramach projektu PFK, nie przetestowano mechanizmu związanego z ponownym zagospodarowywaniem niewykorzystanych bonów. Dystrybucja bonów odbywała się w następujących etapach: Etap podstawowy trwał od momentu uruchomienia Systemu bonów szkoleniowych do W trakcie tego etapu przedsiębiorstwo wykupywało bony i miało czas na ich wykorzystanie do dnia ważności bonu tj. do r. (każdy bon był opatrzony datą ważności). Przedsiębiorstwo, które najpóźniej do dnia zwróciło do operatora niewykorzystane bony otrzymywało zwrot kwoty, którą wpłaciło na zakup bonów. Przedsiębiorstwo, które zawarło z WUP Kraków Umowę dofinansowania usług edukacyjno-szkoleniowych dla MŚP do dnia r. w przypadku, gdy nie wykorzystało bonów i nie zwróciło ich do dnia otrzymywało zwrot środków, pomniejszonych o koszty manipulacyjne tj. koszt obsługi jednego bonu (6,15 zł brutto) pomnożony przez ilość niezwróconych bonów. W przypadku przedsiębiorców, którzy w/w Umowę zawarli w roku 2015, koszt manipulacyjny nie był naliczany, jeśli zwrot niewykorzystanych bonów nastąpił nie później niż do dnia r. Etap dodatkowy miał trwać od momentu zakończenia rekrutacji 180 MŚP do W trakcie tego etapu bony zwrócone przez przedsiębiorców, którzy nie wykorzystali ich w etapie podstawowym lub bony nie objęte umowami etapu podstawowego miały wrócić do puli wolnych bonów i mogły być zamawiane przez przedsiębiorstwa zarejestrowane już w Systemie PFK. W pierwszej kolejności bony miały otrzymać przedsiębiorstwa, które nie przekroczyły należnych im limitów. Gdyby, do , nie udało się w ten sposób rozdystrybuować bonów, wówczas możliwe było powiększenie limitów bonów

31 Rekomendacje: przypadających na przedsiębiorstwo o 50%. Przedsiębiorstwo, które zadeklarowałoby, że nie wykorzysta bonów zakupionych na etapie podstawowym, miało być wykluczone z możliwości zamawiania bonów w ramach etapu dodatkowego. Ponieważ jednak, na dzień rekrutacja 180 MŚP nie została zakończona (z pośród 198 umów 20 wygasło lub zostało rozwiązanych) etap dodatkowy nie został zrealizowany. 1. Z doświadczeń projektu PFK wynika, że zagospodarowywanie wolnych bonów tj. zawieranie umów dofinansowania na przełomie lat budżetowych nie jest wskazane, z uwagi na specyfikę zatwierdzania budżetów jednostek finansów publicznych i możliwość czasowego braku dostępności środków na rachunku dysponenta. Problem ten ma mniejsze znaczenie, w sytuacji, gdy zadania te zostaną zlecone operatorowi (beneficjentowi), który nie jest jednostką budżetową, na podstawie konkursu. 2. Uwzględniając specyfikę funkcjonowania komercyjnego rynku usług rozwojowych (np. odwoływanie szkoleń ze względu na zbyt małą ilość chętnych na szkolenie) można skrócić etap podstawowy cyklu dla systemu bonów np. do 70%, w celu stworzenia przedsiębiorcom domawiającym bony w etapie dodatkowym realnej możliwości ich wykorzystania. 3. W celu ograniczenia sytuacji, w których MŚP ma w ramach danego cyklu przyznany dużo większy limit bonów dodatkowych, niż zawnioskował i może wykorzystać, można na etapie kwalifikacji do projektu lub zawierania umowy przyznawać limity dodatkowe tylko tym MŚP, które deklarują chęć ich realizacji. Jednak w przypadku zmiany zdania przez MŚP, którzy mają potrzebę wykorzystania limitu dodatkowego (po tym, jak przyznano im już limit podstawowy), będą miały taką możliwość dopiero w kolejnym cyklu Partycypacja MŚP w finansowaniu bonu szkoleniowego Instrukcja stosowania produktu finalnego: Podstawowym założeniem partycypacji MŚP w finansowaniu bonu jest zastosowanie stawki jednostkowej w rozliczaniu dofinansowania, która zgodnie z interpretacją MIR, umożliwia rozliczanie wkładu przedsiębiorcy na poziomie metodologii, bez konieczności rozliczania wkładu własnego do kosztów rzeczywistych usługi rozwojowej. 31 Wzorem Walonii partnera ponadnarodowego WUP Kraków w ramach projektu PFK, wkład ze środków publicznych oraz wkład ze środków prywatnych w momencie zakupu bonu wynosi po 50 %, zaś ostateczny udział środków publicznych w sfinansowaniu 1 godziny usługi szkoleniowej lub ½ godziny usługi doradczej uzależniony jest od ceny godziny usługi rozwojowej wybranej przez przedsiębiorcę oraz od przyznanego w umowie poziomu dofinansowania wynikającego ze specyfiki przyznanego wsparcia (np. MŚP z preferowanej branży, pracownicy 50+). Jeśli cena godziny usługi wybranej przez MŚP okaże się być wyższa niż wartość bonu (tj. wyższa niż 60 zł), wówczas MŚP dopłaci różnicę, czyli jego ostateczny udział w finansowaniu godziny usługi przekroczy 50%. Jeśli cena godziny usługi wybranej przez MŚP okaże się być niższa niż wartość bonu, w takim przypadku MŚP otrzyma zwrot środków (różnicę między ceną usługi a wartością bonów) i w tej sytuacji udział środków publicznych w finansowaniu szkolenia przekroczy 50%. Należy zaznaczyć, że w wyjątkowych przypadkach, kiedy przedsiębiorstwo będzie korzystać z pomocy publicznej na szkolenia, nie zaś z pomocy de minimis, ostateczny udział środków publicznych i prywatnych w finansowaniu bonu będzie wyliczony zgodnie z obowiązującymi regułami udzielania pomocy publicznej na szkolenia tj. z poszanowaniem możliwej maksymalnej intensywności wsparcia. Poniżej przedstawiono przykłady obrazujące poszczególne przypadki finansowania szkoleń w sytuacji, gdy dofinansowanie do zakupu bonu jest udzielane zgodnie z regułami pomocy de minimis: Przykład 1: Obieg bonu w sytuacji, gdy przedsiębiorca wybierze szkolenie, którego 1 godzina kosztuje tyle samo ile wart jest bon szkoleniowy. W tej sytuacji udział pieniędzy publicznych w sfinansowaniu bonu jest równy 50%.

32 Pracodawca kupuje 10 bonów, wpłaca 300 zł Operator wystawia bony na 600 zł Szkolenie 10 godzin dla 1 pracownika za 600 zł Operator wpłaca na konto firmy szkoleniowej 600 zł Instytucja szkoleniowa wstawia fakturę na 600 zł Pracownik z bonami zgłasza się na szkolenie Przykład 2: Obieg bonu w sytuacji, gdy przedsiębiorca wybierze szkolenie, którego 1 godzina kosztuje więcej niż wart jest bon szkoleniowy. W tej sytuacji udział pieniędzy publicznych w sfinansowaniu bonu jest mniejszy niż 50%. Pracodawca kupuje 10 bonów, wpłaca 300 zł Operator wystawia bony na 600 zł Szkolenie 10 godzin dla 1 pracownika za 800 zł Operator wpłaca na konto firmy szkol. 800 Przykład 3: zł, a brakujące 200 zł dopłaca przedsiębiorca Instytucja szkoleniowa wstawia fakturę na 800 zł Pracownik z bonami zgłasza się na szkolenie 32 Przykład 3: Obieg bonu w sytuacji, gdy przedsiębiorca wybierze szkolenie, którego 1 godzina kosztuje mniej niż wart jest bon szkoleniowy. W tej sytuacji udział pieniędzy publicznych w sfinansowaniu bonu jest większy niż 50%. Pracodawca kupuje 10 bonów, wpłaca 300 zł Operator wystawia bony na 600 zł Szkolenie 10 godzin dla 1 pracownika za 250 zł Operator wpłaca na konto firmy szkol. 250 zł, a pozostałe 350 zł przekazuje MŚP Instytucja szkoleniowa wstawia fakturę na 250 zł Pracownik z bonami zgłasza się na szkolenie

33 Rozliczanie stawek jednostkowych w zależności od ceny 1 godziny usługi rozwojowej wygląda następująco: Przykład 1: Założenia : Wartość bonu 60 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 10 Wpłacony do operatora wkład własny: 50 %, tj. 300 zł Koszt usługi z RUR dla 1 osoby: 800 zł /10 godzin Możliwe dofinansowanie dla MŚP do 1 godziny usługi rozwojowej: zawsze 30 zł. Po zawarciu umowy dofinansowania, MŚP wpłaca do operatora wkład własny w wysokości 50% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 10 godzinną za 800 zł tj. 80 zł/h. Ma do dyspozycji na tę usługę 10 bonów o wartości 600 zł. Powinien więc wpłacić do usługodawcy zaliczkę na brakujące 200 zł (różnica pomiędzy maksymalną wartością bonu a ceną 1 godziny usługi). Po otrzymaniu rozliczenia, operator finansowy weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 600 zł, w tym: kwota dotacji: 300 zł (30 zł x 10 h), kwota wkładu własnego MŚP: 300 zł (30 zł x 10 h). Przykład 2: Założenia: Wartość bonu 60 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 10 Wpłacony wkład własny: 50 %, tj. 300 zł Koszt usługi z RUR dla 1 osoby: 400 zł /10 godzin Możliwe dofinansowanie dla MŚP do 1 godziny usługi rozwojowej: zawsze 30 zł. 33 Po zawarciu umowy dofinansowania, MŚP wpłaca do operatora wkład własny w wysokości 50% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 10 godzinną za 400 zł tj. 40 zł/h. Ma do dyspozycji na tą usługę 10 bonów o wartości 600 zł. Po otrzymaniu rozliczenia, operator finansowy weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 400 zł, w tym: kwota dotacji: 300 zł (30 zł x 10 h), kwota wkładu własnego MŚP: 100 zł (10 zł x 10 h). Kwota zwrócona MŚP: 200 zł (20 zł x 10 bonów nadpłacony wkład własny MŚP). Przykład 3: Założenia : Wartość bonu 60 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 10 Wpłacony wkład własny: 50 %, tj. 300 zł Koszt usługi z RUR dla 1 osoby: 250 zł /10 godzin Możliwe dofinansowanie dla MŚP do 1 godziny usługi rozwojowej: zawsze 30,00 zł. Po zawarciu umowy dofinansowania, MŚP wpłaca do operatora wkład własny w wysokości 50% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 10 godzinną za 250 zł tj. 25 zł/h. Ma do dyspozycji na tę usługę 10 bonów o wartości 600 zł. Po otrzymaniu rozliczenia, operator finansowy weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 250 zł, w tym: kwota dotacji: 250 zł (25 zł x 10 h), kwota wkładu własnego MŚP: 0 zł.

34 Kwota zwrócona MŚP: 350 zł, w tym: kwota dotacji: 50 zł (5 zł x 10 h), kwota wkładu własnego MŚP: 300 zł (30 zł x 10 h). Wyniki testu: W ramach projektu PFK, wkład ze środków publicznych oraz wkład ze środków prywatnych w momencie zakupu 1 bonu wynosił po 50 % tj. 45 zł przy wartości bonu równej 90 zł. Ostateczny udział wkładu własnego MŚP wniesionego na sfinansowanie danego szkolenia zależny był od ceny 1 godziny szkoleniowej (analogicznie, jak w modelu finalnym powyżej). Nigdy jednak nie było tak, żeby MŚP nie dołożył do szkolenia swoich pracowników środków prywatnych. Nawet jeśli wybrał szkolenie tańsze (koszt 1 godziny szkoleniowej poniżej połowy wartości bonu tj. 45 zł) i otrzymał zwrot kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy ceną szkolenia a kwotą dotacji lub zwrot wpłaconego wkładu własnego, to koszt czasu pracy pracownika podczas szkolenia był jego wkładem własnym. To jest bardzo istotne z uwagi na specyfikę klienta wsparcia małe firmy. Sam fakt wpłacania wkładu własnego pieniężnego na zakup bonów, nawet jeśli później był on zwrócony jako niewykorzystany, już uczy partycypacji w kosztach. Łącznie na pokrycie kosztów szkoleń dla MŚP zrealizowanych w ramach 429 rozliczeń poniesiono kwotę ,08 zł (suma kolumn A, B, C w tabeli na str. 25), w tym: ,00 zł ze środków publicznych (suma kolumn A, B), co stanowi 76,81% oraz ,08 zł ze środków własnych MŚP (kolumna C), co stanowi 23,19 %. Szczegóły dotyczące partycypowania MŚP w sfinansowanych w PFK szkoleniach opisano w pkt 3.1 niniejszego dokumentu. Na etapie tworzenia systemu bonów szkoleniowych opracowane zostały, przez biegłego rewidenta, następujące dokumenty: Broszura informacyjna dla MŚP korzystających z dofinansowania usług edukacyjno-szkoleniowych w systemie podmiotowego finansowania kształcenia w ramach Działania 8.1. Programu Operacyjnego kapitał Ludzki załącznik 16, Broszura informacyjna dla Instytucji Szkoleniowych biorących udział w realizacji usług edukacyjnoszkoleniowych w systemie podmiotowego finansowania kształcenia w ramach Działania 8.1. Programu Operacyjnego kapitał Ludzki załącznik 17, Broszura informacyjna dla Operatora finansowego uczestniczącego w realizacji usług edukacyjnoszkoleniowych w systemie podmiotowego finansowania kształcenia w ramach Działania 8.1. Programu Operacyjnego kapitał Ludzki załącznik Przedstawiają one sposoby ujęcia w ewidencji księgowej przepływów finansowych w systemie bonów szkoleniowych w zależności od tego, kto jest uczestnikiem tego systemu (MŚP, instytucja szkoleniowa, operator finansowy) oraz w zależności od ceny szkolenia wybranego przez przedsiębiorcę. Rekomendacje: 1. W ramach PSF z wykorzystaniem bonów, których wartość stanowi stawkę jednostkowa wyliczoną w oparciu o stosowną metodologię, zaleca się korzystanie z broszur informacyjnych opracowanych w ramach projektu PFK. 2. Zasady poprawnego dokumentowania szkoleń rozliczanych za pomocą bonów powinny być upowszechniane przez konsultantów w ramach punktów obsługi systemu PSF Minimalna cena godziny szkolenia Instrukcja stosowania produktu finalnego: W celu uniknięcia sytuacji, w której usługodawcy mogliby zaniżać ceny usług rozwojowych poniżej ich faktycznych kosztów, dla pozyskania jak największej liczby klientów, w systemie PSF należy ustalić minimalną wartość 1 godziny usługi rozwojowej. Na bazie doświadczeń z realizacji projektu PFK, proponowany poziom minimalnej wartości 1 godziny usługi to 25 % wartości bonu np. przy bonie o wartości 60 zł a poziomie dofinansowania 30 zł (50%) minimalna wartość 1 godziny usługi wynosi 15 zł. Usługi poniżej wartości minimalnej za godzinę nie powinny być finansowane w ramach PSF.

35 Wyniki testu: W związku z tym, że wartość bonu w ramach projektu PFK wynosiła 90 zł, minimalna wartość 1 godziny szkoleniowej nie mogła być niższa niż 22,50 zł (25% wartości bonu). Oferty szkoleń poniżej tej kwoty za 1 godzinę nie mogły być i nie były wprowadzane do bazy ofert usług edukacyjno-szkoleniowych na stronie Rekomendacje: 1. Nie jest celowe finansowanie w ramach systemu PSF usług o bardzo niskiej cenie, które mogą być sfinansowane samodzielnie przez przedsiębiorcę. 2. Na etapie dokonywania rozliczeń w ramach PSF operator powinien zweryfikować, czy koszt 1 godziny rozliczanego szkolenia nie jest niższy niż ustalona wartość minimalna Wystąpienie MŚP o bony oraz obieg bonów Instrukcja stosowania produktu finalnego: Obieg bonu szkoleniowego: 1. Informacje dotyczące możliwości skorzystania z bonów szkoleniowych oraz wzór umowy z MŚP są dostępne co najmniej u Operatora (o ile to operator zapewnia wsparcie informacyjne i doradcze w osobie konsultanta systemu bonowego), w Instytucjach Szkoleniowych uprawnionych w systemie do przyjęcia klienta z bonem (RUR) oraz na stronie internetowej dedykowanej systemowi (na poziomie regionalnym). 2. Przedsiębiorca zgłaszający chęć skorzystania w ramach systemu z pomocy de minimis, przedkłada Operatorowi w wersji elektronicznej (najlepiej w ramach rekomendowanego narzędzia elektronicznego) co najmniej: Zamówienie bonów, stanowiące jednocześnie zgłoszenie do systemu, w którym wskaże liczbę zamawianych bonów szkoleniowych - załącznik nr 19, Kopie wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis, jakie otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat lub oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie lub oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis w w/w okresie - Art 37 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U Nr 59, poz. 404, z późn zm.), Informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis, w szczególności dotyczące (dokładny zakres informacji określony jest w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. 2010, Nr 53, poz. 311): wnioskodawcy (oraz powiązań przedsiębiorstwa), prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wielkości i przeznaczenia pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis, Oświadczenia o niepodleganiu włączeniom - zgodnie z par 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 239, poz z późn. zmianami), 3. Przedsiębiorca zgłaszający chęć skorzystania w ramach systemu z pomocy publicznej na szkolenia przedkłada operatorowi w wersji elektronicznej co najmniej: Zamówienie bonów stanowiące jednocześnie zgłoszenie do systemu, w którym wskaże liczbę zamawianych bonów szkoleniowych. Informacje dotyczące wnioskodawcy (oraz powiązania przedsiębiorstwa), prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, Informacje o otrzymanej pomocy publicznej, zawierające w szczególności: wskazanie dnia i podstawy prawnej jej udzielenia, formy i przeznaczenia, albo oświadczenia o nieotrzymaniu pomocy zgodnie z wymaganiami określonymi w Art 37 ust. 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. 35

36 o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U Nr 59, poz. 404, z późn zm.) - zakres w/w informacji zawarty jest w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. 2010, Nr 53, poz. 312, zmieniony Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2010 r. Dz. U. 2010, Nr 254, poz. 1704). Oświadczenia o niepodleganiu włączeniom - zgodnie z par 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 239, poz. 1598); Sprawozdanie finansowe za okres ostatnich 3 lat obrotowych (dot. wyłącznie średnich przedsiębiorstw). 4. W przypadku, gdy ten sam przedsiębiorca zgłosi chęć skorzystania z bonów ponownie, wówczas operator ponownie zweryfikuje, czy przedsiębiorca jest uprawniony do skorzystania z bonów i na jakich zasadach. 5. Operator, w ciągu 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia, weryfikuje możliwość udzielenia danemu przedsiębiorcy wsparcia w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz w ramach pomocy publicznej, zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi, a także sprawdza, czy dany przedsiębiorca ma jeszcze niewykorzystany limit bonów. 6. Operator finansowy weryfikuje w szczególności: Czy siedziba przedsiębiorstwa lub oddziału przedsiębiorstwa mieści się w ramach obszaru objętego dofinansowaniem. Czy istnieje możliwość udzielenia przedsiębiorstwu pomocy de minimis lub pomocy publicznej na szkolenia. Czy przedsiębiorstwo może zostać zakwalifikowane do przedsiębiorstw mikro, małych lub średnich. Czy łączna ilość bonów wydanych przedsiębiorstwu nie przekracza limitu dla przedsiębiorstwa danej wielkości. 7. Po zweryfikowaniu kwalifikowalności przedsiębiorstwa, operator przekazuje przedsiębiorcy elektronicznie (najlepiej automatyczne powiadomienie z systemu) informację zwrotną czy spełnia warunki przystąpienia do systemu. Operator archiwizuje przesłane mailem do MŚP informacje zwrotne. 8. Jeżeli przedsiębiorca spełnia warunki przystąpienia do systemu, wówczas operator rejestruje go w systemie bonów szkoleniowych, wysyła do przedsiębiorcy (elektronicznie) potwierdzenie przyjęcia do systemu tj. informację że jest zarejestrowany, numer autoryzacji, numer subkonta bankowego, na które należy wpłacić wkład własny, 9. Na podstawie tej informacji operator zawiera z MŚP umowę dotacyjną, stanowiącą załącznik nr 20 (lub jeżeli nie realizuje tego procesu, przesyła informacje do podmiotu zawierającego umowę tj. dysponenta środków). Przedsiębiorca drukuje z systemu dokumenty (umowa z załącznikami), podpisuje je jednostronnie i odsyła do operatora. 10. W przypadku, gdy przedsiębiorcy udzielana jest pomoc de minimis Operator wystawia zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis (w dniu podpisania przez ostatnią ze stron umowy dotacyjnej) i przekazuje je przedsiębiorcy. 11. MŚP, w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, dokonuje wpłaty na wydzielone subkonto u Operatora, w tytule przelewu wpisuje ilość bonów. Wpłacona kwota winna być wielokrotnością połowy wartości bonu. Za wpłatę w terminie przyjmuje się dzień uznania rachunku Operatora. 12. Po otrzymaniu przelewu operator: Jeśli kwota jest poprawna tj. jest wielokrotnością połowy wartości zamówionych bonów, przesyła MŚP umowę wraz z bonami. Jeśli kwota nie jest poprawna tj. nie jest wielokrotnością połowy wartości zamówionych bonów, wysyła MŚP informację o konieczności dopłaty brakującej kwoty lub zwraca nadpłacone środki do przedsiębiorcy, 13. Od momentu otrzymania przelewu od MŚP oraz ewentualnego skanu umowy dotacyjnej od Dysponenta środków (w przypadku, gdy operator nie realizuje tego procesu) operator finansowy ma 5 dni roboczych na dostarczenie przesyłki z bonami do przedsiębiorcy. 14. Przedsiębiorca deleguje pracownika do udziału w usłudze rozwojowej. Sprawdza w bazie RUR ofertę usług i zapisuje się na nią (poprzez RUR). 36

37 15. Uczestnik usługi przekazuje bony dot. usługi, w której uczestniczy, przedstawicielowi Instytucji Szkoleniowej, w przypadku gdy usługa trwa więcej niż jeden dzień, nie rzadziej niż raz dziennie na zakończenie dnia szkoleniowego. 16. Instytucja Szkoleniowa wystawia rachunek/fakturę dla MŚP, sprawdzając uprzednio czy istnieje podstawa do uznania zrealizowanej usługi szkoleniowej za zwolnioną z podatku od towarów i usług. 17. Na fakturze/rachunku za usługę, znajdują się co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko pracownika uczestniczącego w usłudze, nawa usługi, data i miejsce prowadzenia, ilość zrealizowanych godzin szkoleniowych/doradczych, kwota rozliczana bonami szkoleniowymi, kwota rozliczana bezpośrednio z przedsiębiorcą -zakres wymagań jest częścią regulaminu RUR). 18. Instytucja Szkoleniowa przesyła do MŚP oryginał rachunku/faktury VAT. W przypadku pomocy de minimis: jeśli całość kosztu usługi nie zostanie pokryta z bonów, wówczas MŚP przelewa brakującą kwotę na konto Instytucji Szkoleniowej (dot. sytuacji, gdy cena godziny usługi jest wyższa niż wartość bonu). W przypadku pomocy publicznej na szkolenia, MŚP przelewa brakującą kwotę dopiero po otrzymaniu informacji od Operatora, że wpłata na bony nie pokrywa wymaganego wkładu własnego przedsiębiorcy. Operator informuje MŚP również o kwocie jaką MŚP winno przelać na konto Instytucji Szkoleniowej w celu uzupełnienia wkładu własnego. 19. Instytucja Szkoleniowa wydaje przedstawicielowi Operatora informacje i dokumenty konieczne do ostatecznego rozliczenia bonów tj.: Kopię rachunku/faktury VAT za zrealizowaną usługę, Zrealizowane bony szkoleniowe, Potwierdzenie osiągnięcia zamierzonych efektów kształcenia lub kopię certyfikatu/zaświadczenia o ukończeniu usługi rozwojowej. 20. Operator sprawdza w bazie RUR czy Instytucja Szkoleniowa spełnia (spełniała na dzień realizacji usługi) warunki określone w rejestrze oraz weryfikuje, czy usługa przedstawiona do rozliczenia znajduje/znajdowała się w bazie ofert danej Instytucji Szkoleniowej, czy cena usługi jest zgodna z ofertą przedstawioną w bazie. 21. Warunkiem rozliczenia usługi rozwojowej jest otrzymanie przez Operatora od Instytucji Szkoleniowej kompletu poprawnych i spójnych dokumentów dotyczących danej usługi rozwojowej. 22. W przypadku, gdy dokumenty przesłane przez Instytucję Szkoleniową nie są kompletne, spójne i poprawne, a błędy mogą zostać poprawione/uzupełnione, wówczas Operator wzywa Instytucję Szkoleniową do poprawy. Instytucja Szkoleniowa w ciągu nie więcej niż 5 dni roboczych dokonuje poprawy/uzupełnienia dokumentów. Możliwa jest więcej niż jedna poprawa/uzupełnienie. Każdorazowo ponowna wysyłka dokumentów odbywa się na koszt i ryzyko Instytucji Szkoleniowej. 23. Na podstawie otrzymanych dokumentów Operator: Dokonuje rozliczenia bonów szkoleniowych biorąc pod uwagę w szczególności: cenę usługi rozwojowej oraz rodzaj udzielanej pomocy tj. pomoc de minimis lub pomoc publiczna na szkolenia. W przypadku pomocy publicznej na szkolenia, dofinansowanie do jednej godziny szkolenia nie może przekroczyć 30 zł (przy wartości bonu 60 zł). W przypadku pomocy de minimis dofinansowanie zawsze wynosi 30 zł. Przelewa na konto Instytucji Szkoleniowej kwotę wynikającą z rozliczenia. W przypadku, gdy dofinansowanie na zakup bonów jest udzielane przedsiębiorcy zgodnie z regułami pomocy de minimis, a koszt jednej godziny usługi był niższy niż połowa wartości bonu (np. 30 zł przy wartości bonu 60 zł), wówczas przelewa na konto przedsiębiorcy kwotę odpowiadającą różnicy pomiędzy sumą wartości otrzymanych bonów szkoleniowych, a kwotą znajdującą się na fakturze/rachunku wystawionej/ym przez Instytucję Szkoleniową. W przypadku, gdy dofinansowanie jest udzielane zgodnie z regułami pomocy publicznej na szkolenia, a z rozliczenia wynika, że kwota, jaką przedsiębiorca wpłacił nie wystarcza na pokrycie kwoty wkładu własnego, wówczas informuje przedsiębiorcę o konieczności dopłacenia oraz o kwocie dopłaty na rachunek bankowy Instytucji Szkoleniowej. W przypadku, gdy dofinansowanie jest udzielane zgodnie z regułami pomocy publicznej na szkolenia, a z rozliczenia wynika, że kwota, jaką przedsiębiorca wpłacił przekracza kwotę wkładu własnego wówczas zwraca przedsiębiorcy powstałą różnicę. W przypadku, gdy dofinansowanie na zakup bonów jest udzielane przedsiębiorcy zgodnie z regułami pomocy de minimis, a ostateczna kwota pomocy różni się od tej wskazanej na pierwszym zaświadczeniu de minimis dokonuje korekty zaświadczenia de minimis. 24. Operator informuje pisemnie Dysponenta środków o: Bonach zwróconych przez przedsiębiorców, Bonach, za które MŚP nie wpłaciło zaliczki w ciągu 10 dni od dnia podpisania umowy dotacyjnej. 37

38 Znaki legitymacyjne (bony) są w systemie PSF dokumentem przyrzeczenia płatności zarówno dla przedsiębiorcy otrzymującego dofinansowanie, jak i dla usługodawcy usługi rozwojowej i dlatego muszą być odpowiednio zabezpieczone. Wykorzystanie znaków legitymacyjnych w ramach PSF umożliwia: Ograniczenie biurokracji dla przedsiębiorcy do trzech kroków: wypełnienie zgłoszenia, zawarcie umowy, skorzystanie z usługi rozwojowej pozostałe elementy, w tym rozliczenie realizuje za przedsiębiorcę Operator ( Beneficjent) i usługodawca. Przekazanie środków w terminie 14 dni od momentu zgłoszenia bez generowania nadmiernych kosztów po stronie administracji. Zwiększenie elastyczności przedsiębiorcy w zakresie wykorzystania dofinansowania w momencie zawierania umowy MŚP nie musi znać szczegółów dotyczących uczestnictwa w usługach (kto, gdzie i z jakiej usługi skorzysta, zamawia jedynie ilość bonów czyli godzin usług rozwojowych. Przekazanie przedsiębiorcy dofinansowania bez przelewania środków na jego konto w razie nieprawidłowości nie ma konieczności ich windykowania. Wydatkowanie środków publicznych dopiero po wywiązaniu się ze wszystkich obowiązków przez uczestników systemu (MŚP, usługodawcy). Zabezpieczenie celowości wydatkowania środków można je wydać tylko i wyłącznie na ściśle określoną usługę (warunki określone w umowie) z Rejestru Usług Rozwojowych (zwanego dalej RUR). Poinformowanie (w łatwy sposób) usługodawców z RUR o zasadach rozliczania (np. poprzez ogólnie dostępną instrukcję) co powoduje, że szybkość obsługi nie jest uzależniona od ilości instytucji szkoleniowych, doradczych świadczących usługi. Przeniesienie ciężaru rozliczeń na usługodawcę i operatora finansowego odciążając tym samym przedsiębiorcę. Prostą identyfikację klienta przez usługodawców. Wyniki testu: Rekrutacja do projektu PFK trwała od r. do r. Warunkiem uczestnictwa w Systemie PFK było spełnienie następujących kryteriów: siedziba MŚP lub oddział MŚP mieścił się w Małopolsce; MŚP prowadziło działalność na obszarze terytorium RP; MŚP nie prowadziło działalności w sektorze wykluczonym z możliwości uzyskania pomocy publicznej (art. 1 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis); istniała możliwość udzielenia MŚP pomocy de minimis lub pomocy publicznej. 38 W ww. okresie do operatora wpłynęło łącznie 291 zgłoszeń do Systemu PFK w formie Zamówienia bonów. 28 z nich zostało zweryfikowanych negatywnie a 263 pozytywnie. Podczas testu zawarto łącznie 198 umów dofinansowania. Ponieważ, 19 z nich wygasło z powodu braku wpłaty wkładu własnego przez MŚP a 1 umowa została rozwiązana (przekroczony limit pomocy de minimis), umów faktycznie realizowanych (aktywnych) było 178: Wielkość przedsiębiorstwa Ilość zawartych umów samozatrudnieni 61 mikroprzedsiębiorstwo 91 małe przedsiębiorstwo 29 średnie przedsiębiorstwo 17 Ogółem: 198 W ramach 178 zawartych umów przyznano limity podstawowe i dodatkowe na bonów (założono max ) a przekazano bonów. Ze szkoleń w systemie PFK skorzystało 164 przedsiębiorców, z których

39 122 zrealizowało wszystkie otrzymane bony a 42 MŚP ich część. Łącznie wykorzystali oni bonów szkoleniowych o wartości zł. 14 przedsiębiorców zwróciło wszystkie zakupione bony, m. in. z uwagi na krótki czas ich realizacji, odwoływanie szkoleń przez instytucje szkoleniowe, odrzucenie rozliczenia przez operatora itp. a 38 ich część bonów. Łącznie do operatora zwrócono bonów. Po wyznaczonym terminie ( ) do operatora wpłynęło 246 bonów. Od 65 z nich naliczono koszt manipulacyjny w wysokości 6,15 zł brutto z tytułu zwrotu po terminie, tj. 399,75 zł. Rekomendacje: 1. Możliwe jest użycie znaków legitymacyjnych papierowych lub elektronicznych. Rekomendowane jest przyjęcie znaku legitymacyjnego papierowego ponieważ: Jest on zabezpieczony przed sfałszowaniem sam papier zawiera zabezpieczenia (minimalne zabezpieczenia: numer seryjny indywidualny dla kuponu, pasek holograficzny, kod kreskowy). Przyjęte zabezpieczenia powinny dawać pewność, że rozliczany kupon został wydany w ramach systemu PSF. Jest to niezwykle istotne z uwagi na skalę przedsięwzięcia w obiegu może być równocześnie np. 1,5 mln kuponów. Jest on łatwo podzielny odpowiada jednej godzinie usługi szkoleniowej lub ½ godziny usługi doradczej pozwala szybko oraz bez konieczności budowania systemu zarządzania środkami z dotacji u MŚP, rozdzielić środki dla poszczególnych pracowników. Postrzegany jest przez MŚP jako środek płatniczy. Każda instytucja świadcząca usługi w RUR w każdej chwili może przystąpić do systemu po stronie usługodawcy nie wymaga to budowania żadnych rozwiązań prawnych, zarządczych, infrastrukturalnych. Nie wymaga on tworzenia infrastruktury np. czytników elektronicznych u usługodawców (usługodawcy musieliby ponieść koszty budowy takiej infrastruktury). 2. Decyzję o wprowadzeniu systemu elektronicznego można rozważyć do wprowadzenia np. po 2018 roku. Zmiana taka generuje jednak następujące działania: Konieczność zdecydowania się na konkretny rodzaj karty lub system pozwalający na wydrukowanie znaku legitymacyjnego (rozwiązanie to nie podlegało testowaniu). Przygotowanie usługodawców zarejestrowanych w RUR do odbioru znaku (infrastruktura po stronie instytucji szkoleniowej czytniki, infrastruktura po stronie operatora). Stworzenie zasad rozliczania innych niż przy papierowych bonach. Określenie jednostki rozliczeniowej uwzględnionej na karcie dla bezpieczeństwa, na kartach nie może być kwota dofinansowania tylko np. godziny usług. Konieczność utworzenia zabezpieczonych kont dla przedsiębiorcy (na których będą oni widzieli swój profil, co umożliwi zarządzanie godzinami usług rozwojowych itp.). Wydłużenie czasu na uruchomianie systemu PSF od 8-12 miesięcy (wraz z testami oprogramowania) Sprawozdania związane z udzieleniem pomocy publicznej Instrukcja stosowania produktu finalnego: Operator sprawozdaje udzieloną pomoc publiczną do UOKiK w aplikacji SHRIMP, zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzielaniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych oraz zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie przekazywania sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzielaniu takiej pomocy z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP. Wyniki testu: Zgodnie z Umową na uruchomienie i obsługę Systemu bonów szkoleniowych dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) zadania związane z udzielaniem pomocy publicznej (wystawianie zaświadczeń/korekt o pomocy de minimis, prowadzenie sprawozdawczości w SHRIMP) w imieniu Województwa Małopolskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie realizował operator finansowy, na podstawie Pełnomocnictwo Dyrektora WUP Kraków dla Dyrektora Generalnego Sodexo. Podlogin i hasło dostępu do aplikacji SHRIMP uzyskane od UMWM na wniosek WUP Kraków, przekazano operatorowi na podstawie Protokołu przekazania.

40 Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 października 2012 r., zmieniające rozporządzenie w sprawie przekazywania sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzieleniu takiej pomocy z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP (Dz. U. poz. 1221,) każdy przypadek udzielonej pomocy de minimis został zgłoszony do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) za pomocą aplikacji SHRIMP. Operator finansowy przesyłał sprawozdanie do UOKIK po otrzymaniu od dysponenta środków informacji o udzieleniu wsparcia MŚP, tj. po otrzymaniu skanu umowy dofinansowania zawartej pomiędzy WUP Kraków i MŚP, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty udzielenia wsparcia. W przypadku wystąpienia konieczności skorygowania udzielonej pomocy (np. w sytuacji, gdy MŚP nie wykorzystał wszystkich zakupionych bonów), operator finansowy raportował taką informację (łącznie wystawiono 59 korekt zaświadczeń o pomocy de minimis) w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia uzyskania wiedzy o konieczności sporządzenia korekty. Zgodnie z zasadami przyznawania pomocy de minimis (ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis), łączna wartość pomocy de minimis dla jednego beneficjenta nie może przekroczyć równowartości 200 tys. euro brutto w okresie 3 lat kalendarzowych, a w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w sektorze transportu drogowego towarów 100 tys. euro. Podczas raportowania danych o udzielonej pomocy, w przypadku jednego MŚP Operator otrzymał komunikat o przekroczeniu dopuszczalnego limitu uzyskanej pomocy de minimis euro (W Zamówieniu bonów, w załączniki Oświadczenie o uzyskanej pomocy de minimis, przedsiębiorca wskazał, że nie otrzymał takiej pomocy). W związku z powyższym MŚP zostało wezwane do złożenia wyjaśnień, w wyniku których potwierdzono, że limit dostępnej pomocy został wykorzystany, w konsekwencji czego WUP Kraków rozwiązał umowę dofinansowania Sprawozdania przedkładane dysponentowi przez operatora i warunki płatności Instrukcja stosowania produktu finalnego: 1. Po upływie każdego miesiąca realizacji umowy, operator finansowy przesyła do dysponenta środków Sprawozdanie z obsługi systemu PSF. Zakres sprawozdania powinien uwzględniać fakt, że część danych i informacji o realizacji procesów dostępna będzie dla dysponenta za pośrednictwem RUR. W treści sprawozdania powinna się znaleźć informacja na temat: kosztów operatora związanych z obsługą Systemu bonów szkoleniowych, kwoty dofinansowania wypłaconej IS i MŚP ze środków własnych operatora finansowego do refundacji przez dysponenta środków. 2. Na podstawie danych i dokumentów przedstawionych przez operatora, dysponent środków przygotowuje protokół odbioru obsługi systemu za dany okres rozliczeniowy. 3. Na podstawie podpisanego przez obie strony protokołu odbioru obsługi systemu, operator przygotowuje fakturę. 40 Wyniki testu: W okresie trwania projektu Operator Finansowy składał do dysponenta środków Sprawozdania z działań w zakresie obsługi Systemu bonów szkoleniowych (sprawozdanie stosowane w projekcie stanowi załącznik nr 21) do 5 dnia roboczego po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w którym realizowana była Umowa. Pierwszy niepełny okres sprawozdawczy był liczony od dnia następnego po zakończeniu etapu uruchomienia Systemu bonów szkoleniowych do końca miesiąca (22-30 września 2014 r.) Sprawozdawczość dotyczyła m. in.: dystrybucji bonów, rozliczenia bonów, udzielonej pomocy de minimis, pracowników przedsiębiorstw i przedsiębiorców, którzy skorzystali z Systemu PFK oraz obsługi Telefonicznego Biura Obsługi Klienta (TBOK). Sprawozdanie z działań składało się z następujących elementów: 1. Sprawozdania z działań dotyczących obsługi Systemu bonów szkoleniowych, zawierającego: Postęp rzeczowo finansowy realizacji umowy z Operatorem Finansowym szczegółowy opis działań w obszarze rekrutacji, rozliczeń oraz zwrotu bonów, Informację na temat problemów/trudności związanych z realizacją umowy, Informację o zgodności realizacji umowy z prawodawstwem, Rozliczenie Operatora Finansowego za okres, Załączniki:

41 Zestawienia odebranych przesyłek z dokumentacją od instytucji szkoleniowych (wraz z listami przewozowymi oraz potwierdzeniami odebrania przez operatora), Zestawienia zrealizowanych wysyłek bonów do MŚP (wraz z potwierdzeniami odbioru przez osoby upoważnione), Wyciąg bankowy, Potwierdzenia realizacji dofinansowania (przesyłane do IS oraz MŚP) 2. Załącznika nr 1 Baza danych o Systemie bonów szkoleniowych, zawierającego: Tabelę 1 z wykazem danych MŚP z Zamówienia bonów wraz ze statusem w projekcie PFK Tabelę 2 z wykazem wszystkich wniosków złożonych przez MŚP wraz ze szczegółowym statusem każdego z nich, Tabelę 3 z wykazem wszystkich rozliczeń zrealizowanych przez operatora wraz z nazwami szkoleń, liczbą osób przeszkolonych, liczbą bonów rozliczonych oraz szczegółowym rozliczeniem kwotowym, Tabelę 4 z wykazem wszystkich zwróconych bonów MŚP, Tabelę 5 z wykazem połączeń odebranych w ramach TBOK wraz z tematyką oraz przedziałami godzinowymi rozmów. 3. Załącznika nr 2 Szczegółowa charakterystyka wsparcia udzielonego w ramach projektu PFK, zawierającego: Tabeli 1 liczby osób, które zakończyły udział w projekcie, Tabeli 2 liczby przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie, Tabeli 3 wartość wypłaconej pomocy de minimis, Tabeli 4 szczegółowa charakterystyka osiągniętych wartości wskaźników. Sprawozdania przesyłane przez operatora każdorazowo podlegały weryfikacji przez dysponenta środków. W przypadku błędów dokument kierowany był do korekty, a następnie podlegał zatwierdzeniu. Akceptacja sprawozdania odbywała się na podstawie przesyłanych w formie elektronicznej dokumentów, następnie operator finansowy przesyłał do WUP Kraków komplet poprawnych, podpisanych dokumentów w formie papierowej. Płatność dla operatora za obsługę systemu realizowana była na podstawie częściowych protokołów odbioru obsługi Systemu bonów szkoleniowych, wystawianych przez WUP Kraków po akceptacji danego Sprawozdania z działań. Następnie, operator przesyłał fakturę VAT. Szczegóły dotyczące rozliczeń z operatorem za realizację poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia przedstawiono w pkt w podrozdziale 4.2 Wybór i zadania operatora finansowego. 41 Rekomendacje: 1. Z uwagi na czasochłonność przygotowania sprawozdania przez operatora finansowego oraz czasochłonność procesu weryfikacji przez dysponenta środków, przy obsłudze systemu bonowego w dużej skali, rekomenduje się zmianę sposobu raportowania w poniższy sposób: Sprawozdanie jakościowe zawierające opisowe informacje na temat istotnych zdarzeń związanych z obsługą systemu, które mają wpływ na: Konieczność dokonywania zmian w procesach, procedurach lub dokumentach, Niedotrzymanie przez Operatora zakładanych terminów na realizację poszczególnych procesów. Sprawozdanie statystyczne zawierające statystyczne zestawienia ilościowe dotyczące: Ilości MŚP wg statusów kwalifikacji, grupowane wg wielkości itp., Ilości bonów szkoleniowych przyznanych MŚP, Ilości rozliczeń z IS wg statusów rozliczenia, Ilości bonów szkoleniowych rozliczonych z IS, Wielkości udzielonej pomocy publicznej. Dane szczegółowe udostępniane cyklicznie w formie elektronicznej np. na wskazany serwer SFTP. Proponowana zmiana umożliwi operatorowi dotrzymanie krótkich terminów na złożenie sprawozdania okresowego (w projekcie PFK 5 dni roboczych od zakończenia danego miesiąca kalendarzowego) a dysponentowi pozwoli w równie krótkich terminach, nadzorować działania operatora określone w umowie. 2. Ze względu na konieczność pozyskiwania przez dysponenta środków bieżących informacji o realizowanym systemie PSF oraz konieczność nadzoru nad umową z operatorem i dokonywania z nim rozliczeń miesięczny okres sprawozdawczy wydaje się optymalny.

42 4.2.9 Przekazanie operatorowi środków na bony szkoleniowe Instrukcja stosowania produktu finalnego: 1. Dysponent środków dokonuje refundacji kwot dofinansowania, wypłaconych instytucjom szkoleniowym oraz MŚP ze środków własnych operatora finansowego w rozliczeniu za zrealizowane bony szkoleniowe. Kwota do refundacji odpowiada iloczynowi połowy wartości bonu np. 30 zł i liczby rozliczonych bonów. 2. Kwota do refundacji jest każdorazowo obliczana jako iloczyn liczby bonów rozliczonych w danym okresie sprawozdawczym i stawki jednostkowego dofinansowania do bonu np. 30 zł. 3. W przypadku, gdy przedsiębiorcy zostanie udzielona pomoc publiczna na szkolenia, kwota do refundacji będzie wynikała każdorazowo z rozliczenia operatora finansowego. Kwota dofinansowania do jednego bonu nie może wówczas przekroczyć np. 30 zł. 4. Refundację kwot dofinansowania operator otrzymuje na podstawie not obciążeniowych wystawionych w ciągu 5 dni po podpisaniu przez obie strony Umowy protokołów odbioru sprawozdania okresowego, na podstawie którego dokonywana jest refundacja. 5. Refundacja kwot dofinansowania dokonywana jest w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania prawidłowych not obciążeniowych, pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym dysponenta środków. Wyniki testu: W ramach projektu PFK operatorowi finansowemu zrefundowano łącznie kwotę dofinansowania wypłaconą instytucjom szkoleniowym oraz MŚP z jego środków własnych, w rozliczeniu za zrealizowane bony szkoleniowe, w wysokości zł ( bonów x 45 zł). Zgodnie z modelem przedstawionym powyżej refundacja następowała po zatwierdzeniu kolejnych Sprawozdań z działań dotyczących obsługi Systemu bonów szkoleniowych (za IX, X, XI, XII 2014 oraz I, II, III, IV 2015), na podstawie not obciążeniowych wystawionych przez operatora 42 Rekomendacje: Z uwagi na fakt, że operator dokonuje rozliczenia z IS i MŚP w części dotyczącej dotacji ze środków własnych, wskazane jest dokonywanie refundacji założonych przez niego środków w możliwie krótkim terminie np. 7 dni, jak w przypadku projektu PFK Wybór i zadania operatora finansowego Instrukcja stosowania produktu finalnego: Dysponent środków wybiera operatora w drodze zamówienia publicznego lub konkursu a następnie zawiera z nim umowę (optymalny czas realizacji umowy 3 lata). Warunki dotyczące bezpieczeństwa obiegu pieniędzy w systemie stanowią przewagi konkurencyjne poszczególnych operatorów i są przedmiotem oceny w zamówieniu publicznym lub konkursie. Opis przedmiotu zamówienia/wytycznych konkursowych zawiera szczegółowe terminy realizacji poszczególnych działań przez operatora w ramach PSF. Główne zadania operatora finansowego w ramach PSF: 1. Uruchomienie systemu PSF maksymalny dopuszczalny termin to 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia projektu. Przez uruchomienie systemu rozumie się umożliwienie MŚP złożenia zamówienia na bony za pomocą systemu informatycznego z wykorzystaniem domeny W ramach systemu operator (Beneficjent) zobowiązany jest do: Zapewnienia MŚP obsługi dającej powszechny i równy dostęp wszystkim zainteresowanym do informacji o PSF poprzez np. indywidulane konsultacje (osobiste lub przy użyciu środków audiowizualnych w ramach punktu obsługi, telefonicznego biura obsługi klienta itp.) dzięki którym, przedsiębiorca otrzyma pomoc w wypełnieniu dokumentów zgłoszeniowych; informację o uprawnieniach i zobowiązaniach wynikających z uczestnictwa w systemie PSF; informację o kluczowych elementach systemu, ważnych z punktu widzenia MŚP.

43 Przygotowania projektu graficznego, emisji i dystrybucji bonów do odbiorców wsparcia. 2. Nabór i rekrutacja MŚP Operator (Beneficjent) jest zobowiązany do prowadzenia rekrutacji w sposób ciągły z uwzględnieniem następujących warunków: Udzielenie wsparcia łącznie minimum MŚP, w tym: 95,9 % mikroprzedsiębiorców (odchylenie +/- 2%); 3,6 % małych przedsiębiorców(odchylenie +/- 2%); 0,5 % średnich przedsiębiorców(odchylenie +/- 2%), zgodnie ze strukturą MŚP w Małopolsce (stan grudzień 2014). Objęcie wsparciem osób pracujących, łącznie z prowadzącymi działalność na własny rachunek minimum osób. Sposób prowadzenia rekrutacji podlegać będzie ocenie na etapie wyboru projektu. 3. Udzielanie MŚP dofinansowania na usługi rozwojowe w wysokości 50 % wartości zamawianych bonów, z wyłączeniem następujących preferowanych grup docelowych, dla których dofinansowanie wynosi 80 % wartości zamawianych bonów: pracowników, w tym osób samozatrudnionych w wieku 50 lat i więcej; pracowników, w tym osób samozatrudnionych o niskich kwalifikacjach; pracowników przedsiębiorstw tzw. wysokiego wzrostu; pracowników przedsiębiorstw działających w branżach/sektorach istotnych z punktu widzenia rozwoju województwa. 4. Realizacja PSF zgodnie z umową zawartą z Dysponentem środków oraz wytycznymi, uwzględniająca minimum: Prowadzenie obsługi, o której mowa w punkcie dotyczącym uruchomienia systemu. Informowanie usługodawców, którzy są w RUR o zasadach i wymaganiach związanych z rozliczaniem bonów, w tym w szczególności o sposobie weryfikacji czy bon przekazywany przez MŚP jest prawidłowy (np. za pomocą instrukcji). Przyjmowanie i weryfikowanie zgłoszeń MŚP pod kątem możliwości udzielenia im wsparcia w ramach Systemu PSF. Zawieranie umów dofinansowania i udzielanie pomocy publicznej lub pomocy de minimis oraz wydawanie zaświadczeń o pomocy de minimis. Dostarczanie do MŚP zamówionych bonów i umowy na odpowiedzialność Beneficjenta do momentu odebrania przesyłki przez MŚP. Odbieranie od usługodawców dokumentów tj. zrealizowanych bonów, kopii rachunków/faktur VAT oraz kopii zaświadczeń o ukończeniu usługi. Weryfikowanie dokumentów, przedstawionych przez usługodawców w rozliczeniu za przeprowadzoną usługę rozwojową pod względem: kompletności dokumentów tj. czy usługodawca przekazał dla każdej usługi przedstawionej do rozliczenia: odpowiednią ilość bonów, kopię rachunku/faktury, zaświadczenie o ukończeniu usługi, spójności dokumentów tj. czy dane dot. MŚP, pracownika przedsiębiorstwa, usługodawcy oraz przeprowadzonej usługi, widniejące na dokumentach, są ze sobą spójne, spełnienia warunków korzystania z Rejestru Usług Rozwojowych (RUR) tj. czy usługodawca posiada wiarygodność RUR (posiadał na dzień realizacji usługi), czy usługa przedstawiona do rozliczenia znajduje/znajdowała się w bazie ofert RUR (na dzień realizacji usługi) danego usługodawcy, czy cena usługi jest zgodna z ofertą przedstawioną w bazie ofert, spełnienia warunków dofinansowania określonych w ww. wytycznych. Dokonywanie rozliczenia bonów dotyczących przeprowadzonej usługi rozwojowej, w tym: wyliczanie kwot, które winny zostać wpłacone do usługodawcy, w tym kwoty dofinansowania z uwzględnieniem ceny usługi rozwojowej oraz rodzaju udzielonej pomocy; wyliczanie kwot, które winny zostać zwrócone do MŚP z wpłaconego wkładu własnego; Wypłacanie do wysokości wartości bonu, za pośrednictwem odrębnego rachunku bankowego do obsługi systemu bonów szkoleniowych: środków pieniężnych dla usługodawcy za przeprowadzoną usługę rozwojową, ze środków dofinansowania oraz z wniesionego przez MŚP wkładu własnego zgodnie z zasadami dokonywania rozliczeń zawartymi w zasadach Podmiotowego Systemu Finansowania z wykorzystaniem bonów, 43

44 środków pieniężnych dla MŚP wynikających z dokonanego rozliczenia (zwrot ewentualnego nadpłaconego wkładu własnego lub ewentualne przekazanie dofinansowania do każdej zrealizowanej godziny usługi rozwojowej). Prowadzenie statystyk zawieranych umów i rozliczeń. Monitoring realizacji wsparcia (weryfikacja, czy szkolenia faktycznie się odbywają). Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzieleniu takiej pomocy, z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP udostępnionej przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Prowadzenie sprawozdawczości na potrzeby dysponenta środków. Wyniki testowania: Operator finansowy projektu pilotażowego PFK Sodexo Benefits and Rewards Services Polska Sp. z o.o. został wyłoniony w przetargu nieograniczonym na uruchomienie i obsługę Systemu bonów szkoleniowych dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) wraz z dodatkowymi świadczeniami w ramach zamówienia (SIWZ zastosowany w projekcie stanowi załącznik nr 22). Realizował on następujące zadania: 1. Uruchomienie systemu bonów szkoleniowych: Przygotowanie zasobów kadrowych, organizacyjnych, infrastrukturalnych niezbędnych do obsługi systemu bonów szkoleniowych: zatrudnienie kompetentnego personelu do obsługi TBOK, udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis w imieniu Zamawiającego, weryfikowania kwalifikowalności MŚP w ramach projektu zgodnie z założeniami Systemu PFK, rozliczania bonów, prowadzenia sprawozdawczości, zorganizowanie warunków pracy do wypełniania powyższych zadań (lokalowych, sprzętowych, szkoleniowych itp.), zawarcie umów na usługi bankowe, telekomunikacyjne, pocztowe, kurierskie itp., podjęcie innych działań niezbędnych do obsługi Systemu bonów szkoleniowych. Przygotowanie następujących procedur dotyczących obsługi Systemu bonów szkoleniowych: procedury w zakresie prowadzenia TBOK, procedury w zakresie mechanizmu dystrybucji środków. Przygotowanie Telefonicznego Biura Obsługi Klienta, w ramach którego Konsultanci TBOK udzielali informacji Przedsiębiorcom i Instytucjom Szkoleniowym w zakresie: ogólnych informacji dotyczących Systemu PFK, informacji o możliwym wsparciu dla MŚP w ramach systemu, wsparciu dla MŚP związanym z rozliczaniem bonów, informacji dla Instytucji Szkoleniowych dotyczących rozliczania bonów. Przygotowanie projektu graficznego oraz wydruk bonów szkoleniowych wraz z następującymi zabezpieczeniami: pasek holograficzny (hologram) zgodny ze standardami stosowanymi przez Operatora, na stałe przytwierdzony do bonu, logo świecące w ultrafiolecie, mikrolinie na całej powierzchni bonu, numer seryjny, kod kreskowy. 44

45 Wizualizacja bonu szkoleniowego wyemitowanego w ramach projektu PFK: 45 Opracowanie sprawozdania poświadczającego pozostawanie w gotowości do obsługi Systemu bonów szkoleniowych w zakresie realizacji działań składających się na uruchomienie systemu. Zweryfikowanie założeń dotyczących funkcjonowania Systemu bonów szkoleniowych, które przyjęto na etapie uruchamiania ww. systemu i ich modyfikacja. Etap uruchomienia Systemu bonów szkoleniowych w ramach pilotażu projektu PFK został zakończony. Wszystkie zadania zostały zrealizowane przez Operatora finansowego i zaakceptowane przez WUP Kraków. Na bieżąco wprowadzane były zmiany do procedury w zakresie mechanizmu dystrybucji środków, wynikające z doświadczeń kolejnego etapu tj. obsługi Systemu bonów szkoleniowych. Całkowity koszt uruchomienia Systemu wyniósł: ,50 zł. Poza realizacją powyższych zadań, w koszcie tym uwzględnione zostały również ryzyka Operatora związane z pilotażowym charakterem projektu (brakiem doświadczeń w tym zakresie na gruncie polskim), krótkim terminem realizacji projektu, bardzo rygorystycznymi terminami składającymi się na obsługę Systemu bonów szkoleniowych. 2. Obsługa systemu bonów szkoleniowych: Prowadzenie Telefonicznego Biura Obsługi Klienta dla MŚP i Instytucji Szkoleniowych, w tym rejestrowanie tematyki każdej z prowadzonych w ramach TBOK rozmów w oparciu o zaakceptowaną na etapie uruchomienia Systemu listę tematów. Informowanie Instytucji Szkoleniowych, które są w Systemie PFK o zasadach i wymaganiach związanych z rozliczaniem bonów, w tym w szczególności o sposobie weryfikacji czy bon przedstawiany przez MŚP jest prawidłowy. Przyjmowanie i weryfikowanie zgłoszeń MŚP pod kątem możliwości udzielenia im wsparcia w ramach Systemu PFK: