Załącznik nr 3 do Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou Regulamin kontroli w ramach Projektu pn.

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou Regulamin kontroli w ramach Projektu pn. "Strefa RozwoYou

2 WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ: ŁÓDŹ, 28 WRZEŚNIA 2017 r. Beneficjent podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej Bon rozwojowy znak legitymacyjny o określonej wartości nominalnej i okresie ważności uprawniający MŚP i/lub jego pracowników do skorzystania z usług rozwojowych w ramach PSF WŁ. IP RPO WŁ Instytucja Pośrednicząca Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata ISOBR Internetowy System Obiegu Bonów Rozwojowych, aplikacja stworzona na potrzebę realizacji Projektu pn. Strefa RozwoYou, zapewniająca MŚP możliwość wysyłania zgłoszenia oraz zarządzania przydzielonymi bonami rozwojowymi. IZ RPO WŁ Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata Karta Usługi formularz zgłoszeniowy dla podmiotów świadczących usługi rozwojowe w BUR. Liczba personelu zgodnie z art. 5 załącznika nr 1 do Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014, odpowiada liczbie rocznych jednostek pracy (RJP), to jest liczbie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w obrębie danego przedsiębiorstwa lub w jego imieniu w ciągu całego uwzględnianego roku referencyjnego. Praca osób, które nie przepracowały pełnego roku, osób, które pracowały w niepełnym wymiarze godzin, bez względu na długość zatrudnienia, lub pracowników sezonowych jest obliczana jako część ułamkowa RJP. Praktykanci lub studenci odbywający szkolenie zawodowe na podstawie umowy o praktyce lub szkoleniu zawodowym nie wchodzą w skład personelu. Nie wlicza się okresu trwania urlopu macierzyńskiego ani wychowawczego. Operator Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna S.A. z siedzibą przy ul. Ks. Biskupa Wincentego Tymienieckiego 22G, Łódź, zwana również w skrócie ŁSSE S.A. podmiot realizujący Projekt nr RPLD /17 pn. Strefa RozwoYou.

3 Podmiot świadczący usługi rozwojowe przedsiębiorca lub instytucja, którzy świadczą usługi rozwojowe i dokonują rejestracji w Bazie Usług Rozwojowych za pomocą Karty Podmiotu w trybie określonym w Regulaminie BUR. Podmiotowy System Finansowania Województwa Łódzkiego (PSF WŁ) system dystrybucji środków przeznaczonych na wspieranie rozwoju MŚP i ich pracowników w województwie łódzkim oparty na podejściu popytowym wdrażany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego. Projekt oznacza projekt nr RPLD /17 pn. Strefa RozwoYou w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , Osi Priorytetowej X Adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie X.2.1 Konkurencyjność przedsiębiorstw i ich pracowników, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , realizowany przez Łódzką Specjalną Strefę Ekonomiczną S.A. Przedsiębiorca podmiot o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1829); osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Do przedsiębiorców zalicza się również wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Regulamin niniejszy Regulamin kontroli w ramach Projektu pn. Strefa RozwoYou. RPO WŁ Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata Uczestnik Projektu uczestnik Projektu w rozumieniu Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata Umowa wsparcia umowa zawierana pomiędzy Operatorem tj. Łódzką Specjalna Strefą Ekonomiczną S.A. a przedsiębiorcą, określająca warunki dofinansowania, realizacji i rozliczania usług rozwojowych. Usługa rozwojowa (UR) usługa mająca na celu nabycie, potwierdzenie lub wzrost wiedzy, umiejętności lub kompetencji społecznych przedsiębiorców i ich pracowników, w tym mająca na celu zdobycie kwalifikacji, o których mowa w art. 2 pkt 8 ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji Dz. U.

4 z 2016 r. poz. 64, lub polegająca na walidacji, o której mowa w art. 2 pkt 22 tej Ustawy, lub pozwalająca na ich rozwój. Wizyta monitoringowa kontrola w miejscu świadczenia UR Zespół projektowy oznacza pracowników Łódzkiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej S.A. z siedzibą w Łodzi, przy ul. Księdza Biskupa Wincentego Tymienieckiego 22G, zatrudnionych do wykonywania zadań w ramach Projektu pn. Strefa RozwoYou. PODSTAWA PRAWNA: Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata , Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. (Dz.U.UE.L ) zwanego dalej Rozporządzeniem PE i Rady (UE) nr 1303/2013", Regulamin Podmiotowego Systemu Finansowania w województwie łódzkim realizowany w ramach RPO WŁ, Osi Priorytetowej X Adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Działania X.2 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw, Poddziałanie X.2.1 Konkurencyjność przedsiębiorstw i ich pracowników, Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou. 1 Zasady ogólne 1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnieni są pracownicy zespołu projektowego, specjaliści ds. kontroli.

5 2. Operator zobowiązany jest do zmonitorowania co najmniej 20% umów zawartych z MŚP w danym roku w trybie wizyt monitoringowych. Operator jest zobowiązany do stworzenia planu kontroli oraz prowadzenia ich rejestru. 3. Operator jest uprawniony do kontroli doraźnych w siedzibie MŚP w sytuacji, gdy dokumenty przedstawione przez przedsiębiorcę budzą wątpliwości. 4. Operator jest zobowiązany do składania do IZ RPO WŁ sprawozdania z realizacji obowiązków w zakresie przeprowadzonych kontroli w ujęciu kwartalnym, tj. w terminie 10 dni roboczych po zakończeniu każdego kwartału. Przedmiotowe sprawozdania winny zawierać dane dotyczące co najmniej: a) liczby podpisanych umów z przedsiębiorcami, b) liczby przeprowadzonych kontroli oraz wizyt monitoringowych w miejscu realizacji usług rozwojowych wraz ze wskazaniem danych gdzie przedmiotowe wizyty zostały przeprowadzone, c) informacji dotyczących stwierdzonych nieprawidłowości. 5. Kontrole mogą być przeprowadzane w następujących trybach: a) planowym, b) doraźnym. 2 Zasady prowadzenia kontroli 1. MŚP po zawarciu umowy o dofinansowanie mogą zostać objęci kontrolą realizacji umowy. Kontrole prowadzone w odniesieniu do uczestników Projektu są prowadzone: a) na dokumentach w siedzibie Operatora, b) w miejscu realizacji usługi rozwojowej wizyty monitoringowe, c) w siedzibie przedsiębiorcy. 2. MŚP zobowiązuje się poddać kontroli lub audytowi dokonywanej przez Operatora, IZ RPO WŁ oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji przedmiotowej umowy wsparcia. 3. Kontrola na dokumentach w siedzibie Operatora dotyczy bieżącej weryfikacji składanych przez MŚP dokumentów i ma charakter ciągły w trakcie trwania naboru. 4. Wizyty monitoringowe są niezapowiedziane i odbywają się w godzinach i w miejscu realizacji usługi rozwojowej. Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja rzeczywistej realizacji usługi i jej zgodności ze standardami określonymi m.in. w Karcie Usługi.

6 5. W uzasadnionych przypadkach wizyty monitoringowe mogą być przeprowadzane przez IZ RPO WŁ. 6. Kontrola w siedzibie przedsiębiorcy przedsiębiorca uczestniczący w systemie PSF jest powiadamiany o kontroli na co najmniej 5 dni przed jej rozpoczęciem. Kontrola w siedzibie MŚP obejmuje weryfikację dokumentów związanych z obrotem bonu, realizacją usługi rozwojowej oraz osób biorących w niej udział jak również preferencji dających wyższy poziom dofinansowania zgodnie z Regulaminem rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou. Szczegółowy zakres kontroli wskazany zostanie w zawiadomieniu o kontroli. 7. Zakres kontroli obejmuje w szczególności weryfikację zgodności realizacji bonu rozwojowego z jego założeniami określonymi w Regulaminie rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou oraz umowie wsparcia, w tym: a) zgodności danych przekazywanych przez przedsiębiorcę i podmiot świadczący usługę rozwojową do Operatora w części dotyczącej realizacji usługi rozwojowej z dokumentacją dotyczącą realizacji usługi dostępną w siedzibie przedsiębiorcy oraz podmiotu świadczącego usługę rozwojową; b) prawidłowości rozliczeń finansowych; c) kwalifikowalności wydatków. 8. MŚP zapewnia podmiotom, o których mowa w ust. 2: a) prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane jak i niezwiązane z realizacją umowy wsparcia, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków, b) obecność upoważnionych osób, które udzielają wyjaśnień na temat realizacji umowy wsparcia, c) pomieszczenie, w którym upoważnione do kontroli osoby będą mogły dokonać czynności kontrolnych. 9. Niespełnienie warunków, o których mowa w ust. 7 jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli. 10. Odmowa poddania się kontroli jest równoznaczna z niedotrzymaniem warunków umowy wsparcia i skutkuje zwrotem dotacji. 11. Po zakończeniu kontroli, w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia jej zakończenia, sporządzana jest i przekazywana do przedsiębiorcy informacja pokontrolna. 12. Informacja pokontrolna powinna w szczególności zawierać następujące elementy: a) podstawę prawną przeprowadzania kontroli, b) nazwę jednostki kontrolującej, c) imiona i nazwiska osób przeprowadzających kontrolę, d) termin kontroli,

7 e) nazwę jednostki kontrolowanej, f) adres jednostki kontrolowanej i miejsca, w którym przeprowadzono czynności kontrolne, o ile są różne, g) osoby składające wyjaśnienia lub udzielające informacji w imieniu jednostki kontrolowanej, h) podstawowe dane dotyczące kontrolowanego projektu, i) opis kontrolowanych procesów, j) ustalenia kontroli (opis zastanego stanu faktycznego w jednostce kontrolowanej), k) ewentualne zalecenia pokontrolne/rekomendacje, l) uwagi lub zastrzeżenia jednostki kontrolowanej do ustaleń kontroli, m) odniesienia Zespołu kontrolnego do uwag jednostki kontrolowanej wniesionych do ustaleń kontroli, n) datę sporządzenia informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi/rekomendacjami. 13. Przedsiębiorca może w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej odnieść się do wyników oraz ewentualnie zaleceń kontroli odniesienie to powinno zawierać uzasadnienie i ewentualną dokumentację (jeśli istnieje) do przedstawionych uwag co do ustaleń kontrolerów. 14. W przypadku braku uwag we wskazanym terminie do Informacji pokontrolnej uznaje się, że przedsiębiorca zgadza się z ustaleniami kontroli i wdraża ewentualne zalecenia pokontrolne w określonych w informacji pokontrolnej terminach. Zalecenia pokontrolne zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości, a także mają na celu zapobieganie wystąpienia kolejnych uchybień/nieprawidłowości w przyszłości. 15. Przedsiębiorca jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w informacji pokontrolnej, do wdrożenia zaleceń pokontrolnych oraz do pisemnego poinformowania ŁSSE S.A. o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. 16. W przypadku stwierdzenia wydatkowania przez przedsiębiorcę środków publicznych niezgodnie z zasadami określonymi w umowie i przedmiotowym opisie może on zostać wezwany do zwrotu środków na zasadach określonych w umowie wsparcia.