REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZEZ POWIATOWY URZĄD PRACY W KOLNIE POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZEZ POWIATOWY URZĄD PRACY W KOLNIE POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na dostawy, usługi i wykonywanie robót budowlanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Kolnie. 2. Zamawiającym w rozumieniu Regulaminu jest Powiatowy Urząd Pracy w Kolnie. 3. Wnioskodawcą w rozumieniu Regulaminu jest Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie. 4. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty euro (ustalonej zgodnie z przepisami art. 32 i 34 Ustawy PZP), mają być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym Regulaminem. 5. Wydatki publiczne zgodnie z zapisami art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 6. Zamówień dokonuje się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w granicach wydatków, które zostały ujęte w planie finansowym Powiatowego Urzędu Pracy oraz z zachowaniem zasad: celowości co oznacza, że zamówienie w danym czasie jest niezbędne, gospodarności co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zapewnieniem uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów, legalności co oznacza, że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa, wyboru najkorzystniejszej oferty należy przez to rozumieć wybór oferty, która zapewnia najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. koszt transportu, eksploatacji w okresie użytkowania itp. oraz/lub spełnia inne ważne kryteria, np. jakościowe. 7. Decyzję w sprawie zakupu, dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Dyrektor Zamawiającego. 8. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o kwotach podanych w euro należy przez to rozumieć kurs euro według aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych. 9. Zamówienia nieprzekraczające 30 tys. euro można realizować (uprzednio wyliczając wartość szacunkową dla całego zamówienia w danym okresie) w częściach w zależności od potrzeb każdorazowo przeprowadzając postępowanie w trybie zależnym od wartości szacunkowej

2 ustalonej na początku. Czyli w danym okresie np. 12 m-cy zamówienie tego samego rodzaju będą realizowali różni wykonawcy, dotyczy to zakupu artykułów biurowych itp. 10. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia jeśli wymaga tego charakter zamówienia może stosować inne pozacenowe kryteria oceny ofert. 11. Postępowanie w sprawie wyłonienia Wykonawcy zamówienia prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego Zarządzenia nie stosuje się do zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty w złotych (netto) określonej w art.4 pkt 8 ustawy PZP, a których przedmiotem są: a) dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzania ścieków do sieci kanalizacyjnej, b) indywidualne formy podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), nieplanowane szkolenia grupowe pracowników, c) zakupy biletów komunikacji miejskiej, dostaw i usług związanych z wydatkami okolicznościowymi (zakup kwiatów, wieńców itp.) d) wydatki związane z ZFŚS (wycieczki, kino, basen, imprezy okolicznościowe itp.) e) zamówienia realizowane przez innych monopolistów działających na rynku, f) zamówienia przedłużane, aneksowane związane z utrzymaniem strony internetowej hosting, utrzymaniem BIP-u, domeny aktualizacji programów np. STOCK itp. g) dostawy, usługi, roboty budowlane typu awarie sprzętu komputerowego, hydrauliczne, elektryczne i inne które wymagają szybkiej reakcji w celu ograniczenia zagrożenia lub przerwy w obsłudze interesantów urzędu h) usługi - konserwacja drukarek, badania techniczne samochodu, wymiana oleju, naprawa samochodu, naprawa drukarek itp. i) zakupy poradników, programów prawnych stosować również pozacenowe kryteria oceny, ważniejsza opinia użytkowników, 2. Zamówienia o których mowa w pkt 1 są udzielane po negocjacjach z jednym Wykonawcą. Z prowadzonych negocjacji należy na kopii faktury sporządzić notatkę służbową zaakceptowaną przez Dyrektora Urzędu. 3. Nabycie dostaw, usług, robót budowlanych do wartości 1000 zł brutto dokonywane są w oparciu o zapytanie, które może być składane w formie ustnej, osobiście lub telefonicznie albo w oparciu o informacje uzyskane z folderów reklamowych lub stron internetowych - notatkę służbową sporządzić na kopii faktury.

3 PLANOWANIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 2 1. Kierownicy działów przekładają corocznie w terminie do końca marca roczne zapotrzebowanie na usługi, dostawy oraz roboty budowlane do Działu Organizacyjno Administracyjnego na piśmie celem sporządzenia Planu Zamówień Publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie. Wzór Zapotrzebowanie na dostawy, usługi oraz roboty budowlane stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Dział Organizacyjno - Administracyjny sporządza zestawienie zapotrzebowania na dostawy, usługi i roboty budowlane, zwane dalej Planem Zamówień Publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, w terminie 10 dni od dnia, o którym mowa w ust. 1, a następnie przedkłada do akceptacji Dyrektora. 3. Szczegółowy Plan prac przetargu obejmujący przetargi nieograniczony oraz ograniczony, opracowuje Dział wnioskujący. Szczegółowy plan prac przetargu powinien mieć formę tabeli zawierającej informacje o: czynnościach wykonywanych w danym przetargu, terminie rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu/zadania, osobach odpowiedzialnych i powinien stanowić załącznik do wniosku o udzielenie zamówienia publicznego. Szczegółowy plan prac przetargu dotyczy zamówień realizowanych w ramach projektów RPOWP i POWER współfinansowanych ze środków funduszy europejskich zgodnie z Załącznikiem nr 3 do niniejszego Regulaminu Szczegółowego planu prac przetargu. 4. W przypadku realizacji zamówień nie ujętych w Planie Zamówień Publicznych kierownicy działów zgłaszają pisemnie zapotrzebowanie do Działu Organizacyjno Administracyjnego w terminie 5 dni od dnia otrzymania decyzji o przyznaniu dodatkowych środków. 5. Suma kwot netto zamówień zrealizowanych przez pracowników odpowiedzialnych za zamówienia w poszczególnych działach w danym roku kalendarzowym/w ciągu 12 m-cy lub wartość szacunkowa jeśli umowa/zlecenie jest na dłuższy okres realizacji, musi zostać przekazana do Działu Organizacyjno Administracyjnego w celu rejestracji w Rejestrze zamówień publicznych prowadzonym przez ten dział.

4 TRYBY UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 3 Ustala się następujące tryby udzielenia zamówienia: 1. Dla zamówień o wartości szacunkowej do kwoty nieprzekraczającej równowartości zł netto - stosujemy zarówno do zamówień realizowanych w ramach projektów RPOWP i POWER współfinansowanych ze środków funduszy europejskich jak i do zamówień pozostałych. 2. Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej zł netto do kwoty nieprzekraczającej równowartości euro netto dla pozostałych zamówień, a dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej zł netto do kwoty nieprzekraczającej równowartości zł netto dla zamówień realizowanych w ramach projektów RPOWP i POWER współfinansowanych ze środków funduszy europejskich. 3. Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej zł netto do kwoty nieprzekraczającej równowartości euro netto (dla zamówień realizowanych w ramach projektów RPOWP i POWER współfinansowanych ze środków funduszy europejskich nie stosujemy do pozostałych zamówień). 4. Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej euro netto tryb postępowania i procedury określone w ustawie Prawo zamówień publicznych. PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ WARTOŚCI ZŁOTYCH NETTO 4 1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości nieprzekraczającej zł netto prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację na podstawie ustnego polecenia służbowego albo wypełnionego wniosku zaakceptowanego przez Dyrektora lub osobę upoważnioną po uprzednim przeprowadzeniu rozeznania cenowego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego ( , faks). Wzór wniosku stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu. 2. Z rozeznania cenowego w dowolnie wybranej formie osoba odpowiedzialna za zamówienie sporządza notatkę służbową. Wzór notatki stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu. 3. Cała dokumentacja podjętych czynności tj. wniosek wraz z notatką służbową oraz zleceniem lub umową podpisaną przez Głównego Księgowego zostaje przekazana Dyrektorowi lub osobie przez niego

5 upoważnionej celem udzielenia zamówienia w formie zlecenia lub w uzasadnionych przypadkach umowy. 4. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w Dziale wnioskującym, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. 5. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery i strony internetowe. Można również porównać planowane zamówienie do wykonywanych już zamówień o podobnym zakresie i opierać wyliczenia na podstawie faktur z poprzedniego okresu. 6. Zamówienia o wartości do 20000zł netto mogą być realizowane po negocjacjach z jednym Wykonawcą. 7. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie kopia faktury ze sporządzoną przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia notatką zaakceptowaną przez Dyrektora Urzędu. 8. W przypadku usług szkoleniowych udzielenie zamówienia następuje poprzez zaproszenie do składania ofert takiej liczby wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednakże nie mniejszej niż do dwóch. Wraz z zaproszeniem do składania ofert wykonawcom przesyła się szczegółowe wymagania ofertowe. Wzór oferty stanowi załącznik nr 8 lub zał. nr 8A. 9. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do zł netto oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić również w oparciu o zasady określone w 5. PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY NETTO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ ZŁOTYCH NETTO DLA ZAMÓWIEŃ REALIZOWANYCH W RAMACH PROJEKTÓW RPOWP I POWER WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY EUROPEJSKICH LUB DLA ZAMÓWIEŃ POZOSTAŁYCH LECZ W PRZEDZIALE KWOTOWYM POWYŻEJ NETTO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO NETTO 5 1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia przeprowadza zapytanie ofertowe mające na celu pozyskanie trzech ofert poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej urzędu lub innej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych lub: przesłanie do trzech potencjalnych wykonawców (o ile tacy istnieją) w celu wybrania najkorzystniejszej oferty lub, weryfikacja ceny na stronach internetowych podmiotów, które oferują dany produkt/ usługę i mają zamieszczony cennik na swojej stronie internetowej.

6 2. Po pozyskaniu minimum 3 ofert pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia sporządza wniosek (wzór wniosku załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu) oraz wypełnia protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego załącznik nr 9 do niniejszego Regulaminu celem akceptacji przez Dyrektora lub osobę upoważnioną. 3. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. 4. Cała dokumentacja podjętych czynności tj. wniosek wraz z notatką służbową oraz zlecenie lub umowa podpisana przez Głównego Księgowego zostaje przekazana Dyrektorowi lub osobie przez niego upoważnionej celem udzielenia zamówienia w formie zlecenia lub umowy. 5. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w Dziale wnioskującym, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. 6. Każdy z Wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Negocjacji nie prowadzi się. 7. Zamówienia udziela się Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę i spełnił warunki określone w zaproszeniu do składania ofert oraz szczegółowych wymaganiach ofertowych. 8. Przeprowadzenie zapytania ofertowego wśród potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy. 9. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej powyżej 20 tys. zł netto do kwoty nieprzekraczającej 50 tys. zł netto realizacja tego zamówienia może nastąpić również w oparciu o zasady określone w 6 dotyczy zamówień realizowanych z projektów RPOWP i POWER współfinansowanych ze środków funduszy europejskich. PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY ZŁ NETTO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI EURO NETTO DLA ZAMÓWIEŃ REALIZOWANYCH W RAMACH PROJEKTÓW RPOWP I POWER WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY EUROPEJSKICH 6 1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia przeprowadza rozeznanie rynku w celu zachowania zasady konkurencyjności poprzez obowiązkowe upublicznienie na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia publicznego oraz

7 upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej urzędu lub innej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych. 2. Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), 2) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, 3) kryteria oceny oferty, 4) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, 5) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, 6) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych, 7) informacje na temat zakresu wykluczenia, 8) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. 3. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. 4. Dla udokumentowania postępowania wypełnia się wniosek zgodny z załącznikiem nr 6 do niniejszego Regulaminu oraz sporządza się protokół wyboru wykonawcy według zasady konkurencyjności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowiący załącznik nr 10 do Regulaminu. 5. W przypadku gdy nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą bez zachowania powyższej procedury. 6. Udzielenia zamówienia potwierdza Dyrektor Zamawiającego. 7. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. 8. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia prowadzona jest przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia.

8 PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY EURO NETTO 7 Przygotowanie postępowania 1. Szacowanie wartości zamówienia powinno być dokonane z należytą starannością. 2. Szacowanie wartości zamówienia należy do działu wnioskującego. 3. W celu oszacowania wartości zamówienia dostaw i usług należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród minimum 3 potencjalnych wykonawców. Szacowanie wartości zamówienia dotyczące robót budowlanych następuje na podstawie kosztorysu inwestorskiego. W przypadku, gdy na rynku nie funkcjonuje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. 4. Sposób oszacowania wartości postępowania musi być udokumentowany. W celu wykazania realności budżetu, należy podać ceny rynkowe każdej pozycji z zamówienia oferowanych przez co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Należy przechowywać wydruki ze stron internetowych i notatki z rozmów telefonicznych ponieważ dokumenty te stanowią integralną część danego postępowania. 5. Kwoty zamówień wyrażone w złotych dla celów ustalania procedur zamówień publicznych ustalane są w wartościach netto (bez podatku VAT). 6. Przedmiot zamówienia powinien zostać opisany w sposób zgodny z przepisami Prawa zamówień publicznych. 7. W przypadku przygotowywania specyfikacji technicznej, w celu zapewnienia uczciwej konkurencji w postępowaniu należy upewnić się czy istnieje 3 producentów, którzy mogą zrealizować zamówienie odpowiadające specyfikacjom technicznym. Powyższe należy potwierdzić odpowiednimi informacjami z ogólnie dostępnych źródeł. Stosowne dokumenty należy dołączyć do dokumentacji postępowania w celu jednoznacznego potwierdzenia, iż specyfikacja techniczna lub zakres wymagań i obowiązków nie utrudniają uczciwej konkurencji. 8. Decyzję o wszczęciu właściwej procedury zmierzającej do udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane podejmuje Dyrektor na podstawie złożonego wniosku/zamówienia. Wzór Wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej euro stanowi Załącznik nr 4 9. Na podstawie przygotowanych informacji, o których mowa w ust. 1-4 i 7 oraz zaakceptowaniu przez Dyrektora wniosku, o którym mowa w ust. 8, Dział Wnioskujący przygotowuje i przeprowadza postępowanie. 10. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, Dyrektor powołuje komisję przetargową, określa jej organizację,

9 skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji na podstawie odrębnego zarządzenia. 11. W przypadku zamówień publicznych o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, Dyrektor może powołać komisję przetargową. 12. Komisja przetargowa przedstawia Dyrektorowi w szczególności propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. 13. Protokół komisji przetargowej stanowi integralną część dokumentacji przetargowej. 8 Postępowania o udzielanie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej euro 1. Zamówienia publicznego o wartości przekraczającej euro udziela się na podstawie Ustawy w następujących trybach postępowania: a) przetarg nieograniczony, b) przetarg ograniczony, c) negocjacje z ogłoszeniem, d) negocjacje bez ogłoszenia, e) zamówienie z wolnej ręki, f) zapytanie o cenę, g) licytacja elektroniczna, h) dialog konkurencyjny. 2. W sytuacji, gdy Zamawiający korzysta z innego trybu niż wymieniony w ust.1 pkt a-b należy wykazać i udokumentować wystąpienie przesłanek uzasadniających jego zastosowanie. Wymienione dokumenty stanowią integralną część dokumentacji przetargowej. 3. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej euro powinno nastąpić na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej euro, o którym mowa w 7 ust. 8. Zatwierdzony wniosek powinien zostać zarejestrowany w Rejestrze zamówień publicznych. 4. Dział wnioskujący przygotowuje opis przedmiotu zamówienia zgodnie z 7 ust. 6 niniejszego Regulaminu oraz szacuje wartość zgodnie z 7 ust. 1-4 niniejszego Regulaminu, a także dokonuje kontroli merytorycznej, o której mowa w 10 ust Wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia dokonuje Dyrektor. 6. Udzielenie zamówienia jest możliwe w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 7. Wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie, o którym mowa w ust. 1 należy do zadań Działu wnioskującego.

10 9 Umowy 1. W przygotowywanych projektach umów o wykonanie zamówienia publicznego należy przestrzegać jednolitych zasad dotyczących warunków płatności, a w szczególności: a) wystawienie faktury, rachunku, noty księgowej przez wykonawcę (zgodnej z wymogami ustawy o rachunkowości) nie może nastąpić wcześniej niż po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia (odpowiedniej jego części) przez Zamawiającego, b) termin płatności wykazany w fakturze nie może być krótszy niż 14 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej pod względem formalnym i rachunkowym faktury przez PUP, c) projekt umowy powinien precyzyjnie określać warunki gwarancji i rękojmi oraz w pełni zabezpieczać interesy Zamawiającego, zwłaszcza w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez zastrzeżenie prawa do kar umownych. 2. Do umów w sprawie zamówień publicznych, stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r., - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy Ustawy nie stanowią inaczej. 3. Projekt umowy przygotowany jest przez Dział w n i o s k u j ą c y m u s i b y ć zaparafowany przez Kierownika tego działu, Radcy Prawnego i Głównego Księgowego. Projekt umowy stanowi załącznik do SIWZ. 4. Zawarcie umowy właściwej wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 5. Umowa właściwa przygotowywana jest przez Dział wnioskujący, a następnie przedkładana jest do zaparafowania Radcy Prawnemu, Głównemu Księgowemu. 6. W przypadku aneksowania umowy stosuje się zapisy dotyczące podpisywania umów. 10 Realizacja 1. Dział wnioskujący odpowiedzialny jest za kontrolę jakości i terminów dostaw, usług i robót budowlanych. 2. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Dział wnioskujący przeprowadza weryfikację, czy wszystkie dostarczone pozycje dokładnie odpowiadają pozycjom oferowanym przez wykonawcę oraz czy są całkowicie zgodne z warunkami umowy. Przeprowadzenie weryfikacji należy udokumentować za pomocą wypełnionej listy sprawdzającej, której wzór stanowi Załącznik nr 11 do niniejszego Regulaminu. W razie stwierdzenia zgodności wystawiany jest protokół odbioru, z którego powinno wynikać, że dostawy, usługi, roboty budowlane zostały dostarczone i wykonane w sposób poprawny.

11 KRYTERIA OCENY WYBORU INSTYTUCJI SZKOLENIOWYCH, KTÓRYM ZOSTANIE ZLECONE PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ Przy dokonywaniu wyboru instytucji szkoleniowych, którym zostanie zlecone przeprowadzenie szkoleń, uwzględnia się w szczególności kryteria wymienione w 69 ust.1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. z 2014, poz. 667). 2. Ponadto przy wyborze instytucji szkoleniowych należy wziąć pod uwagę: posiadane doświadczenie z zakresu realizacji szkoleń o podobnej tematyce, miejsce szkolenia, jakość prowadzonych zajęć (prezentacja multimedialna, wykład, ćwiczenia itp.) rozkład zajęć, możliwości/warunki dojazdu.

12 Wnioskodawca Znak sprawy. Wniosek do Dyrektora Zamawiającego o dokonanie zamówienia Załącznik nr 6 do Regulaminu Kolno, dn. r. 1. Nazwa przedmiotu zamówienia: 2. Termin realizacji zamówienia: 3. Wartość zamówienia: Wartość netto: Wartość brutto: 4. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi netto w przeliczeniu na euro wynosi.. euro wyliczony w dniu.. na podstawie.. Średni kurs złotego w stosunku do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia roku i wynosi. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu.. 5. Źródła finansowania: Fundusz Pracy BUDŻET.... (data i podpis Głównego Księgowego) Wyrażam zgodę na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień publicznych: (Dz. U. z., poz..z póź. zm.) (data i podpis Dyrektora Zamawiającego)

13 .. Pieczątka zamawiającego Znak sprawy. Załącznik nr 7 do Regulaminu Kolno, dn Notatka z przeprowadzonego rozeznania cenowego zgodnie z art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z., poz... z póź. zm.) ustawy nie stosuje się 1. W celu zamówienia:. które jest dostawą/ usługą/robotą budowlaną* przeprowadzono rozeznanie cenowe. wartość szacunkowa zamówienia wynosi.. zł netto, co stanowi.. euro. 2. W terminie r. rozeznano rynek w formie: sondażu telefonicznego sondażu pisemnego\ sondażu internetowego w oparciu o inne źródło jakie L.p. Nazwa i adres Wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi Wybrano Wykonawcę: 4.Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej. Kolno, dn ( data i podpis osoby odpowiedzialnej merytorycznie) 2.. ( data i podpis osoby odpowiedzialnej za zamówienie) Zatwierdzam:..... (data i podpis Dyrektora PUP Kolno)

14 Załącznik nr 8 do Regulaminu 1. Nazwa i adres WYKONAWCY FORMULARZ OFERTOWY Nazwa:... Adres:... NIP:.. REGON:... Nr Rachunku Bankowego: Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia tj.:..; za: Cena netto:.. zł. Podatek VAT: zł Cena brutto: zł Słownie:.. zł brutto dn. podpis osoby uprawnionej

15 Załącznik nr 8A do Regulaminu FORMULARZ OFERTOWY 1. Nazwa szkolenia : Nazwa instytucji szkoleniowej : Adres... NIP... REGON... PKD... Nazwa Banku... NR KONTA Osoba/y uprawniona/e do kontaktowania się z zamawiającym: Imię i nazwisko... Telefon...Fax Data i numer wpisu do rejestru instytucji szkoleniowych w WUP Posiadane certyfikaty jakości usług : Ilość godzin zegarowych szkolenia : Ogółem...w tym : zajęcia teoretyczne... zajęcia praktyczne Miejsce odbywania szkolenia : zajęcia teoretyczne... zajęcia praktyczne Wymagania dla uczestników szkolenia : 1 ) wymagane wykształcenie... 2 ) umiejętności wymagane od kandydata Cele szkolenia Plan nauczania : Temat zajęć Treść szkolenia Liczba godzin teorii Liczba godzin praktyki 11.Wykaz literatury oraz niezbędnych środków i materiałów dydaktycznych wykorzystywanych do realizacji szkolenia Wykaz literatury, materiałów dydaktycznych, jakie uczestnik szkolenia otrzyma na własność Koszt szkolenia ( dla jednej osoby )... w tym : koszty egzaminów umożliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń. inne ( określić jakie )... koszt osobogodziny...

16 14. Wykaz kadry dydaktycznej, która będzie uczestniczyć w wykonaniu zamówienia Nazwisko i imię Wykształcenie ( poziom ) kierunek Doświadczenie Dodatkowe uprawnienia 15. Baza szkoleniowa : - ilość pomieszczeń... - wykaz sprzętu ( ilość )... czy lokal spełnia wymogi BHP w zakresie nauki i pracy : Nadzór nad szkoleniem sprawuje : Imię i nazwisko... Telefon...Fax Szkolenie zakończy się wydaniem dokumentu ( wzór w załączeniu ) 18. Sposób sprawdzenia efektów szkolenia : Sposób pozyskania miejsc pracy dla uczestników szkolenia... (data sporządzenia oferty). (pieczęć i podpis osoby upoważnionej) ZAŁĄCZNIK (obowiązkowo) : 1. Wzór zaświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji.

17 (pieczątka zamawiającego) Znak sprawy.. Załącznik nr 9 do Regulaminu Kolno, dn. Protokół z przeprowadzonego ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości powyżej zł a nie przekraczającej równowartości euro zgodnie z art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z., poz..z póź. zm.) ustawy nie stosuje się 1. W celu zamówienia które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną* przeprowadzono ROZEZNANIE RYNKU. 2. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi. zł netto, co stanowi.. euro. 3. W dniu.-..- r. zaproszono do udziału w postępowaniu niżej wymienionych Wykonawców poprzez rozesłanie formularza oferty, który stanowi integralną część niniejszej dokumentacji 4. W terminie do dnia r. do godz. przedstawiono poniższe oferty: L.p. Nazwa i adres Wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi 5. Wybrano Wykonawcę Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Kolno, dn. (Podpis i osoby odpowiedzialnej merytorycznie).. (Podpis osoby odpowiedzialnej za zamówienie) Zatwierdzam,/ nie zatwierdzam*...

18 Załącznik nr 10 do Regulamin udzielania zamówień publicznych realizowanych w ramach POWER i RPOWP PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI 1. Podmiot prowadzący postępowanie: 2. Opis przedmiotu zamówienia: 3. Informacja o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego: 4. Termin składania ofert:.. 5. Kryterium oceny ofert:. 6. Wykaz ofert, które wpłynęły do Zamawiającego wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty oraz ich ocena:

19 7. Informacja o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu: 8. Informacja o spełnieniu warunków braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym: Wybrana oferta:. 10. Uzasadnienie wyboru oferty:. Data sporządzenia protokołu: Podpis zamawiającego:...