Formatowanie dokumentów wielostronicowych Spis treści

Transkrypt

1 Formatowanie dokumentów wielostronicowych Spis treści 1 Style w dokumencie Zasady doboru stylu do poszczególnych akapitów Stosowanie istniejącego stylu Modyfikacja istniejącego stylu Kopiowanie stylów między dokumentami Tworzenie automatycznego spisu treści Aktualizacja spisu treści Opcje spisu treści Zadania do wykonania Odwołania Przypisy Cytaty i bibliografia Odsyłacze Indeksy Błędy edytorskie Skrajne wiersze przy łamaniu tekstu Rozdzielone akapity Samotne litery na końcu wiersza Zadania do wykonania Układ dokumentu Podział dokumentu na sekcje Redagowanie nagłówków i stopek Podstawowy typ nagłówka i stopki Nagłówek pierwszej strony oraz stron parzystych i nieparzystych Nagłówek i stopka dla sekcji dokumentu Numeracja stron Zadania do wykonania... 28

2 Style w 2 1 Style w dokumencie Posługując się edytorem MS Word warto skorzystać z możliwości jaką daje szybkie formatowanie tekstu z użyciem stylów. Styl to zestaw parametrów formatowych, któremu nadano określoną nazwę. Parametry o których mowa to parametry czcionki tj.: rozmiar, rodzaj i atrybuty czcionki oraz parametry akapitu tj. odstępy między wierszami, odstępy przed i po akapicie, wcięcia, rozmieszczenie tabulatorów itd. Jeżeli dla każdego akapitu w dokumencie zastosujemy określony styl, to znacznie ograniczymy żmudne prace redakcyjne nad całym dokumentem. Ponadto stosowanie niektórych styli wymagane jest dla tworzenia automatycznego spisu treści dokumentu. 1.1 Zasady doboru stylu do poszczególnych akapitów Dokument o złożonej treści tj. praca dyplomowa podzielony jest na rozdziały, podrozdziały i paragrafy. Dla tytułów rozdziałów, podrozdziałów i paragrafów należy stosować odpowiednio Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3. Dla treści natomiast styl Normalny (MS Word 2007), Standardowy lub Tekst podstawowy (wersje ). Powyższe zasady zobrazowane zostały na poniższym rysunku.

3 3 Style w dokumencie 1.2 Stosowanie istniejącego stylu Każdy tworzony na bazie szablonu Normal.dot nowy dokument ma wbudowany zestaw stylów. Aby dla danego akapitu zastosować istniejący styl należy ustawić się w tym akapicie i z listy stylów wybrać interesujący nas styl. Word 2007 W MS Word 2007 z karty Narzędzia główne wybieramy grupę Style i klikamy interesujący nas styl. Word od 97 do 2003 W MS Word na pasku narzędziowym Formatowanie z rozwijanej listy wybieramy interesujący nas styl. Przykład Śródtytułom w dokumencie Geneza_Ekonomii nadać odpowiednie style.

4 Style w Modyfikacja istniejącego stylu Aby zmodyfikować styl należy: Word Na karcie Narzędzia główne w grupie Style kliknąć prawym klawiszem styl, który ma zostać zmodyfikowany i wybrać opcję. 2. Wybranie przycisku Formatuj pozwoli na modyfikację wybranych parametrów formatowych danego stylu, a więc: czcionki, akapitu, tabulatorów itp. Word od 97 do Wybrać polecenie Styl... z menu Format. 2. Wywołanie tego polecenia spowoduje otwarcie okna dialogowego, w którym należy podświetlić nazwę stylu, który zamierzamy modyfikować i kliknąć przycisk ; 3. Należy zmodyfikować wybrane parametry stylu takie jak: czcionka, akapit, tabulatory itp. Po zmodyfikowaniu parametrów stylu należy zatwierdzić zmiany klikając przycisk OK, a następnie Zastosuj. Przykład Automatyczna numeracja rozdziałów Zadanie polega na tym, by domyślny wygląd styli Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3 zamienić na taki, jak prezentuje poniższy rysunek oaz zastosować je do formatowania dokumentu Geneza_ekonomii. Uwaga! Aby automatycznie ponumerować rozdziały, podrozdziały, paragrafy, konieczne jest po pierwsze: sformatowanie akapitów zawierających tytuły tychże rozdziałów odpowiednim stylem (zazwyczaj opartym na Nagłówku), a po drugie wykorzystanie tzw. konspektów numerowania, które w MS Word 2007 występują w poleceniu listy wielopoziomowej.

5 5 Style w dokumencie Rozwiązanie Word Z karty Narzędzia główne wybrać z grupy Style Nagłówek 1; 2. Z grupy Akapit wybrać polecenie listy wielopoziomowej oraz następującą listę z biblioteki:. Word od 97 do Z menu Format, wybrać Styl W oknie dialogowym Styl wybrać do modyfikacji styl Nagłówek 1; Uwaga! Zaczynamy od Nagłówka 1, gdyż jest to nadrzędny styl w stosunku do dwóch pozostałych. Style Nagłówek 2 i Nagłówek 3 będziemy przypisywali do konspektu przy okazji modyfikacji Nagłówka 1; 3. Przystąpić do modyfikacji stylu Nagłówek 1, wybierając przycisk i opcję ; 4. Wybrać zakładkę Konspekty numerowane i znaleźć konspekt pokazany na poniższym rysunku, a następnie wybrać przycisk ; Uwaga! Jeżeli nie można znaleźć konspektu jak na rysunku (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.), należy przywrócić domyślne ustawienie wszystkim konspektom, podświetlając każdy z osobna i klikając przycisk Zresetuj. 5. Każdemu poziomowi numeracji z osobna należy przypisać styl. Pierwszemu poziomowi numeracji przypisujemy Nagłówek 1. Po przypisaniu Nagłówka 1 do poziomu 1, należy wybrać poziom 2 i przypisać mu Nagłówek 2, a poziomowi 3 Nagłówek 3;

6 Style w 6 Czasami, na potrzeby redakcyjne dokumentu, konieczne jest utworzenie własnego stylu. Sposób tworzenia własnego stylu został zobrazowany na poniższym przykładzie. Przykład Utworzyć styl, który będzie przeznaczony do formatowania rysunku. Po zastosowaniu tego stylu rysunek będzie automatycznie środkowany, a podpis pod rysunkiem będzie zawsze na tej samej stronie co rysunek. Styl nazwać Rysunek i zapisać w dokumencie o nazwie własne_style.doc. Uwaga! Aby rysunek i podpis rysunku współwystępowały na stronie, konieczne jest w parametrach akapitu zaznaczenie opcji Razem z następnym, w zakładce Podziały wiersza i strony. Ponadto podpis pod rysunkiem musi wystąpić w akapicie następującym bezpośrednio po tym akapicie, który będzie sformatowany stylem Rysunek. Rozwiązanie Word Na karcie Narzędzia główne, rozwinąć grupę Style i wybrać przycisk Nowy styl: ; 2. W oknie dialogowym, które się pojawi nadać nazwę stylu: Rysunek i przystąpić do ustalania założonych parametrów wybierając przycisk ; 3. Wybrać opcję Akapit, a następnie wypełnić wg poniższego wzoru:

7 7 Style w dokumencie Word od 97 do Z menu Format wybrać Styl... oraz przycisk ; 2. W oknie dialogowym, które się pojawi nadać nazwę stylu: Rysunek i przystąpić do ustalania założonych parametrów wybierając przycisk ; 3. W parametrach akapitu należy zaznaczyć: wyrównanie do środka oraz opcję w zakładce Podziały wiersza i strony. 1.4 Kopiowanie stylów między dokumentami Zdarza się, iż na potrzeby jednego dokumentu tworzone jest dość liczna grupa styli, by ułatwić i przyśpieszyć formatowanie tekstu dokumentu. Mimo, że tworzenie czy modyfikacja stylów nie są skomplikowane, trudno nie zauważyć, że wszystkie te czynności pochłaniają sporą ilość czasu. Dobrze by było, aby raz ustawione style można było wykorzystać nie tylko do jednego dokumentu, ale także do wielu innych. Twórcy MS Word rozumieli tę potrzebę i zaopatrzyli aplikację w mechanizm umożliwiający kopiowanie stylów między dokumentami. Kopiowanie stylów między dokumentami zostało zaprezentowane na poniższym przykładzie. Przykład Styl Rysunek, utworzony w poprzednim przykładzie skopiować do pliku MS Word: rozdział1. Rozwiązanie Word Utworzyć nowy dokument i zapisać jako rozdział1.docx a następnie go zamknąć; 2. Otworzyć dokument własne_style.docx; 3. Z karty Narzędzia główne rozwinąć grupę Style i wybrać przycisk Zarządzanie stylami -, a następnie przycisk ; 4. W oknie dialogowym Organizator należy zamknąć szablon globalny Normal.dot, aby nie dokonywać w nim zmian - ; 5. W miejscu przycisku pojawi się który należy wybrać, by odnaleźć dokument, do którego nastąpi kopiowanie styli, czyli dokument rozdział1.docx;

8 Style w 8 Uwaga! Przy szukaniu dokumentu rozdział1.docx należy dokonać zmiany opcji Pliki typu - wybrać: Dokumenty programu Word (*.docx). 6. Z chwilą otwarcia żądanego dokumentu po prawej stronie pojawiają się wszystkie style dostępne w dokumencie rozdział1.docx (Rys.1). Podświetlenie stylu Rysunek z dokumentu własne_style.docx i kliknięcie przycisku pozwoli skopiować go do dokumentu rozdział1.docx. Rys.1. Kopiowanie styli MS Word 2007 Word od 97 do Utworzyć nowy dokument i zapisać jako rozdział1.doc a następnie go zamknąć; 2. Otworzyć dokument własne_style.doc; 3. Kliknąć na menu Format i wybrać Styl...; 4. Następnie wybrać przycisk ; 5. Wybierając, należy zamknąć szablon globalny Normal.dot, aby nie dokonywać w nim zmian; 6. W miejscu przycisku pojawi się który należy wybrać, by odnaleźć dokument, do którego nastąpi kopiowanie styli, czyli dokument rozdział1.doc; Uwaga! Przy szukaniu dokumentu rozdział1.doc należy dokonać zmiany opcji Pliki typu (wybrać Wszystkie dokumenty programu Word... ). 7. Z chwilą otwarcia żądanego dokumentu po prawej stronie pojawiają się wszystkie style dostępne w dokumencie rozdział1.doc. Podświetlenie stylu Rysunek z dokumentu własne_style.doc i kliknięcie przycisku pozwoli skopiować go do dokumentu rozdział1.doc.

9 9 Style w dokumencie Uwaga! Aby sprawdzić, czy styl został skopiowany należy otworzyć dokument rozdział1.doc oraz rozwinąć na pasku formatowania listę styli. Powinien pojawić się w tym dokumencie dodatkowy styl Rysunek. 1.5 Tworzenie automatycznego spisu treści Każdy spis treści ściśle wiąże się tekstem dokumentu. Zazwyczaj tekst ten jest podzielony na rozdziały, podrozdziały i paragrafy, poprzedzone odpowiednimi tytułami. Tytuły te znajdą się w spisie treści. Aby mogły znaleźć się w automatycznie tworzonym spisie treści muszą zostać sformatowane stylami odpowiednio: Nagłówek 1, Nagłówek 2, i Nagłówek 3. W opcjach spisu treści możliwe jest także określenie innych styli, na bazie których będzie tworzony automatyczny spis treści. Jeżeli tytuły rozdziałów, podrozdziałów i paragrafów, które mają znaleźć się w spisie treści nie zostaną sformatowane wspomnianymi stylami, podczas tworzenia automatycznego spisu treści zostanie wygenerowany komunikat: A zatem prawidłowe sformatowanie akapitów zawierających tytuły rozdziałów (podrozdziałów, paragrafów) jest konieczne do wygenerowania spisu treści. Podczas tworzenia spisu akapity, o określonym stylu, są wyszukiwane i sortowane zgodnie z ich poziomem, po czym jest im przypisywany numer strony, na której występują w dokumencie. Przykład W pliku Geneza_Ekonomii.doc należy utworzyć automatyczny spis treści.

10 Style w 10 Rozwiązanie Word 2007 Z karty Odwołania, grupy Spis treści wybrać polecenie Spis treści, a następnie jedną z wbudowanych tabel automatycznych. Word od 97 do Uruchomić z menu Wstaw polecenie Indeksy i spisy... i wybrać zakładkę Spis treści; 2. Wybrać format spisu treści i nacisnąć przycisk OK (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.).

11 11 Style w dokumencie Aktualizacja spisu treści Czasami utworzony spis treści musi zostać zaktualizowany ze względu na zmiany wprowadzone w tekście dokumentu. Word 2007 Word Po podświetleniu spisu z karty Po podświetleniu spisu treści należy Odwołania, grupy Spis treści należy wybrać prawym klawiszem myszy wybrać, a następnie polecenie, a następnie wybrać jedną z opcji aktualizacji jedną z opcji aktualizacji Opcje spisu treści Może się zdarzyć, iż zaistnieje konieczność usunięcia lub dołożenia do spisu treści niektórych akapitów. Wówczas należy skorzystać z opcji spisu treści. Przykład W dokumencie Geneza_Ekonomii usunąć Tytuł ze spisu treści tak, by spis treści rozpoczynała się jak na poniższym wzorze: Rozwiązanie Word 2007 Word Z karty Odwołania rozwinąć Spis 1. Z menu Wstaw wybrać Indeksy treści i wybrać opcję Wstaw spis i spisy treści W oknie dialogowym Spis treści (Indeks i spisy Word ) wybrać przycisk, a następnie usunąć poziom 1 dla stylu Tytuł: 1.6 Zadania do wykonania Zad.1 Należy utworzyć nowy dokument o nazwie style1.doc. W dokumencie tym wypisać 5 nazw czcionek dostępnych w MS Word. Każdą nazwę czcionki należy wpisać od nowego akapitu. Następnie utworzyć dwa nowe style:.

12 Style w 12 txt-własny nagł1-własny po czym zastosować styl txt-własny do dwóch pierwszych akapitów, natomiast nagł1- własny do kolejnych. Zad.2 Należy utworzyć dokument style2.doc. Wpisać sześć wybranych nazw pasków narzędzi MS Word. Każdą nazwę paska narzędzi należy wpisać od nowego akapitu. Następnie należy przekopiować style txt-własny i nagł1-własny z dokumentu style1.doc (patrz zadanie 1) do dokumentu style2.doc, po czym należy zastosować styl nagł1-txt do pierwszych dwóch akapitów, a styl txt-własny do kolejnych dwóch. Do ostatnich dwóch nazw należy zastosować nowy styl standardowy1 wg wzoru. Zad.3 Należy utworzyć dokument style3.doc. Wpisać tekst Kolory czcionek a pod spodem 5 nazw kolorów czcionek dostępnych w MS Word. Następnie przekopiować styl txt-własny z dokumentu style1.doc i utworzyć na jego bazie styl wylicz-txtwłasny wg wzoru Zastosować styl txt-własny do tekstu: Kolory czcionek, styl wylicz-txt-własny do pierwszych trzech nazw czcionek.

13 Formatowanie dokumentów wielostronicowych 2 Odwołania Z odwołań zostaną omówione: przypisy, cytaty i bibliografia, odsyłacze oraz indeksy. 2.1 Przypisy Przypis jest dodatkową informacją dołączaną do dokumentu, związaną ściśle z danym fragmentem tekstu. Każdy przypis musi mieć odwołanie w treści w postaci liczby lub litery, stanowiące znak odsyłacza przypisu. Przypisy mogą być umieszczane na końcu każdej strony, pod wybraną częścią tekstu lub na końcu całego dokumentu. Stąd mamy dwa rodzaje przypisów: przypis dolny i przypis końcowy. Numeracja przypisów może być ciągła w całym dokumencie lub rozpoczynać się wraz z otwarciem nowej sekcji. Przykład przypis dolny Wstawić przypis dolny w tekście dokumentu Geneza_ekonomii jak na poniższym wzorze: Rozwiązanie 1. Ustawić kursor na końcu fragmentu tekstu, do którego będzie odnosił się przypis; Word 2007 Word od 97 do Na karcie Odwołania wybrać z grupy Przypisy dolne polecenie Wstaw przypis dolny: lub nacisnąć kombinację klawiszy: Alt+Ctrl+J. 1. Z menu Wstaw wybrać polecenie Przypis... lub nacisnąć kombinację klawiszy: Alt(prawy)+ J.

14 14 Odwołania Uwaga! Za pomocą klawiszy skrótu automatycznie wstawiany jest przypis zgodny z formatem ostatnio używanym. W celu dokonania zmian w formacie przypisu należy zaznaczyć odsyłacz przypisu i przejść do okna Przypis dolny i przypis końcowy. Przykład przypis końcowy dla każdej sekcji W dokumencie Geneza_Ekonomii na końcu każdego rozdziału wstawić przypisy końcowe w taki sposób, by dla każdego rozdziału przypisy numerowane były od nowa. Uwaga! W zadaniu należy podzielić dokument na sekcje Rozwiązanie 1. Podzielić dokument na sekcje w taki sposób, żeby każdy rozdział był w osobnej sekcji Uwaga! Każdy styl Nagłówek 1 zaczyna osobny rozdział, a więc na końcu każdego rozdziału należy wstawić znak podziału podział sekcji: następna strona; 2. Ustawić kursor na końcu fragmentu tekstu, do którego będzie odnosił się przypis; Word 2007 Word Rozwinąć grupę Przypisy dolne, a okno dialogowe wypełnić jak na rysunku: 2. Z menu Wstaw i wybrać opcję Przypis... Po uruchomieniu okna Przypis dolny i przypis końcowy wybrać ; 3. Wybrać przycisk, a następnie zakładkę Wszystkie przypisy końcowe, którą należy wypełnić wg wzoru: Dwie pierwsze strony dokumentu powinny przypominać poniższy wzór:

15 15 Odwołania 2.2 Cytaty i bibliografia W MS Word 2007 zamiast stosować przypisy do cytowanych pozycji literaturowych można skorzystać z odwołań typu cytat oraz na ich postawie utworzyć bibliografię. Bibliografia to lista pozycji literaturowych lub innych, które zostały zacytowane w tekście dokumentu. Zazwyczaj umieszczana jest na końcu dokumentu. Przykład W dokumencie Geneza-ekonomii należy wstawić dwa cytaty: 1. Stachak S.: Wstęp do metodologii nauk ekonomicznych. K i W, Warszawa Historia myśli ekonomicznej... oraz utworzyć na ich podstawie bibliografię.

16 16 Odwołania Rozwiązanie Word 2007 Cytaty: 1. Ustawić kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się cytowanie; 2. Z karty Odwołania, grupy Cytaty i bibliografia wybrać polecenie Styl, aby wybrać styl cytowania np. ISO 690 odwołanie numeryczne; 3. Wybrać polecenie Wstaw cytat, a następnie Dodaj nowe źródło...; 4. Uzupełnić wszystkie pozycje cytowanej pozycji literaturowej i zatwierdzić. Powstanie tym sposobem pierwsze odwołanie numeryczne (1). Dla drugiego cytatu powtórzyć punkty 1-4 procedury tak by powstało drugie odwołanie numeryczne (2). Bibliografia: 1. Ustawić kursor w miejscu gdzie ma pojawić się spis literatury cytowanej; 2. Z karty Odwołania, grupy Cytaty i bibliografia wybrać polecenie Bibliografia oraz jeden z wbudowanych sposobów jej wstawiania. 2.3 Odsyłacze Odsyłacze umożliwiają odwołanie się do takich elementów jak: nagłówki, tabele, rysunki. Są automatycznie aktualizowane po zmianie lub przeniesieniu elementów, do których są tworzone. Przykład W dokumencie Geneza_Ekonomii wstawić odsyłacz do podpisu portretu A. Smitha. Uwaga! Wstawienie odsyłacza do rysunku możliwe jest tylko wtedy gdy rysunek zostanie podpisany poleceniem Wstaw podpis z karty Odwołania, grupy Podpisy.

17 17 Odwołania Rozwiązanie 1. Ustawić się na końcu frazy gdzie ma zostać wstawiony odsyłacz; Word 2007 Word Z karty Odwołania, grupy Podpisy wybrać polecenie Odsyłacz; 3. Okno dialogowe Odsyłacz wypełnić wg wzoru: 2. Z menu Wstaw wybrać Odsyłacz; 2.4 Indeksy Jednym z elementów dokumentu, który można wykonać automatycznie korzystając z MS Word, jest indeks. Indeks zawiera listę haseł czyli wyrazów i fraz używanych w dokumencie wraz z numerami stron, na których występują. Przed przystąpieniem do tworzenia samego indeksu należy wcześniej wybrać i oznaczyć wszystkie elementy tekstu, które później będą stanowiły hasła indeksu. Po oznaczeniu wszystkich haseł należy wybrać odpowiedni układ indeksu i utworzyć kompletny indeks. Przykład W dokumencie Geneza_ekonomii oznaczyć hasła indeksu i utworzyć poniższy indeks: Rozwiązanie Oznaczanie haseł: 1. Zaznaczyć tekst, który ma być użyty jako hasło indeksu; Word 2007 Word Z karty Odwołania, grupy Indeks wybrać polecenie Oznacz hasło; 2. Z menu Wstaw wybrać Indeksy i spisy, a następnie Oznacz hasło...;

18 18 Odwołania 3. Okno dialogowe Oznaczanie hasła indeksu wypełnić wg wzoru: 4. Wybrać Oznacz dla pojedynczego oznaczenia lub Oznacz wszystkie by oznaczyć wszystkie wystąpienia tego tekstu w dokumencie. Uwaga! Każde oznaczone hasło indeksu wstawione zostaje jako pole {XE hasło indeksu } w formacie tekstu ukrytego. Jeśli pole XE jest niewidoczne, należy wybrać przycisk Pokaż/Ukryj, Przy oznaczaniu hasłem osób należy wpierw zaznaczyć nazwisko. W przeciwnym wypadku w tworzonym indeksie porządek alfabetyczny zostanie oparty na imionach. Tworzenie indeksu: Word 2007 Word Z karty Odwołania, grupy Indeks wybrać polecenie Wstaw indeks oraz jeden z w budowanych spisów np. klasyczny. 2. Z menu Wstaw wybrać Indeks i spisy oraz jeden wbudowanych spisów, np. klasyczny.

19 Formatowanie dokumentów wielostronicowych 3 Błędy edytorskie 3.1 Skrajne wiersze przy łamaniu tekstu W poprawne sformatowanych dokumentach wymaga się, by przy przenoszeniu akapitu pomiędzy stronami (tzw. łamanie tekstu) nie zostawiać pojedynczych wierszy zarówno na początku, jak i na końcu akapitu. Błędy łamania tekstu w postaci takich samotnych wierszy znane są pod nazwą sierot (bękartów) i wdów. Samotny pierwszy wiersz akapitu na końcu strony- sierota (bękart) Samotny ostatni wiersz akapitu na początku strony - wdowa Aby uniknąć powyższych błędów należy: Word 2007 Word Z karty Narzędzia główne, grupy Akapit wybrać polecenie Kontrola bękartów i wdów Z menu Format wybrać Akapit i opcję Kontrola sierot i wdów 3.2 Rozdzielone akapity Czasami, z punktu widzenia estetyki formatowanego tekstu, konieczne jest, by dwa (lub więcej) akapitów nie były rozdzielane pomiędzy dwie sąsiadujące strony. Przykładem takiej sytuacji może być rysunek i jego podpis, które muszą znajdować się razem na tej samej stronie. Innym przykładem może być konieczność współwystępowania na tej samej stronie akapitu zawierającego dwukropek

20 20 Błędy edytorskie i następujących po nim (nie koniecznie wszystkich) akapitów zawierających listę punktowaną lub numerowaną. Aby zatrzymać akapity na jednej stronie należy skorzystać z opcji Razem z następnym:. Word 2007 Word Z karty Narzędzia główne, grupy Akapit wybrać polecenie Razem z następnym (zakładka Podział wiersza i strony) Z menu Format wybrać Akapit i opcję Razem z następnym (zakładka Podział wiersza i strony) 3.3 Samotne litery na końcu wiersza Do częstych błędów edytorskich należy też pozostawianie samotnych liter na końcu wiersza takich jak: w, z, i, a, o, u, które w każdym tekście występują z innymi wyrazami w związkach językowych (np. w domu, z nami itp.). Aby uniknąć błędu związanego z pozostawieniem pojedynczej litery na końcu wiersza należy zastosować tzw. twardą spację [CTRL+SHIFT+SPACJA]. Wówczas po włączeniu przycisku Pokaż/Ukryj widoczna jest jako. Najczęściej stosowane łączniki formatowania prezentuje poniższe zestawienie: Niektóre znaczniki formatowania: znacznik końca akapitu (Enter) spacja twarda spacja łącznik opcjonalny 3.4 Zadania do wykonania Zad. 1. Dokument Geneza_ekonomii sprawdzić pod kątem błędów edytorskich.

21 Formatowanie dokumentów wielostronicowych 4 Układ dokumentu 4.1 Podział dokumentu na sekcje Sekcja jest to część dokumentu, do której zostały zastosowane konkretne opcje formatowania. Za pomocą sekcji można różnicować układ dokumentu pomiędzy stronami lub w obrębie jednej strony. Wystarczy wstawić podziały sekcji, aby podzielić dokument na sekcje, a następnie sformatować odpowiednio każdą sekcję. Można zmieniać następujące formaty sekcji: marginesy, rozmiar lub orientację strony, źródło papieru w drukarce, obramowania stron, wyrównanie pionowe, nagłówki i stopki, kolumny, numerowanie stron, numerowanie wierszy oraz przypisy dolne i końcowe. Należy pamiętać, że podział sekcji steruje formatowaniem sekcji w tekście, który go poprzedza. Jeżeli np. usuniemy podział sekcji, tekst go poprzedzający stanie się częścią następnej sekcji i przyjmie jej formatowanie. Przy rozpoczęciu pracy z nowym dokumentem edytor Word traktuje cały tekst zapisany w tym dokumencie jako jedną sekcję. Jeżeli zachodzi konieczność ustawienia w różnych fragmentach dokumentu różnych parametrów formatowych strony, należy wstawić w odpowiednich miejscach znaki podziału na sekcje, aby podzielić dokument na odrębne części formatowe strony. Następnie należy sformatować poszczególne części wg własnych potrzeb. Sposób podziału na sekcje prezentuje poniższy przykład. Przykład Utworzyć dokument jak na poniższym wzorze: Rozwiązanie Aby utworzyć dokument jak na wzorze, należy podzielić go na trzy sekcje i sekcji drugiej nadać orientację poziomą. Word Utworzyć dwie strony dokumentu (skrótem CTRL+ Enter dodajemy nową stronę);

22 22 Błędy edytorskie 2. Na stronie drugiej w drugim akapicie wstawić znak podziału sekcji z karty Układ strony wybrać polecenie Znaki podziału: Następna strona; oraz sekcję typu 3. Na utworzonej tym sposobem trzeciej stronie z karty Układ strony należy wybrać polecenie Orientacja:, gdzie ustala się orientację poziomą strony (a dokładnie drugiej sekcji dokumentu); 4. Wstawić kolejną czwartą stronę dokumentu (Ctrl+Enter), której orientacja będzie automatycznie pozioma; 5. W drugim akapicie strony czwartej wstawić znak podziału sekcji typu Następna strona; 6. Utworzonej tym sposobem piątej stronie dokumentu nadać orientację pionową. Word od 97 do Utworzyć dokument, zawierający pięć stron (kolejne puste strony dodajemy kombinacją klawiszy Ctrl + Enter); 2. Ustawić się na drugiej stronie i wstawić znak podziału sekcji, 3. Ustawić się na czwartej stronie dokumentu i wstawić znak podziału sekcji 4. Ustawić się w drugiej sekcji dokumentu i w ustawieniach strony zaznaczyć orientację poziomą dla tej sekcji 4.2 Redagowanie nagłówków i stopek Profesjonalnie tworzone dokumenty nie mogą być pozbawione takich elementów jak nagłówek, stopka czy numer strony. W tradycyjnych pismach wysyłanych przez firmy do ich interesantów nagłówek zazwyczaj rezerwowany jest na nazwę i logo firmy, natomiast stopka zawiera wszystkie niezbędne informacje do kontaktu z firmą takie jak adres, telefon, , czy adres strony WWW. MS Word daje szerokie możliwości formatowania nagłówka i stopki. Dla najprostszego typu nagłówka i stopki charakterystyczne jest to, że raz zredagowane będą niezmienne na każdej stronie. W celu uatrakcyjnienia dokumentu istnieje jednak możliwość różnicowania nagłówków i stopek. Użytkownik może więc utworzyć inny nagłówek i/lub stopkę dla strony pierwszej swojego dokumentu. Może również zdecydować się na różne nagłówki i/lub stopki na stronach parzystych a inne na nieparzystych. Można także podzielić dokument na sekcje i utworzyć dla każdej z nich oddzielny nagłówek i/lub stopkę. Nagłówek i stopka nie muszą zawierać tylko tekstu. W celu ich uatrakcyjnienia warto wstawić elementy graficzne, numery stron, datę itp.

23 23 Błędy edytorskie Podstawowy typ nagłówka i stopki Word 2007 W MS Word 2007 wstawianie nagłówka lub stopki możliwe jest za pomocą opcji z grupy Nagłówek i stopka na karcie Wstawianie. W trybie projektowania nagłówka lub stopki towarzyszy poniższy pasek narzędziowy (Rys. 4.1): Rys Pasek narzędziowy nagłówków i stopek MS Word 2007 Word od 97 do 2003 Aby wprowadzić pożądane informacje do nagłówka lub stopki strony należy wybrać polecenie Nagłówek i stopka z menu Widok. Pojawi się wówczas nowy pasek narzędziowy (Rys. 4.2): Rys Pasek narzędziowy nagłówka i stopki MS Word Wstaw numer strony Wstaw liczbę stron Formatuj numerację stron Wstaw datę Wstaw godzinę Ustawienia strony Pokaż/Ukryj tekst dokumentu Przełącz nagłówek/stopka Pokaż poprzednie Pokaż następne Nagłówek pierwszej strony oraz stron parzystych i nieparzystych Przykład W dokumencie należy utworzyć nagłówki i stopki wg poniższego wzoru:

24 24 Błędy edytorskie Rozwiązanie Word Utworzyć dokument, zawierający 3 strony (dodawanie kolejnej strony: Ctrl+Enter); 2. Z karty Wstawianie, grupy Nagłówek i stopka wybrać polecenie Nagłówek (opcja: Puste); 3. Na pasku narzędziowym nagłówka i stopki (Rys. 4.1) w grupie Opcje wybrać: oraz ; 4. Redagowanie nagłówków: a. Wstawić logo do nagłówka strony pierwszej i podkreślić dolną krawędzią, b. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej przyciskiem. Wpisać tekst: Tytuł dokumentu, podkreślić dolną krawędzią, c. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej przyciskiem. Wpisać tekst: Autor dokumentu, podkreślić dolną krawędzią. Word od 97 do Utworzyć dokument, zawierający 3 strony, w którym będą tworzone nagłówki i stopki (dodawanie kolejnej strony: Ctrl+Enter); 2. Z menu Widok wybrać polecenie Nagłówek i stopka; 3. Kliknąć przycisk ustawienia strony na pasku narzędziowym Nagłówek i stopka; 4. W oknie dialogowym Ustawienia strony wybrać zakładkę Układ i zaznaczyć następujące opcje: oraz. 5. Redagowanie nagłówków: a. Wstawić logo do nagłówka strony pierwszej i podkreślić dolną krawędzią, b. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej przyciskiem. Wpisać tekst Tytuł dokumentu, podkreślić dolną krawędzią,

25 25 Błędy edytorskie c. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej przyciskiem. Wpisać tekst: Autor dokumentu, podkreślić dolną krawędzią. 4.3 Nagłówek i stopka dla sekcji dokumentu Aby mieć możliwość tworzenia różnych nagłówków i stopek dla różnych sekcji należy najpierw podzielić dokument na sekcje (patrz rozdział 4.1). Różnicowanie nagłówków i stopek ze względu na sekcje jest możliwe wówczas gdy zostanie przerwane połączenie dla między sekcjami. W przypadku gdy połączenie to zostanie zachowane, to po dokonaniu zmiany w nagłówku lub stopce w danej sekcji ten sam nagłówek lub stopka zostają automatycznie zmienione we wszystkich sekcjach dokumentu. Tworzenie nagłówków i stopek dla sekcji dokumentu ilustruje poniższy przykład. Przykład Dla pliku z przykładu w podrozdziale 4.1 (Podział dokumentu na sekcje) utworzyć nagłówki tak, aby: na stronie pierwszej i piątej pojawił się nagłówek Tytuł dokumentu, na drugiej Autor dokumentu, a nagłówki strony trzeciej i czwartej bez tekstu, lecz z podkreśleniem. Wygląd dokumentu na podglądzie prezentuje poniższy rysunek. Rozwiązanie Aby utworzyć dokument jak na wzorze, należy podzielić go na trzy sekcje, sekcji drugiej nadać orientację poziomą. Nagłówki zróżnicować ze względu na parzystą i nieparzystą stronę oraz zerwać połączenie między nagłówkiem pierwszej i trzeciej strony, a także drugiej i czwartej. Word Otworzyć pięciostronicowy dokument z podziałem na trzy sekcje, utworzony w podrozdziale 4.1; 2. Z karty Wstawianie, grupy Nagłówek i stopka wybrać polecenie Nagłówek, a z wbudowanych nagłówków wybrać pusty.

26 26 Błędy edytorskie 3. Ze wstęgi Narzędzia nagłówków i stopek, grupy Opcje, wybrać ; 4. Wpisać pierwszy z nagłówków: Tytuł dokumentu i ze wstęgi Narzędzia główne, grupy Akapit wybrać podkreślenie dolną krawędzią. Tym sposobem powstał nagłówek strony nieparzystej sekcji 1; 5. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 1 za pomocą przycisku, i wpisać Autor dokumentu i podkreślić dolną krawędzią; 6. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej sekcji 2 za pomocą przycisku, a wstępnie zerwać połączenie między sekcją pierwszą i drugą za pomocą przycisku. Nie wpisywać tekstu, użyć dolnej krawędzi do podkreślenie akapitu; 7. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 2 i postąpić jak w punkcie 6; 8. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej sekcji 3, zerwać połączenie między sekcją 2 i 3 i wpisać Tytuł dokumentu, podkreślić dolną krawędzią. Word od 97 do Otworzyć pięciostronicowy dokument z podziałem na trzy sekcje, utworzony w podrozdziale 4.1; 2. Z menu Widok wybrać polecenia Nagłówek i stopka; 3. W ustawieniach strony włączyć opcję ; 4. Na pierwszej stronie wpisać do nagłówka tekst: : Tytuł dokumentu i zaznaczyć dolną krawędź; 5. Za pomocą przycisku Pokaż następne przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 1 i wpisać nagłówek Autor dokumentu oraz zaznaczyć dolną krawędź; 6. Za pomocą przycisku Pokaż następne przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej sekcji 2, a następnie zerwać połączenie miedzy sekcją 1 i 2 na stronach nieparzystych -przycisk. Nie wpisywać tekstu, zaznaczyć dolną krawędź; 7. Za pomocą przycisku Pokaż następne przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 2 i wykonać te same operacje, jak w punkcie 6; 8. Ponownie przełączyć się między sekcjami do nagłówka strony nieparzystej sekcji 3 i zerwać połączenie między sekcją 2 i 3, a następie wpisać Tytuł dokumentu i zaznaczyć dolną krawędź.

27 27 Błędy edytorskie 4.4 Numeracja stron Omawianie nagłówków i stopek wymaga także komentarza nt. numerowania stron. Word Z karty Wstawianie z grupy Nagłówek i stopka należy wybrać polecenie Numer strony: i określić, w którym miejscu ma zostać wstawiony numer strony; 2. Jeżeli numeracja ma zacząć się od wyższego numeru należy kliknąć polecenie i ustalić numer, od którego mają być numerowane strony w dokumencie; Uwaga! Okno dialogowe Format numeru strony umożliwia również dokonanie wyboru formatu liczb wyświetlanych jako domyślne numery stron oraz możliwość dodania numeru rozdziału bądź kontynuowania numeracji z poprzedniej sekcji. Word od 97 do Z menu Wstaw należy wybrać polecenie Numery stron... Pojawi się wówczas okno dialogowe, które pozwala m.in. ustalić położenie numeru na stronie i jego wyrównanie; 2. Jeżeli numeracja ma zacząć się od wyższego numeru, należy wcisnąć przycisk Format..., po czym ustalić numer, od którego ma zacząć się numeracja stron w dokumencie.

28 28 Błędy edytorskie 4.5 Zadania do wykonania Zad.1 Utworzyć dokument jak na poniższym wzorze: Zad. 2 W nagłówku umieścić nazwę firmy utworzoną jako tekst ozdobny. Wstawić miejscowość i datę napisania pisma. W stopce umieścić adres, telefon, , adres strony www firmy. Dodać odpowiednie znaki graficzne. Nagłówek i stopkę oddzielić podwójną linią od treści dokumentu. Zad.2 W nagłówku strony pierwszej umieścić tytuł publikacji. Oddzielić pojedynczą linią. Pod linią wstawić miejsce i rok wydania publikacji. W nagłówku strony nieparzystej umieścić tytuł artykułu po lewej stronie i numer strony po prawej stronie nagłówka. W nagłówku strony parzystej umieścić nazwisko autora artykułu po prawej stronie i numer strony po lewej stronie nagłówka. Zad.3 W nagłówku strony parzystej z lewej strony umieścić numer strony a na środku tytuł rozdziału nagłówku strony nieparzystej z prawej strony umieścić numer strony a na środku tytuł aktualnego podrozdziału.