Przedsądowe postępowanie pojednawcze

Transkrypt

1 W jaki sposób Acas może pomóc Przedsądowe postępowanie pojednawcze inform advise train work with you

2 Czym zajmuje się Acas? Skrót Acas oznacza Advisory, Conciliation and Arbitration Service (Biuro porad, mediacji i arbitrażu). Jesteśmy niezależną organizacją finansowaną ze środków publicznych promującą dobre relacje i pomagającą rozwiązywać spory między pracownikami i pracodawcami. Każda osoba zaangażowana w spór w swoim miejscu pracy (i pracownik, i pracodawca) może zwrócić się do nas o pomoc. W takim przypadku staramy się wypracować rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony, co pozwala uniknąć wniesienia sprawy do sądu pracy. Proces ten nazywamy postępowaniem pojednawczym. Przedsądowe postępowanie pojednawcze wprowadziła w życie Ustawa o przedsiębiorczości i reformie regulacyjnej z 2013 r. Niniejsza broszura wyjaśnia, jak postępowanie to będzie działać w praktyce. Osoby niepełnosprawne prosimy o poinformowanie nas, czy konieczne będą specjalne ustalenia organizacyjne w przypadku prowadzenia postępowania w Państwa sprawie. Osobom chcącym skorzystać z pomocy tłumacza możemy zapewnić całkowicie poufne i bezstronne usługi firmy Language Line. Niniejszą broszurę można otrzymać również w innych formatach. Szczegółowych informacji na ten temat udziela nasz dział ds. publikacji (Acas Publications) pod adresem acas@ecgroup.co.uk. 2 Przedsądowe postępowanie pojednawcze

3 Czym jest przedsądowe postępowanie pojednawcze? Z przedsądowego postępowania pojednawczego będzie można skorzystać od kwietnia 2014 r. Dzięki niemu biuro Acas będzie mogło pomagać w rozwiązywaniu sporów bez wnoszenia spraw do sądu pracy. Od 6 maja 2014 r. nie będzie można wnieść sprawy do sądu pracy bez wcześniejszego zainicjowania postępowania pojednawczego z Acas. Sąd pracy nie zajmie się sprawą, jeżeli skarga nie zostanie uprzednio przekazana do biura Acas i nie zostanie wydane zaświadczenie o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego. Zaświadczenie to jest dokumentem potwierdzającym, że wymóg przeprowadzenia postępowania pojednawczego został spełniony. Jakie są najważniejsze cechy przedsądowego postępowania pojednawczego? Jest dobrowolne co prawda osoba zgłaszająca ewentualne roszczenie musi skontaktować się z nami przed wniesieniem sprawy do sądu pracy, jednak udział w postępowaniu pojednawczym i próba rozwiązania sporu są dobrowolne i w każdej chwili mogą zostać przerwane zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Jest bezpłatne nie pobieramy opłat za nasze usługi. Jesteśmy bezstronni nie reprezentujemy ani pracodawcy, ani pracownika. Przedsądowe postępowanie pojednawcze 3

4 Jesteśmy niezależni Acas nie jest częścią systemu sądowniczego. Jest poufne przedstawione nam informacje mogą zostać udostępnione drugiej stronie sporu, tylko jeśli ustalimy z Państwem, że pomoże to w jego rozwiązaniu. Żadne ustalenia, które poczynimy podczas postępowania pojednawczego nie mogą zostać użyte przez drugą stronę sporu w postępowaniu sądowym. Czy mam prawo do przedstawicielstwa? Posiadanie przedstawiciela podczas postępowania pojednawczego nie jest obowiązkowe. Jednak jeżeli wskażą Państwo swojego przedstawiciela, będziemy prowadzić postępowanie za jego pośrednictwem. Funkcję tę może pełnić dowolna wskazana przez Państwa osoba, na przykład radca prawny, przedstawiciel związku zawodowego lub Biura porad obywatelskich. Państwa przedstawiciel może wypracować w Państwa imieniu ugodę. Ponieważ ugody są prawnie wiążące, istotne jest upewnienie się, że Państwa przedstawiciel w pełni rozumie Państwa oczekiwania odnośnie rezultatów postępowania, został przez Państwa upoważniony do zawarcia ugody, oraz że regularnie kontaktuje się z Państwem, informując o postępach w przebiegu postępowania. 4

5 Czy są jakieś wyjątki? Jest tylko kilka wyjątków od wymogu poinformowania biura Acas o zamiarze wniesienia sprawy do sądu pracy. Przykładowo, jeżeli wiele osób zamierza wnieść sprawę przeciwko temu samemu pracodawcy, albo kiedy inna osoba zwróciła się do Biura Acas o mediację w tym samym sporze, kolejne osoby nie muszę tego czynić. Wyjątki te zostały szczegółowo omówione na stronie internetowej biura Acas, pod adresem earlyconciliation. Jednak nawet w przypadku, kiedy wspomniany wyjątek może mieć zastosowanie, mogą Państwo skorzystać z przedsądowego postępowania pojednawczego, jeśli tylko Państwo tego pragną. W jaki sposób wystąpić o zainicjowanie przedsądowego postępowania pojednawczego? Najszybszym i najprostszym sposobem jest formularz wniosku o przedsądowe postępowanie pojednawcze, dostępny na stronie internetowej naszego biura pod adresem earlyconciliation W przypadku braku dostępu do Internetu można skontaktować się z nami telefonicznie, pod numerem Wypełniając formularz internetowy, należy podać podstawowe dane kontaktowe zarówno wnioskodawcy, jak i pracodawcy. Prosimy o zwrócenie uwagi, czy podane dane pracodawcy są właściwe. Jeżeli sprawa ostatecznie trafi do sądu pracy, dane pracodawcy na formularzu ET1 będą musiały zgadzać się z danymi podanymi we wniosku 5

6 o przedsądowe postępowanie pojednawcze. Podanie niezgodnych danych może spowodować odrzucenie wniosku przez sąd pracy. Pracodawcy również będą mieli możliwość skorzystania z postępowania pojednawczego w przypadku sporu z pracownikami, który w ich opinii może przerodzić się w postępowanie sądowe. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na naszej stronie internetowej pod adresem Jeżeli reprezentują Państwo osobę, która zamierza wnieść sprawę do sądu pracy lub doradzają Państwo takiej osobie, bądź jeśli doradzają Państwo grupie osób, które planują wystąpić przeciwko temu samemu pracodawcy (lub pracodawcom), więcej informacji na ten temat mogą Państwo znaleźć pod adresem earlyconciliation. Jakie procedury przechodzi złożony wniosek? Kiedy wpłynie do nas wniosek o przedsądowe postępowanie pojednawcze, wysyłamy wnioskodawcy potwierdzenie otrzymania wniosku. Potwierdzenie to wysyłamy przez Internet, na adres lub pocztą, w zależności od metody, jaką skontaktował się z nami wnioskodawca. Najpóźniej pod koniec danego dnia roboczego dzwonimy do wnioskodawcy, prosząc o potwierdzenie dostarczonych nam informacji, pytając o przedmiot wniosku oraz wyjaśniając przebieg przedsądowego postępowania pojednawczego. 6

7 Następnie do wnioskodawcy dzwoni jeden z naszych rozjemców. Dopiero kiedy rozjemca nawiąże kontakt z wnioskodawcą, wyjaśniając mu następne etapy postępowania, oraz po potwierdzeniu przez wnioskodawcę, że chce on zainicjować procedurę postępowania pojednawczego, kontaktujemy się z pracodawcą. Rozjemca stara się nawiązać kontakt z obiema stronami sporu jeszcze tego samego dnia roboczego. Jeżeli przez dłuższy okres czasu nie uda nam się skontaktować z wnioskodawcą, albo zdecyduje on, że nie chce kontynuować postępowania pojednawczego, zakończymy je i wydamy zaświadczenie o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego. Zostanie ono wysłane na adres albo pocztą, zgodnie z Państwa życzeniem. Jakie są korzyści z postępowania pojednawczego? Informacje. Strony sporu uzyskują szczegółowe informacje o ewentualnej sprawie w sądzie pracy. Poznają także inne metody osiągnięcia porozumienia. Oszczędność czasu i pieniędzy. Jeśli stronom uda się osiągnąć porozumienie, oszczędzają czas i pieniądze, a także unikają stresu, który wiązałby się z rozprawą w sądzie pracy. 7

8 Kontrola nad sytuacją. Decyzja o niewniesieniu sprawy do sądu pracy należy do stron sporu, nie jest narzucana z góry. Wypracowane warunki ugody mogą być bardziej elastyczne niż ewentualny wyrok sądu pracy. Strony mogą na przykład umówić się na przeprosiny lub wydanie referencji. Poufność. Przedstawiciele biura Acas nie informują o trwającym postępowaniu nikogo poza zaangażowanymi w nie stronami. Cała procedura może więc zostać utrzymana w tajemnicy, w przeciwieństwie do jawnej rozprawy sądowej. Możliwość naprawienia relacji. Jeżeli wnioskodawca jest nadal zatrudniony u pracodawcy, przeciwko któremu występuje, postępowanie pojednawcze zwiększa szanse na uniknięcie stałego zerwania stosunku pracy jeżeli chcą tego obie strony. Szybkie efekty. Rozwiązanie wielu spraw wymaga jedynie wykonania kilku telefonów. Ustalenia przyjęte przez strony sporu mogą więc zostać wprowadzone w życie dużo szybciej. Czym zajmie się rozjemca? Rozjemcy biura Acas mają wieloletnie doświadczenie w rozwiązywaniu sporów między pracodawcami a pracownikami. Szukają oni różnych sposobów rozwiązania sporu, rozmawiając zarówno z pracodawcą, jak i pracownikiem. Rozmowy te odbywają się głównie przez telefon, czasem jednak dobrym rozwiązaniem okazuje się spotkanie prowadzone przez rozjemcę. 8

9 W razie potrzeby rozjemca może: wyjaśnić przebieg procesu postępowania pojednawczego zalecić zastosowanie istniejących w firmie procedur postępowania dyscyplinarnego i rozpatrywania skarg wyjaśnić sposób działania sądu pracy oraz tego, co sąd bierze pod uwagę, rozstrzygając tego typu sprawy omówić możliwości działania, na przykład, w uzasadnionych przypadkach, spotkanie z niezależnym arbitrem w ramach programu arbitrażowego biura Acas pomóc obu stronom w zrozumieniu punktu widzenia drugiej strony sporu omówić rozwiązania sporu proponowanie przez którąkolwiek ze stron. Gdzie kończy się rola rozjemcy? Rozjemca nie może... przewidzieć, jaki wyrok wydałby sąd pracy, gdyby doszło do procesu doradzić żadnej ze stron sporu wysunięcia lub zaakceptowania jakiejkolwiek propozycji ugody opowiedzieć się po jednej ze stron, reprezentować ją w sądzie pracy ani pomóc w przygotowaniu pozwu czy obrony roszczeń prawnych opiniować zasadności roszczeń, doradzać ani odradzać ewentualnego wniesienia sprawy do sądu pracy. 9

10 Ile trwa procedura przedsądowego postępowania pojednawczego? Staramy się, aby początkowy etap postępowania nie trwał dłużej, niż jeden miesiąc kalendarzowy. To dlatego kontaktujemy się ze stronami sporu niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Jeżeli jednak obie strony ustalą, że potrzeba będzie więcej czasu, termin ten może zostać jednorazowo wydłużony o 14 dni. Jeżeli w tym czasie nie uda się rozwiązać sporu, rozjemca zakończy przedsądowe postępowanie pojednawcze i wnioskodawca będzie mógł wnieść sprawę do sądu pracy. Zaświadczenie o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego zawierać będzie unikalny numer sprawy, który wnioskodawca musi przedstawić w sądzie pracy. Co stanie się, jeżeli postępowanie pojednawcze zakończy się powodzeniem? Jeżeli dzięki pomocy biura Acas osiągnięte zostanie porozumienie, jego ustalenia zostaną zapisane przez rozjemcę na formularzu COT3. Umową COT3 określa się dokument biura Acas potwierdzający zawarcie porozumienia. Dokument musi zostać podpisany przez obie strony sporu, co stanowi formalny dowód osiągniętego porozumienia. Umowa COT3 stanowi prawnie wiążący dokument. Po jej podpisaniu wnioskodawca nie będzie mógł wnieść sprawy do sądu pracy. 10

11 Co stanie się, jeżeli nie uda się osiągnąć porozumienia? Jeżeli stronom nie uda się osiągnąć porozumienia, rozjemca zakończy przedsądowe postępowanie pojednawcze. Wnioskodawca będzie mógł wtedy wnieść sprawę do sądu pracy. Zaświadczenie o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego zawierać będzie unikalny numer sprawy, który wnioskodawca musi przedstawić w sądzie pracy. W przypadku zgubienia zaświadczenia o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego możliwe jest wystawienie przez nasze biuro odpisu dokumentu. Kopia zaświadczenia o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego zostanie także wysłana do pracodawcy wnioskodawcy, jeżeli był on zaangażowany w spór. Jeśli strony sporu będą chciały kontynuować rozmowy po zakończeniu postępowania, na ich życzenie biuro Acas może nadal być zaangażowane w te rozmowy. Jeżeli sprawa zostanie wniesiona do sądu pracy, nasz rozjemca ponownie spróbuje pomóc stronom wypracować porozumienie przed rozpoczęciem przesłuchań w sądzie. Czy postępowanie pojednawcze wpływa na termin wniesienia sprawy do sądu pracy? W celu zapewnienia wystarczającej ilości czasu na przeprowadzenie postępowania pojednawczego zmienione zostały terminy, w jakich pracownik może wnieść sprawę do sądu pracy. Termin taki nazywamy terminem przedawnienia. Zazwyczaj termin przedawnienia dla spraw wnoszonych do sądu pracy wynosi trzy lub sześć miesięcy, w 11

12 12 ależności od rodzaju sprawy. Przykładowo, osoba zwolniona z pracy ma trzy miesiące kalendarzowe, począwszy od daty zwolnienia, na wniesienie sprawy z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy. Kiedy w spór zostaje zaangażowane biuro Acas, odliczanie tego okresu zostaje zatrzymane na okres do miesiąca kalendarzowego, a w razie potrzeby na dodatkowe 14 dni. Czas przed upływem terminu przedawnienia będzie naliczany ponownie od momentu otrzymania przez wnioskodawcę zaświadczenia o zakończeniu przedsądowego postępowania pojednawczego. Po zakończeniu procedury postępowania pojednawczego wnioskodawca będzie miał przynajmniej miesiąc na ewentualne wniesienie sprawy. Warto jednak pamiętać, że jeżeli w momencie występowania o postępowanie pojednawcze już upłynął termin przedawnienia dla danej sprawy, po zakończeniu postępowania pojednawczego termin ten nadal będzie przekroczony. Obowiązek upewnienia się, że sprawa trafia do sądu pracy na czas, spoczywa na wnioskodawcy. Decyzja o ewentualnym odrzuceniu sprawy ze względu na upłynięcie terminu należy do sądu pracy, nie do rozjemcy. Gdzie można uzyskać dodatkowe informacje i porady? Jeżeli pozostają Państwo w kontakcie z rozjemcą biura Acas, pomoże on znaleźć Państwu źródła informacji i porad adekwatne do Państwa problemu. W przeciwnym przypadku możliwe jest skorzystanie z następujących źródeł informacji: Infolinia biura Acas, pod numerem , udziela informacji na temat praw pracowniczych, nie może jednak udzielić pomocy w przygotowywaniu się do wniesienia sprawy do sądu pracy.

13 Infolinia ds. płacy i praw pracowniczych udziela bezpłatnych informacji na temat płacy minimalnej, płacy minimalnej w rolnictwie, agencji pośrednictwa pracy, limitów czasu pracy oraz pośredników pracy typu gangmaster. Numer telefonu to , numer telefonu tekstowego to , natomiast adres strony internetowej to Organizacja Equality Direct (numer telefonu ) udziela pracownikom (aktualnie tylko w Anglii) bezpłatnych porad i udostępnia informacje na temat aktów prawnych i dobrych praktyk dotyczących równości w miejscu pracy. Biuro Porad i Wsparcia Równości (The Equality Advice and Support Service EASS) udziela bezpłatnych informacji dotyczących płacy i dyskryminacji w miejscu pracy. Numer telefonu Numer telefonu tekstowego adviceline@equalityadvisoryservice.com Związki zawodowe i stowarzyszenia pracodawców udzielają porad i wsparcia swoim członkom. Biura porad obywatelskich (Citizens Advice Bureaux), radcy prawni, centra porad prawnych (Law Centres) oraz wyspecjalizowani konsultanci świadczą usługi doradcze i w zakresie przedstawicielstwa we wszystkich sprawach związanych z prawami pracowniczymi i ewentualnymi skargami. Pracownicy publicznej infolinii sądów pracy (The Employment Tribunals Public Enquiry Line), działającej pod numerem telefonu i numerem telefonu tekstowego , udzielają informacji na temat funkcjonowania sądów pracy. Nie udzielają jednak porad prawnych. Adres strony internetowej to www. employmenttribunals.gov.uk 13

14 Ustawa o ochronie danych osobowych z 1998 r. Jeżeli są Państwo stroną toczącego się przedsądowego postępowania pojednawczego, biuro Acas umieści niektóre z uzyskanych od Państwa informacji w swojej komputerowej bazie danych. Pozwoli nam to na śledzenie postępów w sprawie i prowadzenie w pełni anonimowych statystyk. Informacje te mogą zostać przekazane Ministerstwu Działalności Gospodarczej, Innowacji i Umiejętności (Department for Business, Innovation and Skills BIS), które prowadzi badania dotyczące efektywności biura Acas.... i wreszcie Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wysoki standard usług. Jeżeli jednak nie są Państwo zadowoleni ze sposobu, w jaki zajęliśmy się Państwa sprawą, mogą Państwo wnieść skargę, wysyłając ją pod następujący adres: Skargi Delivery Directorate Acas National Euston Tower 286 Euston Road London NW1 3DP complaints@acas.org.uk 14

15 Informacje zawarte w niniejszej broszurze są aktualne na dzień ostatniego dodruku zobacz datę poniżej. Najbardziej aktualne informacje można znaleźć na naszej stronie internetowej pod adresem Informacje prawne mają charakter informacyjny i nie powinny być traktowane jako pełne zestawienie przepisów prawnych, jako że takie zestawienie można przedstawić tylko odnosząc się do konkretnej sprawy i okoliczności. W razie wątpliwości warto zasięgnąć porady prawnej. Biuro Acas ma na celu poprawę organizacji i stosunków w miejscu pracy poprzez poprawę relacji między pracodawcami a pracownikami. Zapewniamy dostęp do aktualnych informacji, niezależne doradztwo, szkolenia o wysokim poziomie merytorycznym oraz współpracujemy z pracodawcami i pracownikami w celu rozwiązywania problemów i poprawy efektywności pracy. Jesteśmy niezależną organizacją finansowaną ze środków publicznych. Wiele ze świadczonych przez nas usług jest bezpłatnych. Marzec

16 Biura Acas: Biuro krajowe Londyn East Midlands Nottingham Anglia wschodnia Bury St Edmunds, Suffolk Szkocja Glasgow South East Fleet, Hampshire South West Bristol Londyn North East Newcastle upon Tyne North West Manchester North West Liverpool Walia Cardiff West Midlands Birmingham Yorkshire i Humber Leeds Infolinia Telefon tekstowy biura Acas Wszystkie publikacje Acas są dostępne na stronie internetowej Dział obsługi klienta biura Acas udziela informacji na temat dostępnych szkoleń i usług świadczonych przez nas w pobliżu Państwa miejsca zamieszkania Pytania dotyczące równości w miejscu pracy