Kilometrówki24.pl to system służący do ewidencjonowania przejazdów pojazdów wykorzystywanych w przedsiębiorstwach.

Transkrypt

1 Czym są Kilometrówki24.pl? Kilometrówki24.pl to system służący do ewidencjonowania przejazdów pojazdów wykorzystywanych w przedsiębiorstwach. Kilometrówki24.pl obsługują różne typy rozliczania przejazdów tych pojazdów: ewidencja przebiegu pojazdów wykorzystywanych wyłączenie do użytku służbowego, zapewniająca spełnienie wymogów związanych z odliczaniem 100% VAT od wszystkich kosztów pojazdu ewidencja przebiegu pojazdów prywatnych wykorzystywanych w działalności służbowej, wraz z rozliczaniem poniesionych kosztów Dla kogo skierowany jest ten system? Kilometrówki24.pl skierowany jest dla: firm i przedsiębiorców prowadzących własną działalność gospodarczą i wykorzystujących w tej działalności pojazdy, co wiąże się z koniecznością żmudnego prowadzenia ewidencji przebiegu tych pojazdów biur rachunkowych i księgowych Dlaczego akurat Kilometrówki24.pl? oferuje zaawansowane mechanizmy edycji można łatwo i prosto rozliczać często pokonywane trasy system wspomaga użytkownika mapą można automatycznie wyliczać długości przebytych tras zapewnia spełnienie wymogów związanych z odliczanie 100% VAT od wszystkich kosztów pojazdu (od 1 kwietnia 2014 roku) jest prosta, intuicyjna i obsługiwana z poziomu przeglądarki internetowej. str. 1

2 Rozpoczęcie pracy w systemie Praca w systemie odbywa się z poziomu przeglądarki internetowej aby rozpocząć ewidencjonowanie przejazdów pojazdów firmowych w serwisie Kilometrówki24.pl wystarczy w pasku adresu przeglądarki internetowej wpisać adres: A następnie przejść do ekranu logowania lub rejestrowania się - jeżeli nie posiadamy jeszcze w systemie konta. Logowanie do systemu Jeżeli posiadamy aktywne konto w systemie Kilometrówki24.pl wystarczy w polu Adres i Hasło podać właściwe dane i nacisnąć przycisk Zaloguj. Jeżeli nie posiadamy konta w systemie Kilometrówki24.pl, należy przy pomocy przycisku Nowy użytkownik zarejestrować się w systemie. Rejestrowanie nowego użytkownika Po naciśnięciu przycisku Nowy użytkownik na ekranie logowania Kilometrówki24.pl, system zaprezentuje ekran służący do rejestrowania nowego użytkownika. Aby zarejestrować nowego użytkownika w systemie, na ekranie tym należy: podać wszystkie dane oznaczone gwiazdką jako wymagane str. 2

3 przepisać tekst z obrazka do pola tekstowego zaznajomić się z treścią regulaminu i zaakceptować regulamin wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych nacisnąć przycisk Załóż konto. Jeżeli posiadamy już konto firmy w systemie Kilometrówki24.pl i chcemy aby kolejny pracownik miał do niego dostęp, należy zalogować się do systemu i z poziomu zarządzania osobami dodać kolejnego pracownika. str. 3

4 Dodanie pierwszego pojazdu Po utworzeniu nowego użytkownika i powiązanej z nim firmy oraz zalogowaniu się do systemu, należy dodać pierwszy pojazd. W tym celu należy wejść do modułu zarządzania pojazdami i osobami, w nim wybrać zakładkę Pojazdy i osoby. Następnie po naciśnięciu przycisku Dodaj nowy pojazd, wprowadzić wszystkie dane pojazdu oraz zatwierdzić operację klawiszem Zapisz. Na etapie dodawania pojazdu do systemu konieczne jest określenie typu ewidencji przebiegu jaka będzie dla tego pojazdu prowadzona. Do wyboru mamy: PSWUS pojazd służbowy wyłącznie do użytku służbowego odliczanie 100% VAT PP pojazd prywatny wykorzystywany służbowo str. 4

5 Po zatwierdzeniu danych przyciskiem Zapisz, lista pojazdów w firmie zaprezentuje dodany pojazd. Dodawanie kolejnych pojazdów Aby dodać kolejne pojazdy do systemu, wystarczy wykonać analogiczne kroki co w przypadku dodawania pierwszego pojazdu. Zarządzanie danymi pojazdów Aby zarządzać danymi pojazdów: edycja, usuwanie pojazdów, kopiowanie pojazdów tworzenie nowych pojazdów na podstawie danych o pojazdach już wpisanych do systemu, wystarczy z menu Operacje dostępnego dla pojazdów wybrać odpowiednią opcję. str. 5

6 Moja pierwsza ewidencja Po dodaniu pojazdu do ewidencji, można przejść do utworzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu. W tym celu należy przejść do ekranu edycji ewidencji dla pojazdu. Wpierw przechodzimy do ekranu głównego systemu Listy pojazdów. A następnie na ekranie pojazdów naciskamy na nasz pojazd i przechodzimy do ewidencji przebiegu pojazdu. Ekran służący do edycji przebiegu pojazdów będzie różny dla różnych typów ewidencji: PSWUS pojazd służbowy wyłącznie do użytku służbowego odliczanie 100% VAT PP pojazd prywatny wykorzystywany służbowo str. 6

7 O czym warto wiedzieć przy wprowadzaniu prostych wpisów do ewidencji System gromadzi raz wprowadzone dane tak aby możliwe było ich ponowne użycie w kolejnych przejazdach: o wartości wpisywane w pozycjach Skąd i Dokąd o raz wprowadzone odległości pomiędzy tymi pozycjami są wykorzystywane w kolejnych wpisach o wartości wpisywane w polu Cel o wartości wpisane w polu Kierowca Jeżeli wpisujemy nową trasę, istnieje możliwość automatycznego wyliczenia jej długości z mapy System posiada także oddzielny moduł służący do zarządzania pozycjami podpowiadanym w polach Skąd i Dokąd, z poziomu którego możliwe jest: o dodawanie miejsc o edycja miejsc o usuwanie miejsc Ewidencja PSWUS (pojazdy tylko do użytku służbowego) Dodawanie prostych wpisów o przejazdach do ewidencji PSWUS Aby dodać pierwszy wpis przejeździe do ewidencji, wystarczy uzupełnić pola: Skąd Dokąd Cel podróży Tam i powrót jeżeli przejazd odbywał się z tam i z powrotem Ilość kilometrów ilość przejechanych kilometrów Następnie nacisnąć przycisk Zapisz. str. 7

8 Aby dodać kolejny przejazd do ewidencji, wystarczy uzupełnić brakujące pola i użyć przycisku Zapisz. O czym warto wiedzieć przy dodawaniu prostych wpisów do ewidencji PSWUS Pole Dokąd poprzedniego wpisu, automatycznie ustawiane jest w pozycji Skąd wpisu kolejnego (wymóg konieczny do spełnienia, aby możliwe było odliczanie 100% VAT od kosztów pojazdu) Oprócz standardowego dla zestawu danych dla każdego przejazdu pojazdu, w przypadku tej ewidencji system gromadzi także informację o kierującym pojazdem i stanie licznika pojazdu po przejeździe Ewidencja PP (pojazdy prywatne do użytku służbowego) Dodawania prostych wpisów o przejazdach do ewidencji PP Aby dodać pierwszy wpis o przejeździe do ewidencji, wystarczy uzupełnić pola: Skąd Dokąd Cel podróży Tam i powrót jeżeli przejazd odbywał się tam i z powrotem Ilość kilometrów ilość przejechanych kilometrów Następnie nacisnąć przycisk Zapisz. Aby dodać kolejny przejazd do ewidencji, wystarczy uzupełnić brakujące pola i użyć przycisku Zapisz. str. 8

9 O czym warto wiedzieć przy dodawaniu prostych wpisów do ewidencji PP Ewidencja przejazdów PP jest mniej restrykcyjna w stosunku do ewidencji PSWUS (pole Skąd wpisu nie musi być równe polu Dokąd kolejnego wpisu, nie jest weryfikowany stan licznika pojazdu w stosunku do stanu licznika wyliczonego na podstawie wprowadzonej ewidencji) Oprócz standardowego dla zestawu danych dla każdego przejazdu pojazdu, w przypadku tej ewidencji, system gromadzi także informację o kosztach przejazdu według ustalonej stawki za każdy przejechany kilometr. Dodawanie kosztów dla pojazdu w ewidencji PP Rozliczanie przejazdów pojazdu prywatnego w celach służbowych, to nie tylko przejechane trasy, ale także koszty związane z utrzymaniem tego pojazdu. Aby zarządzać kosztami w ewidencji PP, należy z poziomu edycji przejazdów pojazdu przejść do ekranu zarządzania kosztami. str. 9

10 Sposób w jaki działa ekran zarządzania kosztami dla pojazdów jest bardzo podobny do omawianego wcześniej ekranu zarządzania przejazdami pojazdu. str. 10

11 Aby dodać koszt dla pojazdu, należy uzupełnić pola: Data Numer rachunku Rodzaj poniesionego wydatku Wartość Wartość netto jeżeli nie zostanie podana, system wyliczy ją automatycznie Paliwo oznaczenie czy poniesiony koszt był paliwem Ilość pole dostępne tylko dla kosztów rodzaju Paliwo Uzupełnianie pól Wartość netto, Paliwo oraz Ilość z punktu widzenia rozliczania kosztów pojazdów prywatnych użytkowanych służbowo nie ma znaczenia, warto jednak te pozycje uzupełniać, jako że w następnych wersjach systemu Kilometrówki24.pl dostępne będą kolejne funkcjonalności wykorzystujące te właśnie dane. Miesięczne rozliczanie kosztów pojazdu w ewidencji PP Aby rozliczać koszty pojazdu, należy z poziomu edycji przejazdów pojazdu przejść do ekranu miesięcznego rozliczania kosztów. Ekran rozliczania kosztów, prezentuje zestawienie kosztów w rozbiciu na miesiące. str. 11

12 Po wprowadzeniu wszystkich przejazdów i kosztów w danym miesiącu, możliwe jest rozliczenie miesiąca i wydrukowanie dowodu wewnętrznego kosztów dla pojazdu. Obie opcje dostępne są w menu Operacje tego ekranu. Typowe trasy System udostępnia także funkcjonalność typowych tras, dzięki której możliwe jest dodawanie większej ilości wpisów przy pomocy jednej prostej operacji. Funkcja przydatna jest zwłaszcza w przypadkach gdy pojazdy cyklicznie pokonują te same trasy. Aby korzystać z funkcjonalności, należy najpierw utworzyć typową trasę. Najprościej można to zrobić zaznaczając na liście kilka kolejnych przejazdów. Trzeba jednak pamiętać o tym, iż przejazdy te powinny spełniać określone warunki, aby możliwe było utworzenie typowej trasy na ich podstawie: muszą pochodzić z tego samego dnia muszą być przejazdem zamkniętym, co znaczy że Skąd najstarszego zaznaczonego przejazdu musi być takie samo jak Dokąd najmłodszego przejazdu muszą być przejazdami tego samego kierowcy str. 12

13 Aby dodać typową trasę do ewidencji przejazdów, wystarczy użyć funkcji Dodaj trasę. System posiada także oddzielny moduł służący do zarządzania typowymi trasami, z poziomu którego możliwe jest: dodawanie typowych tras edycja typowych tras usuwanie typowych tras. Aby zarządzać typowymi trasami, należy z ekranu głównego przejść do modułu zarządzania miejscami i trasami, używając przycisku Miejsca i trasy. Złączanie przejazdów Funkcja złączania przejazdów umożliwia tworzenie jednego przejazdu z kilku zaznaczonych na liście. Aby złączyć kilka przejazdów w jeden, należy zaznaczyć na liście wszystkie wyjazdy które mają być złączone, a następnie użyć przycisku Złącz zaznaczone. str. 13

14 Status ewidencji System na bieżąco weryfikuje status prowadzonej ewidencji. Na ekranie głównym, jak i na ekranie zarządzania wpisami ewidencji, prezentowany jest status bieżącej ewidencji w stosunku do przebiegu pojazdu. Istnieją dwa rodzaje statusów ewidencji, odpowiednio dla rodzajów ewidencji PSWUS i PP. Status ewidencji PSWUS Zgodnie z wymaganiami stawianymi w stosunku do ewidencji PSWUS, status tej ewidencji prezentuje dwie wartości: Przebieg pojazdu według wskazań licznika przejechanych kilometrów znajdującego się w pojeździe Przebieg pojazdu wynikający z wprowadzonych w ewidencji przejazdów Ewidencja ma status kompletnej (kolor zielony) jeżeli obie wymienione powyżej wartości są równe. Musimy pamiętać o tym, że konieczna jest również cykliczna weryfikacja przebiegu pojazdu. Możliwe jest to po naciśnięciu funkcji Zmień, dostępnej z ekranu głównego jak i z poziomu zarządzania wpisami ewidencji. str. 14

15 Status ewidencji PP Zgodnie z wymaganiami stawianymi w stosunku do ewidencji PP, status tej ewidencji prezentuje dwie wartości: Wartość wprowadzonych do ewidencji przejazdów według obowiązującej stawki za każdy przejechany kilometr Wartość wprowadzonych do systemu kosztów eksploatacji pojazdu Raport z ewidencji przebiegu System udostępnia możliwość eksportu raportu z przebiegu pojazdu do pliku w formacie obsługiwanym przez Microsoft Excel. Aby wygenerować raport ewidencji pojazdu, należy z poziomu ekranu głównego przejść do modułu generowania raportu, używając przycisku Ewidencja przebiegu. Następnie należy wybierać pojazd dla którego ewidencja ma zostać wygenerowana, zakres czasowy generowania ewidencji oraz po użyciu przycisku Generuj, wybrać sposób dalszego przetwarzania pliku. str. 15

16 Zarządzanie użytkownikami System umożliwia tworzenie dodatkowych użytkowników którzy mogą logować się do systemu w kontekście istniejącej firmy i uzupełniać dane dotyczące przebiegu pojazdów w zależności od nadanych im uprawnień. Aby dodać użytkownika należy wejść do modułu zarządzania pojazdami i osobami, w nim wybrać zakładkę Osoby. Następnie przy pomocy przycisku Dodaj nową osobę, wprowadzić adres użytkownika i po zatwierdzeniu adresu podać pozostałe dane użytkownika. Po użyciu przycisku Zapisz, użytkownik zostanie dodany do systemu oraz otrzyma wiadomość powitalną w systemie. str. 16

17 Zarządzanie wieloma firmami System umożliwia rejestrowanie i obsługę wielu firm przez pojedynczego zarejestrowanego użytkownika. Aby utworzyć nową firmę, należy przejść do ekranu Firmy. Z poziomu ekranu Firmy, należy następnie użyć przycisku Dodaj nowa firmę i dalej postępować zgodnie ze wskazówkami systemu. str. 17