II. Przedmiot zamówienia 1. Rodzaj zamówienia: usługa

Transkrypt

1 PL MG. Strzelin, dn r. Zapytanie ofertowe I. Dane Zamawiającego 1. Zamawiający: Powiat Strzelioski, ul. Kamienna 10, Strzelin 2. Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na organizację pikniku biegowego w dniu r. pod nazwą BIEG PO ZDROWIE na terenie miasta Strzelin. 3. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Edukacja, Promocja i profilaktyka skuteczne działania w walce z chorobami sercowo naczyniowymi na terenie Powiatu Strzelioskiego realizowanego w ramach Programu PL13 Ograniczenie społecznych nierówności w zdrowiu. II. Przedmiot zamówienia 1. Rodzaj zamówienia: usługa Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest organizacja pikniku biegowego w dniu r. pod nazwą BIEG PO ZDROWIE na terenie miasta Strzelin, w ramach którego odbędzie się bieg główny dla dorosłych, 2 biegi malucha dla dzieci w 2 kategoriach wiekowych oraz zostaną zapewnione animacje dla dzieci. PROGRAM IMPREZY: dystrybucja pakietów startowych dla uczestników biegu dla dorosłych, poprowadzenie wspólnej rozgrzewki dla uczestników biegu, 13:00-14:30 - bieg główny dla dorosłych na 4000 m, organizacja zapisów na biegi dziecięce, biegi dzieci w 2 kategoriach: 0 7 lat (150 m) max. 50 osób, 8 12 lat (400m) max. 50 osób, wręczenie nagród dla zwycięzców: BIEG PO ZDROWIE dla dorosłych - 3 pierwsze miejsca w kategorii kobiet i 3 pierwsze miejsca w kategorii mężczyzn, miejsce 50, miejsce 100, miejsce 150, miejsce 200; BIEG PO ZDROWIE dla dzieci 3 pierwsze miejsca w dwóch kategoriach dziecięcych. Nagrody rzeczowe zapewnia Zamawiający zapewnienie bezpłatnych animacji dla dzieci. Zmawiający zastrzega sobie możliwośd niewielkich modyfikacji programu imprezy i przesunięd czasowych do 2h. I. BIEG PO ZDROWIE - Organizacja imprezy biegowej dla dorosłych 1. Organizacja biegu o długości 4000m na terenie miasta Strzelin na nawierzchni asfaltowej oraz brukowej w dniu r. W biegu mogą uczestniczyd tylko osoby pełnoletnie, które w dniu startu ukooczyły 18 rok życia. 2. Trasa biegu o dystansie 4 km w Strzelinie została wyznaczona przez Zamawiającego zgodnie ze opisem poniżej: START: Rynek ul. Jana Pawła II - ul. S. Staszica - ul. B. Prusa - ul. M. Konopnickiej - ul. Brzegowa POWRÓT: ul. Brzegowa; ul. Staszica; ul. Jana Pawła II; Rynek

2 Na ul. Brzegowej należy przewidzied rozdzielenie ulicy w 2 kierunkach biegu, ponieważ biegacze będą wracali tą samą ulicą. Wizualizacja trasy dostępna jest w siedzibie Zamawiającego. 3. Przygotowanie i opracowanie niezbędnej dokumentacji w tym: Regulaminu uczestnictwa w biegu na dystansie 4 km dla uczestników powyżej 18 roku życia. Oświadczeo dla uczestników biegu o warunkach uczestnictwa w biegu. Przygotowanie planu imprezy wraz z harmonogramem jej realizacji przygotowane w uzgodnieniu z Zamawiającym. 4. Przeprowadzenie rekrutacji i rejestracji uczestników biegu (zapisy internetowe, organizacja biura zawodów w dniu imprezy, wydawanie numerów i pakietów startowych). Rekrutacja musi się odbywad w taki sposób by została zapewniona frekwencja na poziomie 200 osób (rekrutacja + udział w biegu). Rejestracja uczestników musi umożliwiad uzyskanie min. następujących danych: imię, nazwisko, data urodzenia, adres, telefon, adres , rozmiar koszulki. 5. Przeprowadzenie efektywnej rekrutacji poprzez umieszczenie informacji o biegu w przynajmniej 4 ogólnie dostępnych portalach internetowych dla biegaczy, na których promowane są imprezy w całym kraju. 6. Organizacja Biura Zawodów w dniu imprezy do obsługi biegów: wydawanie pakietów startowych; podpisywanie niezbędnych oświadczeo przez uczestników w celu umożliwienia im startu; organizacja zapisów na biegi dla dzieci; udzielanie informacji o organizowanej imprezie. 7. Zapewnienie pakietów startowych w ilości 200 szt. Zawartośd pakietu startowego: Koszulka bawełniana w kolorze białym w rozmiarze określonym przez uczestnika biegu z nadrukiem (2 pola nadruku - tył i przód; min. 3 kolory). Określenie rozmiaru koszulek musi nastąpid na etapie rekrutacji. Projekt nadruku przygotuje Wykonawca, w uzgodnieniu z Zamawiającym. Torba bawełniana z długimi uszami (ekologiczna) z nadrukiem w jednym kolorze. Projekt nadruku zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Bidon o pojemności 650 ml z zakrytym ustnikiem z nadrukiem w jednym kolorze. Projekt nadruku zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Numer startowy dedykowany w formie naklejki lub etykiety z możliwością przyczepienia do koszulki. Projekt numeru startowego zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Numery startowe będą stanowiły własnośd uczestnika biegu. Mapa biegu: projekt mapy i jej wydruk zapewni wykonawca. 8. Zapewnienie dostępu do wody pitnej dla zawodników (1 l na osobę dorosłą - 2 butelki po 0,5l łącznie 400 butelek). 9. Zapewnienie wysokoenergetycznej przekąski (baton energetyczny 55 g + - 5g). 10. Zapewnienie elektronicznego pomiaru czasu oraz tablicy informacyjnej wyświetlającej rezultaty biegu (wraz z ich obsługą). 11. Wywieszenie list z wynikami uczestników biegu oraz przekazanie wyników biegu dla dorosłych w formie elektronicznej Zamawiającemu po zakooczeniu imprezy. Wyniki powinny wydrukowane w minimum trzech różnych zestawieniach: klasyfikacja - kobiety, klasyfikacja mężczyźni, klasyfikacja wszyscy uczestnicy biegu. 12. Zapewnienie oznakowania biegu: Start/Meta, które będą się znajdowały w tym samym miejscu (ul. Jana Pawła II w Strzelinie), przygotowanie i oznaczenie trasy, w tym rozciągniecie taśm przy ul. Jana Pawła II oraz rozdzielenie trasy na ul Brzegowej na 2 kierunki trasy, oznaczenie trasy poprzez zastosowanie taśmy w miejscach newralgicznych (pętle, skrzyżowania) ułatwiające biegaczom rozpoznanie trasy.

3 13. Zapewnienie obsługi medycznej w trakcie trwania imprezy biegowej, w tym lokalizacja punktu medycznego około 2 km od startu w miejscu uzgodnionym w Zamawiającym. 14. Zapewnienie prowadzenia imprezy przez profesjonalnego konferansjera. 15. Zapewnienie medali, dyplomów oraz pucharów dla 3 pierwszych miejsc w każdej kategorii z podziałem na płed, Kobiety (3 pierwsze miejsca) medal + puchar dla każdego miejsca z grawerem dedykowanym dla realizowanej imprezy, Mężczyźni (3 pierwsze miejsca) medal + puchar dla każdego miejsca z grawerem dedykowanym dla realizowanej imprezy. Nagrody rzeczowe zapewnia Zamawiający. 16. Zapewnienie medali odlewanych dedykowanych dla wszystkich uczestników biegu 200 szt. Projekt medali zostanie uzgodnieniowy z Zamawiającym. Za przygotowanie projektu i wykonania medali odpowiedzialny jest Wykonawca. 17. Zapewnienie podium w celu wręczenia nagród. 18. Zapewnienia uporządkowania terenu imprezy po zakooczeniu biegu na całej długości trasy. 19. Przekazanie dokumentacji ( lista uczestników. oświadczenia, harmonogram, regulamin uczestnictwa, wyniki biegu) Zamawiającemu w ciągu pięciu dni roboczych od zakooczenia imprezy. II. BIEG PO ZDROWIE - Organizacja imprezy biegowej dla dzieci 1. Organizacja biegów towarzyszących dla dzieci w dwóch grupach wiekowych: 0-7 lat na dystansie 150 m (ul. Jana Pawła II), 8-12 lat na dystansie 400 m (ul. Staszica - ul. Michała Archanioła ul. Jana Pawła II). 2. Przygotowanie i opracowanie niezbędnej dokumentacji w tym: Regulaminu uczestnictwa w biegach dla dzieci. Oświadczeo dla rodziców dzieci biorących udział w biegu dla dzieci. Przygotowanie planu imprezy wraz z harmonogramem jej realizacji w uzgodnieniu z Zamawiającym. 3. Organizacja BIEGU PO ZDROWIE dla dzieci w 2 kategoriach: 0 7 lat (150 m) max. 50 osób, 8 12 lat (400 m) max. 50 osób. 4. Organizacja zapisów na bieg w biurze zawodów w dniu r. w godzinach wraz z ogłoszeniem i promocją tego wydarzenia w trakcie trwania imprezy. 5. Zapewnienie prowadzenia imprezy przez profesjonalnego konferansjera. 6. Zapewnienie 100 szt. medali odlewanych dedykowanych dla wszystkich dzieci uczestniczących w biegach w 2 kategoriach, 3 pucharów dla 3 pierwszych miejsc dla każdej kategorii wiekowej (łącznie 6 pucharów). Za przygotowanie projektu i wykonanie medali dedykowanych odpowiedzialny jest Wykonawca. Projekt zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 7. Zapewnienie nagród dla 100 uczestników biegu wręczanych po ukooczeniu biegu (worek na buty z nadrukiem jednokolorowym, bidon min. 250 ml z nadrukiem jednokolorowym; projekty nadruków zostaną uzgodnione z Zamawiającym). 8. Zapewnienie dostępu do wody pitnej dla dzieci uczestniczących w biegu (0,5l - jedna butelka 0,5l na dziecko łącznie 100 butelek). 9. Zapewnienie podium w celu wręczenia nagród. 10. Zapewnienia uporządkowania terenu imprezy po zakooczeniu biegu na całej długości trasy. 11. Przekazanie dokumentacji (lista uczestników, oświadczenia, harmonogram, regulamin uczestnictwa) Zamawiającemu w ciągu pięciu dni roboczych od zakooczenia imprezy.

4 III. BIEG PO ZDROWIE - Animacje dla dzieci 1. Organizacja parku rozrywki dla dzieci w godzinach w tym: Zapewnienie min. 2 dmuchaoców (1 dla najmłodszych dzieci np. zabawa w kulkach oraz 1 dla starszych dzieci np. zjeżdżalnia). Przy każdej zabawce należy zapewnid opiekę animatora czuwającego nad bezpieczną zabawą dzieci. Zapewnienie kącika z animacjami dla dzieci w ramach którego animatorzy poprowadzą gry i zabawy dla dzieci w godzinach Wykonawca zapewni min. 15 miejsc siedzących przy stolikach dla dzieci w celu przeprowadzenia warsztatów i animacji. Zapewnienie min. 2 osób prowadzących zabawy dla dzieci. Propozycje zabaw: gry sprawnościowe, warsztaty plastyczne, warsztaty i pokazy sportowe, zabawy w chustą Klanza, malowanie twarzy, modelowanie balonów. Wszelkie materiały niezbędne do przeprowadzanie warsztatów i animacji zapewni Wykonawca. Przeprowadzenie konkursu plastycznego Biegiem po zdrowie. Materiały plastyczne zapewni Wykonawca. Nagrody w konkursie zapewni Zamawiający. III. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Termin i miejsce imprezy: Strzelin, 18 czerwca 2016 r. IV. Sposób przygotowania oferty 1. Ofertę należy sporządzid w języku polskim w formie pisemnej. 2. Adres do korespondencji w sprawie postępowania: Starostwo Powiatowe w Strzelinie, ul. Kamienna 10; Strzelin. 3. Ofertę należy składad na formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania w formie papierowej na adres: Starostwo Powiatowe w Strzelinie, ul. Kamienna 10; Strzelin, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres przetargi@powiatstrzelinski.pl lub faksem na numer V. Sposób kontaktowania się z Zamawiającym: Osoby wyznaczone do kontaktu: Monika Głąb, przetargi@powiatstrzelinski.pl, tel. numer w sprawach proceduralnych, Agnieszka Rogalioska tel fundusze@powiatstrzelinski.pl, Katarzyna Kulesza katarzyna.kulesza@powiatstrzelinski.pl, tel w sprawach merytorycznych. VI. Warunki, które należy spełnid składając ofertę oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Oferty na niniejsze zapytanie ofertowe mogą składad Oferenci, spełniający jednocześnie następujące warunki w zakresie: posiadają niezbędne doświadczenie i wiedzę oraz warunki techniczne to wykonanie zamówienia. Od oferentów wymaga się aby udokumentowali (protokoły odbioru, referencja, etc., z których wynika należyte wykonanie usługi), że w okresie ostatnich trzech lat (licząc od terminu na złożenie ofert) zorganizowali min. dwie imprezy biegowe dla min.200 osób każda. VII. Sposób obliczania ceny Cena ofertowa musi zawierad wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia w tym podatek VAT w ustawowej wysokości.

5 VIII. Kryterium wyboru oferty 100% cena Sposób wyliczenia punktacji: Nr kryterium Wzór: Liczba punktów = C C (Liczba punktów) = (Cmin/Cof)*100%- gdzie: - Cmin najniższa cena spośród wszystkich ofert - Cof cena podana w ofercie 1. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą ilością uzyskanych punktów. 2. W przypadku złożenia ofert z taką samą najwyższą liczbą punktów, Wykonawcy, którzy złożyli tożsame oferty zostaną wezwani do złożenia ofert dodatkowych, które nie mogą byd gorsze niż oferty już złożone. 3. Po zakooczonym postępowaniu zamawiający poinformuje o wyniku postępowania każdego wykonawcę, który złożył ofertę. 4. Zamawiający podpisze umowę z wybranym wykonawcą. 5. Zamawiający może odstąpid od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyd na sfinansowanie zamówienia. 6. W sytuacji złożenia wszystkich ofert na kwotę przewyższającą kwotę zakontraktowaną w budżecie projektu, zamawiający może podjąd negocjacje z Wykonawcą, który złożył najlepszą ofertę lub powtórzyd postępowanie. 7. Sposób rozliczenia z Zamawiającym Forma rozliczenia przelew na podstawie faktury/rachunku po wykonaniu umowy w terminie do 14 dni po przedłożeniu rachunku. IX. Termin składania ofert: Odpowiedź na w/w zapytanie należy składad na Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania uwzględniając warunki opisane powyżej w terminie od dnia r. do dnia r. do godz osobiście, pocztą tradycyjną, na adres: Powiat Strzelioski, ul. Kamienna 10, Strzelin. Na kopercie należy dodad zapis Oferta BIEG PO ZDROWIE, drogą mail-ową na adres przetargi@powiatstrzelinski.pl lub faksem na numer X. SPOSÓB ROZSTRZYGNIĘCIA Informacja o wyłonionym wykonawcy zostanie przekazana wszystkim oferentom - w terminie nie późniejszym niż 3 dni od daty wyłonienia wykonawcy. Załączniki: 1. Formularz ofertowy. Przewodniczący Zarządu Członek Zarządu /-/ Marek Warcholioski /-/ Aleksander Ziółkowski

6 Załącznik nr 1 Dotyczy: organizacji pikniku biegowego w dniu r. pod nazwą BIEG PO ZDROWIE na terenie miasta Strzelin w ramach projektu Edukacja, Promocja i profilaktyka skuteczne działania w walce z chorobami sercowo naczyniowymi na terenie Powiatu Strzelioskiego realizowanego w ramach Programu PL13 Ograniczenie społecznych nierówności w zdrowiu.. Imię i Nazwisko Oferenta / Nazwa oferenta. Miejscowośd, data Nazwa oferenta / Imię Nazwisko NIP (jeśli dotyczy) REGON (jeśli dotyczy) TELEFON FAX (jeśli dotyczy) ADRES Cena brutto za wykonanie całego zamówienia..zł brutto (słownie:. ) Jednocześnie oświadczam, iż akceptuję pozostałe zapisy zapytania ofertowego i zobowiązuje się do wykonania zamówienia zgodnie z pozostałymi zapisami zapytania ofertowego. Podpis