MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAśANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH ul. Jagiellońska Warszawa. Uczestnicy postępowania o udzielnie zamówienia publicznego

Transkrypt

1 MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAśANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH ul. Jagiellońska Warszawa Warszawa, dnia r. WOA/ZP/U /07 Uczestnicy postępowania o udzielnie zamówienia publicznego Dotyczy: Zaprojektowanie, wykonanie i wdroŝenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego SEZAM dla Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie. W związku z wniesionym zapytaniem do treści SIWZ obowiązującej w przedmiotowym postępowaniu, na podstawie art. 38 ust. 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655), Zamawiający udziela odpowiedzi: Pytanie 1: Jaki system obiegu dokumentów jest wykorzystywany w WUP? Odpowiedź: Funkcjonujący obecnie w WUP system obsługi obiegu dokumentów to: System edok, wersja 1.2, firmy Sygnity SA. Pytanie 2: Jakie systemy księgowe są wykorzystywane w WUP i MJWPU? Odpowiedź: Funkcjonujące obecnie systemy finansowo-księgowe to odpowiednio: w MJWPU zintegrowany system zarządzania Papirus SQL moduł finansowo-księgowy w wersji firmy SoftHard SA. w WUP system Qwant księgowość, wersja firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Pytanie 3: Prośba o komentarz do wymagania W-2. Co jest rozumiane przez pojęcie formularz i jakie elementy formularza powinny podlegać edycji? Czy to narzędzie ma być integralnym elementem systemu? W jaki sposób ma być kontrolowana poprawność danych i ich wzajemne relacje? Prośba o podanie przykładu narzędzia, którego funkcjonalność spełniałaby wymagania Zamawiającego. Odpowiedź: Zamawiający uŝywając w wymaganiu W-2 pojęcia formularz rozumie go w sposób powszechnie stosowany w procesie budowy i wdroŝenia systemów informatycznych. Formularz jest częścią systemu informatycznego umoŝliwiającą wprowadzanie i edycję danych do systemu przez uŝytkownika. Formularz zwykle zawiera pola do wpisywania i edycji danych, etykiety opisujące pola i funkcjonalność formularza, przyciski lub menu pozwalające na wykonanie akcji związanych z formularzem, reguły walidacji danych oraz

2 ew. część logiki aplikacji związanej z wprowadzanymi przez formularz danymi. Edycji powinny podlegać te elementy, które pozwolą na przygotowanie formularza w sposób umoŝliwiający efektywną pracę uŝytkownika z systemem. Jako niezbędne minimum naleŝy przyjąć moŝliwość edycji pól i etykiet formularza oraz ew. reguł ich walidacji. Narzędzie do tworzenia i edycji formularzy o którym mowa w wymaganiu W-2 powinno być integralnym elementem Systemu SEZAM. Poprawność danych i ich wzajemne relacje powinny być kontrolowane zgodnie z regułami biznesowymi rządzącymi dziedziną obejmowaną przez System SEZAM, określonymi w SIWZ, Załącznik Nr 1. Zgodnie z art. 29, ust. 2 i ust. 3 Ustawy Pzp Zamawiający nie moŝe opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję, ani przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia. Podanie przykładu narzędzia o które pyta Wykonawca nie jest więc moŝliwe. Pytanie 4: Dotyczy: 7 ust. 2 pkt.d SIWZ. Rozumiemy, Ŝe wymóg załączenia do oferty oryginału lub kserokopii dokumentów potwierdzających doświadczenie kwalifikacje osób, członków zespołu projektowego, o których mowa w 6, ust. 1, pkt.f SIWZ, dotyczy dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie tj. dyplomów oraz dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganych certyfikatów. Prosimy o potwierdzenie. Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, Ŝe wymóg załączenia do oferty oryginału lub kserokopii dokumentów potwierdzających doświadczenie i kwalifikacje osób, członków zespołu projektowego, o których mowa w 6, ust. 1, pkt.f SIWZ, dotyczy dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie i kwalifikacje tj. dyplomów oraz dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganych certyfikatów. Pytanie 5: Dotyczy: Załącznik nr 3 do SIWZ Formularz cenowy. Czy w treści załącznika, w zdaniu Podana powyŝej cena i wartość są ostateczne nie podlegają zmianie w okresie waŝności umowy a takŝe zawierają wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu realizacji niniejszego zamówienia. słowo Wykonawca nie powinno być zastąpione słowem Zamawiający? Odpowiedź: Nie, w Załączniku nr 3 do SIWZ Formularz cenowy, cytowane zdanie jest poprawne i nie wymaga zmiany. Pytanie 6: Dotyczy: Załącznik nr 3 do SIWZ Formularz cenowy. Czy w treści załącznika, w tabeli znajduje się kolumna o nazwie 2008 gdzie naleŝy wpisać cenę netto, VAT cenę brutto. Obok znajduje się kolumna o nazwie Wartość ogółem (PLN) i naleŝy tam równieŝ podać takie same dane jak w tabeli o nazwie Prosimy o informację, jakiemu celowi ma słuŝyć kolumna o nazwie 2008? Czy mają się tam znaleźć takie same dane jak w kolumnie o nazwie Wartość ogółem (PLN)? Odpowiedź: Całość zamówienia będzie zrealizowana w roku 2008, z tego powodu pomiędzy kolumnami 2008 a Wartość ogółem (PLN), składającymi się na Formularz cenowy stanowiący Załącznik nr 3 do Specyfikacji Istotnych

3 Warunków Zamówienia nie ma róŝnicy. Za wystarczające zostanie uznane wypełnienie kolumny Wartość ogółem (PLN). Pytanie 7: Dotyczy: Załącznik nr 6 do SIWZ Istotne postanowienia umowy. W 4 ust. 1 podano termin wykonania całości przedmiotu zamówienia oraz poszczególnych etapów. Czy przesunięcie realizacji etapu, z zachowaniem ostatecznego terminu wykonania umowy będzie uznane za nienaleŝyte wykonanie umowy i czy będzie podstawą do naliczenia ewentualnych kar umownych z tego tytułu? Odpowiedź: Za naleŝyte wykonanie umowy uwaŝa się realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z zapisami umowy. Warunki naliczania kar umownych reguluje par. 10 Istotnych postanowień umowy. Ewentualne kary umowne będą naliczane zgodnie z warunkami zawartej umowy. Pytanie 8: Czy Zamawiający posiada urządzenie HSM? Odpowiedź: Nie. Zamawiający nie posiada obecnie urządzenia HSM. Pytanie 9: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-519, str. 137: Przeprowadzenie szkoleń dla uŝytkowników wewnętrznych w lokalizacji dogodnej dla MJWPU oraz WUP (moŝliwe dwie róŝne lokalizacje). Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem dogodna lokalizacja? Czy szkolenia mogą być przeprowadzone u Wykonawcy? Odpowiedź: Zamawiający oczekuje propozycji lokalizacji szkoleń ze strony Wykonawcy do uzgodnienia. Jedną z moŝliwości jest przeprowadzenie szkoleń u Wykonawcy, o ile szkolenia będą realizowane w Warszawie i o ile Zamawiający nie poniesie dodatkowych kosztów z tego tytułu. Pytanie 10: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-133, str. 109: UmoŜliwienie przypisywania wniosków (po wylosowaniu przez przewodniczącego KOP) z konkursu do poszczególnych osób ze składu KOP Prosimy o wyjaśnienie, jak Zamawiający rozumie losowanie wniosków do oceny przez przewodniczącego KOP? Prosimy o szersze opisanie funkcjonalności. Odpowiedź: Losowanie przypisania wniosków (wzmiankowane w SIWZ, Załącznik nr 1, W-133, str. 109) nie ma być obsługiwane w Systemie SEZAM. Jest to element procesu biznesowego nie objęty zakresem systemu. Zakres przedmiotowego postępowania, co wynika z treści wymagania W-133, obejmuje funkcjonalność systemu polegającą jedynie na przypisaniu danego wniosku do konkretnej osoby ze składu KOP. Pytanie 11: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-173, str. 111: utworzenie mechanizmu weryfikującego (aktualizującego) dane z umowy i załączników do umowy (wniosku o dofinansowanie, harmonogramu). Prosimy o bliŝsze wyjaśnienie koncepcji działania takiego mechanizmu? Odpowiedź: Intencją Zamawiającego jest wbudowanie w System SEZAM mechanizmów weryfikujących wprowadzone dane w tych sytuacjach w których jest to moŝliwe, np. w przypadku tych samych danych występujących w róŝnych dokumentach (wniosku, załączniku, umowie itd). Zamawiający oczekuje, Ŝe szczegółowe określenie wymaganych weryfikacji

4 danych z umowy i załączników do umowy opracuje Wykonawca systemu (w ramach usługi: Usługi w zakresie planowania wdraŝania systemu ) oraz, Ŝe zakres weryfikacji będzie zgodny z obowiązującymi przepisami. Pytanie 12: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-154, str.110: Automatyczne powiadamianie i przekazywanie zadań do poszczególnych pracowników. Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem automatyczne? Odpowiedź: Określenie Automatyczne w kontekście wymagania W-154 oznacza, Ŝe System SEZAM będzie powiadamiał i przekazywał zadania do poszczególnych pracowników, uŝytkowników systemu, bez dodatkowego udziału innych uŝytkowników, na skutek wpisanych w system reguł biznesowych realizujących objęte systemem procesy biznesowe. Pytanie 13: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-49, str.102: System umoŝliwi automatyczne generowanie i podpisanie przez System (a nie przez pracownika MJWPU lub WUP) urzędowego poświadczenia odbioru wniosku o dofinansowanie oraz o płatność po zakończeniu kontroli formalnej, w momencie zatwierdzenia wniosku oraz wysłanie poświadczenia odbioru do Wnioskodawcy. Pragniemy zwrócić uwagę, iŝ Urzędowe Poświadczenie Odbioru zgodnie z obowiązującą Ustawą o podpisie elektronicznym, winno być wystawione w momencie otrzymania przez Urząd pisma. Czy zatem Zamawiający zaakceptuje rozwiązanie, w którym system po otrzymaniu od Beneficjenta wniosku (przesłaniu z generatora wniosków do kancelarii) system przesłałby UPO, po ostatecznej akceptacji przez uprawnionego uŝytkownika, wniosek zostałby zarejestrowany i trafił by do dalszego obiegu oceny formalnej. Po zakończeniu kontroli formalnej, do beneficjenta zostałby przesłane odpowiednie powiadomienie, czy wniosek został zaakceptowany na etapie formalnym (zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego). Odpowiedź: Zamawiający zaakceptuje rozwiązanie opisane w pytaniu Wykonawcy. Moment i sposób wystawienia Urzędowego Poświadczenia Odbioru powinien być zgodny z obowiązującym stanem prawnym. Pytanie 14: Dotyczy zapisu w SIWZ, Załącznik nr 1, W-33, str.101: UmoŜliwienie beneficjentowi wydrukowania wniosku oraz jego zapisu (eksportu) na wskazanym, lokalnym nośniku danych (dysk twardy, płyta CD, dyskietka, itp.) w formacie XML. System umoŝliwi beneficjentowi nagranie wypełnionego i zweryfikowanego wniosku na nośniku elektronicznym w celu przekazania go do MJWPU lub WUP. W dalszej zaś części Zamawiający pisze (W-118): moŝna wykluczyć przyjmowanie wniosków w formie elektronicznej na nośniku, przekazanie elektronicznej wersji wniosku odbywać się będzie poprzez zatwierdzanie wniosku przez wnioskodawcę w systemie (baza wystawiona na zewnątrz), będzie on wisieć i czekać na przyjęcie. Akceptacja ostateczna (import do bazy wewnętrznej/produktywnej) odbywać się będzie po złoŝeniu podpisanego wniosku w formie papierowej oraz ocenie formalnej, na tym etapie weryfikowana będzie suma kontrolna z wniosku. Wyklucza to ostatecznie uŝywanie nośników, tylko uprawnione osoby weryfikując wersje elektroniczną będą mogły zapisać wniosek do głównej bazy

5 danych, nadając jednocześnie unikalny identyfikator wniosku. Prosimy o uspójnienie zapisów SIWZ. Czy Zamawiający zaakceptuje rozwiązanie, w którym zatwierdzony przez beneficjenta wniosek zostanie przesłany do Systemu Kancelarii, gdzie będzie oczekiwał na ostateczną akceptację (np. zweryfikowanie z sumą kontrolną znajdującą się na wydruku, o ile wniosek nie został podpisany elektronicznie), po czym trafi do dalszego obiegu oceny formalnej? Pragniemy równieŝ zwrócić uwagę, iŝ w momencie wysłania przez Beneficjenta wniosku podpisanego elektronicznie, dokument taki jest równoznaczny z papierowym. Odpowiedź: Treść wymagań W-118, W-571, W-604 zostaje zmieniona. Patrz Zmiana Nr 10 SIWZ. Niniejsze odpowiedzi zostaną niezwłocznie doręczone Wykonawcom, którzy otrzymali SIWZ w formie papierowej oraz zamieszone na stronie internetowej oraz dołączone do SIWZ i będą stanowiły jej integralną cześć. Zgodnie z art. 38 ust. 4 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655), Zamawiający modyfikuje zapisy SIWZ w następujący sposób: 1. Zmiana Nr 10 SIWZ Wymagania W-118, W-571 oraz W-604, Załącznik nr 1, pkt przyjmują następujące brzmienie: Beneficjent moŝe złoŝyć wniosek w formie papierowej (podpisany) albo w formie elektronicznej na nośniku zewnętrznym lub teŝ bezpośrednio w systemie SEZAM poprzez udostępnione formularze elektroniczne. Wnioskodawca/Beneficjent moŝe podpisać podpisem elektronicznym wniosek w postaci elektronicznej. Akceptacja wniosku w Systemie SEZAM będzie się odbywać po złoŝeniu wniosku przez wnioskodawcę i po ocenie formalnej przez uprawnionego uŝytkownika. Działając zgodnie z art. 38 ust. 6 w zw. z ust. 7 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 233 poz. 1655), Zamawiający przedłuŝa termin składania ofert w wyniku modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: 1. Zmiana Nr 11 SIWZ 12 ust. 1 ppkt.e: e. oferta musi być złoŝona Zamawiającemu w trwale zamkniętym, nienaruszonym opakowaniu z napisem: Oferta na Zaprojektowanie, wykonanie i wdroŝenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego SEZAM dla Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie Nie otwierać przed r. godzina 12:30 Na kopercie powinna być umieszczona nazwa i adres Wykonawcy (albo pieczęć zawierająca nazwę i adres) a takŝe nr faksu.

6 2. Zmiana Nr 12 SIWZ 13 ust. 1 oraz ust. 4: 1. Termin składania ofert upływa w dniu r. o godzinie 12: Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godzinie 12:30 w siedzibie Zamawiającego Warszawa, ul. Jagiellońska 74, pokój nr 229. Pozostałe zapisy SIWZ pozostają bez zmian. Dokonana modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którzy otrzymali SIWZ w formie papierowej oraz zamieszone na stronie internetowej. (podpis kierownika Zamawiającego lub osoby upowaŝnionej) Sprawę prowadzi: Michał Kosior tel m.kosior@mazowia.eu