Organizacja spotkania integracyjnego z kuligiem - dla pracowników UJK Filii w Piotrkowie Tryb.

Transkrypt

1 Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach Filia w Piotrkowie Trybunalskim ul. Słowackiego 114/118 Piotrków Tryb. dn r. Znak Sprawy : FDP/2311/04/16 W związku z zamiarem udzielenia zamówienia na podstawie art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2015 r., poz ) ZAMAWIAJĄCY ZAPRASZA do złożenia oferty na wykonanie zadania : (zapytanie ofertowe) Organizacja spotkania integracyjnego z kuligiem - dla pracowników UJK Filii w Piotrkowie Tryb. 1. Opis sposobu przygotowania propozycji cenowej: 1) ceny w niej podane mają być wyrażone cyfrowo, 2 ) ma być napisana w języku polskim, 2. Wymagany termin realizacji zamówienia: r. 3. Wykonawca składając propozycję cenową, składa następujące dokumenty: 1/ formularz propozycji cenowej wg załączonego wzoru ( załącznik nr 1 ) 2/ kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego pt. Wykonawcę do występowania w obrocie prawnym i wykonywania określonych czynności i usług 3/ parafowany projekt umowy załącznik nr 2 4. Opis przedmiotu zamówienia: zorganizowanie spotkania integracyjnego z kuligiem dla pracowników i emerytów UJK Filii w Piotrkowie Tryb. w terminie r. 1) Miejsce ośrodek/lokal położony w odległości max. 5 km od siedziby zamawiającego tj. Piotrków Tryb. ul. Słowackiego 114/118. 2) Liczba uczestników 50 osób. 3) Czas trwania imprezy - od godziny 16:30 do godziny 1:00 4) W trakcie imprezy wymagane jest zorganizowanie kuligu dla jej uczestników oraz ogniska. Po zakończeniu kuligu i ogniska impreza biesiadna w pomieszczeniach wykonawcy. 5) Menu : a)ognisko na początku imprezy (podczas kuligu): - bigos - kiełbasa do pieczenia

2 - pieczywo - ciepłe napoje Uwaga : w trakcie ogniska zamawiający dopuszcza naczynie jednorazowe b)impreza biesiadna w pomieszczeniach wykonawcy : - obiad dwudaniowy - zimna płyta mięs - drugie gorące danie w trakcie trwania imprezy - napoje : woda mineralna, soki, kawa, herbata - ciasto 6) udostępnienie sali tanecznej i sprzętu nagłaśniającego i do odtwarzania muzyki DJ wykonawcy Zmawiający zakłada maksymalny koszt od 1 osoby 110 zł. W przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych (brak śniegu) wykonawca zaproponuje w zamian inne atrakcje uczestnikom spotkania. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej. 5. Opis wymagań: 3.1.Wykonawca musi dysponować lokalem położonym w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego tj. Piotrków Tryb. ul. Słowackiego 114/118. Wykonawca musi dysponować lokalem w którym znajduje się sala w której jednorazowo może zasiadać min. 50 osób oraz sala taneczna na min. 50 osób. 3.2.Wykonawca musi dysponować sprzętem nagłaśniającym i DJ-em 3.3. Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi mieć zezwolenie inspektora sanitarnego na świadczenie usług związanych z produkcją i obrotem żywnością 3.4. Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. 3.5.Do przygotowania potraw należy użyć wyłącznie produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia; 3.6.Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów prawnych oraz sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych.

3 3.7.Wykonawca w ramach realizowanej usługi zapewni: ustawienie i aranżację stołów, obrusy, serwetki, sztućce nierdzewne, zastawę do posiłków (talerze), kubki/szklanki do napojów; obsługę kelnerską, nakryte stoły; (obrusy, serwetki, sztućce, talerze, itp.), przygotowanie sali przed podaniem potrwa, estetyczne przygotowanie potrwa przez wykwalifikowany personel. Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania stołów w sposób uzgodniony z zamawiającym 3.8.Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych oraz sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania posiłków. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych. (nie dotyczy ogniska) UWAGA : Cena musi obejmować wszelkie niezbędne prace związane z realizacją usługi. 6. Informacje dodatkowe : 4.1.Płatność dokonana będzie po wykonaniu usługi zgodnie z zamówieniem, po przedłożeniu poprawnie wystawionej faktury Vat, przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury. Zamawiający zapłaci wykonawcy kwotę wynikającą z ilości osób uczestniczących w imprezie i stawki za 1 osobę. 4.2.Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. 4.3.W ofercie należy określić cenę za 1 osobę. 4.4.Do oferty należy dołączyć oświadczenie wykonawcy, że : - dysponuje lokalem położonym w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego, w którym znajduje się sala w której jednorazowo może zasiadać min. 50 osób, oraz sala taneczna mieszcząca minimum 50 osób; - dysponuje sprzętem nagłaśniającym i DJ-em - ma zezwolenie inspektora sanitarnego na świadczenie usług związanych z produkcją i obrotem żywnością - do oferty należy również dołączyć opis menu. 7. Kryterium oceny ofert : Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami : 1. Cena za całość zamówienia 60 %

4 2. ilość zaproponowanych atrakcji 20% 3. rodzaj i jakość menu 20% ad. 1 oferta zawierająca najniższą cenę otrzyma za to kryterium maksymalną liczbę punktów tj. 60 ad.2 za każdą zaproponowaną atrakcję dla uczestników imprezy, możliwą do zrealizowania, zorganizowaną przez wykonawcę zamawiający przyzna 2 pkt. ad.3 za zaproponowanie urozmaiconego menu można maksymalnie otrzymać 20 pkt. 8. Termin związania ofertą : minimum 30 dni. 9. Termin i miejsce złożenia oferty : 1) Propozycję cenową należy złożyć w terminie do dn r. do godz w Piotrkowie Tryb., ul Słowackiego 114/118. budynek Domu Studenta Olimp pokój 3 Dział Zamówień Publicznych 2) Oferta składana drogą elektroniczną na dzp@unipt.pl do dnia r. do godz Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych. Sporządziła: Specjalista ds. administracyjnych Rogalska Agnieszka

5 Załącznik 1 OFERTA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia... dotyczące zamówienia na Organizację spotkania integracyjnego z kuligiem - dla pracowników UJK Filii w Piotrkowie Tryb. niniejszym składamy ofertę następującej treści: 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za: - cenę netto... zł; obowiązujący podatek VAT... %... zł; łączna cena brutto... zł za 1 osobę (słownie złotych :...); W trakcie imprezy zapewniamy : (atrakcje) : Zapewniamy następujące menu:. Impreza będzie zorganizowana w miejscu (podać dokładny adres) Zapewnimy wszystkim uczestnikom kulig, a w przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych zamiennie proponujemy : Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym warunki.

6 3. Termin realizacji. 4. Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez... dni. Załączniki: (data i podpis osoby upoważnionej)

7 PROJEKT Załącznik nr 2 UMOWA NR FDP/2311/04/16 zawarta w dniu r w Piotrkowie Tryb. pomiędzy: Uniwersytetem Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5 NIP zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Kielce dr Aleksandrę Pisarską Kanclerza UJK a.. prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod nazwą. Regon NIP. zwanym dalej w treści umowy Wykonawcą. W wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego zawarta została umowa następującej treści: 1 1.Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego kompleksowej usługi organizacji spotkania integracyjnego z kuligiem dla pracowników/emerytów Filii w dniu r. dla 60 osób od godz Zakres rzeczowy umowy określa treść zapytania ofertowego oraz oferta Wykonawcy, które stanowią integralną część umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi będącej przedmiotem umowy na najwyższym poziomie, wymaganym od profesjonalisty, wynikającym z zawodowego charakteru wykonywanej działalności i przy zapewnieniu, że : a) wszystkie produkty będą odpowiedniej jakości, świeże i przygotowane w dniu świadczenia usługi b) wszystkie osoby wykonujące w imieniu Wykonawcy jakiekolwiek czynności związane ze świadczoną usługą posiadają należyte przygotowanie do wykonania tych czynności oraz wymagane obowiązującym prawem badania i zaświadczenia. 2 1.Zamawiajacy zapłaci Wykonawcy za wykonanie usługi kwotę wynikającą z iloczynu liczby uczestników i ceny za usługę dla jednej osoby, tj. kwotę brutto..zł (słownie złotych: ) 2.Cena usługi dla jednej osoby wynosi zł brutto. 3. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy na poczet należności określonej w 2 ust. 1 umowy zaliczkę w wysokości zł ( słownie złotych) w terminie.., a pozostałą część należności zapłacić w terminie 14 dni od daty otrzymania wystawionej faktury, po zrealizowaniu przedmiotu umowy. 4. Wykonawca wystawi faktury VAT Zamawiającemu w terminach : 1) 7 dni od daty otrzymania zaliczki na poczet zamówionej usługi 2) 7 dni od daty wykonania usługi na kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy pełnym kosztem zamówionej usługi a zapłaconą zaliczką. 5. Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 6. Strony postanawiają, że cena o której mowa w ust. 2 będzie obowiązywać przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała podwyższeniu.

8 3. 1. Podstawą do wystawienia faktury Vat będzie protokół odbioru usługi podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawcy. 2.Wykonawca nie ma prawa zbywania wierzytelności wynikających z niniejszej umowy trzecim, bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie. osobom 3.Wykonawca nie ma prawa przenoszenia praw lub obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie, bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie. W sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy Zamawiającego reprezentować będzie Anna Wysocka tel Wykonawcę reprezentować będzie: Wykonawca zobowiązuje się zapłacić kary umowne w przypadku: 1)wykonania usługi niezgodnie z zamówieniem pod względem asortymentowym, jakościowym lub ilościowym, w wysokości 0,2% za każdy stwierdzony przypadek, licząc od wartości brutto umowy określonej w 2 ust.1, 2) z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, o których mowa w 7 ust.1 lub z innych przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 20% wartości brutto umowy określonej 2 ust.1, 3) w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, wysokości 20% wartości brutto umowy określonej w 2 ust.1. 2.Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania odszkodowania uzupełniającego, gdyby wysokość poniesionej szkody przewyższała wysokość kar umownych. 6 Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności Zamawiający może odstąpić od umowy w każdym czasie, jeżeli Wykonawca nie wykonuje lub nienależycie wykonuje umowę. 2. W przypadku o którym mowa w ust. 1 i 2, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 8 W sprawach spornych strony mogą wystąpić do sądu powszechnego właściwego dla Zamawiającego. siedziby 9 Umowę sporządzono w 3 egzemplarzach z czego jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa Zamawiający. WYKONAWCA: ZAMAWIAJACY:

9 Załącznik nr 3 PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI z dnia.. Wykonawca:.... Odbiorca: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach Filia w Piotrkowie Tryb. ul. Słowackiego 114/ Piotrków Tryb. Miejsce odbioru: Data odbioru:. Wykonano usługę : Nazwa Ilość Strony oświadczają, że usługa jest zgodna ze specyfikacją i została zrealizowana zgodnie z zapisami umowy nr FDP.. /16 z dnia... Protokół spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Strona przekazująca: Strona odbierająca: Czytelny podpis i pieczęć Czytelny podpis i pieczęć