Podręcznik użytkownika. wersja 1.2 zgodna z wydaniem BBSoft

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika wersja 1.2 zgodna z wydaniem BBSoft

2 Spis treści Spis treści... 2 ROZDZIAŁ Wprowadzenie... 4 ROZDZIAŁ Obsługa programu... 5 Parametry techniczne... 5 Instalacja programu... 6 Pierwsza instalacja aplikacji... 6 Instalacja i konfiguracja wielostanowiskowa... 7 Metody uruchamiania programu... 8 Logowanie użytkownika... 8 Interfejs użytkownika... 9 Okno główne ROZDZIAŁ Rejestracja danych realizatora Rejestracja danych ROZDZIAŁ Aktywacja Aktywacja aplikacji Generowanie i zapis pliku zmówienia Import klucza licencji Aktywacja SOAP Stacje robocze ROZDZIAŁ Umowy Import i przeglądanie umów Import umowy Przegląd produktów handlowych i miejsc realizacji świadczeń Monitoring wykonania umowy ROZDZIAŁ Ewidencja świadczeń Świadczenia Dodawanie zleceń Edycja zleceń Usuwanie zleceń ROZDZIAŁ Ewidencja pacjentów Pacjenci Rejestracja pacjentów Edycja danych pacjenta Usuwanie danych pacjenta Historia zmian ROZDZIAŁ Raporty do i z NFZ Sprawozdawczość Tworzenie raportu statystycznego Wydruk załącznika 9/ Zwrotne pliki XML Strona 2 z 49

3 Błędy, ostrzeżenia i informacje w raporcie zwrotnym Import raportu rozliczeniowego Generacja elektronicznego rachunku refundacyjnego ROZDZIAŁ Słowniki Jednostki chorobowe ICD Rejestr wniosków i kart zablokowanych ROZDZIAŁ Zarządzanie kopiami bezpieczeństwa Archiwizacja i przywracanie kopii bazy danych Kopia bezpieczeństwa Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa ROZDZIAŁ Parametry pracy aplikacji Parametry ROZDZIAŁ Zakończenie pracy w programie Zakończenie pracy DODATKI Instalacje wielostanowiskowe - aktywacja stacji roboczych Strona 3 z 49

4 ROZDZIAŁ 1 Wprowadzenie Miło jest nam powitać Państwa w gronie użytkowników systemu BBSoft korzystających z aplikacji wspomagającej ewidencje świadczeń i rozliczenia świadczeniodawców posiadających umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia w rodzaju Zaopatrzenie w wyroby medyczne, będące przedmiotami ortopedycznymi i środkami pomocniczymi. Niniejsza instrukcja ma na celu zapoznanie Państwa z możliwościami i sposobem obsługi aplikacji BBSoft. Strona 4 z 49

5 ROZDZIAŁ 2 Obsługa programu W niniejszym rozdziale zostanie omówiony sposób instalacji i uruchomienia programu BBSoft, w tym procedura logowania użytkownika i rejestracji realizatora. Ponadto zostanie opisane okno główne programu oraz wymienione najważniejsze zasady jego obsługi. Parametry techniczne System BBSoft jest stworzony w architekturze klient/serwer, napisany dla systemu Microsoft Windows. Użytkownicy korzystający z aplikacji nie ponoszą jakichkolwiek dodatkowych kosztów związanych z licencją bazy danych. Aby móc uruchomić program BBSoft, muszą zostać spełnione następujące minimalne wymagania sprzętowe: Komputer z procesorem klasy Pentium System operacyjny Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista z aktualizacją.net Framework wersja min MB pamięci operacyjnej 120 MB wolnego miejsca na dysku twardym Karta graficzna SVGA 800x kolorów Mysz Karta sieciowa w przypadku instalacji wielostanowiskowych Strona 5 z 49

6 Instalacja programu Aby zainstalować program należy pobrać ze strony internetowej pełna najwyższą wersje aplikacji i zapisać ja na lokalnym dysku komputera. Instalator systemu BBSoft uruchamia się automatycznie, po dwukrotnym kliknięciu ikony setup.exe pobranego programu. Przejrzyste menu umożliwia dostęp do poszczególnych komponentów instalatora, jak również dostarcza informacji na temat samej instalacji. Aplikacje należy zainstalować na komputerze lokalnym lub na innym komputerze dostępnym w sieci komputerowej. Zalecanym rodzajem instalacji jest instalacja lokalna. Jej zaletą jest większa prędkość pracy niż przy instalacji sieciowej. Podczas instalacji aplikacji, należy wskazać lokalizację w której zostanie zainstalowana aplikacja. Program instalacyjny skopiuje wszystkie pliki wymagane do uruchomienia aplikacji oraz utworzy skróty do programów na pulpicie oraz w menu Start. Pierwsza instalacja aplikacji Proces instalacji aplikacji systemu BBSoft wykonywany jest automatycznie przez program instalacyjny, z możliwością ingerencji użytkownika w parametr lokalizacja docelowa. Krok 1. Określenie lokalizacji docelowej. Strona 6 z 49

7 Lokalizacja docelowa może pochodzić z lokalnego komputera lub z innego komputera dostępnego w sieci komputerowej. Zalecaną opcją jest instalacja na lokalnym dysku twardym danego komputera. Instalacja taka zapewni najwyższą prędkość i wydajność pracy sytemu BBSoft. Program instalacyjny podpowiada domyślną lokalizację C:\Program Files\BBS. Lokalizację tę można zmienić używając przycisku [PRZEGLĄDAJ]. Program instalacyjny utworzy w wybranej lokalizacji folder, do którego skopiowane zostaną pliki oraz foldery niezbędne do uruchomienia aplikacji. Krok 2. Po zakończeniu instalacji kopiowania plików, należy zakończ prace instalatora przy pomocy przycisku zakończ. Instalacja i konfiguracja wielostanowiskowa Proces instalacji i aktualizacji aplikacji w trybie wielostanowiskowym jest analogiczny jak w przypadku instalacji jednostanowiskowej opisanej w poprzednich podrozdziałach. Każde stanowisko po instalacji, może pełnić role stanowiska podstawowego lub klienckiego (stacji roboczej). Szczegóły konfiguracji środowiska wielostanowiskowego, zostały opisane w dodatku Instalacje wielostanowiskowe - aktywacja stacji roboczych, na końcu dokumentacji użytkownika. Strona 7 z 49

8 Metody uruchamiania programu Program BBSoft może być uruchomiony bezpośrednio, z poziomu systemu Windows. Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak każdej innej aplikacji pracującej pod systemem operacyjnym Windows. W tym celu można m.in.: Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (o ile w czasie instalacji systemu nie zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie) Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, poprzez przejście do lokalizacji w której została zainstalowana aplikacja (np. C:\Program Files\ BBS) i uruchomienie znajdującego się tam program BBSoft.exe W systemach Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista serwer bazy danych jest uruchamiany jako usługa systemowa. Rejestracja i uruchomienie usług systemowych wykonywane jest automatycznie przez program dbsrv.exe podczas procesu instalacji. Logowanie użytkownika W systemie może być zdefiniowanych wielu użytkowników z których każdy posiada swój unikalny identyfikator i hasło. Aby ustalić, który z użytkowników w danym momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania. Po instalacji, w systemie BBSoft funkcjonuje tylko jeden użytkownik Administrator (identyfikator: ADM, hasło ADM ), dane tego użytkownika należy podać przy starcie programu (patrz rysunek) Strona 8 z 49

9 Uwaga Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła, konto użytkownika na którego następuje próba logowania, zostaje zablokowane. Kontem które w skutek błędnej próby logowania nie zostaje zablokowane, to konto Administrator. Wszystkie nieudane próby logowania na konto Administrator zostają odnotowane i są dostępne do wglądu administratora bazy danych. Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (wpisywane litery są automatycznie zamieniane na wielkie). Wprowadzanie hasła wymaga zachowania poprawnej wielkości liter. Interfejs użytkownika Po uruchomieniu programu, najważniejszym oknem jest okno główne. Poza oknem głównym, w trakcie pracy programu BBSoft wyświetlane są różnego typu okna dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - użytkownik proszony jest o podanie pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien dialogowych ma z formę list wyboru, w których poprzez dwukrotne klikniecie pozycji wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien stanowią różnego typu komunikaty, ostrzeżenia i pytania o potwierdzenie zamiaru wykonania określonej operacji. Strona 9 z 49

10 Okno główne Okno główne programu BBSoft składa się z kilku części. Ich rola została wyjaśniona w poniższej tabeli. Tabela 1 Lista grup menu w programie BBSoft Grupa Opcje Opis Tryb pracy * Plik Dane realizatora Rejestracja danych realizatora NIP, S REGON, dane teleadresowe, kod świadczeniodawcy w oddziale NFZ Użytkownicy Dodawanie, edycja, usuwanie S systemu użytkowników systemu Zmiana hasła Zmiana hasła aktualnie zalogowanego S/K użytkownika Zmiana Zmiana aktualnie zalogowanego S/K użytkownika użytkownika Koniec Koniec pracy S/K Rejestracja Rejestracja Dodawanie, edycja, usuwanie S/K świadczeń świadczeń Pacjenci Dodawanie, edycja, usuwanie S/K pacjentów Umowy Umowy Rejestracja umowy S Raporty Generowanie i przyjmowanie S statystyczne raportów XML Raporty Import szablonów żądania rozliczenia S rozliczeniowe Rachunki Generowanie wydruków i S refundacyjne elektronicznej wersji rachunku wymaganej przez niektóre oddziały NFZ Licencje Dodawanie usuwanie licencji S Strona 10 z 49

11 Słowniki O programie Kopia Kopia bezpieczeństwa bazy danych S bezpieczeństwa Parametry pracy aplikacji Import pacjentów z pliku XML Reset zablokowanych rekordów Jednostki chorobowe ICD 10 Konfiguracja parametrów S funkcjonalnych aplikacji Import bazy pacjentów z S ortopedyczny dowolnej aplikacji generującej plik o określonej strukturze Usuwanie blokad dostępu do S poszczególnych rekordów w obszarze pacjent/wniosek Dodawanie, edycja, usuwanie S/K jednostek chorobowych Pomoc Pomoc programu S/K * Tryb pracy określa dostępność funkcji w zależności od trybu pracy jedno lub wielostanowiskowego. S instalacja jednostanowiskowa lub stanowisko główne w instalacji wielostanowiskowej K instalacja wielostanowiskowa, stanowisko dodatkowe Strona 11 z 49

12 ROZDZIAŁ 3 Rejestracja danych realizatora Rozdział przedstawia opis czynności umożliwiających zarejestrowanie danych realizatora w systemie BBSoft. Rejestracja danych Rejestracje danych realizatora dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Plik/Dane realizatora (patrz na rysunek) Danymi niezbędnymi wymaganymi do prawidłowej pracy w aplikacji są dane z grupy Dane podstawowe oraz Kod świadczeniodawcy w oddziałach NFZ. Uzupełnienie danych realizatora o kod świadczeniodawcy w oddziałach NFZ musi zostać poprzedzone uzupełnieniem oraz zapisaniem [Zapisz] pól NIP, Regon oraz Nazwa realizatora Strona 12 z 49

13 Zapisanie danych podstawowych spowoduje otworzenie formularza Kod świadczeniodawcy, pozwalając na wprowadzenie unikalnych identyfikatorów świadczeniodawcy w poszczególnych oddziałach NFZ Wprowadzenie unikatowego identyfikatora świadczeniodawcy nadanego przez oddział NFZ, dokonujemy poprzez wybranie z listy właściwego oddziału NFZ oraz uzupełnienie pola Kod świadczeniodawcy, a następnie zapisanie dych danych przyciskiem [Zapisz]. Zapisanie danych spowoduje zamkniecie okna i ponowne wyświetlenie formatki Dane realizatora uzupełnionego o kod świadczeniodawcy. Strona 13 z 49

14 Wskazówka Niepoprawne uzupełnienie danych podstawowych oraz kodu nadanego przez oddział NFZ, spowoduje wygenerowanie nieprawidłowego klucza licencji oraz problemy z importem i eksportem plików XML (umowy, sprawozdania, raporty zwrotne, rachunki) Strona 14 z 49

15 ROZDZIAŁ 4 Aktywacja Rozdział zawiera informacje w jaki sposób dokonać aktywacji pełnej wersji aplikacji Aktywacja aplikacji Aktywacje aplikacji dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Narzędzia/Licencje (patrz na rysunek) Generowanie i zapis pliku zmówienia Generowanie klucza wykonujemy klikając przycisk [Generuj zamówienie] oraz wskazując lokalizacje do zapisu pliku request.req na dysku lokalnym komputera. Strona 15 z 49

16 Posiadając plik, należy zalogować się w serwisie internetowym następnie przejść do zakładki Licencje i wgrać plik poprzez kliknięcie przycisku [Importuj zamówienie licencji (request.req)]. Poprawne zaimportowanie żądania wygenerowania licencji, spowoduje udostępnienie pliku licencji, który należy pobrać i zaimportować. Import klucza licencji Zaimportowanie pliku request.req w serwisie internetowym skutkuje udostępnieniem klucza licencji w postaci pliku Key.lic. Plik należy pobrać z serwisu internetowego, następnie wczytać do aplikacji poprzez klikniecie przycisku [Wczytaj klucz], wskazanie pliku na dysku lokalnym komputera oraz klikniecie przycisku [Otwórz] Prawidłowo przeprowadzony import pliku licencji, spowoduje dodanie na liście licencji nowej pozycji. (patrz rysunek) Strona 16 z 49

17 Aktywacja SOAP Innym sposobem aktywacji aplikacji niż przytoczony w poprzednich podrozdziałach, jest aktywacja programu przy pomocy mechanizmów SOAP. Zastosowany w aplikacji mechanizm SOAP, nie wymaga od użytkownika ręcznej generacji pliku żądania licencji oraz wczytania klucza, wystarczy jedynie posiadać konto użytkownika w serwisie internetowym oraz stały dostęp do Internetu. Spełniając powyższe wymagania, aktywację można wykonać wprost z aplikacji poprzez kliknięcie przycisku [Pobierz klucz przy pomocy SOAP]. W wyniku kliknięcia przycisku, zostanie wyświetlone okno autoryzacji w serwisie internetowym, wprowadzenie poprawnych danych użytkownika spowoduje nawiązanie łączności z serwisem internetowym i automatyczne aktywowanie aplikacji. Stacje robocze Funkcja została opisana w rozdziale 2 Instalacja i konfiguracja wielostanowiskowa Strona 17 z 49

18 ROZDZIAŁ 5 Umowy Rozdział zawiera informacje w jaki sposób dokonać importu elektronicznej wersji umowy, w jaki sposób przejrzeć dostępne miejsca realizacji świadczeń, listę produktów handlowych oraz jak monitorować wykonanie umów. Import i przeglądanie umów Import oraz przeglądanie umów dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Umowy/Umowy (patrz na rysunek) Import umowy Wczytanie pliku umowy udostępnionego przez oddział NFZ wykonujemy poprzez klikniecie przycisku [Import], wskazanie pliku na dysku lokalnym komputera oraz klikniecie przycisku [Otwórz]. Prawidłowo przeprowadzony import pliku umowy, spowoduje dodanie na liście umów nowej pozycji. (patrz rysunek) Strona 18 z 49

19 Uwaga : Import pliku umowy może nastąpić tylko w przypadku prawidłowego uzupełnienia danych realizatora (patrz rozdział 3) Przegląd produktów handlowych i miejsc realizacji świadczeń Aby dokonać przeglądu miejsc realizacji świadczeń lub produktów handlowych dostępnych w umowie dostępnej na liście, należy kliknięciem zaznaczy umowę, następnie kliknąć przycisk [Miejsca realizacji] lub [Oferta handlowa]. Katalog produktów handlowych, otwierany przez formatkę Umowy, zawiera wszystkie unikalne pozycje występujące w okresie obowiązywania umowy, nie zawiera cen które w różnych okresach sprawozdawczych mogą zmianie być różne. Strona 19 z 49

20 Monitoring wykonania umowy Aby umożliwić monitorowanie wykonania umowy, należy kliknięciem zaznaczy umowę, następnie kliknąć przycisk [F8 Monitoring wykonania]. Udostępnione zestawienie zawiera informację narastającą, o pełnej sprawozdawczości oraz uwzględnionej w raportach rozliczeniowych. Strona 20 z 49

21 ROZDZIAŁ 6 Świadczenia Ewidencja świadczeń Rozdział zawiera informacje w jaki sposób prowadzić ewidencje realizowanych świadczeń. Rejestrowanie nowych świadczeń, poprawianie istniejących oraz usuwanie niepoprawnie zarejestrowanych dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Rejestracja/Rejestracja świadczeń (patrz na rysunek) Dodawanie zleceń Dodawanie nowego zlecenia dokonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj zlecenie] który otworzy formularz nowego zlecenia (patrz na rysunek) Strona 21 z 49

22 Pozycje formularza które bezwzględnie należy uzupełnić aby była możliwość wyboru zrealizowanego produktu handlowego to : Data początku realizacji Data końca realizacji Oddział potwierdzający zlecenie wybór z listy poprzez klikniecie przy. [O] Miejsce realizacji świadczenia wybór z listy poprzez klikniecie przy. [M] Pacjent wybór z listy poprzez klikniecie przy. [P] Data wystawienia zlecenia Rodzaj zlecenia Typ zlecenia Numer zlecenia Pozycje formularza których uzupełnienie jest opcjonalne to: Uprawnienie dodatkowe Rodzaj schorzenia wybór z listy poprzez klikniecie przy. [S] Po uzupełnieniu wymaganych danych, należy dokonać wyboru zrealizowanego świadczenia. Wskazówka: Odpowiednia konfiguracja w module Narzędzia/Parametry pracy aplikacji, Strona 22 z 49

23 pozwala na przepisanie do nowego wniosku wybranych cechy ostatnio wprowadzonego zlecenia. Zrealizowane świadczenie wybieramy poprzez formularz Pozycje Wniosek/Karta który należy otworzyć klikając przycisk [Dodaj] na formularzu Wniosek/Karta Wybór produktu handlowego właściwego dla zrealizowanego świadczenia dokonujemy poprzez wybranie pozycji ze słownika, który otwieramy klikając przycisk [H] przy polu Produkt handlowy. Wybór pozycji dokonujemy poprzez dwukrotne klikniecie interesującej nas pozycji w słowniku, co powoduje zamkniecie słownika i uzupełnienie pól Produkt handlowy, Kod świadczenia, Środek, Ilość wydana (wynikająca ze słownika), Okres za który poprano przedmiot (w przypadku przedmiotów które wymagają podania takich danych), umiejscowienie (w przypadku przedmiotów które wymagają wskazania umiejscowienia), Kwota refundacji, Dopłata pacjenta, Wartość produktu na formularzu Pozycja Wniosek/Karta. Jeśli rzeczywista ilość wydanych przedmiotów jest inna niż zaproponowana poprzez program, należy ja poprawić oraz dokonać przeliczenia cen klikając przycisk [Przelicz pozycje]. Wskazówka: Jeśli zmieniasz ilość wydaną, dokonaj przeliczenia kwot pozycji przyciskiem [Przelicz pozycje], aplikacja nie dokonuje automatycznego przeliczenia kwot, Strona 23 z 49

24 co może być powodem zakwestionowania sprawozdanej pozycji przez oddział NFZ. Po dokonaniu wyboru produktu handlowego klikamy przycisk [Zapisz], przycisk spowoduje powrót do formularz Wniosek/Karta i dopasanie na liście wydanych środków pozycji wybranej przez użytkownika (patrz na rysunek) Jeśli w ramach realizacja świadczenia, wymagane jest dodanie dodatkowego produktu handlowego, należy dodać go analogicznie jak w przypadku produktu pierwszego Uwaga : Jeśli na liście wydanych przedmiotów znajdują się produkty handlowe, nie należy zmieniać pól Oddział potwierdzający zlecenie, Miejsce realizacji świadczenia, Pacjent, Uprawnienie dodatkowe, Data wystawienia zlecenia, Rodzaj zlecenia, Typ zlecenia, Numer zlecenia, Rodzaj schorzenia, zmiana wymienionych cech, spowoduje automatyczne storno pozycji Jeśli wystornowana pozycja była ujęta w sprawozdaniu do oddziału NFZ, najbliższe sprawozdanie będzie zawierało pozycje korygujące które bezwzględnie należy przesłać do NFZ. Nie przesłanie pozycji korygujących, może spowodować rozsynchronizowanie danych zarejestrowanych w aplikacji względem tych które zostały przesłane do NFZ. Strona 24 z 49

25 Wskazówka : Jeśli system wykonał storno pozycji, a użytkownik w międzyczasie nie zapisał zlecenia przyciskiem [Zamknij], wycofanie storna pozycji może być wykonane poprzez zamkniecie formularza Wniosek/Karta klikając krzyżyk w prawej górnej części formularza. Edycja zleceń Edycji zlecenia dokonujemy poprzez zaznaczenie na formularzu Realizacja świadczeń Wnioski/Karty pozycji oraz klikniecie przycisku [Popraw] otwierającego formularz zlecenia (patrz na rysunek) Usuwanie zleceń Usuwanie zlecenia dokonujemy poprzez zaznaczenie na formularzu Realizacja świadczeń Wnioski/Karty pozycji oraz klikniecie przycisku [Usuń] usuwającego zaznaczona pozycje (patrz na rysunek) Strona 25 z 49

26 Uwaga: W przypadku usunięcia zleceń wysłanych i potwierdzonych przez oddział NFZ, należy utworzyć i przesłać korektę raportu statystycznego. Strona 26 z 49

27 ROZDZIAŁ 7 Pacjenci Ewidencja pacjentów Rozdział zawiera informacje w jaki sposób prowadzić ewidencje pacjentów którym realizowano zlecenia Rejestrowanie nowych pacjentów, poprawianie istniejących w systemie oraz usuwanie niepoprawnie zarejestrowanych dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Rejestracja/Pacjenci (patrz na rysunek) Rejestracja pacjentów Rejestracje nowego pacjenta dokonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj] umieszczonego w lewej dolnej części okna Pacjenci. Klikniecie przycisku [Dodaj] otworzy formularz nowego pacjenta (patrz na rysunek) Strona 27 z 49

28 Pozycje formularza które bezwzględnie należy uzupełnić aby była możliwość realizacji zlecenia dla pacjenta to : Numer PESEL w przypadku braku numeru PESEL należy zaznaczyć pole brak, wtedy pole PESEL zostanie uzupełnione wartościami domyślnymi, które nie będą przekazywane w sprawozdawczości do oddziału NFZ Nazwisko Imię pierwsze Płeć Data urodzenia Pozycje formularza których uzupełnienie jest opcjonalne to: Imię drugie Ulica Numer domu Numer lokalu Kod pocztowy Miasto Uwagi Uprawnienie dodatkowe Po uzupełnieniu wymaganych danych, należy dokonać zapisu danych przyciskiem [Dodaj]. Strona 28 z 49

29 Edycja danych pacjenta Edycje danych pacjenta dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście pacjentów rekordu do edycji oraz klikniecie przycisku [Popraw]. Zapis zmian naniesiony w danych pacjenta dokonujemy przyciskiem [Zapisz] Usuwanie danych pacjenta Usunięcie pacjenta dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście pacjentów rekordu do usunięcia, klikniecie przycisku [Usuń] oraz potwierdzenie zamiaru usunięcia, pozycje (patrz na rysunek) Strona 29 z 49

30 Historia zmian Każda operacja dodania, edycji i usuwania danych pacjenta, rejestrowana jest w tabelach technicznych aplikacji, pozwala to na przeglądanie wszystkich zmian danych osobowych pacjenta. Możliwość przejrzenia historii zmian rekordu pacjenta możliwe jest poprzez zaznaczenie rekordu pacjenta na liście pacjentów oraz klikniecie przycisku [Historia zmian]. Wskazówka: Aby przejrzeć historie zmian rekordów usuniętych, wyświetl listę rekordów usuniętych kombinacją klawiszy [lewy alt + U], zaznacz pozycje oraz kliknij przycisk [Historia zmian]. Strona 30 z 49

31 ROZDZIAŁ 8 Raporty do i z NFZ Rozdział zawiera informacje w jaki sposób przygotować sprawozdanie statystyczne XML, wczytać raport rozliczeniowy żądania rozliczenia oraz wygenerować elektroniczny rachunek refundacyjny. Sprawozdawczość Przygotowywanie raportów sprawozdawczych statystycznych XML, wczytanie raportu rozliczeniowego lub wygenerowanie elektronicznego rachunku refundacyjnego dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Umowy/Raporty statystyczne, Umowy/Raporty rozliczeniowe lub Umowy/Rachunki refundacyjne (patrz na rysunek) Strona 31 z 49

32 Tworzenie raportu statystycznego Przygotowywanie raportu statystycznego rozpoczynamy od przejścia do formatki Raporty statystyczne (Umowy/Raporty statystyczne). Na formatce dokonujemy kliknięcia przycisku [Dodaj sprawozdanie]. W nowo otwartym formularzu nowego raportu statystycznego, należy kolejno uzupełnić : umowę której dotyczy sprawozdanie umowę należy wybrać ze słownika umów dostępnego po kliknięciu przycisku [U] miesiąc którego dotyczy sprawozdanie oddział wojewódzki NFZ do którego kierowane jest sprawozdanie wybór oddziału NFZ, analogicznie jak w przypadku umowy, poprzez klikniecie przycisku [O] numer dokumentu finansowego uzupełnienie pola wymagane tylko dla sprawozdań za rok Słownik umów Słownik oddziałów NFZ Po uzupełnieniu powyższych danych, należy kliknąć przycisk [Przygotuj sprawozdanie], generujący dane do raportu statystycznego. Strona 32 z 49

33 Tak przygotowane sprawozdanie, należy zatwierdzić przyciskiem [Zatwierdź], pobrać w postaci pliku XML przyciskiem [Pobierz plik XML], zapisać na dysku lokalnym komputera oraz przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ. Wskazówka: Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone przyciskiem [Zatwierdź], a chcesz dodać nowe zlecenie lub zmodyfikować już istniejące. Wycofaj dane przygotowane do raportu przyciskiem [Usuń]. Uwaga: Usunięcie przygotowanego sprawozdania możliwe jest, tylko do momentu zatwierdzenia przygotowanych danych. Uwaga: Sprawozdania od oddziałów wojewódzkich NFZ, należy przekazywać według kolejności ich zatwierdzania. Przekazanie sprawozdań w kolejności innej niż były zatwierdzane i pobierane w postaci plików XML, będzie prowadziło do ich odrzucenia oddział NFZ Wydruk załącznika 9/10 Wydruk załącznika 9/10 dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście, raportu do którego drukowany będzie załącznik, klikniecie przycisku [Załącznik 9-10] oraz wydruk załącznika przy za pomocą przycisku drukuj umieszczonego na formularzu wydruku Strona 33 z 49

34 Zwrotne pliki XML Wczytanie raportu zwrotnego, rozpoczynamy od kliknięcia przycisku [Wczytaj raport zwrotny], wskazanie na dysku lokalnym komputera plik raportu zwrotnego oraz klikniecie przycisku [Otwórz] w formularzu za pośrednictwem którego został wskazany wczytywany plik. Błędy, ostrzeżenia i informacje w raporcie zwrotnym Podgląd błędów, ostrzeżeń i informacji przekazanych przez oddział NFZ w odpowiedzi na wysłany raport statystyczny, dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście sprawozdania oraz klikniecie przycisku [Błędy w raporcie zwrotnym]. Jeśli do raportu nie został wczytany raport zwrotny zostanie wyświetlony komunikat Do raportu nie został wczytany raport zwrotny, jeśli odpowiedzi przesłana przez oddział NFZ nie zawiera komunikatów zostanie wyświetlony komunikat Raport nie zawiera błędów, w przypadku wystąpienia błędów, ostrzeżeń lub informacji zostanie wyświetlony formularz zawierający komunikaty. Aby dokonać zapisu błędów, ostrzeżeń i informacji do formatu.csv umożliwiającego dalsze przetwarzanie w programie MS Excel, należy kliknąć przycisk [Zapisz do pliku.csv] oraz wskazać na dysku lokalnym komputera lokalizacji zapisu pliku. Strona 34 z 49

35 Import raportu rozliczeniowego Import raportu rozliczeniowego R_UMW lub WRZ rozpoczynamy od przejścia do formularza Raporty rozliczeniowe (Umowy/Raporty rozliczeniowe). Na formularzu dokonujemy kliknięcia przycisku [Wczytaj plik rozliczeniowy], wskazanie na dysku lokalnym komputera plik raportu zwrotnego oraz klikniecie przycisku [Otwórz] w formularzu za pośrednictwem którego został wskazany wczytywany plik. Prawidłowo przeprowadzony import raportu rozliczeniowego, spowoduje dodanie na liście szablonów nowej pozycji. (patrz rysunek) Uwaga : Import raportu rozliczeniowego może nastąpić tylko dla pozycji statystycznych zarejestrowanych w programie. W przypadku próby importu raportu do pozycji nie zarejestrowanych w programie, nastąpi przerwanie importu. Generacja elektronicznego rachunku refundacyjnego Generację elektronicznego rachunku refundacyjnego rozpoczynamy od przejścia do formularza Rachunki refundacyjne (Umowy/Rachunki refundacyjne). Strona 35 z 49

36 Na formatce dokonujemy kliknięcia przycisku [Nowy rachunek] w wyniku którego nastąpi otwarcie formatki Nowy rachunek refundacyjny (patrz rysunek) Przygotowanie rachunku wymaga : wybrania szablonu rachunku dostępnego po zaimportowaniu raportu rozliczeniowego, podania numeru rachunku i daty jego wystawienia oraz pacjenta i kraju jego pochodzenia jeśli rachunek dotyczy uprawnionego do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji. Po uzupełnieniu powyższych danych należy kliknąć przycisk [Generuj rachunek] który zamknie formularz i na liście rachunków formatki Rachunki refundacyjne umieści pozycję nowo wygenerowanego dokumentu, (patrz rysunek) Na podstawie dostępnej na liście pozycji można przy pomocy przycisku [Pobierz plik refundacyjny] pobrać elektroniczną wersję rachunku refundacyjnego, oraz właściwym przyciskiem [F11 - Wydruk rachunku] lub [F12 - Wydruk noty] dokonać wydruku. Strona 36 z 49

37 ROZDZIAŁ 9 Słowniki Rozdział zawiera informacje w jaki sposób przeglądać i edytować słowniki dostępne w aplikacji. Jednostki chorobowe ICD 10 Dostęp do dostępnego w aplikacji słownika jednostek chorobowych ICD 10 dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Słowniki/Jednostki chorobowe ICD 10 (patrz na rysunek) Dodawanie nowych pozycji do słownika wykonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj] na formularzu Międzynarodowa klasyfikacja chorób i problemów zdrowotnych, edycje danych dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście kodu do edycji oraz klikniecie przycisku [Edytuj]. Uwaga: Edycja kodu jednostki chorobowej ICD 10, ograniczona jest tylko do nazwy kodu, sam kod jest pozycją referencyjną do zewidencjonowanych świadczeń, jego zmiana mogłaby naruszyć więzy integralności bazy danych Strona 37 z 49

38 Rejestr wniosków i kart zablokowanych Dostęp do rejestru wniosków i kart zablokowanych, realizujemy przeprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Słowniki/Rejestr wniosków i kart zablokowanych (patrz na rysunek) Powyższy rejestr został zaimplementowany z myślą, ustrzeżenia realizatora, przed dokonaniem realizacji zleceń uprzednio zablokowanych przez NFZ na skutek np. zagubienia lub kradzieży. Aktualizacje rejestru można przeprowadzać ręcznie na podstawie własnego rejestru lub w sposób automatyczny wczytując właściwy plik publikowany w serwisie Ręczne dodawanie nowych pozycji do rejestru wykonujemy poprzez klikniecie przycisku [F2 - Dodaj] na formularzu Rejestr zablokowanych wniosków i kart, usunięcia danych dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście pozycji do usunięcia oraz klikniecie przycisku [F8 - Usuń]. Aktualizację automatyczną rejestru wykonujemy poprzez pobranie ze strony internetowej stosownej aktualizacji i jej import przyciskiem [I - Import]. Rejestr dostępny w serwisie internetowym jest publikowany 1-go i 15-tego dnia każdego miesiąca, zawiera pozycje publikowane m.in. przez : Łódzki Oddział Wojewódzki NFZ z siedzibą w Łodzi Małopolski Oddział Wojewódzki NFZ z siedzibą w Krakowie Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ z siedzibą w Gdańsku Strona 38 z 49

39 Próby pozyskania rejestru z pozostałych Oddziałów NFZ, zakończyły się niepowodzeniem. Jeśli zostaną udostępnione przez NFZ kolejne źródła bazy, zostaną dodane do rejestru. Wskazówka: Weryfikacji zlecenia względem rejestru wniosków i kart zablokowanych, aktywowana jest parametrem na formularzu Narzędzia/Parametry pracy aplikacji Strona 39 z 49

40 ROZDZIAŁ 10 Zarządzanie kopiami bezpieczeństwa Rozdział zawiera informacje w jaki sposób wykonywać oraz odtworzyć kopie bazy danych Archiwizacja i przywracanie kopii bazy danych Okresowe przygotowanie kopii bezpieczeństwa oraz przywrócenie stanu bazy po ewentualnej awarii komputera dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Narzędzia/Kopia bezpieczeństwa (patrz na rysunek) Kopia bezpieczeństwa Wykonanie kopii zapasowej bazy danych dokonujemy poprzez wskazanie w części Archiwizacja, lokalizacji w której ma zostać zapisana kopia i klikniecie przycisku [Utwórz archiwum]. (patrz na rysunek) Strona 40 z 49

41 Poprawne wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych, zostanie zasygnalizowane komunikatem Utworzono kopie bezpieczeństwa Pamiętaj: Kopia bezpieczeństwa jest zapisem danych, które mogą posłużyć do odtworzenia oryginalnych danych, utraconych np w skutek awarii komputera lub oprogramowania Kopie bezpieczeństwa powinny być wykonywane na zewnętrznych nośnikach danych np. pamięci Flash, płyty CD, CD-r lub DVD, DVD-r Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa Odtworzenie kopii zapasowej bazy danych dokonujemy wskazując w części Odtwarzanie danych plik archiwum oraz klikniecie przycisku [Odtwórz]. (patrz na rysunek) Poprawnie przywrócona kopia bezpieczeństwa, zostanie zasygnalizowana komunikatem Przywrócono kopię bezpieczeństwa, a zamkniecie formularza Kopia bezpieczeństwa, otworzy okno autoryzacji do aplikacji BBSoft. Strona 41 z 49

42 Uwaga: Odtwarzanie bazy z kopii bezpieczeństwa nadpisuje bazę z która aktualnie współpracuje aplikacja Nie należy przywracać bazy danych w celu ponownego przesłania sprawozdania do NFZ. Takie działanie może prowadzić do rozsynchronizowania stanu sprawozdawczości w oddziale NFZ i aplikacji realizatora Strona 42 z 49

43 ROZDZIAŁ 11 Parametry pracy aplikacji Niniejszy rozdział przedstawia elementy systemu, które umożliwiają dostosowanie aplikacji do indywidualnych preferencji korzystającego z produktu. Dostęp do konfiguracji pracy aplikacji jest możliwy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Narzędzia/Parametry pracy aplikacji (patrz na rysunek) Parametry Parametryzacja pracy aplikacji pozwala na indywidualne konfigurowanie : Podpowiadanie wybranych cech ostatnio wprowadzanego wniosku, podczas tworzenia nowego zlecenia. Ustawienie parametru na Tak, spowoduje przy wprowadzaniu nowego zlecenia, podpowiedź cech : Oddział potwierdzający zlecenie Miejsce realizacji świadczenia Typ zlecenia Rodzaj zlecenia Strona 43 z 49

44 ustalonych na podstawie ostatnio wprowadzonego zlecenia. Sugerowanej daty Ustawienie parametru na Tak, spowoduje automatyczne ustawienie filtra wyszukiwań formularza Realizacja świadczeń - Wnioski / Karty, na aktualny dzień. Weryfikacji zleceń względem rejestru wniosków i kart zablokowanych Ustawienie parametru na Tak, spowoduje automatyczną weryfikację realizowanych zleceń, względem lokalnego rejestru wniosków i kart zablokowanych. Powiadomień publikacji rejestru wniosków i kart zablokowanych w serwisie internetowym Ustawienie parametru na Tak, spowoduje że każde uruchomienie aplikacji, sprawdzi w serwisie internetowym czy jest dostępna aktualizacja, rejestru wniosków i kart zblokowanych. Sprawdzenie aktualizacji następuje tylko wtedy, gdy stacja robocza posiada bieżący dostęp do sieci Internet. Domyślnego katalogu zapisu, plików generowanych z aplikacji Ustawienie domyślnej ścieżki zapisu plików, spowoduje, że pobieranie wygenerowanych sprawozdań, nie wyświetli okna wskazania lokalizacji, tylko dokona zapisu pliku w lokalizacji ustalonej przez administratora. Strona 44 z 49

45 ROZDZIAŁ 12 Zakończenie pracy w programie Niniejszy rozdział przedstawia sposoby zakończenia pracy w programie BBSoft. Zakończenie pracy Jest kilka sposobów zakończenia pracy na programie: Aby zakończyć pracę z programem należy wybrać z górnego paska menu opcje Plik/Koniec. Pojawi się wtedy komunikat z prośbą o potwierdzenie zakończenia pracy: Naciśnięcie opcji Plik/Zmiana użytkownika umieszczonej w górnym pasku menu umożliwia zamknięcie programu i ewentualne rozpoczęcie pracy innemu użytkownikowi bez konieczności opuszczania programu. Użytkownik rozpoczyna pracę od podania swojego identyfikatora i hasła wejścia, tak jak przy pierwszym uruchomieniu systemu. Naciśnięcie przycisku w górnym prawym rogu okna (przycisk krzyżyk) powoduje zamknięcie programu. Strona 45 z 49

46 Wskazówka : Ze względu na bezpieczeństwo zalecamy codziennie po zakończeniu pracy z programem wykonywać archiwizację danych. Strona 46 z 49

47 DODATKI Instalacje wielostanowiskowe - aktywacja stacji roboczych Dostosowując produkt do stale napływających wymagań użytkowników, począwszy od wydania , oddajemy do Państwa dyspozycji aplikację pozwalającą na prace w środowisku jedno lub wielostanowiskowy. Instalacja lub aktualizacja aplikacji w środowisku wielostanowiskowym, jest niebywale łatwa przebiega analogicznie jak w środowisku jednostanowiskowym. Każda instalacja może pełnić rolę stanowiska głównego lub stacji roboczej. Ustawienie wielu instalacji jednostanowiskowych, do pracy w jednym środowisku ze wspólnym katalogiem danych, to minimalizacja redundancji danych z kilku instalacji jednostanowiskowych do jednej wielostanowiskowej oraz polepszenie monitoringu rozliczeń kontraktów z NFZ. Opis instalacji : o W katalogu instalacyjnym stacji roboczej znajduje się program bbnet.exe, należy go uruchomić dwukrotnym kliknięciem, w wyniku uruchomienia na kilka sekund zostanie otwarte okno wiersza poleceń, po czym okno zostanie zamknięte, a w katalogu aplikacji zostanie utworzony plik setup.rex. o Wygenerowany plik setup.rex, należy przy pomocy dyskietki lub pamięci przenośnej, przenieść do komputera pełniącego rolę stanowiska głównego. o Na komputerze pełniącym rolę stanowiska głównego, należy uruchomić aplikację BBSoft.exe, następnie należy wybrać z menu głównego funkcję Narzędzia/Licencje. Na formularzu Licencje, należy kliknąć przycisk [Stacje robocze], po czy przyciskiem [Import], należy wyszukać i wczytać plik setup.rex. Poprawne zaimportowanie pliku, wyświetli na liście stanowisk roboczych, informację o nowo dodanym stanowisku. Strona 47 z 49

48 o Następnie należy zaznaczyć na liście stację roboczą którą aktywujemy oraz kliknąć przycisk [Eksport]. Po kliknięciu przycisku [Eksport], użytkownik zostanie poproszony o wskazanie lokalizacji zapisu pliku setup.xml. o Plik setup.xml, zawiera konfigurację połączenia stacji roboczej ze stanowiskiem głównym instalacji wielostanowiskowej. Plik należy umieścić na komputerze stacji roboczej, w katalogu głównym aplikacji o Jeśli proces przebiegł bezproblemowo, po umieszczeniu pliku setup.xml w katalogu głównym aplikacji na komputerze stacji roboczej, uruchomienie aplikacji BBSoft.exe, spowoduje nawiązanie połączenia ze zbiorem danych komputera pełniącego główne stanowisko instalacji wielostanowiskowej, Stacja robocza Stacja robocza setup.xml setup.xml plik.rex plik.rex Stacja podstawowa Wskazówki : Każde stanowisko wchodzące w skład instalacji wielostanowiskowej, musi posiadać interfejs sieciowy, z adresacją IP w tej samej podsieci Pomiędzy stanowiskami należy zapewnić łączność min. na porcie komunikacyjnym TCP 8810 Strona 48 z 49

49 Stacja podstawowa instalacji wielostanowiskowej powinna charakteryzować się najlepszą konfiguracją sprzętowo programowa spośród wszystkich komputerów wchodzących w skład instalacji Strona 49 z 49