Elementy baz danych w edytorze tekstu. Elementy baz danych w arkuszu kalkulacyjnym. Jednorodna tabela jako ródło danych:

Transkrypt

1 1 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH 2 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH Elementy baz danych w edytorze tekstu. Elementy baz danych w arkuszu kalkulacyjnym. Jednorodna tabela jako ródło danych: Jednorodna tabela jako ródło danych: Pastwo Stolica Powierzchnia Ludno Austria Wiede 83,9 8,1 Belgia Bruksela 30,5 10,2 Pastwo Stolica Powierzchnia Ludno Austria Wiede 83,9 8,1 Belgia Bruksela 30,5 10,2 W tabeli traktowanej jako baza danych wiersze to rekordy a komórki to pola. Do wikszoci operacji na danych zawartych w tabeli wykorzystujemy pasek narzdziowy Baza danych [Widok Paski narzdzi Baza danych]. Elementy tego paska (po wstawieniu kursora do dowolnej komórki tabeli) pozwalaj m.in. na: - stosowanie formularza do podstawowych operacji na danych (dodanie lub usunicie rekordu, przeszukiwanie rekordów, ) [Formularz danych korespondencji seryjnej] - zarzdzanie elementami nagłówka (dodanie, usunicie, zmiana nazwy, ) [Narzdzia zarzdzanie polami] - bezporednie operacje dodawania i usuwania domylnego rekordu [Narzdzia dodawanie domylnego rekordu, Narzdzia usuwanie domylnego rekordu] - sortowanie danych [Narzdzia sortowanie rosnce, Narzdzia sortowanie malejce] Wiksze moliwoci dotyczce sortowania uzyskamy wybierajc z menu [Tabela Sortuj ]. Moemy te zwikszy czytelno tabel z du iloci wierszy (wiksz ni 1 strona) poprzez umieszczenie nagłówków kolumn na kadej stronie [Tabela Powtarzanie nagłówków wierszy]. Majc do dyspozycji baz danych pastw umieszczon w pliku panstwa.txt wykonaj ponisze polecenia: - otwórz plik panstwa.txt w Notatniku i sprawd jaki znak (tzw. separator) oddziela poszczególne informacje umieszczone w wierszu; - zamknij Notatnik i otwórz plik panstwa.txt w edytorze Word; - dokonaj konwersji pliku (ustal odpowiedni sposób kodowania); - ustaw formatowanie (orientacja strony, marginesy, ) tak, aby wszystkie kolumny mieciły si obok siebie; - przekształ tekst na tabel; - jeli brakuje informacji o Polsce utwórz nowy rekord i dopisz je; - odszukaj i uzupełnij pola, których tre stanowi wielokropek ; - zastosuj odpowiednie sortowanie w celu odnalezienia najmniejszych pastw na kadym z kontynentów; - ustaw powtarzanie pierwszego wiersza (nazw kolumn) na kadej stronie dokumentu. W tabeli traktowanej jako baza danych wiersze to rekordy a komórki to pola. Do wikszoci operacji na danych zawartych w tabeli wykorzystujemy pasek narzdziowy Baza danych [Widok Paski narzdzi Baza danych]. Elementy tego paska (po wstawieniu kursora do dowolnej komórki tabeli) pozwalaj m.in. na: - stosowanie formularza do podstawowych operacji na danych (dodanie lub usunicie rekordu, przeszukiwanie rekordów, ) [Formularz danych korespondencji seryjnej] - zarzdzanie elementami nagłówka (dodanie, usunicie, zmiana nazwy, ) [Narzdzia zarzdzanie polami] - bezporednie operacje dodawania i usuwania domylnego rekordu [Narzdzia dodawanie domylnego rekordu, Narzdzia usuwanie domylnego rekordu] - sortowanie danych [Narzdzia sortowanie rosnce, Narzdzia sortowanie malejce] Wiksze moliwoci dotyczce sortowania uzyskamy wybierajc z menu [Tabela Sortuj ]. Moemy te zwikszy czytelno tabel z du iloci wierszy (wiksz ni 1 strona) poprzez umieszczenie nagłówków kolumn na kadej stronie [Tabela Powtarzanie nagłówków wierszy]. Majc do dyspozycji baz danych pastw umieszczon w pliku panstwa.txt wykonaj ponisze polecenia: - otwórz plik panstwa.txt w Notatniku i sprawd jaki znak (tzw. separator) oddziela poszczególne informacje umieszczone w wierszu; - zamknij Notatnik i otwórz plik panstwa.txt w edytorze Word; - dokonaj konwersji pliku (ustal odpowiedni sposób kodowania); - ustaw formatowanie (orientacja strony, marginesy, ) tak, aby wszystkie kolumny mieciły si obok siebie; - przekształ tekst na tabel; - jeli brakuje informacji o Polsce utwórz nowy rekord i dopisz je; - odszukaj i uzupełnij pola, których tre stanowi wielokropek ; - zastosuj odpowiednie sortowanie w celu odnalezienia najmniejszych pastw na kadym z kontynentów; - ustaw powtarzanie pierwszego wiersza (nazw kolumn) na kadej stronie dokumentu.

2 3 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH 4 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH Relacyjne bazy danych. Tworzenie bazy danych - tabele. 1. Podstawowe pojcia. a) Pojcia ogólne: Baza danych uporzdkowany zbiór danych opisujcych okrelone obiekty lub zdarzenia (np. dane o pracownikach, uczniach, artykuły rónych bran ksiki, płyty CD, sprzt komputerowy, ) przechowywany na rónych nonikach (np. papier, pami magnetyczna, optyczna, ). Relacyjna baza danych baza zbudowana z wielu powizanych ze sob tabel. Relacja zwizek midzy danymi pochodzcymi z rónych tabel. DBMS (ang. DataBase Management System) system zarzdzania baz danych, czyli zestaw programów umoliwiajcych tworzenie i zarzdzanie (przechowywanie, przetwarzanie, udostpnianie i zabezpieczanie) baz. RDBMS (ang. Relational DBMS) system zarzdzania relacyjn baz danych. b) Okrelenia struktury bazy: Tabela wiersz kolumna (plik rekord pole; relacja krotka, encja atrybut); Klucz podstawowy kolumna tabeli, której dane jednoznacznie identyfikuj wszystkie wiersze tabeli. Klucz obcy klucz podstawowy umieszczony w innej tabeli. Klucz podstawowy i klucz obcy to kolumny, które pozwalaj na utworzenie relacji midzy tabelami. 2. Elementy systemu zarzdzania baz danych. Tabela struktura słuca do przechowywania danych. Formularz struktura przedstawiajca zawarto pojedynczego rekordu, stosowana do przegldania lub wprowadzania (edytowania) danych. Kwerenda (zapytanie) struktura umoliwiajca wybieranie z bazy danych rekordów spełniajcych okrelone przez uytkownika kryteria oraz wykonywanie na tych rekordach rónych operacji (matematycznych, logicznych, ). Raport struktura umoliwiajca przygotowanie dokumentu (np. oferty sprzeday, plakatu informacyjnego, ) na podstawie danych zawartych w bazie. 1. Projektowanie bazy. Projektowanie to pierwszy etap tworzenia bazy. Okrelamy w nim zakres przechowywanych informacji, dokonujemy podziału na tabele (decydujc o iloci i przeznaczeniu poszczególnych kolumn oraz wyborze kolumny bdcej kluczem podstawowym. Okrelamy równie odpowiednie relacje midzy tabelami przez umieszczanie kluczy obcych. W poniszych wiczeniach jako przykład bazy wybierzemy informacje o planetach układu słonecznego. Baza składa si bdzie z dwóch tabel Planety i Ksiyce. Wikszo informacji o planetach pochodzi bdzie z zewntrznego pliku planety.xls. 2. Tworzenie tabel. Tworzenie rozpoczynamy od uruchomienia odpowiedniego oprogramowania DBMS. Do naszych celów wykorzystamy aplikacj MS Access (wersja XP). Po uruchomieniu wybieramy opcj Pusta baza danych [Plik Nowy ] okrelamy miejsce zapisu i wprowadzamy nazw dla całej bazy, np. Układ Słoneczny. Rozszerzenie, jakie nadaje plikom baz danych program MS Access to mdb. W otwartym oknie mamy moliwo definiowania rónych elementów bazy (tabele, kwerendy, formularze, raporty, ) korzystajc z trzech przycisków Otwórz, Projektuj, Nowy. a) Import danych z zewntrznego ródła: Dane do tabeli Planety pobierzemy z pliku arkusza kalkulacyjnego. Prawidłowe pobranie danych z takiego ródła wymaga, aby w rodku znajdowała si tylko lista, która zaczyna si od pierwszego wiersza. Jeli tak nie jest plik edytujemy i dokonujemy odpowiednich poprawek. Rozpoczynamy import danych do tabeli Planety: - wybieramy opcj Tabela importu po klikniciu przycisku Nowy [Wstaw Tabela Tabela importu]; - wybieramy odpowiedni typ pliku (Excel, *.xls) i odnajdujemy jego połoenie. Potwierdzenie wyboru pliku uruchamia kreatora importu, gdzie dokonujemy dalszych ustawie: - zaznaczamy opcj Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn; - wybieramy miejsce przechowywania importowanych danych (opcja: W nowej tabeli); - okrelamy informacje dotyczce kadej importowanej kolumny (pola); - definiujemy klucz podstawowy (opcja: Pozwalaj programowi Access doda klucz podstawowy); - podajemy nazw tabeli (np. Planety). b) Podgld i edycja utworzonej tabeli: Moemy teraz uy przycisku Otwórz (menu podrczne: Otwórz) lub przycisku Projektuj (menu podrczne: Widok projektu), aby obejrze lub dokona edycji tabeli. Edycja moe obejmowa: - popraw lub dodanie nowych informacji do tabeli, - modyfikacj nazw pól (nazw kolumn) tabeli oraz okrelenie typu danych dla kadego pola. W programie Access dostpne s nastpujce typy danych: Tekst (do 255 znaków); Nota (tekst do znaków); Liczba (bajt: 0 255, liczba całkowita: , liczba całkowita długa: , pojedyncza precyzja: -3, , , podwójna precyzja: -1, , ); Data/Godzina; Walutowy; Autonumerowanie (kolejne lub losowe liczby naturalne); Tak/Nie (typ logiczny o wartociach Prawda lub Fałsz); Obiekt OLE; Hiperłcze;

3 5 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH 6 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH Kreator odnoników. c) Samodzielne definiowanie tabeli: Utworzymy teraz tabel Ksiyce, w której umiecimy trzy pola (kolumny): IDKsiyca klucz podstawowy tabeli; IDPlanety klucz obcy bdcy połczeniem z tabel Planety; Nazwa Ksiyca. Do tworzenia nowej tabeli wykorzystamy opcj Widok Projekt: - wybieramy przycisk Nowy, a nastpnie pozycj Widok projektu; - wprowadzamy do tabeli pole IDKsiyca i okrelamy jego parametry (Typ danych: Autonumerowanie, klucz podstawowy menu podrczne: Klucz podstawowy); - wprowadzamy kolejne pole Nazwa ksiyca (Typ danych: Tekst); - wprowadzamy pole IDPlanety (klucz obcy) i okrelamy jego parametry (Typ danych: Kreator odnoników). Wybór typu danych Kreator odnoników otwiera okienko o takim samym tytule, gdzie w kolejnych krokach ustalona zostanie relacja midzy tabel Planety i tabel Ksiyce: - okrelamy sposób nadawania wartoci tworzonej kolumnie (wybieramy opcj, w której wartoci bd pochodzi z kolumny innej tabeli Obiekt kolumna odnonika ma pobiera wartoci z tabeli lub kwerendy); - wybieramy tabel, z której bd pobierane dane (tabela Planety); - dla definiowanej kolumny okrelamy ródło danych (kolumn IDPlanety z tabeli Planety); - okrelamy (pocztkow) szeroko tworzonej kolumny; - wpisujemy nazw (etykiet) kolumny; - potwierdzamy zapisanie całej tabeli. Na koniec sprawdzamy jeszcze utworzone relacje, korzystajc z ikonki Relacje umieszczonej na pasku narzdziowym Baza danych lub z głównego menu [Narzdzia Relacje ]. Edytujemy utworzon relacj przez wybór linii łczcej tabel Planety z tabel Ksiyce. W podrcznym menu wybieramy opcj: Edytuj relacj i w otwartym okienku zaznaczamy pozycj Wymuszaj wizy integralnoci. Zgodnie z informacjami podanymi w Pomocy programu Access wizy integralnoci to system zasad, stosowany po to, aby relacje pomidzy powizanymi tabelami były prawidłowe i aby powizane rekordy nie zostały przypadkowo usunite lub zmienione. Zatwierdzenie zmian wprowadzonych do okienka Edytowanie relacji powoduje dodatkowy efekt wizualny umieszczenie liczby 1 oraz znaku nieskoczonoci ( ) przy odpowiednich polach tabel. Liczba 1 oznacza, e w danej tabeli jest tylko jeden rekord (wiersz) z okrelon wartoci w tym polu. Znak nieskoczonoci oznacza, e wicej ni jeden rekord moe wystpi w danej tabeli z okrelon wartoci w tym polu. Wprowadzanie danych do tabeli - formularze. Elementem najbardziej odpowiednim do wprowadzania (take edytowania lub przegldania) danych jest formularz. Podstawowe sposoby ich tworzenia omówione s poniej. 1. Autoformularze. Najszybsz metod utworzenia formularza jest autoformularz. Najczciej stosowan jego odmian autoformularz kolumnowy. Aby go utworzy w oknie bazy danych wybieramy zakładk Formularze, po czym klikamy na przycisku Nowy. W otwartym okienku wybieramy rodzaj autoformularza (Autoformularz: kolumnowy) oraz tabel, z której bd pochodzi dane (tabela: Planety). Po krótkim czasie od zatwierdzenia ustawie otrzymujemy gotowy formularz. Do przegldania kolejnych rekordów (wierszy) słu - zamieszczone poniej - przyciski oznaczajce odpowiednio: przejcie do pierwszego rekordu, cofnicie o jeden rekord, przejcie do kolejnego rekordu, przejcie do rekordu ostatniego oraz dodanie nowego rekordu (trójkt z gwiazdk). Liczba w rodkowym polu oznacza numer biecego rekordu, a umieszczona na kocu ilo wszystkich rekordów. Do przechodzenia pomidzy kolejnymi polami danego rekordu słuy klawisz <Tab> lub <Shift+Tab> gdy chcemy cofn si o jedno pole. Ewentualne poprawki do powstałego formularza wprowadzimy nieco póniej (punkt 3.), a na koniec pozostało nam jeszcze tylko zapisanie formularza pod nazw Planety. 2. Kreator formularzy. Kreator pozwala na bardziej szczegółowe okrelenie elementów powstajcego formularza. Posłuymy si nim do utworzenia formularza Ksiyce. Skorzystamy te z moliwoci zamieszczania w formularzu wartoci pól pochodzcych z rónych tabel (w miejsce liczbowego identyfikatora planety zostanie wstawiona jej nazwa). Prac z kreatorem rozpoczynamy poprzez wybór opcji Kreator formularzy, któr zobaczymy po wybraniu przycisku Nowy na zakładce Formularze. ródłem danych dla formularza bdzie tabela Ksiyce. Kolejne okienka kreatora pozwalaj na: - wybór pól do umieszczenia w formularzu (pole Nazwa ksiyca z tabeli Ksiyce, pole Planeta z tabeli Planety), - sposób wywietlania danych (Formularz z podformularzem(ami)), - wybór układu podformularza (Arkusz danych), - okrelenie stylu, wygldu graficznego (Standardowy). - wprowadzenie nazwy dla formularza (Ksiyce) oraz dla podformularza (Ksiyce Podformularz). Teraz mona ju zacz wprowadza w formularzu nazwy ksiyców. 3. Edycja formularzy. (Widok Projekt)

4 7 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH 8 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH Wyszukiwanie danych w bazie - zapytania. Umiejtno tworzenia zapyta, inaczej kwerend (ang. query), decyduje o moliwociach wykorzystania informacji, zawartych w bazie danych. 1. Rodzaje zapyta. a) Wybór (selekcja): Operacja wyboru (selekcji) to wyszukiwanie w tabeli tych rekordów (wierszy), których wybrane pola spełniaj zadany warunek. b) Rzutowanie: Rzutowanie jest zapytaniem, które prowadzi do wywietlenia wszystkich rekordów (wierszy) tabeli, ale tylko niektórych - zadanych przez nas - pól (kolumn). Powysze dwa rodzaje zapyta moemy łczy ze sob, ale przeprowadzamy je na pojedynczych tabelach. c) Złczenie: Operacja złczenia moe by przeprowadzana na wikszej liczbie tabel, z których wybiera si i łczy ze sob interesujce nas dane. 2. Wydobywanie informacji z bazy danych. a) Wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie danych: Sortuj rosnco Sortuj malejco Filtruj według wyboru Filtruj według formularza Znajd Zastosuj/Usu filtr Przyciski Znajd oraz Sortuj rosnco i Sortuj malejco s ju nam znane z innych programów uytkowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny). Filtrowanie za pomoc przycisków Filtruj według wyboru oraz Filtruj według formularza moemy stosowa zarówno w widoku arkusza danych jak i w formularzu. Pierwszy sposób polega na wyborze konkretnego pola (lub jego czci) i naciniciu przycisku. W efekcie dostaniemy wszystkie rekordy (wiersze), które w tym polu maj warto tak jak zaznaczylimy. Powrót do wywietlania całej tabeli umoliwia przełcznik Zastosuj/Usu filtr. Przed wyborem drugiego sposobu najlepiej otworzy konkretny formularz. Po wyborze przycisku Filtruj według formularza wszystkie pola formularza zostaj puste, co oznacza gotowo do przyjmowania warunków. Na pojedynczym formularzu warunki łczone s operatorem koniunkcji I (And), a na poszczególnych formularzach operatorem alternatywy Lub (Or). Taki sposób umoliwia tworzenie rozbudowanych kryteriów. Działanie filtru rozpoczyna si po naciniciu przycisku Zastosuj filtr. b) Rzutowanie wywietlanie wybranych kolumn tabeli: Wywietlenie wybranych kolumn danej tabeli realizuj kwerendy. Aby utworzy tego typu kwerend (zapytanie) postpujemy według poniszych zalece: - w okienku bazy danych zaznaczamy obiekt Kwerendy i naciskamy przycisk Nowy; - w otwartym okienku wybieramy pozycj Widok projektu; - w kolejnym okienku zaznaczamy interesujc nas tabel i klikamy na przycisku Dodaj; - po zatwierdzeniu wyboru otrzymamy okienko projektu kwerendy podzielone na dwie czci; - wybieramy kolumn, któr chcemy wywietli (poprzez podwójne kliknicie na nazwie kolumny w tabeli lub przemieszczenie tej nazwy do pierwszego wiersza o nazwie Pole w dolnym obszarze okienka projektu); operacj t wykonujemy dla kadej kolumny, któr chcemy wywietli; - zapisujemy pod wybran nazw i zamykamy okienko projektu kwerendy. Po wykonaniu powyszych czynnoci sprawdzamy działanie utworzonej kwerendy klikajc podwójnie na jej nazwie lub naciskajc przycisk Otwórz. Utwórz kwerend, która wywietli dla kadej planety jej nazw, warto masy oraz rednic. c) Łczenie rzutowania z wyborem (filtrowaniem) danych: Moliwo ograniczenia iloci wywietlanych rekordów (wierszy) tabeli, w której zastosowano ju rzutowanie polega na dodaniu odpowiednich kryteriów. Miejsce ich wprowadzania znajduje si w dolnej czci okienka projektu kwerendy w wierszu o nazwie Kryteria. Wprowadzanie kryterium sprowadza si najczciej do zapisania odpowiedniej wartoci oraz operatora porównania (np. <1). Uzupełnij utworzon wczeniej kwerend o kryterium pozwalajce na wywietlenie tylko tych planet, których rednica jest wiksza od rednicy ziemi (12756 km). Ustal dodatkowo sortowanie wywietlanych danych od najwikszej do najmniejszej rednicy. d) Złczenie pobieranie danych z wielu tabel Jedyna zmiana w porównaniu z filtrowaniem i rzutowaniem polega na dodaniu do projektu kwerendy wszystkich tabel, z których pobierane bd dane. Ewentualne kryteria lub sortowanie moemy stosowa do wszystkich pól dodanych tabel. Nowym elementem zastosowanym w poniszym wiczeniu bdzie moliwo wprowadzenia wartoci kryterium przez uytkownika (w momencie uruchamiania kwerendy). Efekt ten uzyskamy, jeli w miejscu wprowadzania warunku umiecimy dowolny tekst w nawiasach kwadratowych (np. [Podaj nazw kontynentu]). W dostpnej bazie danych Pastwa utwórz kwerend, która wybierze z odpowiedniej tabeli mniejsze pastwa od Polski pod wzgldem powierzchni (pow. Polski - 312,7 tys. km 2 ) na wybranym przez uytkownika kontynencie. Oprócz nazwy pastwa oraz powierzchni wynik działania kwerendy powinien zawiera liczb ludnoci.

5 9 / 9 PODSTAWY BAZ DANYCH Prezentacja danych - raporty. Raport to element programu DBMS, którego zadaniem jest