Relacje z mediami. Dobry rzecznik prasowy. Kontakty z mediami Rodzaje materiałów prasowych. Rodzaje materiałów prasowych

Transkrypt

1 Relacje z mediami Kontakty z mediami Natalia Osica, Magdalena Janczewska, Robert Boch Większośd ludzi nie potrafi kontaktowad się z mediami. Dlaczego? Dobry rzecznik prasowy Nie traktuje dziennikarza jak wroga. Nie ucieka przed dziennikarzami. Nie odsyła mediów do osób trzecich. Jest miły i pomocny. Zawsze odbiera telefony i zawsze oddzwania. Potrafi mówid krótko i logicznie. Szybko reaguje i zawiadamia dziennikarzy, gdy coś ciekawego się dzieje. Nie boi się konfrontacji, gdy dzieje się cos złego w reprezentowanej instytucji. Posiada bardzo szeroką wiedze ogólną. Bio (biogram) dane osobowe konkretnej osoby, na przykład prezesa. Mogą zawierad zdjęcie. Backgrounder - jego celem jest szersze zapoznanie z tematem, podanie kontekstu wydarzenia, informacji stanowiących tło (organizacja, jej historia, działacze, cele itp.) Artykuł promocyjny OWO Opis Wyjaśnienie Ocena opis zaistniałej sytuacji, powód jej zaistnienia oraz znaczenie tego, co się wydarzyło. Często opiera się na badaniach naukowych. Wywiad sponsorowany, czyli przeprowadzony przez wynajętego dziennikarza na przykład z zarządem firmy. Studium przypadku opisanie skutecznego użycia produktu firmy i obszary zastosowania tego produktu. Artykuł podpisany (byliner) najczęściej pisany przez osobę odpowiedzialną za PR, a podpisany przez prezesa (co nadaje powagi). Pitch Letter ma zwrócid uwagę redakcji i wyjaśnid, dlaczego warto zająd się danym problemem. Zaczyna się od mocnego zdania, które ma zaszokowad i przykud uwagę. Artykuły przeglądowe przedstawiają ogólną sytuację w danej branży. Artykuły faktograficzne na przykład raporty roczne, wyniki kwartalne etc. Materiały pisane i powielone to materiały prasowe najczęściej rozdawane na konferencjach. 1

2 Backgrounder background release Boilerplate Jedno- lub dwustronicowy opis organizacji, który zawiera kompleksowe informacje na jej temat. Backgrounder jest często dołączany do komunikatów jako oddzielny załącznik i dodawany do teczek przygotowywanych na konferencję prasową. Zawiera informacje o: historii obszarze działao organizacji misji i celach sposobie funkcjonowania członkach Kilkuzdaniowa informacja na temat organizacji, którą wykorzystuje się w komunikatach jako ich stały element, zlokalizowany pod głównym tekstem. Ten sam wzór jest stosowany w każdym komunikacie prasowym dotyczącym danej organizacji. Pamiętaj, aby co jakiś czas go aktualizowad. Komunikat prasowy, lub press release To podstawowe narzędzie wykorzystywane w kontaktach z dziennikarzami, którego celem jest przekazanie najważniejszych informacji o wybranym wydarzeniu/działaniu. Celem komunikatu jest publikacja zawartych w nim informacji w prasie/internecie, wywołanie relacji w radiu/telewizji czy zainteresowanie tematem agencji informacyjnej układ treści Data i nazwa dokumentu Tytuł Lead (co? kto? kiedy? gdzie? dlaczego? jak?) Rozwinięcie (kilka akapitów, w których odniesiesz się do faktów z leadu rozszerzając zakres informacji) Źródło dalszych informacji (zwykle link do strony www) Boilerplate Stopka układ treści format Wykorzystaj papier firmowy najlepiej A4. Zawsze używaj tej samej czcionki i interlinii. Objętośd komunikatu nie powinna przekraczad 2700 znaków. Komunikat nie powinien byd dłuższy niż 1,5 strony (im krótszy tym lepiej). 2

3 wysyłka Najczęstsza droga to . Tytuł maila decyduje o sukcesie (unikaj promocyjnych sformułowao np. uwaga, ostatnia szansa, ważne, pilne oraz wykrzykników). Obok tytułu maila podaj informację o rodzaju przesyłanego dokumentu, tak aby wiadomośd nie została uznana za spam. Jako treśd maila wpisz lead komunikatu prasowego lub krótką informację na temat zawartości załącznika. Możesz tez dodad linki, które odeślą czytelnika do źródła. W załączniku powinien znaleźd się komunikat prasowy oraz logotyp (opcjonalnie: zdjęcia)??? Pozwala uporządkowad historię kontaktów oraz relacji z mediami i zapanowad nad nazwiskami dziennikarzy, nazwami redakcji, adresami pocztowymi, mailowymi i innymi danymi kontaktowymi. Przed podjęciem kontaktów z dziennikarzami warto przemyśled konstrukcję bazy, tak, aby była jak najbardziej przydatna pod kątem naszych potrzeb w codziennej pracy. Dziennikarz Redakcja Adres Telefon Historia kontaktów Uwagi Elektroniczna baza jest bardziej przydatna niż zapiski na luźnych kartkach! Na listę powinni trafiad dziennikarze: specjalistyczni, ogólni, piszący o obszarach naszego działania, z agencji, z konkretnych redakcji zajmujących się daną dziedziną lub obszarem geograficznym, z najważniejszych dzienników ogólnopolskich, z najważniejszych tygodników i gazet specjalistycznych, z TV ogólnopolskich redakcji wiadomości, dzienników i wydarzeo, z TV regionalnych i lokalnych. W zależności od rodzaju organizacji czy promowanego wydarzenia mamy do dyspozycji kilka sposobów na to, by sprawdzid czy relacje z dziennikarzami przekładają się na konkretne efekty: monitoring mediów, liczba odwiedzin na stronie www, datki prywatnych osób, rozpoznawalnośd organizacji w otoczeniu (reakcje na dźwięk nazwy organizacji, reakcje potencjalnych sponsorów), raporty mediowe. Proste badania skuteczności wysyłania komunikatów do prasy, możliwe do przeprowadzenia stosunkowo niewielkim nakładem sił, to analiza: Jak często komunikaty były publikowane? Gdzie je umieszczano? W jakim miejscu? Czy wyrażały cele założone przez firmę lub organizację, czy może były czysto informacyjne? Czy były zmieniane przez redakcję? Jeśli tak, to co z nich usuwano? Czy informacje były przedrukowywane i cytowane przez inne media? 3

4 Konferencje prasowe Pytania, na które trzeba odpowiedzied: Czy działania zostały właściwie zaplanowane? Czy odbiorcy zrozumieli przekaz? Czy strategia działania mogła byd bardziej efektywna? Czy przekaz dotarł do podstawowych i wtórnych zbiorowości? Czy osiągnięto założone cele? Jakie nieoczekiwane okoliczności wpłynęły na sukces lub porażkę działania? Czy działania zmieściły się w zaplanowanym budżecie? Jakie kroki należy podjąd, aby zwiększyd sukces kolejnych przedsięwzięd? Konferencje prasowe organizuje się po to, aby przedstawid informację arcyważną lub problem zbyt złożony, aby można go było wyjaśnid w innej formie kontaktów z mediami. Jeśli zaproszeni dziennikarze nie dowiedzą się na niej niczego godnego uwagi, spowodujesz, że będą niechętnie przychodzid na kolejne spotkania. Zawsze pytaj: Po co? Kiedy już wiesz, przychodzi czas na działanie. ETAP I KONCEPCJA Ustal temat, zaplanuj miejsce i czas konferencji. Pamiętaj, że wszystko powinno byd dostosowane do możliwości dziennikarzy. Ustal prelegentów i prowadzącego. Przygotuj treśd i projekt zaproszenia. Sporządź listę gości (dziennikarzy oraz osób spoza mediów). Zaprojektuj teczkę prasową. Sprawdź ofertę cateringową. Wybierz gadżet pasujący do wizerunku firmy (wizualnie lub pod względem użytkowym). Opracuj scenariusz konferencji. Zaplanuj scenografię (np. ustawienie krzeseł, miejsce stolika recepcyjnego etc.). ETAP II REALIZACJA Wyślij zaproszenia do dziennikarzy (minimum tydzieo przed konferencją). Opracuj i zbierz materiały prasowe do teczki prasowej. Zamów catering. Zamów gadżet. ETAP III PRZYGOTOWANIE SALI ETAP IV PRZEBIEG KONFERENCJI Przygotuj stolik recepcyjny ze wszystkimi materiałami. Ustaw krzesła, stół. Przygotuj tabliczki na stół z nazwiskami prelegentów i prowadzącego. Zapewnij oświetlenie i nagłośnienie. Pamiętaj o materiałach wizualnych np. plakatach. Oznacz wejście na salę. Powitanie i podziękowanie za przybycie. Przedstawienie prelegentów i prowadzącego. Omówienie przebiegi konferencji. Prezentacja tematu. Sesja pytao i odpowiedzi. Podziękowania i zakooczenie konferencji. 4

5 ETAP V CZAS PO KONFERENCJI Konferencje - błędy Najczęstsze błędy organizatorów konferencji : Dodatkowe pytania z sali. Wywiady. Poczęstunek. Rozesłanie materiałów do tych dziennikarzy, którzy nie mogli pojawid się na konferencji. Dopilnowanie, aby wydarzyło się wszystko to, co zostało obiecane w trakcie konferencji. Zebranie wyników konferencji w mediach wycinki prasowe dotyczące omawianego tematu. Niska wartośd informacyjna (26%) Źle dobrany termin konferencji (14%) Za późno wysłane zaproszenia (12%) Nieciekawy temat (11%) Złe miejsce (5%) Dziękuję. Robert Boch biuro@mediatorzy.pl Ul. Senatorska 24 lok Warszawa Tel Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 5