Modele i standardy prowadzenia kontroli zarządczej: podejście do samooceny urzędów oraz jst NOWE NARZĘDZIE NOSEK

Transkrypt

1

2 Modele i standardy prowadzenia kontroli zarządczej: podejście do samooceny urzędów oraz jst NOWE NARZĘDZIE NOSEK Benchmarking podejścia do realizacji zadań z zakresu gospodarki komunalnej Analiza zakresów usług realizowanych w formule e-administracji Konferencja Instrukcja kancelaryjna i archiwizacja dokumentów w kontekście e- administracji.

3

4

5 Ponieważ zakres zadań wskazany w ustawie o gospodarce komunalnej jest bardzo szeroki, na potrzeby spotkania Grupy Samorządowych Innowacji wykorzystano katalog zadań wskazany w ustawie o samorządzie gminnym oraz samorządzie powiatowy. Dane zebrane z jednostek biorących udział w projekcie pokazały zróżnicowane podejście do organizacji zadań z zakresu gospodarki komunalnej.

6 Gospodarka komunalna - zadanie urząd jednostka miejska spółka miejska inne podmioty (np.: organizacje pozarządowe) utrzymanie dróg publicznych Żory, Lubliniec, Krosno, Ruda Śląska Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Częstochowa, Gliwice Żory organizacja ruchu drogowego Żory, Lubliniec, Tychy, Krosno, Ruda Śląska Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Częstochowa, Gliwice gospodarka wodna Lubliniec, Zabrze, Tychy, Krosno, Gliwice Lubliniec Żory, Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Częstochowa Krosno, Ruda Śląska (rzeki i cieki wodne) wodociągi i zaopatrzenie w wodę Lubliniec, Krosno Żory, Lubliniec Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa, Gliwice kanalizacja Żory, Lubliniec, Tychy, Krosno Lubliniec Żory, Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa, Gliwice usuwanie i oczyszczanie ścieków komunalnych Lubliniec Żory, Lubliniec Żory, Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa, Gliwice Żory utrzymanie czystości i porządku (w przypadku podziału tego zadania proszę o szczegóły, np.: w zakresie pasa drogowego, w zakresie terenów zieleni miejskiej, boisk i placów zabaw) Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze, Tychy (zieleń miejska, place i boiska), Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa, Gliwice (pomniki, rynek) Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze (pas drogowy), Tychy (pas drogowy, zieleń miejska, place i boiska), Krosno, Częstochowa, Gliwice (tereny rekreacyjne, place zabaw, pas drogowy) Żory, Bydgoszcz, Krosno, Ruda Śląska (poza pasem drogowym), Częstochowa utrzymanie urządzeń sanitarnych Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze (szalety publiczne), Tychy, Krosno, Częstochowa Lubliniec, Gliwice (szalety publiczne) Żory, Czeladź, Krosno, Częstochowa

7 Gospodarka komunalna - zadanie urząd jednostka miejska spółka miejska inne podmioty (np.: organizacje pozarządowe) utrzymanie wysypisk Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Tychy, Krosno, Częstochowa, Gliwice utrzymanie placów Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze, Krosno, Częstochowa Czeladź, Tychy, Gliwice Żory, Ruda Śląska Żory, Krosno zaopatrzenie w energię elektryczną Bydgoszcz (zakup grupowy), Lubliniec, Zabrze (uliczne), Tychy, Częstochowa, Gliwice Częstochowa Czeladź, Krosno Żory, Krosno, Ruda Śląska zaopatrzenie w energię cieplną oraz gaz Bydgoszcz, Tychy, Częstochowa Bydgoszcz Bydgoszcz, Czeladź, Zabrze, Krosno Żory, Krosno, Ruda Śląska działalność w zakresie telekomunikacji Bydgoszcz, Tychy Zabrze (światłowody) Krosno Żory, Czeladź, Krosno, Ruda Śląska, Gliwice tereny rekreacyjne, urządzenia sportowe Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze, Tychy, Częstochowa, Lubliniec (boisko miejskie), Czeladź, Tychy, Ruda Śląska, Gliwice Żory, Zabrze, Ruda Śląska Krosno zieleń gminna i zadrzewienie Żory, Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze, Tychy, Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa Czeladź, Tychy, Gliwice Żory, Ruda Śląska cmentarze gminne Bydgoszcz, Lubliniec, Zabrze, Krosno, Ruda Śląska, Częstochowa Lubliniec, Czeladź, Tychy, Częstochowa, Gliwice Żory

8 Na spotkaniu 22 czerwca 2015 r. członkowie Grupy Innowacji Samorządowych omówili stosowane podejście do realizacji zadań i doświadczeń związanych z realizacją zadań z zakresu gospodarki komunalnej poprzez: 1) utworzenie dużej jednostki miejskiej, na przykładzie rozwiązania zastosowanego w Gliwicach, gdzie w ramach jednej jednostki realizowane są następujące zadania: a) zieleń miejska b) palmiarnia miejska c) ośrodek wypoczynkowy Czechowice (nad jeziorem) d) lodowisko (rozkładane) e) kryte pływalnie (3 obiekty) f) stadiony i boiska (5 obiektów) g) boiska wielofunkcyjne (2 obiekty, w tym Orlik) h) place zabaw (51) i) korty tenisowe j) hala widowiskowo-sportowa k) schronisko dla zwierząt l) izba wytrzeźwień m) zakład pogrzebowy n) cmentarze komunalne (5) o) giełda samochodowa

9 2) powierzenie realizacji zadań spółce miejskiej, na przykładzie rozwiązania wdrażanego w Rudzie Śląskiej, gdzie w ramach jednej spółki która zarządzała zasobem mieszkaniowym i zielenią wokół tego zasobu, powierzono od 1 czerwca 2015 r. utrzymanie zieleni w całym mieście 3) realizacji zadań przy zaangażowaniu organizacji pozarządowych, na przykładzie powierzenia prowadzenia schroniska dla zwierząt w Krośnie

10 1. Koordynacja realizacji zadań z zakresu gospodarki komunalnej poza urzędem Zadania z zakresu gospodarki komunalnej koordynowane lub realizowane w ramach struktury urzędu cechują się niższą efektywnością i skutecznością. Powodem takiej sytuacji jest: a) konieczność wyboru wykonawcy do każdego zadania, a co za tym idzie większy poziom ryzyka związanego z procedurami wyboru podwykonawcy: przedłużające się procedury, ograniczone możliwości weryfikacji wykonawcy itp.

11 b) ograniczony nadzór nad realizacją zadań: - nadzór odbywa się przede wszystkim na poziomie dokumentów, - fizyczny nadzór nad realizacją zadań jest ograniczony, ze względu na urzędniczy charakter stanowisk pracy osób nadzorujących, c) niedostosowanie kompetencji kadry urzędniczej do zadań: w urzędzie zatrudniani są przede wszystkim urzędnicy a nie osoby z praktycznym doświadczeniem, które w wielu zadaniach z zakresu gospodarki komunalnej jest kluczowe dla efektywności i skuteczności.

12 Koszty realizacji zadań przez wyodrębnioną jednostkę/spółkę, mimo konieczności utworzenia nowych etatów takich jak dyrektor, księgowość, płace itp. często nie są wyższe ze względu na niższe płace pracowników realizujących zadania. Niższe płace pracowników realizujące zadania wynikają z niższych wymagań kompetencyjnych względem tych pracowników (nie zajmują stanowisk urzędniczych).

13 2. Kumulacja zadań z zakresu gospodarki komunalnej w jednym podmiocie Kumulacja zadań w jednostce/spółce pozwala na osiąganie dodatkowych efektów: a) ograniczenie liczby etatów: - istnieje większe możliwości rotacji pracowników, zwłaszcza wynikające ze zmian pór roku, np.: pracownicy utrzymujący latem boiska, zimą mogą realizować inne zadania, takie jak utrzymanie lodowiska sezonowego, prace w lesie komunalnym, czy bieżące prace na zamkniętych obiektach sportowych,

14 - istnieje możliwość zbudowania efektywniejszej struktury jednostki: np.: w miejsce zatrudniania w każdym miejskim obiekcie konserwatorów, utworzenie jednej grupy remontowej wykonującej zadania remontowokonserwacyjne na wszystkich miejskich obiektach, jedna administracja (księgowość i płace, jeden dział zamówień publicznych, specjalista ds. bhp, p.poż, jeden dział techniczny itp.) - istnieje możliwość akcyjnego realizowania zadań, np.: obsługa techniczna imprezy plenerowej przy zaangażowaniu pracowników odpowiedzialnych za zieleń miejską - występują większe możliwości w zakresie zastępstw,

15 b) wyższa jakość realizowanych zadań: - w skumulowanej jednostce/spółce miejskiej istnieje dodatkowy szczebel nadzorczy, nad realizacją zadań przez kierowników poszczególnych obiektów komunalnych przez administrację jednostki/spółki (dyrektora jednostki, jego zastępców, wyodrębnioną księgowość itd.) - zadania realizowane przez pracowników jednostki/spółki, ze względu na stałą zależność z gminą, cechują się wyższą jakością niż zlecane na zewnątrz c) niższe ryzyka wynikające z procedur wyboru podwykonawców, gdyż w razie braku możliwości rozstrzygnięcia postępowania, zadanie może zostać zrealizowane krótkoterminowo siłami własnymi jednostki

16 d) większy nadzór nad realizacją zadań: - nadzór nad realizacją odbywa się stale w terenie, a nie zza biurka urzędnika, - realizowany jest przez osoby z doświadczeniem praktycznym, a nie urzędników, - w dużych jednostkach miejskich i spółkach komunalnych liczba osób nadzorujących prace na terenie gminy jest większa, - szczególne znaczenie ma to w przypadku zadań zlecanych na zewnątrz (nie realizowanych przez pracowników jednostki, a tylko nadzorowanych przez jednostkę/spółkę),

17 e) pełne wykorzystanie parku maszynowego, a co za tym idzie zmniejszenie nakładów na zakup sprzętu sporadycznie wykorzystywanego przez jednostki działające indywidualnie f) oszczędności wynikające z łączenia zamówień publicznych.

18 3. Wybór formy prawnej zależny od oczekiwanych efektów W przypadku spółek miejskich zaletą jest: - rynkowa forma działalności wpływa na efektywność realizacji zadań, - możliwość realizacji dodatkowej działalności gospodarczej pozwala na obniżanie kosztów działalności spółki, np.: zakład pogrzebowy, usługi z zakresu utrzymania zieleni i ogrodów, organizacja imprez komercyjnych, utrzymanie stadionów klubów sportowych itp., - większa niezależność podmiotu, co eliminuje nieformalne przekazywanie zadań/czynności należących do komórek organizacyjnych urzędu,

19 W przypadku miejskich jednostek zaletą jest większy wpływ samorządu na realizację zadań, co ma znaczenie w przypadku nagłej konieczności szybkiej realizacji dodatkowego zadania (nie występuje konieczność wyceny nowego zadania i jego akceptacji).

20 4. Włączenie organizacji pozarządowych w realizację wybranych zadań z zakresu gospodarki komunalnej Uczestnicy spotkania uznali iż niewątpliwymi zaletami tego rozwiązania są: - znacznie niższe koszty realizacji zadań - zaangażowanie społeczeństwa lokalnego w realizację zadań gminy Realizacja zadań w tej formule wymaga: - identyfikacji organizacji zdolnych do realizacji tych zadań - wzmocnienia potencjału organizacji pozarządowych, np.: poprzez udostępnienie lokalu dla organizacji, pomoc w kwestiach prawnych, w tym przede wszystkim rozliczeń finansowych

21

22 Grupa Innowacji Samorządowych w dniu 31 sierpnia 2015 r przeprowadziła dyskusję o przyczynach niskiego wykorzystywania e-administracji oraz o potencjalnych szansach na zmianę tej sytuacji. Grupa Innowacji Samorządowych ustaliła iż istnieje szereg barier prawnych, które mają znaczący wpływ na rozwój usług e-administracji. Bariery te zostały omówione w dniach 10, 11 i 12 września 2015 r. na konferencji współorganizowanej z Archiwum Państwowym Instrukcja kancelaryjna i archiwizacja dokumentów w kontekście e-administracji.

23 Jako główne przyczyny niskiego wykorzystania e-administracji wskazano: - klienci urzędów ponad wszystko cenią sobie bezpośredni kontakt z urzędnikami, - występuje duży podział dystrybucji informacji w formie elektronicznej i wiele sposobów załatwiania spraw (wiele różnych portali informacyjnych i załatwiania spraw) - występują trudności w obsłudze portali do załatwiania spraw (większość klientów sporadycznie załatwia sprawy, zarówno w tradycyjny sposób w urzędzie jak i poprzez e-administrację) - brak zaangażowania samych pracowników urzędów w upowszechnianie tej formy świadczenia usług.

24 Jako główne szanse rozwoju usług e-administracji, Grupa Innowacji Samorządowych wskazała: - obejmowanie e-administracją usług w których występuje duża powtarzalność (tak jak to dzieje się poza jst, np.: bankowość elektroniczna, coroczne składanie PIT) - obejmowanie e-administracją usług dedykowanych konkretnym grupom klientów, stale współpracującym z urzędami (np.: ZUS, notariusze, ośrodki szkolenia kierowców itp.). Uczestnicy spotkania przedstawili dobre praktyki wdrożenia e-administracji: - składanie deklaracji śmieciowych w Radlinie - współpraca z ośrodkami szkolenia kierowców.

25