Instrukcja windykacji naleŝności w Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Bielsku - Białej. I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu Nr 58/2012 z dnia r. Instrukcja windykacji naleŝności w Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Bielsku - Białej I. Postanowienia ogólne 1 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: KSM / Spółdzielni naleŝy przez to rozumieć Karpacką Spółdzielnię Mieszkaniową. Instrukcji naleŝy przez to rozumieć niniejszą Instrukcję windykacji naleŝności w Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Bielsku Białej. RN KSM naleŝy przez to rozumieć Radę Nadzorczą Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Zarządzie naleŝy przez to rozumieć Zarząd Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Zastępcy Prezesa naleŝy przez to rozumieć Zastępcę Prezesa ds. Ekonomiczno Finansowych Głównego Księgowego Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Kierowniku naleŝy przez to rozumieć Kierownika Działu Ekonomiczno Finansowego Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej, Pracowniku ds. windykacji - naleŝy przez to rozumieć pracownika Działu Ekonomiczno Finansowego Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej zajmującego samodzielne stanowisko do spraw windykacji, Pracowniku ds. lokali uŝytkowych i gruntów naleŝy przez to rozumieć pracownika Działu Ekonomiczno Finansowego Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej odpowiedzialnego za rozliczanie opłat czynszowych i egzekwowanie naleŝności od najemców i dzierŝawców, UŜytkowniku lokalu naleŝy przez to rozumieć osobę będącą członkiem KSM, posiadającą tytuł prawny do lokalu mieszkalnego w postaci spółdzielczego lokatorskiego lub własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub posiadającą prawo odrębnej własności lokalu mieszkalnego w zasobach KSM lub teŝ osobę nie będącą członkiem KSM, posiadającą tytuł prawny do lokalu mieszkalnego w postaci własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub posiadającą prawo odrębnej własności lokalu mieszkalnego w zasobach KSM albo zajmującą lokal bez tytułu prawnego, Najemcy naleŝy przez to rozumieć osobę fizyczną lub podmiot, które łączy bądź łączyła z KSM umowa najmu, DzierŜawcy naleŝy przez to rozumieć osobę fizyczną lub podmiot, które łączy bądź łączyła z KSM umowa dzierŝawy, DłuŜniku naleŝy przez to rozumieć uŝytkownika lokalu, najemcę lub dzierŝawcę posiadających zaległości pienięŝne względem KSM, których dotyczy Instrukcja.

2 Radcy Prawnym naleŝy przez to rozumieć radcę prawnego świadczącego obsługę prawną Spółdzielni w zakresie windykacji naleŝności pienięŝnych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę Instrukcja reguluje zasady i tryb postępowania Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej w zakresie dochodzenia naleŝności pienięŝnych od DłuŜników KSM oraz w zakresie eksmisji z lokali mieszkalnych i wydania lokali uŝytkowych lub gruntów. 2.2 Instrukcja jest dokumentem wewnętrznym i określa zasady windykacji naleŝności pienięŝnych przysługujących Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Bielsku Białej Procedurę windykacyjną wszczynają i przeprowadzają odpowiedzialni za windykacje naleŝności pracownicy Działu Ekonomiczno - Finansowego, którzy monitorują na bieŝąco terminowość regulowania przez uŝytkowników lokali, dzierŝawców i najemców, wierzytelności pienięŝnych przysługujących Karpackiej Spółdzielni Mieszkaniowej. 3.2.Dział ekonomiczno finansowy KSM prowadzi procedurę windykacyjną w porozumieniu z radcą prawnym. II. Postępowanie o zapłatę lokale mieszkalne. 1. Etap przedsądowy Na kaŝdym miesięcznym wydruku wysokości opłat związanych z uŝywaniem lokalu (tzw. wydruku czynszowym), który otrzymuje kaŝdy uŝytkownik lokalu umieszcza się informacje o istniejącej nadpłacie lub niedopłacie w opłatach za korzystanie z lokalu ( stan konta czynszowego); 4.2 Proces windykacji wszczyna się, gdy uŝytkownik lokalu opóźnia się z zapłatą opłat za korzystanie z lokalu ( tzw. naleŝności czynszowe) za okres dłuŝszy niŝ dwa miesiące lub gdy zadłuŝenie przekroczy kwotę zł. 4.3 W przypadku, gdy zadłuŝenie uŝytkownika lokalu nie przekracza kwoty zł. lub opóźnienie jest mniejsze niŝ dwa miesiące Pracownik ds. windykacji wysyła zawiadomienie o niedopłacie, ze wskazaniem obowiązku zapłaty w terminie 7 u dni od dnia otrzymania zawiadomienia. 4.4 Windykacja roszczeń pienięŝnych powinna być prowadzona w miarę szybko, tak, aby stan zadłuŝenia dłuŝnika w Spółdzielni nie przekroczył wysokości 6 miesięcznego czynszu. Po tym terminie istnieje duŝe prawdopodobieństwo, Ŝe dłuŝnik nie będzie w stanie spłacić długu. 4.5 Pracownik ds. windykacji w terminie do 14 u dni po zakończeniu kaŝdego miesiąca wysyła do dłuŝników wezwania do zapłaty, z podaniem terminu zapłaty 14 u dni od

3 dnia otrzymania wezwania. Do tych czynności stosuje się szablon wezwania do zapłaty przyjęty i obowiązujący w KSM w dniu wejścia w Ŝycie niniejszej instrukcji. 4.6 Wezwania do zapłaty naleŝy wysłać listem poleconym lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru względnie doręczyć je za pośrednictwem pracownika Spółdzielni za pokwitowaniem. Wezwania przekazuje się na adres zamieszkania dłuŝnika bądź adres korespondencyjny wskazany przez dłuŝnika. 4.7 W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty lub / i przyznanie pomocy z Funduszu Pomocy Rodzinie, wykaz osób, wobec których powinna być wszczęta procedura sądowa, przekazuje się do akceptacji Kierownika Działu, a następnie Zastępcy Prezesa. 4.8 Po akceptacji Zastępcy Prezesa wykaz dłuŝników naleŝy przekazać do radcy prawnego celem podjęcia dalszych czynności. 4.9 Postępowanie sądowe kierowane jest przeciwko wszystkim osobom pełnoletnim zamieszkującym w lokalu wraz z dłuŝnikiem w okresie, którego dotyczy dochodzona zaległość W przypadku dłuŝników, posiadających zadłuŝenie do zł, w stosunku do których istnieje prawdopodobieństwo zapłaty po wezwaniu od radcy prawnego, pracownik ds. windykacji moŝe przekazać ich wykaz - po uprzedniej akceptacji Kierownika Działu i Zastępcy Prezesa - Radcy Prawnemu celem skierowania do dłuŝników dodatkowego wezwania do zapłaty Radca Prawny wysyła wezwanie do zapłaty, z podaniem terminu zapłaty 3 ch dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty. W wezwaniu tym wyszczególnione mają być przewidywane minimalne koszty ewentualnego postępowania sądowego i egzekucyjnego z zastrzeŝeniem moŝliwości ich zwiększenia w razie wzrostu zadłuŝenia z tytułu opłat za korzystanie z lokalu W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty lub / i przyznanie pomocy z Funduszu Pomocy Rodzinie, radca prawny wszczyna procedurę sądową. 2. Etap procedury sądowej i egzekucyjnej Radca prawny prowadzi postępowanie w etapach: 1) pozew o zapłatę w elektronicznym postępowaniu upominawczym lub w postępowaniu uproszczonym upominawczym, 2) po wydaniu prawomocnego orzeczenia sądu: a) w razie częściowej spłaty naleŝności objętych orzeczeniem sądu wezwanie przedegzekucyjne terminem płatności 3 ch dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty; b) w przypadku braku zapłaty oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty lub / i przyznanie pomocy z Funduszu Pomocy Rodzinie wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

4 6.2. W przypadku stwierdzenia przez Komornika, iŝ po dokonaniu ustaleń egzekucja jest bezskuteczna postępowanie egzekucyjne zawiesza się i radca prawny występuje do Sądu z wnioskiem o wyjawienie majątku, chyba, Ŝe z informacji uzyskanych od komornika wynika wyraźnie, iŝ dłuŝnik Ŝadnego majątku nie posiada lub wcześniejsza egzekucja była bezskuteczna W ciągu roku od dnia zawieszenia postępowania koniecznym jest złoŝenie wniosku o jego podjęcie. Termin na podjęcie postępowania egzekucyjnego monitoruje radca prawny W przypadku zaległości wynikających z prawomocnych orzeczeń sądu w łącznej wysokości co najmniej zł ( słownie: pięciu tysięcy złotych) oraz posiadaniu przez dłuŝnika spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub prawa odrębnej własności radca prawny: 1) wysyła do DłuŜnika informacje o posiadanym zadłuŝeniu względem Spółdzielni, w której wskazuje, iŝ brak wpłaty lub kontaktu DłuŜnika ze Spółdzielnią lub radcą prawnym w terminie 7 u dni od dnia otrzymania pisma, spowoduje złoŝenie wniosku do Sądu o wpis hipoteki na zabezpieczenie naleŝności spółdzielni i obciąŝenie DłuŜnika kosztami wpisu i ewentualnego późniejszego wykreślenia hipoteki 2) w przypadku braku zapłaty oraz braku kontaktu ze strony DłuŜnika i jego wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty lub / i przyznanie pomocy z Funduszu Pomocy Rodzinie, radca prawny prowadzi postępowanie zmierzające do ustanowienia hipoteki na prawie do lokalu celem zabezpieczenia naleŝności spółdzielni, - z zastrzeŝeniem ust W przypadku opisanym powyŝej w pkt gdy w księdze wieczystej lokalu naleŝącego do dłuŝnika: 1. wpisano juŝ wcześniej ostrzeŝenie o prowadzeniu egzekucji z tego lokalu ( lub komornik dokonał juŝ zajęcia lokalu, a ostrzeŝenie jeszcze nie zostało ujawnione), radca prawny co najmniej do czasu bezskutecznego zakończenia takiej egzekucji, nie składa wniosku o wpis hipoteki - z uwagi na brak korzystania w takim wypadku z pierwszeństwa zaspokojenia wierzytelności zabezpieczonej hipoteką wpisaną do księgi wieczystej po zajęciu lokalu przez komornika, chyba, Ŝe Zarząd postanowi inaczej. 2. widnieje juŝ hipoteka ustanowiona na rzecz innego wierzyciela, radca prawny przedstawia kwestię wpisu hipoteki Zarządowi celem podjęcia decyzji odnośnie ustanowienia tego sposobu zabezpieczenia roszczeń Spółdzielni - z uwagi na korzystanie w takim wypadku z pełnego pierwszeństwa zaspokojenia wierzytelności zabezpieczonej wpisaną wcześniej hipoteką. 7.3 W przypadku zaległości egzekwowanych w postępowaniu egzekucyjnym w łącznej wysokości co najmniej zł ( słownie: dziesięciu tysięcy złotych) oraz posiadaniu przez dłuŝnika spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub prawa odrębnej własności - w razie trudności w wyegzekwowaniu zaległości z innych składników

5 majątku i wzrostu nowych zaległości radca prawny składa do komornika wniosek o skierowanie egzekucji z lokalu mieszkalnego dłuŝnika, z zastrzeŝeniem ust W przypadku opisanym powyŝej w pkt gdy : 1. do lokalu naleŝącego do dłuŝnika juŝ wcześniej skierowana została egzekucja na rzecz innego wierzyciela, a Spółdzielnia nie posiada naleŝności zabezpieczonych hipoteką wpisaną do księgi wieczystej, radca prawny ustala wysokość zadłuŝenia dłuŝnika na rzecz innych wierzycieli i następnie przedstawia kwestię egzekucji naleŝności z tego lokalu Zarządowi celem podjęcia decyzji odnośnie kontynuowania postępowania z lokalu i etapów tego postępowania. 2. w księdze wieczystej lokalu naleŝącego do dłuŝnika widnieje hipoteka ustanowiona na rzecz innego wierzyciela, a Spółdzielnia nie posiada naleŝności zabezpieczonych hipoteką wpisaną do księgi wieczystej wcześniej niŝ na rzecz innego wierzyciela, radca prawny przedstawia kwestię egzekucji z lokalu dłuŝnika Zarządowi celem podjęcia decyzji odnośnie kontynuowania postępowania z lokalu - z uwagi na korzystanie z pełnego pierwszeństwa zaspokojenia wierzytelności zabezpieczonej hipoteką wpisaną wcześniej. 3. Etap fakultatywny 8 Pracownik ds. windykacji, na podstawie odrębnych decyzji Zarządu, moŝe przekazać wykaz dłuŝników - po uprzedniej akceptacji Kierownika Działu i Zastępcy Prezesa do firmy windykacyjnej działającej na zlecenie Spółdzielni celem prowadzenia windykacji pozasądowej, zgodnie z zapisami umów cywilnoprawnych. III. Postępowanie o zapłatę lokale uŝytkowe i grunty Proces windykacji wszczyna się, gdy dłuŝnik opóźnia się z zapłatą naleŝności za najem lub dzierŝawę co najmniej za jeden miesiąc rozliczeniowy Pracownik ds. lokali uŝytkowych i gruntów w terminie do 14 u dni po zakończeniu kaŝdego miesiąca wysyła do dłuŝników wezwania do zapłaty lub zawiadomienia o niedopłacie, z podaniem terminu zapłaty 7 u dni od dnia otrzymania wezwania lub zawiadomienia. Do tych czynności stosuje się szablon wezwania do zapłaty przyjęty i obowiązujący w KSM w dniu wejścia w Ŝycie niniejszej instrukcji W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty, Pracownik ds. lokali uŝytkowych i gruntów przekazuje wykaz dłuŝników do radcy prawnego, który wysyła do dłuŝników ostateczne wezwania do zapłaty, z podaniem terminu zapłaty 3 ch dni od dnia otrzymania wezwania Wezwania do zapłaty naleŝy wysłać listem poleconym lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru względnie doręczyć je za pośrednictwem pracownika Spółdzielni za pokwitowaniem. Wezwania przekazuje się na adres dłuŝnika, na który przesyłane są Faktury VAT bądź adres korespondencyjny wskazany przez dłuŝnika.

6 9.5. W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym przez radcę prawnego terminie oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty, wykaz dłuŝników, wobec których powinna być wszczęta procedura sądowa, przekazuje się do akceptacji Kierownika Działu, a następnie Zastępcy Prezesa Po akceptacji Zastępcy Prezesa wykaz dłuŝników naleŝy przekazać do radcy prawnego celem podjęcia dalszych czynności Postanowienia 6 8 Instrukcji stosuje się odpowiednio. IV. Postępowanie o wykreślenie / wykluczenie DłuŜnika będącego członkiem KSM ze Spółdzielni oraz o eksmisję. 1. Postępowanie przed skierowaniem do Rady Nadzorczej KSM W przypadku powstania zaległości w opłatach czynszowych za okres co najmniej sześciu miesięcy, pracownik ds. windykacji, w terminie do 14 u dni po zakończeniu w/w okresu wysyła do dłuŝników wezwania do zapłaty, z podaniem terminu zapłaty 30 u dni od dnia otrzymania wezwania wraz z pouczeniem, Ŝe w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie Spółdzielnia podejmie działania przewidziane w Statucie KSM zmierzające do wykluczenia lub wykreślenia dłuŝnika z rejestru członków KSM. Do tych czynności stosuje się szablon wezwania do zapłaty przyjęty i obowiązujący w KSM w dniu wejścia w Ŝycie niniejszej instrukcji Wezwania do zapłaty naleŝy wysłać listem poleconym lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru względnie doręczyć je za pośrednictwem pracownika Spółdzielni za pokwitowaniem. Wezwania przekazuje się na adres zamieszkania dłuŝnika bądź adres korespondencyjny wskazany przez dłuŝnika W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty lub / i przyznanie pomocy z Funduszu Pomocy Rodzinie, w terminie do 14 u dni od upływu wyznaczonego terminu na zapłatę, pracownik ds. windykacji przekazuje Zarządowi projekt uchwały zawierający wykaz osób, wobec których powinna być wszczęta procedura wykluczenia / wykreślenia celem złoŝenia wniosku do Rady Nadzorczej KSM o podjęcie działań zmierzających do wykluczenia / wykreślenia dłuŝnika z rejestru członków spółdzielni Dalsze czynności w sprawie wykluczenia / wykreślenia dłuŝnika z rejestru członków KSM podejmują pracownicy Działu Organizacyjno Członkowskiego, Pracownik ds. obsługi Rady Nadzorczej oraz Rada Nadzorcza KSM, zgodnie z obowiązującymi przepisami i postanowieniami Statutu KSM.

7 2. Postępowanie w razie wniesienia odwołania od uchwał organów KSM 11 W razie wniesienia przez członka KSM do Sądu odwołania od uchwały Rady Nadzorczej KSM lub uchwały Walnego Zgromadzenia Członków sprawę prowadzi radca prawny spółdzielni. 3. Postępowanie o eksmisję Postępowanie o eksmisję dotyczy osób wykluczonych / wykreślonych z rejestru członków KSM, a posiadających spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego Po wygaśnięciu spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu, na skutek ostatecznego wykluczenia / wykreślenia dłuŝnika z rejestru członków KSM, pracownicy Działu Organizacyjno Członkowskiego przedstawiają sprawę Zarządowi celem podjęcia decyzji o skierowaniu sprawy do radcy prawnego celem wszczęcia postępowania o eksmisję Radca Prawny po otrzymaniu akt lokalowych dłuŝnika, wysyła wezwanie do dobrowolnego opuszczenia lokalu z podaniem terminu wydania lokalu spółdzielni tj. 3 - ch miesięcy od dnia wygaśnięcia prawa do lokalu wraz z pouczeniem, iŝ niewydanie lokalu w w/w terminie spowoduje skierowanie pozwu o eksmisję. Wezwanie do wydania lokalu naleŝy wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Po bezskutecznym upływie terminu na wydanie lokalu w przypadku dalszego istnienia zaległości w opłatach czynszowych oraz braku dalszych podstaw do ponownego przyjęcia byłego członka w poczet członków KSM i ponownego ustanowienia na jego rzecz spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu i niezgłoszenia się osób bliskich byłemu członkowi KSM uprawnionych do uzyskania lokalu po byłym członku, zgodnie z przepisami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i Statutem KSM, radca prawny prowadzi postępowanie o eksmisję. V. Postępowanie o rozwiązanie umowy najmu / dzierŝawy bez wypowiedzenia oraz o wydanie Pracownik ds. lokali uŝytkowych i gruntów - w przypadku istnienia zaległości w opłatach za najem lub dzierŝawę za więcej niŝ dwa pełne okresy płatności określone w umowach - przekazuje do akceptacji Kierownika Działu i Zastępcy Prezesa wykaz podmiotów, względem których powinna zostać podjęta procedura zmierzająca do rozwiązania z nimi umów bez zachowania okresu wypowiedzenia Po akceptacji Zastępcy Prezesa wykaz dłuŝników naleŝy przekazać do radcy prawnego celem podjęcia dalszych czynności Radca prawny prowadzi postępowanie w etapach:

8 1) wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego terminu na uregulowanie całości zaległości dla najemców terminu miesięcznego, dla dzierŝawców terminu trzymiesięcznego od dnia otrzymania wezwania do zapłaty - z zastrzeŝeniem, iŝ po bezskutecznym upływie wyznaczonych terminów Spółdzielnia rozwiąŝe umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia; - w przypadku bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu i dalszego istnienia zaległości za okres dłuŝszy niŝ dwa pełne okresy płatności oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty: 2) przygotowanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia i przekazanie oświadczenia Zarządowi do podpisu. Oświadczenie powinno zostać podpisane przez dwóch członków Zarządu i wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na adres zamieszkania lub adres siedziby dłuŝnika. - po otrzymaniu potwierdzenia odbioru oświadczenia lub po jego zwrocie do spółdzielni w związki z niepodejmowaniem korespondencji: 3) wezwanie do wydania lokalu lub gruntu w terminie 14 u dni od dnia otrzymania wezwania. - w przypadku nie wydania lokalu / gruntu w wyznaczonym terminie i nie uiszczenia zaległych opłat oraz braku wniosku o rozłoŝenie zaległości na raty: 4) pozew o wydanie lokalu lub gruntu, a następnie w razie konieczności po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądu skierowanie wniosku egzekucyjnego. 14 Niniejsza Instrukcja została uchwalona uchwałą Zarządu Nr 58/2012 z dnia