Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Zielonej Górze ul. Chopina 21 A, tel/fax (068) Zielona Góra r.

Transkrypt

1 Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Zielonej Górze ul. Chopina 21 A, tel/fax (068) ZR/61/VI/09 LIST POLUSTRACYJNY Zielona Góra r. Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej w śaganiu W nawiązaniu do lustracji ustawowej przeprowadzonej w Spółdzielni Mieszkaniowej w śaganiu zwanej dalej Spółdzielnią", w okresie od r. do r. przez lustrator Dorotę Wolińską, obejmujący okres działalności Spółdzielni od r. do r.. Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Zielonej Górze przedstawia wyniki lustracji oparte na stwierdzonych faktach wynikających z dokonanych oględzin budynków, wyjaśnień złoŝonych przez Zarząd i pracowników Spółdzielni oraz przedłoŝonych dokumentów, a w szczególności: - Statutu Spółdzielni, - regulaminów wewnętrznych, - akt osobowych pracowników, - akt członkowskich, - dokumentacji rejestrowej Spółdzielni, - dokumentacji organów Spółdzielni - umów z dostawcami i odbiorcami - wyjaśnień Członków Zarządu i pracowników, - ksiąg rachunkowych i dokumentacji księgowej. Lustracja przeprowadzona została w zakresie: - stanu organizacyjno-prawnego, - organizacji i funkcjonowania organów samorządowych, - struktury organizacyjnej słuŝb pracowniczych,

2 - stanu prawnego gruntów, - spraw członkowsko-mieszkaniowych, - gospodarki zasobami mieszkaniowymi, - gospodarki remontowej, - gospodarki finansowej, - realizacja wniosków polustracyjnych z ostatniej lustracji. Ustalenia lustracji zawarte są w protokole lustracji stanowiącym integralną całość z listem polustracyjnym. W okresie objętym lustracją Spółdzielnia prowadziła działalność w oparciu o ustawę o spółdzielniach mieszkaniowych z dnia r. z późniejszymi zmianami r., ustawę Prawo Spółdzielcze z 1982 r. z późniejszymi zmianami oraz Statut Spółdzielni. Wewnętrzny system normatywny Spółdzielni stanowią równieŝ uregulowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym. Stwierdza się, iŝ postanowienia regulaminów uwzględniaj ą zmiany wprowadzone do ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych - ustawą z dnia r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Uaktualnienia wymaga jedynie regulamin obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej w Spółdzielni, ze szczególnym uwzględnieniem komputerowego systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz aktualizacji stanowisk w poszczególnych działach, a takŝe elektronicznej obsługi banku w zakresie wpłat i wypłat gotówkowych i bezgotówkowych. Z ustaleń lustracji wynika, Ŝe zarówno Zebrania Przedstawicieli Członków jak i Walne Zgromadzenie Członków były zwoływane w terminie oraz w sposób określony w Statucie i regulaminie obrad organów Spółdzielni. Po przeprowadzonej analizie dokumentacji dotyczącej Zebrań Grup Członkowskich, Zebrań Przedstawicieli oraz Walnego Zgromadzenia wnosi się uwagi: 1. Podczas Zebrania Przedstawicieli w dniu r. Prezes Zarządu przedłoŝył do przyjęcia uchwałą Zebrania wnioski polustracyjne. Zgodnie z

3 zapisem Art ustawy Prawo spółdzielcze z dnia r. z późn.. zm., wnioski z przeprowadzonej lustracji powinny być przedstawione przez radę nadzorczą Spółdzielni. 2. Ukonstytuowanie się nowo wybranej Rady Nadzorczej nastąpiło na pierwszym posiedzeniu zwołanym przez przewodniczącego Zebrania Przedstawicieli w 2006r. Do powyŝszego wnosi się uwagę; wg zapisu w 35 Statutu Spółdzielni pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej zwołuje Zarząd Spółdzielni. 3. W wyniku przeprowadzonej lustracji organizacji Warnego Zgromadzenia w roku 2008 wnosi się uwagę, aby wnioski dot. prawomocności wniesionych spraw do porządku obrad zgłaszać przed jego przegłosowaniem, aby uniknąć zagroŝenia przegłosowania w wyniku realizacji przyjętego porządku obrad uchwał niezgodnych z przepisami obowiązującego prawa. Stwierdzono, iŝ dokumentacja najwyŝszego organu Spółdzielni oraz Zebrań Grup Członkowskich nie budzi zastrzeŝeń, jest kompletna, treść podejmowanych uchwał jest zgodna z przepisami obowiązującego prawa. W badanym okresie Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowała się sprawami związanymi z bieŝącą działalnością Spółdzielni wypełniając funkcje kontroli i nadzoru. Rada wyłoniła spośród swego grona Komisję Rewizyjną, która aktywnie współpracowała z Zarządem Spółdzielni, analizując poziom kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi, przeprowadzając okresowe kontrole w zakresie wykonania planów gospodarczo-finansowych Spółdzielni. Zarówno Rada Nadzorcza jak i Komisja Rewizyjna działały w oparciu o zatwierdzone plany pracy. Dokumentacja Rady Nadzorczej jest kompletna. Do prowadzonej dokumentacji nie wnosi się uwag. Lustracja nie wykazała uchybień w pracy Zarządu, jak równieŝ w sposobie prowadzenia dokumentacji tego organu i podejmowaniu uchwał. Na podstawie przeanalizowanej dokumentacji Zarządu oraz uchwał i zarządzeń przez Zarząd podejmowanych stwierdza się, iŝ organ ten poprzez stosowanie rozwaŝnej polityki finansowej i kadrowej dąŝy do zapewnienia bezpiecznych warunków

4 zamieszkiwania i podnosi estetykę terenów osiedli oraz samych budynków. Uchwalona przez Radę Nadzorczą struktura organizacyjna Spółdzielni zapewnia warunki prawidłowej realizacji zadań Spółdzielni jako podmiotu gospodarczego. Z ustaleń lustracji wynika, iŝ stan prawny gruntów pozostających we władaniu Spółdzielni jest uregulowany, co umoŝliwiło realizację przez Zarząd postanowień ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali. Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych wykazały prawidłowość działań Spółdzielni. ZastrzeŜeń nie budzi sposób prowadzenia dokumentacji członkowskiej oraz wymaganych Prawem spółdzielczym rejestrów. Przeprowadzony selektywny przegląd zasobów mieszkaniowych wykazuje utrzymanie poszczególnych zasobów w stanie dobrym. Występujący poziom zadłuŝeń w opłatach za uŝytkowanie lokali, wprawdzie zbliŝony do przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych, winien być jednak w dalszym ciągu punktem zainteresowania Zarządu i Rady Nadzorczej. W odniesieniu do umów zawartych z dostawcami usług komunalnych stwierdza się, iŝ są one kompletne i zawieraj ą postanowienia zapewniające zabezpieczenie realizacji dostaw mediów jak i świadczenia usług zabezpieczających funkcjonowanie zasobów mieszkaniowych i lokalowych spółdzielców, najemców i właścicieli lokali. W badanym okresie Spółdzielnia prowadziła okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów pod kątem ustalania potrzeb remontowych słuŝących do ustalania rzeczowo-finansowych nakładów na remonty w danym roku. Prowadzone są teŝ kontrole stanu technicznego i sprawności instalacji budynków określone w art. 62 Prawa Budowlanego, co odnotowywane jest w ksiąŝkach obiektu budowlanego prowadzonych dla kaŝdego obiektu. Prace remontowe w Spółdzielni prowadzone były przez obcych wykonawców wyłanianych w wyniku organizowanych przez Zarząd przetargów. Umowy

5 zawarte z wyłonionymi wykonawcami zapewniały realizację interesów Spółdzielni. Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie wyłamania wykonawców, dokumentowania i rozliczenia robót remontowych. Efektywność działalności gospodarczej Spółdzielni oraz sposobu jej finansowania zbadano i przedstawiono za pomocą wskaźników ekonomicznych. Na podstawie przeprowadzonej analizy stwierdza się, iŝ posiadanymi środkami pienięŝnymi oraz odzyskanymi naleŝnościami Spółdzielnia jest w stanie spłacić zaciągnięte zobowiązania krótkoterminowe. Zobowiązania w Spółdzielni kształtują się na poziomie niezagraŝającym zachwianiu płynności finansowej firmy i stanowią średnio 50% wartości jej majątku obrotowego o czym świadczy wartość wskaźnika szybkości spłaty zobowiązań kształtującego się średnio w wysokości 2 pkt. W analizowanych latach wzrastała zdolność płatnicza Spółdzielni i kształtowała się na poziomie ok. 1,78%. Stan naleŝności Spółdzielni kształtuje się na dobrym poziomie i wskazuje na efektywną działalność słuŝb windykacyjnych Spółdzielni oraz skuteczną politykę finansową zmierzającą do utrzymania poprawnej terminowości zapłat naleŝności z tyt. kosztów utrzymania nieruchomości. Wnioski (zalecenia) polustracyjne 1. Karty do głosowania uŝyte do przeprowadzenia wyborów członków organów Spółdzielni traktować jako załączniki do protokołów z przeprowadzonych wyborów, które Zarząd Spółdzielni przechowuje zgodnie z przepisami w sprawie przechowywania akt. 2. Bezwzględnie przestrzegać obowiązku wykonania wniosków polustracyjnych przyjętych do realizacji uchwałą Walnego Zgromadzenia Członków. 3. Bezwzględnie realizować przez Zarząd obowiązek corocznego informowania Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Zielonej Górze oraz Warnego Zgromadzenia o wykonaniu wniosków polustracyjnych.

6 4. Uaktualnić regulamin obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej w Spółdzielni, ze szczególnym uwzględnieniem komputerowego systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz aktualizacji stanowisk w poszczególnych działach, a takŝe elektronicznej obsługi banku w zakresie wpłat i wypłat gotówkowych i bezgotówkowych. 5. Przestrzegać zakresu kompetencji organów podczas przedstawiania wniosków polustracyjnych Walnemu Zgromadzeniu oraz zwoływania pierwszego posiedzenia Rady Nadzorczej. 6. Wnioski dot. prawomocności wniesionych projektów uchwał do porządku obrad Warnego Zgromadzenia zgłaszać przed głosowaniem nad jego zatwierdzeniem, aby umknąć zagroŝenia przegłosowania uchwał niezgodnych z przepisami obowiązującego prawa w wyniku realizacji przyjętego porządku obrad. 7. Unikać podejmowania zapisów w uregulowaniach wewnątrzspółdzielczych, które w znaczny, nie mający odzwierciedlenia w przepisach obowiązującego prawa, sposób utrudniaj ą członkom spółdzielni realizację ich praw. 8. Dokonać weryfikacji treści złoŝonych oświadczeń członków Rady Nadzorczej w zakresie nie prowadzenia przez nich działalności konkurencyjnej wobec Spółdzielni pod kątem zatrudnienia w organach zarządczych podmiotów związanych ze Spółdzielnią umowami gospodarczymi. Postępowanie organów Spółdzielni w sprawie przyjęcia do realizacji wniosków lustracji: 1. Rada Nadzorcza na posiedzeniu przyjmuje wnioski i wyniki lustracji przedstawione w liście polustracyjnym. 2. Zarząd Spółdzielni w porządku obrad najbliŝszego Walnego Zgromadzenia umieszcza punkt dotyczący rozpatrywania wniosków i wyników z lustracji.

7 3. Wnioski i wyniki z lustracji na Walnym Zgromadzeniu przedstawia Rada Nadzorcza, zgodnie z art. 46 l pkt. 7 i art Prawa spółdzielczego. 4. Warne Zgromadzenie rozpatruje i podejmuje odpowiednią uchwałę w sprawie przyjęcia do realizacji przez Spółdzielnię wniosków i zaleceń oraz w sprawie przyjęcia wyników lustracji, zgodnie z art. 38 l pkt. 3 Prawa spółdzielczego. Na podstawie art. 93 l b Prawa spółdzielczego Zarząd obowiązany jest corocznie przekazywać do Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowychw Zielonej Górze informację o realizacji wniosków polustracyjnych. Zarząd równieŝ zobowiązany jest do corocznego przedstawiania Walnemu Zgromadzeniu informacji o realizacji wniosków polustracyjnych.