1. Wymagania ogólne dla wszystkich 6 części cyfryzacji

Transkrypt

1 Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) na wykonanie usługi cyfryzacji wybranej części zasobów wizualnych Pracowni Dokumentacji CAŚ UW w ramach projektu Archeologiczne Centrum Doskonałości Naukowej 1. Wymagania ogólne dla wszystkich 6 części cyfryzacji Jednym z głównych celów wykonania usługi cyfryzacji jest stworzenie nowoczesnego repozytorium dokumentacji z prac archeologicznych i konserwatorskich. Umożliwi to sprawne zarzadzanie zasobami wizualnymi CAŚ UW, da wygodne narzędzie badawcze naukowcom i pozwoli na dostęp do tych materiałów międzynarodowemu środowisku. W ramach wykonanej usługi zostanie stworzony kompletny cyfrowy rejestr zasobów wizualnych z polskich badań w Afryce Północno-Wschodniej. Dokumentacja powinna zostać scyfryzowana i zapisana na nośnikach należących do CAŚ UW. W efekcie wykonanej usługi powstanie baza danych z dokumentacją badań archeologicznych. Działanie to zapewni dostęp do dokumentacji z kilkudziesięciu lat polskich badań. 1.1 Przygotowanie do wykonania usługi cyfryzacji Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie zobowiązany przed podpisaniem umowy w terminie do 5 dni liczonych od dnia ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty, do przedstawienia Zamawiającemu wstępnego Programu prac cyfryzacji, Zamawiający zastrzega sobie weryfikację przedstawionego programu prac cyfryzacji i ostatecznie w porozumieniu z Wykonawcą go zaakceptuje. Programu prac cyfryzacji po zaakceptowaniu przez obie Strony będzie stanowił załącznik do zawartej umowy na wykonanie usługi cyfryzacji. Program prac cyfryzacji powinien zawierać: Opis identyfikacyjny: nazwa części cyfryzacji, której dotyczy, Opis kolejności prac, podział na etapy, który powinien być chronologiczny z podaniem dat realizacji i ilości wykonanej usługi w nieprzekraczalnym terminie i ilości określonych w opisie przedmiotu niniejszego zamówienia (pkt 2 OPZ), Opis planowanych do wykonania zabiegów : wymagane jest podanie zakresu prac, rodzajów zabiegów, wybranych metod oraz krótkie uzasadnienie wyboru metody cyfryzacji, a także zasięg prac. Zamawiający wymaga podania użytych materiałów oraz sprzętu (nazwy fabryczne). 1.2 Osoby wyznaczone do realizacji usługi Część 1 - Cyfryzacja negatywów i diapozytywów małoobrazkowych co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji negatywów i diapozytywów małoobrazkowych z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalno-naukowych oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji negatywów i diapozytywów małoobrazkowych, w tym wykonała min sztuk cyfrowych. Część 2 - Cyfryzacja negatywów i diapozytywów średnioobrazkowych, na płycie szklanej i o nietypowych wymiarach co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji negatywów i diapozytywów średnioobrazkowych, na płycie 1

2 szklanej o nietypowych wymiarach z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalnonaukowych, oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji negatywów i diapozytywów średnioobrazkowych, w tym wykonała min (słownie: trzy tysiące) sztuk cyfrowych. Część 3 - Cyfryzacja odbitek fotograficznych co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji odbitek fotograficznych z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalno-naukowych, oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji odbitek fotograficznych, w tym wykonała min (słownie: pięć tysięcy) sztuk cyfrowych. Część 4 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A4 i mniejszym co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A4 i mniejszym z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalno-naukowych, oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A4 i mniejszym, w tym wykonała min (słownie: czterdzieści tysięcy) sztuk cyfrowych. Część 5 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A3 co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A3 z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalno-naukowych, oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A3, w tym wykonała min (słownie: pięć tysięcy) sztuk cyfrowych. Część 6 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A2 i większym co najmniej 3 usług polegających na cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A2 i większym z prac archeologicznych lub/i konserwatorskich, lub/i kulturalno-naukowych, oraz posiada doświadczenie w cyfryzacji stron papieru i folii w formacie A2 i większym, w tym wykonała min (słownie: pięć tysięcy) sztuk cyfrowych. Dotyczy wszystkich części: Najpóźniej w dniu podpisania umowy, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu listy osób oddelegowanych do wykonania usługi cyfryzacji, posiadających kwalifikacje w zakresie wykonania usługi cyfryzacji, która będzie stanowiła załącznik do zawartej umowy. 1.3 Warunki wykonania usługi cyfryzacji Realizacja usługi powinna odbywać się w pracowniach Wykonawcy zgodnie z Programem prac cyfryzacji, na podstawie materiałów wydanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania prac cyfryzacji z należytą starannością, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej oraz zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Zamawiający wyklucza użycie przez Wykonawcę metod cyfryzacji mogących trwale uszkodzić lub zmienić wygląd lub właściwości obiektu. Zamawiający wyklucza użycie przez Wykonawcę metod i materiałów nieodwracalnych lub trudnych do bezpiecznego usunięcia z powierzchni. Po zakończeniu procesu cyfryzacji dokumentacja archiwalna musi wrócić do zamawiającego w tych samych opakowaniach, w których została dostarczona. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego i rzetelnego wykonania wszystkich obowiązków wynikających z umowy oraz OPZ. 2

3 Wykonawca zobowiązany jest na każde żądanie Zamawiającego do udzielenia każdorazowo pełnej informacji o stanie realizacji zadania, materiałów użytych do wykonania zadania, a także wskazać osoby, które wykonują prace konserwacyjne przy konkretnym obiekcie, grupie obiektów. Wykonawca musi na czas wykonywania prac właściwie przechowywać i zabezpieczyć obiekty przed kradzieżą, zaginięciem lub zniszczeniem. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia obiektów przekazanych do cyfryzacji od zdarzeń losowych w pełnym zakresie, od kradzieży z włamaniem, pożarem i innych zdarzeń. Wykonawca ma obowiązek powiadomić Zamawiającego niezwłocznie o zaistniałych przeszkodach w realizacji jakichkolwiek obowiązków wynikających z umowy. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu obiektów w ustalonych z Zamawiającym terminach po wcześniejszym zawiadomieniu Zamawiającego. Wszystkie koszty wykonania cyfryzacji ponosi Wykonawca. Zamawiający zapewnia opakowania na zbiory i papier bezkwasowy. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania urządzeń i narzędzi niezbędnych do wykonania prac cyfryzacji ujętych w Programie pracy cyfryzacji. Zamawiający do wykonania prac zobowiązany jest posługiwać się skanerem ręcznym. Zabronionym jest stosowanie skanerów automatycznych, w których istnieje możliwość uszkodzenia skanowanych dokumentów. Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność wykonanych egzemplarzy dokumentacji cyfryzacji oraz prawa autorskie, obejmujące następujące pola eksploatacji przedmiotowej dokumentacji: utrwalenie, zwielokrotnienie opracowania dostępnymi technikami jak: odbitki, wydruki komputerowe itp., prawo sporządzania kopii i wprowadzenia danych do pamięci komputera, prawo do udostępniania całości lub części dokumentacji w celach naukowych i komercyjnych. Przeniesienie własności oraz praw autorskich następuje z chwilą wydania Zamawiającemu dokumentacji cyfryzacji. Wykonawca zobowiązany jest do transportu obiektów na koszt własny i własne ryzyko oraz po zakończonych pracach cyfryzacji do ich dostarczenia do miejsca ich przechowywania wskazanego przez Zamawiającego. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest zapewnić właściwe i bezpieczne opakowania obiektów na czas transportu. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usuwania wszelkich usterek i wad stwierdzonych przez Zamawiającego przy odbiorze jak i w okresie gwarancji i rękojmi. Do obowiązków Zamawiającego należy przekazanie Wykonawcy w ustalonym terminie obiektów. Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą, zapewnienia mu wszelkich niezbędnych informacji potrzebnych do realizacji zamówienia. 1.4 Standardy wykonania usługi cyfryzacji Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi cyfryzacji zgodnie z podanymi przez Zamawiającego wytycznymi: 3

4 A. MATERIAŁY TRANSPARENTNE (DIAPOZYTYWY/NEGATYWY) dpi (ew. 3200dpi, jeżeli jakość oryginałów niewysokiej jakości i w przypadku materiałów dużych rozmiarów - powyżej 6x9 cm). - w formacie TIFF (z kompresją LZW), - do tego wglądówki w niskiej rozdzielczości 1024x768dpi zapisane w formacie JPEG (80% jakości). - materiały czarno-białe zapisywane w Grayscale (8 bitów). Inne: - wyczyszczenie materiałów fotograficznych przed ich cyfryzacją B. ODBITKI (zdjęcia) - 300dpi (600dpi gdy brak oryginału), - bardzo małego formatu 600dpi (1200dpi gdy brak oryginału). - w formacie TIFF (z kompresją LZW), - do tego wglądówki w niskiej rozdzielczości 1024x768 dpi zapisane w formacie JPEG (80% jakości). - materiały czarno-białe zapisywane w Grayscale (8 bitów). C. KALKI (tusz), RYSUNKI, OBRAZY - 600dpi - jeżeli Greyscale 8 bit, dpi - jeżeli Black & White, - szczególnie ważne obiekty w podwójnej rozdzielczości (odpowiednio 600dpi i 1200dpi). - w formacie TIFF (z kompresją LZW), - do tego wglądówki w niskiej rozdzielczości 1024x768 dpi zapisane w formacie JPEG (80% jakości). - materiały czarno-białe zapisywane w Grayscale (8 bitów), - szczególnie ważne obiekty w podwojonej przestrzeni barwnej (odpowiednio 48 i 16 bitów). D. DOKUMENTY - 600dpi, - 300dpi - jeżeli dokument nie ma być archiwizowany, lub składa się wyłącznie z elementów mających odpowiedniki nie gorszej jakości, dygitalizowane oddzielnie w inny sposób. - w formacie TIFF (z kompresją LZW). 4

5 - materiały czarno-białe zapisywane w Grayscale (8 bitów). UWAGI: 1) Na materiale przeznaczonym do archiwum nie wykonuje się żadnej obróbki graficznej. 2) Dokumentacja mieszana (np. odbitka fotograficzna w obrębie dokumentu na papierze) skanowana jest zgodnie z wytycznymi dla materiału, który ma wyższe wymagania co do rozdzielczości, np. w przypadku odbitki fotograficznej na papierowym dokumencie stosujemy standard dla odbitki, nie dla dokumentu papierowego. 3) W przypadku, gdy zapis w formacie TIFF z kompresją LZW nie jest możliwy z poziomu oprogramowania skanującego, należy zapisywać pliki bez kompresji. Następnie np. przy wykorzystaniu programu IrfanView skompresować je wszystkie automatycznie (w tzw. trybie wsadowym). 4) Wygenerowanie wglądówek można powierzyć np. przeglądarce IrfanView i automatycznie stworzyć je dla całej grupy plików jednocześnie (w tzw. trybie wsadowym). 5) Skanowany obszar powinien minimalnie wykraczać poza obręb obiektu, tak by można było mieć pewność, że faktycznie cały obraz został zdigitalizowany. Dotyczy to także dokumentów - pozornie nieważne notatki odręczne na marginesach mogą mieć duże znaczenie w dalszych badaniach. 1.5 Terminy realizacji Realizacja zlecenia rozpocznie się w terminie nie później niż 7 dni od dnia podpisania umowy. Obiekty będą przekazywane w partiach zgodnie z podziałem przedstawionym w Programie prac cyfryzacji. Wszystkie prace muszą zakończyć się do dnia r. 1.6 Obchodzenie się z obiektami Przekazanie przez Zamawiającego obiektów do cyfryzacji Wykonawcy zostanie potwierdzone protokołem zamówienia usługi. Przekazanie następuje w miejscu przechowywania zbiorów wskazanym przez Zamawiającego. Zwrot obiektów następuje do miejsca ich przechowywania wskazanego przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do samodzielnego i właściwego opakowania zbiorów na czas transportu w materiały zabezpieczające przed zniszczeniem - folie bąbelkowe, pudła lub najlepiej skrzynie itp. Wykonawca zobowiązany jest do przewozu w obie strony obiektów do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, w godzinach pracy Zamawiającego. Także do właściwego zabezpieczenia obiektów na czas transportu. Całkowita odpowiedzialność za zbiory na czas transportu leży po stronie Wykonawcy. 2. Informacje na temat poszczególnych części usługi cyfryzacji Część 1 - Cyfryzacja negatywów i diapozytywów małoobrazkowych Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów sztuk 5

6 Część 2 - Cyfryzacja negatywów i diapozytywów średnioobrazkowych, na płycie szklanej i o nietypowych wymiarach Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów sztuk Część 3 - Cyfryzacja odbitek fotograficznych Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów Część 4 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A4 i mniejszym Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów Część 5 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A3 Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów Część 6 - Cyfryzacja stron papieru i folii w formacie A2 i większym Szacowana ilość przekazany przez Zamawiającego obiektów Dotyczy wszystkich części: Podane powyżej szacowane ilości mają charakter szacunkowy i nie są wiążące dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany podanych powyżej ilości, w tym niewykorzystania całego asortymentu, a Wykonawcy nie będą przysługiwały roszczenia z tego tytułu. 6