REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 10/2017 Dyrektora Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu z dnia r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu ZAŁOŻENIA OGÓLNE CELE I ZADANIA... 3 UDZIELANIE ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH... 4 SIEDZIBA I OBSZAR DZIAŁANIA... 4 ORGANIZACJA ZARZĄDZANIA... 5 OGÓLNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW, ODPOWIEDZIALNOŚCI I UPRAWNIEŃ DYREKTORA... 5 OBOWIĄZKI... 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ... 6 UPRAWNIENIA... 6 PODSTAWOWE KOMPETENCJE DYREKTORA CENTRUM... 6 OBOWIĄZKI, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA KAŻDEGO PRACOWNIKA... 7 OBOWIĄZKI... 7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ... 7 UPRAWNIENIA... 8 ZASADY ZARZĄDZANIA... 8 OGÓLNE ZASADY ZARZĄDZANIA... 8 UDZIELANIE PEŁNOMOCNICTW... 9 TRYB POSTĘPOWANIA PRZY POWIERZANIU STANOWISK ZWIĄZANYCH Z ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ MATERIALNĄ... 9 ZASADY WYDAWANIA WEWNĘTRZNYCH AKTÓW NORMATYWNYCH... 9 JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE ZADANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ZASTĘPCA DYREKTORA DS. MEDYCZNYCH DZIAŁ ADMINISTRACYJNO-KADROWY DZIAŁ TECHNICZNO-GOSPODARCZY DZIAŁ CZYNNIKÓW ZAKAŹNYCH PRZENOSZONYCH PRZEZ KREW Pracownia Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew..12 Pracownia Biologii Molekularnej 13 DZIAŁ DAWCÓW I POBIERANIA Rejestracja Gabinet Lekarski Pracownia Pobierania DZIAŁ LABORATORYJNY Pracownie Analiz Lekarskich 15 Pracownia Hematologii, Koagulologii, Biochemii i Immunochemii oraz Analityki Ogólnej..16 DZIAŁ EKSPEDYCJI DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY DZIAŁ IMMUNOLOGII TRANSFUZJOLOGICZNEJ KRWINKI CZERWONEJ...19 Pracownia Serologii Grup Krwi 19 Pracownia Badań Konsultacyjnych...20 DZIAŁ PREPARATYKI

2 DZIAŁ ZAPEWNIENIA JAKOŚCI DZIAŁ METODYCZNO-ORGANIZACYJNY I SPRAWOZDAWCZOŚCI SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY PEŁNOMOCNIKA DO SPRAW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY - OSOBA WYKWALIFIKOWANA SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY INSPEKTORA DO SPRAW OBRONNYCH...24 SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY INSPEKTORA DO SPRAW OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY INFORMATYKA SEKRETARIAT.26 POSTANOWIENIA KOŃCOWE SCHEMAT ORGANIZACYJNY (ZAŁĄCZNIK NR 1) TABELA OPŁAT (ZAŁĄCZNIK NR 2)

3 ZAŁOŻENIA OGÓLNE Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu zwane dalej Regionalnym Centrum jest podmiotem leczniczym prowadzonym w formie samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej i działa na podstawie: 1. Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r o działalności leczniczej (Dz.U. z t.j.); 2. Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o publicznej służbie krwi (Dz.U. z t.j.); 3. Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania (Dz.U. z ); 4. Ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z t.j.); 5. Ustawy z dnia 27 lipca 2001 o diagnostyce laboratoryjnej (Dz.U. z t.j.); 6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( Dz.U t.j); 7. Dyrektywy 2002/98/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 stycznia 2003r. ustanawiająca normy jakości i bezpieczeństwa dla pobierania, badania, preparatyki, przechowywania i wydawania krwi ludzkiej i składników oraz wnosząca poprawki do Dyrektyw 8. Dyrektywa Komisji 2004/33/UE z dnia 22.marca 2004r. wykonująca Dyrektywę 2002/98/WE Parlamentu Europejskiego i rady w zakresie niektórych wymagań technicznych dotyczących krwi i jej składników. 9. Innych przepisów dotyczących samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, w tym finansowych i podatkowych; 10.Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z t.j.); 11.Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z t.j.); 12.Ustawa z dnia15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz.U t.j.) 13.Ustawa z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U t.j.) 14.Statutu Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu nadanego przez Ministra Zdrowia w dniu 15 marca 2017r. (Dz.Urz.MZ z ); 15.Kontroli Zarządczej wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu. 16.Regulaminu Organizacyjnego określającego podstawowe zasady funkcjonowania Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu, który stanowi podstawowe źródło informacji o zasadach działania poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych; 17.Innych obowiązujących przepisów prawa. CELE I ZADANIA Celem działania Regionalnego Centrum jest organizowanie i prowadzenie działalności w zakresie krwiodawstwa i krwiolecznictwa, a zwłaszcza w zakresie pobierania krwi i jej składników i preparatyki oraz wydawanie krwi i jej składników podmiotom leczniczym, a także 3

4 realizacja zaopatrzenia w produkty krwiopochodne, rekombinowane koncentraty czynników krzepnięcia, desmopresynę i inne produkty lecznicze. Do zadań Centrum na podstawie 4 Statutu należy w szczególności: - wykonywanie zadań określonych w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997r. o publicznej służbie krwi; - wytwarzanie płynów konserwujących i surowic diagnostycznych; - współdziałanie z podmiotami leczniczymi w zakresie przeszczepiania komórek, tkanek i narządów; - prowadzenie działalności naukowo-badawczej i prac badawczo-rozwojowych w szczególności w dziedzinie krwiodawstwa lub krwiolecznictwa i współdziałanie z odpowiednimi jednostkami w tym zakresie; - realizacja zadań na potrzeby obronne państwa, w tym wynikających z przepisów dotyczących warunków i sposobu przygotowania oraz wykorzystania podmiotów leczniczych na potrzeby obronne państwa oraz właściwości organów w tych sprawach; zawieranie umów na wykonywanie świadczeń zdrowotnych przez Regionalne Centrum oraz udzielanie świadczeń zdrowotnych zlecanych przez osoby fizyczne i inne podmioty; - uczestniczenie w przygotowaniu osób do wykonywania zawodu medycznego i kształceniu osób wykonujących zawód medyczny; - wykonywanie innych zadań wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Regionalne Centrum wykonując swoje zadania współpracuje w szczególności z: - innymi jednostkami organizacyjnymi publicznej służby krwi, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-4 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o publicznej służbie krwi; - innymi podmiotami leczniczymi; - instytutami badawczymi; - stacjami sanitarno-epidemiologicznymi; - organizacjami społecznymi i stowarzyszeniami; - fundacjami; UDZIELANIE ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH Proces udzielania świadczeń zdrowotnych polega na propagowaniu honorowego krwiodawstwa, pobieraniu krwi i jej składników, ich preparatyce oraz wydawaniu ich do podmiotów leczniczych. W skład procesu wchodzi również nadzór merytoryczny nad krwiolecznictwem w podmiotach leczniczych. Centrum wykonuje również badania laboratoryjne dla pacjentów /klientów zewnętrznych w szerokim zakresie parametrów. Całość działań oparta jest na zasadach dobrych praktyk zgodnie z art. 11 dyrektywy 2002/98/WE i zaleceniami Rady Europy. Regionalne Centrum wraz z terenowymi oddziałami posiadają GMP. SIEDZIBA I OBSZAR DZIAŁANIA 1. Siedzibą Regionalnego Centrum jest miasto Racibórz. 2. Obszarem działania Regionalnego Centrum są powiaty: raciborski, rybnicki, wodzisławski oraz miasta na prawach powiatu: Jastrzębie-Zdrój, Żory i Rybnik, z tym że dystrybucja tkanek i komórek może odbywać się na terenie całego kraju. 4

5 3. Dystrybucja krwi i jej składników odbywa się na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o publicznej służbie krwi ( Dz. U. z 2014r. poz. 332 oraz 2016r. poz. 823). ORGANIZACJA ZARZĄDZANIA 1. Utworzeniem, likwidacją lub reorganizacją poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy zarządza Dyrektor Regionalnego Centrum poprzez zmiany Statutu, zatwierdzone przez organ tworzący oraz zarządzenie Dyrektora w przypadku pracowni. 2. Jednostki organizacyjne oraz komórki organizacyjne realizują zadania Regionalnego Centrum określone w Statucie, w zadaniach jednostek i komórek organizacyjnych niniejszego Regulaminu, dokumentacji organizacyjnej, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym jak również z bieżącymi decyzjami, poleceniami, wytycznymi i zarządzeniami wydawanymi przez Dyrektora. OGÓLNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW, ODPOWIEDZIALNOŚCI I UPRAWNIEŃ DYREKTORA 1. Minister właściwy do spraw zdrowia nawiązuje z Dyrektorem stosunek pracy na podstawie powołania, umowy o pracę albo zawiera z nim umowę cywilnoprawną. 2. Dyrektor ponosi odpowiedzialność za zarządzanie Regionalnym Centrum przy pomocy Zastępcy Dyrektora do Spraw Medycznych. Dyrektor kieruje jego działalnością i reprezentuje je na zewnątrz. 3. W razie nieobecności Dyrektora zastępuje go Zastępca Dyrektora do Spraw Medycznych, a w razie jego nieobecności pracownik wyznaczony przez Dyrektora. 4. Dyrektor ustanawia pełnomocników działających w granicach udzielonych im umocowań. OBOWIĄZKI Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności: 1. Organizowanie działalności podległych jednostek i komórek organizacyjnych w celu zapewnienia: a) pełnej realizacji zadań Regionalnego Centrum wynikających ze Statutu, b) poprawy jakości pracy, c) pełnego wykorzystania przydzielonych składników majątkowych; 2. Kierowanie opracowywaniem planów Regionalnego Centrum w zakresie obszarów działalności, realizowanych przez jednostki i komórki organizacyjne; 3. Ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla bezpośrednio podległych jednostek i komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy; 4. Udzielanie jednostkom (terenowym oddziałom) i komórkom organizacyjnym wytycznych w zakresie planów i metod pracy, toku postępowania oraz organizacji pracy w ramach swojej sfery działania; 5. Bieżąca analiza i kontrola wykonania przez podległe jednostki i komórki organizacyjne zadań planowych, wydanych aktów normatywnych i własnych poleceń; 6. Nadzorowanie i koordynowanie pracy podległych jednostek i komórek organizacyjnych; 7. Nadzór nad przestrzeganiem zasad prawidłowości, legalności, celowości i gospodarności podejmowanych działań; 5

6 8. Zabezpieczenie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i ochrony danych osobowych; 9. Nadzorowanie nad wykonywaniem innych zadań wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Dyrektor ponosi osobistą odpowiedzialność za wyniki kierowanej sfery działania oraz za zastosowanie właściwych środków do uzyskania pozytywnych wyników. W szczególności Dyrektor ponosi odpowiedzialność za: 1.Przestrzeganie przepisów instrukcji, aktów normatywnych wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących podległej sfery działania; 2. Prawidłową realizację zadań gospodarczych, wynikających z przyjętych planów, zapewniającą wysoką efektywność działania; 3.Należytą ochronę i wykorzystanie składników majątkowych Regionalnego Centrum; 4.Pełne, terminowe, prawidłowe i rzetelne opracowywanie przez jednostki i komórki organizacyjne obowiązującej sprawozdawczości oraz materiałów informacyjnych; 5. Zapewnienie należytego stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego; 6. Zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej, ochrony danych osobowych. UPRAWNIENIA W szczególności do uprawnień Dyrektora należy: 1. Podejmowanie, na podstawie obowiązujących przepisów, aktów normatywnych i zadań Regionalnego Centrum, niezbędnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Regionalnego Centrum; 2. Przekazywanie określonej części swoich uprawnień podległym pracownikom; 3. Zatwierdzanie planów pracy podległych jednostek i komórek organizacyjnych; 4. Składanie oświadczeń w imieniu Regionalnego Centrum w granicach posiadanego uprawnienia, wynikającego ze Statutu. PODSTAWOWE KOMPETENCJE DYREKTORA REGIONALNEGO CENTRUM Dyrektor Regionalnego Centrum na bieżąco nadzoruje następujące zagadnienia: 1. Nadzór i kontrola nad działalnością wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych; 2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją zarządzania Regionalnego Centrum; 3. Ocena celów Regionalnego Centrum, a w szczególności nowych przedsięwzięć; 4. Gospodarowanie środkami pieniężnymi Regionalnego Centrum; 5. Nadzór nad całokształtem spraw związanych z reprezentacją i reklamą Regionalnego Centrum; 6. Rozpoznawanie możliwości finansowania przedsięwzięć; 7. Zmiany organizacyjne; 6

7 8. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z polityką kadrowo-płacową, szkoleniową; 9. Sporządzanie planów finansowych Regionalnego Centrum. OBOWIĄZKI, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA KAŻDEGO PRACOWNIKA OBOWIĄZKI Do ogólnych obowiązków pracownika należy: 1. Znajomość zakresu działania macierzystej komórki organizacyjnej oraz wszystkich aktów normatywnych, na których działalność ta jest oparta; 2. Znajomość wykonywanej pracy oraz dokładne i sumienne wykonywanie powierzonych obowiązków w sposób zabezpieczający terminowe i rzetelne jej wykonanie; 3. Przestrzeganie zasad dyscypliny pracy i regulaminu pracy Regionalnego Centrum; 4. Wykonywanie poleceń służbowych wydanych przez bezpośredniego przełożonego, bądź przełożonego wyższego szczebla, niezależnie od wykonywania zadań na stałe określonych w zakresie czynności; 5. Informowanie przełożonego o przebiegu i wynikach realizacji nałożonych zadań oraz napotykanych trudnościach; 6. Przestrzeganie przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej, służbowej i ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami; 7. Przestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych; 8. Troska i dbałość o mienie Regionalnego Centrum; 9. Dbałość o estetykę miejsca pracy, zachowanie kulturalnego i koleżeńskiego stosunku do współpracowników i interesantów; 10. Wykonywanie wszelkich innych zadań na stałe lub doraźnie zleconych przez bezpośredniego przełożonego lub przełożonych wyższego szczebla; 11. Ochrona mienia Regionalnego Centrum przed kradzieżami oraz ujawnienie faktów jego marnotrawstwa i dewastacji. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Każdy pracownik Regionalnego Centrum ponosi: 1. Odpowiedzialność dyscyplinarną za: a) nieterminowe i nierzetelne wykonywanie powierzonych mu zadań i obowiązków, b) nieprzestrzeganie zarządzeń i poleceń przełożonych oraz przepisów BHP, przeciwpożarowych, ochrony danych osobowych c) nieprzestrzeganie zasad Regulaminu Pracy, d) nieprzestrzeganie zasad Kodeksu Etyki, e) nieprzestrzeganie zasad Polityki Antymobbingowej. 2. Odpowiedzialność materialną za: a) powierzone mienie, materiały i narzędzia pracy, 7

8 b) używanie narzędzi i sprzętu niezgodnie z przeznaczeniem, c) rozmyślne niszczenie mienia Regionalnego Centrum, d) pracę o złej jakości. 3. Odpowiedzialność karną za: a) niezachowanie tajemnicy służbowej i państwowej, b) przywłaszczenie mienia zakładowego i pracowniczego, c) spowodowanie lub zagrożenie wypadkiem przy pracy lub pożarem. UPRAWNIENIA Pracownikowi przysługują następujące uprawnienia: 1. Domaganie się od bezpośredniego przełożonego jednoznacznego określenia zadań oraz zapewnienie niezbędnych środków i informacji potrzebnych do należytego ich wykonania; 2. Uzyskiwanie świadczeń i uprawnień osobistych wynikających z ustawodawstwa pracy i Regulaminu Pracy; 3. Odwoływania się do organów odwoławczych o rozstrzygnięciu sporów ze stosunku pracy. ZASADY ZARZĄDZANIA OGÓLNE ZASADY ZARZĄDZANIA 1. Znajomość zasad organizacji dotyczy wszystkich pracowników. 2. Dyrektor, Zastępca Dyrektora do Spraw Medycznych, kierownicy terenowych oddziałów oraz kierownicy działów są uprawnieni do kontrolowania pracy komórek organizacyjnych w zakresie swej kompetencji rzeczowej, jak również do udzielania tym komórkom skoordynowanych z poleceniami ich bezpośrednich przełożonych - wskazówek i wytycznych odnośnie kierunków i metod pracy. 3. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu zwierzchnikowi, od którego otrzymuje polecenie służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za wykonanie zadań. 4. Komórki organizacyjne obowiązuje zasada wzajemnego współdziałania, koordynacji pracy, wymiany poglądów i opinii. 5. Przy załatwianiu spraw wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych, obowiązuje zasada, że wiodącą jest ta komórka, której zakres działania obejmuje główne zagadnienia lub większość zagadnień występujących w przedmiotowej sprawie. 6. Spory kompetencyjne rozstrzyga wspólny przełożony. 7. Komórki organizacyjne współpracujące, zobowiązane są do udzielania pomocy i informacji komórce organizacyjnej wiodącej oraz mają prawo żądania rozpatrzenia przez nią przedstawionych opinii oraz zajęcie stanowiska wobec opracowanego zagadnienia. 8

9 8. Regionalne Centrum posiada system zapewnienia jakości gwarantujący najlepszą jakość pobieranej krwi i jej składników, funkcjonujący zgodnie z zasadami GMP i wytycznymi jednostki nadzorującej IHiT oraz innymi przepisami prawa obowiązującymi na terenie Polski. Prawidłowość zarządzania kontroluje się zgodnie z wytycznymi zawartymi w Kontroli Zarządczej. UDZIELANIE PEŁNOMOCNICTW 1. Pełnomocnictw udziela Dyrektor Regionalnego Centrum na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym i Statucie. 2. Dyrektor udziela następujących pełnomocnictw: a) szczególne - udzielane do wykonania poszczególnych czynności prawnych, b) procesowe - udzielane do występowania w imieniu Regionalnego Centrum przed Sądami i innymi organami orzekającymi. TRYB POSTĘPOWANIA PRZY POWIERZANIU STANOWISK ZWIĄZANYCH Z ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ MATERIALNĄ 1. Stanowisko pracy związane z odpowiedzialnością materialną można powierzyć pracownikowi: którego kwalifikacje i cechy osobiste dają rękojmię należytego spełnienia powierzonych obowiązków służbowych i prawidłowego wywiązywania się z nałożonych zadań, niekaranemu (nieskazanemu) za przestępstwa z chęci zysku, za brak nadzoru i kontroli. 2. Przed podjęciem pracy związanej z odpowiedzialnością materialną pracownik powinien: podpisać ustalony zakres czynności oraz oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, dokonać przyjęcia stanowiska pracy w oparciu o przeprowadzoną inwentaryzację bądź protokół zdawczo-odbiorczy. ZASADY WYDAWANIA WEWNĘTRZNYCH AKTÓW NORMATYWNYCH 1. W Regionalnym Centrum wydawane są przez Dyrektora następujące akty normatywne: a) zarządzenia Dyrektora; b) polecenia służbowe - regulujące doraźne jednorazowe, operatywne lub okresowe zadania poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych; c) pisma - podające określone fakty i informacje do wiadomości określonych adresatów. Mogą to być komunikaty, zawiadomienia, wyjaśnienia przepisów w innych aktach normatywnych itp.; d) instrukcje, wytyczne, regulaminy - które są przepisami ustalającymi w sposób trwały szczegółowe zasady i tryb postępowania oraz technikę pracy; 9

10 2. Projekty aktów normatywnych opracowuje Radca Prawny przy udziale jednostek i komórek organizacyjnych w zakresie zagadnień związanych ze sferą ich działania i wg kompetencji określonych zakresem czynności; 3. Akty normatywne opracowywane są z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa na podstawie: a) obowiązujących aktów normatywnych, zleceń uprawnionych organów, b) inicjatywy Dyrektora i zainteresowanych jednostek i komórek organizacyjnych. JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE 1. Jednostkami organizacyjnymi Regionalnego Centrum są: siedziba Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu Terenowy Oddział w Jastrzębiu- Zdroju, Terenowy Oddział w Rybniku; Terenowy Oddział w Wodzisławiu Śląskim. 2. Jednostki organizacyjne prowadzą podstawową działalność Regionalnego Centrum określoną w Statucie w zakresie ustalonym każdorazowo, w zależności od potrzeb przez Dyrektora Regionalnego Centrum. 3. Miejscem udzielania świadczeń zdrowotnych jest siedziba Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu, terenowe oddziały oraz ekipy wyjazdowe. ZADANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ZASTĘPCA DYREKTORA DS. MEDYCZNYCH Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. Medycznych należy: 1. Nadzór nad merytoryczną działalnością Regionalnego Centrum w zakresie: a) kwalifikacji dawców, b) metod pobierania krwi i jej składników, c) procedur przetwarzania krwi, d) wszystkich procedur dopuszczających krew i jej preparaty do wydania, e) gospodarki krwią i jej składnikami, f) koordynacji pracy między poszczególnymi działami, g) sprawowanie kontroli i nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych (siedziby i terenowych oddziałów), h) szkolenia personelu zatrudnionego we wszystkich jednostkach organizacyjnych (siedziby i terenowych oddziałach). 2. Czuwanie nad bezpieczeństwem krwi i jej składników: a) Prowadzenie rejestru odczynów i zdarzeń związanych z przetoczeniami krwi, b) Przeprowadzanie kontroli w przypadku zaistnienia poważnych niepożądanych zdarzeń. 3. Nadzór merytoryczny nad krwiolecznictwem w podmiotach leczniczych: a) Opracowywanie planu oraz metod sprawowania specjalistycznego nadzoru w dziedzinie krwiodawstwa i krwiolecznictwa na terenie działania Regionalnego Centrum, 10

11 b) Organizowanie szkoleń w dziedzinie krwiodawstwa i krwiolecznictwa, c) Dokonywanie kontroli i oceny działalności podmiotów leczniczych w dziedzinie krwiodawstwa i krwiolecznictwa. 4. Udzielanie konsultacji w zakresie krwiodawstwa i krwiolecznictwa. 5. Przyjmowanie kolokwium w zakresie transfuzjologii od lekarzy przystępujących się do specjalizacji. 6. Współpraca z PCK w zakresie propagowania i rozwoju honorowego dawstwa krwi. 7. Współpraca z instytutem naukowo - badawczym w dziedzinie stałego podnoszenia kwalifikacji oraz wdrażania jego zaleceń. DZIAŁ ADMINISTRACYJNO-KADROWY Do zadań działu należy: I. Prowadzenie spraw osobowych i kadrowych Regionalnego Centrum: 1. Nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa pracy. 2. Prowadzenie wymaganej ewidencji i dokumentacji w zakresie spraw kadrowych. 3. Kompletacja zakresów czynności pracowników. 4. Wystawianie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. 5. Współpraca w sprawach kadrowych z ZUS. 6. Prowadzenie ewidencji delegacji służbowych. 7. Prowadzenie wykazu używanych w Regionalnym Centrum pieczątek, unieważnianie nieaktualnych lub zaginionych, likwidacja zużytych i wydawanie nowych; II. Zaopatrywanie komórek organizacyjnych w sprzęt, wyposażenie i materiały biurowe oraz w inne niezbędne artykuły w oparciu o zatwierdzone zapotrzebowania przy współudziale tych komórek. III. Realizacja zadań Regionalnego Centrum zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. IV. Sporządzanie okresowych (miesięcznych, kwartalnych i rocznych) sprawozdań zgodnie z przepisami GUS oraz innych sprawozdań; V. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z polityką socjalno-bytową, ochroną zdrowia pracowników, bezpieczeństwem i higiena pracy i spraw administracyjnych. VI. Archiwizacja dokumentów i prowadzenie ewidencji dokumentacji w zakresie realizowanych zadań. VII. Sprawowanie kontroli wewnętrznej zgodnie z Regulaminem Kontroli Wewnętrznej. VIII. Sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem czystości w pomieszczeniach Regionalnego Centrum. IX. Prowadzenie Księgi Rejestrowej regionalnego centrum w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą prowadzonym przez Wojewodę Śląskiego. X. Prowadzenie na portalu NFZ Katowice i Opole rejestru Świadczeniodawcy. DZIAŁ TECHNICZNO GOSPODARCZY I. Prowadzenie spraw techniczno - gospodarczych Regionalnego Centrum: 1. Zapewnienie odpowiedniego stanu technicznego infrastruktury i urządzeń. 2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochrona terenów, obiektów, całością mienia Regionalnego Centrum 3. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wyposażeniem, utrzymaniem pomieszczeń administracyjno biurowych; 11

12 4. Utrzymanie w sprawności eksploatacyjnej terenu, budynku, wyposażenia stanowiących własność Regionalnego Centrum. 5. Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego. 6. Wnioskowanie o zlecanie prac związanych z eksploatacją i utrzymaniem w porządnym stanie infrastruktury technicznej obiektów Regionalnego Centrum oraz nadzór nad wykonywaniem tych zleceń. 7. Nadzór nad realizacją świadczeń w zakresie utrzymania ruchu ( gospodarka energetyczna, wodno-ściekowa, konserwacyjno-remontowa budynku, urządzeń, urządzeniami łączności). 8. Nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych i modernizacyjnych. II. Nadzór nad logistyką w Regionalnym Centrum. III. Archiwizacja dokumentów i prowadzenie ewidencji dokumentacji w zakresie realizowanych zadań. IV. Sprawowanie kontroli wewnętrznej zgodnie z Regulaminem Kontroli Wewnętrznej. DZIAŁ CZYNNIKÓW ZAKAŹNYCH PRZENOSZONYCH PRZEZ KREW Głównym celem Działu Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew jest badanie czynników zakaźnych przenoszonych przez krew. W skład działu Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew wchodzą : - Pracownia Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew - Pracownia Biologii Molekularnej. Pracownia Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew Głównym celem Pracowni Czynników Zakaźnych Przenoszonych przez Krew jest badanie krwiodawcy pod względem znaczników wirusologicznych i wykluczenia zakażenia kiłą w siedzibie Regionalnego Centrum. Na podstawie tych badań eliminuje się dawców, których krew może być źródłem zakażenia biorców krwi i jej składników. Badania przeprowadza się u każdego dawcy, podczas każdego pobrania krwi i jej składników. Badania przeprowadza się technikami serologicznymi. W przypadku wystąpienia wyników wskazujących na nosicielstwo czynników zakaźnych przenoszonych przez krew- powiadamianie dawców. Do zadań pracowni należy: 1. Przygotowanie próbek krwi do badań; 2. Badanie i kwalifikowanie krwiodawców i kandydatów na krwiodawców znaczników wirusologicznych; 3. Wykonywanie testów wykrywających przeciwciała wskazujące na zakażenie kiłą; 4. Uruchomienie procedur sprawdzających w przypadku uzyskania nieprawidłowych wyników; 5. Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji wykonywanych badań; 6. Prowadzenie kontroli jakości pracy; 7. Prowadzenie wszelkich czynności związanych z zachowaniem higieny pomieszczeń, kontrolą używanej aparatury i sprzętu jednorazowego użytku, w tym również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie i jej archiwizacja; 12

13 8. Współpraca z Instytutem Hematologii i Transfuzjologii celem weryfikacji reaktywnych wyników badań przeglądowych; 9. Współpraca z Centralnym Laboratorium Wojewódzkich Przychodni Specjalistycznych w Katowicach celem weryfikacji reaktywnych wyników testów wykrywających przeciwciała wskazujące na zakażenie kiłą. 10. Sporządzanie sprawozdań epidemiologicznych Zadania działu wykonywane są zgodnie z zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT, przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi oraz Ustawie o diagnostyce laboratoryjnej. Pracownia Biologii Molekularnej Głównym celem pracowni biologii molekularnej jest wykonywanie badań w siedzibie Regionalnego centrum w kierunku obecności materiału genetycznego wirusów przenoszonych drogą krwi. Badania przeprowadza się u wszystkich dawców, których nie wykryto markerów serologicznych wirusów przenoszonych drogą krwi, podczas każdego pobrania krwi i jej składników. Na podstawie badań eliminuje się krwiodawców znajdujących się w okresie tzw. okienka serologicznego, u których nie są wykrywane przeciwciała i antygeny wirusów przenoszonych drogą krwi. Do zadań Pracowni Biologii Molekularnej należy: 1. przygotowanie próbek krwi do badań metodą biologii molekularnej; 2. wykonanie pulowania osocza zgodnie z obowiązującymi instrukcjami i procedurami; 3. przygotowanie i przechowywanie płytek archiwizacyjnych; 4. wykonywanie badań metodą biologii molekularnej zgodnie z obowiązującymi instrukcjami i procedurami; 5. prowadzenie i archiwizacja dokumentacji wykonywanych badań; 6. prowadzenie kontroli jakości pracy; 7. prowadzenie wszelkich czynności związanych z zachowaniem higieny pomieszczeń, kontrolą używanej aparatury i sprzętu jednorazowego użytku, w tym również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie; 8. w przypadku wystąpienia wyników wskazujących na nosicielstwo wirusapowiadamianie dawców; 9. współpraca z Instytutem Hematologii i Transfuzjologii celem weryfikacji reaktywnych wyników badań przeglądowych. Zadania pracowni wykonywane są zgodnie z zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT, przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi oraz Ustawie o diagnostyce laboratoryjnej. DZIAŁ DAWCÓW I POBIERANIA Zadaniem Działu Dawców i Pobierania jest pobieranie krwi i/lub jej składników po uprzedniej rejestracji, kwalifikacji dawców i kandydatów na dawców krwi oraz jej 13

14 Rejestracja składników. Zadania tego działu realizowane są w: Rejestracji, Gabinecie Lekarskim i w Pracowni Pobierania, zgodnie z obowiązującymi zasadami GMP i przepisami jednostki nadzorującej IHiT oraz przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi. Nadzór i kontrola w zakresie poniżej wymienionych zadań sprawowane są w siedzibie i terenowych oddziałach. Miejsce wykonywania świadczeń jest siedziba Regionalnego Centrum, terenowe oddziały oraz ekipy wyjazdowe. Zadania Działu Dawców i Pobierania w siedzibie, w terenowych oddziałach i ekipach wyjazdowych: 1. prowadzenie regionalnego rejestru dawców krwi i jej składników; 2. czynności związane z przyjmowaniem krwiodawców; udzielenie wszelkich informacji wstępnych związanych z zadeklarowanym rodzajem donacji; 3. czynności związane z rejestracją krwiodawców : rejestracja dawcy (sprawdzenie dokumentu tożsamości dawcy, sprawdzenie nazwiska w rejestrze dawców zdyskwalifikowanych na stałe lub tymczasowo, wyszukanie kartoteki w systemie komputerowym lub w przypadku dawcy pierwszorazowego założenie nowej, nadanie dawcy kolejnego niepowtarzalnego numeru donacji); wydrukowanie zlecenia na badania analityczne z numerem donacji; wydawanie dawcy oznakowanego kodem kreskowym z numerem donacji kwestionariusza; skierowanie dawcy do pobrania próbki oraz do wypełnienia kwestionariusza; przekazanie zlecenia na badania analityczne wraz z kodami kreskowym do laboratorium; 4. czynności prowadzone po wykonanej donacji: obsługa dawcy po donacji (wydanie zaświadczenia do zakładu pracy o oddaniu krwi lub jej składników, wydanie przysługującego ekwiwalentu kalorycznego); wpis objętości i daty donacji oraz umieszczenie pieczątki Regionalnego Centrum w legitymacji honorowego dawcy krwi; niszczenie niewykorzystanych kodów kreskowych; prowadzenie dokumentacji; Gabinet Lekarski 1.kwalifikacja dawców: a. wywiad lekarski w tym identyfikacja dawcy; b. sprawdzenie poprawności wypełnionego kwestionariusza ; c. skrócone badanie lekarskie; d. kwalifikacja dawców do odpowiedniego typu zabiegu; 2. wzywanie i informowanie dawców nosicieli chorób wirusowych o istocie choroby, wydawanie wyników oraz kierowanie ich do lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej; 3. nadawanie dyskwalifikacji w systemie komputerowym; 4. nadzór nad zabiegiem pobierania krwi lub jej składników; 5. udzielanie pomocy w przypadku powikłań; 6. prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w systemie komputerowym 14

15 Pracownia Pobierania 1. identyfikacja dawcy; 2. czynności związane z pobraniem krwi i jej składników; 3. czynności związane z pobraniem próbek do badań dodatkowych; 4. prowadzenie dokumentacji związanej z pobraniem krwi i jej składników; 5. wykonywanie na zlecenie innych podmiotów leczniczych zabiegów aferezy 6. prowadzenie i archiwizacja odpowiedniej dokumentacji; 7. prowadzenie kontroli wszelkich czynności związanych z zachowaniem higieny pomieszczeń, sterylizacją narzędzi i materiałów opatrunkowych oraz kontrolą używanej aparatury i sprzętu jednorazowego użytku, w tym również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie; 8. organizacja pracy w pracowniach pobierania. DZIAŁ LABORATORYJNY W jego skład wchodzą Pracownie Analiz Lekarskich w siedzibie Regionalnego Centrum oraz Terenowych Oddziałach w Rybniku, Jastrzębiu-Zdroju i Wodzisławiu Śląskim jak również pracownia Hematologii, Koagulologii, Biochemii i Immunochemii oraz Analityki Ogólnej w siedzibie Regionalnego Centrum. W Pracowniach Analiz Lekarskich pobierane są próbki krwi i wykonywane badania kwalifikacyjne dawców. W Pracowni Analiz Lekarskich w siedzibie Regionalnego Centrum i Terenowym Oddziale w Rybniku oraz w Pracowni Hematologii, Koagulologii, Biochemii i Immunochemii oraz Analityki Ogólnej w siedzibie Regionalnego Centrum pobiera się ponadto materiał biologiczny i wykonuje szeroki panel badań laboratoryjnych dla pacjentów/klientów zewnętrznych w zakresie hematologii i analityki ogólnej. Pracownie Analiz Lekarskich Do zadań pracowni należy: 1.Prawidłowa identyfikacja dawców przed pobraniem materiału do badań; 2.Prawidłowe pobranie i przygotowanie materiału do analiz; 3.Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny podczas pobierania; 4.Wykonanie wszystkich analiz zgodnie z obowiązującymi procedurami; 5. Przeprowadzanie kontroli jakości badań laboratoryjnych; 6.Podejmowanie środków naprawczych przy stwierdzeniu niezgodności; 7.Nadzór nad aparaturą pomiarowo-badawczą; 8.Prowadzenie w sposób właściwy bieżących i okresowych czynności serwisowych; 9.Ustawiczne szkolenie personelu; 10.Prowadzenie bieżącej dokumentacji i jej archiwizacja. Zadania pracowni wykonywane są zgodnie z zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT, przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi oraz Ustawie o diagnostyce laboratoryjnej. 15

16 Pracownia Hematologii, Koagulologii, Biochemii i Immunochemii oraz Analityki Ogólnej Swoją działalnością obejmuje wykonywanie badań zgodnie z obowiązującymi przepisami u dawców krwi i badań zleconych przez Dział Zapewnienia Jakości oraz badań laboratoryjnych dla pacjentów /klientów zewnętrznych w szerokim zakresie parametrów: 1. hematologii, 2. koagulologii, 3. biochemii 4. immunochemii 5. analityki ogólnej Zadania pracowni: 1. prawidłowa identyfikacja pacjentów przed wykonaniem badań; 2. prawidłowe pobranie i przygotowanie materiału do dalszych analiz; 3. wykonywanie wszystkich analiz zgodnie z obowiązującymi procedurami; 4. prowadzenie kontroli jakości wykonywanych badań laboratoryjnych; 5. podejmowanie środków naprawczych przy stwierdzeniu niezgodności; 6. prowadzenie bieżącej dokumentacji i archiwizacji; 7. nadzór nad urządzeniami zapewniający ich bezawaryjność; 8. prowadzenie bieżących i okresowych czynności serwisowych; 9. szkolenia personelu zgodnie z harmonogramem; Zadania Działu Laboratoryjnego wykonywane są zgodnie z zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT, przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi oraz Ustawie o diagnostyce laboratoryjnej. Dział Laboratoryjny wykonuje również badania laboratoryjne odpłatnie na rzecz osób fizycznych i innych podmiotów. W załączniku Nr 2 przedstawiono tabelę opłat za wykonywane usługi. DZIAŁ EKSPEDYCJI Dział Ekspedycji odpowiedzialny jest za dystrybucję krwi i jej składników oraz produktów osoczopochodnych, zgodnie z obowiązującymi zasadami GMP, wytycznymi jednostki nadzorującej IHiT oraz przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi. Ekspedycja krwi i jej składników oraz produktów osoczopochodnych jest prowadzona w siedzibie Regionalnego Centrum. W ramach Działu Ekspedycji funkcjonuje Magazyn Krwi. Dział Ekspedycji działa całą dobę i zobowiązany jest do zabezpieczenia w potrzebną krew, jej składniki i produkty osoczopochodne podmioty lecznicze, znajdujące się na terenie działalności Regionalnego Centrum. W przypadku braków jest zobowiązana do dostarczenia określonych preparatów z innego najbliższego Regionalnego Centrum. W zakresie prac prowadzonych przez Dział Ekspedycji należy wyszczególnić następujące zadania: 16

17 1. przechowywanie krwi i jej składników oraz produktów osoczopochodnych; 2. udzielanie informacji na temat posiadanych zapasów oraz wydawania ich podmiotom leczniczym; 3. nadzór nad zabezpieczeniem prawidłowych warunków transportu krwi i jej składników; 4. prowadzenie dokumentacji przychodu i rozchodu krwi i jej składników oraz produktów osoczopochodnych; 5. bieżąca kontrola wielkości zapasów magazynowych krwi i jej składników; 6. przyjmowanie zgłoszeń o wystąpieniu powikłań poprzetoczeniowych, przekazywanie ich wraz z materiałem do badań do Pracowni Badań Konsultacyjnych; 7. przyjmowanie zareklamowanych zwrotów krwi i jej składników; 8. przekazywanie informacji do Działu Dawców i Pobierania i terenowych oddziałów w razie powstania niedoboru krwi i jej składników określonej grupy w celu wezwania dawców krwi; 9. sporządzanie i archiwizacja dokumentacji w zakresie prowadzonych wyżej wymienionych zadań; 10. dzienna aktualizacja stanu krwi w Regionalnym Centrum ; 11. nadzór nad prawidłowym transportem krwi i jej składników do siedziby Regionalnego Centrum z podległych terenowych oddziałów i ekip wyjazdowych; 12. współpraca z innymi Regionalnymi Centrami w razie braków krwi i jej składników. 13. prowadzenie walidacji i rewalidacji urządzeń chłodniczych, przechowywania i transportu krwi i jej składników; 14. przeprowadzanie szkoleń; 15. prowadzenie sprawozdawczości tygodniowej, miesięcznej i rocznej na potrzeby NCK i IHiT 16. kontrola szpitalnych Banków Krwi na terenie działalności Regionalnego Centrum (audyty) DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY Do zadań Działu Finansowo - Księgowego należy: I. Organizacja rachunkowości bilansowej: 1. Budowa i aktualizacja Zakładowego Planu Kont i bieżące dostosowywanie go do potrzeb wynikających z przepisów zewnętrznych i wewnętrznych w celu zapewnienia informacji niezbędnych do prawidłowego i rzetelnego sporządzania deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych, sporządzania kalkulacji i analiz ekonomiczno-finansowych. 2. Rozbudowa kont analitycznych. Aktywny udział w bieżącej aktualizacji i dostosowywaniu wewnętrznych przepisów Regionalnego Centrum do wynikających z zewnętrznych przepisów, a dotyczących obowiązków inwentaryzacyjnych. 3. Należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych, II. Prawidłowe, terminowe i rzetelne, bieżące prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami rachunkowości, a w szczególności: 1. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją podatkową i jej aktualizacją. 2. Terminowe, prawidłowe sporządzanie i przesyłanie elektroniczne rozliczeń i deklaracji: a) podatku dochodowego od osób prawnych, b) podatku od towarów i usług oraz INTRASTAT, c) podatku dochodowego od osób fizycznych, d) podatków i opłat lokalnych, 17

18 e) opłat skarbowych, sądowych i notarialnych zgodnie z przepisami regulującymi te podatki i opłaty, f) rozliczenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, g) przesyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego ( JPK) III. Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z księgowością Regionalnego Centrum: 1. Dekretacja dokumentów księgowych; 2. Prowadzenie rejestrów księgowych; 3. Ewidencja zaszłości gospodarczych poprzez ich prawidłowe i terminowe księgowanie na właściwych kontach analitycznych i syntetycznych; 4. Bieżące uzgadnianie księgowań i sald analitycznych kont rozrachunkowych z kontrahentami; 5. Wtórna kontrola dokumentów księgowych; 6. Windykacja należności Regionalnego Centrum poprzez wzywanie dłużników do zapłaty albo skierowanie sprawy na drogę sądową; IV. Prowadzenie ewidencji poszczególnych składników majątku regionalnego Centrum oraz rejestru amortyzacji środków trwałych: 1. Inicjowanie i przeprowadzanie doraźnych spisów z natury poszczególnych składników majątkowych Regionalnego Centrum w przypadkach: a) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za określone składniki majątkowe, b) kradzieży lub wypadku losowego, jeżeli zachodzi potrzeba ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych, c) zmian organizacyjnych i personalnych, d) rewizji lub kontroli działalności Regionalnego Centrum przez organy zewnętrzne, 2. Nadzór nad postępowaniami wyjaśniającymi w przypadkach stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, lub innych nieprawidłowości w ewidencji i gospodarce majątku Regionalnego Centrum; 3. Uczestniczenie w pracach Komisji Likwidacyjnej wyposażenia; 4. Uzgadnianie wydruku kontrolnego kartoteki materiałowej z kartoteką magazynową i księgowością syntetyczną; V. Prowadzenie rejestru faktur przychodzących i przekazywanie tych faktur, rachunków i not do poszczególnych działów do zatwierdzenia merytorycznego: 1. Sprawdzanie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym; 2. Przyjmowanie faktur po merytorycznym zatwierdzeniu; 3. Regulowanie zobowiązań. 4. Prowadzenie gospodarki kasowej w zakresie kasy krajowej jak i kasy zagranicznych środków płatniczych oraz obsługa rachunków bankowych; VI. Prowadzenie rejestru zbiorczego faktur VAT przychodzących w celu prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług. VII. Terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych: 1. Sporządzanie okresowych (miesięcznych, kwartalnych i rocznych) sprawozdań zgodnie z przepisami GUS oraz innych sprawozdań; 2. Przygotowywanie i sporządzanie danych do budżetu dla organu tworzącego i organu nadzorującego Regionalne Centrum; 3. Sporządzanie analiz dla organu nadzorującego Regionalne Centrum; 4. Sprawdzanie rzetelności i prawidłowości dokumentacji oraz przedstawionych sprawozdań statystycznych; VIII. Aktualizacja instrukcji wewnętrznej o obiegu dokumentacji finansowo-księgowej wspólnie z innymi działami. IX. Prowadzenie ewidencji i rozliczeń dotyczących pracowników Regionalnego Centrum. 18

19 1. Rozliczanie się z ZUS i funduszami ubezpieczeniowymi z tytułu składek pracowniczych i zasiłków. Prowadzenie i przygotowywanie dokumentów związanych z przejściem pracownika na rentę albo emeryturę z ZUS. 2. Odprowadzenie składek i innych zobowiązań pracowniczych. 3. Sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w zakresie realizowanych funkcji, a także prowadzenie wymaganej ewidencji i dokumentacji w zakresie spraw płacowych. 4. Wykonywanie obliczeń wynagrodzeń pracowników, 5. Sporządzanie list płac. 6. Ewidencjonowanie wynagrodzeń. X. Prowadzenie kasy: 1. Przyjmowanie i rozliczanie z Działu Laboratoryjnego wpłat za wykonane badania laboratoryjne przy użyciu kas fiskalnych. 2. Sporządzanie raportów kasowych. 3. Dekretacja i księgowanie dokumentów kasowych. XI. Obsługa i udzielanie informacji biegłym rewidentom oraz kontrolerom zewnętrznym. XII. XIII. Sprawowanie kontroli wewnętrznej zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej. Archiwizacja dokumentów księgowo-płacowych. DZIAŁ IMMUNOLOGII TRANSFUZJOLOGICZNEJ KRWINKI CZERWONEJ Podstawowym zadaniem Działu jest wykonywanie oznaczeń grup krwi układu ABO i RhD, określenie fenotypu układu Rh i antygenu K z układu Kell, badanie przeglądowe przeciwciał u dawców oraz wykonywanie badań konsultacyjnych. W obrębie Działu Immunologii Transfuzjologicznej Krwinki Czerwonej funkcjonuje Pracownia Serologii Grup Krwi i Pracownia Badań Konsultacyjnych w siedzibie Regionalnego Centrum. Badania konsultacyjne wykonuje się w Pracowni Badań Konsultacyjnych we wszystkich przypadkach, w których pracownie immunologii transfuzjologicznej podmiotów leczniczych natrafiają na trudności. W ramach badań konsultacyjnych ustala się swoistości wykrytych przeciwciał oraz dobiera się krew dla chorych w przypadkach każdej zgłoszonej niezgodności w próbie krzyżowej. Prowadzi się ewidencję oraz serologiczną analizę powikłań poprzetoczeniowych. Kierownik Działu Immunologii Transfuzjologicznej Krwinki Czerwonej prowadzi systematyczne szkolenia uzupełniające pracowników zatrudnionych w pracowniach serologicznych Regionalnego Centrum oraz serologicznych pracowniach podmiotów leczniczych. Dział pełniąc merytoryczny nadzór nad podmiotami leczniczymi znajdującymi się na terenie działania Regionalnego Centrum, przeprowadzona w tych jednostkach co najmniej raz na dwa lata kontrole wykrywalności przeciwciał, celem potwierdzenia wiarygodności uzyskiwanych wyników badań. Do zadań Pracowni Serologii Grup Krwi należy: 1. określanie grup krwi układu ABO; 19

20 2. określanie antygenu D z układu Rh; 3. określanie fenotypu układu Rh i antygenu K z układu Kell u wszystkich stałych dawców; 4. określanie klinicznie ważnych antygenów innych układów grupowych u stałych dawców, szczególnie grupy O; 5. określenie antygenu k u dawców K dodatnich; 6. wykrywanie i identyfikacja przeciwciał odpornościowych; 7. prowadzenie wszelkich czynności związanych z zachowaniem higieny pomieszczeń; 8. kontrola używanej aparatury i stosowanych odczynników, w tym również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie; 9. nadzór i kontrola nad prawidłowością pobierania materiału do badań immunohematologicznych w jednostkach organizacyjnych Regionalnego Centrum; 10. nadzór i kontrola badań z zakresu immunologii transfuzjologicznej wykonywanych w pracowniach podmiotów leczniczych; 11. prowadzenie i archiwizacja dokumentacji wykonywanych badań. 12. zapewnienie odpowiedniego sprzętu aparatury i odczynników pozwalających zapewnić najwyższą jakość i poziom wykonywanych badań; 13. nadzór nad poprawnością treści druków i książek do protokołowania badań; 14. prowadzenie szkoleń oraz zewnętrznej oceny jakości badań dla osób wykonujących badania z zakresu immunologii transfuzjologicznej w podmiotach leczniczych. 15. ustalanie zestawu odczynników do wykonywania badań z zakresu immunologii transfuzjologicznej w podmiotach leczniczych. Do zadań Pracowni Badań Konsultacyjnych należy: 1. ustalenie grupy krwi układu ABO; 2. diagnostyka antygenu D z układu Rh, obejmująca jego słabe odmiany i kategorie. 3. identyfikacja nieregularnych alloprzeciwciał; 4. diagnostyka niedokrwistości autoimmunohemolitycznych; 5. dobieranie krwi dla chorych w przypadkach obecności auto- i alloprzeciwciał oraz przy każdej zgłoszonej niezgodności w próbie krzyżowej; 6. serologiczna analiza niepożądanych reakcji poprzetoczeniowych; 7. diagnostyka konfliktu serologicznego pomiędzy matką a płodem; choroby hemolitycznej płodu i noworodka oraz dobieranie krwi do transfuzji wymiennej i uzupełniającej; 8. prowadzenie i archiwizacja dokumentacji wykonywanych badań; 9. określenie fenotypu Rh, antygenu K lub innych antygenów u osób uodpornionych oraz w celu zapobiegania alloimmunizacji u pacjentów wymagających długotrwałego leczenia krwią. Zadania działu wykonywane są zgodnie z zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT, przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi oraz Ustawie o diagnostyce laboratoryjnej. DZIAŁ PREPARATYKI Podstawowym zadaniem Działu Preparatyki jest preparatyka krwi i jej składników, zgodnie z obowiązującymi zasadami GMP, przepisami jednostki nadzorującej IHiT oraz przepisami zawartymi w Ustawie o publicznej służbie krwi. Preparatyka prowadzona jest w siedzibie Regionalnego Centrum. 20

21 W zakresie prac prowadzonych przez Dział Preparatyki należy wyszczególnić następujące zadania: 1. rozdział krwi na jej składniki; 2. zamrażanie osocza i innych składników krwi; 3. kwalifikowanie krwi i jej składników do celów klinicznych, dalszej preparatyki, fabrycznego frakcjonowania lub kasacji na podstawie wymaganych badań i oceny wizualnej; 4. przechowywanie krwi i jej składników, karencjonowanie osocza; 5. obsługa wysyłki osocza do fabrycznego frakcjonowania; 6. przetwarzanie krwi i jej składników zgodnie z zamówieniem oddziałów szpitalnych, a w szczególności: rozmrażanie, przemywanie, filtrowanie, zlewanie i podział na porcje pediatryczne oraz napromieniowanie; 7. przekazywanie krwi i jej składników dopuszczonych do użycia do Działu Ekspedycji; 8. prowadzenie dokumentacji dotyczącej procesu wytwórczego w Dziale Preparatyki; DZIAŁ ZAPEWNIENIA JAKOŚCI Celem Działu Zapewnienia Jakości (DZJ) jest zapewnienie dopuszczalnej (najwyższej) jakości krwi i jej składników, zwalnianych do użycia. Zapewnienie jakości obejmuje wszystkie etapy wytwarzania, prowadzące do otrzymania końcowego produktu. DZJ jest nadrzędną i koordynującą częścią systemu zapewnienia jakości. Kierownik DZJ jest niezależny od członków personelu Regionalnego Centrum, którzy pracują przy pobieraniu krwi, jej przetwarzaniu i przy analizie laboratoryjnej. DZJ nadzoruje pracę we wszystkich jednostkach i komórkach organizacyjnych Regionalnego Centrum. Bezpośrednio za prawidłowe działanie systemu zapewnienia jakości w poszczególnych działach i oddziałach terenowych odpowiedzialni są kierownicy działów, kierownicy terenowych oddziałów wraz z osobami wyznaczonymi (przez kierownika DZJ). Zadania Działu Zapewnienia Jakości Sprawowanie nadzoru nad : Dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością, opracowanie SOP, Księga Jakości, Dokumentacja Główna Wytwórni (współpraca przy opracowywaniu SOP, zatwierdzanie SOP, weryfikacja, archiwizacja SOP) Poprawnością zapisów w dokumentacji bieżącej Regionalnego Centrum Niszczeniem krwi i jej składników po nadanej dyskwalifikacji Udziałem w doborze wyposażenia i materiałów Kontrolą metod pracy (zwalnianie sprzętu po naprawach i regularnym serwisowaniu, walidacje,rewalidacje technik laboratoryjnych, procesów produkcyjnych,) Kontrolą bieżącą ( odczynniki, aparatura, techniki laboratoryjne, procesy produkcyjne, Warunkami, transportu przechowywania krwi i jej składników Systemem kontroli zmian w Regionalnym Centrum: rejestr, dokumentacja, opiniowanie, 21

22 Szkoleniami wewnętrznymi: plan szkoleń, rejestr szkoleń, dokumentacja, przeprowadzanie szkoleń personelu. Nad usługą, której realizacja przebiega z zakłóceniami, odchyleniami/ niezgodnościami/ odstępstwami: rejestr, dokumentacja, działania korekcyjne, korygujące. Reklamacjami Audytami wewnętrznymi Analizą wszystkich procesów Regionalnego Centrum. DZJ przeprowadza: Walidację miejsca dezynfekcji zgięcia łokciowego, Szkolenia wewnętrzne z zakresu GMP, Kontrolę jakości krwi i jej składników produkowanych w Regionalnym Centrum Certyfikację i zwolnienie krwi i jej składników, Certyfikacje osocza do frakcjonowania (wysyłki), Legalizację i kalibrację przyrządów pomiarowych, Współpraca z zewnętrznymi instytucjami,( Narodowe Centrum Krwi, IHiT, odbiorcy osocza CSL, KEDRION, BIOMRD)- opracowywanie poaudytowych harmonogramów sprawozdania, zestawienia. DZIAŁ METODYCZNO-ORGANIZACYJNY I SPRAWOZDAWCZOŚCI Zadania działu metodyczno-organizacyjnego i sprawozdawczości: 1. Propagowanie honorowego krwiodawstwa w celu pozyskania dawców krwi poprzez: współpracę z PCK, klubami HDK, organizacjami pozarządowymi w zakresie popularyzacji honorowego krwiodawstwa; spotkania z przedstawicielami Klubów HDK oraz Zarządów Rejonowych PCK; spotkania z krwiodawcami; propagowanie honorowego oddawania krwi w środowiskach akademicko-szkolnych, w zakładach pracy, w kościołach. 2. Prowadzenie sprawozdawczości z działalności statutowej Regionalnego Centrum według obowiązujących instrukcji: przygotowywanie danych statystycznych dotyczących gospodarki krwią i jej składnikami, do Ministerstwa Zdrowia, Instytutu Hematologii i Transfuzjologii oraz Narodowego Centrum Krwi - sprawozdania roczne, okresowe sporządzanie informacji statystycznych z zadań realizowanych przez Regionalne Centrum. 3. Organizowanie ekip wyjazdowych celem pobierania krwi w terenie, udział w ekipach oraz prowadzenie dokumentacji związanej z pobieraniem krwi: 22

23 opracowywanie harmonogramu wyjazdowego; czuwanie nad właściwym poborem krwi na ekipach; prowadzenie dokumentacji związanej z ekipami. W ramach działu funkcjonuje Administrator Systemu, który odpowiada za: merytoryczny nadzór nad funkcjonowaniem systemu informatycznego Bank Krwi; koordynację wszelkich zmian w oprogramowaniu między dostawcą oprogramowania a użytkownikami; nadzór nad walidacją nowych wersji oprogramowania; zgłaszanie wszelkich błędów oraz problemów związanych z funkcjonowaniem oprogramowania. SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY PEŁNOMOCNIKA DO SPRAW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Szczegółowy zakres obowiązków: Nadzór nad wdrożeniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością, zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001 a w szczególności: - Opracowaniem, sprawdzaniem i dystrybucją dokumentacji systemowej; - Opracowaniem i wprowadzaniem zmian do Księgi Jakości. Opracowanie rocznego Programu auditów wewnętrznych określającego termin realizacji aditów w poszczególnych komórkach oraz wykaz niezbędnych czynności w tym zakresie. Nadzór nad prawidłowym przeprowadzeniem auditów wewnętrznych, w tym powołaniu zespołu aditorów i aditora wiodącego. Nadzór nad działaniami poaditowymi, zwłaszcza korygującymi i zapobiegawczymi. Wnioskowanie o organizowanie aditów poza programowych. Nadzór nad archiwizacją dokumentacji i prowadzonych zapisów. Koordynacja pracy zespołu sterującego ds. systemu zarządzania jakością. Współpraca z Dyrekcji i z Zespołem Sterującym w zakresie Przeglądów SZJ. Wdrażanie zasad ciągłego doskonalenia. Szkolenie personelu w zakresie systemu Zarządzania Jakością. Przygotowanie firmy do auditu certyfikacyjnego i auditów nadzoru. Przedstawienie Dyrekcji sprawozdań dotyczących funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością. SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY - OSOBA WYKWALIFIKOWANA Osoba Wykwalifikowana certyfikuje serię produktu końcowego przed zwolnieniem do obrotu i zwalnia ją do obrotu. Osoba Wykwalifikowana upewnia się przed certyfikacją poprzedzającą zwolnienie serii, że zostały spełnione co najmniej następujące wymagania : seria i proces jej wytwarzania spełniają wymagania zawarte w pozwoleniu na dopuszczenie do obrotu; proces wytwarzania został przeprowadzony zgodnie z wymaganiami Dobrej Praktyki Wytwarzania produktów leczniczych; ważne procesy produkcji i procedury badania zostały zwalidowane, przeanalizowane zostały rzeczywiste warunki produkcji i zarejestrowane dane procesu wytwarzania; 23

24 wszystkie odchylenia lub planowane zmiany w procesie produkcji lub kontroli jakości zostały zatwierdzone przez osoby odpowiedzialne, a wszystkie zmiany wymagające wprowadzenia do pozwolenia na dopuszczenie do obrotu lub zezwolenia na wytwarzanie zostały zgłoszone właściwym organom i zatwierdzone przez te organy; zostały wykonane wszystkie niezbędne czynności kontrolne i badania, w tym wszystkie dodatkowe pobrania prób, inspekcje, badania lub czynności kontrolne zainicjowane ze względu na zaobserwowane odchylenia lub planowane zmiany; niezbędna dokumentacja dotycząca produkcji i kontroli jakości została skompletowana i zatwierdzona przez upoważnionych do tego pracowników; zostały przeprowadzone wszystkie audyty przewidziane przez System Zapewnienia Jakości; zostały wzięte pod uwagę wszystkie czynniki, o których powzięła wiadomość Osoba Wykwalifikowana, a które mogą mieć wpływ na jakość serii. Ponadto Osoba Wykwalifikowana ma uprawnienia do: nie zwolnienia serii produktu końcowego do obrotu. SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY INSPEKTORA DO SPRAW OBRONNYCH Do zadań Inspektora ds. obronnych należy: 1) Opracowywanie i uaktualnianie Planu Operacyjnego funkcjonowania Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i krwiolecznictwa w Raciborzu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. 2) Opracowywanie i uaktualnianie Kart Realizacji Zadań Operacyjnych. 3) Opracowywanie i uaktualnianie dokumentacji dotyczącej Głównego Stanowiska Kierowania Dyrektora RCKiK oraz zadań obronnych realizowanych w czasie pokoju. 4) Opracowywanie i uaktualnianie dokumentacji oraz nadzór nad uruchomieniem Stałego Dyżuru Dyrektora RCKiK. 5) Opracowanie i uaktualnianie Planu przygotowania RCKiK w Raciborzu na potrzeby obronne państwa. 6) Opracowanie dokumentacji i realizacja przedsięwzięć w zakresie współpracy cywilnowojskowej wynikających z obowiązków państwa -gospodarza (HNS). 7) Opracowywanie programu i planów szkolenia obronnego, organizowanie i prowadzenie szkoleń, sprawozdań i dokumentacji w tym zakresie. 8) Cykliczne opracowanie Ankiety do Narodowego Kwestionariusza Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych. 9) Opracowanie i aktualizacja modułów zadaniowych i modułów zadaniowych CRP. 10) Współpraca z Terenową Stacją Wojskowego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Krakowie w zakresie utrzymywania i uruchamiania zapasów Krwi na potrzeby obronne państwa. 11) Współpraca z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w zakresie uruchamiania zapasów krwi na potrzeby zarządzania kryzysowego. 12) Udział w szkoleniach naradach, ćwiczeniach organizowanych przez Ministra Zdrowia lub jednostki współdziałające. 13) Wykonywanie czynności związanych z reklamowaniem pracowników RCKiK od pełnienia czynnej służby wojskowej. 14) Realizacja innych zadań obronnych i zarządzania kryzysowego na terenie RCKiK wynikających z przepisów prawa i wytycznych organu nadrzędnego. 24

25 SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY PEŁNOMOCNIKA DO SPRAW OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH Do zadań Samodzielnego Stanowiska Pracy Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych należy: 1. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego; 2. Zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne; 3. Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka; 4. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa ( co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów; 5. Opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji; 6. Prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych; 7. Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających; 8. Prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto; 9. Wykonywanie czynności inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych. SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY INFORMATYKA Do zadań pracownika zatrudnionego na stanowisku informatyka należy: 1. Opracowanie systemów informatycznych i integrowanie ewidencji na potrzeby Regionalnego Centrum. 2. Wprowadzanie i nadzór nad eksploatacją systemów i podsystemów informatycznych. 3. Obsługa posiadanej bazy sprzętowo-programowej, a w szczególności : a) monitorowanie stanu technicznego sieci, serwerów, komputerów i urządzeń peryferyjnych, b) usprawnianie i modernizacja sprzętu komputerowego, c) szczegółowa znajomość programu IBS oraz zabezpieczenie poprawnej, bezawaryjnej i nieprzerwanej pracy systemu Bank Krwi. d) aktualizacja programów informatycznych użytkowanych w Regionalnego Centrum. 4. Nadzór i kontrola nad prawidłową gospodarką sprzętem komputerowym w Regionalnym Centrum, a w szczególności : a) opracowywanie planów modernizacji i zakupów sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, 25

26 b) dokonywanie kontroli dokonywanych zakupów pod względem zgodności z planem oraz złożonym zamówieniem, c) czuwanie nad właściwym udokumentowaniem wszelkich zmian miejsca użytkowania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych i współpraca w tym zakresie z pracownikiem Działu Finansowo-Księgowego prowadzącym ewidencję środków trwałych, d) współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych Regionalnego Centrum w zakresie przedstawiania sprzętu komputerowego do kasacji. 5. Zapewnienie bezzwłocznej likwidacji awarii komputerów, systemów i sieci komputerowej. 6. Prowadzenie szkolenia pracowników komórek organizacyjnych Regionalnym Centrum w zakresie obsługi komputerów i znajomości używanych programów komputerowych. 7. Współpraca z zewnętrznymi firmami świadczącymi usługi informatyczne dla Regionalnym Centrum. 8. Opracowywanie instrukcji oraz wdrażanie zasad i procedur zabezpieczeń danych przechowywanych na nośnikach informatycznych, obowiązujących w Regionalnym Centrum. 9. Elektroniczna archiwizacja bazy danych dla poszczególnych komórek organizacyjnych Regionalnego Centrum. 10. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych znajdujących się w elektronicznych bazach danych. 11. Zapewnienie stałego i nieprzerwanego dostępu do poczty elektronicznej oraz przekazywanie na bieżąco wiadomości uzyskanych pocztą elektroniczną odpowiednim działom i komórkom Regionalnego Centrum. 12. Udzielanie wszelkiej koniecznej pomocy z zakresu informatyki pracownikom Regionalnego Centrum w realizacji ich zadań i obowiązków. 13. Przygotowywanie sprawozdań i informacji związanych z wykonywanymi zadaniami. 14. Załatwianie bieżącej korespondencji oraz gromadzenie i prawidłowe archiwowanie dokumentacji związanej z zakresem powierzonych obowiązków. SEKRETARIAT Do zadań Sekretariatu należy: 1. przyjmowanie oraz wysyłanie korespondencji listowej i elektronicznej, dbałość o odpowiedni obieg korespondencji wewnątrz Regionalnego Centrum, 2. prowadzenie ksiąg korespondencji wychodzącej i przychodzącej, 3. koordynacja rozpatrywania skarg i wniosków związanych z działalnością Regionalnego Centrum w rozumieniu Działu VIII. Skargi i wnioski z KPA, 4. archiwizacja korespondencji, 5. kontakty z innymi Regionalnymi Centrami oraz partnerami/klientami Regionalnego Centrum 6. umawianie oraz obsługa spotkań Dyrektora Regionalnego Centrum z partnerami/klientami, 7. współpraca z Działem Metodyczno-Organizacyjnym i Sprawozdawczości w zakresie promowania honorowego krwiodawstwa, przygotowywania materiałów informacyjnych Regionalnego Centrum, kontaktów z mediami, 8. koordynacja współpracy z obsługą prawną w sprawach prawnych Regionalnego Centrum. 26

27 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Niniejszy Regulamin został przyjęty dnia r. 2. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia r. 3. Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik Nr 1 - Schemat Organizacyjny 4. Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik Nr 2 Tabela opłat za badania laboratoryjne... podpis i pieczątka Dyrektora 27