Zarządzenie Nr 65 /11 Wójta Gminy Regimin z dnia 5 września 2011r

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 65 /11 Wójta Gminy Regimin z dnia 5 września 2011r w sprawie: inwentaryzacji aktywów i pasywów (metodami spisu z natury, uzgodnienia stanów oraz weryfikacji. Na podstawie przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm., ostatnia zmiana: Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz w: Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem, Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112, poz. 761), Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz.U. Nr 57, poz. 366) zarządzam co następuje: 1. Instrukcja ustala jednolite zasady, tryb i metody postępowania przy przeprowadzeniu inwentaryzacji pozwalających ustalić stan aktywów i pasywów na określony dzień. 2. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. 3. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątków jednostki, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Inwentaryzacją obejmuje się: 2 1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej lub które powinny być w niej ujęte, 2) składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, 3) obce składniki majątkowe Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej.

2 2. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z planem inwentaryzacji, uwzględniającym terminy i częstotliwość inwentaryzacji określoną w ustawie o rachunkowości. 3. Plan inwentaryzacji okresowej opracowuje główny księgowy jednostki. Zatwierdzony przez kierownika jednostki plan inwentaryzacji okresowej stanowi dokument poufny zabezpieczony przed dostępem osób nieupoważnionych. 4. W przypadku inwentaryzacji okresowej rocznej opracowuje się szczegółowe harmonogramy spisu z natury. 5. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia zdarzeń losowych, np. pożar, powódź, kradzież, zmiany formy własności oraz w wyniku zarządzenia pracowników kontroli skarbowej i podatkowej. 6. Polecenie przeprowadzenie inwentaryzacji doraźnej wydaje kierownik jednostki. 7. Inwentaryzacje doraźne przeprowadzone w zakresie czasowym zgodnym z przepisami ustawy o rachunkowości oraz niniejszej instrukcji mogą być uznane przez kierownika jednostki, na wniosek głównego księgowego, za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej. 8. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba lub urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie (bez przeprowadzenia inwentaryzacji). Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze inwentaryzacji polegającej na: 4 1) spisie z natury, 2) potwierdzeniu sald, 3) weryfikacji prawidłowości stanów. 1. Iwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach: PRZEDMIOT INWENTARYZACJI CZĘSTOTLIWOŚĆ I TERMIN INWENTARYZACJI METODA INWENTARYZACJI środki trwałe - raz na cztery lata spisywane z natury i corocznie weryfikacja w latach, w których nie przypada spis z natury - 31 grudnia nie wcześniej niż na trzy spis z natury i odpowiednio w drodze weryfikacji

3 materiały ewidencją wartościową objęte ilościowo należności z tytułu podatków od osób prawnych - należności sporne i wątpliwe - należności od odbiorców nieprowadzących ksiąg rachunkowych -rozrachunki publicznoprawne - rozrachunki z pracownikami - zobowiązania, o których potwierdzenie nie wystąpił wierzyciel - zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych środki pieniężne w kasie środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. Precyzyjny termin spisu z natury określany jest każdorazowo w stosownym Zarządzeniu Wójta Gminy - corocznie - termin 31 grudnia - corocznie - 31 grudnia nie wcześniej niż na trzy miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. - corocznie - 31 grudnia nie wcześniej niż na trzy miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. * corocznie * 31 grudnia nie wcześniej niż na trzy miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. - corocznie inwentaryzacja bilansowa. - na 31 grudnia (inwentaryzacji bilansowa) w terminach określonych w zarządzeniu dla pozostałych typów inwentaryzacji - corocznie - 31 grudnia spis z natury potwierdzenie salda drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników pasywów spis z natury potwierdzenie salda

4 składniki aktywów i pasywów, których z natury rzeczy nie da się uzgodnić przez potwierdzenie salda lub spisać z natury, w tym: * wartości niematerialne i prawne * fundusze * rozliczenia międzyokresowe - corocznie - 31 grudnia nie wcześniej niż na trzy miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników aktywów i pasywów 3. Stan składników w/wymienionych, ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją), nie późniejszy jednak jak na ostatni dzień roku obrotowego (dzień bilansowy); przy zinwentaryzowaniu składników po dniu bilansowym (między 1, a 15 stycznia roku następnego) stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania. 5 Składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej należy spisać w jednym terminie. 6 Inwentaryzacja może być przeprowadzona przez własną komisję inwentaryzacyjną lub zlecona jednostce wybranej zgodnie z zasadami ustawy o zamówieniach publicznych Na wniosek głównego księgowego /skarbnika/ Wójt Gminy powołuje komisję inwentaryzacyjną (w składzie co najmniej trzech osób) oraz przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, ustala skład zespołów spisowych i termin przeprowadzenia inwentaryzacji. 2. Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej powinien być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być główny księgowy lub inny pracownik działu fionansowoksięgowego. 3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odpowiada za prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji.

5 4. Zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone im składniki majątku objętego spisem. 8 Główny Księgowy /Skarbnik/ sprawuje ogólny nadzór nad przebiegiem prac inwentaryzacyjnych na wszystkich etapach. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: 1. kierowanie pracami komisji, w tym przewodniczenie jej posiedzeniom, 9 2. wyznaczanie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego i sekretarza oraz ustalanie zakresu zadań dla członków komisji, 3. zgłaszanie wniosków w sprawie zmian lub uzupełnień w składzie zespołów spisowych, 4. przeprowadzanie szkolenia członków komisji oraz zespołów spisowych, 5. zarządzanie, w uzasadnionych przypadkach, przyjęcia lub wydania składników majątku, w czasie przeprowadzanego spisu, 6. kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 7. prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, 8. dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie. 10 Do uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy: 1. kontrolowanie przebiegu spisów z natury w celu terminowego ich zakończenia, 2. w uzasadnionych przypadkach wnioskowanie do Wójta Gminy o: a) zmianę terminu inwentaryzacji, b) inwentaryzację niektórych składników majątkowych na podstawie szacunku, c) powołanie fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanu faktycznego składników majątku, d) przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony, polegający na zastąpieniu spisu z natury:

6 e) porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym, f) porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją, g) przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych, h) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, i) przygotowanie wniosków o obciążenie osób odpowiedzialnych za ujawnione niedobory i szkody zawinione, j) zgłaszanie wniosków w sprawie sposobu postępowania z innymi ujawnionymi niedoborami i nadwyżkami, w tym w sprawie dalszego postępowania z ujawnionymi zapasami niepełnowartościowymi, zbędnymi lub nadmiernymi, g) zgłaszanie wniosków w zakresie usprawnienia gospodarki składnikami majątku. Do obowiązków zespołu spisowego należy: przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym, o ile wydający dyspozycję o przeprowadzeniu spisu z natury uzna, iż jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań gospodarczych, 2. zorganizowanie pracy, w sposób umożliwiający normalną działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej, 3. właściwe zabezpieczenie pól spisowych czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca położenia spisywanych składników majątku, 4. terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagrabieniem. 12 Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu i wpisaniu ich rzeczywistej ilości do arkusza spisu z natury. 1. Arkusz spisu z natury, na którym ujęto wynik spisu powinien zawierać co najmniej: 1) nazwę jednostkę (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierające nazwę jednostki),

7 2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające jego zamianę, np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, 3) określenie metody inwentaryzacyjnej, np. pełna okresowa (lub ciągła) albo reprezentatywna okresowa (lub ciągła), 4) nazwę lub numer pola spisowego, np. magazyn, sala ćwiczeniowa, 5) datę przeprowadzenia spisu z natury, a także termin przeprowadzenia inwentaryzacji, jeżeli różni się od daty sporządzenia arkusza spisu z natury, 6) numer kolejny pozycji arkusza spisu, 7) ilość stwierdzoną w wyniku pomiaru (liczenia, ważenia, zmierzenia) oraz o ile jest to możliwe cenę jednostkową spisanych ilości i wartość inwentaryzowanego składnika majątku, 8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer inwentarzowy, symbol kodu towarowo-materiałowego, numer zlecenia produkcyjnego, 9) jednostkę miary, 10) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej materialnie za składniki majątku oraz jej podpis, 11) imiona i nazwiska oraz własnoręczne podpisy osób dokonujących spisu z natury. 2. Arkusze spisu z natury powinny być tak ponumerowane i oznaczone jak druki ścisłego zarachowania. 3. Arkusz spisu z natury sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. 4. Błędy w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostały one czytelne i wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę lub osoby dokonujące spisu z natury. 5. Błędy powstałe np. przy wycenie spisanych na arkuszach spisu składników majątku, powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Dokonanie poprawek winno być opisane na arkuszu spisu. Opis powinien zawierać nazwisko osoby lub osób dokonujących poprawki, wskazanie poprawionej pozycji, datę i powód dokonania poprawki. 13

8 Rzeczywistą ilość spisywanych z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie zważenie lub zmierzenie majątku. Stan rzeczowych lub pieniężnych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym. 14 Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie (w 2 egz.) stwierdzające, że wszystkie wystawione dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji. 15 Zespoły spisowe przeprowadzające spis z natury składników majątku nie mogą być informowane o wielkości zapasów wynikających z ewidencji Członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątkowych lub osoby przez nią upoważnionej dokonuje liczenia, ważenia lub zmierzenia inwentaryzowanego majątku. 2. W wypadku spisu z natury przeprowadzanego z powodu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku, czynności spisu muszą być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przyjmującej odpowiedzialność materialną. 3. Jeżeli w spisie z natury nie może, z ważnych przyczyn brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony w obecności co najmniej 3-osobowego zespołu, powołanego przez Wójta Gminy, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 2. Składniki majątkowe zniszczone, bezużyteczne należy, w celu uniknięcia zbędnych spisów, zlikwidować fizycznie przed inwentaryzacją. 18

9 Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być, do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. Jeżeli jednak zachodzi konieczność wydania lub przyjęcia tych składników majątku, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który zarządza wydanie lub przyjęcie składników majątkowych. Przychody i rozchody składników majątkowych należy uwzględnić w arkuszach spisowych w celu prawidłowego rozliczenia inwentaryzacji. Na dowodach przyjęcia lub wydania należy umieścić klauzulę - "w trakcie spisu z natury" Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku należy umieścić na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryk "cena" i "wartość", które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania osobom materialnie odpowiedzialnym. 2. Arkusze spisu z natury oraz materiały pomocnicze używane przy ustalaniu ilości (arkusze obliczeń technicznych, oświadczenia) są dowodami księgowymi i muszą być wypełniane w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest w szczególności przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie, jak również czynienie zapisów ołówkiem. Niewłaściwe zapisy należy poprawiać przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej; wpisanie powyżej lub obok liczby lub treści prawidłowej i umieszczenie obok zapisu poprawionego podpisu członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. 3. Zespół spisowy powinien wypełniać arkusze spisu w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe. 4. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu z natury zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o następującej treści: Spis zakończono na pozycji.... Pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy przekreślić. 20

10 Arkusze spisowe z natury sporządza się w 2 egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w 3 egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopie osoby materialnie odpowiedzialne. 21 Spisu z natury środków pieniężnych dokonuje się na specjalnym protokóle, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji. Protokół sporządza się w dwóch, a przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość, natomiast kopię osoba materialnie odpowiedzialna Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające: a) rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, 2. Informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątkowymi (w zakresie magazynowania, zabezpieczania, konserwacji, znakowania, itp.) 3. Wzór sprawozdania o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji. Sprawozdanie sporządza się w 1 egzemplarzu. 23 Inwentaryzację należności i zobowiązań oraz innych aktywów i pasywów nie inwentaryzowanych na podstawie spisu z natury przeprowadzają w Urzędzie Gminy pracownicy Referatu finansowo-księgowego, stosownie do ich zakresów obowiązków Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności i zobowiązań polega na uzgodnieniu i pisemnym potwierdzeniu ich stanów ewidencyjnych z kontrahentami i ujęciu w księgach rezultatów uzgodnień. 2.Uzgodnienie stanów środków pieniężnych na rachunkach bankowych przeprowadza na bieżąco pracownik prowadzący ewidencję księgową obrotu pieniężnego (co najmniej raz na koniec każdego miesiąca).

11 25 1. Stany rozrachunków z odbiorcami oraz wszelkich innych należności i zobowiązań uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda, wykazu pozycji składających się na to saldo i uzyskanie potwierdzenia. Wysłanie zawiadomień do dłużników jest obowiązkowe. 2. Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu należności i zobowiązań nie dotyczy: 1) sald zerowych, 2) należności, które przed dniem sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego zostały skierowane na drogę postępowania sądowego, 3) sald należności i zobowiązań drobnych, tj. gdy koszty opłat pocztowych są niewspółmiernie wysokie w stosunku do wielkości salda. Za stan faktyczny tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych aktywów i pasywów, których stan nie podlega lub nie może być ustalony w drodze spisu z natury albo w drodze uzgodnienia z kontrahentami. 2. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają osoby prowadzące (zgodnie z zakresem czynności) podlegające weryfikacji konta analityczne lub podlegające wyłącznie ewidencji syntetycznej - konta syntetyczne. 3. Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich faktycznego stanu przez porównanie z właściwymi dowodami oraz na sprawdzeniu prawidłowości okresowych rozliczeń, naliczeń itp. 27 Poszczególne aktywa i pasywa inwentaryzuje się w następujący sposób: 1) środki pieniężne "w drodze" - przez stwierdzenie ich wpływu w okresie późniejszym lub prawidłowości dowodu źródłowego i postępowania reklamacyjnego, 2) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - przez sprawdzenie czy saldo wynika z nie wypłaconych wynagrodzeń z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń nie podjętych w terminie

12 wypłaty oraz stwierdzenie czy nie zawiera kwot przedawnionych, 3) rozrachunki publicznoprawne przez pisemne uzgodnienie wysokości dokonanych wpłat lub otrzymanych środków oraz szczegółowe sprawdzenie realności wykazanych sald, 4) pozostałe rozrachunki przez pisemne uzgodnienie wysokości sald, a w przypadkach potrąconych pracownikom i nie odprowadzonych kwot - przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości wykazanych sald, 5) roszczenia z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporne - przez sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości wyceny, 6) rozpoczęte inwestycje i dokumentacje dla przyszłych inwestycji - przez szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnienie wysokości nakładów, 7) inne nie wymienione aktywa lub pasywa przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości ewidencji i wysokości salda na dzień inwentaryzacji i stwierdzenie na tej podstawie czy: a) inwentaryzowane aktywa i pasywa objęto ewidencją bilansową lub pozabilansową zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) wykazane salda nie zawierają sum nierealnych lub takich, które powinny być odpisane w ciężar kosztów, strat lub na zyski Spis z natury powinien być skontrolowany przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. 2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega na sprawdzeniu czy: 1) pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, 2) zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji, 3) prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, w tym także obliczeń, 4) spis z natury jest kompletny. 3. Po dokonaniu kontroli, o której mowa w ust. 1, kontrolujący na arkuszu spisowym w polu "uwagi" zaznacza swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane. 4. W razie stwierdzenia w toku kontroli, o której mowa w ust.1, że spis z natury w całości lub części przeprowadzony został nieprawidłowo - osoba (inna niż przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej), która stwierdziła nieprawidłowości zawiadamia na piśmie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który następnie zobowiązany jest zarządzić

13 ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury. 5. Z wyników kontroli sporządza się protokół. Wzór protokółu stanowi załącznik nr 4 do instrukcji Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego i zatwierdzony przez Wójta Gminy mogą być stosowane uproszczone formy inwentaryzacji polegające na: 1) zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, polegającym na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych, 2) zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją, polegającym na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dokumenty, ewidencję i uzyskaniu przez nich potwierdzenia zgodności, Dokonanie uproszczonej inwentaryzacji powinno być potwierdzone podpisami osób przeprowadzających porównanie pod informacją wpisaną do księgi inwentarzowej o dacie i zakresie inwentaryzacji. 1. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 i jego zatwierdzenie wymaga formy pisemnej i może dotyczyć tylko okresu w nim wskazanego. 2. Uproszczone formy inwentaryzacji mogą być stosowane wobec: 1) środków trwałych w używaniu, 2) środków trwałych przekazanych do stałego używania pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy, 2. Można też zastosować metodę porównania stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół. 30

14 1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe głównemu księgowemu, który zarządza wycenę składników majątkowych na arkuszach spisowych. 2. Wycena spisanego z natury majątku polega na przemnożeniu stwierdzonych faktycznych ilości przez stosowaną w księgowości cenę ewidencyjną oraz na ustaleniu łącznej ich wartości. 3. Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pieniężnych składników majątku należy ustalić różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisu z natury ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo-wartościowej. 4. Ilościowo-wartościowe różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach zbiorczych spisów z natury lub w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych albo w stosownych tabulogramach (wydrukach) komputerowych, zapewniających możliwość: a) powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych (zestawień zbiorczych spisów z natury, tabulogramów komputerowych), b) ustalenie łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe, konta analityczne, konta syntetyczne, itp. 5. Przed ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo-wartościowa musi być uzgodniona z ewidencją ilościową, tj. z kartotekami magazynowymi, księgami inwentarzowymi Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: 1) niedobory - gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego, 2) nadwyżki - gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego, 3) szkody - gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego, składnika majątku. 2. Niedobory kwalifikuje się na:

15 1) ubytki naturalne, 2) niedobory nadzwyczajne, 3) niedobory zawinione i niezawinione. 3. Szkody dzieli się na: 1) zawinione, 2) niezawinione Ubytki naturalne są to niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych, a wynikające z właściwości fizyko - chemicznych danego artykułu (wysychanie, ulatnianie itp); normy ubytków naturalnych oraz sposób ich obliczania regulują odrębne przepisy; ubytki naturalne są to ilościowe straty powstałe wskutek procesów biochemicznych oraz czynności manipulacyjnych związanych z przyjmowaniem, wydawaniem oraz w związku z zabiegami konserwacyjnymi. W razie powstania ubytków naturalnych nie objętych normami, ubytki rozlicza się w trybie ustalonym dla niedoborów nadzwyczajnych. 2. Nie uważa się za ubytki naturalne niedoborów, jeżeli zachodzą okoliczności świadczące o tym, że niedobór został zawiniony; tego rodzaju niedobory uznaje się za nadzwyczajne (dotyczą one przypadków zagarnięcia mienia). 33 Do niedoborów i szkód niezawinionych zalicza się niedobory i szkody powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku. 34 Do zawinionych niedoborów i szkód zalicza się te niedobory i szkody oraz ubytki naturalne powstałe z winy osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku lub innych osób, będące wynikiem działania lub zaniechania działania ze strony tych osób, szczególnie spowodowane brakiem troski o zabezpieczenie mienia lub naruszeniem obowiązujących przepisów o przyjmowaniu, przechowywaniu i wydawaniu składników majątku W wypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna powinna:

16 zakwalifikować różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki) składników majątku, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w tej sprawie, wnioskować o ich odpisanie z ksiąg rachunkowych, ustalić w sposób bardzo wnikliwy przyczyny powstania niedoborów i nadwyżek, rozważyć stopień winy lub jej brak ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób, rozliczyć różnice inwentaryzacyjne wraz z ustaleniem wysokości ubytków naturalnych (mieszczących się w granicach norm). 2.W przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych ujawnione niedobory oraz nadwyżki mogą być kompensowane tylko wtedy, gdy odpowiadają równocześnie wszystkim następującym warunkom: 1) zostały stwierdzone w ramach tego samego spisu z natury, 2) obciążają jedną osobę materialnie odpowiedzialną, 3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby odpowiedzialnej materialnie. 3. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżek i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne. 4. Ujawnione niedobory i nadwyżki księguje się w ewidencji ilościowej, ilościowowartościowej i wartościowej na podstawie: 1) zestawień zbiorczych, 2) zestawień różnic inwentaryzacyjnych, itp Arkusze spisów z natury i inne materiały z inwentaryzacji (sprawozdanie, oświadczenia itp.) przekazywane są przez zespoły spisowe przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu stałemu członkowi komisji inwentaryzacyjnej. 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony stały członek komisji przekazuje głównemu księgowemu skontrolowane pod względem formalnym materiały z inwentaryzacji. 3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powiadamia o stwierdzonych różnicach w inwentaryzowanym mieniu osoby materialnie odpowiedzialne za nie i wzywa je do złożenia pisemnych wyjaśnień.

17 4. Komisja inwentaryzacyjna po otrzymaniu wyceny i ustaleniu ilości i wartości nadwyżek i niedoborów opracowuje protokół z przeprowadzonych czynności rozliczenia i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, który po zaopiniowaniu przez głównego księgowego przedkłada do zatwierdzenia Wójtowi Gminy. Opracowanie protokółu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie wniosków do akceptacji Wójtowi Gminy winno nastąpić nie później niż w ciągu 30 dni roboczych od dnia, w którym przeprowadzona została inwentaryzacja. 37 Stosownie do zakresów obowiązków pracownicy działu księgowości wysyłają kontrahentom zawiadomienia o wysokości salda (w ciągu 15 dni od dnia, na który przeprowadzona została inwentaryzacja) oraz udzielają odpowiedzi na zawiadomienie lub pismo kontrahenta (w 10 dni od daty jego otrzymania). 38 Po przeprowadzeniu spisów z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza sprawozdanie zawierające ocenę przebiegu inwentaryzacji oraz stwierdzenia usterki w zakresie magazynowania, znakowania, zabezpieczenia, dokumentowania i ewidencji operacji gospodarczych. 39 Pracownicy działu księgowości (stosownie do zakresu ich obowiązków), przeprowadzają weryfikację sald aktywów i pasywów nie podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda w 30 dni od dnia, w którym została przeprowadzona inwentaryzacja. 40 Pracownicy prowadzący ewidencję w księgach ujmują wyniki rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych niezwłocznie po otrzymaniu od Wójta Gminy zaakceptowanego protokółu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych i przedłożonych wniosków (nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku). 41 Podstawę odpisania niedoborów na właściwe konta kosztów i strat oraz roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych stanowi decyzja Wójta Gminy wydana na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego. 42 Szkodę z tytułu niedoborów ustala się następująco: 1) wysokość szkody poniesionej w środkach trwałych lub wartościach niematerialnych i

18 prawnych ustala się biorąc za podstawę cenę nabycia lub wytworzenia pomniejszoną o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe); w przypadku, gdy wartość środka trwałego jest spisana w koszty działalności w chwili wydania środka trwałego do użytkowania - jego wartość do obciążenia ustala się biorąc za podstawę szacunkowy koszt nabycia, pomniejszony o odpisy umorzeniowe, 2) wysokość szkody z tytułu niedoborów zapasów rzeczowych składników majątku obrotowego ustala się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy. 43 Wszystkie wymienione w instrukcji dokumenty winny być sporządzone w sposób staranny cienkopisem lub długopisem, a wszystkie wypełnione egzemplarze winny być czytelne. 44 Wszystkie dowody muszą posiadać wymagane podpisy osób odbierających materiał lub środek trwały i osób zatwierdzających (imienne pieczątki i czytelne podpisy). 45 Za prawidłowe przestrzeganie zarządzenia odpowiedzialni są Kierownicy Referatów oraz pracownicy samodzielnych stanowisk. 46 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

19 Załącznik nr 1 OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, będące w użytkowaniu: że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały przekazane do komórek księgowości, a w szczególności dotyczące przychodów i rozchodów następujących składników majątkowych. 1) środków trwałych 2) materiałów 3)... oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w ewidencji ilościowej (tj. w księgach inwentarzowych, kartotekach magazynowych). Regimin, dnia... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Wypełnić w 2 egz.; 1) oryginał - komórka księgowości, 2) kopia -jednostka inwentaryzacyjna.

20 Załącznik nr 2 Protokół inwentaryzacji (kontroli)... (doraźnej, zdawczo-odbiorczej, okresowej) przeprowadzonej w kasie... w dniu r. przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący:... Członek... Członek... w obecności osoby materialnie osoby materialnie odpowiedzialnej... dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących gospodarki kasowej, tj. czeków gotówkowych i rozliczeniowych, dowodów KP ( Kasa przyjmie ) i KW ( Kasa wypłaci ) oraz innych wartości pieniężnych. 1. Stwierdzony stan faktyczny komisja porównała z saldem raportu kasowego zamkniętego w dniu.... Stwierdzony stan gotówki w kasie: a) banknoty:... szt. a... zł szt. a... zł szt. a... zł szt. a... zł szt. a... zł... b) bilon zł zł... c) wartość (a + b) zł... d) saldo kasowe na dzień... zł... e) stwierdzono nadwyżkę niedobór*... zł Ostatni numer czeku gotówkowego Ostatni numer raportu kasowego... ostatni numer dowodu KP... ostatni numer dowodu KW Inne wartości pieniężne Stwierdzone różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym według raportu kasowego nr... z dnia... w odniesieniu do wartości pieniężnych: Nadwyżka niedobór* w kwocie... została zapis ana w raporcie kasowym nr

21 ... z dnia r. w poz Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki lub niedoboru Inne uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa... Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. *) niepotrzebne skreślić (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) (podpisy członków zespołów spisowych)

22 SPRAWOZDANIE SPISOWE Z PRZEBIEGU SPISU Z NATURY Załącznik Nr 3 Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy Regimin Nr z dnia... w następującym składzie osobowym: 1) przewodniczący -.. 2) członek - 3) członek -.. 4) członek - wykonał w dniu... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w: a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń. b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych.. c) osoba materialnie odpowiedzialna W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń j.w. stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji pozostały ujęte w arkuszach spisu z natury. 3. Stwierdzono w czasie dokonania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przechowywanego mienia oraz w zakresie magazynowania i konserwacji W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające: Na jakie trudności napotykał zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury: Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury W celu dokonania spisu z natury pobrano... sztuk arkuszy spisowych o nr......, wykorzystano... szt. arkuszy spisowych, anulowano... szt. arkuszy spisowych o nr....

23 Regimin, dnia... Podpisy członków zespołu spisowego Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

24 Załącznik Nr 4 PROTOKÓŁ Nr... kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury w dniach... Kontrolę przeprowadził z polecenia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Pan/Pani Kontrolą objęto następujące składniki na polu spisowym: Lp. Nazwa Jedn.miary Stan Nr Nr Ilość podana Rozbieżności stanowiska faktyczny arkusza poz. w majątkowego w dniu spisowego ark.spisowym kontroli 2. Uwagi o stwierdzonych nieprawidłowościach 3. Uwagi o pracy zespołów spisowych i inne spostrzeżenia 4. Inne uwagi... Podpisy Zespołu Spisowego. Podpis kontrolującego.