Plan Komunikacji - LSR na lata

Transkrypt

1 Plan Komunikacji - LSR na lata Komunikacja w procesie tworzenia i wdrażania lokalnej strategii rozwoju jest warunkiem nieodzownym w osiąganiu założonych efektów. Podstawowym warunkiem w planowaniu skutecznej komunikacji jest jej obustronność, a więc komunikacja na linii LGD - społeczności lokalne LGD. Takie podejście pozwala na pozyskiwanie informacji zwrotnej i służy transparentności działań LGD, co jest niezwykle ważne w budowaniu zaufania do LGD, która w swej działalności korzysta ze środków publicznych. 1. Cele działań komunikacyjnych Celem ogólnym działań komunikacyjnych jest promowanie LSR oraz wsparcie realizacji celów określonych w LSR przez zachęcenie beneficjentów oraz obszaru LGD do korzystania ze środków z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Działania informujące będą zrealizowane dzięki dostarczeniu mieszkańcom informacji niezbędnych w procesie ubiegania się o środki unijne, motywowanie projektodawców i edukowanie ich w obszarze właściwej realizacji projektów oraz upowszechnianie efektów wykorzystania środków z EFRROW na obszarze LGD. Szczególnego znaczenia nabiera jednak konieczność upowszechniania działań dofinansowanych przez LGD ze środków Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich i możliwości jakie grupa ta wnosi w rozwój poziomu życia zamieszkujących obszary wiejskie. Rozpoznawalność LGD jako podmiotu, dzięki któremu zrealizowano wiele inwestycji jest niewystarczająca. Dlatego też planowane działania mają na celu nie tylko wzbudzić zainteresowanie oraz zachęcić Beneficjentów do aplikowania o środki, zwiększając liczbę zrealizowanych inwestycji, ale dodatkowo wzmocnić konkurencyjność i atrakcyjność Lokalnej Grupy Działania oraz jej rozpoznawalność. Celem działań jest ponadto utrwalenie i pogłębienie akceptacji i przychylności obszaru Lokalnej Grupy Działania dla istnienia samych funduszy oraz skutków ich działania w gminach. Cel ogólny działań informacyjno promocyjnych jest realizowany poprzez następujące cele szczegółowe: informowanie i wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków w ramach LSR oraz w procesie realizacji projektów przez profesjonalną informację i pomoc w rozliczaniu projektów, budowanie pozytywnego wizerunku LSR wśród obszaru poprzez informowanie ich o możliwościach dofinansowania oraz o już zrealizowanych w ramach Strategii projektach i bezpośrednich korzyściach wynikających z ich realizacji, zwiększenie poziomu świadomości i wiedzy na temat korzyści z członkostwa w Unii Europejskiej oraz z możliwości jakie wnosi, dzięki napływowi Funduszy Europejskich wzmocnienie pozytywnego wizerunku LGD jako obszaru efektywnie wykorzystującego szanse stwarzane przez członkostwo Polski w Unii Europejskiej, utrwalenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej LGD. Powyższe cele zostaną osiągnięte poprzez intensywne, różnorodne i długofalowe działania informacyjnopromocyjne, których ważnym elementem będą kampanie:

2 informacyjne adresowane do konkretnych grup Beneficjentów, uprawnionych do korzystania ze środków Unii Europejskiej, promocyjno wizerunkowe, skierowane do mediów, lokalnej społeczności oraz dotychczasowych i Beneficjentów. 2. Grupy docelowe Grupy docelowe, do których kierowane będą poszczególne działania komunikacyjne wynikają z LSR i zapisanego tam celu ogólnego i celów szczegółowych. Wyróżnić należy pięć podstawowych grupy odbiorców: ze względu na sytuację na rynku pracy podejmowane działania komunikacyjne w szczególności będą nakierowane na dotarcie do osób defaworyzowanych. W związku z tym wykorzystane zostaną nie tylko działania informacyjne sensu stricto, ale również współpraca z instytucjami, dzięki którym dotarcie do tych osób będzie łatwiejsze, czyli instytucjami zajmującymi się osobami bezrobotnymi i/lub osobami z niekorzystną sytuacją finansową. Przedsiębiorców i osoby chcące podjąć działalność jednym z głównych celów realizacji Strategii jest rozwój lokalnej gospodarki poprzez tworzenie miejsc pracy i rozwój lokalnych przedsiębiorców, dlatego podejmowane działania komunikacyjne będą kierowane szczególnie również do tej grupy. Przedstawicieli współpraca i informowanie przedstawicieli będzie o tyle ważne, że celem jest utrzymanie i rozwój dotychczasowej szerokiej współpracy z tymi instytucjami. Są to z jednej strony partnerzy w różnych działaniach w ramach wdrażania LSR a z drugiej dzięki realizowanym funkcjom są też nośnikiem informacji, która może za ich pośrednictwem dotrzeć do większej ilości ludzi. Ogół - należy również traktować jako ważną grupę odbiorców niektórych działań komunikacyjnych. Jednym z głównych celów LSR jest aktywizacja społeczna, w związku z tym szereg podejmowanych działań będzie skierowany do wszystkich. Ważnym zadaniem w ramach tego działania będzie dotarcie (poprzez zróżnicowanie kanałów przekazu, zaangażowanie różnych instytucji i liderów) do osób, które nie mają doświadczenia w udziale w życiu społeczności lokalnej. Wnioskodawcy - to grupa podmiotów, którzy już złożyli wnioski oraz beneficjenci którzy realizują projekty dofinansowane ze środków EFRROW. 3. Rodzaje działań i środków komunikacji Zastosowane środki i działania w planie komunikacyjnym uwzględniające cel LSR i grupy docelowe wynikają z analizy konsultacji społecznych. Wśród działań informacyjnych i promocyjno-wizerunkowych są: Kampanie informacyjne będą dotyczyły wybranych celów głównych planu komunikacji. Za kampanię informacyjną uznaje się szereg działań komunikacyjnych podejmowanych w ramach jednego celu, wykorzystujących zróżnicowane środki przekazu. Badania satysfakcji badanie satysfakcji odbywać się będzie poprzez uzupełnianie formularzy/ankiet przez beneficjentów (uczestników) wybranych wydarzeń. Doradztwo indywidualne prowadzone w biurze LGD doradztwo przez pracowników LGD będzie formą indywidualnych konsultacji spraw związanych z LGD i LSR

3 Szkolenia - organizowane spotkania dotyczące możliwości włączenia się we wdrażanie LSR, realizowanie operacji w ramach LSR Wydarzenia promocyjne odbywać się będą różne formy imprez i wyjazdów, na których grupy adresatów będą mogli zdobywać wiedzę i informacje o LGD i LSR Bieżąca publikacja informacji pracownicy LGD będą na bieżąco udostępniali informacje poprzez dostępne kanały komunikacyjne Stowarzyszenia oraz Wydawnictwa i publikacje w ramach działań komunikacyjnych podejmowane będą również starania publikacji ogłoszeń/artykułów w mediach lokalnych i ponadlokalnych. Dodatkowo, LGD będzie wydawał foldery, broszury itp. służące rozpowszechnianiu informacji nt. LSR oraz LGD Natomiast w odniesieniu do komunikacji wewnętrznej ustalono, iż komunikację tę definiują podstawowe dokumenty pracy biura (np. zakresy czynności, umowy cywilnoprawne, regulamin pracy biura) i działalności organów LGD, które zapewnią prawidłowość procesu komunikowania, w tym także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji związanej z procesem, jego monitorowaniem i ewaluacją działań komunikacyjnych. 4. Zakładane wskaźniki realizacji działań komunikacyjnych oraz efekty działań komunikacyjnych Szczegółowy wykaz wskaźników oraz efektów znajduje się w poniższej tabeli. Są one powiązane z odpowiednimi pozycjami w budżecie LSR (Rozdział VIII). Zastosowane wskaźniki spójne są także ze wskaźnikami działań podejmowanych w ramach aktywizacji społeczności lokalnej, które uwzględnione zostały w matrycy logicznej (Rozdział V) oraz założeniami włączenia społeczności lokalnej w działanie LGD i wdrażanie LSR (Rozdział II). 5. Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu będzie prowadzona poprzez: 1. Bieżącą analizę liczby uczestników/odbiorców poszczególnych działań. Zebranie poszczególnych danych z prowadzonych działań i stosowania środków przekazu będzie odbywało się na podstawie zbieranych przez pracowników LGD informacji (listy uczestników, ankiety satysfakcji, uczestnictwo w wydarzeniach) oraz za pomocą specjalnych pomiarów (liczba odwiedzających stronę, liczba odbiorców danego medium). Dzięki bieżącemu kontrolowaniu tego ilu było odbiorców/uczestników danego działania komunikacyjnego i stosowanego środka przekazu, możliwe będzie szybkie reagowanie przez pracowników LGD, Komisję Rewizyjną i Zarząd w celu poprawy jakości realizowanych działań, zmiany realizowanych działań lub rezygnacji z realizowanych w danym zakresie działań. Zakłada się prowadzenie cyklicznych podsumowań półrocznych, w których zbierane dane będą stanowiły podstawę do wydania przez Komisję Rewizyjną opinii na temat skuteczności i efektywności działań. Podejmowane działania będą ponadto prowadzone zgodnie z założeniami planu monitoringu.

4 2. Ewaluację prowadzoną w trakcie wdrażania (ewaluacja on-going) dzięki prowadzonej ewaluacji możliwe będzie zebranie dodatkowych danych dotyczących działalności komunikacyjnej LGD. Zebranie danych po dwóch latach działalności pozwoli na szerokie spojrzenie podejmowane działania pod kątem podstawowych kryteriów ewaluacji. Opis ewaluacji planu komunikacyjnego zawiera rozdział XII LSR. W obu przypadkach, wyniki pokazujące skuteczność prowadzonych działań będą przedstawiane i konsultowane z Zarządem LGD. Zarząd będzie przygotowywał propozycje wprowadzenia zmian i podniesienia skuteczności zaplanowanych działań. 6. Opis wniosków/opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych, sposobu ich wykorzystania w procesie realizacji LSR Lokalna Grupa Działania będzie podejmowała następujące działania z zakresu pozyskania informacji o funkcjonowaniu LGD i realizacji LSR poprzez: Prowadzenie konsultacji społecznych, warsztatów oraz doradztwa Prowadzenie badań społecznych z zastosowaniem kwestionariuszy ankiet Prowadzenie punktu konsultacyjnego w biurze LGD Możliwość kontaktu z pracownikami LGD bezpośrednio, telefonicznie, mailowo Organizację i uczestnictwo w imprezach wraz z punktem informacji LGD Prowadzenie ankiet Internetowych Prowadzenie monitoringu oraz ewaluacji Pozyskiwane w ten sposób informacje będą poddawane analizie przez pracowników biura, Zarząd, Komisję Rewizyjną, a w określonych przypadkach (np. kiedy ocenie będą poddawane organy LGD i/lub pracownicy biura) ekspertów zewnętrznych, którzy będą przedstawiali wnioski wskazujące konieczność wprowadzenia zmian, aktualizacji. W przypadku wykrycia sytuacji problemowej lub niesatysfakcjonującej akceptacji społecznej któregoś z wymiarów działania LGD i/lub wdrażania LSR, Komisja Rewizyjna LGD po zapoznaniu się z przedstawioną analizą przygotowaną przez odpowiedni podmiot (pracowników lub ekspertów zewnętrznych) lub, jeśli będą miały miejsce skargi bezpośrednie, będzie podejmował kroki naprawcze zgodnie ze schematem zarządzania sytuacją kryzysową: a) Rozpoznanie problemu b) Rozpoznanie przyczyn problemu c) Wprowadzenie niezbędnych zmian/aktualizacji w celu rozwiązania przyczyn problemu (jeśli będzie to konieczne, Komisja Rewizyjna będzie zwoływała zebranie innych organów, aby przeprowadzić procedury zmian zgodnie z założeniami regulaminów) d) Publikowanie informacji na temat prowadzonego postępowania m.in. na stronie Internetowej LGD Podobny schemat postępowania będzie obowiązywał w przypadku stwierdzenia wyjątkowej skuteczności zastosowanych metod. Wtedy, do decyzji Komisji Rewizyjnej będzie należało, czy warto wprowadzić zmiany oparte nie na negatywnych doświadczeniach, a pozytywnych wnioskach z prowadzonych analiz. Ważną zasadą, którą bezwzględnie będzie przestrzegało LGD, jest pełna transparentność i przejrzystość stosowanych zasad i procedur, dlatego również w sytuacji problemowej, zespół LGD (pracownicy, członkowie) będą zobligowani do pełnego informowania o przyjętych rozwiązaniach również w kontaktach

5 bezpośrednich. W związku z tym, LGD będzie upubliczniało wyniki działań w ramach planu komunikacji w sprawozdaniach rocznych zamieszczanych na stronie Internetowej LGD. Dodatkowo, każdorazowo po przeprowadzonych działaniach komunikacyjnych wpisanych w Plan komunikacji będą publikowane na stronie LGD, które będą podsumowywały dane działanie. 7. Całkowity budżet przewidziany na działania komunikacyjne Całkowity budżet przewidziany na działania komunikacyjne wynosi Jego uszczegółowienie zostało zawarte w Rozdziale VIII Budżet. W Budżecie LSR mają odniesienie wszystkie zaplanowane i zaprezentowane poniżej działania.

6 8. Plan komunikacji cele, działania, adresaci i środki /narzędzia komunikacji Termin Cel komunikacyjny Działanie komunikacyjne Adresaci Środek/narzędzie komunikacyjne Wskaźniki realizacji działań komunikacyjnych Planowane efekty działań komunikacyjnych Cały okres wdraż ania LSR Poinformowanie lokalnej społeczności o LSR, jej głównych celach, zasadach przyznawania dofinansowania oraz typach operacji, które będą miały największe szanse wsparcia z budżetu LSR zorganizowana na terenie gmin objętych LSR Doradztwo indywidualne Ogół Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Biuletyn LGD Liczba opublikowanych komunikatów informacyjnych na stronach internetowych LGD i Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba wydań biuletynu LGD Poinformowanie społeczności lokalnej o zasadach realizacji LSR Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej Zwiększenie zainteresowania działalnością LGD Cały okres wdraż ania LSR Utrzymanie dobrego wizerunku i rozpoznawalności LGD Wydarzenia promocyjne Bieżące publikacje informacji Wydawnictwa i publikacje Ogół Ogłoszenia w lokalnych mediach Stoiska informacyjne Mailing do Strona internetowa LGD i Wydawnictwa promocyjne Liczba spotkań Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem Liczba zamieszczonych ogłoszeń na stronie internetowej LGD i Wzrost liczby rozpoznających LGD Wzrost liczby znających założenia funkcjonowania LGD i wdrażania LSR Pozytywna ocena działalności LGD na rezcz

7 Impreza promocyjna Biuletyn LGD Liczba wydanych wydawnictw promocyjnych rozwoju lokalnego wśród społeczności lokalnej Liczba imprez promocyjnych 2016 Poinformowanie beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych przez Radę LGD Doradztwo indywidualne Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Ogłoszenia w lokalnych mediach Mailing do Liczba wydanych biuletynów LGD Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej Liczba opublikowanych postów na stronie LGD i Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach Poinformowanie o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR Zwiększenie zainteresowania działalnością LGD Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem

8 2016 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie Poinformowanie beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych przez Radę LGD Badanie satysfakcji dotyczące jakości świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie Doradztwo indywidualne Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Ogłoszenia w lokalnych mediach Mailing do Ankiety rozesłane do (zakończonych konkursów) Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej Liczba opublikowanych postów na stronie LGD i Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach Zwrot ankiet Poinformowanie o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR Zwiększenie zainteresowania działalnością LGD Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem

9 2017 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie Poinformowanie beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych przez Radę LGD Badanie satysfakcji dotyczące jakości świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie Doradztwo indywidualne Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Ogłoszenia w lokalnych mediach Mailing do Ankiety rozesłane do (zakończonych konkursów) Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej Liczba opublikowanych postów na stronie LGD i Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach Zwrot ankiet Poinformowanie o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR Zwiększenie zainteresowania działalnością LGD Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem

10 2018 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie Poinformowanie lokalnej społeczności o efektach z realizacji LSR w latach Poinformowanie beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych Badanie satysfakcji dotyczące jakości świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie Wydawnictwa i publikacje Wydarzenia promocyjne Doradztwo indywidualne Ogół Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy Foldery i broszury promocyjne Imprezy promocyjne Wizyty studyjne do, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Ankiety rozesłane do (zakończonych konkursów) Liczba wydanych folderów i broszur promocyjnych Liczba osób zaproszonych na imprezę promocyjną przygotowaną przez LGD w charakterze wystawców Liczba zaproszonych gości na wizyty studyjne do, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej Zwrot ankiet Wzrost wiedzy społeczności lokalnej nt. realizowanych wokół nich projektów Podwyższenie świadomości dot. działalności LGD Pobudzenie społeczności lokalnej do włączenia się w realizację LSR Poinformowanie o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR Zwiększenie zainteresowania

11 przez Radę LGD Ogłoszenia w lokalnych mediach Mailing do Liczba opublikowanych postów na stronie LGD i Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach działalnością LGD 2019 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie Poinformowanie beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych przez Radę LGD Badanie satysfakcji dotyczące jakości świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie Doradztwo indywidualne Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy Komunikacja bezpośrednia Komunikacja telefoniczna Komunikacja owa Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i Ogłoszenia w lokalnych mediach Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem Ankiety rozesłane do (zakończonych konkursów) Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej Liczba opublikowanych postów na stronie LGD i Zwrot ankiet Poinformowanie o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR Zwiększenie zainteresowania działalnością LGD

12 Mailing do Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach 2020 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie Poinformowanie lokalnej społeczności o efektach z realizacji LSR w latach Badanie satysfakcji dotyczące jakości świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie Wydawnictwa i publikacje Wydarzenia promocyjne Ogół Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy Foldery i broszury promocyjne Imprezy promocyjne Wizyty studyjne do, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR Liczba do których zostały wysłane informacje mailingiem Ankiety rozesłane do (zakończonych konkursów) Liczba wydanych folderów i broszur promocyjnych Liczba osób zaproszonych na imprezę promocyjną przygotowaną przez LGD w charakterze wystawców Liczba zaproszonych gości na wizyty studyjne do, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR Zwrot ankiet Wzrost wiedzy społeczności lokalnej nt. realizowanych wokół nich projektów Podwyższenie świadomości dot. działalności LGD Pobudzenie społeczności lokalnej do włączenia się w realizację LSR