Cele szczegółowe działań informacyjno-promocyjnych skoncentrowane są na dwóch obszarach: Komunikacji wewnętrznej Komunikacji zewnętrznej.

Transkrypt

1 Załącznik nr. 5 do LSR Plan komunikacji LGD Kraina Dinozaurów Założenia komunikacji: Przekazywanie szczególnych informacji o LSR w sposób prosty i zrozumiały dla wszystkich grup odbiorców komunikatu pozwalający na wyobrażenie wielkości uzyskanego efektu; Stosowanie jednolitego systemu wizualizacji działań informacyjno-promocyjnych. Komunikacja to proces dwustronny, gdzie skuteczność osiągana jest tylko wtedy, gdy intencja nadawcy równa się interpretacja odbiorcy. Cele szczegółowe działań informacyjno-promocyjnych skoncentrowane są na dwóch obszarach: Komunikacji wewnętrznej Komunikacji zewnętrznej LGD,,Kraina Dinozaurów NGOs zarząd komisja rewizyjna związki wyznaniowe biuro mieszkańcy rada członkowie stowarzyszenia przedsiębiorcy Samorząd jednostki samorządowe Komunikacja wewnętrzna: - Wewnątrz organizacji partnerskich - Pomiędzy nimi Komunikacja zewnętrzna: Pomiędzy LGD a grupami otoczenia Komunikacja wewnętrzna, cele szczegółowe: wzmocnienie więzi osób zaangażowanych w realizację LSR, zwiększenia stopnia utożsamiania się z jednostką koordynującą LGD znajomość oficjalnego przekazu kreowanego przez jednostkę koordynującą LGD. Powyższe cele zostaną osiągnięte poprzez działania związane z koordynacją obiegu informacji w ramach jednostki koordynującej. Grupę docelową stanowią zarówno pracownicy LGD jak również inne osoby nie będące pracownikami tej jednostki, a będące zaangażowane w realizację LSR(członkowie Stowarzyszenia, członkowie organów Stowarzyszenia). 1

2 Komunikacja zewnętrzna, cele szczegółowe: wzmocnienie pozytywnego wizerunku i zwiększenie rozpoznawalności marki LGD, informowanie o szansach finansowania projektów, zwiększenie poziomu świadomości i wiedzy mieszkańców na temat korzyści z członkostwa w Unii Europejskiej, utrwalenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej LGD. Powyższe cele zostaną osiągnięte poprzez intensywne, różnorodne i długofalowe działania informacyjno-promocyjne, których ważnym elementem będą kampanie: promocyjno wizerunkowe, skierowane do mediów, ogółu społeczeństwa oraz dotychczasowych i Beneficjentów, informacyjne adresowane do konkretnych grup Beneficjentów, uprawnionych do korzystania ze środków Unii Europejskiej. Podstawowe środki przekazu: Ze względu na szerokie spektrum narzędzi komunikacji wyselekcjonowano tylko takie rozwiązania, które z punktu widzenia odbiorcy komunikacji są adekwatne i efektywne: marketing osobisty (kontakty osobiste, telefoniczne, korespondencyjne, droga elektroniczna), marketing internetowy (strona internetowa, media społecznościowe itp.), publicity (wywiady, przedsięwzięcia publiczne itp.), reklama konwencjonalna (spot radio- telewizja, ulotka, broszura, plakat itp.) Podstawowe komunikaty: 1) Zestaw najczęściej wykorzystywanych argumentów za poparciem idei LSR: a) Twój rozwój to rozwój LGD; b) rozwój LGD to także Twój rozwój; c) procedura jest łatwiejsza niż myślisz; d) czas wykorzystać szansę. 2) Zestaw najczęściej wykorzystywanych kontrargumentów w ramach poparcia idei LSR: a) czy stać cię na drugą szansę? b) czy chcesz być wśród najlepszych? c) wygrywają tylko dobrze przygotowani Wszelkie przekazy będą miały charakter pozytywny i będą zawierały słowa programujące pozytywnie np. szansa, rozwój, okazja, przyjazny urząd, doradzać, bezzwrotna dotacja, bez zbędnych formalności. Grupy docelowe W procesie komunikacji wyróżnić należy trzy podstawowe poziomy: beneficjentów projektodawców (podmioty, które już realizują projekty) - komunikat najbardziej rozbudowany i specjalistyczny, a jednocześnie istotnie aktywizujący, motywujący, pobudzający do działania, beneficjentów - informacja kierowana do tych grup powinna mieć przede wszystkim charakter motywujący do składania wniosków, ogół społeczeństwa - komunikat podkreślający efekty osiągnięte dzięki udziałowi w działaniach realizowanych w ramach LSR. W ramach tej grupy wyselekcjonować należy: osoby fizyczne, przedsiębiorców, młodzież, kobiety, organizacje pozarządowe, grupy zmarginalizowane i defaworyzowane. Główne tło przekazu zobrazowane w planie działań komunikacyjnych wskazuje na szczególne uwarunkowania lokalizacyjne LGD oraz specyfikę położenia identyfikowanej powyżej grupy. Komunikacja z każdą z grup docelowych będzie w sposób szczególny dostosowana do położenia danej grupy, a także zdolności percepcyjnych. Sposób komunikacji z grupą defaworyzowaną Szczególna uwagę w planie komunikacji zwraca się na grupy defaworyzowane, które w przypadku klasycznego ujęcia rynku pracy są dyskryminowane. Komunikacja z tą grupą jest szczególnie ważna 2

3 ze względu na trudność z właściwym dotarciem do wskazanej grupy odbiorców. W związku z powyższym planuje się wykorzystanie dodatkowego instrumentarium komunikacyjnego. Grupa docelowa Sposób dotarcia Efekt długotrwale bezrobotni, zorganizowane szczególnie kobiety spotkania moderowane, rozmowy osobiste, ulotki informacyjne, niepełnosprawni, zorganizowanie spotkań informacyjnych warsztaty wspomagające udział w LSR nieposiadający kwalifikacji zawodowych, organizacja spotkań informacyjnych, organizacja szkoleń Przekazanie informacji o szansach i możliwościach związanych z udziałem w działaniach LSR. Włączenie społeczne osoby jako pełnoprawnego uczestnika LSR, który na równych prawach partycypuje w rozwoju obszaru Wskazaniem możliwości podniesienia kompetencji zawodowych przy wykorzystaniu LSR kobiety samotnie zorganizowanie spotkań Wsparcie aktywności i ukazanie wychowujące dzieci, informacyjnych, warsztaty możliwości jakie wynikają z wspomagające udział w LSR właściwego wykorzystania LSR Seniorzy warsztaty informacyjne, Włączenie osób do dodatkowej zorganizowanie spotkań aktywności społeczno- gospodarczej informacyjnych Młodzież, szczególnie organizacja spotkań Ukazanie szans i możliwości wchodząca na rynek pracy informacyjnych, organizacja rozwoju bez konieczności migracji szkoleń tematycznych LSR Wszystkie wskazane powyżej grupy defaworyzowane będą miały ponadto dostęp do konwencjonalnej formy komunikacji, przez co wydaje się, że wszystkie osoby z poszczególnych grup będą miały kwalifikowany dostęp do informacji. Osoby znajdujące się w trudnym położeniu powinny i będą szczególnie traktowane ze względu na sposób przekazywania informacji. Wiadomym jest, że niezbędne będą tu dodatkowe spotkania, rozmowy i konsultacje osób zaangażowanych we wdrażanie LSR do przekazania ściśle spersonalizowanej informacji. Bazą do tego jest identyfikacja często indywidualnych potrzeb do możliwości jakie stwarza LSR. Analiza efektywności działań komunikacyjnych i zastosowanych środków przekazu Badanie efektywności działań komunikacyjnych prowadzonych będzie poprzez wykorzystanie metod: ankietowych (wykonywanych osobiście lub za pośrednictwem Internetu), analizy desk research. Badania ankietowe prowadzone będą w odniesieniu do wskaźników przyjętych jako wartości bazowe oraz jeżeli nie będzie możliwe w inny sposób pozyskać tych danych także po zakończeniu działań komunikacyjnych. Pozwoli to na weryfikację stopnia osiągnięcia przyjętych założeń. Analizy desk research prowadzone w trybie ciągłym pozwolą natomiast na weryfikację przydatności przyjętych nośników informacji. Przyjęte w planie komunikacji środki przekazu wydają się adekwatne do efektu jaki mają wywołać niemniej przyjmuje się, że w trakcie działań ewaluacyjnych i pierwszych czynności analitycznych możliwe stanie się skoncentrowanie uwagi na tych nośnikach i kanałach, które będą optymalne. Planowana ewaluacja Planu Komunikacji oraz sprawozdawczość z prowadzonych działań informacyjno-promocyjnych W odniesieniu do przyjętego planu komunikacji prowadzone będą badania ewaluacyjne pozwalające na ocenę skuteczności zrealizowanych działań. Przyjmuje się, że każdorazowo po wykonaniu zaplanowanego działania instytucja koordynująca LSR przeprowadzi weryfikację prawidłowości przyjętych założeń. W szczególności odnosi się to do takich elementów jak: zgodność działania komunikacyjnego z adresatami tego działania, 3

4 prawidłowość wykorzystania właściwych środków przekazu, stopień osiągnięcia wskaźników przyjętych dla zadania, poziom wykorzystania budżetu na zadanie, stopień osiągnięcia założonych efektów (cel działania) Wartości wskaźnikowe, które będą podlegać ocenie mierzone będą na podstawie pre-testu, który pozwoli ustalić wartość wyjściową/bazową. Równocześnie ocena skuteczności całości prowadzonych działań komunikacyjnych będzie prowadzona: okresowo (w zależności od występujących potrzeb), rocznie, na koniec realizacji LSR. Wyniki działań realizowanych w ramach planu komunikacji będą upubliczniane za pomocą internetowych środków przekazu. Raporty i zestawienia będą na bieżąco pojawiały się na stronie internetowej LGD jak również na stronach poszczególnych gmin. Na stronach gmin zamieszczany będzie komunikat odsyłający odbiorców do strony LGD. Opis wniosków/opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych, sposobu ich wykorzystania w procesie realizacji LSR. Proces komunikacji w ramach LSR pomimo silnej asymetryczności (tzn. komunikat wysyłany jest przez nadawcę w innym czasie jak odbiorca jest w stanie go odebrać) ma charakter zwrotny. Oznacza to, że każdorazowo oczekiwanie informacji zwrotnej potwierdzającej właściwe jego zinterpretowanie. Pod tym kątem należy prowadzić analizy i badania wszystkich przyjętych i wymienionych powyżej elementów komunikacji, aby intencja nadawcy ujęta została we właściwy sposób (za pośrednictwem właściwych nośników, przy wykorzystaniu odpowiednich kanałów komunikacyjnych). Zgodnie z przyjętymi i wskazanymi w procedurze aktualizacji LSR zasadami aktualizacji przyjmuje się, że każde z działań, które powoduje konieczność zmiany stosowanego obecnie rozwiązania zostanie uwzględnione zgodnie z procedurą aktualizacji LSR. Ryzyko i zagrożenie niepowodzenia Przyjmuje się, że istnieje możliwość wystąpienia ryzyka niepowodzenia, na co wykorzystane zostaną następujące środki zaradcze: Zagrożenie Duża liczba gmin zaangażowanych w działania informacyjno-promocyjne, co może prowadzić do trudności w komunikacji Brak zaufania do instytucji zajmującej się Funduszami i przekonanie o ich niedostępności Brak zrozumienia przekazu przez mieszkańców, beneficjentów i beneficjentów Środki zaradcze Wprowadzenie jasnych zasad podziału pomiędzy działaniami typowo promocyjnymi a informacyjnymi. Bezpośrednie kontakty mieszkańców z przedstawicielami organów i członkami LGD Szkolenia dla beneficjentów Formułowanie komunikatów w sposób spójny i przejrzysty. 4

5 Działania komunikacyjne oraz odpowiadające im środki przekazu uwzględniające różnorodne rozwiązania komunikacyjne oraz wskaźniki celu Ter min Cel komunikacji Nazwa działania komunikacyjnego Adresaci działania komunikacyjnego (grupy docelowe) Środki przekazu Wskaźniki Budżet Planowane efekty I poł I poł II poł ogółu mieszkańców o LSR wnioskodawców o LSR, jej głównych celach, zasadach przyznawania dofinansowania oraz typach projektów, które będą miały największe szanse wsparcia z budżetu LSR wnioskodawców o głównych zasadach interpretacji poszczególnych kryteriów oceny używanych przez organ decyzyjny LGD Podnoszenie poziomu wiedzy osób zaangażowa -nych w realizację LSR głównych założeń LSR na lata głównych założeń LSR na lata Spotkania nt. zasad oceniania i wyboru projektów przez LGD Szkolenia - wszyscy mieszkańcy obszaru LGD, w tym - wszyscy potencjalni wnioskodawcy, w szczególności przedsiębiorcy, rolni - cy oraz organizacje pozarządowe i mieszkańcy obszaru, w tym - potencjalni wnioskodawcy, w szczególności przed - siębiorcy, rolnicy oraz organizacje pozarządowei miesz - kańcy obszaru, w tym Członkowie zarządu, pracownicy, członkowie rady - spotkania i imprezy informacyjnointegracyjne - ogłoszenia w siedzibach instytucji publicznych - artykuły na stronach internetowych oraz portalach społ. - prezentacje członków organu decyzyjnego w trakcie spotkań szkoleniowe wręczane na Prezentacja szkoleniowych (7) imprez informacyj no-integracyjnych (1) wydanych plakatów (60) ankiet artykułów w prasie (7) ogłoszeń na tablicach w instytucjach publicznych (21) ogłoszeń na stronach www i portalach wejść na stronę internetową spotkań (4) szkoleniowych (50) liczba szkoleniowych (25) ,00 -liczba osób zasadach realizacji LSR - zwrot ankiet na poziomie 25% mieszkańców LGD 100,00 liczba osób zasadach realizacji LSR ,00 osób na otrzymanych informacji zwrotnych ,00 Liczba przeszkolonych osób 5

6 rok wnioskodawców o głównych zasadach interpretacji poszczególnych kryteriów oceny używanych przez organ decyzyjny LGD Informowanie o zasobach LGD i uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt, uzyskanie informacji do monitorowania poziomu wskaźników LSR 2017 Podnoszenie poziomu wiedzy osób zaangażowanych w realizację LSR rok 2018 rok 2018 wnioskodawców o głównych zasadach interpretacji poszczególnych kryteriów oceny używanych przez organ decyzyjny LGD Podnoszenie poziomu wiedzy osób zaangażowanych w realizację LSR Spotkania nt. zasad oceniania i wyboru projektów przez LGD Badanie satysfakcji wnioskodawców LGD dot. jakości pomocy świadczonej przez LGD na etapie przygotowywania wniosków o przyznanie pomocy Szkolenia Spotkania nt. zasad oceniania i wyboru projektów przez LGD Szkolenia - potencjalni Wnioskodawcy, w szczególności przed - siębiorcy, rolnicy oraz organizacje pozarządowe imiesz - kańcy obszaru, w tym - wnioskodawcy w poszczególnych zakresach operacji w ramach LSR, w tym Członkowie zarządu, pracownicy, członkowie rady - potencjalni wnioskodawcy, szczególne przedsiębiorcy, rolnicy oraz organizacje i mieszkańcy obszaru, w tym Członkowie zarządu, pracownicy, członkowie rady - prezentacje członków organu decyzyjnego w trakcie spotkań szkoleniowe wręczane na - ankiety w wersji elektronicznej rozsyłane na adresy wnioskodawców - ankiety w formie papierowej Prezentacja szkoleniowych - prezentacje członków organu decyzyjnego w trakcie spotkań szkoleniowe wręczane na Prezentacja szkoleniowych spotkań (4) szkoleniowych (50) - ankiety rozesłane do min. 50% wnioskodawców imprez informacyjno - -integracyjnych (2) - wydane ulotki, materiały ( ) liczba szkoleniowych (26) liczba spotkań ( 5) szkoleniowych (60) liczba szkoleniowych (7) ,00 osób na otrzymanych informacji zwrotnych ,00 zwrot ankiet na poziomie min. 25% ,00 Liczba przeszkolonych osób ,00 -liczba osób na otrzymanych informacji zwrotnych 5 000,00 Liczba przeszkolonych osób 6

7 I poł II poł rok ponownie wnioskodawców o LSR, jej głównych celach, zasadach przyznawania dofinansowania oraz typach projektów, które będą miały największe szanse wsparcia w kolejnych latach realizacji budżetu LSR. Ponowne przekazanie informacji o możliwości aplikowania. ogółu mieszkańców o LSR oraz wstępnych efektach realizacji LSR ponownie wnioskodawców o głównych zasadach interpretacji poszczególnych kryteriów oceny używanych przez organ decyzyjny LGD (zwłaszcza kryteriów jakościowych). Ponowne przekazanie informacji o możliwości aplikowania. Podnoszenie poziomu wiedzy osób zaangażowanych w realizację LSR głównych założeń LSR na lata oraz o dalszej możliwości aplikowania stopnia zrealizowania LSR oraz jej efektów Spotkania nt. zasad oceniania i wyboru projektów przez LGD Szkolenia - wszyscy potencjalni wnioskodawcy, w szczególności przedsiębiorcy, rolnicy oraz organizacje pozarządowe i mieszkańcy obszaru, w tym - wszyscy mieszkańcy obszaru LGD, w tym osoby z grup - wszyscy potencjalni wnioskodawcy, w szczególności przedsiębiorcy, rolnicy oraz organizacje pozarządowe i mieszkańcy o w tym obszaru Członkowie zarządu, pracownicy, członkowie rady - eventy i imprezy - zabawy i edukacja dzieci - ulotki - plakaty - spoty w lokalnym radiu i telewizji - eventy i imprezy - ulotki - prezentacje członków organu decyzyjnego w trakcie spotkań szkoleniowe wręczane na Prezentacja szkoleniowych (7) imprez informacyjno -integracyjnych (1) wydanych (1 komp.) (7) spotów (1) imprez informacyjno -integracyjnych (1) wydanych ulotek, (20 000) spotkań (1) szkoleniowych do rozdysponowania na jednym (15) liczba szkoleniowych (19) ,00 liczba osób zasadach realizacji LSR ,00 osób zasadach realizacji LSR oraz efektach - zwrot ankiet na poziomie 25% mieszkańców LGD 7 000,00 osób na otrzymanych informacji zwrotnych 9 000,00 Liczba przeszkolonych osób 7

8 II poł 2021 Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD w kolejnych konkursach, uzyskanie informacji do monitorowania poziomu wskaźników LSR ogółu mieszkańców o LSR oraz wstępnych efektach realizacji LSR Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości pomocy, uzyskanie informacji do monitorowania poziomu wskaźników LSR ogółu mieszkańców o efektach LSR Podsumowanie realizacji LSR Badanie satysfakcji wnioskodawców LGD dot. jakości pomocy świadczonej przez LGD na etapie przygotowywania wniosków o przyznanie pomocy. Ocena wdrożenia wniosków stopnia zrealizowania LSR oraz jej efektów Badanie satysfakcji wnioskodawców LGD dot. jakości pomocy świadczonej przez LGD na etapie przygotowywania i realizacji wniosków głównych efektów LSR na lata głównych efektów LSR na lata wnioskodawcy w poszczególnych zakresach operacji w ramach LSR, w tym - wszyscy mieszkańcy obszaru LGD, w tym - wnioskodawcy w poszczególnych zakresach operacji w ramach LSR, w tym - wszyscy mieszkańcy obszaru LGD, w tym - wszyscy mieszkańcy obszaru LGD, w tym - ankiety w wersji elektronicznej rozsyłane na adresy wnioskodawców - spoty w lokalnym radiu i telewizji - eventy i imprezy promocyjne - ankiety w wersji elektronicznej rozsyłane na adresy wnioskodawców - spoty w lokalnym telewizji - spotkania - publikacje - spotkania - plakaty - ankiety rozesłane do min. 50% wnioskodawców (7) spotów (1) imprez informacyjno -integracyjnych (1) wydanych (1 komp.) - ankiety rozesłane do min. 50% wnioskodawców (zakończonych konkursów) (7) spotów (1) spotkań (7) wydanych publika cji podsumowujących (1) ankiet (7) spotkań podsumowujących (1) wydanych plakatów(60) 100,00 - zwrot ankiet na poziomie min. 25% ,00 osób zasadach realizacji LSR oraz efektach - zwrot ankiet na poziomie 25% mieszkańców LGD 100,00 - zwrot ankiet na poziomie min. 25% ,00 liczba osób efektach LSR -zwrot ankiet na poziomie 25% mieszkańców LGD ,00 liczba osób efektach LSR -zwrot ankiet na poziomie 25% mieszkańców LGD 8