ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na dostawę materiałów biurowych i papieru ksero dla Zespołu Placówek Oświatowych w Słupsku na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579) ZATWIERDZAM Z up. Dyrektora Zespołu Placówek Oświatowych w Słupsku Wanda Leszczewska Straszy specjalista ds. administracji Słupsk, r. I. Nazwa i adres Zamawiającego Nabywca Miasto Słupsk Plac Zwycięstwa Słupsk NIP Odbiorca Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku ul. Koszalińska Słupsk Tel , faks: w.leszcewska@ckpslupsk.pl adresy stron internetowych: II. Procedura postępowania oraz informacje o sposobie porozumiewania 1. Niniejsze Zaproszenie wraz ze wszystkimi załącznikami zostało udostępnione na stronie internetowej Zamawiającego i pobierane jest samodzielnie przez Wykonawców. 2. Na stronie internetowej Zamawiający będzie zamieszczał na bieżąco wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania, m. in. uzupełnienia, modyfikacje, wyjaśnienia, zmiany treści Zaproszenia do składania ofert. 3. Wykonawca winien zapoznać się z treścią Zaproszenia do składania ofert i na bieżąco monitorować zawartość umieszczanych tam informacji. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia nie później jednak niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu do składania ofert. 5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej bez ujawniania źródła zapytań. 6. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres Zamawiającego lub adres w.leszcewska@ckpslupsk.pl. 7. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami jest Wanda Leszczewska. Porozumiewanie się Wykonawcy z osobami uprawnionymi odbywać się może od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do Zamawiający będzie kontaktował się z Wykonawcą drogą elektroniczną poprzez maila lub numer fax wskazane przez Wykonawcę w zapytaniu lub w formularzu ofertowym. 9. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują wnioski, oświadczenia, zawiadomienia, inne informacje oraz pytania faksem lub drogą elektroniczną, każda ze Stron na żądanie drugiej Strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

2 10.W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający uzna, że pismo wysłane przez Zamawiającego na adres podany przez Wykonawcę, zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma. 11.W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający zamieści na stronie internetowej. 12.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. III. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych i paieru ksero dla Zespołu Placówek Oświatowych w Słupsku przy ul. Koszalińskiej 5. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1A i ZAŁACZNIK NR 1B do Zaproszenia. IV. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie sukcesywnie w ciągu 12 miesięcy od dnia podpisania umowy (ale nie wcześniej niż od 11 marca 2019 r.) lub do wyczerpania kwoty będącej wartością umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania, w zależności która z przesłanek wystąpi wcześniej. V. Wymagane dokumenty 1. Formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru - Załącznik Nr 2 do Zaproszenia.. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w rozdziale V, pkt 2.muszą zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami: a) Kryterium I - Cena (waga 100 %) 2. Szczegółowy opis kryterium: Kryterium - Cena (C) wykonawca może otrzymać max 100 punktów. Zamawiający, ofercie z najniższą ceną przyzna 100 punktów, a każdej następnej ofercie przyporządkowana zostanie liczba punktów proporcjonalnie mniejsza stosując wzór: minimalna cena ofertowa C (wartość punktowa kryterium I) = x 100 cena oferty badanej 3. Zamawiający dokona oceny kryteriów z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi. 4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska największą liczbę punktów przyznanych zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi powyżej. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę obejmującą realizację przedmiot zamówienia. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia do składania ofert.

3 2. W przypadku oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, cena podana w Formularzu ofertowym winna zawierać wszystkie należne składki (w tym na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy), które Zamawiający, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zobowiązany będzie naliczyć i odprowadzić. W przypadku wyboru oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, Zamawiający żąda przed podpisaniem umowy złożenia stosownego oświadczenia dotyczącego zatrudnienia oraz innych okoliczności mających wpływ na wysokość opłacanych składek. 3. Przygotowując ofertę, Wykonawca winien dokładnie zapoznać się z treścią wszystkich dokumentów składających się na Zaproszenie do składania ofert i na bieżąco monitorować zawartość umieszczanych tam informacji. 4. Oferta musi być sporządzona zgodnie z treścią wzoru formularza ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 2 i złożona wraz z wymaganymi oświadczeniami dokumentami, w języku polskim, pismem czytelnym z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Umocowanie (pełnomocnictwo) do podpisania złożonej oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty. 5. Jeżeli osoba/osoby podpisująca działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. 6. Wykonawca wskaże w ofercie tę część zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 7. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. 8. Zamawiający wymaga, aby treść oferty była jednoznaczna i nie przedstawiała propozycji alternatywnych. 9. Wykonawca składa ofertę na własny koszt i ryzyko, tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10. Wszystkie załączniki do oferty oraz wszystkie strony oferty, które są nośnikami informacji zaleca się ponumerować. Ofertę należy zszyć, zbindować, oprawić lub złożyć w innej formie uniemożliwiającej rozłączenie się kartek. Brak powyższego nie skutkuje odrzuceniem oferty. 11. Błędy należy poprawić przez skreślenie, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty należy parafować i datować własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące ofertę. 12. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. 13. Ofertę należy umieścić w dwóch nieprzejrzystych kopertach, które będą zaadresowane na adres: Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku, ul. Koszalińska 5, Słupsk, Sekretariat pok. nr 124, oraz będą posiadać oznaczenia: Oferta dotyczy postępowania na dostawę materiałów biurowych i papieru ksero. Nr postępowania: ZPO-A/1/ZO/2019/WL Nie otwierać przed dniem roku godz. 10:00 Poza oznaczeniami podanymi wyżej, koperta wewnętrzna winna posiadać nazwę i adres Wykonawcy, aby można było odesłać ją bez otwierania w przypadku złożenia oferty po terminie.

4 14. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty / opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji. 15. Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty w postaci elektronicznej. 16. Zmiana i wycofanie oferty: 1) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę; 2) powiadomienie o wprowadzeniu zmiany musi zostać złożone w sposób i formie przewidzianej dla oferty, z tym, że opakowanie musi być dodatkowo oznaczone określeniem ZMIANA. Dla wycofania oferty wystarczy złożenie pisma w tej sprawie. Do zmiany lub wycofania oferty konieczne jest załączenie dokumentów stwierdzających, że osoba podpisująca zmianę lub wycofanie jest uprawniona do reprezentowania Wykonawcy. 17. Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być udostępnione oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. 18. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. 19. Wykonawca nie może zastrzec takich informacji jak: nazwa oraz adres Wykonawcy, informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji oraz warunków płatności. Zastrzeżone informacje należy wskazać w formularzu oferty (Załącznik Nr 2 do Zaproszenia) oraz złożyć w ofercie, w oddzielnej wewnętrznej kopercie oznaczonej napisem Tajemnica przedsiębiorstwa. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. VIII. Termin i miejsce składania i otwarcia ofert. 1. Termin składania ofert do r. do godziny 10:00 Oferta winna być złożona osobiście lub przesłana pocztą na adres: Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku ul. Koszalińska Słupsk Sekretariat, pokój numer Otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godzinie 10:30 w Zespole Placówek Oświatowych w Słupsku, ul. Koszalińska 5, pok W załączeniu: Załącznik Nr 1A i 1B Opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2 Formularz ofertowy Załącznik Nr 3 Projekt umowy

5 Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 tys. euro Pieczątka firmowa Nazwa Wykonawcy Formularz ofertowy...dnia r Adres... Tel Fax NIP REGON... W odpowiedzi na Zaproszenie do składania ofert na dostawę materiałów biurowych i papieru ksero dla Zespołu Placówek Oświatowych w Słupsku (postępowanie nr ZP0-A/1/ZO/2019/WL), składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w Zaproszeniu do składania ofert, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i warunkami umowy, za cenę (Załącznik Nr 1 + Załącznik Nr 2) netto: słownie: podatek VAT (...%)... brutto: słownie: Szacunkowa ilość zamówienia określona jest na potrzeby prowadzonego postępowania. Jest to ilość prognozowana do zakupu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej ilości w przypadku wystąpienia mniejszego zapotrzebowania wynikającego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w czasie trwania umowy 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią Zaproszenia do składania ofert i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 2. Zobowiązujemy się do wykonania zamówienia w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty będącej wartością umowy, w zależności która z przesłanek wystąpi wcześniej. 3. Oświadczamy, że zamówienie przyjmujemy do realizacji bez zastrzeżeń.

6 4. Oświadczamy, że jesteśmy związani ofertą przez 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia otwarcia ofert. 5. Oświadczamy, że zawarty w Zaproszeniu do składania ofert projekt umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w brzmieniu ustalonym przez Zamawiającego. 6.Akceptujemy 14 - dniowy termin płatności, licząc od daty dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 7.Oświadczamy, że zamówienie wykonamy samodzielnie/przy udziale podwykonawców*, którym zamierzamy powierzyć wykonanie części zamówienia: 8.Oświadczamy, że oferta nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./* 9.Oświadczamy, że oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./*informacje takie zawarte są w następujących dokumentach: 1)... 2)... 3)... *(niepotrzebne skreślić) 10.Oferta zawiera... ponumerowanych stron.:... dnia podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy

7 Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 tys. euro U M O W A NA DOSTAWĘ MATERIAŁÓW BIUROWYCH I PAPIERU KSERO zawarta w dniu.. pomiędzy: Miastem Słupsk Plac Zwycięstwa 3, Słupsk, NIP organem prowadzącym Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku, ul. Koszalińska 5, Słupsk reprezentowanym przez Wiesława Maruszaka dyrektora placówki na podstawie pełnomocnictwa udzielonego zarządzeniem nr 652?E/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 maja 2018 r. zwanym w dalszej treści umowy Zamawiającym, a Firmą.. z siedzibą przy.., NIP reprezentowanym przez zwaną w dalszej treści umowy Wykonawcą, o następującej treści: 1 Umowa jest następstwem wyboru Zamawiającego w postępowaniu prowadzonym w drodze zapytania ofertowego nr ZPO-A/1/ZO/2019/WL z dnia r. na zakup i dostawę artykułów biurowych i papieru ksero do Zespołu Placówek Oświatowych w Słupsku Przedmiotem umowy jest zakup i dostawa artykułów biurowych i papieru ksero wymienionych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (ZAŁĄCZNIK NR 1A i ZAŁACZNIK Nr 1B) formularz cenowy oraz oferty stanowiących załączniki do niniejszej umowy. 2. Liczba i rodzaj artykułów biurowych i papieru ksero wskazanych w załączniku są wielkościami szacunkowymi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania przedmiotu umowy w całości tj. w liczbach podanych w załączniku, a Wykonawcy w takim przypadku nie będzie przysługiwać roszczenie z tego tytułu. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zakupu innych artykułów niż wymienione w załączonym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia formularz cenowy w przypadku zakupu nowych urządzeń bądź stwierdzenia konieczności korzystania z nietypowych artykułów biurowych. 4. W przypadku konieczności zmiany dostaw planowanych ilości artykułów biurowych Wykonawca zobowiązuje się do ich dostawy po cenach określonych w ofercie cenowej. 5. Miejscem dostawy artykułów biurowych i papieru ksero będzie siedziba Zamawiającego Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku przy ul. Koszalińskiej Zamawiający wymaga, aby dostarczone artykuły biurowe i papier ksero były wysokiej jakości, spełniały wymagane parametry i standardy jakościowe. 7. Wszystkie artykuły, jeżeli tego wymagają odpowiednie przepisy prawa, muszą posiadać stosowane atesty lub certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu handlowego.

8 8. Koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności koszty transportu, ubezpieczenia na czas transportu, rozładunku, posiadania niezbędnych certyfikatów jakości ponosi Wykonawca Dostawa przedmiotu umowy, odbywać się będzie w oparciu o pisemne zamówienie, sporządzone przez Zamawiającego, 2. Zamówienie, o którym mowa ust. 1 przekazane będzie faksem lub drogą elektroniczną. 3. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawianą partię przedmiotu umowy najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. 4. Dostawy przedmiotu umowy winny być realizowane w godzinach od 8.00 do 14.30, w dniach pracy Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku. 5. Wykonawca gwarantuje dostarczanie przedmiotu zamówienia w opakowaniach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem. 6. Przedmiot dostawy będzie posiadał znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy, pozwalające na zidentyfikowanie danego przedmiotu i okres jego ważności, który nie może być krótszy niż 6 miesięcy. 7. Zamawiający może odmówić przyjęcia dostawy, w przypadku: a) nie spełnienia przez oferowane dostawy wymagań, o którym mowa w 2 ust. 1, b) stwierdzenia rozbieżności pomiędzy zamawianym a dostarczonym przedmiotem zamówienia, c) uszkodzenia lub wady uniemożliwiające użycie, d) dostawy przedmiotu zamówienia poza godzinami, o których mowa w ust Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcą, w tym składania zamówień, o których mowa w niniejszym paragrafie oraz dokonywania odbioru ilościowego i jakościowego przedmiotu zamówienia z ramienia Zamawiającego są: Pani Sylwia Kiedrowska. 4 Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy Łączne wynagrodzenie Wykonawcy za realizację całego przedmiotu umowy wynosi brutto zł (słownie:.. ), w tym podatek VAT. 2. Wynagrodzenie za przedmiot umowy obejmuje dostarczenie materiałów biurowych i papieru ksero do Zespołu Placówek Oświatowych w cenie brutto zgodnie z ofertą cenową stanowiącą załącznik nr 1. do zapytania ofertowego oraz szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia - formularzem cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3. Podstawą do dokonania zapłaty za realizację przedmiotu umowy będzie faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę na: Nabywca: Miasto Słupsk, Plac Zwycięstwa 3, Słupsk, NIP Odbiorca: Zespół Placówek Oświatowych w Słupsku, ul. Koszalińska 5, Słupsk potwierdzona przez pracownika kwitującego odbiór materiałów, po ich sprawdzeniu. 4. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od dnia otrzymania faktury Wykonawca oświadcza, iż artykuły są fabrycznie nowe i pochodzą z bieżącej produkcji. 2. Wykonawca gwarantuje najwyższą jakość przedmiotu umowy zwłaszcza w zakresie: a) zgodności z niniejszą umową i ofertą;

9 b) zgodności z obowiązującymi przepisami technicznymi oraz normami państwowymi; c) kompletności z punktu widzenia celu, któremu ma służyć. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu gwarancji za wady zmniejszające wartość techniczną i użytkową artykułów ujawnione w okresie gwarancyjnym, a także za ich usunięcie. 4. Usunięcie wady polega każdorazowo na wymianie artykułu na artykuł o nie gorszych parametrach, wolnych od wad W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym. 2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie. 8 Strony ustalają kary umowne: 1. Zapłata dla Zamawiającego w wysokości 10% wartości umowy, gdy zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. Zapłata dla Zamawiającego w wysokości 1% wartości dostawy za każdy dzień zwłoki W przypadku zwłoki w zapłacie faktur Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 2. W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za wykonaną i potwierdzoną przez Zamawiającego część umowy Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy mogą być dokonywane wyłącznie pisemnie w formie aneksu podpisanego przez obie strony, pod rygorem nieważności. 2. Rozwiązanie umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11 Strony ustalają, że w sprawach nie uregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 12 Wszelkie spory mogące wynikać z realizacji umowy rozstrzygane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 13 Do przedmiotu zamówienia, określonego w 1 umowy, nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579) ponieważ wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości EURO (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych). 14 Umowę niniejszą sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których 1 egzemplarz otrzymuje Zamawiający i 1 egzemplarz Wykonawca. Zamawiający Wykonawca